LeadDesk Tiiminvetäjän käsikirja

Transkriptio

1 0 LeadDesk Tiiminvetäjän käsikirja

2 Sisällysluettelo. OHJELMAN ASENNUS.... YLEISNÄKYMÄ Yleistä Agentti Agenttiryhmä Kampanja Aktiivisuuslogi Soitot Soittopyynnöt Kaupat Etsi RAPORTIT.... Yleistä.... Raportin tekeminen KAMPANJAT Yleistä Kampanjan luominen Kampanjan muokkaaminen Kampanjan poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ) Tärkeää huomioitavaa AGENTTIRYHMÄT Yleistä Agenttiryhmän luominen Agenttiryhmän muokkaaminen Agenttiryhmän poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ) Tärkeää huomioitavaa AGENTIT Yleistä Agentin luominen Agentin muokkaaminen Agentin poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ)... 0

3 6.5 Tärkeää huomioitavaa Agentin käyttöoikeudet SOITTOLISTAT Yleistä Soittolistan luominen Soittolistavelho Soittolistan jakaminen Puhelinnumeroiden muoto Soittolistan nimen muokkaaminen Soittolistan poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ!) Soittolistan kierto TUOTTEET Yleistä Uuden tuotteen luominen Tuotteen muokkaaminen Tuotteen poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ) Tärkeää huomioitavaa Yleisasetukset Yleistä Aktiviteettihallinta Aktiviteetin luominen Aktiviteetin muokkaaminen Aktiviteetin poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ) Asiakassivut Viestipohjat Viestipohjan luominen Kontaktihallinta...

4 . OHJELMAN ASENNUS Vähimmäisvaatimukset Windows käyttöjärjestelmä Internet Explorer 8 selain (tai uudempi) Toimiva internet yhteys PIN-koodin kysely pois modeemin SIM-kortista Soitonsiirto tehty modeemin SIM-kortille Headset missä ääniasetukset on laitettu kuntoon tietokoneen ohjauspaneelista Kun SIM-kortti on valmi, voit laittaa sen USB-modeemin päässä olevaan kelkkaan.. LEAD DESK. Lataa ohjelma osoitteesta download.leaddesk.com/setup08.exe (käyttäjätunnus: cdb, salasana: install). Asenna ohjelma painamalla OK tai Seuraava jokaisessa vaiheessa.. MODEEMIN ASENNUS. Laita USB-modeemi johonkin tietokoneen USB-porteista. ÄLÄ asenna mitään mitä aukeaa automaattisesti tietokoneen tunnistettua modeemin. Sulje pop-up ikkuna ruksista.. Lataa tiedosto download.leaddesk.com/x64.zip (käyttäjätunnus: cdb salasana: install) ja pura tiedostot kansioon (voit esim. luoda työpöydälle uuden kansion nimeltään x64, josta tiedostot on helppo löytää). 4. Asenna DataCard_Setup64.exe (jos Windows koneellasi on 64 bittinen) tai DataCard_Setup.exe (Jos Windows koneellasi on bittinen) kansiosta, jonka loit kohdassa. HUOM! 64 bittinen asennus ei ole mahdollista bittiseen Windowsiin Tietokone antaa vikailmoituksetn mikä estää vääräntyyppisen asennuksen. Joten jos et ole varma kumpi vaihtoehto on oikea, testaa ensin 64 bittistä. Jos vikailmoitus ilmaantuu, Windows on bittinen. 5. ÄLÄ avaa Mobiililaajakaista sovellusta. Asennuksen lopussa ota ruksi pois ruudusta Avaa mobiililaajakaista. 6. Asennuksen jälkeen (n sekuntia) Windows alkaa löytämään ajureita modeemille (5-6 kappaletta, jotka näkyvät alapalkissa kellon vieressä). Kun tietokone on käynyt ajurit läpi, laite on valmis käytettäväksi. Jos ajurit eivät lähde pyörimään automaattisesti, asenna DataCard_Setup.exe uudelleen.

5 4 HUOM! Kun LeadDesk on käytössä Mobiililaajakaista sovellusta ei tule käyttää missään olosuhteissa. Sitä ei tulisi koskaan käynnistää ja voit jopa poistaa pikakuvakkeen työpöydältäsi. Modeemeja ei tulisi siirrellä koneesta toiseen. LeadDeskia käytettäessä modeemin tulee olla aina kytkettynä samaan USB-porttiin, kuin mihin se on alunperin asennettu!. YLEISNÄKYMÄ HUOM! Hallintapaneelissa tuetaan ainoastaan Mozilla Firefoxia. Joten aina, kun menet hallintapaneeliin mene Firefoxin kautta ja kirjoita osoiteriville kokonaisuudessaan: jottei selain ohjaa vanhojen linkkien kautta ohjelman vanhoihin versioihin. Jos koneellasi ei ole Mozilla Firefox internetselainta, saat sen ladattua ilmaiseksi tästä osoitteesta: Yleistä Mistä on kysymys? Yleisnäkymä on pikakuvaus tämän päivän tilanteesta. Siellä seurataan tämän hetkistä tilannetta eri osa-alueiden, kuten agenttien, agenttiryhmien ja kampanjoiden, osalta. Milloin käytetään? Yleisnäkymää käytetään, kun halutaan katsoa nopeasti, miten esimerkiksi agenttien työnteko sujuu juuri kyseisellä hetkellä. Yleisnäkymässä voidaan myös muuttaa soitettu puhelu tilaukseksi, kuunnella ääninauhoja ja etsiä yksittäisen puhelun tietoja. Mitä sisältää? Yleisnäkymä sisältää seuraavat alatoiminnot: Agentti, Agenttiryhmä, Kampanja, Aktiivisuuslogi, Soitot, Soittopyynnöt, Kaupat ja Etsi. Agentti 4

6 5 TOIMINTOJA. Toimistokohtainen agenttinäkymä. Valitse tiputusvalikosta tarkasteltava toimisto. Etsi agentti. Kirjoita agentin nimi Etsi - tekstikenttään. Viestin lähettäminen. Lähetä valitsemallesi agentille pikaviesti painamalla agenttirivin perässä olevaa kirjekuori nappia. 4. Näytä. Määrittele montako tulosta on näkyvissä / sivu. SELITYKSIÄ Värikoodit. Paras kolmasosa työntekijöistä näkyy vihreällä ja heikoin kolmasosa työntekijöistä näkyy keltaisella. Kaupat / Läpiviedyt.Prosenttiluku, joka kertoo moniko läpiviedyistä puheluista on päätynyt kaupaksi. Lasketaan kaupat/läpiviedyt. Agenttiryhmä TOIMINTOJA. Toimistokohtainen agenttinäkymä. Valitse tiputusvalikosta Toimisto haluttu toimisto, jota tarkastellaan. Etsi agenttiryhmä. Kirjoita agenttiryhmän nimi Etsi - tekstikenttään.. Viestin lähettäminen. Lähetä valitsemallesi agenttiryhmälle pikaviesti painamalla ryhmän rivin perässä näkyvää kirjekuori -nappia. Kun haluat, että viesti häviää agenttien etusivulta, paina Tyhjennä Huom! Viesti näkyy ryhmällä niin kauan, kunnes se tyhjennetään tekstikentästä.

7 6.4 Kampanja TOIMINTOJA. Toimistokohtainen kampanjanäkymä. Valitse tiputusvalikosta Toimisto tarkasteltava toimisto. Etsi kampanja. Kirjoita kampanjan nimi Etsi - tekstikenttään SELITYKSIÄ Numerot soittolistassa. Kertoo montako numeroa kampanjan soittolistoissa on alun perin Numerot jäljellä. Kertoo kuinka monta numeroa kampanjan soittolistoissa on vielä soittamatta.5 Aktiivisuuslogi

8 7 TOIMINTOJA. Toimistokohtainen työseuranta. Valitse tiputusvalikosta haluttu tarkasteltava toimisto. Etsi agentti. Kirjoita agentin nimi Etsi - tekstikenttään SELITYKSIÄ Toiminta. Seuraa agenttikohtaisesti onko agentti kyseisellä hetkellä soittamassa listaa vai ei. Alkaa / Loppuu. Seuraa agenttikohtaisesti miten agentti on ollut kirjautuneena järjestelmään..6 Soitot 4 TOIMINTOJA. Suodata näkymä. Voit määrittää eri tiputusvalikoista mitä tietoja haluat tarkastella. Määriteltyäsi suodatuksen kriteerit, paina painiketta Käytä. Äänitteen kuuntelu. Paina Linkki -painiketta, kun haluat kuunnella puhelun äänitteen.. Tilauksen luominen. Luo tilaus jälkikäteen painamalla Luo tilaus linkkiä. Ruudulle avautuu tilauslomake, mihin täydennetään tilaustiedot. 4. Vaihda puhelun päättymisen syytä. Klikkaa Tulos sarakkeessa näkyvää puhelun päättymisen syytä, jolloin pääset vaihtamaan sen toiseen.

9 8.7 Soittopyynnöt TOIMINTOJA. Yksityinen soittopyyntö julkiseksi. Painamalla tummansinistä nuolta, muutat yksityisen soittopyynnön julkiseksi.. Soittopyynnön siirtäminen toiselle agentille. Painamalla vaaleansinistä kaksoisnuolta avautuu ikkuna, jossa voit valita toisen agentin kenelle haluat kyseisen soittopyynnön siirtää.. Soittopyynnön poistaminen Painamalla punaista ruksia poistat soittopyynnön kokonaan.

10 9.8 Kaupat 4 TOIMINTOJA. Suodata näkymä. Voit määrittää eri tiputusvalikoista mitä tietoja haluat tarkastella. Määriteltyäsi suodatuksen kriteerit, paina painiketta Käytä. Äänitteen kuuntelu. Paina Linkki -nappia, kun haluat kuunnella puhelun koko nauhoitteen tai äänikuitin.. Muokkaa tilausta. Painamalla Katso/Muokkaa linkkiä, avautuu tilausruutu muokattavaksi. 4. Poista kauppa. Painamalla Poista -linkkiä poistat kaupan pysyvästi.

11 0.9 Etsi 4 5 TOIMINTOJA. Etsi puhelu, tilaus tai asiakas. Etsi haluttu puhelu, tilaus tai asiakas kirjoittamalla tekstikenttään joko asiakkaan nimi, puhelinnumero tai yritys.. Poista puhelinnumero / asiakas. Poista asiakas / numero soittolistalta painamalla Asiakkaat otsikon alla olevien rivien perässä olevaa Poista puhelinnumero linkkiä.. Merkitse vastatuksi. Merkitse puhelinnumero vastatuksi painamalla Asiakkaat otsikon alla olevien rivien perässä olevaa Merkitse vastatuksi linkkiä. 4. Katso / Muokkaa. Voit katsoa ja muokata tilauksia painamalla Tilaukset otsikon alla olevien rivien päässä olevaa Katso/Muokkaa linkkiä. 5. Kuuntele. Voit kuunnella puhelunauhoitteita painamalla Puhelut otsikon alla olevien rivien perästä löytyvää Linkki linkkiä.

12 . RAPORTIT. Yleistä Mistä on kysymys? Raportit ja tilastot välilehdellä muodostetaan nimensä mukaisesti erilaisia raportteja ja tilastoja. Raportteja voidaan muodostaa rajaamalla haku eri kriteereihin. Lisäksi voidaan määritellä miltä aikaväliltä raportti muodostetaan. Milloin käytetään? Toimintoa käytetään, kun halutaan tarkastella toimintoja historiallisesti, tai kun halutaan koota yhteen esimerkiksi kaikki päivän tilaukset. Mitä sisältää? Raportit ja tilastot sisältävät lukuisia yleishyödyllisiä raporttipohjia, joita voidaan muodostaa johtamisen tueksi. Kaikki raportit voidaan myös tuoda Excel-tiedostoon, josta tiedot on helppo kopioida omiin raportteihin. 4. Raportin tekeminen. Määrittele mistä kampanjasta haluat tehdä raportin. Määrittele miltä aikajaksolta haluat raportin.. Määritä muut mahdolliset kriteerit vetovalikoista 4. Valitse tiputusvalikosta raportin tyyppi 5. Kun kohdat -4 on määritelty, luo raportti valitsemalla alimmasta vetovalikosta raportin muoto ja painamalla tämän jälkeen Näytä nappia.

13 4. KAMPANJAT 4. Yleistä Mistä on kysymys? Kampanjahallinnassa määritellään, minkälaisia tuotteita myydään tai mitä kysymyksiä kysytään. Lisäksi määritellään, mitkä agenttiryhmät rupeavat läpikäymään kampanjaa ja mitä soittolistoja heille annetaan käyttöön. Kampanjanhallinnassa kootaan yhteen kaikki osatekijät, mitä tulee ottaa huomioon kampanjan/projektin suorittamiseksi. Milloin käytetään? Kampanjahallintaa käytetään aina, kun aloitetaan uusi kampanja tai halutaan muokata olemassa olevaa kampanjaa. Uusi kampanja luodaan kun myydään samaa tuotetta, mutta halutaan eriyttää soitettava materiaali kahteen eri ryhmään soitetaan oleellisesti eri tuoteportfolioita, kuin olemassa olevissa kampanjoissa Muussa tapauksessa muokataan olemassa olevia kampanjoita mm. lisäämällä tai poistamalla kampanjaan kytkettyjä agenttiryhmiä ja/tai soittolistoja Mitä sisältää? Kampanjahallinnassa voidaan luoda uusi kampanja, kopioida olemassa olevan kampanja uuden kampanjan pohjaksi, muokata kampanjaa tai poistaa kampanja.

14 4. Kampanjan luominen Mene hallintapaneelista KAMPANJAT välilehdelle (edellisen sivun ylempi kuva). Paina sivun alareunasta Luo Uusi -painiketta TAI valitse sivun alareunan vetovalikosta valmis kampanja, jonka haluat kopioida pohjaksi ja paina Kopioi painiketta (edellisen sivun alempi kuva). Kirjoita kampanjalle haluttu nimi kenttään Kampanjan nimi 4. Valitse oma toimistosi, johon haluat kampanjan luoda 5. Voit lisätä lyhyen kuvauksen kampanjasta 6. Valitse kiinnitetyt agenttiryhmät, soittolistat, sekä tuotteet laittamalla rastin ruutuun 7. Määritä sallitut soittotavat 8. Luo puhelun päättymisen syyt kohdasta Puhelutulokset painamalla lisää uusi tai kopioi olemassa oleva syy listalta. Nimeä syy ja määrittele, että palautetaanko numero takaisin soittolistalle vai poistetaanko se soittolistalta, kun agentti valitsee ko. puhelun päättymisen syyn. 9. Luo Kampanja painamalla Luo -painiketta

15 4 4. Kampanjan muokkaaminen. Mene hallintapaneelista KAMPANJAT välilehdelle. Paina halutun kampanjan kohdalla lehtiö-painiketta tai paina kampanjan nimen kohdalta.. Muokkaa haluttuja kenttiä. 4. Tallenna painamalla Tallenna. 4.4 Kampanjan poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ). Mene hallintapaneelista KAMPANJAT välilehdelle. Paina halutun kampanjan kohdalla punaista rasti-painiketta.. Vahvista painamalla OK tai peruuta painamalla Peruuta. 4. Poistettu kampanja poistuu näkymästä lopullisesti. HUOM! Poistettuja kampanjoita ei voi palauttaa eikä niistä saa enää poistamisen jälkeen raportteja! 4.5 Tärkeää huomioitavaa Kampanja. Kampanjat tulee nimetä järjestelmällisesti ja niin lähelle oikeita nimiä kuin mahdollista. Tekstiviestivahvistus. Ennen tekstiviestivahvistuksen käyttöönottoa tulee asia tarkistaa ComDashboardin asiakaspalvelusta Navigointi. Kampanjahallinta-näkymän yläreunasta voit määritellä minkä toimiston kampanjat ovat näkyvissä ja montako kampanjaa näytetään kerralla per sivu. Sivua voit vaihtaa näkymän oikeasta alakulmassa olevista numeroista. Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi kampanjan nimi.

16 5 5. AGENTTIRYHMÄT 5. Yleistä Mistä on kysymys? Agenttiryhmähallinnassa määrittelet ketkä agentit kuuluvat mihinkin agenttiryhmään. Agentti voi kerrallaan kuulua vain yhteen agenttiryhmään. Agenttiryhmä tarkoittaa joukkoa agentteja, jotka soittavat samanaikaisesti samaa kampanjaa ja siihen kytkettyä soittolistaa. Milloin käytetään? Agenttiryhmähallintaa käytetään aina, kun halutaan luoda uusi agenttiryhmä tai vaihtaa agentteja ryhmästä toiseen. Mitä sisältää? Agenttiryhmähallinnassa määritellään ryhmän nimi, kuvaus ja ryhmään kuuluvat agentit. Agenttiryhmiä voidaan luoda, muokata tai poistaa järjestelmästä lopullisesti. HUOM! Yksi agentti voi kuulua vain yhteen agenttiryhmään. TOIMINTOJA. Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi agenttiryhmän nimi

17 6. Luo uusi agenttiryhmä. Luo uusi agenttiryhmä painamalla Luo uusi nappia. Muokkaa agenttiryhmää. Muokkaa valitsemasi agenttiryhmän tietoja painamalla kynä-paperi nappia 5.. Agenttiryhmän luominen 4. Mene hallintapaneelista AGENTTIRYHMÄT välilehdelle. Lisää uusi agenttiryhmä painamalla sivun alareunasta Luo uusi -painiketta. Kirjoita haluttu agenttiryhmän nimi kenttään Ryhmän nimi 4. Valitse tiputusvalikosta mihin toimistoon agenttiryhmä kuuluu 5. Kiinnitä halutut agentit ryhmään laittamalla rasti ruutuun. HUOM! vain vapaana olevat agentit ovat valittavana. (Agentti voi kuulua vain yhteen agenttiryhmään kerrallaan) 6. Luo agenttiryhmä painamalla Luo 5. Agenttiryhmän muokkaaminen. Mene hallintapaneelista AGENTTIRYHMÄT välilehdelle. Paina halutun agenttiryhmän kohdalla kynä-lehtiö painiketta.. Muokkaa haluttuja kenttiä. 4. Tallenna painamalla Tallenna. 5.4 Agenttiryhmän poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ). Mene hallintapaneelista AGENTTIRYHMÄT välilehdelle. Paina halutun agenttiryhmän kohdalla punaista rasti-painiketta.

18 7. Vahvista painamalla OK tai peruuta painamalla Peruuta. 4. Poistettu agenttiryhmä poistuu näkymästä pysyvästi. 5.5 Tärkeää huomioitavaa Navigointi. Agenttiryhmä-näkymän yläreunasta voit määritellä minkä toimiston agenttiryhmät ovat näkyvissä ja montako agenttiryhmää näytetään kerrallaan sivulla. Näkyvää sivua voit vaihtaa näkymän oikeasta alakulmasta. Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi agentin nimi. Poistaminen. Poistettua agenttiryhmää ei voida palauttaa eikä siitä voida muodostaa raportteja.

19 8 6. AGENTIT 6. Yleistä Mistä on kysymys? Agenttihallinnassa luodaan uudet agenttitunnukset, joiden avulla agentti voi kirjautua soittojärjestelmään sekä hallitaan luotujen agenttien käyttöoikeuksia. Milloin käytetään? Agenttihallintaa käytetään normaalisti, kun luodaan uudelle työntekijälle käyttäjätunnus ja salasana. Agenttihallinnassa voi myös muuttaa agenttien tietoja, esimerkiksi silloin, jos agentti vaihtaa toimistoa ja asettaa käyttöoikeuksia eri kampanjoille tai toimistoille. Mitä sisältää? Agenttihallinnassa määritellään agentille minimissään nimi, käyttäjätunnus, salasana ja toimisto. Agenttihallinnassa voidaan lisätä uusi agentti, muokata olemassa olevan agentin tietoja, muokata käyttöoikeuksia tai poistaa agentti järjestelmästä lopullisesti. 4 TOIMINTOJA. Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi agentin nimi. Luo uusi agentti. Luo uusi agentti painamalla Luo uusi nappia. Muokkaa agentin tietoja. Muokkaa valitsemasi agentin tietoja painamalla kynä-paperi nappia 4. Poista agentti. Poista agentti painamalla punaista ruksia (POISTAA PYSYVÄSTI)

20 9 6.. Agentin luominen 4 5. Mene hallintapaneelista AGENTIT välilehdelle. Lisää uusi agentti painamalla Luo uusi painiketta (ylempi kuva). Täytä agentille vähintään seuraavat tiedot. Käyttäjätunnus, Salasana, Koko nimi ja Toimisto. HUOM! Älä käytä nimessä välilyöntiä, ääkkösiä tai muita erikoismerkkejä! 4. Määritä saako agentti itsenäisesti vaihtaa agenttiryhmää ja nähdä eri ryhmien tietoja. 5. Luo agentti painamalla Luo nappia. 6. Agentin muokkaaminen. Mene hallintapaneelista AGENTTI välilehdelle. Paina halutun agentin kohdalla kynä-lehtiö -painiketta.. Muokkaa haluttuja kenttiä. 4. Tallenna painamalla Tallenna.

21 0 6.4 Agentin poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ). Mene hallintapaneelista AGENTIT välilehdelle. Paina halutun agentin kohdalla punaista rasti-painiketta.. Vahvista painamalla OK tai peruuta painamalla Peruuta. 4. Poistettu agentti poistuu näkymästä lopullisesti ja siitä ei voida enää muodostaa raportteja. 6.5 Tärkeää huomioitavaa Navigointi. Agentti-näkymän yläreunasta voit määritellä minkä toimiston agentit ovat näkyvissä ja montako agenttia näytetään kerrallaan sivulla. Näkyvää sivua voit vaihtaa näkymän oikeasta alakulmasta. Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi agentin nimi. Poistaminen. Poistettua agenttia ei voida palauttaa. ÄLÄ siis poista agenttia järjestelmästä, vaan voit esim. luoda uuden agenttiryhmän nimellä Lopettaneet ja siirtää agentin sinne myöhempiä raportteja ajatellen. 6.6 Agentin käyttöoikeudet Agentin käyttöoikeuksissa voit määrittää mitkä kampanjat ovat agentin käytössä. Jos agentin nimen kohdalla on vihreä täppä Täydet käyttöoikeudet, näkee hän kaikki kampanjat, jotka ovat kyseisen toimiston alla sekä myös sellaiset kampanjat joihin ei ole toimistoa määritelty. Punainen täppä merkitsee sitä, että agentti näkee vain sen kampanjan tiedot missä hän kyseisellä hetkellä työskentelee. Klikkaamalla agentin sarakkeesta kampanjoiden kohdalla olevaa ruutua voit lisätä agentille oikeuksia useampaan kampanjaan. Kun klikkaat punaista täppää muuttuu se vihreäksi Täydet käyttöoikeudet täpäksi ja päinvastoin. Alla vielä kuva havainnollistamaan asiaa:

22 7. SOITTOLISTAT 7. Yleistä Mistä on kysymys? Soittolistahallinnassa tehdään uusia soittolistoja ja määritellään montako kertaa yhteen numeroon soitetaan. Milloin käytetään? Soittolistahallintaa käytetään, kun halutaan nähdä kuinka montako numeroa soittolistalta on käytetty tai kuinka monta numeroa on vielä soittamatta. Mitä sisältää? Soittolistahallinnassa voidaan luoda uusi soittolista, lisätä soittokertoja soittolistan asiakkaille tai sekoittaa soittolistalla olevien puhelinnumeroiden järjestystä. Soittolistoja voidaan paitsi luoda, myös muokata ja poistaa. 4 5 TOIMINTOJA. Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi soittolistan nimi. Lataa soittolistapohja. Lataa valmis excel-pohja soittolistoja varten. HUOM! Kaikki ohjelmaan ladattavat soittolistat tulisi ensin muokata pohjan mukaiseen sarakejärjestykseen. Luo uusi soittolista. Luo uusi soittolista painamalla Luo uusi nappia 4. Vie Exceliin. Vie haluamasi soittolista exceliin painamalla paperi-nuoli nappia 5. Poista soittolista. Poista soittolista painamalla punaista ruksia (POISTAA PYSYVÄSTI)

23 7.. Soittolistan luominen Muokkaa asiakaskontaktit sisältävä Excel-tiedosto soittolistapohjan mukaiseen järjestykseen (Soittolistapohjan saat ladattua: Hallintapaneeli Soittolistat). - Tallenna tiedosto. - Mene hallintapaneelista SOITTOLISTAT välilehdelle (Kuva yllä). Syötä kenttään Soittolistan nimi haluttu nimi soittolistalle. Määritä tähän kenttään montako soittoyritystä haluat / asiakas (oletusarvo ). Valitse vetovalikosta toimisto, mihin haluat soittolistan liittää. 4. Paina Selaa -nappia, josta pääset hakemaan.csv tiedoston koneeltasi 5. Paina nappia Luo luodaksesi soittolistan

24 7.. Soittolistavelho Tämä työkalu on luotu helpottamaan soittolistan viemistä järjestelmään. Jos siis alkuperäisessä Exceltiedostossasi on sarakkeet väärässä järjestyksessä tai esimerkiksi otsikkorivi puuttuu, tulee apuun Soittolistavelho. Sen avulla voit yksinkertaisesti raahata hiirellä oikeat tiedot oikeille paikoilleen. TOIMINTOJA. Raahaa. Klikkaa hiirellä haluamaasi tietokenttää ruudun oikealta puolelta (Tiedoston tietokentät), pidä hiiren nappi pohjassa ja raahaa tieto vasemmalle (Soittolistan tiedot) oikeaan kenttään. Toimi näin jokaisen oikealla olevan tiedon kohdalla (Helsinki Kaupunki, Anna Etunimi jne.). Luo soittolista. Kun olet siirtänyt kaikki tiedot oikealta vasemmalle oikeisiin ruutuihin, voit luoda soittolistan painamalla Luo soittolista nappia.. Peruuta. Jos huomaat, että listassa / tiedoissa on jotain vikaa tai et muusta syystä halua luoda soittolistaa, voit peruuttaa toimenpiteen Peruuta napista.

25 4 7.. Soittolistan jakaminen Voit halutessasi siirtää olemassa olevasta soittolistasta tietyn määrän kontakteja uuteen soittolistaan. Kontaktimäärän saa valita itse ja kontaktit valikoituvat listan lopusta (esim. 50 viimeistä numeroa). Tämän jälkeen ohjelma luo valituista kontakteista uuden soittolistan. Nimeäminen tapahtuu vanhan listan perusteella, eli jos esim. alkuperäisen soittolistan nimi on Lista ja siirrät tästä 50 numeroa uudelle listalle, tulee uuden listan nimeksi Lista #. Jos haluat alkuperäisestä listasta siirtää edelleen 50 numeroa ja tehdä toisen uuden listan, tulee sen nimeksi Lista #. Lisäksi ohjelma automaattisesti luo soittolistalle samannimisen kampanjan ja agenttiryhmän. Eli esimerkissä kampanjan nimeltä Lista # ja agenttiryhmän nimeltä Lista #. Tämän jälkeen voit lisätä agenttiryhmään haluamasi agentit ja voit myös vaihtaa ryhmän ja kampanjan nimen. Alla esimerkki vielä kuvien kera:. Valitse hallintapaneelista Soittolista välilehti. Etsi lista, jonka haluat jakaa soittolistoista. Paina rivin perässä olevaa jaettua nuolta 4. Syötä avautuvaan tekstikenttään listasta irroitettavien kontaktien määrä ja paina OK

26 5 5. Lista on luotu ja se löytyy edellä mainitun nimeämistavan mukaan (esim. Lista #) 7.. Puhelinnumeroiden muoto Puhelinnumerot voi pääsääntöisesti syöttää järjestelmään missä tahansa formaatissa. Joitakin poikkeuksia kuitenkin on. Seuraavasta taulukosta selviää yleisimmät esimerkit sallituista ja ei sallituista numeroformaateista. ESIMERKKI PUHELINNUMERO SOITTOLISTALLE ERIKOISUUS EXCELISSÄ CMP:SSA kyllä/ei etunolla puuttuu Kyllä tyhjiä välejä numeroiden välissä Kyllä väliviiva suuntanumeron jälkeen Kyllä sulkeet numeron ympärillä (09) Kyllä maakoodi Kyllä kirjain numeroiden välissä 094x kyllä maakoodi ilman plusmerkkiä kirjaimia numeroiden tilalla abc Ei lyhyt numero 45 ei Kyllä, mutta numero on virheellinen 7.4 Soittolistan nimen muokkaaminen. Mene hallintapaneelista SOITTOLISTAT välilehdelle. Klikkaa muutettavaa soittolistaa sen nimen kohdalta. Vaihda nimi, kirjoittamalla soittolistan uusi nimi kohtaan Soittolistan nimi. 4. Tallenna painamalla Tallenna, kumoa muutokset painamalla Resetoi. 7.5 Soittolistan poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ!). Paina halutun soittolistan kohdalla punaista rasti-painiketta.. Vahvista painamalla OK tai peruuta painamalla Peruuta.. Poistettu soittolista poistuu näkymästä.

27 6 7.6 Soittolistan kierto Järjestelmä soittaa soittolistan aina soittolistasta järjestyksessä riviltä viimeiseen riviin. Yksittäisen listan soittojärjestyksen pystyy sekoittamaan Soittolistat-välilehdeltä, soittolistan perässä olevasta napista: Sekoita soittojärjestys. Jos soittolistoja on useampi, esim. Kampanjaan lisätty Lista A & Lista B. Järjestelmä soittaa listat järjestyksessä kierros kerrallaan. Esim. Kierros : Lista A Kierros : Lista B Kierros : Lista A Kierros : Lista B Kierros : Lista A Kierros : Lista B POIKKEUS! UUDEN LISTAN LISÄÄMINEN, KUN VANHOISSA ON VIELÄ SOITETTAVAA Jos järjestelmään lisää uuden listan (Lista C) ja A ja B listoissa on vielä soitettavaa, tulee uusi lista heti seuraavaksi soittoon ja täsmälleen siihen väliin mihin listan on lisännyt. Esim. Listasta A & B on soitettu ensimmäiset kierrokset edellisen esimerkin mukaan ja tämän jälkeen ehditään soittamaan kaksi puhelua listan A toiselta kierrokselta. Jos tässä kohtaa lisää listan C, tulee sen ensimmäinen kierros heti soittoon, jonka jälkeen tulee A listan toisen kierroksen loput, jonka jälkeen B:n toinen kierros, jonka jälkeen taas A:sta kaksi puhelua kolmannelta kierrokselta, C:n toinen kierros, A:n kolmannen loput, B:n kolmas kierros jne. Alla vielä esimerkki:

28 7 8. TUOTTEET 8. Yleistä Mistä on kysymys? Tuotehallinnassa määrittelet, minkälaisia tietoja myyjä kerää, kun puhelun lopputulos on onnistunut. Oli kysymyksessä sitten lehtitilaus, liittymän ostaminen, näkyvyys yrityskatalogissa, ajanvaraus myyntitilaisuuteen, puhelinhaastattelu tai jotain ihan muuta, puhelussa kerättävä tieto määritellään tuotehallinnassa. Milloin käytetään? Tuotehallintaa käytetään aina, kun aloitetaan uuden tuotteen myyminen. Luotuja tuotteita voidaan käyttää useassa kampanjassa, joten kun ne on kerran luotu, voidaan uusia kampanjoita avata helposti. Mitä sisältää? Tuotehallinnassa määritellään tuotteen nimi, kuvaus, hinta- ja komissiotiedot, käyttöoikeudet sekä tilauslomake. Tuotteita voidaan paitsi luoda, myös muokata ja poistaa. 4 TOIMINTOJA. Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi tuotteen nimi. Luo uusi tuote. Luo uusi tuote painamalla Luo uusi nappia. Muokkaa tuotetta. Muokkaa tuotetta painamalla kynä-lehtiö nappia 4. Poista tuote. Poista tuote painamalla punaista ruksia (POISTAA PYSYVÄSTI)

29 8 8. Uuden tuotteen luominen Mene hallintapaneelin TUOTTEET välilehdelle. Paina Luo uusi nappia. (ylempi kuva). Kirjoita haluttu tuotteen nimi. 4. Määrittele toimisto mihin tuote kuuluu 5. Kirjoita tuotteen tiedot. - Tuotekoodi. Kirjoitetaan ilman välilyöntejä tai erikoismerkkejä etc. - Myyntihinta (euroa). Kirjoitetaan lukuna ilman -merkkiä (esim. 7.95). Jos myyntihintaa ei ole, merkitään hinnaksi.0. - Tuntipalkka (euroa). Kirjoitetaan lukuna ilman -merkkiä (esim. 4.50) - Provisio/tilaus (euroa). Kirjoitetaan lukuna ilman -merkkiä (esim ) - Tavoite/tunti (euroa). Kirjoitetaan lukuna ilman -merkkiä (esim ). 6. Lisää lomakekentät. Voit lisätä niin monta kenttää kuin haluat. Lisää kentät painamalla Lisää kenttä nappia. Jokaisen kentän kohdalla kirjoita kenttään liittyvä kysymys tai otsikko. Lisäksi valitse ja määrittele, minkä tyyppiset valinnat myyjä näkökulmasta kyseiseen kenttään liittyy: - Datetime. Tällöin kentän kohdalla myyjälle aukeaa kalenterinäkymä, josta hän voi valita päivämäärän (esim. tilauksen alkamis- ja päättymisajankohta) - Dropdown. Kentän kohdalla on myyjällä pudotusvalikko, josta voidaan valita yksi määritellyistä vaihtoehdoista. Erottele vaihtoehdot kenttää luodessa painamalla ENTER rivinvaihtoa ja laittamalla vaihtoehdot allekkain. - Text. Kentän kohdalla on myyjällä tyhjä lyhyehkö tekstilaatikko, joka voidaan täyttää millä tahansa tekstillä.

30 9 - Multiselect. Kentän kohdalla on myyjällä valikko näkyvissä, joista voidaan valita yksi tai monta vaihtoehtoa. - Textarea. Kentän kohdalla on myyjällä tyhjä pitkähkö tekstilaatikko, joka voidaan täyttää millä tahansa tekstillä. - Static text. Kentän kohdalla myyjälle näkyy tuotetta luotaessa määritelty teksti. Käytetään harvoin. 7. Tallenna painamalla Luo. 8. Tuotteen muokkaaminen. Mene hallintapaneelista TUOTTEET välilehdelle. Paina halutun tuotteen kohdalla lehtiö-painiketta.. Muokkaa haluttuja kenttiä. Lomakekenttiä voit poistaa tyhjäämällä kentän nimen. 4. Tallenna painamalla Tallenna. 8.4 Tuotteen poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ). Mene hallintapaneelista TUOTTEET välilehdelle. Paina halutun tuotteen kohdalla punaista rasti-painiketta.. Vahvista painamalla OK tai peruuta painamalla Cancel. 4. Poistettu tuote poistuu näkymästä pysyvästi. 8.5 Tärkeää huomioitavaa Tuotteiden erittely. Aina, kun jossain tuotteessa/tuotevalinnassa on toisesta poikkeava myyntihinta tai provisio, tulee tällaisille tuotteille/tuotevalinnalle tehdä kokonaan uusi tuote. Nimet. Tuotteet tulee nimetä järjestelmällisesti ja niin lähelle oikeita nimiä kuin mahdollista. Tuotekoodit. Tuotekoodien on oltava täsmälleen samat kuin oikeastikin. Hinnat. Tuotteisiin liittyvät hinnat tulee merkitä tarkasti. Desimaalilukujen välimerkki on piste. Provisio. Mikäli joissain tuotteissa ohjeissa on annettu provisio prosentteina (esim. 5%) myyntihinnasta (esim. 00e), tulee provisio silti merkitä aina euromääräisenä, eli tässä tapauksessa se saadaan helposti laskemalla 5 % x 00e = 5e Navigointi. Tuotehallinta-näkymän yläreunasta voit määritellä minkä toimiston tuotteet ovat näkyvissä ja montako tuotetta näytetään kerrallaan sivulla. Näkyvää sivua voit vaihtaa näkymän oikeasta alakulmasta. Poistaminen. Poistettua tuotetta ei voida palauttaa.

31 0 9. Yleisasetukset 9. Yleistä Mistä on kysymys? Yleisasetuksissa voidaan määritellä yleisiä taustatekijöitä, kuten esimerkiksi agenttien statukset ja viestipohjat (SMS tai Sähköposti). Lisäksi Yleisasetusten asiakassivuille voidaan liittää räätälöityjä tuotteita asiakkaan toiveiden mukaan. Milloin käytetään? Jos haluat luoda uuden viestipohjan (SMS tai sähköposti), haluat muuttaa agenttien statuksien merkityksiä tai lisätä ja päivittää kontakteja. Sisältää alasivut: Aktiviteettihallinta, Asiakassivut, Viestipohjat ja Kontaktihallinta. 9. Aktiviteettihallinta Aktiviteettihallinnassa voidaan luoda agentin statuksia, joita agentti voi itse määritellä työskentelyn aikana (esim. tauolla, koulutuksessa, aktiivisena, passiivisena jne.). Hallinnassa voidaan määritellä laskutetaanko tehtävä (esim. jos agentti tekee tuntiveloituksena laskutettavaa raporttia asiakkaalle, mutta ei soita sinä aikana puheluita). 4 TOIMINTOJA. Etsi. Kirjoita vapaaseen tekstikenttään etsimäsi aktiviteetin nimi. Luo uusi aktiviteetti. Luo uusi tuote aktiviteetti painamalla Luo uusi nappia. Muokkaa aktiviteettia. Muokkaa aktiviteettia painamalla kynä-lehtiö nappia

32 4. Poista aktiviteetti. Poista aktiviteetti painamalla punaista ruksia (POISTAA PYSYVÄSTI) 9. Aktiviteetin luominen 5 4. Mene hallintapaneelin TUOTTEET välilehdelle. Paina Luo uusi nappia.. Kirjoita aktiviteetin nimi Nimi kenttään. 4. Laita rasti ruutuun, jos aktiviteetti on laskutettava 5. Tallenna painamalla Luo nappia 9.4 Aktiviteetin muokkaaminen. Mene hallintapaneelista YLEISASETUKSET välilehdelle ja valitse sieltä alalehti AKTIVITEETTIHALLINTA. Paina halutun aktiviteetin kohdalla kynä-lehtiö painiketta.. Muokkaa haluttuja kenttiä 4. Tallenna painamalla Tallenna 9.5 Aktiviteetin poistaminen (ÄLÄ KÄYTÄ ELLEI TOISIN KÄSKETÄ). Mene hallintapaneelista YLEISASETUKSET välilehdelle ja valitse sieltä alalehti AKTIVITEETTIHALLINTA. Paina halutun tuotteen kohdalla punaista rasti-painiketta.. Vahvista painamalla OK tai peruuta painamalla Peruuta. 4. Poistettu aktiviteetti poistuu näkymästä pysyvästi.

33 9.6 Asiakassivut Asiakassivuille voidaan räätälöidä asiakkaan itse haluamia toimintoja. 9.7 Viestipohjat Kohdassa Viestipohjat voit luoda haluamiasi SMS- ja sähköpostipohjia. TOIMINTOJA. Valitse. Valitse vetovalikosta haluamasi viestipohja.. Luo uusi viestipohja. Luo uusi tuote viestipohja painamalla Luo uusi pohja linkkiä. Muokkaa viestipohjaa.valitse ensin vetovalikosta pohja, mitä haluat muokata ja paina sen jälkeen Muokkaa nappia 9.8 Viestipohjan luominen