TYÖNANTAJAN OPAS. SuoraTyö.fi-palvelun käyttöönotto ja työtuntien hyväksyminen

Transkriptio

1 TYÖNANTAJAN OPAS SuoraTyö.fi-palvelun käyttöönotto ja työtuntien hyväksyminen

2 Hei! Tervetuloa SuoraTyö.fi-palvelun käyttäjäksi. SuoraTyö.fi-palvelua käytetään henkilökohtaisten avustajien palkanmaksuun. Palvelu tekee työajan seurannan helpoksi sekä nopeuttaa palkanmaksun käsittelyä. Työnantajana sinun on helppoa hyväksyä palvelussa henkilökohtaisen avustajasi työtunnit, jotka työntekijäsi on kirjannut palveluun. Vaihtoehtoisesti voit myös kirjata työntekijäsi tunnit itse ja hyväksyä ne. Työnantajana voit myös tarkastella työsopimuksia ja työntekijöiden palkkalaskelmia, sekä nähdä avustustuntiesi määrän. Helposti ja turvallisesti! SuoraTyö Oy - Työnantajan opas 2

3 SISÄLTÖ REKISTERÖITYMINEN...4 TUNNISTAUTUMINEN...8 TYÖAJANSEURANTA...10 PALKKAJAKSOT...11 TUNTISEURANTA...12 TUNTIEN KIRJAAMINEN...13 MONISYÖTTÖ...15 LISÄT...16 POISSAOLOT...17 LOMAPÄIVÄT...18 PALKKAJAKSON LISÄTOIMINNOT...20 PALKKAJAKSON VAHVISTAMINEN...21 PALKKAJAKSON PALAUTTAMINEN...22 PALKKALASKELMA Työnantajan opas 3

4 REKISTERÖITYMINEN 1. Saat sähköpostiisi viestin rekisteröityä palveluun, kun kuntasi on lisännyt sinut työnantajaksi. Klikkaa sähköpostiviestissä linkkiä Ota SuoraTyö.fi-palvelu käyttöön. 2. Sinulle avautuu selainikkunaan näkymä Valitse salasana. Luo itsellesi salasana, jolla haluat jatkossa kirjautua palveluun. Klikkaa nappia Aseta salasana. SuoraTyö Oy - Työnantajan opas 4

5 3. Kun kirjaudut palveluun seuraavan kerran, siirry osoitteeseen Suosittelemamme selaimet ovat Google Chrome ja Mozilla Firefox. Virallisesti tuemme kahta uusinta versiota. * 4. Klikkaa sivun oikeassa yläkulmassa nappia Kirjaudu. Kirjaudu palveluun käyttämälläsi *sähköpostiosoitteella, sekä salasanalla, jonka loit edellisellä kerralla. Klikkaa nappia Kirjaudu sisään. Huom. Tähän kirjoittamasi *sähköpostiosoitteen on oltava sama kuin se, jonka kunnan tai muun toimijan palkanlaskija on lisännyt palveluun henkilötietoihisi. Olethan tarvittaessa yhteydessä henkilökohtaisen avun palkanlaskentaan. - Työnantajan opas 5

6 5. Mikäli käy niin, että jatkossa unohdat salasanasi, voit vaihtaa salasanan linkistä Unohditko salasanasi? (kts. kuva alla) 6. Ohjeet salasanan vaihtamiseen lähetetään palvelussa käyttämääsi sähköpostiosoitteeseen, kun klikkaat nappia Lähetä. Mene sähköpostiisi ja seuraa ohjeita, niin pääset luomaan itsellesi nopeasti uuden salasanan. SuoraTyö Oy - Työnantajan opas 6

7 7. Kun olet kirjautunut palveluun, Valitse aina jatkossa rooliksi Kotitalous. Huom. Ensimmäisellä kerralla kirjautuessasi palveluun sinun tulee vielä tunnistautua käyttäjäksi verkkopankkitunnuksilla. Tämän jälkeen pääset hyväksymään työntekijäsi työtunnit tai vaihtoehtoisesti kirjaamaan työtunnit itse työajanseurantaan. 8. Omat tietosi ovat siirtyneet palveluun sähköpostiosoitteen perusteella. Seuraavaksi tunnistaudu palveluun verkkopankkitunnuksilla. Klikkaa 2 Tunnistaudu ja valitse pankkisi. - Työnantajan opas 7

8 TUNNISTAUTUMINEN Hyvä asiakkaamme, varmistaaksemme asioinnin turvallisuuden pyydämme sinua tunnistautumaan pankkimaailmastakin tutulla Tupas-tunnisteella. Tunnistautumalla hyväksyt käyttöehdot, sekä valtuutat SuoraTyön hoitamaan lakisääteiset velvoitteet puolestasi toimiessasi työnantajana. Työntekijänä toimiessasi mm. näet sinulle maksetut palka. Tunnistautuminen tapahtuu verkkopankkitunnuksilla. Kun henkilöllisyytesi on varmistettu, sinut ohjataan automaattisesti takaisin SuoraTyö.fi-palveluun. SuoraTyö Oy - Työnantajan opas 8

9 Tunnistautumisen jälkeen pääset tarkastelemaan työsopimuksia ja hyväksymään työntekijöiden kirjaamia tunteja. - Työnantajan opas 9

10 TYÖAJANSEURANTA Pääset tarkastelemaan työntekijän työajanseurantaa klikkaamalla ensin Työsopimukset, jonka jälkeen Työajanseuranta. Näet myös etusivulta työntekijän hyväksymät tunnit. SuoraTyö Oy - Työnantajan opas 10

11 Palkkajaksot Palkkajaksot tulevat näkyviin klikkaamalla Palkkajaksot. Työntekijä on kirjannut ja vahvistanut huhtikuun palkkakauden, jolloin pallon väri näkyy keltaisena. Jos pallon väri näkyy harmaana, työntekijä on saattanut syöttää tunteja, mutta ei ole vahvistanut palkkajaksoa. Tarkista työntekijältä, onko hän syöttänyt tarvittavat kirjaukset. Mikäli kirjaat työtunnit työntekijäsi puolesta, katso ohjeet sivulta 13 alkaen. - Työnantajan opas 11

12 TUNTISEURANTA Kalenterinäkymässä pääset tarkastelemaan työntekijän syöttämiä ja vahvistamia tunteja. Tässä vaiheessa voit tehdä tarvittavat muutokset, katso seuraava sivu, Tuntien syöttäminen työajanseurantaan, s. 12.) Vaihtoehtoisesti voit syöttää tunnit työntekijäsi puolesta. Katso sivu 13. SuoraTyö Oy - Työnantajan opas 12

13 TUNTIEN KIRJAAMINEN Tuntien syöttäminen työntekijän puolesta: Valitse palkkajakso, jolle haluat kirjata tunteja (alin käsittelemätön). Kun klikkaat haluamaasi päivää, pääset kirjaamaan tunnit oikealle tulevaan ikkunaan Syötä työaika. (Muu alue kalenterissa on tällöin tumma.) Työaika merkitaan muodossa hh:mm-hh:mm (esimerkiksi 08:00-16:00) Huom. Palkkajakson pallon väri on harmaa, kun sitä ei ole vahvistettu. Vahvistetun jakson väri muuttuu työnantajan/työnantajan edustajan vahvistuksen jälkeen vihreäksi. (Keltainen palkkajaksomerkintä taas on työntekijän vahvistama.) Palkkajaksot ovat valikossa aikajärjestyksessä uusin ylimpänä. - Työnantajan opas 13

14 Kun klikkaat Tallenna ja sulje, työvuoro tulee näkyville kalenteriin. Voit myös valita Tallenna ja seuraava, jolloin pääset suoraan kirjaamaan seuraavan päivän tunteja. Voit myös tallentaa ja siirtyä seuraavaan päivään näppäimistön Enter -painikkeella. Näppäimistön + -merkillä voit lisätä toisen rivin valitulle päivälle Mikäli työvuoro on toteutunut normaalin työntekopaikan ulkopuolella matkustaessa, lisätään työvuorokirjaukseen ruksi kohtaan matkapäivä. Ohjelma laskee automaatttisesti mahdolliset työehtosopimuksen mukaiset ateriakorvaukset. SuoraTyö Oy - Työnantajan opas 14

15 Monisyöttö-toiminto Voit halutessasi käyttää Monisyöttö-toimintoa, mikäli sinulla on usealle päivälle täysin samanlainen kirjaus. Toiminto löytyy tuntiseurannan yläosasta ja väri on sininen sen ollessa aktiivisena (kts. kuva). Voit halutessasi valita kaikki arkipäivät (valitse arkipäivät), tai kaikki kalenterin päivät (valitse kaikki), ja lisätä työvuorot valituille päiville yhdellä kirjauksella. Tällöin pitää myös painaa erikseen sinistä Muokkaa päiviä-nappia. Monisyötön ollessa aktiivisena voit valita klikkaamalla yksitellen haluamasi päivät, ja tehdä kirjauksen jokaiseen päivään yhdellä kertaa. Voit valita usean päivän aktiiviseksi myös pitämällä näppäimistön Ctrl -painiketta pohjassa. - Työnantajan opas 15

16 Lisät Ohjelma laskee automaattisesti mahdolliset lisät. Esimerkiksi ilta- ja yölisiä ei tarvitse merkitä erikseen. Kalenterissa näkyvät merkatut työvuorot ja lisiin oikeuttavat tunnit. SuoraTyö Oy - Työnantajan opas 16

17 Poissaolot Jos työntekijä on ollut sairauslomalla ja hoitanut siihen liittyvän ilmoitusvelvollisuuden, merkataan sairauspäivä kirjaamalla suunnitellun työvuoron alkamis- ja loppumisaika, sekä valitaan alasvetovalikosta sairausloma. Tilapäistä hoitovapaata käytetään hoidettaessa sairasta lasta kotona. Tapaturmaa käytetään mikäli sairausloma johtuu työtapaturmasta (ei käytetä vapaa-ajan tapaturmien osalta). Työ keskeytynyt käytetään esimerkiksi silloin, kun työnantaja on joutunut äkillisesti sairaalaan, ja työntekijälle on oikeus palkkaan suunniteltujen työvuorojen osalta ennen mahdollista palkatonta lomautusta. Palkattomista poissaoloista kirjatavissa on palkaton vapaa, vanhempainvapaa, lomautus, opintovapaa, muu työssäolon veroinen aika. Palkattomat poissaolot on tärkeää merkata raportoinnin ja lomapäivien kertymisen kannalta. - Työnantajan opas 17

18 Lomapäivät Jos työntekijä pitää ansaittuja vuosilomapäiviä, valitaan alasvetovalikosta Loma halutuille päiville. Lomapäivät vähentävät lomapäiväsaldoa. Pääsääntöisesti lomaa kuluttuvia päiviä ovat arkipäivät ja lauantait (ohjelma antaa kirjata lomapäiviä vain lomaa kuluttaville päiville). Lomapäivien maksu etukäteen Jos vuosilomapäivät halutaan maksuun ennen loma alkamista, tulee työntekijän ilmoittaa siitä erikseen sen palkkajakson yhteydessä, jolloin lomapäivät tulisi olla maksussa. Loma-ajankohta tulee ilmoittaa työnantajalle / henkilökohtaisen avun palkanlaskentaan esim. palkkajakson huomautuksissa. Lomapäivät tulee kuitenkin vielä merkata työnseurannassa niille päiville, kun lomapäivät on pidetty. Alasvetovalikosta valitaan etukäteen maksettu lomapäivä. Merkintä on tärkeä uusien lomien kertymisessä. SuoraTyö Oy - Työnantajan opas 18

19 Työnantaja tai henkilökohtaisen avun palkanlaskija voi lisätä lomapäivät maksuun etukäteen palkkajakson lisätoiminnoissa valitsemalla Lomapäivien etukäteenmaksu. Määrä-kohtaan lisäätään ilmoitetun loma-ajankohdan lomaa kuluttavien päivien määrä, sekä selitteeksi loma-ajankohta. Palkkajaksoa vahvitettaessa tulee näkyville lomapalkan ja mahdollisen lomarahan määrä. - Työnantajan opas 19

20 Palkkajakson lisätoiminnot Palkkajakson lisätoiminnoista voidaan lisätä esimerkiksi kilometrikorvauksia työntekijän hoitaessa työasoita omalla autolla. Ohjelma tuo automaattisesti verottajan ilmoittaman á-hinnan. Ansainta-ajankohtaan tule lisätä ajettujen kilometrien aikaväli. Tallennetut kirjauksen tulevat näkyviin työnseurannan yläosaan. - Työnantajan opas 20

21 PALKKAJAKSON VAHVISTAMINEN Kun palkkajakson kirjaukset ovat kunnossa, palkkajakso vahvistetaan palkkajakson toiminnoista. SuoraTyö Oy - Työnantajan opas 21

22 Palkkajakson palauttaminen Halutessasi voit ohjeistaa työntekijää korjaaman itse tuntien kirjausta: Valitse palkkajakson toiminnoista Palauta työntekijälle, jolloin se palautuu työntekijälle korjattavaksi ja uudelleen vahvistettavaksi. Huom. Jos palkkajaksolle ei ole tulossa maksettavaa, tulee palkkajakso ohittaa. Kts. kuva alla. - Työnantajan opas 22

23 Palveluun avautuu ikkuna, jossa näkyy palkkatapahtumat riveittäin. Klikkaa Vahvista. SuoraTyö Oy - Työnantajan opas 23

24 Vahvistamisen jälkeen palkkajakson pallon väri muuttuu vihreäksi. Vahvistettu palkkajakso valittuna pääset katsomaan työntekijän palkkaerittelyä klikkaamalla Palkkalaskelmaan. - Työnantajan opas 24

25 Tässä pääset tarkastelemaan palkkalaskelmaa, sekä tulostamaan erilaisia raportteja palkkajaksosta. HUOM. Jos palkkajaksolle ei ole tulossa palkkoja tulee asiasta ilmoittaa palkanlaskentaan. Palkkajakson voi vahvistaa myös tyhjänä. SuoraTyö Oy - Työnantajan opas 25

26 Helpoin tapa tehdä ja teettää työtä. SuoraTyö.fi-Työnantajan opas-palvelun käyttöönotto V.2.0