EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23)

Transkriptio

1 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Tarkastuslautakunta Aika klo 17:00-19:38 Paikka Kunnanvirasto Saapuvilla olleet jäsenet Uoti Sari Lehtonen Satu Vihavainen Tiina Lintusalo Pirjo Junnila Vesa-Matti puheenjohtaja jäsen jäsen varajäsen varajäsen Poissa Kemppainen Jukka varapuheenjohtaja Suvanto Vesa jäsen Muut saapuvilla olleet Virolainen Ari JHHT-tilintarkastaja Aalto Katja talousjohtaja paikalla :ssä 34 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin. Asiat :t Allekirjoitukset Sari Uoti puheenjohtaja, pöytäkirjanpitäjä :ssä 22, 25, 30 Ari Virolainen pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty. Vesa-Matti Junnila Satu Lehtonen Pöytäkirjan nähtävilläolo Kunnanvirastossa klo 9-15 Hallintosihteeri Taina Suomi

2 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Käsitellyt asiat Sivu 17 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 18 Pöytäkirjanpitäjän ja pöytäkirjantarkastajien valinta 4 19 Asioiden käsittelyjärjestyksen hyväksyminen 5 20 Pöytäkirjan tarkastaminen ja nähtävillä pitäminen 6 21 Tarkastuslautakunnan vaalin toteaminen 7 22 Tilintarkastajan valinta 8 23 Kokouskutsun ja esityslistan lähettäminen 9 24 Tarkastuslautakunnan esittelijä Tarkastuslautakunnan työn avustaminen Tarkastuslautakunnan jäsenten esteellisyydet Tarkastuslautakunnan tietojensaantioikeus ja jäsenille säännönmukaisesti toimitettavat asiakirjat Arvioinnin käytännön suorittaminen Tilintarkastajan tarkastussuunnitelma ja työohjelma Tarkastuslautakunnan kouluttautuminen ja käyttöön tilattava materiaali Tarkastuslautakunnan palkkiot Tarkastuslautakunnan talousarvio ja menojen hyväksyminen Sidonnaisuuksien ilmoittaminen Kunnan toiminnallinen ja taloudellinen katsaus Muut asiat Oikaisuvaatimus ja valitusosoitus 22

3 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Tarkastuslautakunta Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus tarkltk Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä kä si tel tä vät asiat. Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yh teydes sä. Kokouskutsu lähetetään vähintään kolme (3) päivää ennen ko kous ta jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toi mi eli men päättämällä tavalla. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen kun saapuvilla on enemmän kuin puolet lautakunnan jäsenistä. Kunnanhallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Todetaan laillisuus ja päätösvaltaisuus. Hyväksyttiin päätösehdotus.

4 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Tarkastuslautakunta Pöytäkirjanpitäjän ja pöytäkirjantarkastajien valinta tarkltk Toimielimen pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöy tä kir jan pi tä jä. Tarkastuslautakunta valitsee pöytäkirjanpitäjän joko keskuudestaan tai lau takun nan ulkopuolelta. Tarkastuslautakunnan pöytäkirjan tarkastaa kullakin kerralla kaksi sitä var ten valittua jäsentä. Pöytäkirjan tarkastetaan... Tarkastuslautakunta nimeää pöytäkirjanpitäjän sekä kaksi pöytäkirjan tar kasta jaa. Pöytäkirjanpitäjäksi nimettiin Ari Virolainen ja pöytäkirjantarkastajiksi nimettiin Vesa-Matti Junnila ja Satu Lehtonen.

5 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Tarkastuslautakunta Asioiden käsittelyjärjestyksen hyväksyminen tarkltk Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toi sin päätä. Toimielin voi erityisistä syistä päättää ottaa käsiteltäväksi sel lai sen kin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa, mikäli vähintään puolet jä se nis tä kannattaa asian käsiteltäväksi ottamista. Tarkastuslautakunta hyväksyy esityslistan asioiden käsittelyjärjestyksen. Asioiden käsittelyjärjestys hyväksyttiin muilta osin, mutta asia; Kunnan toiminnallinen ja taloudellinen katsaus käsiteltiin :n 27 jälkeen.

6 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Tarkastuslautakunta Pöytäkirjan tarkastaminen ja nähtävillä pitäminen tarkltk Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan lautakunnan päättämällä tavalla. Kuntalain 140 : Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän 58 :n 1 momentissa tarkoitetun toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oi kai su vaa timus oh jei neen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen näh tävä nä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista sään nök sis tä muuta johdu. Tarkastuslautakunta päättää kokouksen pöytäkirjan tarkastamisesta ja nähtävänä pidosta. Pöytäkirja tarkastetaan kokousta seuraavana toisena arkipäivänä ( ) ja asetaan nähtäville

7 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan vaalin toteaminen 13/ /2017 tarkltk Kuntalain 121 :n 1. momentin mukaan valtuusto asettaa tar kas tus lau ta kunnan hallinnon ja talouden tarkastuksen sekä arvioinnin järjestämistä var ten. Lautakunnan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tulee olla val tuu tet tu ja. Hallintosäännön 8 :n mukaan tarkastuslautakunnassa on viisi jäsentä. Valtuus to valitsee puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Jokaisella jä se nel lä on henkilökohtainen varajäsen. Valtuusto on kokouksessaan valinnut tarkastuslautakuntaan vuo sik si seuraavat jäsenet ja varajäsenet: Jäsenet Tiina Vihavainen Sari Uoti Satu Lehtonen Jukka Kemppainen Vesa Suvanto Puheenjohtaja Varapuheenjohtaja Varajäsenet Hannu Aalto Elina Suonpää Marita Järvinen Pirjo Lintusalo Vesa-Matti Junnila Sari Uoti Jukka Kemppainen Tarkastuslautakunta toteaa valtuuston päätöksen. Hyväksyttiin päätösehdotus. Liitteet Liite 1 Tarkastuslautakunnan vaali

8 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Tarkastuslautakunta Tilintarkastajan valinta 195/ /2017 tarkltk Valtuusto on kokouksessaan valinnut tilintarkastajaksi toimikaudeksi JHTT-yhteisö BDO Audiator Oy:n. BDO Audiator Oy on esittänyt, että kunnan vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi nimetään JHT, HT Ari Virolainen. Avustavana tarkastajana toimii Leena Ahonen. Valtuuston päätös ja allekirjoitettu toimeksiantosopimus on esityslistan liitteenä. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi valtuuston päätöksen ja toimeksiantosopimuksen. Hyväksyttiin päätösehdotus. Ari Virolainen poistui kokouksesta asian käsittelyn ajaksi klo Pöytäkirjanpitäjänä toimi tämän ajan puheenjohtaja. Liitteet Liite 2 Sopimus tilintarkastuspalveluista / BDO Audiator Oy Liite 3 Tilintarkastusyhteisön valinta

9 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Tarkastuslautakunta Kokouskutsun ja esityslistan lähettäminen tarkltk Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Kokouskutsu ja esityslista liitteineen ja oheismateriaaleineen lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Toimielin päättää esityslistan toimittamisesta varajäsenille. Tarkastuslautakunta päättää esityslistan toimittamisesta. Kokouskutsu lähetetään sähköiseen kokousjärjestelmään. Varajäsenille julkinen materiaali lähetetään sähköpostilla.

10 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan esittelijä tarkltk Hallintosäännön 62 mukaan tarkastuslautakunnan päätökset tehdään ilman viranhaltijaesittelyä puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Tarkastuslautakunta päättää, että päätöksenteko tarkastuslautakunnassa tapahtuu puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Hyväksyttiin päätösehdotus.

11 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan työn avustaminen tarkltk Tarkastuslautakunta päätti edellä lautakunnan pöytäkirjanpitäjästä. Muus ta mahdollisesti tarvittavasta lautakuntatyön avustamisesta on tarpeen päät tää erikseen. Tilintarkastusyhteisö on tarjouksessaan ilmoittanut lau ta kun nan tukipalveluiden veloitusperusteet. Tarkastuslautakunnan avus ta mi seen liittyviä tehtäviä ovat mm. kokousten valmistelu, esityslistojen laa ti mi nen, arviointikertomuksen valmistelu siinä laajuudessa kuin näistä teh tä vis tä lautakunnan kanssa sovitaan. Tarkastuslautakunta päättää siitä, miten tilintarkastaja osallistuu lau ta kun tatyön avustamiseen. Päätettiin, että avustavien tehtävien osalta toimitaan tilintarkastusta koskevan sopimuksen mukaisesti. Ari Virolainen poistui kokouksesta asian käsittelyn ajaksi klo Puheenjohtaja toimi tämän pykälän ajan pöytäkirjanpitäjänä.

12 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan jäsenten esteellisyydet tarkltk Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voi massa, mitä hallintolain 27 ja 28 pykälissä säädetään. Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asian osaisiin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian kä sit telys sä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lähisukulaisuus tai asianosaisuus. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perustelua ilmoittaa tiedossaan olevat ns. pysyvät esteellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asiakohtaisista es teel lisyyk sis tä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa välittömästi sellaisen il me tes sä. Puheenjohtaja Lautakunnan jäsenet ilmoittavat esteellisyytensä ja ne merkitään pöy tä kirjaan. Esteellisyyksissä tapahtuvista muutoksista lautakunnan jäsenet il moit tavat välittömästi. Tiina Vihavainen ilmoitti olevan Pyhäjärviseudun ympäristölautakunnan varajäsen. Muita esteellisyysilmoituksia ei tullut esiin. Esteellisyydet merkittiin tiedoksi.

13 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan tietojensaantioikeus ja jäsenille säännönmukaisesti toimitettavat asiakirjat tarkltk Kuntalain 124 :n mukaan tarkastuslautakunnalla on salassapitoa kos ke vien säännösten estämättä oikeus saada kunnan viranomaisilta tiedot ja näh tä vikseen asiakirjat, joita se pitää tarpeellisina arviointitehtävän hoi ta mi sek si. Käytännössä salassa pidettävien asiakirjojen pyytäminen edellyttää lau ta kunnan päätöstä. Tarkastuslautakunnan arviointitehtävän kannalta on perusteltua, että heille toi mi te taan säännönmukaisesti tehtävän kannalta keskeisiä asiakirjoja. Lautakunta pyytää, että sille toimitetaan säännönmukaisesti mm. seu raa vat asiakirjat: talousarvio ja suunnitelma osavuosikatsaukset tai muut kunnan kokonaiskehitystä raportit johtosäännöt ja niiden muutokset valtuuston pöytäkirjat hallituksen pöytäkirjat kuvaavat Lautakunnan jäsenten on tarpeen tehdä tilikauden aikaisista ha vain nois taan muistiinpanoja, jotka auttavat lautakunnan työskentelyä ja ar vioin ti ker to muksen laatimista. Tarkastuslautakunta päättää sille säännönmukaisesti toimitettavista asia kirjois ta. Päätettiin, että talousarvio ja tilinpäätös pyydetään toimittamaan lautakunnan jäsenille paperisena, muut asiakirjat pyydettäessä ja sähköisenä.

14 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Tarkastuslautakunta Arvioinnin käytännön suorittaminen tarkltk Tarkastuslautakunta on asetettu hallinnon ja talouden hoidon tarkastuksen jär jes tä mis tä varten. Lautakunnan on arvioitava, ovatko valtuuston aset ta mat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa to teu tu neet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella ta val la sekä arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella se kä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää. Lautakunnan työn perustaksi on tarpeen valmistella ohjeellinen ar vioin ti suunni tel ma. Lautakunta käy periaatekeskustelun työskentelynsä käy tän nön järjestelyistä. Arviointisuunnitelma valmistellaan tässä kokouksessa ti lin tarkas ta jan valmistelun pohjalta. Valmistelu tapahtuu yhteistyössä jäl jem pä nä esitetyn tilintarkastajan tarkastussuunnitelman valmistelun kans sa. Arviointilomake on esityslistan liitteenä. Puheenjohtaja Tarkastuslautakunta päättää valmistella arviointisuunnitelman vuosille ja työohjelman vuodelle Arviointisuunnitelma vah vis te taan seuraavassa kokouksessa. Hyväksyttiin päätösehdotus.

15 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Tarkastuslautakunta Tilintarkastajan tarkastussuunnitelma ja työohjelma tarkltk Tilintarkastaja valmistelee ja esittää lautakunnalle tiedoksi toimikauttaan koske van tarkastussuunnitelman ja tilikautta koskevan työohjelman. Tässä yhteydessä päätetään myös tilintarkastajan raportoinnista lau ta kun nalle. Tarkastuslautakunta päättää merkitä tiedokseen tilintarkastajan tar kas tussuun ni tel man vuosille ja työohjelman vuodelle Hyväksyttiin päätösehdotus.

16 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan kouluttautuminen ja käyttöön tilattava materiaali tarkltk Lautakunnan työn onnistumisen kannalta on tärkeää, että lautakunta pe rehtyy ja kouluttautuu tehtäväänsä hyvin. Lautakunta käy keskustelun ja päättää tarvittavasta pe reh ty mis suun ni tel mastaan, osallistumisesta koulutukseen ja mahdollisesti lautakunnan käyt töön hankittavasta kirjallisuudesta ja muusta materiaalista. Tarkastuslautakunnan jäsenistä 3 on ilmoittautunut BDO Audiatorin järjestämälle Varsinais-Suomen ja Satakunnan risteilyseminaariin Seminaarin hinta on 300 /hlö (alv 0 %). Koulutukseen osallistumiseen on varattu raha talousarviossa. Ari Virolainen ei esteellisenä osallistunut asian käsittelyyn. Pykälän ajan pöytäkirjanpitäjänä toimi puheenjohtaja. Muista koulutuksista ja materiaalin hankinnasta päätetään erikseen.

17 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan palkkiot tarkltk Valtuusto on päättänyt luottamushenkilöille maksettavista palkkioista. Tarkastuslautakunnan kokouspalkkio on 100 euroa kokoukselta. Luottamushenkilöiden taloudellisten etuuksien perusteet on esityslistan liitteenä. Puheenjohtaja Todetaan palkkiosäännön mukaiset palkkiot. Tarkastuslautakunta Hyväksyttiin päätösehdotus. Liitteet Liite 4 Luottamushenkilöiden taloudellisten etuuksien perusteet

18 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan talousarvio ja menojen hyväksyminen tarkltk Valtuuston hyväksymän vuoden 2017 talousarvion mukaan tarkastuslautakunnan talousarvion menot ovat euroa. Heinäkuun lopun ti lan teen mukaan menoista on käytetty euroa Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi vuoden 2017 talousarvion ja to teaa sen olevan myös lautakunnan käyttösuunnitelman. Tarkastuslautakunta päättää siitä, ketkä toimivat lautakunnan menojen hyväk sy ji nä sen toimikaudella. Päätettiin, että lautakunnan menot hyväksyy kunnanjohtaja ja talousjohtaja tai heidän sijaisensa. Vuoden 2017 talousarvio ja lautakunnan käyttösuunnitelma merkittiin tiedoksi.

19 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Tarkastuslautakunta Sidonnaisuuksien ilmoittaminen 1002/ /2016 tarkltk Kuntalain 84 :n mukaan kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on teh tävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elin keino toi min taa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, mer kit tä väs tä varallisuudestaan sekä muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla mer ki tys tä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maankäyt tö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toi mi elimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja va ra pu heen joh tajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apulaispormestaria sekä kun nan hal li tuksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuu kau den kuluessa siitä, kun henkilö on valittu tehtäväänsä. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo il moi tus velvol li suu den noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Tarkastuslautakunta toteaa sidonnaisuusilmoitusten tilanteen ja päättää sidon nai suus il moi tus ten hyväksymisestä, täydentämisestä, julkaisemisesta ja saattamisesta valtuustoon tietoon. Tarkastuslautakunta toteaa, että sidonnaisuusilmoitusten jättö on vielä kesken. Ilmoitukset käsitellään seuraavassa kokouksessa ja sen jälkeen sidonnaisuusilmoitukset saatetaan valtuustolle tiedoksi sekä julkaistaan yleisessä tietoverkossa kunnan kotisivuilla.

20 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Tarkastuslautakunta Kunnan toiminnallinen ja taloudellinen katsaus tarkltk Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan tulee mm. arvioida, ovat ko valtuuston asettamat toiminnat ja talouden tavoitteet kunnassa ja kun ta konser nis sa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tar koi tuk senmu kai sel la tavalla. Kokoukseen on kutsuttu talousjohtaja Katja Aalto esittelemään kunnan hallintoa, tavoitteiden toteutumista ja muita ajankohtaisasioita. Tarkastuslautakunta kuulee katsaukset ja käy keskustelun esiin nou se vis ta asioista. Tarkastuslautakunta merkitsi katsauksen tiedoksi. Talousjohtaja poistui kokouksesta asian käsittelyn jälkeen.

21 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Tarkastuslautakunta Muut asiat tarkltk Tarkastuslautakunta ottaa käsiteltäväksi lautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan mahdollisesti esille ottamat asiat. Ei tullut esille muita asioita.

22 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Tarkastuslautakunta Oikaisuvaatimus ja valitusosoitus tarkltk Pöytäkirjaan liitettävässä oikaisuvaatimusohjeessa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä va li tus osoituk ses sa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä va li tus kir jaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on lii tet tä vä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kiel to perustuu. Ohjeet oikaisuvaatimuksesta, valitusosoitus ja muutoksenhakukielto lii te tään asiakirjaan Hyväksyttiin päätösehdotus.

23 EURAN KUNTA Pöytäkirja 5/ (23) Muutoksenhakuohje Muutoksenhakukielto Seuraavista päätöksistä ei saa tehdä kuntalain 136 :n mukaan oikaisuvaatimust eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa. Pykälät 17-24, 26-29, 31-36