Ascotel Voice Mail System AVS 5150 Käyttöohje. Ascotel IntelliGate Telekommunikaatio Järjestelmä

Transkriptio

1 Ascotel Voice Mail System AVS 5150 Käyttöohje Ascotel IntelliGate Telekommunikaatio Järjestelmä

2

3 Sisällysluettelo Pikaohje Käytön periaatteet Puhepostin asetukset Äänivalikot Viestien kuuntelu Vaihtoehdot: salasana Vaihtoehdot: kieli Vaihtoehdot: CLIP + aika Henkilökohtainen tervehdys Nimi Älä häiritse Ilmoitus Viestien lähettäminen Järjestelmän päävalikkoon pääseminen Puhepostin käyttö valmiiksi ohjelmoiduilla painikkeilla Kolme esimerkkiä painikkeiden ohjelmoinnista

4 Pikaohje Pikaohje Pikaohje Voice Mail System Soittaaksesi omaan postilaatikkoosi: 1. Syötä puhepostijärjestelmän puhelinnumero. Sisäinen numero Ulkoinen numero 2. Aktivoi äänitaajuusvalinta/dtmf tarvittaessa (riippuu puhelimesi tyypistä). 3. Syötä järjestelmän vaatimat muut tiedot: 4. Seuraa äänivalikon ohjeita. Äänivalikot Viestien kuuntelu 1 Seuraavat viestit Henkilökohtainen Ilmoitus ulkoiseen Vaihtoehdot tervehdys Nimi Älä häiritse numeroon Toisto Kuuntele Äänitä, Poista muokkaa Kieli Numero+Aika Päälle/Pois Tallenna viestit Välitä viestit Vastaa Kuuntele Äänitä, Poista muokkaa Kuuntele Muokkaa KuunteleMuokkaa Poista Päälle/Pois Syötä puhelinnumero Viestin lähetys Kuuntele puhelinnumero Käytössä versiosta 5.0 alkaen Huomaa: Äänitaajuusvalinta/DTMF tulee olla aktivoitu (esim. paina *-painiketta hetken aikaa) Päävalikko Salasana Päälle/Pois (Automaattinen välittäjä) Tilausnumero: Dokumenttinumero: eud-0216_fi / 1.2 2

5 Käytön periaatteet Käytön periaatteet Puhepostin käyttäjänä sinulla on henkilökohtainen puhepostilaatikko. Puhepostilaatikko toimii kuten perinteinen vastaaja: soittaja kuulee tervehdyksen ja voi jättää viestin. AVS puhepostijärjestelmä tarjoaa myös paljon tavallista vastaajaa monipuolisempia toimintoja. Näitä toimintoja ovat mm. "Automaattinen välittäjä", sisäiset ja ulkoiset tiedottamiset viestistä, ryhmäviestintä, monikielisyyden tuki ja useita muita toimintoja. Järjestelmän käyttöä ohjaavat erilaiset äänivalikot, joista valitaan annettuja vaihtoehtoja Valintoja voi tehdä käyttämällä äänitaajuusvalintaa (DTMF). Puhelimessa, josta käytät puhepostiasi tulee olla äänitaajuusvalinta päällä. Äänitaajuusvalinta on oletuksena päällä Office 10, 25, 35, 45 ja 130 puhelimissa. Office 20, 30, 40, 100 ja 150 puhelimista kytketään äänitaajuusvalinta käsin päälle erikseen joka puhelulle. Tämä tapahtuu painamalla *-painiketta tai Fox-painiketta kohdasta "DTMF". 3

6 Käytön periaatteet Puhepostin asetukset Soittaaksesi omaan puhepostilaatikkosi toimi seuraavasti: 1. Valitse puhepostijärjestelmän ryhmän numero tai ohivalintanumero (kerrottu käyttäjille). 2. Varmistu, että puhelimesi lähettää äänitaajuussignaaleja. Tarvittaessa voit kytkeä äänitaajuusvalinnan päälle painamalla *-painiketta hetken aikaa tai painamalla Fox-painiketta kohdasta "DTMF". 3. Kuulet: "Anna salasanasi." Oletussalasana on "1234". On suositeltavaa että salasana vaihdetaan ensimmäisen käytön yhteydessä. Näin estetään puhepostilaatikkosi luvaton käyttö. Huomaa: Jos kuulet tämän viestin sijasta jonkin yleisen viestin ei alaliittymääsi ole vielä määritelty puhepostilaatikkoa. Ota yhteyttä järjestelmän ylläpitäjään. 4. Kun olet syöttänyt salasanasi oikein, kuulet: "Sinulla X uutta viestiä ja Y tallennettua viestiä" tai "Sinulla ei ole viestejä". Tämän viestin jälkeen olet puhepostin asetusten päävalikossa. Tästä valikosta voit kuunnella viestejä ja asettaa tai muokata eri asetuksia omaan puhepostiisi. Seuraavat osat kuvaavat näitä asetuksia ja toimintoja yksityiskohtaisesti. 4

7 Äänivalikot Äänivalikot Seuraavat osat kuvaavat oman puhepostilaatikon hallintatoimintoja. Kun soitat puhepostilaatikkoosi kuulet päävalikon eri vaihtoehdot. Voit valita haluamasi valikkokohdan painamalla vastaavaa painiketta. Huomaa: Pikaoppaan avulla pääset haluamaasi valikkokohtaan (katso sivu 2) milloin tahansa. Valinnan voi tehdä kuuntelematta koko valikkoa. Tämä koskee kaikkia valikkotasoja. Viestien kuuntelu Tässä valikossa voit kuunnella, tallentaa, välittää edelleen lisäämällä kommentteja tai ilman kommentteja, vastata välittömästi tai poistaa viestejä. Viestien kuuntelu 1 haz1310aafia Seuraava viestit Toisto Tallenna viesti Välitä viesti Vastaa Poista Huomaa: Huomaa, että puhepostilaatikossasi oleva viesti säilyy normaalisti 30 päivää. Tämän jälkeen järjestelmä poistaa sen automaattisesti. Järjestelmän ylläpitäjä voi muuttaa tätä aikaa. Etene äänivalikon ohjeiden mukaan 5

8 Äänivalikot Vaihtoehdot: salasana On suositeltavaa, että suojaat puhepostilaatikkosi luvattomalta käytöltä omalla salasanalla. Salasana on nelinumeroinen ja sen tulee sisältää numeroita väliltä 0 9. Äänitaajuusvalinnassa käytettäviä merkkejä * ja # ei voi käyttää salasanassa. Jos unohdat salasanasi, järjestelmän ylläpitäjä voi palauttaa salasanaksesi oletuksen "1234". Salasanakysely poistetaan syöttämällä uudeksi salasanaksi "0000". Etene äänivalikkojen mukaan. Vaihtoehdot 2 1 Salasana haz1311aafia0 1 2 Kuuntele Muokkaa 9 6

9 Äänivalikot Vaihtoehdot: kieli AVS-puhepostijärjestelmässä voi valita kielen valita kolmesta vaihtoehdosta. Ensimmäinen kieli on oletuskielenä. Voit vaihtaa puhepostisi oletuskieltä. Tämän jälkeen puhepostin valikot kuuluvat valitsemallasi kielellä. Kielen vaihtaminen koskee puhepostin valikoita ja oletustervehdystä. Etene äänivalikkojen mukaan. Vaihtoehdot 2 2 Kieli haz1312aafia0 1 2 Kuuntele Muokkaa 9 Vaihtoehdot: CLIP + aika Kun puhepostiin jätetään viesti, tallentuvat soittoaika ja soittajan numero (mikäli saatavilla) automaattisesti. Tästä valikkokohdasta voit valita kuuletko em. tiedot ennen viestiä vai et. Etene äänivalikkojen mukaan. Option 2 haz1314aafia0 1 Salasana 2 Kieli 3 Numero + Aika (Päälle/Pois) 9 7

10 Äänivalikot Henkilökohtainen tervehdys Puhepostijärjestelmä liittää vakiotervehdyksen jokaiseen postilaatikkoon, esim. "Tämä on puhepostilaatikko NNN". Tässä valikossa voit äänittää oman henkilökohtaisen tervehdyksesi. Puhepostilaatikon käyttäjänä voit kuunnella, äänittää tai poistaa henkilökohtaisen tervehdyksesi milloin tahansa. Henkilökohtainen tervehdys 3 Huomaa: Soittajat voivat ohittaa tervehdyksen ja jättää viestin suoraan painamalla tervehdyksen alussa #-painiketta. Etene äänivalikkojen mukaan. haz1313aafia Kuuntele Äänitä, Poista muokkaa Nimi Äänitä nimesi tässä valikossa. Äänitetty nimi korvaa puhepostilaatikon numeron vakiotervehdyksessä. Soittaja kuulee: "Tämän puhepostilaatikon omistaa "Nimi"." Äänitetty nimi lisätään automaattisesti välitettyihin viesteihin. Etene äänivalikkojen mukaan. Nimi 4 Kuuntele Äänitä, muokkaa Poista haz1315aafia

11 Äänivalikot Älä häiritse Tässä valikossa voit asettaa tai poistaa "Älä häiritse" toiminnon. Kun tämä toiminto on päällä, järjestelmä ei ohjaa puheluita puhepostilaatikon omistajalle. Soittaja kuulee valikon, jossa valittavana on muita vaihtoehtoja. Kun muutat asetusta kerrotaan sinulle voimassa oleva asetus. Älä häiritse 5 (Päälle/Pois) haz1316aafia0 Ilmoitus Ilmoitustoiminnon tarkoituksena on ilmoittaa saapuneesta viestistä ulkoiseen numeroon. Tässä valikossa voit syöttää ulkoisen ilmoituksen kohdenumeron (max 20 numeroa) ja voit kytkeä ilmoitustoiminnon päälle tai pois päältä. Ilmoitus ulkoiseen numeroon 6 Huomaa: Päälle/Pois Tämä valikkokohta ei välttämättä ole käytettävissä. Jos näin on, ota yhteys järjestelmän ylläpitäjään. Hän voi kytkeä ilmoitustoiminnon sinun puhepostilaatikkoosi. Etene äänivalikkojen mukaan. Syötä puhelinnumero Kuuntele puhelinnumero haz1317aafia

12 Äänivalikot Viestien lähettäminen Tällä toiminnolla voit lähettää uusia viestejä joko yhteen tai useampaan postilaatikkoon. Tämä on käytännöllistä ainakin seuraavissa tilanteissa: Haluat jättää viestin käyttäjälle, joka ei ole siirtänyt puheluitaan postilaatikkoonsa. Haluat lähettää viestin useammalle tai kaikille puhepostin käyttäjille samanaikaisesti. Käytössä on viisi puhepostiryhmää oletusnumeroiltaan 000, 001, 002, 003 ja 099. Järjestelmän ylläpitäjä määrittelee mitkä puhepostilaatikot kuuluvat ryhmiin. Ryhmä numero 099 sisältää aina kaikki puhepostilaatikot. Etene äänivalikkojen mukaan. Viestin lähetys 8 haz1318aafia0 Järjestelmän päävalikkoon pääseminen Painamalla painiketta "9" voit siirtyä oman puhepostilaatikkosi valikosta "Automaattisen välittäjän" päävalikkoon. Kuulet tällöin nauhoitetun päävalikon tekstin. Kuuluva teksti riippuu puhepostin tilasta (päivä, tauko, yö, loma). Järjestelmän ylläpitäjä voi muuttaa päävalikkoa. Päävalikko 9 (Automaattinen välittäjä) haz1319aafia0 10

13 Puhepostin käyttö valmiiksi ohjelmoiduilla painikkeilla Puhepostin käyttö valmiiksi ohjelmoiduilla painikkeilla Usein käytettyjen puhepostin toimintojen käytön helpottamiseksi (esim. soitonsiirrot puhepostiin ja viestin kuuntelu ja nauhoitus ym.) voidaan puhelimesi vapaasti ohjelmoitavia painikkeita ohjelmoida toimintojen pikavalintapainikkeiksi. Painikkeet voit itse ohjelmoida syöttämällä vaadittu komento painikkeelle. Kun painikkeet on ohjelmoitu, voidaan haluttu toiminto suorittaa painamalla kyseistä nappia. Seuraavat ohjelmointiesimerkit toimivat Office 25, 30, 35, 40 ja 45 puhelimissa. Puhelin avaa automaattisesti linjan ja suorittaa painikkeelle ohjelmoidun toiminnon. Alla kuvatuilla komennoilla on seuraava tarkoitus: Toimintokäsky I X P N Z Tarkoitus Linjan varaus Puhelun/yhteyden katkaisu 1 sekunnin tauko ennen seuraavaa toimintoa Käytä näytölle syötettyä puhelinnumeroa Aktivoi äänitaajuusvalinta/dtmf 11

14 Puhepostin käyttö valmiiksi ohjelmoiduilla painikkeilla Kolme esimerkkiä painikkeiden ohjelmoinnista Kolme seuraavaa vaihetta vie sinut painikkeiden ohjelmointivalikkoon. Tämä toimintatapa koskee kaikkia esimerkkejä tästä eteenpäin: 1. Paina Menu-painiketta toistuvasti, kunnes näytölle ilmestyy "Asetukset" (tai "Ohjelmointi") ja valitse painamalla Fox-painiketta tai pidä menupainiketta painettuna hetken aikaa. 2. Paina menupainiketta toistuvasti, kunnes näytölle ilmestyy "Painikkeet" ja valitse tämä painamalla Fox-painiketta 3. Paina painiketta jonka haluat ohjelmoida. Jatka seuraavan esimerkin kohdasta 4 eteenpäin. Esimerkki 1 Huomaa: Pitämällä pohjassa haluttua painiketta pääset suoraan painikkeen ohjelmointitilaan. Suora soitonsiirto (CD) tai viivästetty siirto (FORW D) puhepostilaatikkoosi 4. Valitse painikkeen tyypiksi "Toiminnepainike" ja vahvista painamalla Fox-painiketta kohdasta "Ok" 5. Valitse Fox-painikkeella kohta "Siirto" ja "Numero" tai "Viivästetty siirto" (FORW D) ja vahvista painamalla Fox-painiketta kohdasta "Ok" 6. Näytöllä näkyvät toiminnot muistipaikoilla 1 ja 2 vastaavat valittua toimintoa. Muistipaikalla 1on komento toiminnon aktivointiin ja muistipaikalla 2 komento toiminnon poistamiseen. Toimintokoodit tallentuvat painikkeelle kun painetaan Fox-painiketta kohdasta "Ok". Aktivoi (muisti 1) Poista (muisti 2) Soitonsiirto I*21N#PX I#21PX Viivästetty siirto I*61N#PX I#61PX 12

15 Puhepostin käyttö valmiiksi ohjelmoiduilla painikkeilla Aktivoidaksesi soitonsiirron tai viivästetyn soitonsiirron puhepostilaatikkoosi syötä ensin puhepostisi numero ja paina sen jälkeen ohjelmoimaasi painiketta. Siirto purkautuu kun painat ohjelmoimaasi painiketta uudelleen. Vihje: Voit lisätä puhepostilaatikkosi numeron suoraan painikkeen muistipaikalle muokkaamalla painiketta ohjelmoitaessa näytöllä näkyvää komentoa seuraavasti: Aktivoi soitonsiirto Aktivoi viivästetty siirto I*21nnnPX I*61nnnPX Yllä, "nnn" on puhepostilaatikkosi numero. Puhepostilaatikkosi numero määräytyy automaattisesti järjestelmää käyttöönotettaessa, eikä sitä sen jälkeen erikseen tarvitse määrittää. Esimerkki 2 Huomaa: Aktivoitu toiminto voidaan poistaa myös painamalla Fox-painiketta kohdasta Poista. Siirtyminen puhepostin päävalikkoon ja viestien kuunteluun yhdellä napin painalluksella 4. Valitse Fox-painikkeella "Pikavalintapainike" ja vahvista painamalla Fox-painiketta kohdasta "Ok" 5. Valitse Fox-painikkeella haluamasi muistipaikka 6. Syötä seuraavat komennot: "InnnZNf". Tarkoitus: nnn f puhepostijärjestelmän numero valikon numero (esim. f = 1 tarkoittaa valikkokohtaa "Kuuntele viestit") Toiminnon suorittamiseksi syötä puhepostilaatikkosi salasana ja paina ohjelmoimaasi painiketta. 13

16 Puhepostin käyttö valmiiksi ohjelmoiduilla painikkeilla Vihje: Voit lisätä puhepostilaatikkosi salasanan suoraan painikkeen muistipaikalle muokkaamalla painiketta ohjelmoitaessa näytöllä näkyvää komentoa seuraavasti: "InnnZxxxxf". Tarkoittaen: nnn xxxx f puhepostijärjestelmän numero salasana valikkokohta (esim. f = 1 tarkoittaa valikkokohtaa "Kuuntele viestit") Esimerkki 3 Huomaa: Puhelimet Office 25, 35, ja 45 ovat automaattisesti äänitaajuusvalintatilassa puhelun yhdistyessä. Näin ollen komento "Z" on tarpeeton. Viestien kuunteleminen toisesta postilaatikosta tai virtuaalisesta postilaatikosta. 4. Valitse Fox-painikkeella "Pikavalintapainike" ja vahvista painamalla Fox-painiketta kohdasta "Ok" 5. Valitse Fox-painikkeella haluamasi muistipaikka 6. Syötä seuraava komento: "InnnZNP9Pfmmmxxxx". Tarkoittaen: nnn 9 f mmm xxxx Puhepostijärjestelmän numero Vaihda "Automaattisen välittäjän" päävalikkoon valikkokohta toisen postilaatikon tai virtuaalilaatikon numero toisen postilaatikon tai virtuaalilaatikon salasana Aktivoidaksesi tämän toiminnon syötä oman postilaatikkosi salasana ja paina juuri ohjelmoimaasi painiketta. 14

17 Puhepostin käyttö valmiiksi ohjelmoiduilla painikkeilla Vihje: Voit lisätä puhepostilaatikkosi salasanan suoraan painikkeen muistipaikalle muokkaamalla painiketta ohjelmoitaessa näytöllä näkyvää komentoa. (Katso vihjeet esimerkeille 1 ja 2.) Huomaa: Jos ohjelmoit painikkeen puhelimeen, jolle ei ole määritelty omaa puhepostilaatikkoa, ohjautuu puhelu painiketta painettaessa suoraan "Automaattisen välittäjän" päävalikkoon. 15

18 Puhepostin käyttö valmiiksi ohjelmoiduilla painikkeilla 16

19

20 Kaikki oikeudet teknisiin ja toimituksellisiin muutoksiin pidätetään. Toiminnot ja niiden saatavuus riippuvat ohjelmistoversiosta. by aastra eud-0200_fi / 1.1