Lapin liiton OHJEITA. EAKR projektien toteuttamiseen. (Flat Rate projekti)

Transkriptio

1 LIITE 2 Päivitetty Lapin liiton OHJEITA EAKR projektien toteuttamiseen (Flat Rate projekti) PL 8056, Fax

2 1 1. YLEISTÄ PROJEKTISUUNNITELMAN MUUTOS / JATKOAIKA PROJEKTIN KIRJANPITO ASIAKIRJOJEN SÄILYTYS JA JULKISUUS VIRANOMAISTARKASTUKSET, TUEN MAKSAMISEN LOPETTAMINEN JA TAKAISINPERINTÄ PROJEKTIN OHJAUS JA SEURANTA ALOITUSPALAVERI OHJAUSRYHMÄ PROJEKTIN RAPORTOINTI JA SEURANTA TIEDOTTAMINEN JA ASIAKIRJOJEN JULKISUUS HANKINTOJEN KILPAILUTTAMINEN PROJEKTIN TULOT DE MINIMIS SÄÄNTÖ TEKIJÄNOIKEUDET YHTEISPROJEKTIT YHTEISPROJEKTIN RAKENNE YHTEISPROJEKTIN SOPIMUKSET OMARAHOITUSOSUUDEN VAATIMUS YHTEISPROJEKTEISSA YHTEISPROJEKTIN MAKSATUSHAKEMUS JA PÄÄTÖS TUENSAAJIEN YHTEISVASTUU JA TAKAISINPERINTÄ TUEN MAKSAMINEN MAKSATUSHAKEMUKSEN LAATIMINEN KUSTANNUSTEN HYVÄKSYTTÄVYYS RAHOITUSOSUUKSIEN KIRJAAMINEN MAKSATUSHAKEMUKSEEN MAKSATUSHAKEMUKSEN LIITTEET HANKKEIDEN TULOSTEN PYSYVYYS EAKR-RAHOITUSTA OHJAAVAT LAIT JA ASETUKSET SEKÄ MUUT OHJEET PROJEKTIKANSIO YHTEYSTIEDOT LOMAKKEET JA MALLIT...23

3 2 SAATESANAT Lapin liitto on myöntänyt projektillenne tukea Pohjois-Suomen EAKR toimenpideohjelmasta. Avustuksen saajan, projektin toteuttajan, projektissa työskentelevien henkilöiden sekä ohjausryhmän jäsenten on syytä perehtyä projektipäätöksen ja suunnitelman lisäksi päätöksen säännöksiin ja ehtoihin heti toiminnan alkuvaiheessa, koska niiden tunteminen on yksi edellytys hankkeen onnistuneelle läpiviennille. Myös EURA2007-seurantajärjestelmään perehtyminen on tärkeää erityisesti projektia toteuttavalle henkilöstölle. Tähän ohjeeseen on pyritty kokoamaan projektin läpiviemisen kannalta keskeisimmät asiat. Ohje ja lomakkeet ovat saatavissa myös sähköisessä muodossa Lapin liiton Internet sivuilta: Onnea ja menestystä projektillenne! Lapin liitto

4 3 1. YLEISTÄ Projektinne on saanut tukea Euroopan aluekehitysrahastosta (EAKR) ohjelmakaudella Saamanne EAKR-tuki on myönnetty tukikelpoisiin korvattaviin nettokustannuksiin ja sitä voi saada enintään tukiprosentin määräämän osuuden kokonaiskustannuksista tai jos hanke toteutuu hyväksyttyä suurempana, päätöksenmukaisen enimmäiseuromäärän. Projektipäätöksellä myönnettyä tukea saa käyttää vain päätöksessä vahvistetun kustannusarvion mukaisiin tukikelpoisiin kustannuksiin päätöksessä hyväksyttynä toteutusaikana. Kustannusten tukikelpoisuuden edellytyksenä on, että ne ovat projektisuunnitelmassa hyväksytystä toiminnasta aiheutuneita, toteutuneita, todennettavissa olevia ja projektille tarpeellisia kustannuksia. Tuensaaja vastaa siitä, että projekti toteutetaan hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti ja että projektin hallinnointi on järjestetty asianmukaisesti. Tuensaaja vastaa päätökseen kirjattujen velvoitteiden täyttymisestä myös yhteistyökumppaneidensa osalta. Tuensaajan vastuulla on, että muut rahoitusta myöntävät tahot tekevät projektiin osallistumisesta tarpeelliset päätökset ja että tämä rahoitus toteutuu projektisuunnitelman mukaisesti. Myös projektisuunnitelmassa mainitsemattomat mahdolliset muut tulo- ja rahoituslähteet on ilmoitettava Lapin liitolle, jolla on oikeus ottaa ne huomioon vähennyksenä omasta rahoitusosuudestaan. Projektipäätökseen on kirjattu Lapin liiton nimeämä yhteyshenkilö, johon voi ottaa yhteyttä kaikissa projektin toteuttamiseen liittyvissä kysymyksissä. 1.1 PROJEKTISUUNNITELMAN MUUTOS / JATKOAIKA Jos projektia tai sen osaa ei voida toteuttaa päätöksen, kustannusarvion, rahoitussuunnitelman ja/tai projektisuunnitelman mukaisesti, tuensaajan on tehtävä projektipäätöksessä hyväksytyn alkuperäisen hankeajan sisällä muutosesitys Lapin liitolle EURA2007- järjestelmän välityksellä. Tuensaaja ilmoittaa hakemuksessa muutoksesta aiheutuvat toiminnalliset ja kustannusvaikutukset sekä antaa oikeat ja riittävät tiedot muista seikoista, joita Lapin liitto tarvitsee hakemuksen ratkaisemiseksi. Muutosesitys laaditaan Eurassa, jossa se jätetään järjestelmän välityksellä viranomaiskäsittelyyn. Tämän jälkeen esitys tulostetaan Eurasta, allekirjoitetaan ja toimitetaan Lapin liittoon. Eurahakemuksen liitteeksi laitetaan vapaamuotoinen kirjallinen selvitys ja perustelut muutostarpeesta sekä jäljennös siitä ohjausryhmän pöytäkirjasta, jossa muutosesitys on hyväksytty. Jos hankkeen henkilöstökustannuksissa ilmenee muutostarve, tulee flate rate -hankkeessa huomioida tämän muutoksen vaikutus välillisiin kustannuksiin mahdollisimman hyvissä ajoin. Järjestelmä laskee flate raten automaattisesti ja se on 20 % henkilöstökustannuksista (kokonaiskustannusten tulee säilyä samana). Jos flat rate -hankkeessa henkilöstökustannukset pienenevät, niin tämä pieneneminen lisättynä 20 %:lla on käytettävissä muissa välittömissä kustannuksissa. Jos muista välittömistä kustannuksista siirretään henkilöstökustannuksiin, siirrettävän summan lisäksi täytyy pienentää muita välittömiä kustannuksia 20 %:lla siirrettävän summan arvosta. 1.2 PROJEKTIN KIRJANPITO Projektin välittömistä kustannuksista on pidettävä kirjanpitolain mukaista erillistä kirjanpitoa tai organisaation kirjanpitoon avataan projektille oma kustannuspaikka. Kaikki välittömät kustannukset (pois lukien luontoissuoritukset) on kirjattava projektin viralliseen kirjanpitoon. Pääkirja-ajo (kirjanpitäjän tai talousvastaavan allekirjoittama) maksatusjaksolta liitetään mukaan jokaiseen maksatushakemukseen. Jos kirjanpidon vientiselitteistä ei ilmene mistä menot tai tulot ovat

5 4 aiheutuneet, tulee täyttää pääkirjan avain vientiselitteiden avaamiseksi. Pääkirjan avain tulee täyttää myös, jos kirjanpidon menoja ei ole voitu ryhmitellä rahoituspäätöksen kustannuslajeihin. Flat rate -kustannuksia ei kirjata projektin viralliseen kirjanpitoon. Toteuttaja voi seurata flat rate -kustannuksia erillisellä kustannuspaikalla, mutta tästä ei tarvitse toimittaa Lapin liitolle kirjanpitoajoa. 1.3 ASIAKIRJOJEN SÄILYTYS JA JULKISUUS Projektin toteutukseen liittyvä kirjanpitoaineisto sekä muut kulujen, tulojen ja toiminnan tarkastuksen kannalta tarpeelliset asiakirjat, tiedot toiminnasta sekä ohjausryhmän pöytäkirjat tulee säilyttää vähintään saakka. Jos tuki on myönnetty de minimis -ehtoisena, tuensaajan tulee noudattaa edellä mainittujen määräaikojen lisäksi 10 vuoden säilytysaikaa tuen myöntämispäivästä. Mikäli Suomen lainsäädännössä, kuten kirjanpitolaissa, säädetään tätä pidemmästä ajasta, sitä tulee noudattaa. Tositteiden sähköisessä säilyttämisessä on noudatettava kansallista lainsäädäntöä ja ryhdyttävä tarvittaessa projektikirjanpidon osalta erityistoimenpiteisiin yllä määriteltyjen säilytysaikavelvoitteiden noudattamiseksi. Projektiin liittyvät asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Hakemus on julkinen sen jälkeen, kun se on merkitty viranomaisen diaariin ja päätös on julkinen heti, kun se on tehty. Loppuraportti on julkinen ja siitä on myös tiedotettava projektin laajuuteen sopivalla tavalla. Muut projektin toteuttamisen aikana toimitetut raportit ovat julkisia sen jälkeen, kun ne on toimitettu saapuneiksi Lapin liittoon. Yksityisiä etuja koskevat asiat kuten yksityinen taloudellinen etu, tutkimus- ja kehittämisintressit sekä yksityisyyden suoja (esim. henkilötiedot) rajoittavat asioiden julkisuutta. 1.4 VIRANOMAISTARKASTUKSET, TUEN MAKSAMISEN LOPETTAMINEN JA TAKAISINPERINTÄ Tuensaaja on velvollinen noudattamaan kaikkia rahoituspäätöksen ehtoja. Lapin liitto seuraa projektin toteutusta maksatusten yhteydessä kirjanpitotietojen sekä projektista annettujen selvitysten ja mahdollisten tarkastuskäyntien avulla. Lisäksi eri ministeriöillä, valtiontilintarkastajilla ja valtiontalouden tarkastusvirastolla on oikeus tarkastaa myönnettyjen varojen myöntämistä, maksatusta, käyttöä ja valvontaa. Projekteja valvotaan myös komission tarkastuksilla. Tuensaajan pitää avustaa tarkastuksissa. Valvontaa varten avustuksen saajan tulee esittää kaikki tiliaineisto, muut asiakirjat ja selvitykset sekä tarpeelliset muut aineistot. Tuen maksaminen voidaan määrätä lopetettavaksi tai keskeytettäväksi ja jo maksettu tuki takaisinperittäväksi, jos tuensaaja ei täytä niitä edellytyksiä ja ehtoja, jotka EY:n ja kansallisissa säädöksissä sekä projektipäätöksessä on asetettu. Tuensaaja on velvollinen palauttamaan liikaa, virheellisesti tai muutoin perusteettomasti maksetun rahoituksen korkoineen Laki eräiden työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalan ohjelmien ja hankkeiden rahoittamisesta (1652/2009) säännösten mukaisesti. Tuensaajan, Lapin liiton nimeämän yhteyshenkilön ja muiden projektissa mukana olevien tahojen on hyvä olla kiinteässä yhteistyössä koko projektin toteutuksen ajan, sillä siten voidaan edistää projektin toteutumista suunnitellulla tavalla ja välttää virheitä ja ongelmia.

6 5 2. PROJEKTIN OHJAUS JA SEURANTA 2.1 ALOITUSPALAVERI Projektipäätöksen saaneelle hankkeelle pidetään Lapin liiton koolle kutsuma aloituspalaveri, johon osallistuvat Lapin liitosta hankkeen yhteyshenkilö ja projektin maksatuksesta vastaava maksatustarkastaja. Projektin toteuttajan puolelta palaveriin tulisi osallistua mahdollisuuksien mukaan kaikki projektissa toimivat henkilöt, mutta vähintäänkin toteuttajaorganisaation vastuullinen edustaja, projektipäällikkö / projektityöntekijä sekä projektin taloushallinnosta vastaava henkilö. Aloituspalaverissa käydään läpi projektipäätös ja -suunnitelma sekä projektin toimintaan liittyvät ohjeet ja säädökset. Lisäksi selvennetään rakennerahastotoimintaan liittyvää erityissanastoa ja keskustellaan muista mahdollisista hankkeeseen liittyvistä seikoista. Palaverista laaditaan muistio, joka toimitetaan palaverin molemmille osapuolille. Parhaimmillaan aloituspalaveri on jaetun kehittämisvastuun käyttöönottoa ja pelisäännöistä sopimista. 2.2 OHJAUSRYHMÄ Ohjausryhmän asettaminen ja oikeudellinen asema Lapin liiton päätösehtojen mukaisesti hankkeille on nimettävä ohjausryhmä. Tuensaaja laatii ohjausryhmän asettamisesta kirjallisen päätöksen, jossa nimetään jäsenet ja heille varajäsenet. Ohjausryhmä voi tarvittaessa kutsua kuultavaksi asiantuntijoita, jotka tukevat projektin tavoitteiden toteutumista ja tulosten levittämistä. Lapin liiton nimeämä hankkeen yhteyshenkilö kutsutaan ohjausryhmän kokouksiin ja hänelle toimitetaan kaikki ohjausryhmän kokousten aineistot. Yhteyshenkilö ei ole ohjausryhmän päätöksentekoon osallistuva jäsen tai varajäsen vaan läsnäolo- ja puheoikeuden omaava asiantuntija. Asiantuntijana hän voi antaa ryhmässä neuvoja esimerkiksi menettelytavoista. Ohjausryhmä ei vastaa oikeudellisesti projektin toiminnasta eivätkä ohjausryhmän päätökset tai kannanotot sido oikeudellisesti rahoittajaviranomaista eikä tuensaajaa. Tuensaaja vastaa siitä, että projekti toteutetaan hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti ja että projektin hallinnointi on järjestetty asianmukaisesti. Ohjausryhmä ei vastaa oikeudellisesti projektin toiminnasta vaan vastuu on tukea saavalla organisaatiolla. Tuensaaja vastaa siitä, että projekti toteutetaan hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti ja että projektin hallinnointi on järjestetty asianmukaisesti Ohjausryhmän tehtävät ja asioiden käsittely ohjausryhmässä Ohjausryhmän tehtävänä on projektisuunnitelman toteutumisen seuranta sekä toiminnan ohjaus projektipäätöksen mukaisesti. Ohjausryhmä tukee projektin toteutusta sekä projektin tulosten edelleen kehittämistä, levittämistä ja juurruttamista projektitoiminnan ulkopuolelle ja sen jälkeen. Lisäksi ohjausryhmän tulee seurata projektin sisällöllisten tavoitteiden ja vaikuttavuuden saavuttamista sekä tuloksia suhteessa suunnitelmassa esitettyihin laadullisiin ja määrällisiin indikaattoreihin. Ohjausryhmän tehtävänä on myös hankkeen talouden seuranta, mikä ei tarkoita yksittäisten tositteiden läpikäymistä ja kustannusten tukikelpoisuuden arviointia vaan lähinnä sen toteamista, että projektille myönnettyjä varoja käytetään projekti- ja rahoitussuunnitelman mukaan talousarvion rajoissa. Tukikelpoisuuden arvioi aina rahoittava viranomainen. Jos projekti ei etene projektisuunnitelman edellyttämällä tavalla ja suunnitelman muuttamiselle tulee tarve, ohjausryhmän pitää esittää projektin toiminnan uudelleen suuntaamista ja vaihtoehtoja sille tai jopa projektin lopettamista. Asia käsitellään ohjausryhmässä ennen kuin projektin toteuttaja tekee muutosesityksen Lapin liitolle.

7 6 Muutosesityksestä on selkeästi käytävä ilmi muutostarpeet perusteluineen. Ohjausryhmän kokouksissa käsiteltäviä asioita ovat mm.: Projektin etenemisen seuraaminen ja kokonaisarviointi, mahdollisten muutostarpeiden ja ongelmakohtien tunnistaminen sekä tarvittavien korjaavien toimenpiteiden osoittaminen Rahoitussuunnitelman toteutumisen ja maksatusten etenemisen seuraaminen Tarvittaessa tehtävien muutosehdotusten (mm. jatko-aika, kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman muutokset) käsittely Projektin vaikuttavuuden ja tuloksellisuuden arviointi sekä tulosten hyödyntäminen Hyvien käytäntöjen levittäminen Seurantatietojen ja osallistujapalautteiden käsittely Tiedottaminen (tiedotussuunnitelma ja sen toteutuminen) Projektin verkostoitumisen edistäminen ja yhteistyömahdollisuuksien luominen eri organisaatioiden muihin toimiin ja projekteihin Väliraporttien käsittely ja loppuraportin hyväksyminen Esittää Lapin liitolle projektin keskeyttämistä, jos projektin jatkaminen ei osoittaudu tarkoituksenmukaiseksi Projektin toiminnan itsearviointi Projektisuunnitelmaan kirjaamattomien ulkomaan matkojen sekä merkittävien kotimaan matkojen käsitteleminen ja hyväksyminen (Huom! Matkat on hyväksytettävä jo ennen matkan toteutumista myös hankkeen valvojalla) Ulkomaanmatkojen matkaraporttien käsittely Ohjausryhmä toimii ja kokoontuu säännöllisesti (suositus 2-3 krt / vuosi). Hankkeen ensimmäisessä ohjausryhmän kokouksessa järjestäydytään sekä sovitaan työskentelytavoista ja aikataulusta. (liite 15.1). Ryhmä päättää ensimmäisessä kokouksessa myös kokouksen päätösvaltaisuudesta ja laillisuudesta. Yleinen käytäntö on, että kokous on päätösvaltainen kun jäsenistä puolet ja puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja on paikalla. Kokous on laillinen, kun se on kutsuttu kokoon sovitulla tavalla. Kokouskutsu lähetetään yleensä kahta viikkoa ennen kokousta ja kokousaineisto viikkoa ennen kokousta. Kokouksessa käydään läpi rahoituspäätös liitteineen. Lisäksi ensimmäisessä kokouksessa esitellään hankkeen tarkennettu ja aikataulutettu toimenpidesuunnitelma (esim. ½ -1 vuodeksi eteenpäin). Hankkeen projektipäällikkö esittelee seuraavissa ohjausryhmän kokouksissa toimenpiteet, mitä on tehty edellisen kokouksen jälkeen ja kertoo, mitä toimenpiteitä on tarkoitus tehdä tulevan kauden aikana. Kokouksista pidetään pöytäkirjaa, johon tehdyt ja tulevat toimenpiteet kirjataan joko suoraan tai erilliseen liitteeseen. Lapin liitolle maksatushakemuksen liitteenä toimitettavissa, hyväksytyissä pöytäkirjoissa tulee olla joko puheenjohtajan ja sihteerin ja/tai pöytäkirjan tarkastajien allekirjoitukset. Ohjausryhmän kaikki kustannukset sisältyvät Flat rateen!

8 7 2.3 PROJEKTIN RAPORTOINTI JA SEURANTA Seurantalomakkeet Rakennerahasto-ohjelmia varten on laadittu seurantalomakkeet, joilla raportoidaan määrätyt indikaattorit puolivuosittain. Tuensaajan tulee raportoida seurantatiedot Lapin liitolle kunkin vuoden alkupuoliskolta viimeistään ja kunkin vuoden jälkimmäiseltä puoliskolta viimeistään Raportointi tapahtuu EURA -tietojärjestelmän avulla järjestelmän käytöstä annettujen ohjeiden mukaisesti. Ellei projektin toteuttaja toimita Lapin liitolle seurantatietoja määräaikaan mennessä, voidaan rahoituksen maksaminen projektille keskeyttää. Seurantalomakkeen allekirjoittaa joko hankehakemuksessa nimetty projektin vastuuhenkilö tai ko. organisaation nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö Väliraportit EAKR-projektien etenemistä seurataan väliraporttien avulla kalenterivuosittain. EURA-tietojärjestelmässä on valmiina määrämuotoinen raportointipohja, jota käytetään järjestelmästä annettujen ohjeiden mukaisesti. Väliraportin allekirjoittaa joko hankehakemuksessa nimetty projektin vastuuhenkilö, ko. organisaation nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö tai projektipäällikkö. Tämän lisäksi projektin toteuttajan on toimitettava jokaisen maksatushakemuksen yhteydessä lyhyt tiivistelmä (liite 15.2.) kuluneen kauden toteutetuista toimenpiteistä ml. mahdolliset tarjouskilpailut sekä syntyneet kustannukset Loppuraportti EAKR- rahoitusta saavien projektien tulee laatia toiminnastaan loppuraportti, jossa kuvataan projektin toiminta ja tulokset. Loppuraportti tulee käsitellä ja hyväksyttää hankkeen ohjausryhmässä ennen rahoittajalle toimittamista. Raportti liitetään viimeisen maksatushakemuksen yhteyteen ja toimitetaan Lapin liittoon neljän kuukauden sisällä projektin päättymisestä, ellei rahoituspäätöksessä ole toisin ohjeistettu. Raportin vahvistaa allekirjoituksellaan henkilö, jolla on toteuttajaorganisaation nimenkirjoitusoikeus. 3. TIEDOTTAMINEN JA ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Tiedottaminen on merkittävä osa projektin toteuttamista. Onnistunut tiedotus lisää projektin tunnettuutta, edistää hyvien käytäntöjen levittämistä ja kokemusten vaihtoa sekä parantaa nykyisiä ja tuo uusia yhteistyösuhteita. Tiedottamiseen ja viestintään liittyvät kustannukset ovat hyväksyttäviä kustannuksia edellyttäen, että Euroopan Komission asetuksessa (EY) n:o 1828/2006 annettuja määräyksiä tiedotus- ja julkisuustoimenpiteistä on noudatettu. Hyvä projektisuunnitelma sisältää tiedotus- tai viestintäsuunnitelman (liite 15.9.). Se sitouttaa projektin osapuolet sovittuun tiedottamiseen sekä jäsentää ja aikatauluttaa projektin tiedottamisen. Hyvä tiedotussuunnitelma sisältää ainakin seuraavat asiat: Tiedottamisen kohderyhmät sisäisessä ja ulkoisessa tiedottamisessa Luettelo tiedottamisen välineistä (esim. esitteet, julkaisut, www-sivut, julisteet, tiedotustilaisuudet, seminaarit, artikkelit, vierailut, tutustumiskäynnit) Tiedotuksen aikataulu, kustannukset ja vastuuhenkilöt Tiedottamisen tulosten seurannan muodot (esim. mediaseuranta).

9 8 Hankkeesta tiedotettaessa mainitaan aina EU:n rakennerahastojen osallistuminen hankkeen rahoitukseen. Myös tuen myöntänyt viranomainen, Lapin liitto, mainitaan. Hankkeeseen osallistuville on kerrottava EU:n osallistumisesta hankkeen rahoitukseen esimerkiksi osallistumistodistusten ja muun osallistujille jaettavan materiaalin yhteydessä. Eurooppa-tunnusta (EU-lippua) käytetään kaikessa virallisessa tiedotuksessa kuten painotuotteissa, lehti-ilmoittelussa, julisteissa ja av-materiaaleissa tasavertaisesti kansallisten tunnusten kanssa. Eurooppa-tunnuksen lisäksi julkaisun alkulehdillä tai audiovisuaalisen esityksen alussa mainitaan EU:n osallistumisesta hankkeen rahoitukseen. Myös esimerkiksi liikelahjoissa tulee näkyä EU:n rahoitus. Eurooppa-tunnukseen liitetään aina rahastoista kertova teksti (kahdelle riville): Euroopan unioni Euroopan aluekehitysrahasto tai Euroopan unioni Euroopan sosiaalirahasto. Mikäli hanke saa rahoitusta molemmista rahastoista, tulee molemmat mainita. Tällöin käytetään logoa, jossa on molempien rahastojen nimet Euroopan unioni Euroopan aluekehitysrahasto Euroopan sosiaalirahasto. Poikkeuksena ovat pienet mainoskohteet (esimerkiksi kynät), joihin tekstiä ei tarvitse liittää. Vipuvoimaa EU:lta tunnusta käytetään kaikessa hankkeen tiedotuksessa joko logomuodossa tai tekstinä esimerkiksi otsikkona. Myös esimerkiksi mainoslahjoissa tulee käyttää Vipuvoimaa EU:lta tunnusta. Poikkeuksena pienet mainoskohteet (esimerkiksi kynät), joihin Vipuvoimaa-tunnusta ei tarvitse laittaa. Käyntikorteissa tulee olla EU-lipputunnus rahastokohtaisella tekstillä. Vipuvoimaa EU:lta tunnuksen käyttöä suositellaan. Päätöksen liitteenä on toimitettu tarkemmat tiedotusohjeet. Tiedotus- ja graafiset tunnukset ohjeet ovat myös saatavissa Internet-osoitteesta: 4. HANKINTOJEN KILPAILUTTAMINEN Projektissa tehtävät hankinnat, kuten asiantuntijapalveluiden ostot sekä kone, laite-, ohjelmisto- ja kalustohankinnat on kilpailutettava niin kuin laissa julkisista hankinnoista (348/2007, muutos 321/2010) ja sen nojalla annetuissa asetuksissa edellytetään. Kaikissa hankinnoissa on noudatettava syrjimättömyyden, avoimuuden ja tasapuolisuuden periaatteita hankinnan suuruudesta riippumatta. Lain mukaisena kilpailuttamisvelvollisena hankintayksikkönä pidetään mitä tahansa hankinnan tekijää silloin, kun se on saanut hankinnan tekemistä varten julkista tukea yli puolet hankinnan arvosta ja tuki on suuruudeltaan kansallisen kynnysarvon ylittävä eli ilman arvonlisäveroa euroa. Kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintailmoitus on toimitettava julkaistavaksi osoitteessa josta löytyy myös paljon tietoa ja opastusta julkisten hankintojen tekemiseen. Alle euron hankinnat kilpailutetaan vähintään seuraavia ohjeita noudattaen: Jos hankinnan suuruus on vähäinen, voidaan tyytyä vertailemaan hintoja ja sen nojalla käyttää suoraa hankintamenettelyä. Hankinnat, jotka eivät ylitä euroa, voidaan katsoa pienhankinnoiksi. Niissä menettelyksi riittää esimerkiksi puhelimitse pyydetyt tarjoukset ja vastauksista laadittu muistio, jonka perusteella hankintapäätös tehdään. Hankinnat, jotka ovat yli 4 000, mutta enintään kansallisten kynnysarvojen suuruisia edellyttävät kirjallista menettelyä. Projektin toteuttajan on pyydettävä kirjallisesti (sähköpostilla, faksilla tai kirjeitse) vähintään kolmelta toimittajalta kirjallinen tarjous. Pyynnössä tulee olla kaikki ne tiedot, joilla on merkitystä hankinnan kannalta. Tarjousajan tulee olla kohtuullinen. Tarjousajan päätyttyä kaikki tarjoukset käydään läpi ja niistä tehdään kirjallinen vertailu. Valinta tapahtuu pääsääntöisesti kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Tarjouspyyntö, tarjousten avauspöytäkirja, tarjoukset, tarjousten vertailuasiakirjat, hankintapäätös tai tilaus ja muutoksenhakuosoitus sekä muut hankintaan liittyvät asiakirjat on säilytettävä.

10 9 Suorahankinnoissa ja lisähankintana toteutettavissa suorahankinnoissa noudatetaan hankintalain säännöksiä. Hankintapäätökseen ja ostopalvelutilauksiin on kirjattava perusteet, jos on käytetty suorahankintaa. Jos suorahankinnalle ei ole perusteita tai kilpailutuksessa todetaan puutteita, Lapin liitto hylkää hankinnan kustannukset joko kokonaan tai osittain. Työ- ja elinkeinoministeriön ohjeiden mukaan Lapin liiton on tarkastettava hankintojen yhteydessä vähintään seuraavat seikat: hankinnat ovat olleet tarpeellisia hankkeen tavoitteiden kannalta hankintojen kustannukset ovat olleet kohtuullisia suhteessa saatuihin tavaroihin ja palveluihin kustannusten kohtuullisuuden arvioimiseksi on pyydetty riittävä määrä tarjouksia, jotka on dokumentoitu hankinnoissa on noudatettu syrjimätöntä kohtelua, avoimuutta ja suhteellisuuden periaatetta tarjoukset on käsitelty tasapuolisesti ja valinta on tehty tarjouspyynnössä esitettyjen kriteerien nojalla sopimus vastaa tarjousta hankinnat ovat toteutuneet sopimusten mukaisesti 5. PROJEKTIN TULOT Lain eräiden työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalan ohjelmien ja hankkeiden rahoittamisesta (1652/2009) pykälän 12 mukaan tukea myönnetään hankkeeseen tuen myöntäjän hyväksymän kustannusarvion mukaan tarpeellisten ja määrältään kohtuullisten menojen perusteella. Tuki myönnetään hankkeesta aiheutuviin menoihin, joista on vähennetty hankkeeseen välittömästi kohdistuvat tai liittyvät tulot. Projektin tuloksi katsotaan minkä tahansa palvelun suorittamisesta saatu maksu. Projektille voi syntyä tuloa, jos projektiin osallistuvat esim. valmistavat tai tuottavat myytäviä tai vuokrattavia hyödykkeitä tai perivät käyttömaksua infrastruktuuriinvestoinnista. Kaikki hankkeen toiminnasta syntyneet tulot pitää ilmoittaa Lapin liitolle maksatushakemusten yhteydessä. Tulojen seuranta päättyy siihen, kun hanke loppuu lukuun ottamatta niitä hankkeita, joiden kokonaiskustannukset ovat yli euroa. Yli miljoonan euron projekteissa hakija on velvollinen ilmoittamaan toimen päättymispäivää seuraavina viitenä vuotena projektista syntyneet nettotulot Lapin liitolle. Lapin liitosta toimitetaan viimeisen maksatuspäätöksen yhteydessä selvityspyyntölomake viiden vuoden aikana projektin päättymisen jälkeen syntyneiden nettotulojen selvittämiseksi. Lomakkeella ilmoitetaan määräaika mihin mennessä tiedot tulee toimittaa. Hakijan on huolehdittava riittävästä menojen ja tulojen seurannasta kirjanpidossaan, jotta toiminnasta aiheutuneiden menojen ja tulojen seuranta sekä ilmoittaminen on mahdollista. Olisi suositeltavaa, että esimerkiksi projektin kustannuspaikka pidettäisiin kirjanpidossa auki 5 vuotta projektin toiminnan päättymisen jälkeen. Seuranta pitää sisällään toiminnasta aiheutuneet tulot ja ne menot jotka aiheutuvat toiminnan ylläpitämisestä (esimerkiksi järjestelmää ylläpitävän henkilön palkkamenot ja järjestelmän ylläpitokustannukset). Lapin liittoon annetaan tieto myös siinä tapauksessa, että nettotuloja ei ole syntynyt.

11 10 Projektin yksityisiltä yrityksiltä keräämät ns. osallistumismaksut eivät ole tuloa vaan yksityistä rahoitusosuutta. Esimerkki: Projektituella tuotetaan ja julkaistaan kpl kirjoja ja niitä myydään hankkeen aikana 700 kpl ja hankkeen päättymisen jälkeen loput 300 kpl. Kaikki myynnistä syntyneet nettotulot pitää ilmoittaa Lapin liitolle. Mikäli mahdollista, kaikki tulot ilmoitetaan jo hakemusvaiheessa, mutta viimeistään ne pitää ilmoittaa maksatushakemusten yhteydessä. Jos kaikkia kirjoja ei ole myyty hankkeen päättymispäivämäärään mennessä, pitää niistä syntyvät tulot huomioida viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä. 6. DE MINIMIS SÄÄNTÖ EU:n määritelmän mukaan de minimis -tuki on yrityksille myönnettävää vähämerkityksellistä julkista tukea, jolla ei nähdä olevan vääristävää vaikutusta EU:n jäsenvaltioiden väliseen kilpailuun ja kaupankäyntiin. Yritykselle tai yritystoimintaa harjoittavalla organisaatiolle voidaan myöntää de minimis-tuen alaista tukea enintään euroa kolmen verovuoden aikana. Summassa tulee huomioida kaikkien eri viranomaisten yhteensä de minimis -tukena kyseisenä ajanjaksona myöntämä rahoitus. Lapin liiton yrityksille myöntämä tuki on aina de minimis-tukea. Rahoituksen saaja vastaa siitä, että se informoi Lapin liittoa eri tahojen (ministeriöt, ministeriöiden alueorganisaatiot, Tekes, Finnvera Oyj, kunnat ja kuntayhtymät) maksamien de minimis-tukien saamisesta. (liite 15.8) Kun tuen hakijana on useampia yrityksiä, de minimis -tuen määrä lasketaan kullekin yritykselle erikseen. Näin tehdään silloinkin, kun avustus myönnetään vain yhdelle yritykselle, joka sitten jakaa osan avustuksen määrästä edelleen muille hankkeeseen osallistuville yrityksille. On siis tärkeää erottaa toisistaan rahoituksesta hyötyvä taho, joka on tuen lopullinen saaja, ja toisaalta rahoituksen kanavoiva taho eli ns. välittäjäorganisaatio. Jos hakijana on muu kuin yritys, tulee selvittää, mikä on tai mitkä ovat tuen varsinaisena kohteena. Jos hakijana on välittäjäorganisaatio, lasketaan de minimis -tuen määrä jokaisen tuen lopullisena saajana olevalle yritykselle erikseen. Välittäjäorganisaatio voi siten olla myös yksi tuen saajista eli lopullinen tuen saaja. Saman yrityksen eri toimipisteille myönnetty de minimis -tuki lasketaan yhteen. Toimintatapa niissä tapauksissa, kun rakennerahastotuki kanavoituu välittäjäorganisaation kautta edelleen yksityisille yrityksille: 1. Ennen tuen myöntämistä välittäjänä toimiva tuensaaja / hankkeen toteuttaja pyytää yritykseltä ilmoituksen kaikista muista de minimis tuista, jotka se on saanut kuluvan ja kahden edeltävän verovuoden aikana. Ilmoituksen on oltava kirjallisessa tai sähköisessä muodossa. Uuden tuen myöntäminen ei saa johtaa euron rajan ylittymiseen. 2. Välittäjäorganisaation on ilmoitettava maksettavan tuen määrä kirjallisesti sekä tuen saavalle yritykselle, että rahoittajana toimivalle Lapin liitolle. Samalla on ilmoitettava, että kyseessä on de minimis tuki ja mainittava asetuksen täydellinen nimi ja tiedot julkaisemisesta Euroopan unionin virallisessa lehdessä. (Säännön virallinen nimi: Komission asetus (EY) N:o 1998/2006, annettu 15 päivänä joulukuuta 2006, perustamissopimuksen 87 ja 88 artiklan soveltamisesta vähämerkityksiseen tukeen, julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä L 379/5.) 3. Kaikki de minimis -asetuksen soveltamista koskevat tiedot on tallennettava ja koottava. Tukea koskevat asiakirjat on säilytettävä 10 vuoden ajan tuen myöntämispäivästä. Säilytettävien asiakirjojen tulee sisältää kaikki tarvittavat tiedot sen osoittamiseksi, että de minimis asetuksen vaatimuksia on noudatettu. Komission pyynnöstä tukea koskevat tiedot on voitava toimittaa 20 työpäivän kuluessa pyynnön esittämisestä.

12 11 4. Jos tukitoimenpiteeseen kuuluvien tukien yhteismäärä ylittää euroa, ei de minimis -asetusta sovelleta tukeen edes sen osuuden osalta, joka ei ylitä tätä enimmäismäärää. Jos siis yritys on viime vuonna saanut de minimis -tukea euroa ja sille myönnetään tänä vuonna euroa, kohdistuu takaisinperintävelvollisuus tähän koko euron tukeen, ei pelkästään sallitun enimmäismäärän ylittävään euroon. 7. TEKIJÄNOIKEUDET Hankkeen hyväksymisen, rahoittamisen ja maksamisen ehtona on, että tuensaaja luovuttaa kaikki taloudelliset oikeudet hankkeessa syntyneisiin tekijänoikeuslain (404/1961) mukaisesti suojattuihin aineistoihin, mukaan lukien oikeudet aineiston muokkaamiseen ja käyttöoikeuksien edelleen luovuttamiseen rahoittajaviranomaiselle sen varmistamiseksi, että aineistot ovat yleisesti käytettävissä korvauksetta rakennerahasto-ohjelmien tavoitteiden mukaisesti. Tuensaaja vastaa siitä, että sillä on ennen viranomaiselle luovuttamista oikeudet hankkeessa syntyneisiin tekijänoikeuslain mukaisesti suojattuihin aineistoihin tämän ehdon edellyttämässä laajuudessa, ja että aineisto ei loukkaa kolmannen tekijänoikeuslakiin perustuvaa oikeutta. Tuensaaja myös hankkii tarvittavat oikeudet niiltä, joiden teoksia/aineistoja hankkeessa hyödynnetään sekä informoi tuotosten tekijöitä ja alaikäisten ollessa kyseessä, myös heidän vanhempiaan, julkisen tuen mahdollisista vaikutuksista tekijänoikeuksiin. Tekijänoikeus syntyy lain nojalla aina tekijälle itsenäiseen, omaperäiseen teokseen, jolla on omaperäinen ilmaisumuoto. Oikeus on siirrettävissä sopimusten kautta. Yrityksillä ja yhteisöillä voi siis olla vain siirtyneitä oikeuksia. Ne on hankittava sopimuksin. Oikeuksien saajan on huolehdittava siitä, että oikeuksien luovuttajalla on siirtoon oikeuttava oikeus. Asiasta pitää olla varmuus, selitykseksi ei hyväksytä riitatilanteessa, että luulin tai oletin asian olevan kunnossa. Tekijänoikeuksien käyttäjä on velvollinen korvauksiin luvattomassa käytössä. Tekijänoikeus ei suojaa: ideoita, periaatteita, tietoja, juonta, lakeja ja asetuksia, viranomaisen ja muun julkisen elimen päätöksiä ja lausuntoja. Vapaasti voidaan käyttää myös aineistoa, joka ei ole riittävän omaperäistä tai on vanhempaa kuin 70 vuotta tekijän kuolinpäivästä. Rajoituksia tekijänoikeuksiin: teosta saadaan siteerata, kunhan lähde on selkeästi esitetty ja sitaattiosa merkitty asianmukaisesti oikeus valmistaa muutama kopio yksityiseen käyttöön; poikkeuksena tietokoneohjelmat, jolloin kopiointi on korvattavaa opetuskäytön rajoitukset. Erityiset säännökset sääntelevät tietokoneohjelmia ja tietokantoja; jos ne laaditaan työsuhteessa, oletetaan, että oikeudet siirtyvät työnantajalle. Oikeuksien siirtymisestä kannattaa kuitenkin huolehtia sopimuksella erikseen. Saattaessaan aineistoa yleisön saataville aineiston käyttäjän tulee liittää oheen maininta aineistoon liittyvien taloudellisten tekijänoikeuksien kuulumisesta rahoittajaviranomaiselle sekä siitä, että aineistosta saa vapaasti valmistaa kappaleita ja saattaa sen yleisön saataviin sekä sisällyttää muuhun aineistoon tai muulla tavoin kehittää sitä edelleen kuitenkin loukkaamatta tekijän moraalisia oikeuksia, samoin kuin sitä, että käyttäjän sitoutuminen näihin ehtoihin on käyttöoikeuden ehto. Lisää tietoa tekijänoikeuksista löytyy esim. osoitteista ja

13 12 8. YHTEISPROJEKTIT 8.1 YHTEISPROJEKTIN RAKENNE Yhteisprojekteissa tuensaajia ovat projektin päätoteuttaja ja yhteishakijana toimiva osatoteuttaja tai osatoteuttajat. Osatoteuttajia koskevat kaikki tuensaajaan sovellettavat oikeudet ja velvollisuudet lukuun ottamatta niitä rahoittajan hyväksymiä projektin hallinnointiin liittyviä toimenpiteitä, joita toteuttaa tuensaajien keskinäisen sopimuksen perusteella hakijoiden projektille valitsema ja välittävän toimielimen hyväksymä päätoteuttaja. Projektin päätoteuttaja hoitaa projektin hallinnolliset tehtävät ja voi toteuttaa osan projektiin kuuluvista toimenpiteistä itse. Lisäksi osan toimenpiteistä toteuttaa projektisuunnitelman mukaisesti yhteishakijana toimiva osatoteuttaja. Tuensaajien rahoituspäätöksessä hyväksytyt toimenpiteet korvataan jälkikäteen todellisten toteutuneiden nettokustannusten perusteella. Päätoteuttaja toimii koordinoivana tahona, jolla on tuensaajien keskinäiseen sopimukseen perustuvat tehtävät, oikeudet ja vastuut suhteessa muihin projektin tuensaajiin. Päätoteuttajan on huolehdittava siitä, että osatoteuttajat ovat tietoisia velvollisuuksistaan (esim. kirjanpidon eriyttäminen ja viranomaisten tarkastusoikeus). Osa yhteisprojektin toimenpiteistä voidaan hankkia kolmansilta osapuolilta ostopalveluna. Kaikissa hankinnoissa tulee noudattaa julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä. Yhteisprojektissa tuensaajien itse projektiin antamia tuotantopanoksia, tuotteita tai palveluja ei tarvitse kilpailuttaa siltä osin kuin ne on sisällytetty hakemukseen ja rahoituspäätökseen ja edellyttäen että kustannusten määrä voidaan todentaa tuensaajan kirjanpitolain vaatimukset täyttävästä virallisesta kirjanpidosta. Yhteisprojektille on aina yksi yhteinen rahoituspäätöksessä hyväksytty kustannusarvio, jonka mukaiset menot katetaan rahoitussuunnitelman mukaisilla rahoitusosuuksilla. Projektille osoitettuja rahoitusosuuksia ei voida korvamerkitä käytettäväksi tiettyihin kustannuksiin vaan rahoituskokonaisuuden on oltava käytettävissä kaikkiin yhteisprojektin toteutuksesta aiheutuviin kustannuksiin. 8.2 YHTEISPROJEKTIN SOPIMUKSET Yhteisvastuullisesti toteutettavissa projekteissa yhteistyöstä tulee sopia kirjallisesti. Sopimuksessa määritellään projektin luonteesta riippuen mm. osapuolten roolit, tehtävät, vastuut, kustannukset, rahaliikenne, aikataulut, mahdolliset tekijänoikeudet, projektissa hankitun omaisuuden omistusoikeus projektin aikana ja sen jälkeen, vastuu tulosten pysyvyydestä, jne. Kirjallisella sopimuksella varmistetaan, että osapuolilla on yhteinen ymmärrys projektissa tehtävästä yhteistyön luonteesta, velvollisuuksista ja oikeuksista. 8.3 OMARAHOITUSOSUUDEN VAATIMUS YHTEISPROJEKTEISSA Tuensaajien on itse osallistuttava projektin kustannuksiin omarahoitusosuudella. Omarahoitusosuudesta osa voidaan Lapin liiton harkinnan mukaan hyväksyä luontoissuorituksena. Luontoissuoritusten hyväksyttävyys on poikkeuksellista ja edellyttää, että ne ovat perusteltuja projektin sisällön ja tavoitteiden kannalta. Yhteisprojektin tuensaajien yhteenlasketusta omarahoitusosuudesta enintään puolet voi koostua luontoissuorituksista. 8.4 YHTEISPROJEKTIN MAKSATUSHAKEMUS JA PÄÄTÖS Lapin liitolle osoitettavan maksatushakemuksen täyttää ja toimittaa viranomaiselle aina projektin päätoteuttaja. Yhteistyösopimuksessa tulee olla maininta maksatushakemusten nimenkirjoitusoikeuden delegoimisesta kaikkien osalta päätoteuttajalle. Muussa tapauksessa maksatushakemukseen vaaditaan allekirjoitukset jokaiselta tuensaajalta. Päätoteuttaja on velvollinen yhdistämään ja kokoamaan omansa sekä muiden tuensaajien kirjanpidon ja muut tarvittavat, todentavat asiakirjat maksatushakemukseen. Päätoteuttaja kirjaa kulut ja tulot maksatushakemukseen todellisten

14 13 kustannusten mukaisesti (nettoperiaate) ja luontoissuoritusten osalta kirjaamalla esim. tehty talkootyö (suoritteet, osallistujat, tehdyt työtunnit ja arvo). Tehty työ ja muut suoritteet on voitava todentaa. Mikäli tuensaajien kulut kirjataan päätoteuttajan ylläpitämään kirjanpitoon yhtenä vientinä, (esim. asiantuntijapalvelu), maksatushakemuksen liitteenä tulee olla myös muiden tuensaajien kirjanpitoraportit pääkirjasta. Lapin liitto osoittaa maksatuspäätöksen aina päätoteuttajalle. Päätoteuttajan ja muiden tuensaajien välinen rahaliikenne noudattaa rahoituspäätöksessä vahvistettua toimintamallia (päätoteuttajan kautta tapahtuva rahansiirto viranomaiselta muille tuensaajille). 8.5 TUENSAAJIEN YHTEISVASTUU JA TAKAISINPERINTÄ Tuen takaisinperintätilanteissa päätoteuttaja ja muut tuensaajat ovat yhteisvastuullisia eli tuki voidaan periä takaisin kaikilta tuensaajilta. Päätoteuttaja ja muut tuensaajat voivat kuitenkin keskinäisellä sopimuksella rajoittaa kunkin lopullista vastuuta suhteessa toisiinsa. Tällöin osatoteuttaja voi vaatia muilta osuutta, jonka se on joutunut maksamaan takaisin rahoittajalle. 9. TUEN MAKSAMINEN 9.1 MAKSATUSHAKEMUKSEN LAATIMINEN Projektin tuen maksu tapahtuu jälkikäteen toteutuneita hyväksyttäviä kustannuksia vastaan. Projektin tuensaaja täyttää määrämuotoisen maksatushakemuksen sekä sen taustalomakkeet EURA järjestelmässä. Maksatushakemus täytetään aina yksilölliselle maksatuskaudelle, jolle annetaan aloitus- ja päättymispäivämäärä. Maksatuskausien pituus on määritelty rahoituspäätöksessä. Ensimmäinen maksatuskausi voi alkaa aikaisintaan projektipäätöksessä hyväksytystä projektin aloituspäivämäärästä ja viimeinen maksatuskausi päättyy viimeistään projektipäätöksessä määriteltynä projektin päättymispäivänä. Maksatuskaudet eivät saa mennä päällekkäin eikä niiden väliin saa jäädä päivänkään aukkoja. Maksatusta voidaan hakea ainoastaan niihin kustannuslajeihin, joita on esitetty projektisuunnitelmassa. Projektiin mahdollisesti kohdistuvat tulot (pääsylipputulot, myyntitulot, myydyt palvelut yms.) vähennetään maksatuksen yhteydessä menoista ja tukiosuus lasketaan nettomenoista. Kun maksatushakemus on valmis, jätetään se EURA-järjestelmän välityksellä viranomaiskäsittelyyn. Tämän jälkeen maksatushakemus tulostetaan ja lähetetään allekirjoitettuna Lapin liittoon. Maksatushakemuksen allekirjoittaa projektin toteuttajaorganisaation nimenkirjoittaja. Järjestelmään täytettyyn maksatushakemukseen on mahdollista liittää myös pdfmuotoisia tiedostoliitteitä. Lapin liitto seuraa maksatusten yhteydessä projektin etenemistä, kustannuksia, tuloja ja rahoituksen toteutumista. Maksatushakemukseen sisällytetään kaikki projektista aiheutuneet, maksetut raportointikauden kulut. Loppumaksatusta on haettava neljän kuukauden kuluessa projektin päättymisestä, ellei rahoituspäätöksessä ole toisin ohjeistettu. Myöhästyneen hakemuksen perusteella tukea ei makseta. Maksatushakemuksen saapumispäiväksi katsotaan se päivä, jolloin allekirjoitettu paperiversio on vastaanotettu ja kirjattu saapuneeksi Lapin liitossa. Projektin kustannuksiin ja valvontaan liittyvät asiakirjat tulee säilyttää komission saatavilla kolmen vuoden ajan komission Suomelle suorittamasta loppuerän maksusta (vähintään asti), ellei kansallinen säännöstö edellytä tätä pitempää säilytysaikaa.

15 KUSTANNUSTEN HYVÄKSYTTÄVYYS Hyväksyttävät kustannukset liittyvät projektin toteutukseen ja ovat rahoituspäätöksen ja projektisuunnitelman mukaisia sekä kohtuullisia. Kustannusten hyväksyttävyys alkaa rahoituspäätöksessä mainitusta toteutusajan aloituspäivämäärästä ja loppuu rahoituspäätöksessä mainittuun päättymispäivämäärään. Ostopalveluhankinnoissa kustannuksen täytyy sekä syntyä että toteutua hankeaikana (esim. jos ostetaan mainostilaa lehdestä, niin ei riitä, että kulu syntyy hankeaikana vaan myös mainos pitää julkaista hankeaikana). EAKR-tuki on luonteeltaan erityisavustusta projektitoimintaa. Tästä syystä tuensaajan tavanomaisesta toiminnasta aiheutuvat menot ovat tukikelvottomia. Tuensaaja ei myöskään voi toteuttaa EAKR-rahoituksella samaa (kehittämis) toimintaa toistuvasti tai pidempiä aikoja, koska tällöin toiminnan katsotaan muuttuneen organisaation tavanomaiseksi toiminnaksi. Pääsääntöisesti tukikelpoisiksi katsotaan menot, jotka ovat: Pohjois-Suomen EAKR-ohjelman mukaisia projektipäätöksen mukaisia ja projektisuunnitelmaan sisältyviä projektin toteutusaikaan kohdistuvia. Menot eivät ole voineet syntyä ennen projektin projektipäätöksessä mainittua aloitusaikaa, eivätkä projektin päättymisen jälkeen, tuensaajan tosiasiallisesti maksamia. Poikkeuksena on lomavaraus (kts. henkilöstökustannukset) projektin toteuttamisen kannalta tarpeellisia ja määrältään kohtuullisia aiheutuneet sellaisesta projektityyppisestä toiminnasta, joka eroaa organisaation vakiintuneesta, juoksevasta toiminnasta Henkilöstökustannukset Tukikelpoisiksi henkilöstökustannuksiksi hyväksytään kirjanpitoon kirjatut, projektin edellyttämästä työstä aiheutuvat kohtuulliset palkat ja palkkoihin liittyvät lakisääteiset menot (esim. sosiaali- ja eläketurvakustannukset). Palkkojen kohtuullisuus määräytyy työhön sovellettavan virka- tai työehtosopimuksen mukaan tai jos sellaista ei ole, vastaavasta työstä yleensä maksettavan palkan perusteella. Myös projektille työtä tekevien henkilöiden lomapalkat tai lomarahavaraukset ovat hyväksyttäviä kustannuksia, kun ne ovat syntyneet projektin lomanmääräytymisaikana. Maksatushakemuksen liitteeksi on aina laitettava selvitys projektihenkilöstön työajasta ja maksatuista palkoista (liite 15.3). Osa-aikaisen työntekijän palkan tukikelpoisuuden ehtona on työaikakirjanpito (liite 15.4), josta on selvittävä työntekijän päivittäinen kokonaistyöaika, jotta hankkeelle voidaan kohdistaa tosiasiallinen osuus palkkakuluista. Lomakorvaukset ja loma-ajan palkka hyväksytään samassa suhteessa kuin henkilö on tehnyt työtä projektille lomanmääräytysmiskautena. Koska henkilöstökulut perustuvat pääsääntöisesti normaaliin työaikaan (VES, TES, työaikalaki), voi ylityö olla tukikelpoista vain poikkeuksellisesti ja sen tulee perustua organisaation käytännön mukaisesti annettuun ylityömääräyksen. Projektin palkansaajista pidetään yllä ns. henkilöstöluetteloa, joka toimitetaan maksatushakemuksen yhteydessä Lapin liittoon (liite 15.5). Flat rate laskennan pohjana olevien palkkakustannusten edellytyksenä on:

16 15 Kustannukset ovat hanketoiminnasta aiheutuvia ja olennaisesti hankkeen toteuttamiseen liittyviä palkkakustannuksia, jotka on yksilöity hyväksytyssä projektisuunnitelmassa. Hankkeen henkilöstöllä tulee olla kirjallinen tehtävänkuvaus hankkeelle kuuluvista työtehtävistä. Hankkeelle kokoaikaisesti työskentelevien henkilöiden tehtävänkuvaan ei voi kuulua muita kuin hankkeelle kuuluvia tehtäviä. Sen lisäksi, mitä tukikelpoisuusohjeessa todetaan tukikelvottomiksi kustannuksiksi, on huomioitava, että flat rate - projektissa henkilöstökustannuksiin ei voi sisältyä: Palkkoja siltä osin kuin ne ylittävät hakijayhteisön vastaavasta työstä yleisesti maksaman palkan määrän, tulospalkkiota luontoisetuja tai bonuksia Ulkoistettujen työpalvelujen ostoa eikä hankkeen henkilöstön ulkopuolisille maksettuja palkkioita, vaan ne on käsiteltävä ostopalveluna (tämä koskee niin arvonlisäverovelvollisina kuin verokortilla maksettuja palkkoja sivukuluineen) Hankkeelle vyörytettyjä yleishallinnollisia kustannuksia kuten organisaation johdon hankehallinnointikustannuksia tai erilaisia tukipalveluita (mm. talous- ja tietohallintopalvelut esim. laskujen käsittely, mikäli se ei sisälly hankkeen taloushallinnon vastuuhenkilön hanketehtävän kuvaukseen, maksuliikenteenhoito, atk-tuki jne.), jotka käsitellään prosenttimääräisinä välillisinä kustannuksina ohjausryhmän kokouspalkkiot tai ansionmenetyskorvaukset Ostopalvelut Tukikelpoisiksi voidaan hyväksyä projektisuunnitelman mukaiset, kirjanpitoon kirjatut, asianmukaisesti kilpailutetut sekä hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen liittyvät ostopalvelut esim. markkinointiin, mainontaan ja tiedotukseen liittyvät palvelujen ostot; tiedotus- ja markkinointimateriaalin suunnittelu-, painatus- ja käännöstyöt ilmoituskustannukset sekä messuosastojen kustannukset Selvitykset ja tutkimukset kohderyhmälle järjestettäviin koulutuksiin, valmennuksiin, seminaareihin, teemapäiviin ym. tilaisuuksiin liittyvät seminaaripaketit tai vastaavat palvelujen ostona hankittavat järjestelyt projektin henkilöstön ulkopuolisille asiantuntijoille maksettavat suunnittelu-, koulutus-, konsultointi-, luento- ja asiantuntijapalkkiot ml. palvelusta aiheutuvat matkakustannukset (ei koske projektihenkilöstölle järjestettävää yleisluonteista koulutusta, joka korvataan flat ratella), projektisuunnitelman toteuttamisen kannalta välttämättömät kohderyhmälle palvelujen ostona hankitut kuljetukset seminaareihin, messuille ja tutustumiskäynneille tai vastaaviin tilaisuuksiin. koneiden ja laitteiden käyttökoulutus-, asennus- ja korjauspalvelut silloin kuin ne ovat osa projektin sisällöllistä toteuttamista (ei koske projektin hallinnointia varten projektihenkilöstön käytössä oleviin koneisiin ja laitteisiin liittyviä kustannuksia, jotka korvataan flat ratella) Kokonaisurakat ja rakentamiseen liittyvät ostopalvelut

17 Matkakustannukset Projektisuunnitelmaan kirjaamattomat ulkomaan matkat sekä merkittävät kotimaan matkat tulee hyväksyttää etukäteen hankkeen ohjausryhmässä ja hankkeen valvojalla. Kaikki ulkomaan matkaraportit toimitetaan rahoittajalle maksatushakemusten liitteenä. Maksatushakemuksessa matkakustannuksia ei kirjata erikseen vaan ne sisältyvät flat rate prosenttiin Kone- ja laitehankinnat Tukikelpoiseksi menoksi hyväksytään projektisuunnitelman mukaiset, projektin sisällöllisen toteuttamisen kannalta tarpeellisen käyttöomaisuuden (koneet, laitteet, ohjelmistot, kalusteet, ajoneuvot yms.) hankintahinta tai poistot. Projektihenkilöstön käyttöön projektin hallinnointia varten hankitut koneet ja laitteet ml. vuokraus ja leasing (esim. tietokoneet, kännykät jne.) sisältyvät flat rate -prosenttiin. Käyttöomaisuuteen liittyvät poistot voidaan hyväksyä tukikelpoisiksi kustannuksiksi, mikäli poiston kohteena olevan omaisuuden hankintaan ei ole saatu julkista tukea edellisten viiden vuoden aikana. Poiston tekemisen edellytyksenä on, että sen määrä voidaan todeta kirjanpidosta ja, että poistot lasketaan kirjanpitolain (1336/1997) tai vastaavan tuensaajaa koskevan muun säännöstön perusteella. Lapin liitto arvioi hankkeen valmisteluvaiheessa, hyväksytäänkö projektin kone- ja laitehankinnat kertamenona vai poistoina. Projektissa hankituista palveluista, koneista, laitteista ja kalusteista pidetään yllä luetteloa (liite 15.6.). Käytettynä hankittujen koneiden ja laitteiden hankintakustannukset ovat tukikelpoisia menoja, mikäli voidaan todentaa, että niiden hankintaan ei edellisten viiden vuoden aikana ole saatu julkista tukea Toimisto- ja vuokrakustannukset Kustannuksia ei seurata erikseen vaan ne sisältyvät flat rate -prosenttiin Muut kustannukset Projektin sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat aineelliset ja aineettomat hankinnat, kuten: rakentamiseen liittyvät materiaalikustannukset aineettomat investoinnit kuten ohjelmistolisenssit, kun ne ovat osa projektin sisällöllistä toteuttamista sekä raaka-aineet ja puolivalmisteet (esim. jalokaasut ja laboratoriotarvikkeet), silloin kun ne ovat osa projektin sisällöllistä toteuttamista. Projektihenkilöstön käyttöön projektin hallinnointia varten tehdyt hankinnat käsitellään flat rate -projektissa prosenttimääräisinä välillisinä kustannuksina Luontoissuoritukset Flat rate -projektissa luontoissuorituksena projektin käyttöön luovutettujen tuotantopanosten tulee liittyä projektin sisällölliseen toteuttamiseen. Projektihenkilöstön käytössä olevia toimitiloja, projektin hallinnointiin liittyviä koneita ja laitteita tai tarvikkeita ei hyväksytä luontoissuorituksena, koska ne käsitellään prosenttimääräisinä välillisinä kustannuksina. Hakijan omarahoitusosuudesta voi enintään puolet olla ns. luontoissuorituksia. Luontoissuoritukset on huomioitu jo projektisuunnitelmassa eli siinä on eritelty mitä osioita tehdään tai luovutetaan projektille vastikkeetta.

18 17 Projektisuunnitelmassa mainitsemattomia luontaissuorituksia ei hyväksytä. Luontoissuorituksista on pidettävä erillistä seurantaa. Rahoituspäätöksen liitteenä on toimitettu mallilomake, jota voi hyödyntää tilityksessä Välilliset eli flat rate -kustannukset Flat rate -projektissa muut kuin välittömiksi kustannuksiksi luokiteltavat kustannukset korvataan prosenttimääräisinä. Muun muassa seuraavat kustannukset luokitellaan välillisiksi kustannuksiksi ja niitä ei voi sisältyä välittömiin kustannuslajeihin (lista ei ole tyhjentävä): matkakustannukset: projektihenkilöstön, sidosryhmien, partnereiden ym. kotimaan ja mahdolliset ulkomaan matkakustannukset, kaikki ohjausryhmästä aiheutuvat kustannukset, kuten kokouskoulut sekä mahdolliset matkakustannukset ja palkkiot tai ansionmenetyskorvaukset, muut kokous- ja neuvottelukulut kuten tarjoilukulut (kohderyhmälle järjestettävien seminaarien ym. tilaisuuksien seminaaripaketit tai vastaavat voidaan sisällyttää ostopalveluihin), projektihenkilöstön toimitilojen vuokrat sekä muut toimitiloista aiheutuvat menot kuten sähkö, vesi ja siivous, projektin hallinnointia varten hankitut laitteet, kalusteet, aineet, materiaalit ja toimisto- sekä muut tarvikkeet projektihenkilöstölle sekä edellä mainittujen laitteiden ja koneiden korjauskulut, projektin hallinnointia varten projektihenkilöstölle hankittavien laitteiden ja koneiden vuokra- ja leasinginkulut sekä poistot, toimistokulut ja -palvelut kuten postitus, kopiointi, aulapalvelu ja muuttopalvelu, muut vyörytetyt yleishallinnolliset kustannukset kuten organisaation johdon projektihallinnointikustannukset ja yhteiset tukipalvelut kuten taloushallintopalvelut ja tietohallintopalvelut (sekä sisäiset että ostopalvelut), projektihenkilöstön puhelin-, faksi-, internet- ja ohjelmistokustannukset, projektihenkilöstöstä aiheutuvat työterveysmaksut sekä projektihenkilöstölle järjestettävä koulutus ja TYKY-toiminta Arvonlisävero Arvonlisävero on tukikelpoinen, jos tuensaaja on maksanut veron ja se on jäänyt hänelle lopulliseksi kustannukseksi. Vähennyskelpoinen arvonlisävero ei voi olla hyväksyttävä kustannus, vaikka tuensaaja ei veroa tosiasiassa olisi vähentänyt. Kuntien harjoittaessa verollista liiketoimintaa, noudatetaan arvonlisäverolain mukaista vähennysoikeutta. Tällöin arvonlisävero ei ole tukikelpoista. Sen sijaan muusta kunnan toiminnasta aiheutuva arvonlisävero, sen jäädessä kunnan lopulliseksi kustannukseksi, on projektien tukikelpoinen meno Esimerkkiluettelo tukikelvottomista kustannuksista Seuraava luettelo ei ole tyhjentävä, mutta mm. näitä kustannuksia ei voida ottaa mukaan EAKR-hankkeen kokonaiskustannuksiin:

19 18 1. kustannukset, jotka eivät perustu hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan tai hankkeille tehtyihin hanke- ja rahoituspäätöksiin tai niistä ei ole rahoittajaviranomaisen kanssa sovittu hankeneuvotteluissa (Huom. ohjausryhmä ei voi tehdä päätöksiä hankkeelle kuuluvista kustannuksista.) 2. kaikki välillisinä kustannuksina (sisältyvät flat rate -prosenttiin) korvattavat kustannukset 3. tavanomaisen palkan (peruspalkka, henkilökohtainen lisä, lomaraha ja lomapalkka, vuosilomakorvaus) lisäksi maksettavat tulospalkkiot, bonukset, luontaisedut ja vastaavat palkanlisät 4. yleinen henkilöstökoulutus 5. sakot, rangaistusmaksut ja oikeudenkäyntikulut 6. Rahoitukseen liittyvät menot: luottokorttien käyttömaksut, velan korot (muut kuin hyväksytyn valtiontukijärjestelyn yhteydessä yrityksille myönnetyt lainojen korkotuet), rahoitustapahtumiin liittyvät maksut, valuutanvaihtopalkkiot ja kurssitappiot sekä muut puhtaasti rahoitukseen liittyvät kustannukset (kuten vuokraleasingkorot). Tilin avaamisesta ja hoitamisesta aiheutuvat maksut, jos tuen myöntäminen ei sitä erikseen edellytä 7. Arvonlisävero, jonka voi vähentää tai josta saa palautuksen tai joka korvataan jollain muulla tapaa 8. Ei-lakisääteiset tai sopimuksiin perustumattomat lisäpalkkiot tai provisiot. 9.3 RAHOITUSOSUUKSIEN KIRJAAMINEN MAKSATUSHAKEMUKSEEN Projektin omarahoitusosuudella tarkoitetaan projektikirjanpitoon tuensaajilta tulevia rahoituseriä. Omarahoitusosuudesta enintään 50 % voi olla luontoissuorituksia, mikäli ne on hyväksytty projektipäätöksessä. Mikäli kunnan tai kuntayhtymän työntekijä on määrätty työskentelemään tietyssä hankkeessa kokopäivätoimisesti, työtekijälle maksettava palkka voi olla hankkeeseen vaadittavaa omarahoitusta. Kunnan ko. henkilölle kuukausittain maksama palkka on todellinen, maksettu kustannus, joka voidaan käsitellä rahoituksena. Se ei siis ole luontoissuoritus, jota vastaan ei voida maksaa tukea. Tällaisessa tapauksessa työn kohdistuminen ko. hankkeelle on todennettava joko sijaisjärjestelyin tai muulla luotettavalla tavalla. Lisäksi edellytetään, että ko. työntekijä on hankkeen johdon työnohjauksen ja valvonnan alainen. Jos kunta, muu julkinen organisaatio tai yksityinen rahoittaja on maksanut omaa rahoitusosuuttaan etupainotteisesti, ei tätä rahoitusosuutta saa tulouttaa hankkeen rahoitukseksi liian aikaisin. Kunta- ja yksityisrahoitusosuudet pitää kirjata maksatushakemukseen samassa prosentuaalisessa suhteessa kuin ne on rahoituspäätöksessäkin hyväksytty. Viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä kaikki rahoitusosuudet tulee tilittää hankkeelle. Jos rahoitusta on saatu enemmän kuin projektilla on kuluja, tulee tuensaajan sopia Lapin liiton kanssa, katsotaanko ylimääräinen rahoitusosuus hankkeen tuloksi vai palauttaako tuensaaja liikaa maksetut rahoitusosuudet osarahoittajille. Jos taas muut rahoittajat eivät maksa omia rahoitusosuuksiaan kokonaan, kattaa tuensaaja puuttuvan osuuden omalla rahoituksellaan.

20 MAKSATUSHAKEMUKSEN LIITTEET Ensimmäiseen maksatushakemukseen liitetään: 1. Todistus nimenkirjoitusoikeudesta 2. Henkilöstöluettelo ja kirjallinen toimenkuvalomake ja kopiot työsopimuksista (Toimitetaan ensimmäisen maksatuksen yhteydessä ja seuraavissa vain jos tiedot muuttuvat.) 3. Kaikista välittömien kustannusten tositteista kopiot Kaikkiin maksatushakemuksiin liitetään: 4. Raportti (tiivistelmä) maksatuskauden toiminnasta ja kustannusten syntymisestä 5. Raportointikaudella pidettyjen ohjausryhmän kokousten allekirjoitetuista pöytäkirjoista kopiot 6. Kirjanpidon pääkirjatuloste, jonka kirjanpitäjä tai talousvastaava vahvistaa allekirjoituksellaan sekä pääkirjan avain 7. Osa-aikaisesti projektille työskentelevien työntekijöiden kokonaistyöajanseurannat, joissa eriteltynä projekteille tehdyt työtunnit, kokonaistuntimäärä sekä päiväkohtainen selite projektille tehdystä työstä 8. Lomake selvitys projektihenkilöstön työajasta ja maksetuista palkoista täytettynä ja allekirjoitettuna 9. Kaikista välittömien kustannusten tositteista kopiot (Edustuskuluista tarjoilut, osallistujalista ja tilaisuuden ohjelma) 10. Lomake hankintaselvitys palvelujen ostoista sekä koneista, laitteista ja kalustosta 11. Kilpailutettujen hankintojen kilpailutusasiakirjoista sekä suoritetuista hintavertailuista ja tositteista kopiot (hankintailmoitus, tarjouspyyntö, avauspöytäkirja, tarjousten vertailu, sopimus, valituksi tulleen tarjous) 12. Kopiot kaikista tiedottamiseen liittyvistä kustannusten tositteista sekä mallikappaleet/kopiot tiedotus-/ilmoitus- /mainosmateriaalista. 13. Maksatuskauden aikana mahdollisesti tehdyistä ulkomaan matkoista raportit 14. Selvitys De-minimis tukien toteutumisesta, jos hankkeessa sellaisia syntyy 10. HANKKEIDEN TULOSTEN PYSYVYYS Rakennerahastotoiminnan tavoitteena on saada aikaan pysyviä vaikutuksia alueen kilpailukykyyn ja työllisyyteen. Lain eräiden työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalan ohjelmien ja hankkeiden rahoittamisesta (1652/2009) 20 pykälän mukaan maakunnan liitto voi määrätä avustuksen maksaminen lopetettavaksi taikka osittain tai kokonaan takaisinperittäväksi, jos: sellaisen omaisuuden omistus- tai hallintaoikeus, jonka hankkimiseen avustus on myönnetty, on luovutettu ennen kuin viisi vuotta on kulunut avustuksen maksamispäivästä taikka avustuksen saaja on lopettanut avustuksen kohteena olleen toiminnan tai supistanut sitä olennaisesti; tuen saaja on joutunut ulosottotoimenpiteen kohteeksi, selvitystilaan, konkurssiin taikka yrityksen saneerauksesta annetussa laissa (471/1993) tarkoitetun saneerausmenettelyn kohteeksi ja jollei tuen käyttötarkoituksesta muuta johdu;

21 20 perusrakenteen investointitukena maksetun avustuksen kohteena olevan toiminnan omistussuhteissa on tapahtunut viiden vuoden aikana avustuksen maksamispäivästä sellaisia olennaisia muutoksia, jotka vaikuttavat toimen luonteeseen tai täytäntöönpanon edellytyksiin taikka hyödyttävät aiheettomasti jotakin yritystä tai julkista yhteisöä. Esimerkkejä: Projektissa on kehitetty tuensaajan toiminnassa hyödynnettävä uusi sähköinen toimintamalli. Jos tuensaajan toiminta lakkaa ennen kuin viisi vuotta on kulunut projektin päättymisestä, myönnetty avustus peritään takaisin. Projektissa laaditaan esim. tutkimus tai järjestetään yksittäinen tapahtuma. Tuensaajan on tehtävä selvitys siitä, miten projektisuunnitelman kohteena olevaa toimintaa on tarkoitus jatkaa projektin päättymisen jälkeen. Selvitysvelvollisuutta ei ole, jos se on toiminnan luonteen vuoksi ilmeisen tarpeetonta. 12. EAKR-RAHOITUSTA OHJAAVAT LAIT JA ASETUKSET SEKÄ MUUT OHJEET Kansalliset säädökset: Rakennerahastolaki 1401/2006 (muutos 1653/2009) Valtioneuvoston asetus rakennerahastoista 311/2007 (muutokset 799/2008 ja 1656/2009) Valtioneuvoston asetus rakennerahastoista osarahoitettavien menojen tukikelpoisuudesta 1079/2007 Laki eräiden työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalan ohjelmien ja hankkeiden rahoittamisesta 1652/2009 Valtioneuvoston asetus eräiden työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalan ohjelmien ja hankkeiden rahoittamisesta 1695/2009 Valtionavustuslaki 688/2001 Hallintolaki 434/2003 Laki julkisista hankinnoista 348/2007, muutos 321/2010 Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista 614/2007 Tekijänoikeuslaki 404/1961 EY:n säädökset: NEUVOSTON ASETUS (EY) N:o 1083/2006, annettu 11 päivänä heinäkuuta 2006, Euroopan aluekehitysrahastoa, Euroopan sosiaalirahastoa ja koheesiorahastoa koskevista yleisistä säännöksistä sekä asetuksen (EY) N:o 1260/1999 kumoamisesta NEUVOSTON ASETUS (EY) N:o 1341/2008, annettu 18 päivänä joulukuuta 2008, Euroopan aluekehitysrahastoa, Euroopan sosiaalirahastoa ja koheesiorahastoa koskevan asetuksen (EY) N:o 1083/2006 muuttamisesta eräiden tuloja tuottavien hankkeiden osalta EUROOPAN PARLAMENTIN JA NEUVOSTON ASETUS (EY) N:o 1080/2006, annettu 5 päivänä heinäkuuta 2006,

22 21 Euroopan aluekehitysrahastosta ja asetuksen (EY) N:o 1783/1999 kumoamisesta EUROOPAN PARLAMENTIN JA NEUVOSTON ASETUS (EY) N:o 397/2009, annettu 6 päivänä toukokuuta 2009, Euroopan aluekehitysrahastosta annetun asetuksen (EY) N:o 1080/2006 muuttamisesta energiatehokkuuteen ja uusiutuvien energialähteiden käyttöön asuntokannassa tehtävien investointien tukikelpoisuuden osalta KOMISSION ASETUS (EY) N:o 1828/2006, annettu 8 päivänä joulukuuta 2006, Euroopan aluekehitysrahastoa, Euroopan sosiaalirahastoa ja koheesiorahastoa koskevista yleisistä säännöksistä annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1083/2006 ja Euroopan aluekehitysrahastosta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1080/2006 täytäntöönpanoa koskevista säännöistä KOMISSION ASETUS (EY) N:o 846/2009, annettu 1 päivänä syyskuuta 2009, Euroopan aluekehitysrahastoa, Euroopan sosiaalirahastoa ja koheesiorahastoa koskevista yleisistä säännöksistä annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1083/2006 ja Euroopan aluekehitysrahastosta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1080/2006 täytäntöönpanoa koskevista säännöistä annetun asetuksen (EY) N:o 1828/2006 muuttamisesta KOMISSION ASETUS (EY) N:o 1998/2006, annettu 15 päivänä joulukuuta 2006, EY:n perustamissopimuksen 87 ja 88 artiklan soveltamisesta vähämerkityksiseen tukeen KOMISSION PÄÄTÖS K(2007) 4511, toimenpideohjelman hyväksymisestä yhteisön tuen myöntämiseksi Euroopan aluekehitysrahastosta alueellisen kilpailukyvyn ja työllisyyden tavoitteiden mukaisesti Suomessa Muu ohjeistus: PROJEKTIKANSIO Projektin kaikki aineisto on tärkeää koota talteen ja säilyttää huolellisesti. Projektikansiosta täytyy löytyä ainakin o Rahoitushakemus o Rahoituspäätös (Lapin liitto ja muut rahoittajaosapuolet, kuten kunnat ja yksityiset tahot) ja mahdolliset muutospäätökset (esim. jatkoaika tai kustannuspaikkojen muutos) o Hyväksytty projektisuunnitelma o Ohjeet Lapin liiton rahoittamille projekteille sekä EURA2007 -seurantajärjestelmän ohjeet o Ohjausryhmän kokouskutsut ja pöytäkirjat

23 22 o Raportit (väli- ja loppuraportit, seurantaraportit, mahdolliset tarkastusraportit) o Maksatushakemukset ja päätökset o Projektin sopimukset o Kilpailuttamisasiakirjat o Tiedotusmateriaali; lehti-ilmoitukset, esitteet, lehtiartikkelit ja muu projektin julkisuuteen liittyvä aineisto o Tiedot projektissa työskentelevistä henkilöistä ja työajanseurannat o Kone-, laite- ja kalustoluettelo o Luontoissuoritusten seuranta 14. YHTEYSTIEDOT Kehittämisjohtaja Päivi Ekdahl paivi.ekdahl@lapinliitto.fi Kehittämispäällikkö Ritva Kauhanen ritva.kauhanen@lapinliitto.fi Hankkeiden yhteyshenkilöt Aluekehitysasiantuntija Minna Hietanen minna.hietanen@lapinliitto.fi Aluekehitysasiantuntija Satu Kantola satu.kantola@lapinliitto.fi Aluekehitysasiantuntija Olli Pohjonen olli.pohjonen@lapinliitto.fi Aluekehitysasiantuntija Samu Rötkönen samu.rotkonen@lapinliitto.fi va. Aluekehityssihteeri Anne Kenttäkumpu anne.kenttakumpu@lapinliitto.fi Maksatustarkastajat Maksatustarkastaja Erja Lisko erja.lisko@lapinliitto.fi Maksatustarkastaja Anu Moilanen anu.moilanen@lapinliitto.fi Maksatustarkastaja Pirjo Mäenalanen pirjo.maenalanen@lapinliitto.fi Maksatustarkastaja Anne Timberg anne.timberg@lapinliitto.fi Maksatustarkastaja Mira Uusiportimo mira.uusiportimo@lapinliitto.fi

24 LOMAKKEET JA MALLIT Malli ensimmäisen ohjausryhmän kokouksen esityslistaksi Raporttimalli maksatuskauden toiminnasta Selvitys projektihenkilöstön työajasta ja maksatuista palkoista Työaikakirjanpitomalli Henkilöstöluettelo ja kirjallinen toimenkuva Projektin hankintaselvitys palvelujen ostoista sekä koneista, laitteista ja kalustosta Luontoissuoritusten seurantalomake De minimis todistus Tiedotussuunnitelma-malli

25 24 ESITYSLISTA Avustuksen saaja päiväys Liite Projekti: Kokous nro: Aika ja paikka: Tämä on MALLI, jota voi muokata ja soveltaa tarpeen mukaan. Jäsenet: OHJAUSRYHMÄN KOKOUS NRO X 1 Kokouksen avaus 2 Puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja sihteerin valinta Esitys: Päätös: 3 Ohjausryhmän kokoonpano Projektin rahoituspäätöksessä on nimetty ohjausryhmän jäseniksi.. (Tässä voidaan keskustella, onko syytä täydentää kokoonpanoa tai kutsua mahdollisesti asiantuntijoita joihinkin ohjausryhmän kokouksiin.) Esitys: Päätös: 4 Ohjausryhmän tehtävien toteaminen Ohjausryhmä on asiantuntijoista ja keskeisimpien sidosryhmien edustajista koottu projektin toteuttajan tukiryhmä, jonka tehtävänä on Projektin etenemisen seuraaminen ja kokonaisarviointi, mahdollisten muutostarpeiden ja ongelmakohtien tunnistaminen sekä tarvittavien korjaavien toimenpiteiden osoittaminen Rahoitussuunnitelman toteutumisen ja maksatusten etenemisen seuraaminen Tarvittaessa tehtävien muutosehdotusten (mm. jatko-aika, kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman muutokset) käsittely Projektin vaikuttavuuden ja tuloksellisuuden arviointi sekä tulosten hyödyntäminen

26 25 Hyvien käytäntöjen levittäminen Seurantatietojen ja osallistujapalautteiden käsittely Tiedottaminen (tiedotussuunnitelma ja sen toteutuminen) Projektin verkostoitumisen edistäminen ja yhteistyömahdollisuuksien luominen eri organisaatioiden muihin toimiin ja projekteihin Väliraporttien käsittely ja loppuraportin hyväksyminen Esittää Lapin liitolle projektin keskeyttämistä, jos projektin jatkaminen ei osoittaudu tarkoituksenmukaiseksi Projektin toiminnan itsearviointi Projektisuunnitelmaan kirjaamattomien ulkomaan matkojen sekä merkittävien kotimaan matkojen käsitteleminen ja hyväksyminen (Huom! Matkat on hyväksytettävä jo ennen matkan toteutumista myös hankkeen valvojalla) Ulkomaanmatkojen matkaraporttien käsittely Avustuksen saaja on aina vastuussa projektin toteuttamisesta ja tuen käytöstä. Ohjausryhmälle tätä vastuuta ei voi siirtää. Esitys: Todetaan ohjausryhmän tehtävät. Päätös: 5 Ohjausryhmän päätösvaltaisuudesta päättäminen Yleinen käytäntö on, että kokous on päätösvaltainen kun jäsenistä puolet ja puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ovat paikalla. Esitys: Päätös: 6 Ohjausryhmän laillisuudesta päättäminen Yleinen käytäntö on, että kokouskutsu lähetetään yleensä kahta viikkoa ennen kokousta ja kokousaineisto viikkoa ennen kokousta. Kokouskutsu voidaan lähettää joko kirjeitse tai sähköpostilla. Esitys: Päätös: 7 Pöytäkirjojen tarkastamisesta päättäminen Pöytäkirja voidaan tarkastaa joko seuraavassa kokouksessa tai sitten valitaan joka kokouksessa pöytäkirjantarkastajat, jotka tarkastavat pöytäkirjan ennen seuraavaa kokousta. Esitys: Päätös:

27 26 8 Ohjausryhmän omista kuluperusteista päättäminen Lapin liiton ohjeiden mukaisesti ohjausryhmän hyväksyttäviä kustannuksia ovat jäsenten ja asiantuntijoiden matkakulut, kokouspalkkiot sekä kohtuulliset kokousjärjestelykustannukset. Ohjausryhmä päättää, maksetaanko kokouspalkkiota, joka voi olla enintään 60 /hlö/kokous. Matkakustannukset hyväksytään valtion tai kunnan matkustussäännön mukaisesti. Viranhaltijoille ei makseta kokouspalkkiota. Kaikki kokouskulut sisältyvät flat rateen. Esitys: (tässä esitetään keille ohjausryhmän jäsenille maksetaan kokouspalkkio ja keille matkakustannukset) Päätös: 9 Projektin maksuliikenteestä päättäminen ja projektin tili Avustuksen saajan tulee pitää erillistä kirjanpitoa tai riittävää kirjanpitoluokitusta. Kirjanpitoon ei saa sisällyttää muita kuin projektiin kohdistuvia kuluja. Kirjanpidon tulee perustua tarkistettavissa oleviin tositteisiin ja sen tulee tuottaa yksityiskohtaiset tiedot rahoitetun projektin menoista ja tuloista. Esitys: Projektia hallinnoi avustuksen saaja ja maksuliikenne hoidetaan sen kautta. Projektille avataan/on avattu kustannuspaikka. Päätös: 10 Projektin laskujen hyväksyjä/t Projektin laskujen hyväksyjä vastaa siitä, että projektin varoista maksetaan vain projektisuunnitelman mukaisia kuluja. Yleensä hyväksyjänä toimii projektipäällikkö. Esitys: Päätös: 11 Projektin sisältöön liittyvät asiat Lapin liitto on x.x.200x tehnyt myönteisen rahoituspäätöksen xxxxx projektista. Ohjausryhmän jäsenille on lähetetty kopio rahoituspäätöksestä sekä sen liitteistä. XX esittelee projektisuunnitelman sekä projektin tarkennetun ja aikataulutetun toimenpidesuunnitelman. (Osalle ohjausryhmän jäsenistä projekti voi olla jo suunnitteluvaiheesta tuttu, mutta on syytä käydä kaikkien kanssa yhteisesti läpi projektin tavoitteet, toimenpiteet jne. jotta koko ryhmä saadaan sitoutettua mukaan toimintaan. Tähän pykälään on syytä varata eniten aikaa.) Esitys: Päätös: 12 Muut asiat 13 Seuraava kokous 14 Kokouksen päättäminen

28 27

29 28 SELVITYS PROJEKTIHENKILÖSTÖN TYÖAJASTA JA MAKSETUISTA PALKOISTA Hanke: Hankkeella on nimi = projektipäätöksessä oleva virallinen nimi Projekti nro: Toteuttajan /osatoteuttajan nimi Maksatuskausi: Huom! tiedot tulee olla tältä aikaväliltä, myös kokonaispalkka ja kokonaistyöaika LAPIN LIITTO Laatija ja puhelinnumero: Laatijan nimen selvennys ja puhelinnumero Rovaniemi Tiedot maksatuskaudelta, työajanseurantojen mukaan Projektiin Kokonais- Projektiin Projektista Maksettu Projektista Henkilön nimi Tehtävä projektissa käytetty työaika käytetty laskutettu kokon.palkka maksettu palkka Lomapalkka työaika tunteina työaika %:na palkka ja ja sivukulut %:na varaus tunteina (100%) kok.työajasta sivukulut (100%) kokonaispalkasta yht. 0,00 yht. 0,00 JAKSON PALKAT YHTEENSÄ 0,00 Palkkojen lakisääteisten sivukulujen laskentaperusteet ( Luvut eivät sisällä työntekijän osuutta ) Vakuutan, että tällä maksatushakemuksella ilmoitetut ennakonpidätykset ja sotu-maksut on tilitetty veroviranomaisen tilille, eikä henkilöiden palkkaukseen ole saatu muuta tukea. Sosiaaliturvamaksu % (esim. työllistämistuki) Eläkevakuutus % Työttömyysvakuutus % Päivämäärä Tapaturmavakuutus % Ryhmähenkivakuutus % Allekirjoitus % % Yhteensä % Nimenselvennys ja asema organisaatiossa, puh.nro Liite 15.3 Alkuperäiset asiakirjat tulee säilyttää hakijaorganisaation tai osallistujien taustaorganisaatioiden arkistoissa vähintään asti.

30 29 LAPIN LIITTO Rovaniemi TYÖAIKAKIRJANPITO Liite 15.4 Työntekijä Työnantaja Kuukausipalkka Tuntipalkka Raportointikausi pvm Työtehtävät Projekti 1 Projekti 2 Projekti 3 Muut tehtäv. Yht. yht. Projekti 1 Projekti 2 Projekti 3 Työntekijän allekirjoitus Esimiehen allekirjoitus

31 30 Liite 15.5 HENKILÖSTÖLUETTELO JA KIRJALLINEN TOIMENKUVA Projektiin palkatut työntekijät Työntekijän nimi LAPIN LIITTO Rovaniemi Työsuhteen kesto (jos määräaikainen työsuhde) Työsuhde alkoi (jos vakinainen työsuhde) Tehtävänimike organisaatiossa Tehtävänimike projektissa (jos eri kuin organisaatiossa) Kuukausipalkka Tekeekö työntekijä töitä projektille koko- vai osa-aikaisesti (%)? Kirjallinen toimenkuva (keskeiset työtehtävät, tarvittaessa käytä liitettä) Työntekijän nimi Työsuhteen kesto (jos määräaikainen työsuhde) Työsuhde alkoi (jos vakinainen työsuhde) Tehtävänimike organisaatiossa Tehtävänimike projektissa (jos eri kuin organisaatiossa) Kuukausipalkka Tekeekö työntekijä töitä projektille koko- vai osa-aikaisesti (%)? Kirjallinen toimenkuva (keskeiset työtehtävät, tarvittaessa käytä liitettä) Päiväys Allekirjoitus

32 31 Liite 15.6

33 32 Liite LAPIN LIITTO Rovaniemi SELVITYS LUONTOISSUORITUKSISTA Hankkeen nimi ja nro: Raportointikausi: Työntekijän organisaatio: Työntekijän nimi: Pvm Tehty työ tai luovutettu tavara työaika (h) tuntihinta sivukuineen yhteensä Päiväys yhteensä työntekijän allekirjoitus: Päiväys esimiehen allekirjoitus: Huom palkanlaskija tai taloushallinnosta vastaava täyttää: Täytetään ensimmäiseen tunti-ilmoitukseen, myöhemmin ilmoitetaan muuttuneet tiedot Työntekijän kk palkka sivukuluineen Työntekijän tuntipalkka sivukuluineen päiväys Palkanlaskijan tai taloushallinnosta vastaavan allekirjoitus Luontoissuoritukseksi hyväksytään vain hankesuunnitelmassa ennalta hyväksytyt työt, joista muiden tekemänä laskutettaisiin. Tuotantopanosten osalta voidaan ottaa huomioon palvelun tai tuotteen käypä arvo tai aiheutuneet kustannukset. Tarvittaessa on luontoissuorituksen määrästä esitettävä puolueeton arvio. Talkootyön hinnoittelu: alle 18 v. henkilöt 5,50 /h, tavallinen talkootyö 8,50 /h, ammattityö 13,50 /h, traktori tms. 25,00 /h, kaivinkone tms. 34,00 /h. Luovutettujen tarvikkeiden arvona käytetään niiden markkina-arvoa.

34 33 Liite 15.8 DE MINIMIS TODISTUS Yrityksen nimi / y-tunnus Osoite Projektin nimi Toteutusaika Päähakijan nimi Osoite Erittely: Yritys ei ole saanut de minimis ehtoista julkista tukea minkään kolmen verovuoden aikana (kahden edeltävän verovuoden ja kuluvan verovuoden aikana). (Komission asetus N:o 1998/2006) Yritys on saanut de minimis ehtoista julkista tukea kolmen verovuoden aikana (kahden edeltävän verovuoden ja kuluvan verovuoden aikana). Tuen myöntäjä Myöntämispäivä Summa Vakuutan antamani tiedot oikeiksi Paikka ja päiväys Allekirjoitus Nimenselvennys

35 34 Liite 15.9 ESIMERKKI Viestintäsuunnitelma Ajankohta Tavoite / teema Viestintäprojekti Toimenpiteet Kohderyhmä Kanavat Puhemies Vastuuhenkilö Resurssi- ja materiaalitarpeet Esim Tammikuu/ vko 2 Rahasto-ohjelmien tunnettuuden lisääminen Tiedotuskampanja lähestyvän hakuajan päättymisestä Tiedotteen laatiminen, puhemiesten haastattelujen tarjoaminen maakuntalehdille ja mediarekisterin kokoaminen Hankeammattilaiset; suuri yleisö Maakunta- ja paikallislehdet; paikallisradiot ja - televisiot NN MM Esitteet; cv:t, jne Kustannukset Tehty Ydinviestien seuranta medioissa Lopputuloksen arvioint ja jatkotoimet Tiedottajan työ eutoa; tiedotustilaisuuden Etelä-Suomen kulut 300 euroa Todettiin hyväksi Sanomat xx etusivun juttu... tavaksi lähestyä mediaa