Henkilöstömentorointi Aallossa

Transkriptio

1 1 Tervetuloa osallistumaan Aallon henkilöstömentorointiin! Tähän kuvaukseen mentoroinnista muutamia ydinasioita, jotka on hyvä pitää mielessä ohjelmaan osallistuessa. Tärkeintä on kuitenkin innostus, avoin mieli ja halu kehittyä! Mitä mentorointi on? Miten aktorit ja mentorit hyötyvät? Mentorin rooli Aktorin rooli Mentorointitapaamiset Pelisäännöt Mentoroinnin vaiheet Luottamuksellisuus Mitä aiheita voisi käsitellä Mentoroinnin päätös Ota yhteyttä Muutamia kirjallisuusvinkkejä Mahdollisia käsiteltäviä aiheita ja teemoja Mitä mentorointi on? mentorointi on tavoitteellinen keino oman työn ja ammatillisen osaamisen kehittämiseen. Mentorointi on kokemusten, näkemysten ja osaamisen välittämistä sekä toisen kokemuksista oppimista. mentori on kokenut ja arvostettu henkilö, joka toimii keskustelukumppanina ja sparraajana uransa alkuvaiheessa olevalle tai uudessa tehtävässä aloittavalle aktorille. Mentorointimuotona voi olla myös vertaismentorointi, jolloin kaksi samassa asemassa olevaa toimii toistensa vertaistukena esim. uudessa työtehtävässä aloittaessaan. mentorointisuhde on tavoitteellinen vuorovaikutussuhde, jota leimaa molemminpuolinen avoimuus, luottamuksellisuus ja sitoutuneisuus Miten aktorit ja mentorit hyötyvät? Aktorille: selkeyttää ammatillisen minäkuvan rakentumista ja osaamisen kehittymisprosessia, avartaa ja antaa uusia näkökulmia erilaisiin tilanteisiin ja työelämään tukee, kannustaa ja rohkaisee valintoihin ja uusiin ratkaisuihin työssä tarjoaa vertaistukea esim. uuteen, vaativaan työtehtävään siirryttäessä

2 2 Mentorille: antaa mahdollisuuden välittää erilaisissa tehtävissä saavutettua hiljaista tietoa ja vahvaa osaamista toisille antaa mahdollisuuden antoisiin keskusteluihin ja uusiin näkökulmiin ja ideoihin antaa hyvän tilaisuuden kehittää taitoja toimia coachina, ohjaajana, sparraajana toiselle Mentorin rooli Hyvä mentori on aito ihminen toiselle ihmiselle, ilman arvomerkkejä ja auktoriteettia. Hän on valmis pistämään itsensä likoon, hän myöntää omia virheitään sekä jakaa mielellään omaa tietämystään ja osaamistaan toisen kanssa. Hän on ylpeä itsestään ja nöyrä oppimaan uutta. Hän haluaa vilpittömästi auttaa toisia kehittymään ja tehdä mentorintyöstään uuden seikkailun itselleen ja toiselle henkilölle. Sama periaate pätee vertaismentoroinnissa, jossa etenkin ryhmän ollessa kyseessä jokainen osapuoli rikastuu ja oppii toistensa kokemuksista moninkertaisesti. Mentorin rooliin voi kuulua mm. alla olevia tehtäviä. Pitää kuitenkin muistaa, että mikään mentorointisuhde ei todennäköisesti voi kattaa näitä kaikkia. mentoroitavan auttaminen hänen henkilökohtaisten tavoitteidensa kirkastamisessa sekä suunnitelmien tekemisessä niiden saavuttamiseksi mentoroitavan rohkaiseminen asioiden ajatteluun eri tasoilla ja eri näkökulmista palautteen antaminen, mentoroitavan vahvuuksien ja kehittymistarpeiden tunnistaminen kuunteleminen, kysymysten esittäminen ja totuttujen ajattelutapojen kyseenalaistaminen ideoiden peilinä tai kaikupohjana toimiminen rohkaiseminen ongelmien käsittelyyn ja ratkaisemiseen sekä omien suoritusten arviointiin ohjaaminen oman esimerkin kautta opastaminen eri vaihtoehdoista ja uramahdollisuuksista mentoroitavan auttaminen suhdeverkostojen laajentamisessa Mentorina toimiminen lähtee mentoroitavan yksilöllisistä tarpeista. Hyvä mentori pystyy muuttamaan rooliaan tarpeen mukaan. Mentorin on hyvä muistaa, ettei mentorin tarvitse tietää ja hallita kaikkea eikä kaikkeen ole vastausta on hyvä, että mentoroitava oppii löytämään itse omat vastauksensa. Mentorin tehtävänä ei ole ratkaista kaikkia mentoroitavan ongelmia. Jos olemme ratkaisemassa toisen henkilökohtaisia tai työongelmia, emme myöskään tiedä taustoista niin paljon kuin henkilö itse. Hän on paras omien ongelmiensa ratkaisija ja mentori / vertaismentori on tärkeä tukihenkilö. Aktorin rooli Olennaista on mentoroitavan kiinnostus itsensä kehittämiseen ja valmius sitoutua mentorointisuhteeseen. Mentoroitavan on hyvä asettaa tavoitteita mentorointiprosessille ja omalle

3 3 edistymiselle. Mentoroitavan rooli on ensiarvoisen tärkeä vuorovaikutussuhteessa, lähteehän koko prosessi mentoroitavan tarpeista. Oppijana mentoroitavan on tärkeää muistaa: aktiivisuus tavoitteiden määrittämisessä tavoitesuunnitelman laatiminen omien vahvuuksien, kehittämisalueiden, toiveiden kartoittaminen arvostuksen ilmaiseminen, mentorin tukeminen tehtävässään (positiivinen palaute myös toiseen suuntaan!) rohkea mentorin tietojen, taitojen ja kontaktien hyödyntäminen vastuu toiminnan sekä vuorovaikutussuhteen kehittämisestä oma-aloitteisuus keskusteluissa ja ongelmanratkaisussa Mentoroitavan on hyvä tiedostaa, ettei mentorin tehtävänä ole ratkaista kaikkia hänen ongelmiaan. Mentori toimii ajatusten kaikupohjana ja virikkeiden antajana, ei esimiehenä, ohjaajana tai auktoriteettina. Pitää olla rohkeutta esittää omia näkemyksiä, antaa palautetta sekä olla myös eri mieltä. Miten tehostaa toimintaa Toisen henkilön sparraus edellyttää hyviä vuorovaikutustaitoja. Samalla se myös kehittää näitä taitoja kaikissa osapuolissa. Alla olevassa taulukossa on listattu taitoja tai tapoja, joita ohjauksessa olisi hyvä käyttää aina tai usein - tai joita kannattaisi jopa välttää. Kehittymisen ohjaukseen sisältyy: Aina Usein myös Ei juurikaan aitoa kuuntelua valmentamista kritisoimista kokemusten jakamista neuvojen antamista palkitsemista tai rankaisemista molemminpuolista oppimista mielipiteiden/olettamusten kyseenalaistamista töiden teettämistä ystävyyttä roolimallina toimimista kontrolloimista

4 4 oivaltamista tuottavaa pohdintaa ovien avaamista/siltojen rakentamista psykoterapiaa kaikupohjana toimimista palautteen antamista pelastamista pälkähästä rohkaisemista projektien ehdottamista lupauksia Aito kuunteleminen on avainasemassa Vaikeinta saattaa meistä monelle olla toimiminen kuuntelijana ja sparraajana, olemmehan tottuneet esimerkiksi esimiesroolissa antamaan ohjeita, neuvoja ja valmentamaan muita tekemään oikeita asioita ja oikein. Kiusaus antaa neuvoja on suuri erityisesti silloin, kun haluamme auttaa toista välttämään ne virheet, joita itse olemme tehneet, tai ottamaan mallia onnistumisistamme. Hyvien neuvojen antaminen on välillä tarpeen, mutta kumppanin itseluottamusta nostaa parhaiten se, että hän itse oivaltaa ja keksii ratkaisut. Aktiivinen kuuntelu ei suinkaan ole helppoa, kun omat aivot koko ajan työskentelevät seuraavan oman puheenvuoron parissa. Kuuntelu vaatii keskittymistä, fyysistä läsnäoloa (koko keho, katsekontakti), aitoa kiinnostusta juuri siihen, mitä toinen on sanomassa tai yrittämässä sanoa. Se ei ole vain sanojen ja faktojen kuuntelemista, vaan myös tunteiden havaitsemista ja sen tarkkailemista, mitä ei sanota. Silloin tällöin on myös hyvä tarkistaa, että on ymmärtänyt oikein, ja näin välttää väärät tulkinnat. Kertaaminen omin sanoin usein riittää. Puhujaa voi kysymyksin auttaa ilmaisemaan selkeämmin ajatuksiaan. Erityisesti avoimet kysymykset (mitä, miten, kerro vielä..) tai tunnustelevat kysymykset (ajatusten, tunteiden tai tarpeiden kartoittamiseen) välittävät puhujalle kiinnostustamme. Kysymysten esittäminen Kysymisen taito on joillakin hallussa, toiset taas joutuvat sitä jatkuvasti harjoittelemaan. Tässä ajatuksia kysymysten virittämiseksi: ihmiset ovat yleensä viisaampia kuin tietävät itse olevansa kaiva tuo viisaus esille älä tyrkytä heti omaa mielipidettäsi, vaikka sitä kysyttäisiinkin - heitä kysymys takaisin mikä omalla kohdallasi on ollut oikea tapa/ratkaisu, saattaa olla huono toiselle kannusta myös eriävien mielipiteiden esittämiseen juuri niistä voi itsekin oppia uutta kun huomaat, että toinen on tekemässä tyhmyyksiä, kysy millaisia seurauksia toiminnasta olisi älä heti anna omia ohjeita ennen kuin itse arvioit, kysy, mitä mieltä toinen on

5 5 Entä jos yhteistyö ei sujukaan Joskus vuorovaikutussuhteeseen voi liittyä myös vaikeuksia ja jopa epäonnistumisen tunteita. Syiksi parit ovat ilmoittaneet mm. seuraavaa: erilaiset arvot ja arvostukset "kemia" ei toimi sitoutuminen ei ole riittävää (toinen tai molemmat) liian suuri tai liian pieni ikäero Jos vuorovaikutus ei tunnu toimivan, kannattaa ottaa asia heti avoimesti esille ja miettiä syitä vaikeuksiin. Joskus auttaa pelisääntöjen täsmentäminenkin. Erilaisuus on usein työpaikallakin todettu hankaloittavaksi tekijäksi. Todellisuudessa erilaisuus on rikkaus ja voimme jopa oppia enemmän sellaiselta henkilöltä, joka arvostaa erilaisia asioita, omaa erilaisen taustan tai erilaiset toimintatavat. Joten ei kannata ainakaan heti luovuttaa. Mentorointitapaamiset Varsinaisesti mentorointi tapahtuu mentoriparien kahdenkeskisissä tapaamisissa. Mentoriparit tapaavat toisiaan yhdessä sopimansa aikataulun mukaisesti noin kerran kuukaudessa. Tapaamiskertoja on yleensä kuusi (4-10) ja ne kestävät n. 2 tuntia kerrallaan, tai sen ajan kuin se aiheen käsittelyn kannalta on milloinkin tarkoituksenmukaisinta. Mentoriparien matchauksen jälkeen heille järjestetään johdanto/ kick off-tilaisuus, jossa käydään läpi mentoroinnin keskeiset periaatteet ja käytännöt. Samassa yhteydessä parit laativat myös yhteisen tapaamisaikataulun ja sopivat käsiteltävistä teemoista. Johdanto-osuus voidaan toteuttaa myös yksittäisen parin ensimmäisen tapaamisen yhteydessä. Siten yksittäiset parit voivat aloittaa mentoroinnin oman tahtinsa mukaan, eikä jäädä odottamaan koko ryhmän käynnistymistä. Mentoroinnin vaiheet 1. Alussa Tärkeintä on oppia tuntemaan toisensa, sopia pelisäännöistä ja yhteisistä tavoitteista. Asiat kannattaa kirjata mentorointisopimukseen, jota voi päivittää tarvittaessa mentoroinnin kuluessa. hyvä tutustumisen pohja on käydä läpi lyhyesti työhistoriaa, CV tai tehdä vaikkapa SWOT analyysi. yhteisistä pelisäännöt; milloin ja missä tapaatte, kuinka kauan tapaamiset kestävät, mitkä asiat ovat luottamuksellisia ja mistä voi keskustella muidenkin kanssa, miten pidätte yhteyttä toisiinne tapaamisten välissä jne.

6 6 tavoitteet. Niistä kannattaa jutella myös mentorin kannalta. Mentorit kokevat usein, että mentorointi auttaa heitä määrittelemään myös omaa työtään paremmin, selkiyttää ajattelua ja antaa uusia näkökulmia työhön. Ensimmäisen tapaamisen kysymyksiä voisivat olla esim.: miten voin parhaiten tukea sinua? Mitä erityisesti tavoittelet mentoroinnin kautta? minkälaisia tavoitteita sinulla on elämässä -erityisesti työn suhteen? mikä on tärkeää sinulle elämässä / työssä? mistä pidät eniten työssäsi? mikä huolestuttaa työelämässä? mitkä ovat niitä parhaita asioita, joita olet saavuttanut työssäsi? mitä odotamme oppivamme toisiltamme? mitkä velvoitteet liittyvät mentorointiprosessiin ja missä rajat kulkevat? miten ja mitä viestin esimiehelleni mentoroinnista? missä ja miten usein tapaamme? Miten pitkään kerrallaan? mitkä asiat ovat luottamuksellisia, mitkä eivät? milloin ja miten tarkistamme, että mentorointisuhde on kaikkia osapuolia tyydyttävä? onko olemassa aiheita, joista emme halua keskustella? miten varmistamme, että suhteemme pohjautuu avoimuuteen ja luottamukseen? olemmeko halukkaita antamaan rehellistä ja oikea-aikaista palautetta (eli olla kriittisiä ystäviä)? mistä asioista voimme kertoa muille? miten muodollisia tai vapaamuotoisia haluamme tapaamisistamme? miten mittaamme edistymistämme? miten hallitsemme eri siirtymävaiheet, erityisesti mentorointisuhteen lopettamisen? missä määrin olemme halukkaita antamaan omia suhdeverkostojamme toisten käyttöön? Pelisäännöt Pari sopii mentoroinnin alussa: miten tapaamiset käytännössä järjestetään; aikataulu, paikat, teemat miten tapaamisiin valmistaudutaan mistä asioista tapaamisissa keskustellaan miten toimitaan, jos jostain syystä sovittu tapaaminen joudutaan peruuttamaan Asiat kirjataan mentorointisopimukseen, jota voi muokata ja päivittää prosessin aikana. Pelisäännöistä sopiminen on erittäin tärkeää, jotta molemmat osapuolet tietävät, mitä toinen odottaa ja edellyttää pariltaan sekä miten eri tilanteissa toimitaan. Molemmat tietävät omat vastuunsa, velvollisuutensa ja tehtävänsä prosessissa.

7 7 Luottamuksellisuus Keskustelujen luottamuksellisuudesta sovitaan heti mentoroinnin alkaessa. Näin varmistetaan, mistä asioista sopii puhua ulkopuolisille ja mitkä ovat yksinomaan parin välisiä. 3. Työskentelyvaiheessa Työskentelyvaiheessa pääasia on jakaa kokemuksia, näkemyksiä, ideoita, verkostoja. tapaamisrytmi on hyvä pitää melko säännöllisenä parit voivat sopia pienistä välitehtävistä, jotka on valmisteltava seuraavaan tapaamiseen. Tällaisia voivat olla mm. kirjojen tai artikkelien lukeminen, SWOTanalyysi, yhteydenottaminen johonkin henkilöön tapaamiset voivat sisältää myös kollegojen tapaamista, yritysvierailuja tai osallistumista osapuolen päivittäistyöhön tai sen osaan osapuolet voivat sopia tapaamisesta myös jonkun toisen mentoriparin kanssa on havaittu hyödylliseksi, jos tapaamiset sijoittuvat normaalin työympäristön ulkopuolelle kannattaa pitää kirjaa ja merkitä ideoita ylös jatkuvasti kun niitä tulee, ja käydä ne läpi seuraavaan tapaamiseen valmistauduttaessa. Muistiinpanot tuovat jatkuvuutta oppimisprosessiin. Noin 3 kuukauden kuluttua aloituksesta mentoripariin ollaan yhteydessä väliaikatietojen merkeissä. 4. Päätösvaiheessa Mentoroinnin päätösvaiheessa tapaamisia on kertynyt noin kuusi ja kannattaa juhlia saavutetuista tavoitteista ja päättää prosessi. tarkastelkaa tavoitteita, jotka asetitte mentoroinnin alkaessa, ja arvioikaa yhdessä miten hyvin ne toteutuivat mitä muuta hyvää mentorointi antoi teille; mikä oli parasta mitä olisi voinut tehdä toisin jutelkaa haluatteko ja onko tarpeen tavata vielä mentorointiohjelman päätyttyäkin. Jos näin päätätte menetellä, niin on hyvä luopua mentori-metoroitava -rooleista ja tavata kollegoina tai ystävinä Kummallakin osapuolella on luonnollisesti mahdollisuus ja oikeus myös päättää mentorointi jo aikaisemminkin tuntematta pettymystä tai luovuttamisen tunteita. Mentoroinnin tavoitteena on auttaa yksilökohtaisessa kehityksessä, ja jossain tilanteissa ennen varsinaisen ohjelman päättymistä voi tulla tunne, että mentorointi on jo antanut parhaan antinsa ja tavoitteet on saavutettu. Silloin voi harkita kannattaako välttämättä jatkaa enää, mutta hätiköityjä päätöksiä ei tässäkään asiassa kannata tehdä. Mentorointiparia pyydetään ilmoittamaan HR:lle mentoroinnin päättämisestä. Meidän on tärkeää saada kuulla miten mentorointi on onnistunut. Palautetta kootaan myös kirjallisesti.

8 8 Kerro väliaikatietoja: Kaija Meriläinen Otathan yhteyttä: jos ilmaantuu eri syistä johtuvia esteitä toimia aktorina/mentorina jos mentorointi ei tunnu sujuvan kun mentorointi on päättymässä kertoaksesi muuten vain väliaikatietoja ja tuntemuksiasi LOPUKSI Muutamia kirjallisuusvinkkejä: Jokainen tarvitsee mentorin. Vesa Ristikangas, David Clutterbuck, Jarmo Manner. Kauppakamari 2014 Intohimona mentorointi. Hannele Heikinheimo, Arja Parpala. Suomen Ekonomit 2014 Mentorointi 4.0. Päivi Kupias, Matti Salo. Talentum 2015 Ryhdy mentoriksi. Suomen Ekonomit 2015 Mentorointi työyhteisössä. Tuulikki Juusela. Työturvallisuuskeskus 2010 Powerful Questions for Coaches and Mentors A practical guide for coaches and mentors. Clutterbuck, David. e-book 2013 Beyond Goals Effective Strategies for Coaching and Mentoring. David, Susan, Clutterbuck, David & Megginson, David. Gower Publishing Limited 2013 Ideoita ja tukea kokemusperäisen tiedon jakamiseen. Satu Soila ja Sirpa Kova. Oulun yliopisto Täydentävien opintojen keskus EDE Opetuksen ja osaamisen kehittäminen Hokes-hanke Luettavissa myös netissä: Mentoroinnin monet kasvot. Tuulikki Juusela, Tuula Lillia ja Jari Rinne, Yrityskirjat 2000 Mentoring - Helping Employees Reach Their Full Potential. Gordon F. Shea. AMACOM 1994 Learning Alliances Tapping into Talent. David Clutterbuck, Paperback 2000 Mitä aiheita voisi käsitellä Tässä vielä lopuksi aiheita ja teemoja, joita mentoroinnin yhteydessä voi mm. käsitellä, mutta tietysti tarpeiden mukaan. Mentoroitavan uratavoitteet, -vaihtoehdot ja suunnittelu erilaisten työtehtävien läpikäynti oman elämäntilanteen hallinta (työ opiskelu vapaa-aika) urasuunnittelu, tavoitteet, mahdollisuudet tavoitteiden asettaminen ja saavuttaminen erilaiset elämänpolut työ yksityiselämä ajanhallinta ja priorisointi erilaiset tehtävät uran alkuvaiheessa

9 9 Johtaminen ja esimiestyö johtamistaidot ja johtamisen kehittäminen, ihmissuhdejohtaminen esimies/alais-suhde viestintä ja kommunikointi työpaikoilla työelämän ongelmatilanteet ja niistä selviäminen hankalat tilanteet työyhteisössä palautteenanto johtaminen muutoksessa matriisiorganisaatiossa johtaminen eettinen johtaminen työhyvinvointi työyhteisössä tiimityö ja siinä tarvittavat taidot oma työhyvinvointi päätöksenteko Projektinjohtaminen tutkimuksen strategia kontaktien luonti, alan ihmisiin tutustuminen tietyn alan tutkiminen ja tiedon kartuttaminen alan viimeisimmästä kehityksestä projektirahoitus ja resurssisuunnittelu tutkimustulosten kaupallistaminen esimiestyö projektissa ongelmatilanteiden ratkaisut projekteissa kansainvälisten projektien sudenkuopat Kansainvälisyys kansainvälistymisen haasteet työkokemus ulkomailla viestintä ja monikulttuurisuus verkostot, verkostoituminen Arvot, kulttuuri omat arvot organisaation arvot kommunikaatio työyhteisössä sopeutuminen työyhteisöön, erilaiset ihmiset työyhteisössä naisen asema työelämässä Antoisaa mentorointia!