Transkriptio

1 Keskus Faksi BDO Audiator Oy Vattuniemenranta Helsinki Ilomantsin kunta JHTT-yhteisö BDO Audiator Oy (y-tunnus ) kuuluu suomalaiseen BDO-konserniin. Emoyhtiö BDO Oy on itsenäinen jäsen BDO International Limitedissä ja kuuluu kansainvälisten itsenäisten BDO-jäsenyhtiöiden verkostoon.

2 Tilintarkastus 2012 LOPPURAPORTTI YLEISTÄ Ilomantsin kunnan lakisääteinen tilintarkastus vuodelta 2012 on suoritettu tarkastuslautakunnalle esitetyn vuoden 2012 työohjelman mukaisesti. Tilintarkastajien työohjelma on toteutunut pääosin suunnitelman mukaan. Vastuunalaisena tilintarkastajana toimi Eeva-Liisa Auvinen (JHTT). Tilintarkastusta ovat lisäksi suorittaneet avustavina tarkastajina Taina Törrönen (JHTT, HTM) ja Eija Susitaival (datanomi). Vastuunalainen tilintarkastaja on osallistunut mahdollisuuksien mukaan tarkastuslautakunnan kokouksiin. Tilintarkastus on suoritettu hyvän tilintarkastustavan edellyttämässä laajuudessa ja BDO Audiator Oy:n laatukäsikirjan mukaisesti. Tarkastusten yhteydessä on keskusteltu johtavien viranhaltijoiden sekä taloushenkilöstön kanssa lukuisista hallintoon, talouteen, kirjanpitoon sekä tilinpäätökseen liittyvistä asioista. Suoritettujen tarkastusten yhteydessä esiin tulleista havainnoista on keskusteltu asianomaisten viranhaltijoiden kanssa sekä annettu tiedoksi tarkastuksista laaditut kirjalliset raportit. Tarkastuslautakunnalle on raportoitu tilintarkastustyön etenemisestä ja suoritettujen tarkastusten tarkastushavainnoista. Tarkastuslautakunnalle on tämän loppuraportin lisäksi annettu seuraavat kirjalliset väliraportit: Digitaalisen elokuvakoneen hankinnan tarkastusraportti ( ) Vastaanottotoiminnan laskutuksen tarkastusraportti ( ) Kotihoidon laskutuksen tarkastusraportti ( ) Ostoreskontran atk-avusteisen tarkastuksen raportti ( ) Kuntateknisten palvelujen tarkastusraportti ( ) Hattuvaaran tykkikatosinvestoinnin tarkastusraportti ( ) Pampalon huoltohalli-investoinnin tarkastusraportti ( ) Tilintarkastajan tulee suoritetun tarkastuksen jälkeen ottaa tilintarkastuskertomuksessa kantaa seuraaviin asioihin, onko 1. kunnan hallintoa hoidettu lain ja valtuuston päätösten mukaisesti 2. kunnan sisäinen valvonta ja konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti 3. valtionosuuksien perusteista ja käytöstä annetut tiedot oikeita 4. kunnan tilinpäätös ja siihen kuuluva konsernitilinpäätös laadittu tilinpäätöksen laatimista koskevien säännösten ja määräysten 2

3 mukaisesti ja antaako tilinpäätös oikeat ja riittävät tiedot tilikauden toiminnasta, taloudesta, taloudellisesta kehityksestä ja taloudellisista vastuista. Vuoden 2012 tilintarkastajien työohjelmassa on pyritty ottamaan huomioon edellä todettujen asioiden laillisuuden ja oikeellisuuden varmistaminen. Suoritetusta tilintarkastuksesta esitämme yhteenvetona seuraavaa: 1. HALLINNON LAINMUKAISUUS 1.1. Säännöt ja ohjeet Tarkastusvuoden aikana valtuusto hyväksyi hallintosäännön 64. Uusittu sääntö tuli voimaan Vuoden 2012 loppuun voimassa oli entinen hallintosääntö. Kunnanhallitus hyväksyi vuoden 2012 talousarvion täytäntöönpano-ohjeet sekä projektiohjeet. Kunnanhallitus hyväksyi konserniohjeen vuodelle Kunnan säännöt ja ohjeet ovat ajan tasalla Hallinnon päätökset Tarkastettiin kunnanvaltuuston, kunnanhallituksen ja lautakuntien päätöksiä sekä kunnanjohtajan päätöspöytäkirjoja. Viranhaltijapäätöksiä on tarkastettu myös työohjelmassa olleiden asiatarkastusten yhteydessä. Tällöin on tarkastettu mm. kotihoidonohjaajan, kotihoidon ohjaajan sijaisena toimineen lähihoitajan ja asuntosihteerin viranhaltijapäätöksiä. Hallinnon tarkastuksessa on tutustuttu myös toiminta- ja taloussuunnitelmiin ja vuoden 2012 tilinpäätösasiakirjoihin. Tarkastusten perusteella todetaan, että kunnanvaltuuston, kunnanhallituksen ja lautakuntien päätösten osalta ei ole huomautettavaa. Päätökset on tehty kuntalain mukaisesti sekä ao. toimielimen päätösvallan puitteissa ja muutoinkin säännösten mukaisesti. Pöytäkirjat on muodollisesti laadittu oikein, ne ovat olleet nähtävillä ja niihin on liitetty asianmukaiset muutoksenhakuohjeet. Kaikki tarkastetut viranhaltijapäätökset on tehty toimivallan puitteissa. Kaikki tarkastetut viranhaltijapäätökset oli tarkastushetkellä tulostettuna ja allekirjoitettuna Vuoden 2012 toiminta- ja taloussuunnitelman toteutuminen 3

4 Tarkastuksen tavoitteena oli selvittää kunnan vuodelle 2012 hyväksymässä toiminta- ja taloussuunnitelmassa esitettyjen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutuminen Toiminta Kuntalain 65 :n mukaan valtuusto hyväksyy talousarviossa toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet ja niiden edellyttämät määrärahat ja tuloarviot. Toimielin (lautakunta) on sidottu talousarviossa hyväksyttyihin toiminnallisiin ja taloudellisiin tavoitteisiin. Ilomantsin kunnanvaltuusto on määritellyt v talousarviossa sitovuudet seuraavasti: Käyttötalousosa käyttötalousosa on toimielimiin nähden sitova bruttomääräisenä Investointiosa irtaimen omaisuuden osalta toimielimittäin investointisuunnitelman mukaisesti kiinteän omaisuuden osalta hankkeittain, joihin investointisuunnitelmassa on merkitty S-kirjain muun kiinteän omaisuuden osalta tehtäväalueittain investointisuunnitelman mukaisesti Rahoitusosa kunnanhallitusta sitoo rahoitusosan pitkäaikaisen lainan lisäyksen määrä Toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen on raportoitu tilinpäätöksessä. Toteutuminen on raportoitu tilinpäätöksessä. Menomäärärahojen ylitykset ja tuloarvioiden alitukset on pääosin selvitetty tilinpäätöksessä Talous Vuoden 2012 talousarvio hyväksyttiin 0,9 miljoonaa euroa alijäämäiseksi. Kunnan tilinpäätös toteutui alkuperäistä talousarviota paremmin mutta alijäämäisenä. Alijäämä oli 0,2 milj. euroa. Toimintatuotot olivat 8,3 milj. euroa (+ 10,2 % ed. v.). Toimintakulut olivat 45,5 milj. euroa (+ 3,6 % ed. v.). Toimintakate (toimintatulojen ja menojen erotus) oli 37,2 milj. euroa. Toimintakate kasvoi edellisestä vuodesta 2,3 %. Perusturvalautakunta ylitti alkuperäisen talousarvionsa nettomenot 1,4 milj. eurolla (6,5 %) ja muutetun talousarvion mukaiset menot 0,2 milj. eurolla (1 %). Talousarviossa varattiin erikoissairaanhoitoon 0,56 milj. euroa vähemmän kuin Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä esitti kuntaneuvotteluissa Oheisessa taulukossa on näkyvissä perusturvalautakunnan talousarviot ja niiden toteutuminen vv

5 Perusturvalautakunta Alkuperäisen talousarvion toimintakate Talousarviomuutokset Lopullinen muutettu talousarvio Toteuma Talousarvio vs. toteuma % % % Poikkeama alkuperäisestä talousarviosta ,3 % ,75 % ,53 % Poikkeama muutostalousarviosta ,95 % ,51 % ,99 % Taulukosta on nähtävissä se, perusturvalautakunnan talousarvioiden laadinnassa ja toteuttamisessa ei ole onnistuttu kovin hyvin vuosina Poikkeamat suunnitelman ja toteutuneen välillä ovat suuret. Teknisen lautakunnan toimintatuotot olivat 0,5 milj. euroa (22,1 %) alkuperäistä talousarviota suuremmat. Metsänmyyntituloja, kiinteän omaisuuden myyntivoittoja ja rakennusten vuokratuottoja kertyi arvioitua enemmän. Muut lautakunnat kokonaisuutena tarkasteltuna toteutuivat valtuuston hyväksymän talousarvion puitteissa. Verorahoitus (valtionosuudet ja verotulot) oli alkuperäisessä talousarviossa arvioitu olevan 37,5 milj. euroa. Toteutuma oli 37,8 milj. euroa. Verorahoitus kasvoi vain 0,2 milj. euroa (0,4 %) edellisestä vuodesta. Verotulot olivat 16,5 milj. euroa ja valtionosuudet 21,3 milj. euroa. Rahoitustuotot ja kulut toteutuivat arvioitua paremmin. Rahoituksen nettotuotot olivat yhteensä 0,3 milj. euroa kun alkuperäisessä talousarviossa arvioitiin, että rahoituksen nettokuluja tulisi 0,05 milj. euroa. Vuosikate oli 0,99 milj. euroa heiketen edellisestä vuodesta 0,5 milj. euroa. Poistot olivat 1,3 milj. euroa. Tilikauden tulos oli 0,27 milj. euroa (edellisenä vuonna 0,2 milj. euroa). Tilikauden alijäämä oli 0,22 milj. euroa. Investointien nettomenot olivat 2,9 milj. euroa. Uutta korollista lainaa ei otettu vuonna 2012 ja entisiä lyhennettiin 1,35 milj. euroa. Kunnan omavaraisuusaste pysyi ennallaan ollen 63 %. Kunnan taseessa oleva kertynyt ylijäämä oli viime vuoden lopussa 4,7 milj. euroa eli 826 euroa/asukas. Kunnan lainakanta oli 8,1 milj. euroa eli euroa/asukas. Konsernin lainakanta oli 16,9 milj. euroa eli euroa/asukas. 5

6 1.4. Alijäämän kattamissuunnitelma Taloussuunnitelma on oltava tasapainossa tai ylijäämäinen enintään 4 vuoden pituisena suunnittelukautena, jos talouarvion laatimisvuoden taseeseen ei arvioida kertyvän ylijäämää. Jos taseen alijäämää ei saada katetuksi suunnittelukautena, taloussuunnittelun yhteydessä on päätettävä yksilöidyistä toimenpiteistä (toimenpideohjelma), joilla kattamaton alijäämä katetaan valtuuston erikseen päättämänä kattamiskautena (alijäämän kattamisvelvollisuus). Ilomantsin kunnan taseessa oleva kertynyt ylijäämä oli vuoden 2012 lopussa 4,7 milj. euroa. Vuoden 2012 tilinpäätös oli 0,2 milj. euroa alijäämäinen. Valtuuston hyväksymän vuosien taloussuunnitelman mukaan ylijäämää kertyisi yhteensä 3,7 milj. euroa. Yhteenveto hallinnon lainmukaisuudesta Toimielimet ja viranhaltijat ovat käsitelleen niille lain ja muiden säännösten mukaan määrättyjä asioita sekä toimivaltansa puitteissa. Kunnanvaltuuston päätökset on pantu asianmukaisesti täytäntöön. Investointien sitovuuden määrittelyä tulisi tarkentaa nykyisestä. Vuonna 2012 sitovuusmäärittelyjen mukaan vain yksi rakennushanke eli Pampalon huoltohallin rakentaminen oli valtuustoon nähden sitova. Vuoden 2012 talousarvio oli perusturvan osalta laadittu osittain epärealistisesti, koska se toteutui 1,4 milj. euroa alkuperäistä talousarviota heikompana. Kunnan toimintakatteen kasvu 2,3 % oli alhaisempi kuin Pohjois-Karjalan kuntien toimintakatteen keskimääräinen kasvu (6,1 %) ja kaikkien kuntien toimintakatteen kasvu (6,5 %). Peilattuna kunnan tuloihin toimintakatteen kasvu oli korkea. Valtionosuuksia kunta sai kolmanneksi eniten Pohjois-Karjalan kunnista (3 638 euroa/asukas). Kunnan ja kuntakonsernin talous heikkeni hieman vuonna SISÄISEN VALVONNAN ASIANMUKAISUUS 6

7 Tarkastuksen tavoitteena on varmistua siitä, että sisäinen valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Tarkastettiin sisäisen valvonnan ohjeiden noudattamista ja valvonnan raportointia. Sisäisen valvonnan toimivuutta käytännössä on lisäksi varmistettu eri asioiden tarkastusten yhteydessä. Tarkastusta on suoritettu mm. seuraavan asioiden osalt 2.1. Kotihoidon maksujen tarkastus Syksyllä 2011 tarkastettiin kotihoidon laskutusta ja todettujen virheellisyyksien vuoksi laskutus otettiin uudestaan tarkastuskohteeksi vuoden 2012 työohjelmaan. Tarkastuksessa käytiin läpi, onko edellisen tarkastuksen yhteydessä havaitut puutteellisuudet korjattu. Kaikki kotipalvelupäätökset oli nyt asianmukaisesti tulostettu paperille ja arkistoitu paperisena. Edellisessä tarkastuksessa havaitut virheelliset päätökset oli korjattu yhtä lukuun ottamatta. Maksupäätökseen vaikuttavien asiakkaan tulotietojen tarkistamista ei vieläkään ollut riittävästi dokumentoitu. Tulotiedot kannattaisi pyytää verottajalta koko asiakaskunnan osalta, jolloin mukaan tulevat kaikki asiakkaan tulot, kuten metsätulot ja pääomatulot. Toimivallan perustetta ei ollut merkitty potilashallintojärjestelmässä tehtyihin päätöksiin. Päätöksiä tekevän sijaisen kehotettiin käyttämään palvelu- ja maksupäätöksissä oman nimikkeen sijasta sitä nimikettä, joka antoi hänelle toimivallan päätöksen tekoon. Pistokokeellisessa tarkastuksessa havaitut virheellisin tuloperustein tehdyt päätökset korjattiin. Palvelupäätös tulisi tehdä ensin, jotta palvelusuoritteet tulisi kirjattua aikanaan. Tarkastuksen perusteella suositellaan, että maksujen määräytymisen ja käyntien kirjaamiseen liittyvää sisäistä valvontaa lisätään kotipalveluissa Vastaanottotoiminnan laskutuksen tarkastus Tarkastuksen tavoitteena oli varmistua Ilomantsin kunnan terveyspalveluiden vastaanottotoiminnan laskutuksen oikeellisuudesta. Tarkastus kohdistettiin suurimpiin laskutuseriin eli lääkärivastaanoton ja poliklinikkamaksuihin sekä työterveyshuollon laskutukseen. Vastaanottotoiminnan laskutus on työlästä ja sisältää monia vaiheita. Koska käytettävä potilastietojärjestelmä ei automaattisesti ilmoita ristiriitaisuuksista ja muista virheistä, on suurelta osin laskuttajan muistin varassa, että kaikki käynnit tulevat laskutetuksi oikein. Sisäistä valvontaa tulee laskutukseen lisätä sekä työterveyshuollon maksuissa että poliklinikka- ja lääkärien vastaanoton käyntimaksuissa, sillä esim. laskuluetteloita ei esimies allekirjoittanut. 7

8 Tarkastushetkellä työterveyshuollon laskutuksessa ei pystynyt tekemään ko. laskutuksen. ollut sijaista, joka olisi 2.3. Ostoreskontran atk-avusteinen tarkastus Laskujen eri vaiheiden käsittelijät on selkeästi määritelty ja laskujen asiatarkastus- ja hyväksyjäoikeudet on päätetty. Poikkeuksena on palkkatilit, joihin ei ole tehty rajauksia, joten näille tileille pystyy kirjaamaan useat eri henkilöt. Oikeudet tulisi rajata. Laskuille, jotka liittyvät investointeihin tai muihin suuriin hankintoihin, on suositeltavaa liittää kopio hankintapäätöksestä laskun liitteeksi tai merkitä kommentti -kenttään viittaus hankintapäätökseen (päätösnumero ja päätöspäivämäärä) Asuntojen korjausavustusten tarkastus Tarkastuksen tavoitteena oli selvittää Ilomantsin kunnan vanhusväestön ja vammaisten asuntojen korjauksiin tarkoitettujen korjausavustusten ohjeistusta, avustuspäätösten oikeellisuutta ja dokumentointia. Lisäksi selvitettiin, täyttävätkö päätökset muotovaatimukset ja onko päätökset tehnyt toimivaltaiset viranhaltijat. Lisäksi selvitettiin, onko sisäinen valvonta järjestetty asianmukaisesti. Ilomantsin kunnan asuntojen ja asuinrakennusten korjaus- ja energia-avustuspäätökset tekee asuntosihteeri. Avustushakemuksesta asuntosihteeri tarkastaa hakijan tulotiedot pyytämällä verottajalta arvion kuluvan vuoden arvioiduista tuloista sekä edeltävän vuoden erittelyosan. Tarkastuksessa saadun tiedon mukaan hakijan ilmoittamiin varallisuustietoihin luotetaan eikä niitä lähdetä erikseen selvittämään. Tarkastuksessa saadun tiedon mukaan summaltaan pieniin korjaushankkeisiin ei ole vaadittu yksityiskohtaista korjaussuunnitelmaa, vaan korjattava kohde ja arvio korjauskustannuksista on ollut riittävä. Korjauskohteissa käydään katselmuskäynneillä hakijan pyydettyä. Ilomantsin kunnassa päävastuu katselmusten tekemisessä on asuntosihteerillä. Katselmuksia tekevät myös toimitilaesimies ja kiinteistöteknikko. Katselmuksesta laaditaan rakennusvaihetodistus, johon katselmuksen suorittaja merkitsee kohteen valmiusasteen prosentteina tai todetut työvaiheet. Rakennusvaihetodistus toimitetaan asuntosihteerille, joka pyytää toteutuneista työvaiheista ja kustannuksista kuitit nähtäväksi kustannuslaskelmaa ja ARA:lle toimitettavaa raha-anomusta varten. Varallisuustiedot tulisi aina selvittää, koska se vaikuttaa siihen, onko hakijalla oikeus avustukseen. 8

9 Korjattaviin kohteisiin tulisi edellyttää korjaussuunnitelma ennen kuin avustus myönnetään. Tarkastuksen perusteella voidaan todeta, että maksetut korjausavustukset perustuvat tehtyihin avustuspäätöksiin ja ARA:n avustussummaosuudet on maksettu todellisten toteutuneiden kustannusten perusteella lasku- ja kuittikopioiden mukaisesti. Tarkastuksessa havaittiin, että lasku- ja kuittikopioita ei arkistoida avustuspäätöksen liitteeksi. Suositus on, että lasku- ja kuittikopiot säilytetään avustuspäätöksen liitteenä, jotta avustusperusteet ovat löydettävissä myös jälkikäteen. 2.5 Yhteenveto sisäisestä valvonnasta Kunnan johdon sisäistä valvontaa ja riskien hallintaa koskevan raportoinnin ja ulkoisen tilintarkastuksen suorittamien aineisto- ja asiatarkastusten perusteella on todettavissa seuraavaa: Sisäinen valvonta on ohjeistettu ja tilivelvolliset on määritelty. Kunnanhallitus ja kunnanjohtaja ovat tilinpäätöksessä tehneet selkoa sisäisen valvonnan ja konsernivalvonnan järjestämisestä sekä riskien hallinnasta. Päävastuualueiden päälliköt ovat toimittaneet kunnanjohtajan pyynnöstä kirjalliset raportit sisäisestä valvonnasta tänä keväänä. Sisäisen valvonnan ohjetta tulisi täydentää kirjallisen raportoinnin osalta. Seuraavia tarkennuksia nykyisiin toimintoihin ja käytäntöihin tulisi ottaa huomioon: maksujen määräytymisen ja käyntien kirjaamiseen liittyvää sisäistä valvontaa tulisi lisätä kotipalveluissa. Sisäistä valvontaa tulee laskutukseen lisätä sekä työterveyshuollon maksuissa että poliklinikka- ja lääkärien vastaanoton käyntimaksuissa Asuntojen korjausavustusten myöntämis- ja maksamisketjuun tulisi lisätä sisäistä valvontaa ja avustusten myöntämisen perusteeksi tulee selvittää varallisuustiedot ja edellyttää korjattavan kohteen korjaussuunnitelma. 9

10 3. KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS 3.5. Kirjanpito Kunnan tilinavaus on oikein suoritettu ja perustuu vuoden 2011 hyväksyttyyn tilinpäätökseen. Tarkastettiin kirjanpitoa ja kirjanpidon tositeaineistoa asiatarkastusten yhteydessä sekä tilinpäätöksen tarkastuksen yhteydessä. Suoriteperusteisuuden noudattamisen varmistamiseksi on tarkastettu myös vuoden 2013 alkuvuoden tositeaineistoa. Kirjanpitoon ja tositteisiin liittyvistä tarkastushavainnoista on keskusteltu ao. viranhaltijoiden kanssa tarkastusten yhteydessä Tilinpäätös Tarkastettiin kunnan tilinpäätös ja konsernitilinpäätös vuodelta Tarkastuksen tavoitteena oli varmistaa tilinpäätöksen oikeellisuus hyödyntämällä laatukäsikirjan aineistoa. Tilinpäätöksen tarkastuksessa havaittiin olennainen virhe, jonka vuoksi tilinpäätös korjattiin ja vietiin uudelleen kunnanhallitukseen käsiteltäväksi. Samalla korjattiin tilinpäätökseen sisältyvät lukuisat pienemmät virheet. Tilinpäätös on laadittu noudattaen tilinpäätöksen laatimisesta annettuja kirjanpitolain säännöksiä ja Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston antamia yleisohjeita. Tarkastuksen perusteella todetaan yllä mainittu huomioon ottaen, että kunnan tilinpäätös ja konsernitilinpäätös on laadittu kirjanpitolain ja muiden säännösten mukaisesti tilinpäätös on oikein johdettu kirjanpidosta tulot ja menot on jaksotettu olennaisilta osiltaan suoriteperusteisesti kunnan ja konsernin tuloslaskelma, tase ja rahoituslaskelma on laadittu oikein sekä niiden tunnusluvut on laskettu oikein. liitetiedot ovat oikein laaditut ja riittävät tase-erät on riittävästi dokumentoitu ja saldot eritelty ja varmennettu pysyvät vastaavat ja vaihto-omaisuus sekä saamiset ja velat on asianmukaisesti luetteloitu sekä varmennettu allekirjoituksin oikeiksi pankkitilien saldot täsmäävät kirjanpitoon tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot tilikauden toiminnasta, taloudesta, taloudellisesta kehityksestä, taloudellisesta asemasta ja vastuista 10

11 4. YHTEENVETO SUORITETUSTA TARKASTUKSESTA Tilintarkastuksessa ei ole tullut esiin muistutusta tai muuta merkittävää huomautusta, joka edellyttäisi vielä lisäselvitysten pyytämistä tilivelvollisilta tai kunnanhallituksen lausuntoa. Kunnanvaltuustolle annetaan erillinen tilintarkastuskertomus vuodelta 2012, jossa esitetään tilinpäätöksen hyväksymistä ja vastuuvapauden myöntämistä tilivelvollisille tilikaudelta Ilomantsissa BDO Audiator Oy JHTT-yhteisö Eeva-Liisa Auvinen JHTT JAKELU Tarkastuslautakunta Kunnanjohtaja Hallintojohtaja 11