TDC Skaala Pääkäyttäjän Web käyttöliittymä

Transkriptio

1 TDC Skaala Pääkäyttäjän Web käyttöliittymä Käyttöohje Versio 1.1 1

2 Sisällysluettelo Sisäänkirjautuminen Profiili valikko Profiili - Käyttäjät Profiili Käyttäjät Profiili Profiili Käyttäjät Tulevat puhelut Profiili Käyttäjät Lähtevät puhelut Profiili Käyttäjät - Puheluiden ohjaus Profiili Käyttäjät - Puhelusuunnitelmat Profiili Käyttäjät - Päätelaitteiden sovellukset Profiili Käyttäjät - Yleiset toiminnot Profiili Salasanan vaihto Profiili Ylläpitäjät Profiili Osastot Profiili Loma-aikataulu Profiili Aikataulu Resurssit valikko Resurssit Neuvotteluportit Resurssit Verkkotunnukset Resurssit Numerot Resurssit Palvelut Palvelut valikko Palvelut Automaattivälittäjä Palvelut Puhelun poiminta Palvelut Vastausryhmä Palvelut Neuvottelusillat Palvelut Odotusmusiikki / -video Palvelut Puheportaali Palvelut Call Center Puhelusuunnitelma valikko Puhelusuunnitelma Lähtevien puheluiden suunnitelma Puhelusuunnitelma Lähtevien numeroiden suunnitelma Yleiset toiminnot valikko Yhteinen puhelinluettelo

3 5.2 Yleiset toiminnot Muokkaa kontaktihakemistoja Yleiset toiminnot Toiminnekoodit Yleiset toiminnot Ryhmäkohtainen hakemisto Yleiset toiminnot Salasanasäännöt Yleiset toiminnot Salasanasäännöt Yleiset toiminnot Puheportaalin muokkaus

4 Sisäänkirjautuminen - Avaa Internet selain ja kirjaudu osoitteeseen - Saat auki sisäänkirjautumisruudun - Kirjoita käyttäjätunnuksesi ja salasanasi, jotka olet saanut TDC Oy:ltä - Paina Enter 4

5 1. Profiili valikko Kun olet kirjautunut sisään, pääset Profiili valikkoon. Tämä on pääkäyttäjän ns. kotisivu ja aina edetessäsi eri valikoissa pääset takaisin kotisivulle klikkaamalla oikeasta ylänurkasta Koti 1.1 Profiili - Käyttäjät - Profiili > Käyttäjät valikossa voit muokata käyttäjien profiileja - Klikkaa Käyttäjät niin pääset valikkoon ja hakuruutu ilmestyy näkyviin. Hakuruudussa voit etsiä tiettyä käyttäjää antamalla eri hakuehtoja, tai listata kaikki käyttäjät jättämällä hakuehdot tyhjiksi ja klikkaamalla Hae 5

6 Pääset tarkastelemaan halutun käyttäjän asetuksia klikkaamalla Muokkaa. Näin saat auki uuden valikon, joka koskee tämän tietyn käyttäjän asetuksia Profiili Käyttäjät Profiili Kun olet valinnut tietyn käyttäjän, jonka tietoja haluat tarkastella, saat auki uuden valikon. Tässä ensimmäisenä kohtana on kyseisen käyttäjän Profiili. Tästä valikosta voit muuttaa käyttäjän salasanaa, aikataulua ja yksityisyysasetuksia. Profiili Käyttäjät Salasanat Voit vaihtaa käyttäjän verkko- ja/tai puheportaalin salasanat. Profiili Käyttäjät Aikataulu Voidaan tehdä käyttäjäkohtainen aikataulu, esim. maanantaista perjantaihin klo Tätä aikataulua voidaan käyttää mm. määriteltäessä valikoivaa puheluiden vastaanottoa (katso Profiili Käyttäjät Tulevat puhelut - Valikoiva vastaanotto sivulla 11). Profiili Käyttäjät Yksityisyys Käyttäjä voi säädellä näkyvyyttään jättämällä omat tietonsa ryhmän tai yrityksen hakemistojen, automaattivälittäjän alanumero- ja/tai nimiluetteloiden sekä puhelimen tilan tarkkailun ulkopuolelle. Käyttäjä voi myös valita, ketkä yrityksen tai ryhmä sisäiset käyttäjät 6

7 voivat seurata hänen puhelimensa tilaa. Valitut henkilöt voivat tarkkailla puhelimen tilaa, vaikka puhelimen tilan yksityisyys olisi otettuna käyttöön Profiili Käyttäjät Tulevat puhelut Tulevat puhelut valikossa voidaan määritellä saapuvien puheluiden osalta erilaisia asetuksia kuten soitonsiirtoja. Profiili Käyttäjät Tulevat puhelut - Hylkää tuntemattomasta numerosta tuleva puhelu Tässä valikon kohdassa voit asettaa päälle tai pois saapuvan puhelun hylkäämisen jos se saapuu tuntemattomasta numerosta. Profiili Käyttäjät Tulevat puhelut - Soittajan tietojen näytön eston ohitus Tämä on toiminto, jonka avulla puhelun vastaanottaja voi ohittaa soittajan asettaman tietojen näytön eston ja saada näkyviin soittajan tiedot, mikäli ne ovat muuten saatavissa Profiili Käyttäjät Tulevat puhelut - Soitonsiirto kaikki puhelut Kaikkia puheluita koskevan soitonsiirron avulla käyttäjä voi etukäteen ohjelmoida tulevat puhelut siirtymään toiseen puhelimeen (esim. kotitoimistoon tai matkapuhelimeen). Käyttäjä voi myös asettaa ensisijaisen puhelimen soimaan lyhyesti puhelun saapuessa muistutukseksi siitä, että puhelut on siirretty toiseen puhelimeen. Tästä on hyötyä, jos satut unohtamaan, että soitonsiirto on kytkettynä, ja odotat oman puhelimesi soivan tavanomaisesti. Huomaa että kohteen (puhelinnumero), johon siirrät sinulle tulevat puhelut, täytyy olla sallittujen numeroiden joukossa lähtevien puheluiden suunnitelmassa (katso Profiili Käyttäjät - Puhelusuunnitelmat - Lähtevien puheluiden suunnitelma sivulla 14). Voit asettaa siirtonumeron puheportaalista tai puhelimesta toiminnekoodia käyttäen. 7

8 Profiili Käyttäjät Tulevat puhelut - Soitonsiirto varattu "Soitonsiirto puhelimen ollessa varattuna" on toiminto, jonka avulla käyttäjä voi etukäteen ohjelmoida tulevat puhelut siirtymään toiseen numeroon silloin kun linja on varattuna. Voit käyttää tätä palvelua, jos haluat että sihteeri tai kollega vastaa puheluihisi sen sijaan, että soittaja joutuu sanelemaan viestin puhepostiin. Huomaa että kohteen (puhelinnumero), johon siirrät sinulle tulevat puhelut, täytyy olla sallittujen numeroiden joukossa lähtevien puheluiden suunnitelmassa. Voit asettaa siirtonumeron myös toiminnekoodia käyttäen. Profiili Käyttäjät Tulevat puhelut - Soitonsiirto ei vastaa "Soitonsiirto kun puhelimeen ei vastata" on toiminto, jonka avulla käyttäjä voi etukäteen ohjelmoida tulevat puhelut siirtymään toiseen numeroon silloin kun et pääse vastaamaan puhelimeesi. Voit käyttää tätä palvelua, jos haluat että sihteeri tai kollega vastaa puheluihisi sen sijaan, että soittaja joutuu sanelemaan viestin puhepostiin. Tässä voit myös määritellä hälytysten lukumäärän ennen kuin puhelu siirtyy eteenpäin. Profiili Käyttäjät Tulevat puhelut - Soitonsiirto ei saada yhteyttä "Soitonsiirto - ei tavoitettavissa" on toiminto, jonka avulla käyttäjä voi etukäteen ohjelmoida tulevat puhelut siirtymään toiseen numeroon silloin kun järjestelmä ei saa yhteyttä puhelimeen. Huomaa että kohteen (puhelinnumero), johon siirrät sinulle tulevat puhelut, täytyy olla sallittujen numeroiden joukossa lähtevien puheluiden suunnitelmassa. Voit asettaa siirtonumeron myös toiminnekoodia käyttäen. Profiili Käyttäjät Tulevat puhelut - Puheluilmoitus Puheluilmoitukset ovat sähköpostiviestejä, jotka sisältävät soittajan nimen ja numeron (jos saatavilla) ennalta määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Toiminnon avulla voi arkistoida puhelutietoja ja saada ilmoituksen vastaamatta jääneistä tärkeistä puheluista. Puhelinilmoituksen ehtoina voit asettaa 1-12 puhelinnumeroa tai numerosarjaa sekä tietyn aikataulun. Ilmoituksen lähteminen sähköpostiisi edellyttää, että kaikki asetetut ehdot täyttyvät (puhelinnumero, viikonpäivä ja kellonaika). 8

9 Määrittele ensin sähköpostiosoite johon puheluilmoitukset halutaan vastaanottaa. Paina Käytä. Näet, että sähköpostiosoite on tallennettu. Paina sen jälkeen Lisää painiketta, saat auki uuden ruudun: - Anna jokin haluamasi nimi, kuvaus. - Valitse aikataulu (katso Profiili Aikataulu sivu 6) - Valitse haluatko ilmoituksen kaikista saapuvista puheluista vain ainoastaan tietyistä numeroista saapuvista puheluista (max 12 kpl) - Klikkaa OK Jos haluat puheluilmoituksen useammasta kuin 12 numerosta tai useammilta eri ajankohdilta, määrittele useita erilaisia puheluilmoituksia. Profiili Käyttäjät Tulevat puhelut - Älä häiritse Kaikki tulevat puhelut siirtyvät automaattisesti puhepostipalveluun, jos se on määriteltynä; muussa tapauksessa soittaja kuulee varattu-äänen. Lisäksi on mahdollista asettaa ensisijainen puhelin soimaan lyhyesti puhelun saapuessa muistutukseksi siitä, että puhelut on siirretty puhepostiin. Tästä on hyötyä, jos satut unohtamaan, että puhepostiin siirto on kytkettynä, ja odotat oman puhelimesi soivan tavanomaisesti. Profiili Käyttäjät Tulevat puhelut - Ulkopuolisen soittajan tietojen näyttö Voit määritellä haluatko ryhmän ulkopuolelta soittavien nimen ja numeron näkyviin näytölle. Profiili Käyttäjät Tulevat puhelut - Sisäisen soittajan tietojen näyttö Voit määritellä haluatko ryhmään kuuluvan soittajan nimen ja numeron näkyviin näytölle. 9

10 Profiili Käyttäjät Tulevat puhelut - Call Centerit Näet, mihin kaikkiin Call Center ryhmiin (jonoihin) käyttäjä kuuluu ja mihin hän on parhaillaan kirjautuneena. Jos ylläpitäjä on sen mahdollistanut, käyttäjä voi itse määritellä, onko tavoitettavissa vai ei, kun Call Centerin (jonon) kautta tulee puheluita. Profiili Käyttäjät Tulevat puhelut - Soitonsiirto valikoiva "Valikoiva soitonsiirto" on toiminto, jonka avulla käyttäjä voi etukäteen määritellä ehdot, joita vastaavat puhelut siiirtyvät toiseen puhelinnumeroon. Tämän toiminnon avulla voit siirtää valikoivasti esim. esimieheltä, perheeltä tai tärkeältä asiakkaalta tulevat puhelut matka- tai kotipuhelimeesi tai toiseen työpuhelimeen. Kunkin siirron ehdoissa voi määritellä 1-12 puhelinnumeroa tai numerosarjaa ja tietyn aikataulun. Kaikkien ehtojen (puhelinnumero, viikonpäivä, vuorokaudenaika) pitää täyttyä, jotta tuleva puhelu siirtyy toiseen numeroon. Jos puhelu ei täytä siirron ehtoja, soitto tulee omaan ensisijaiseen puhelimeesi kuten tavallisesti. Voit myös asettaa puhelimen hälyttämään lyhyesti puhelun saapuessa jotta muistat tarvittaessa purkaa soitonsiirron Profiili Käyttäjät Tulevat puhelut - CommPilot Express CommPilot Expressin avulla käyttäjä voi etukäteen määritellä neljä profiilia ohjaamaan tulevia puheluita. Näitä profiileja voit helposti muuttaa puhelinasetuksin toimistosta lähtiessäsi tai verkkopalvelussa, kun olet jossain muualla. CommPilot Expressin kautta tehdyt asetukset ohittavat eräät muut palveluasetukset, jotka liittyvät tulevien puheluiden käsittelyyn. Profiilit ovat seuraavat: Toimistolla kun olet työpisteessä, jossa puhelimesi on; Toimiston ulkopuolella kun työskentelet pidemmän aikaa jossain muualla kuin omassa työpisteessäsi; Varattu kun olet tilapäisesti estynyt vastaamasta puhelimeesi (esim. kokouksessa); Ei tavoitettavissa on käyttökelpoinen työajan ulkopuolella tai kun olet lomalla. Ei mitään kytkee toiminnon pois päältä (vaikuttamatta mitenkään muihin palveluihisi). - Valitse ensin haluamasi profiili: 10

11 - Määrittele sen jälkeen minne puhelut halutaan ohjata eri tilanteissa. Profiili Käyttäjät Tulevat puhelut - Valikoiva vastaanotto "Valikoiva puhelun vastaanotto" on toiminto, jonka avulla käyttäjä voi valita vastaanotettavaksi vain tietyt ehdot täyttävät puhelut. Kutakin valikoivaa vastaanottoa kohti voi ohjelmoida 1-12 puhelinnumeroa tai numerosarjaa ja tietyn ajanjakson. Puhelu vastaanotetaan vain kun kaikki annetut ehdot täyttyvät. Paina painiketta Lisää: Määrittele aikataulu (katso Profiili Käyttäjät Aikataulu, sivu 6) sekä puhelinnumerot joita tämä koskee 11

12 Profiili Käyttäjät Tulevat puhelut - Valikoiva hylkääminen Valikoiva puhelun hylkäys" on toiminto, jonka avulla käyttäjä voi olla ottamatta vastaan tiettyjen ehtojen mukaisia puheluita. Puhelun soittaja saa tiedotteen, että et ole tavoitettavissa. Toimintoa voi käyttää estämään kiusallisia puheluita henkilöiltä, joiden kanssa et haluaisi puhua. Kutakin valikoivan puhelun hylkäystä kohti voit määritellä 1-12 puhelinnumeroa tai numerosarjaa ja tietyn aikataulun. Tuleva puhelu hylätään vain kun kaikki annetut ehdot täyttyvät. Profiili Käyttäjät Tulevat puhelut - Soittorinki Soittorinki on toiminto, jonka avulla käyttäjä voi määrittää puhelimen soimaan peräkkäin jopa 5 eri kohteessa, jos ensisijaiseen (peruskohteen) puhelimeen ei vastata tietyn soittomäärän jälkeen.toiminto koskee puheluita, jotka vastaavat ennalta asetettuja ehtoja. Toiminnon avulla voit saada esim. esimieheltä, perheeltä tai tärkeältä asiakkaalta tulevat puhelut joko matka- tai kotipuhelimeen tai vaihtoehtoiseen työpuhelimeen. Yhdessä soittoringissä voi määritellä ehtoina 1-12 puhelinnumeroa tai numerosarjaa ja tietyn aikataulun. Kaikkien ehtojen (puhelinnumero, viikonpäivä, vuorokaudenaika) pitää täyttyä, jotta soittorinki toimii. Jos jokin ehto ei täyty, puhelu soi ensisijaisessa puhelimessa ikään kuin palvelua ei olisi lainkaan otettu käyttöön. Profiili Käyttäjät Tulevat puhelut - Yhtäaikainen soitto henkilökohtainen "Yhtäaikainen soitto - henkilökohtainen" on toiminto, jonka avulla käyttäjä voi määrittää puhelinnumerot jotka hälyttävät samanaikaisesti ensisijaisen puhelimen kanssa, kun siihen tulee puhelu. Toiminto on kätevä, kun et ole oman puhelimesi ääressä, mutta haluaisit esim. matkapuhelimesi soivan, kun sinulle tulee puhelu. Voit myös kytkeä yhtäaikaisen soiton pois päältä, kun olet jo varattuna omassa puhelimessasi. Varoitus: Jos matkapuhelimen puheposti ehtii poimia puhelun ennen toimiston puhepostipalvelua, puhepostisi tallentuvat matkapuhelimen puhepostilaatikkoon! Profiili Käyttäjät Lähtevät puhelut Profiili Käyttäjät Lähtevät puhelut - Automaattinen takaisinsoitto Automaattisen takaisinsoiton avulla käyttäjä saa tiedon, kun ryhmän sisäinen varattuna oleva linja vapautuu. Erityinen soittoääni ilmaisee, että kyseinen käyttäjä on tavoitettavissa Profiili Käyttäjät Lähtevät puhelut - Numeronnäytön esto "Soittajan tietojen näytön esto" on toiminto, jonka avulla käyttäjä voi estää omaa numeroaan näkymästä muille silloin kun numerosta soitetaan. Oman ryhmäsi jäsenet kylläkin näkevät numerosi kun soitat heille. Voit ottaa toiminnon käyttöön tai pois käytöstä 12

13 kaikkien puheluiden osalta. Tämän lisäksi voit toiminnekoodia käyttäen ja valikoiden per puhelu ottaa toiminnon erikseen käyttöön tai pois käytöstä. Profiili Käyttäjät Lähtevät puhelut Henkilökohtainen puhelinluettelo Henkilökohtaiseen puhelinluetteloon voit tallentaa usein käytettyjä numeroita, joihin soitat CommPilot Call Managerin kautta. Luetteloon voi helposti tuoda useita numeroita kerrallaan CSV-tiedoston lataamalla Profiili Käyttäjät - Puheluiden ohjaus Profiili Käyttäjät - Puheluiden ohjaus - Koputus Koputuksen avulla voit saada tiedon tulevasta puhelusta, kun olet varattuna puhelimessa. Voit ottaa toiminnon käyttöön tai pois käytöstä kaikille puheluille. Tämän jälkeen voit myös toiminnekoodia käyttäen ottaa valikoivasti toiminnon käyttöön tai pois käytöstä. Profiili Käyttäjät - Puheluiden ohjaus - Ohjattu puhelun poiminta "Ohjattu puhelun poiminta ja väliintulo" on toiminto, jonka avulla voit vastata jollekulle toiselle ryhmän jäsenelle tulevaan puheluun tai liittyä käynnissä olevaan puheluun käyttämällä toiminnekoodia ja alanumeroa. Jos puheluun ei ole vielä vastattu, kyseessä on puhelun poiminta. Jos puheluun on jo vastattu, kysessä on väliintulo. Väliintulon myötä syntyy kolmenkeskinen neuvottelupuhelu, jossa osanottajina ovat sinun lisäksesi sekä ryhmän jäsen, jolle soitettiin, että kyseinen soittaja. Neuvottelupuhelua ohjaat sinä. Profiili Käyttäjät - Puheluiden ohjaus - Puhelun siirto "Puhelun siirto" tarkoittaa sitä, että voit siirtää puhelun toiseen puhelimeen joko kiinteän puhelimen painikkeita käyttäen tai liittymän hallintasovelluksella (Enterprise Assistant). 13

14 Profiili Käyttäjät - Puheluiden ohjaus - Etätoimisto "Etätoimisto" on toiminto, jonka avulla voit käyttää koti- tai matkapuhelintasi tai vaikkapa hotellin puhelinta työpuhelimenasi. Tätä toimintoa ja liittymän hallintasovellusta (Enterprise Assistant) käyttäen voit etäpuhelimen avulla soittaa puheluita työnumerollasi. Tämän palvelun avulla voit myös siirtää työpuhelimeesi tulevat puhelut soimaan etätoimiston puhelimessa Profiili Käyttäjät - Puhelusuunnitelmat Profiili Käyttäjät - Puhelusuunnitelmat - Lähtevien puheluiden suunnitelma Täällä voidaan määritellä minkä tyyppisiin numeroihin käyttäjällä on oikeus soittaa. Klikkaa laatikkoa Mukautetut asetukset niin pääset tekemään muutoksia asetuksiin. 14

15 1.1.6 Profiili Käyttäjät - Päätelaitteiden sovellukset Profiili Käyttäjät - Päätelaitteiden sovellukset - Aliakset Voit määritellä vaihtoehtoisia numeroita, joista voit soittaa puhepostiisi ja kuunnella viestisi ikään kuin tekisit sen työpuhelimestasi. Profiili Käyttäjät - Päätelaitteiden sovellukset - Jakelulistat Voit luoda maksimissaan 15 eri jakelulistaa. Jakelulistojen avulla voit lähettää puhepostiviestejä erälähetyksenä listalla mainittuihin numeroihin. 15

16 Profiili Käyttäjät - Päätelaitteiden sovellukset Tervehdysviestit Voit määritellä, kuuleeko soittaja puhepostiisi joutuessaan järjestelmän vakioviestin, vai haluatko äänittää ja ladata henkilökohtaisen tervehdyksen. Henkilökohtainen tervehdys tulee äänittää wav-tiedostona muodossa CCITT u-law, khz, 8 bit Mono. Profiili Käyttäjät - Viestit - Puhepostin hallinta Puhepostin hallinnan avulla voit määritellä puhepostiesi käsittelytavan. Käytä yhdistettyä viestintää, jos haluat käyttää puhelintasi puhepostiviestin noutamiseen. Vaihtoehtoisesti voit asettaa viestit lähetettäväksi sähköpostiisi, jos et halua käyttää puhelinta puhepostin hallintaan. Täällä voit myös määritellä, missä tilanteissa puhelusi ohjautuvat puhepostiin. Profiili Käyttäjät - Päätelaitteiden sovellukset Puheportaali Voit muokata puhepostin asetuksia käyttäjäkohtaisesti, mm. oma nimi (lataa WAV-tiedosto automaattivälittäjässä ja puhepostissa käytettäväksi, sama muoto kuin yllä) ja automaattinen sisäänkirjautuminen Profiili Käyttäjät - Yleiset toiminnot 16

17 Profiili Käyttäjät - Yleiset toiminnot - Toiminnekoodit Täältä löydät järjestelmän käytössä olevat toiminnekoodit. Näppäile toiminnekoodin perään aina ruutu (#) kun haluat ottaa palvelun käyttöön. Profiili Käyttäjät - Yleiset toiminnot - Ryhmäkohtainen hakemisto Täältä näet ryhmän yhteisen hakemiston sisällön. 1.2 Profiili Salasanan vaihto Voit muuttaa omaa (pääkäyttäjä) salasanaa. 1.3 Profiili Ylläpitäjät Voit lisätä, muokata ja poistaa ylläpitäjiä. Lisätäksesi pääkäyttäjän, klikkaa Lisää. Täydennä vaaditut kentät. Salasanan tulee olla 6-30 merkkiä pitkä. Kun olet Ylläpitäjät ikkunassa, voit muokata ylläpitäjän tietoja ja oikeuksia. Klikkaa halutun ylläpitäjän kohdalta Muokkaa. 17

18 Seuraavaksi avautuvassa ikkunassa klikkaa Aseta ryhmän ylläpitäjää koskevat menettelyohjeet (tallentaa myös nykyisen näytön tiedot). Siellä pääset määrittelemään kyseisen ylläpitäjän oikeudet. Tässä ikkunassa voit halutessasi myös poistaa valitun ylläpitäjän Profiili Osastot Voit luoda ja poistaa ryhmällesi osastoja Profiili Loma-aikataulu Lisää ryhmälle uusi loma-aikataulu ja ylläpidä nykyisiä aikatauluja Profiili Aikataulu Lisää ryhmälle uusi aikataulu ja ylläpidä nykyisiä aikatauluja. 18

19 2 Resurssit valikko 2.1 Resurssit Neuvotteluportit Näet kuinka monta porttia ryhmällä on käytössä neuvottelupuheluita varten ja kuinka monta niistä on jo kohdennettuina tiettyihin neuvottelusiltoihin. 2.2 Resurssit Verkkotunnukset Näet ryhmälle määritetyt verkkotunnukset. Ryhmään kuuluvat käyttäjät voivat käyttää vain näitä verkkotunnuksia käyttäjätunnuksinaan ja aliaksinaan. 2.3 Resurssit Numerot Näet ryhmäkohtaiset puhelinnumerot sekä osaston ja/tai käyttäjän, jolle ne on määritelty. Voit valita haluamasi puhelinnumeron ja muokata osastoa, johon se kuuluu. Osaston puhelinnumero ei välttämättä ole sama kuin käyttäjän puhelinnumero; osaston määrittely auttaa ryhmittelemään numeroita. 2.4 Resurssit Palvelut Näet luettelon niistä palveluista ja/tai palvelupaketeista, joihin ryhmän jäsenillä on ylläpitäjän asettamat valtuudet. 19

20 3 Palvelut valikko 3.1 Palvelut Automaattivälittäjä Luo ryhmälle automaattivälittäjä tai muokkaa olemassa olevan tietoja. Automaattivälittäjä vastaa puheluihin ja voi esittää räätälöidyn viestin soittajalle. Ryhmälle voidaan määritellä useita automaattivälittäjiä, jotka ovat joko ryhmäkohtaisia tai monitasoisia. Esimerkiksi yrityksen automaattivälittäjä voi reitittää puhelut tietyn osaston tai kohteen automaattivälittäjille. 20

21 Täällä voit määritellä milloin automaattivälittäjä on käytössä, kohdassa Työaika. Aikataulun luominen: katso Profiili Aikataulu, sivu 18). Voit myös ottaa käyttöön loma-aikataulun, jolloin automaattivälittäjä on kiinni. Loma-aikataulun luominen: katso Profiili Loma-aikataulu, sivu 18. Kohdassa Valikko työaikana voit määritellä, mitkä vaihtoehdot soittajalla on automaattivälittäjässä. Kohdassa Valikko työajan ulkopuolella voit määritellä mitä tapahtuu kun palvelu on kiinni. 3.2 Palvelut Puhelun poiminta Luo uusi puhelunpoimintaryhmä ja ylläpidä olemassa olevien ryhmien tietoja. Samaan poimintaryhmään kuuluvat jäsenet voivat vastata mihin tahansa ryhmälle tulevaan puheluun omasta puhelimestaan. Puhelun voi poimia käyttäen toiminnekoodia. Käytössänne olevat koodit näet valikosta Yleiset tominnot Toiminnekoodit. 3.3 Palvelut Vastausryhmä Täällä voit lisätä ja muokata vastausryhmiä. Tiettyyn numeroon tulevat puhelut jakautuvat automaattisesti vastausryhmään kuuluville käyttäjille tai agenteille. 21

22 3.4 Palvelut Neuvottelusillat Voit ylläpitää olemassa olevien neuvottelusiltojen tietoja. Neuvottelusiltojen avulla ryhmän jäsenet voivat luoda ja valvoa ulkoisten ja sisäisten käyttäjien keskinäisiä puhelinneuvotteluja ja osallistua niihin. 3.5 Palvelut Odotusmusiikki / -video Täällä voit määritellä mitä odotusmusiikkia soittajalle kuuluu puhelun ollessa pidossa. Voit valita järjestelmän oletusmusiikkin tai ladata oman wav-tiedoston. 3.6 Palvelut Puheportaali Näet käytössä olevan puheportaalin numeron ja voit ylläpitää asetuksia. Käyttäjät voivat soittaa puheportaalin numeroon mistä tahansa puhelimesta ja ylläpitää oman alaliittymänsä asetuksia. 3.7 Palvelut Call Center Luo uusi Call Center (jono) tai muokkaa olemassa olevia. Kunkin Call Centerin (jonon) osalta voidaan määritellä agenttien sisään- ja uloskirjautumissäännöt, tulevien puheluiden laittaminen jonoon ellei niihin heti vastata, puheluiden uudelleen ohjautuminen silloin, kun ryhmä ei ota puheluita vastaan, sekä pidossa oleville soittajille esitettävä odotusmusiikki/- video. Kun klikkaat auki olemassa olevan Call Center (jonon), pääset muokkaamaan sen asetuksia sekä ottamaan tilastoja kyseisen ryhmän puheluista. Profiilissa voit määritellä ryhmän jäsenet. 22

23 4 Puhelusuunnitelma valikko 4.1 Puhelusuunnitelma Lähtevien puheluiden suunnitelma Täällä voit määritellä ryhmä- ja/tai osastokohtaisesti, minkä tyyppisiä puheluita ryhmä tai osasto voi soittaa. Esim. onko oikeus soittaa ulkomaille. Käyttäjäkohtaisia rajauksia voit myös tehdä (katso Profiili Käyttäjät - Puhelusuunnitelmat - Lähtevien puheluiden suunnitelma, sivu 14). 4.2 Puhelusuunnitelma Lähtevien numeroiden suunnitelma Ryhmä- ja/tai osastokohtaisesti voidaan myös estää tiettyihin numeroihin soittaminen. 23

24 5 Yleiset toiminnot valikko 5.1 Yhteinen puhelinluettelo Voit tallentaa ryhmän usein käyttämät numerot puhelinluetteloon, josta niitä voidaan käyttää helposti. Luetteloon on helppo lisätä numeroita tuomalla puhelinluettelo ja lataamalla numerot CSV-tiedostosta. Yhteisen puhelinluettelon tiedot näkyvät käyttäjillä liittymän hallintatyökalun (Enterprise Assistant) Ryhmähakemisto 5.2 Yleiset toiminnot Muokkaa kontaktihakemistoja painikkeen takaa. Voit lisätä ja muokata erilaisia kontaktihakemistoja, esim. luoda osastokohtaisia hakemistoja. Nämä hakemistot löytyvät puhelunvälittäjän Välittäjäsovelluksesta. 5.3 Yleiset toiminnot Toiminnekoodit Näet TDC Skaala järjestelmän toiminnekoodit. 5.4 Yleiset toiminnot Ryhmäkohtainen hakemisto Täällä näet ryhmän hakemiston, sisältäen yrityksen henkilöluettelon sekä yhteisen puhelinluettelon kautta lisätyt ulkoiset numerot. 5.5 Yleiset toiminnot Salasanasäännöt Näet salasanasäännöt, joita käyttäjien on noudatettava uutta salasanaa asetettaessa tai vanhaa salasanaa päivitettäessä. 24

25 5.6 Yleiset toiminnot Salasanasäännöt Voit määrittää salasanasäännöt, joita on noudatettava portaalin salasanaa luotaessa tai päivitettäessä. 5.7 Yleiset toiminnot Puheportaalin muokkaus Voit räätälöidä puheportaalin tervehdys, jonka käyttäjät kuulevat kirjautuessaan sisään puheportaaliin. 25