TOIMEKSIANTOSOPIMUS. Palkka- ja taloushallintopalvelut

Transkriptio

1 1 (3) TOIMEKSIANTOSOPIMUS Palkka- ja taloushallintopalvelut 1. Sopijapuolet Kuhilas Oy (Toimittaja) ja Tuusniemen kunta (Asiakas) 2. Sopimuksen tarkoitus Asiakas siirtää tällä toimeksiantosopimuksella palkanlaskentaan ja taloushallintoon liittyviä tehtäviään Toimittajan hoidettaviksi. Palvelusopimus perustuu seuraaville asioille: - asiakas tuottaa aineiston, jonka perusteella toimittaja vastaa täytäntöönpanosta - toimittaja ei osallistu asiakkaan päätöksentekoon - toimittaja osallistuu asiakkaan vastuulle kuuluvien asioiden valmisteluun siltä osin kuin siitä sovitaan - tavoitteena on käyttää sähköistä ilmoittamista mahdollisimman laajasti Tällä sopimuksella sovitaan ehdot ja toimintatavat, joita noudatetaan Asiakkaan ja Toimittajan välillä palveluiden hankinnoissa. Kyseessä olevan palvelun sisältö on kuvattu yksityiskohtaisesti sopimuksen liitteessä. liite 1: liite 2: liite 3: liite 4: Palkkahallintopalvelut Kirjanpitopalvelu Ostolaskujen sähköinen kierrätyspalvelu Myyntireskontran hoito 3. Toimittajan vastuut ja oikeudet Toimittaja vastaa palvelukuvausten mukaisten tehtävien oikea-aikaisesta ja virheettömästä suorittamisesta Asiakkaalta saatujen tietojen pohjalta. Toimittaja vastaa palveluiden suorittamiseen liittyvien resurssien riittävyydestä ja ammattitaidosta. Toimittajan on ilmoitettava Asiakkaalle tämän toimittamassa aineistossa havaitsemistaan virheistä. Toimittaja ei kuitenkaan ole velvollinen korjaamaan Asiakkaan toimittaman aineiston mahdollisia virheitä. Pääsääntöisesti virheellinen asia tai aineisto palautetaan asiakkaan korjattavaksi, mutta asiakas ja toimittaja voivat erikseen sopia, mitä virheitä tai puutteellisuuksia toimittaja voi korjata asiakkaan puolesta. Toimittaja osallistuu tietojärjestelmien ja toimintatapojen kehittämiseen yhdessä asiakkaan kanssa. Toimittaja on velvollinen järjestämään sisäisen valvontansa. Toimittaja vastaa siitä, että sen työntekijöillä on pääsy Asiakkaan tietoihin siinä laajuudessa kuin tehtävien hoito sitä edellyttää ja sitoutuu noudattamaan Asiakkaan tietoturvapolitiikkaa Asiakasta koskevien tietojen osalta.

2 2 (3) 4. Asiakkaan vastuut ja oikeudet Asiakas on kirjanpitovelvollisena vastuussa kirjanpidostaan, verovelvollisena veroistaan ja henkilöstönsä työnantajana työnantajavelvoitteistaan. Asiakkaalla on vastuu Toimittajalle toimitettujen tietojen ja aineistojen oikeellisuudesta ja täydellisyydestä. Asiakas omistaa tietojärjestelmissä käsiteltävän kaiken aineiston/tiedon, joka koskee sitä itseään tai palveluksessaan olevaa henkilöstöä. Käyttöoikeudet annetaan niille asiakkaan palveluksessa oleville, jotka työnsä puolesta niitä tarvitsevat ja siinä laajuudessa kuin tehtävien hoito sitä edellyttää. Asiakas vastaa omasta ohjelmiston käytöstään ja sen avulla luomansa materiaalin sisällöstä, oikeellisuudesta ja asianmukaisuudesta. Asiakkaan näin tuottama aineisto katsotaan asiakkaan toimittajalle luovuttamaksi aineistoksi. Palvelujen suorittamiseksi tarvittavat tiedot ja aineisto on annettava toimittajalle niin hyvissä ajoin, että toimittaja voi tehdä tehtävänsä asianmukaisesti normaalina työaikana. Asiakkaalla tai Asiakkaan valtuuttamana tämän puolesta sisäistä valvontaa tekevällä on oikeus valvoa Toimittajan toimintaa omien asioidensa hoitamisessa, ja tässä tarkoituksessa tehdä ns. sisäisen valvonnan tarkastuksia. 5. Palveluaika Kuhilas Oy:n palveluaika on pääsääntöisesti arkisin klo Palveluiden hinnoittelu, laskutus ja maksuehdot 7. Ylivoimainen este Palvelujen hinnat on määritelty erillisessä hinnastossa. Hintoihin lisätään voimassa oleva arvonlisävero. Toimittaja veloittaa Asiakkaan tilaamat, palvelusopimukseen kuulumattomat työt hinnastossa sovittujen veloitusperusteiden mukaisesti. Toimittajalla on oikeus veloittaa välittömät, merkittävät lisäkustannukset, jotka johtuvat Asiakkaan toimittamasta väärästä aineistosta tai muusta asiakkaasta johtuvasta syystä. Toimittaja laskuttaa tuottamansa palvelut kuukausittain, maksuehto on 10 päivää netto. Laskuihin kohdistuvat huomautukset on tehtävä kirjallisesti kahdeksan päivän sisällä laskun päiväyksestä. Osapuoli ei vastaa velvoitteen viivästymisestä tai täyttämättä jättämisestä, jos velvoitteen viivästyminen tai täyttämättä jättäminen johtuu seikasta, johon osapuoli ei ole kohtuudella voinut vaikuttaa. Tällaisia esteitä ovat yleisen tietoliikenteen

3 3(3) keskeytyminen, työtaistelutoimenpide tai muu näiden kaltainen seikka. Ylivoimaisesta esteestä on viipymättä ilmoitettava toiselle osapuolelle. 8. Vahingonkorvausvelvollisuus Toimittaja ei vastaa välillisistä vahingoista. Toimittaja on velvollisen korvaamaan vahingon vain sikäli ja siltä osin, kuin Asiakas osoittaa, että Toimittajan asianmukaisesti ja ajallaan suorittama sopimuksen mukainen toimenpide olisi estänyt vahingon tai rajoittanut sitä. Toimittaja ylläpitää kustannuksellaan asianmukaisen vastuuvakuutuksen. 9.Voimassaolo ja irtisanominen Sopimus on voimassa toistaiseksi. Irtisanomisaika on sekä asiakkaan että toimittajan puolelta 6 kuukautta. 10. Erimielisyyksien ratkaiseminen Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Tästä sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet ratkaistaan Kuopion käräjäoikeudessa. 11. Sopimuksen lisäykset ja muutokset Kaikki lisäykset ja muutokset sopimukseen on tehtävä kirjallisesti. 12. Allekirjoitukset Tätä Sopimusta on allekirjoitettu kaksi (2) samasanaista kappaletta, yksi kummallekin osapuolelle. Kuopiossa / 2015 Kuhilas Oy Tuusniemen kunta Riitta Hautaniemi toimitusjohtaja Toni Auvinen kunnanjohtaja

4 Liite 1 1(2) Palvelukuvaus PALKKAHALLINTOPALVELUT Henkilön perustietojen hallinta Henkilötietojen ja palvelussuhteiden ylläpito: henkilöperustietojen ja palvelussuhteiden ylläpito verotietojen ylläpito Ohjaustietojen ylläpito: organisaatiorakenteen ylläpito palkkajärjestelmän ohjaustietojen ylläpito Palkanlaskenta ja maksatus palkkojen ja palkan luonteisten erien laskeminen ja maksatus palkan määrään vaikuttavien perustetekijöiden ylläpito, sisältäen yleiskorotukset keskeytysten käsittely luontaisetujen käsittely ulosottojen ja muiden palkasta perittävien käsittely vuosilomaoikeuksien laskeminen sekä lomapalkkojen ja -rahojen käsittely palvelusaikaan liittyvän lisän laskenta ja maksatus, jollei siihen liity harkintaa sekä ensimmäisen lisän valmistelu ja maksatus palkan maksaminen työsuhteen päättyessä maksatusaineiston tuottaminen ja lähettäminen pankkiin palkkalaskelman toimittaminen palkansaajille työnantajatilitykset vuosi-ilmoitukset tiedottaminen asiakkaalle palkka-ajojen aikatauluista sekä aineistojen toimittamisen määräajoista Asiakaspalvelu Asiakas vastaa neuvonta työehtosopimusten soveltamisessa palkka- ja palvelutodistusten antaminen Kela-korvausten hoitaminen asiakkaan puolesta työtapaturmailmoitusten täydentäminen ja ilmoitusliikenteen hoito opastus Populuksen lomakkeiden käytössä Ohjaustietojen ylläpidon muutosten ilmoittamisesta, esim. organisaatiorakenteen muutokset, paikallisten työehtosopimusten vaikutukset Kuhilas Oy Y-tunnus: Tulliportinkatu 37 F, PL Kuopio Puh Fax

5 Alla mainittujen tietojen päättämisestä, hyväksymisestä ja ilmoittamisesta Populuksen lomakkeistolla työsopimukset henkilön perustiedot palkan laskemiseen tarvittavat tiedot maksettavat palkkiot palveluaikaan perustuvista lisistä, joihin sisältyy harkintaa myöntää palkkaennakon palvelukeskukselle palkasta perittävät ja hyväksyy keskeytykset palvelukeskukselle palvelussuhteessa tapahtuvat muutokset ml irtisanomisen, työsuhteen purkamisen ja työsuhteen päättämisen koeaikana 2(2) Lisäksi asiakas vastaa Työtodistusten antamisesta Eläkeneuvonnasta Kuhilas Oy Y-tunnus: Tulliportinkatu 37 F, PL Kuopio Puh Fax

6 Palvelukuvaus Liite 2 TALOUSHALLINTOPALVELUT KIRJANPITOPALVELUT Kuukausikirjanpito Tiliotteiden tiliöiminen ja kirjanpitoon siirto Kirjanpitoliittymistä tulevien tapahtumien siirto kirjanpitoon Muistiotositteiden kirjaaminen Kuukausijaksotusten tekeminen asiakkaan antamien tietojen mukaan Kuukausitäsmäytysten tekeminen Ulkoisten kirjanpitoraporttien tekeminen ja arkistointi o tase o tuloslaskelma o päivä- ja pääkirjat Viranomaisilmoitukset arvonlisäveron valvontailmoitusten tekeminen veroilmoituksen tekeminen Tilinpäätös Tilinpäätösjaksotusten tekeminen Tasekirjan numeerisen tiedon tekeminen o tase o tuloslaskelma o rahoituslaskelma o liitetiedot Tase-erittelyiden tekeminen Muut kirjanpitopalvelut Kirjanpitotilien ylläpito Käyttöomaisuuskirjanpidon tekeminen Taloustilaston laatiminen Arkistointi Kirjanpitoaineiston arkistointi asiakkaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti Kuhilas Oy Y-tunnus: Tulliportinkatu 37 F, PL Kuopio Puh Fax

7 Palvelukuvaus Liite 3 TALOUSHALLINTOPALVELUT OSTOLASKUJEN SÄHKÖINEN KIERRÄTYSPALVELU Ostolaskujen, maksumääräysten ja niiden liitteiden skannaus Paperisten ostolaskujen, maksumääräysten ja niihin liittyvien välttämättömien liitteiden skannaus Ostolaskujen ja maksumääräysten käsittely Ostolaskujen ja maksumääräysten lakisääteisten kelpoisuusehtojen tarkastaminen Ostolaskujen ja maksumääräysten laskutietojen tallentaminen Sähköisten ostolaskujen vastaanottaminen Ostolaskujen ja maksumääräysten siirto sähköiseen kierrätykseen asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi Ostolaskujen ja maksumääräysten kierron valvonta Hyväksyttyjen ostolaskujen ja maksumääräysten siirto asiakkaan reskontraan ja kirjanpitoon. Sähköisen kierrätyksen ylläpitotehtävät Käyttöoikeustietojen ylläpito Reittimallien ylläpito Kirjanpidon tilien ylläpito Toimittajarekisterin ylläpito Ostoreskontran hoitaminen Hyvityslaskujen kohdistaminen veloituslaskuille Maksatustiedoston muodostaminen ja aineiston lähetys pankkiin Ostoreskontran seuranta ja täsmäytys Arkistointi Paperisten ostolaskujen, maksumääräysten ja niiden liitteiden säilyttäminen sovitun ajan Ostolaskujen sähköinen arkistointi asiakkaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Asiakas vastaa Ostolaskujen ja maksumääräysten tarkastaminen ja hyväksyminen Asiatarkastajien ja hyväksyjien käyttöoikeuksien ylläpito Kuhilas Oy Y-tunnus: Tulliportinkatu 37 F, PL Kuopio Puh Fax

8 Palvelukuvaus Liite 4 TALOUSHALLINTOPALVELUT LASKUTUS- JA PERINTÄPALVELUT Myyntilaskutuspalvelu Web-laskutusmääräysohjelman antaminen asiakkaan käyttöön Laskutusaineiston vastaanotto Web-laskutusmääräyksistä Laskutusaineiston vastaanotto asiakkaan omista laskutusohjelmista Laskutiedoston muodostaminen ja laskujen lähettäminen Laskujen siirtäminen myyntireskontraan ja kirjanpitoon Myyntireskontran hoitaminen Asiakkaan oman laskutuksen laskutietojen siirtäminen myyntireskontraan Viitesuoritusten nouto pankista ja kohdistaminen laskuille Hyvityslaskujen käsittely erääntyvien seuranta Perintä 1 maksukehotuksen lähettäminen Saamisten siirto Perintätoimistoon tai muulle sovitulle perinnänhoitajalle Luottotappiokäsittely Asiakasrekisterin ylläpitäminen Asiakkaiden perustaminen tarvittaessa Asiakastietojen muutosten tekeminen tarvittaessa Arkistointi laskutusaineiston arkistointi Asiakkaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti Kuhilas Oy Pankki: Y-tunnus: Tulliportinkatu 37 F, PL 3010 Sampo Pankki Oyj Kuopio Tilinumero: Puh Fax

9

10

11

12

13

14

15

16 YHTEISTYÖSOPIMUSluonnos Sopijat Kehittämisyhdistys Kalakukko ry (Kalakukko ry) Siilinjärven kunta, Kuopion kaupunki, Juankosken kaupunki, Tuusniemen kunta, Kaavin kunta ja Rautavaaran kunta Sopimuksen tarkoitus ja yhteyshenkilöt Tällä sopimuksella sovitaan Kalakukko ry:n Elinvoimaa Kalakukosta Maaseudun kehittämisstrategian toteuttamiseen liittyvästä kuntayhteistyöstä. Yhteyshenkilöt on esitetty sopimuksen liitteessä 1. Ohjelman rahoitus Kalakukko ry:n ohjelmakaudelle suuntaa-antava rahoituskehys on , josta 20 % on kuntarahaa (Liite 2) MMM päätös Dnro 922/411/2014). Kuntavastinrahan määrä koko ohjelmakaudelle on , joka on 2,92 /asukas. Kuntavastinrahan määrä ohjelmakausitasolla voi enintään olla Kalakukko ry:n toiminta-alueen kaikkien kuntien (Siilinjärvi, Kuopio, Maaninka, Juankoski, Tuusniemi, Kaavi ja Rautavaara) kanssa keväällä 2014 neuvoteltu kuntarahoitusosuus 3,7 /asukas. MMM toteuttaa ohjelmakaudella kahdesti kehystarkastuksen, joka mahdollistaa lisäkehyksen, 27 milj. saannin 54 Leader-ryhmälle. Paikallisen strategian toteumaa tarkastellaan tulosten ja tulosten perusteella. Jos MMM myöntää päätöksellään Kalakukko ry:lle lisäkehystä (EU ja valtio) niin yllämainitut alueen kunnat osoittavat tarvittavan määrän kuntavastinrahaa kuitenkin enintään 3,7 /asukas, johon kevään 2014 neuvottelukierroksella Kalakukon toiminta-alueen kaikki kunnat ovat sitoutuneet. Sivu 1 / 6

17 Toiminta-alueen kunnat sitoutuvat rahoittamaan Elinvoimaa Kalakukosta kehittämisstrategian kuntavastinrahasta vuosittain tarkastetun asukaslukuosuutta vastaavan määrän. Kuntavastinraha laskutetaan kerran vuodessa helmi huhtikuussa kunnan asukaslukuosuutta vastaava määrä ja MMM:n myöntövaltuuspäätöksen mukaisesti. Kuntien ennakkomaksuvelka Kalakukko ry:n tilinpäätöksen 2014 mukainen kuntien ennakkomaksuvelka, ns. hankkeisiin sitomaton kuntaraha siirretään yhdistyksen kirjanpidossa ja hallituksen päätöksellä summa osoitetaan Kalakukko ry:n kehittämisstrategian kuntarahoitukseksi ohjelmakaudelle (Liite 3). Tämä toteutuu vuosien 2014 ja 2015 kuntaosuuslaskutuksissa osittain alentuneina maksuosuuksina siten, että vuonna 2014 ei laskuteta kuntarahaosuuksia ollenkaan lukuun ottamatta Siilinjärveä laajentunut asukaspohja ja Maaninka Kalakukon uutena alueena. Kuopion laajentunut (Nilsiä, Karttula, Maaninka) asukaspohja on huomioitu vuoden 2015 kuntarahaosuudessa. Vuoden 2015 tilinpäätöksen mukaisesta kuntien ennakkomaksuvelasta Kalakukko ry:n hallitus tekee erillispäätöksen. Raportointi Kalakukko ry raportoi kunnille Elinvoimaa Kalakukosta kehittämisstrategian toteutumisesta ja tehdyistä hankepäätöksistä kerran vuodessa sopimuksessa mainitulle yhteyshenkilöille. Yritys- ja kehittämishankkeiden valmistelu Kalakukko ry osoittaa alueelle riittävät ja osaavat henkilöresurssit (1-2 henkilöä) hankkeiden aktivointiin ja neuvontaan (sis. sähköisen Hyrrä asiointipalvelun) sekä Leader-toiminnasta että Elinvoimaa Kalakukosta kehittämisstrategiasta tiedottamiseen. Tässä tavoitteena on tehdä asianmukaista yhteistyötä kuntien elinkeinotoimen kanssa siten, että toimenpiteet tukevat kuntien strategisia tavoitteita. Kalakukko ry huolehtii parhaan kykynsä mukaan siitä, että kehittämisstrategiaa toteutetaan sen tavoitteiden mukaisesti Kalakukko ry:n jokaisen sopimuskunnan alueella. Sivu 2 / 6

18 Sopimuksen voimassaoloaika Tämä sopimus tulee voimaan kun kaikki osapuolet ovat sen hyväksyneet ja allekirjoittaneet, ja on voimassa saakka. Sopimuksen muuttaminen Mahdolliset muutokset tähän sopimukseen tehdään kirjallisesti ja sopimusmuutos tulee voimaan, kun kaikki osapuolet ovat sen hyväksyneet ja allekirjoittaneet. Sopimuksen purkaminen Sopimus voidaan purkaa jos Kalakukko ry tai sopimusalueen jokin kunta jättää hoitamatta sille sopimuksen mukaan kuuluvat tehtävät, eikä korjaa toimintaansa sopimuksen mukaiseksi edellä mainitun osapuolen kirjallisesti asettamassa 30 vuorokauden määräajassa. Huomautus sopimusrikkomuksesta ja/tai sopimuksen purkaminen on tehtävä kirjallisesti Kalakukko ry:lle tai asianomaiselle sopimuskunnalle. Huomautus sopimusrikkomuksesta ja/tai ilmoitus sopimuksen purkamisesta katsotaan tulleen edellä mainitun osapuolen tietoon sinä päivänä, kun se on toimitettu sähköpostilla toiselle osapuolelle liitteessä 1 mainittuun sähköpostiin. Huomautus sopimusrikkomuksesta ja/tai sopimuksen purkaminen on saatettava kirjallisesti tiedoksi myös kaikille sopimusosapuolille liitteessä 1 mainittuihin sähköposteihin. Erimielisyyksien käsittely Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet pyritään ensisijaisesti sopimaan osapuolten kesken neuvottelemalla. Mikäli neuvottelut eivät johda sovintoratkaisuun, osapuolella on oikeus saattaa asia toimivaltaisen käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Sivu 3 / 6

19 Sopimuksen voimaantulo Tämä sopimus tulee voimaan, kun kaikki osapuolet ovat sen hyväksyneet ja allekirjoittaneet. Sopimusta on tehty seitsemän (7) saman sisältöistä kappaletta, yksi jokaiselle osapuolelle. Siilinjärvellä Paikka ja aika Vesa Lötjönen kunnanjohtaja Siilinjärven kunta Heikki Simonen yritysasiamies Siilinjärven kunta Kuopiossa Paikka ja aika Petteri Paronen kaupunginjohtaja Kuopion kaupunki Heikki Vienola kaupunginsihteeri Kuopion kaupunki Juankoskella Paikka ja aika Petri Kangasperko kaupunginjohtaja Juankosken kaupunki Kaisu Matinniemi hallintojohtaja Juankosken kaupunki Sivu 4 / 6

20 Tuusniemellä Paikka ja aika Toni Auvinen kunnanjohtaja Tuusniemen kunta Jari Tuononen hallintojohtaja Tuusniemen kunta Kaavilla Paikka ja aika Ari Sopanen kunnanjohtaja Kaavin kunta Marja-Liisa Holopainen hallintojohtaja Kaavin kunta Rautavaaralla Matti Ahonen kunnanhallituksen puheenjohtaja Rautavaaran kunta Unto Murto kunnanjohtaja Rautavaaran kunta Sivu 5 / 6

21 Siilinjärvellä Jorma Holopainen puheenjohtaja Kehittämisyhdistys Kalakukko ry Jaana Paananen toiminnanjohtaja Kehittämisyhdistys Kalakukko ry Sivu 6 / 6

22 YHTEISTYÖSOPIMUKSEN LIITE 1 Yhteyshenkilöt kunnittain ja Kalakukko ry:n yhteyshenkilö sekä sähköpostiyhteystiedot: Siilinjärvi; yritysasiamies Heikki Simonen, etunimi.sukunimi@siilinjarvi.fi Kuopio; strategiajohtaja Sirpa Lätti-Hyvönen, etunimi.sukunimi@kuopio.fi Juankoski; kaupunginjohtaja Petri Kangasperko, etunimi.sukunimi@juankoski.fi Tuusniemi; kunnanjohtaja Toni Auvinen, etunimi.sukunimi@tuusniemi.fi Kaavi; kunnanjohtaja Ari Sopanen, etunimi.sukunimi@kaavi.fi Rautavaara; kunnanjohtaja Unto Murto, etunimi.sukunimi@rautavaara.fi Kalakukko ry:n yhteyshenkilönä toimii toiminnanjohtaja, jaana.paananen@kalakukkory.fi

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36