1. Käyttöönotto Sähköpostiasetukset Uuden laskun luominen Laskun avaaminen Hyvityslasku... 7

Transkriptio

1 Pikaopas

2 1. Käyttöönotto Omien tietojen muuttaminen Sähköpostiasetukset Alatunnisteet Laskun tiedot ja ulkoasu Yrityksen logo Viitenumero Uuden laskun luominen Laskun avaaminen Hyvityslasku Maksukehotukset Asiakasrekisteri Tuoterekisteri Tulostaminen Laskun lähettäminen sähköpostitse Perintätoimiston käyttäminen Asetukset Laskun siirtäminen perintätoimistolle Laskunlähetyspalvelu Raportit HelpostiLasku.net verkkopalvelun sopimusehdot Yhteystiedot /15

3 1. KÄYTTÖÖNOTTO 1.1. Omien tietojen muuttaminen Voit täydentää ja muuttaa yrityksen tietoja valitsemalla HelpostiLaskun ohjelmavalikosta Toiminnot / Asetukset. Muutoksia voidaan tehdä esimerkiksi nimi- ja osoitetietoihin, yhteystietoihin ja pankkitietoihin Sähköpostiasetukset Sähköpostiasetukset on määriteltävä, mikäli laskuja halutaan lähettää sähköpostitse suoraan HelpostiLasku.netistä. Pääset muokkaamaan sähköpostiasetuksia valitsemalla Toiminnot / Asetukset ja avaamalla Sähköpostiasetukset-välilehden. Kirjoita Sähköposti-kohtaan oma sähköpostiosoitteesi. Sähköposti-välilehden alaosassa voit määritellä sähköposteissa näkyvän aiheen ja itse viestin. Pääset muokkaamaan aihetta ja viestiä vielä lähettäessäsi laskua sähköpostitse. Lähettäessäsi laskun sähköpostilla HelpostiLasku.net muodostaa laskusta tulostuskelpoisen pdf-tiedoston ja lähettää sen asiakkaalle sähköpostin liitetiedostona Alatunnisteet HelpostiLasku.netin omiin tietoihin on mahdollista määritellä monenlaisia yrityksen omia tietoja. Laskutulosteilla ei ole valmista paikkaa niille kaikille. Esimerkiksi y-tunnus, puhelinnumero sähköpostiosoite, www-sivuston osoite voidaan siksi asettaa laskun alatunnisteeseen valitsemalla valikosta Toiminnot / Omat tiedot / Tulostettavat tekstit. Alatunnisteisiin asetetut tiedot näkyvät jokaisella laskupohjalla. 3/15

4 1.4. Laskun tiedot ja ulkoasu Laskujen ulkoasu määräytyy valmiiden laskupohjien mukaan. Kun tulostat tai lähetät laskun sähköpostitse, valitset asiakkaalle sopivan laskupohjan kuvan 1 kaltaisesta valintaikkunasta. Valitsemalla laskupohjaksi jonkin viivakoodilla varustetun tilisiirron saat tilisiirtolomakkeelle näkyviin pankkiviivakoodin. Kuva 1. Laskun tulostaminen. Voit muuttaa laskujen fontteja ja fonttikokoja valitsemalla Toiminnot / Asetukset ja avaamalla Tulostettavat tekstitvälilehden. 4/15

5 1.5. Yrityksen logo Laskuihin voidaan lisätä yrityksen logo. Aloita valitsemalla ohjelmavalikosta Toiminnot / Asetukset ja avaa Logo ja viitenumero-välilehti. Napsauta keltaista kansion kuvaketta ja etsi yrityksesi logon sisältävä kuvatiedosto. Punaisella poista-painikkeella voit ottaa logon pois käytöstä. Logo korvaa laskutulosteen vasemmassa yläreunassa muuten näkyvät laskun lähettävän yrityksen yhteystiedot. Omat yhteystiedot on siksi lisättävä joko logon sisältävään kuvatiedostoon tai laskun alatunnisteeseen. Logon sisältävän tiedoston tulee kuvatiedosto ja jossakin seuraavista tiedostomuodoista: bmp, emf, exif, gif, ico, jpg, png, tiff tai wmf. Lisäksi on suositeltavaa, että kuva on mahdollisimman korkearesoluutioinen, jotta se näyttää hyvältä tulostettuna. Logo tulostuu laskulle korkeintaan 8 cm x 2 cm kokoisena Viitenumero HelpostiLasku.netin muodostamat viitenumerot ovat Finanssialan Keskusliiton ohjeen mukaisia. Voit ottaa viitenumeron pois käytöstä tai määritellä HelpostiLaskun muodostamaan viitenumeron asiakasnumeron, laskunumeron tai niiden yhdistelmän perusteella. Viitenumeron viimeinen luku on tarkiste, joka lasketaan muusta viitenumerosta. Pääset muuttaamaan viitenumeron asetuksia valitsemalla Toiminnot / Asetukset ja siirtymällä Logo ja viitenumerovälilehdelle. Valitse alasvetovalikosta haluamasi viitenumeron muodostumistapa ja paina Ok. Jos haluat käyttää laskuilla kansainvälistä RF-viitenumeroa, aseta valinta kohtaan Käytä RF-viitenumeroa. Viitenumero muodostetaan laskulle, kun se tallennetaan. 5/15

6 2. UUDEN LASKUN LUOMINEN Kun HelpostiLasku.net-palveluun kirjaudutaan, aukeaa uuden laskun luomiseen tarkoitettu ikkuna. HelpostiLaskun yläreunasta löydät ohjelmavalikon, jonka kautta voit siirtyä ohjelman eri toimintoihin. Ohjelmavalikon alapuolella on työkalurivi, johon on kerätty yleisimmin käytetyt toiminnot. Uuden laskun tekeminen voidaan aloittaa valitsemalla ohjelmavalikosta Tiedosto / Uusi lasku tai napsauttamalla työkalurivin Uusi lasku-kuvaketta. Laskun vastaanottaja voidaan hakea asiakasrekisteristä napsauttamalla kuvassa 2 näkyvää, Asiakasnro-kentän oikeassa reunassa olevaa,...-painiketta. Jos asiakasta ei ole vielä tallennettu asiakasrekisteriin, kirjoitetaan kaikki laskun saajan tiedot. Asiakasnro-kenttä jätetään tällöin tyhjäksi. Täytä seuraavaksi laskun tiedot. Voit tallentaa maksuehdon, viivästyskoron, toimitustavan, huomautusajan ja viitteemmekentän tiedot oletuksiksi napsauttamalla kyseistä otsikkoa hiiren vasemmalla napilla ja valitsemalla Tallenna oletukseksi. Kuva 2. Uuden laskun luominen. Koodi-sarakkeen oikeassa reunassa olevaa harmaata neliötä napsauttamalla nimikerekisteriin tallennettu tuote voidaan etsiä ja lisätä laskuriville. Laskutettavat tuotteet voidaan hakea myös syöttämällä tuotteen koodi laskuriville. Lasku tallennetaan napsauttamalla työkalurivin sinistä disketin kuvaketta. 6/15

7 3. LASKUN AVAAMINEN Tallennettu lasku l tai hyvityslasku avataan valitsemalla HelpostiLasku.netin ohjelmavalikosta Tiedosto / Avaa lasku tai napsauttamalla työkaluriviltä keltaisen kansion kuvaketta. Haku on mahdollista rajata asettamalla hakuehdot tai valitsemalla suoraan Hae, minkä jälkeen ohjelma listaa kaikki laskut. Valitse listalta haluamasi lasku napsauttamalla sitä hiiren vasemmalla napilla ja paina Ok avataksesi sen. Haun rajaus Valitse lasku Kuva 3. Laskun avaaminen. Kun lasku on avattu, siihen voidaan tehdä tarvittaessa muutokset tai lasku voidaan esimerkiksi tulostaa uudelleen. Muutokset tallennetaan napsauttamalla työkalurivin sinistä disketin kuvaketta. 4. HYVITYSLASKU Hyvityslasku luodaan avaamalla hyvitettävä lasku ja napsauttamalla työkalurivin Kopioi-kuvaketta. Muodostettavalla hyvityslaskulla on aina viittaus alkuperäiseen laskuun. Hyvityslaskun loppusumma on negatiivinen. 7/15

8 5. MAKSUKEHOTUKSET Laskuille voidaan luoda maksukehotuksia. Ensimmäinen maksukehotus luodaan avaamalla lasku ja painamalla työkalupalkista painiketta, jossa on muistilapun kuva. Esiin avautuu ikkuna, jonka yläreunan painikkeista maksukehotus voidaan tulostaa tai lähettää sähköpostitse. Jos laskulle on luotu maksukehotuksia jo aikaisemmin, esiin aukeaa lista maksukehotuksista. Aiemmin tehtyjä maksukehoituksia muokataan valitsemalla haluttu maksukehotus ja napsauttamalla ikkunan alaosassa näkyvää muokkaapainiketta. Uusi maksukehotus luodaan napsauttamalla vihreää plusmerkkiä. Valitse maksukehote Uusi maksukehote Kuva 4. Maksukehotuksen luominen. 8/15

9 6. ASIAKASREKISTERI 7. TUOTEREKISTERI Asiakastietojen tallentaminen HelpostiLaskun asiakastietorekisteriin nopeuttaa laskujen tekemistä. Voit luoda uuden asiakkaan valitsemalla Toiminnot / Asiakkaat. Asiakas lisätään asiakasrekisteriin napsauttamalla Lisää-painiketta. Ainoa pakollinen tieto on asiakkaan tai henkilön nimi. Kun olet tekemässä laskua, voit valita asiakkaan asiakasrekisteristä napsauttamalla la Asiakkaan nro-kentän oikealla puolella olevaa...-painiketta tai syöttämällä asiakkaan numeron kenttään. Voit tarkastella asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja valitsemalla Toiminnot / Asiakkaat. Aseta hakuehdot tai napsauta suoraan Hae etsiäksi kaikki asiakasrekisteriin tallennetut asiakkaat. Valitset haluamasi asiakkaan hiiren vasemmalla napilla. Voit poistaa asiakkaan napsauttamalla Poista-painiketta. Painamalla Muokkaus-painiketta näet asiakkaan tarkemmat tiedot ja pääset muokkaamaan niitä. 8. TULOSTAMINEN Tuotetietojen tallentaminen HelpostiLaskun tuoterekisteriin nopeuttaa laskujen tekemistä. Kun tallennat tuotteet tuoterekisteriin, voit etsiä tuotteet nopeasti laskua tehdessäsi. Syöttäessäsi laskuriviä napsauta Koodi-sarakkeen oikeasta reunasta löytyvää harmaata neliötä ja etsi haluamasi nimike. Voit tarkastella nimiketietokantaan tallennettuja tuotteita valitsemalla Toiminnot / Nimikkeet. Aseta hakuehdot tai napsauta suoraan Hae-painiketta etsiäksi kaikki tuoterekisteriin tallennetut tuotteet. Valitset haluamasi tuotteen hiiren vasemmalla napilla. Voit poistaa tuotteen napsauttamalla Poista-painiketta. Painamalla Muokkaus-painiketta näet tuotteen tarkemmat tiedot ja pääset muokkaamaan niitä. Tuote lisätään tuoterekisteriin napsauttamalla Lisää-painiketta. Kun olet luonut tai avannut laskun, napsauta työkalurivin tulostimen kuvaketta. Internetpohjaisena sovelluksena HelpostiLasku.net ohjelmistoa käytetään usein eri paikoista, jolloin tietokone ja tulostin voivat vaihtua. Kiinteän tulostimen määrittely ohjelmistoon ei ole siksi järkevää. HelpostiLasku.net muodostaa laskuista tulostuskelpoisen pdf-tiedoston, joka on tarkoitus tulostaa tietokoneen omasta pdf- lukuohjelmistosta. HelpostiLaskussa on valmiiksi tallennettuna useita erilaisia laskupohjia, joista voit valita asiakkaalle sopivimman. Valitset laskupohjan tulostaessasi laskun. l Valinta tehdään kuvassa 5 esitetystä Laskupohja-alasvetovalikosta. alasvetovalikosta. Käyttäessäsi laskupohjana viivakoodilla varustettua tilisiirtoa, HelpostiLasku.net muodostaa laskulle pankkiviivakoodin. 9/15

10 Valitse laskupohja Kuva 5.. Laskun tulostaminen. 10/15

11 9. LASKUN LÄHETTÄMINEN SÄHKÖPOSTITSE Lasku voidaan lähettää asiakkaalle sähköpostitse tulostuskelpoisessa pdf-muodossa. Laskun lähettäminen tapahtuu avaamalla tai tekemällä uusi lasku ja napsauttamalla työkalurivin kirjekuoren kuvaketta. Täytä avautuvaan ikkunaan vastaanottajan sähköpostiosoite, viestin otsikko ja viesti. Valitse haluamasi liitetiedosto ja lähetä lasku sähköpostitse napsauttamalla Lähetä-painiketta. Valitse liitetiedosto Kuva 6. Laskun lähettäminen sähköpostitse. 10. PERINTÄTOIMISTON KÄYTTÄMINEN Asetukset Lasku voidaan lähettää HelpostiLaskusta yhdellä napin painalluksella suoraan perintätoimistoon. Ottaaksesi käyttöön perintäpalvelun valitse Toiminnot / Asetukset ja siirry Muut asetukset-välilehdelle. Valittavanasi on kaksi perintätoimistoa Kreditia ja Lindorff. Valitse haluamasi perintätoimisto alasvetovalikosta. Valitessasi Kreditian et tarvitse käyttäjätunnusta tai salasanaa. Jos valitset perintätoimistoksi Lindorffin, voit jättää yhteydenottopyynnön tarvittavan sopimuksen tekemiseksi napsauttamalla Tilaa-painiketta. Kun saat Lindorffilta käyttäjätunnuksen, syötä se sille varattuun kenttään. 11/15

12 Kun perintäpalvelu on otettu käyttöön, HelpostiLaskun työkaluriville ilmestyy painike lähetetään perintätoimistoon., jota napsauttamalla lasku Laskun siirtäminen perintätoimistolle Kun haluat siirtää laskun perintätoimistolle, avaa lasku ja paina työkalurivin Lähetä perintään-painikettapainiketta avautuvasta ikkunasta sekä toimeksianto- että toimeksiantaja-välilehtien tiedot ja napsauta Ok.. Tarkista ja täytä Laskunlähetyspalvelua ei ole mahdollista käyttää HelpostiLasku.netin sku.netin koekäyttö- tunnuksilla, vaan se edellyttää varsinaisen, maksullisen, tilauksen. Perintäpainike tulee työkaluriville näkyviin sen jälkeen, kun palvelu on otettu käyttöön HelpostiLaskun asetuksista. 11. LASKUNLÄHETYSPALVELU Painamalla työkalurivin Itella-kuvaketta voit lähettää laskun sähköisesti suoraan HelpostiLaskusta Itellaan, joka tulostaa, kuorittaa ja jakelee kirjeesi. Tarvitset ainoastaan sopimuksen palvelun käytöstä. Voit tehdä sopimuksen osoitteessa Tilattuasi ipost laskunlähetyspalvelun käyttöön ja saatuasi vahvistuksen siitä, että tä palvelu on kytketty, valitse HelpostiLasku.netin ohjelmavalikosta Toiminnot / Asetukset ja siirry ipost-välilehdelle. Aseta ipost-asetuksista kuvan mukaisesti laskutulosteiden yhteystietotekstit. Kuva 7. ipost asetukset. 12/15

13 12. RAPORTIT Voit tulostaa HelpostiLasku.netistä raportteja esimerkiksi kirjanpitoa varten. Kun haluat tulostaa tai tutkia raportteja valitse ohjelmavalikosta Raportit. Asiakkaat-raportti kokoaa tiedot kaikista asiakasrekisteriin tallennetuista asiakkaista. Nimikkeet-raportissa on tiedot nimikerekisteriin tallennetuista tuotteista. Avoimet laskut-raportti kokoaa kaikki maksamattomat laskut. Osassa raporteissa valitaan aikaväli, jolta raportti muodostetaan. Esimerkiksi Laskutetut laskut-raportti kokoaa kaikki laskut, joiden laskun päivämäärä osuu määrittelemällesi aikavälille. Myynti asiakkaittain-raportti kokoaa myynnin asiakkaittain määrittelemältäsi aikavälilltä. Myynti ALV kokoaa myynnin ilman arvonlisäveroa ja sen kanssa. Raportti erottelee eri arvonlisäverokannat. Kun olet valinnut haluamasi raportin, HelpostiLasku.net muodostaa raportista tulostuskelpoisen PDF-tiedoston. 13. HELPOSTILASKU.NET VERKKOPALVELUN SOPIMUSEHDOT 1 Sopimusosapuolet Tämän sopimuksen osapuolet ovat Billgo Oy (jäljempänä palveluntarjoaja) sekä asiakas, henkilö tai yritys, jonka käyttöön käyttötunnus tai palvelu tulee. 2 Sopimuksen kohde Tällä sopimuksella sovitaan asiakkaan käyttöoikeudesta HelpostiLasku.net -verkkopalveluun, alla mainituin ehdoin. 3 Billgo Oy:n vastuu 3-1. Palveluntarjoajan tehtävä on luovuttaa asiakkaalle tilatun palvelun mukaiset oikeudet käyttää verkkopalvelua Palveluntarjoaja korjaa omassa ohjelmistopalvelussaan ilmenevät viat mahdollisimman nopeasti. Tarvittaessa palveluntarjoajalla on oikeus väliaikaisesti katkaista asiakkaan yhteys palveluntarjoajan ohjelmistopalveluun Palveluntarjoaja ei korvaa välillisiä, varallisuuteen kohdistuvia, yllättäviä tai ennalta-arvaamattomia vahinkoja. Palveluntarjoajan korvausvelvollisuus on korkeintaan 1kk palvelumaksu Palveluntarjoaja ei vastaa palvelimen toimivuudesta. Palvelimen toimivuudesta vastaa kolmas osapuoli Palveluntarjoaja ei vastaa tietoverkosta tai jostain muualta tulevasta häirinnästä tai luvattomasta käytöstä Palveluntarjoajalla on oikeus olla hyväksymättä asiakkaan hakemaa palvelua mikäli on syytä epäillä, että palvelua saatettaisiin käyttää hyvän tavan vastaiseen tai laittomaan toimintaan. 4 Asiakkaan vastuu 4-1. Asiakas on vastuussa käyttäjätunnuksestaan ja sitoutuu säilyttämään salasanansa niin ettei se joudu sivullisten tietoon Asiakas on vastuussa käyttäjätunnuksellaan tehdystä tietoliikenteestä Asiakas käyttää tietoverkkoa omalla vastuullaan. 5 Maksut 5-1. Asiakas maksaa käyttömaksun etukäteen sovitun laskutusvälin mukaisesti. Maksulliset lisäpalvelut veloitetaan jälkikäteen Jos erääntynyttä maksua ei ole suoritettu, palveluntarjoajalla on oikeus estää palvelun käyttö 10 vrk:n kuluttua laskun eräpäivästä. Käytön uudelleen aloittamisesta on palveluntarjoajalla oikeus periä vallitsevan hinnaston mukainen maksu. 13/15

14 5-3. Laskut maksetaan eräpäivinä. Maksun myöhästyessä on palveluntarjoajalla oikeus periä viivästyskorkoa eräpäivän jälkeiseltä ajalta Palveluntarjoajalla on oikeus palvelun hinnan muutoksiin. Asiakkaalle ilmoitetaan muutoksista vähintään kuukautta ennen niiden voimaan astumista. 5-5 Laskujen perinnän hoitaa kolmas osapuoli. 6 Voimassaolo Sopimus on voimassa toistaiseksi hinnaston mukaisen laskutuskauden. Ellei asiakas viimeistään vuorokautta ennen uuden sopimuskauden alkua ole kirjallisesti irtisanonut sopimusta, sopimus jatkuu automaattisesti uudella hinnaston mukaisella laskutuskaudella. Mikäli asiakas irtisanoo sopimuksen kesken sopimuskauden, niin palveluntarjoaja ei palauta jo maksettuja palvelumaksuja kuluvalta sopimuskaudelta. Osapuolilla on oikeus purkaa sopimus heti, mikäli toinen osapuoli ei noudata sopimusehtoja. Palveluntarjoaja voi purkaa sopimuksen, jos asiakas on jättänyt maksamatta erääntyneen maksun, 10 päivän kuluttua maksamattoman laskun eräpäivästä, asiakkaan omaisuus on määrätty luovutettavaksi konkurssiin tai selvitystilaan, asiakas on tuomittu ulosmittauksessa varattomaksi, asiakas häiritsee muuta verkkopalvelua, asiakas käyttää verkkopalveluaan laittomaan tai hyvän tavan vastaiseen toimintaan tai palvelusta aiheutuu haittaa muille käyttäjille. 7 Sopimuksen siirtäminen Asiakkaalla ei ole oikeutta siirtää tätä sopimusta edelleen ilman palveluntarjoajan lupaa. Palveluntarjoajalla on oikeus siirtää tämä sopimus kolmannelle osapuolelle. 8 Erimielisyydet Tästä sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet käsitellään palveluntarjoajan kotipaikkakunnan käräjäoikeudessa. Oikeus voimassa oleviin sopimusehtoihin sekä hinnanmuutoksiin pidätetään. 14/15

15 14. YHTEYSTIEDOT Postiosoite Billgo Oy Erkkilänkatu 11 A TAMPERE Tuotetukinumero: Tukiasioissa ota yhteyttä osoitteeseen tuki@helpostilasku.com Jos asiasi koskee palvelun tilaamista tai laskutusta, ota yhteyttä osoitteeseen myynti@helpostilasku.com Muuta palautetta voit jättää osoitteeseen palaute@helpostilasku.com Ohjelmisto sisältää myös sisäänrakennetun palautteen lähettämisen mahdollisuuden. Toiminto löytyy valikosta: Tietoja / Palautetta valmistajalle 15/15