Hankinnan tavoitteena on hankkia ostopalveluna ateriakuljetukset ajalle sekä yksi erillinen optiokausi

Transkriptio

1 Sivu 1/6 Tarjouspyyntö Ateriakuljetukset Evijärvellä Kuntayhtymä Kaksineuvoinen (jäljempänä "tilaaja tai "hankintayksikkö") pyytää tarjousta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti ateriakuljetuksista. 1. Hankinnan tavoite ja kohde 2. Sopimuskausi Hankinnan tavoitteena on hankkia ostopalveluna ateriakuljetukset ajalle sekä yksi erillinen optiokausi Hankinnan kohteena ovat Kuntayhtymä Kaksineuvoisen Evijärven keittiöltä toimitettavat ateriakuljetukset Evijärven kunnan alueella. Ruuat kuljetetaan toimittajan kalustolla kuuma- ja kylmäkuljetuksina, mikä edellyttää kuljettajalta tarkkaa aikataulussa pysymistä. Lähettävä keittiö pakkaa ruuat kuljetuslaatikoihin. Kotiin kuljetettavat ateriat ovat annospakattuja lämpölaatikoita. Ruoanviennin yhteydessä palautetaan edellisenä päivänä viedyt kuljetusastiat takaisin lähettävään keskuskeittiöön. Ateriakuljetukset jakautuvat kahteen reittiin seuraavasti. Reitti 1: kotiateriat Evijärven kunnan alueella noin 30 ateriaa/pvä. Kuljetukset kuutena (6) päivänä viikossa (maanantai lauantai). Reitti 2: aamupala- ja lounaskuljetukset Evijärven keittiöltä Evijärven päiväkodille arkisin erillisinä kuljetuksina viitenä (5) päivänä viikossa. Reitit, kuljetusaikataulut ja muut järjestelyt tarkastetaan toimintakauden käynnistyessä. Ruokapalvelujärjestelmän muutokset saattavat aiheuttaa muutoksia kuljetuksiin sopimuskauden aikana. Lisäksi tilaaja varaa oikeuden liittää kuljetuksiin myös muita kuljetuksia, mikäli se on reittien, kaluston ja sopimusehtojen mukaisesti mahdollista. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin. Ostopalvelusopimus tehdään ajalle sekä yksi erillinen optiokausi Optiokauden käytöstä käydään tarvittavat neuvottelut ja option käytöstä ilmoitetaan viimeistään kolme kuukautta ennen optiokauden alkamista. Hankintakauden aikana kuljetuksissa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä liikenteenharjoittajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista

2 Sivu 2/6 3. Hankintamenettely johtuen. Tarjouksen antaessaan liikenteenharjoittaja sitoutuu tähän ehtoon. Kyseessä on hankintalain (1397/2016) kansallisen kynnysarvon ylittävä palveluhankinta ja hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus julkisten hankintojen ilmoituskanavan www-sivuilla. Tarjouspyyntö liitteineen on saatavissa em. sivustolta sekä kuntayhtymän kotisivuilta osoitteesta Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (Hankintalaki 125 ). Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. 4. Tarjoustietojen ja asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia, kun sopimus hankinnasta on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista, kun hankintapäätös on tehty. Tarjoajalla ei ole kuitenkaan oikeutta saada tietoa muiden tarjousten sisältämistä liike- tai ammattisalaisuuksista. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, ne on ilmoitettava eri liitteenä. Kuntayhtymä Kaksineuvoinen harkitsee, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi esitetyt tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia. 5. Tarjousten käsittely sekä tarjoajan kelpoisuus Tarjousajan päättymisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten avaus ja laaditaan avauspöytäkirja. Myöhästyneenä saapuneet tarjoukset suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois hankintalain mukaisesti sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjouskilpailusta voidaan lisäksi sulkea pois tarjoajat, joita koskee jokin hankintalain mukainen poissulkeminen. Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan edellä mainittuja tietoja, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjoajan on täytettävä rastittamalla tarjouspyynnön liite 3, jolla arvioidaan tarjoajan kelpoisuutta. Tarjoajan tulee vakuuttaa allekirjoituksellaan antamansa tiedot. Tarjouksen antajan tulee toimittaa 1) selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen

3 Sivu 3/6 ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin; 2) kaupparekisteriote tai kaupparekisteristä muutoin saadut kaupparekisteriotetta vastaavat tiedot; 3) selvitys siitä, ettei yrityksellä ole verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999) 20 b :n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitettua verovelkaa taikka viranomaisen antama selvitys verovelan määrästä; 4) todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty; 5) selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista 6) selvitys työterveyshuollon järjestämisestä. Todistukset edellä mainittujen vaatimusten täyttämisestä on liitettävä tarjoukseen eivätkä todistukset saa olla kolmea kuukautta vanhempia. 6. Sopimusehdot ja tarjouspyynnön muut ehdot Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteen mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 PALVELUT). Osatarjoukset hyväksytään. Tarjouksen voi tehdä joko yhdestä tai useammasta reitistä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Alihankinnat hyväksytään. Tarjoaja vastaa alihankkijan työstä kuten omastaan. Mahdollinen alihankkijan käyttö tulee kuvata jo tarjouksessa ja alihankkijaa koskevat samat vaatimukset kuin tarjoajaa. Tarjoaja vastaa siitä, että sopimuksen ehdot sitovat mahdollista alihankkijaa. Todistukset, jotka vaaditaan tarjoajalta tarjouksen liitteeksi, koskevat myös alihankkijaa. Olennaisista ja pysyvistä reittimuutoksista sopimuskaudella järjestetään hintaneuvottelut toimittajan kanssa. Olennaisia muutoksia voivat olla esimerkiksi toimipistemuutokset tai asiakkaan tarpeen lakkaaminen, reitin lyheneminen tai piteneminen. 7. Ehdottomat vaatimukset Tarjoukseen tulee liittää kuvaus käytettävästä ajoneuvosta ja selvitys kuljettajan/yrityksen kokemuksesta ateriakuljetuksista sekä varasuunnitelma mahdollisen auton rikkoutumisen tai kuljettajan poissaolon varalle. Kuljettajan pitää olla ajotaidoiltaan, asiakaspalvelutaidoiltaan ja terveydentilaltaan soveltuva kuljettamaan ateriakuljetuksia. Tarjoajalla tulee olla voimassa oleva vastuuvakuutus.

4 Sivu 4/6 Liikenneluvan voimassaolo Tarjoajalla tulee olla tarjousta jättäessään voimassa olevat ruokakuljetukseen ja tavaraliikenteeseen mahdollisesti tarvittavat luvat. Liikennöintikalusto Käytettävän kaluston on täytettävä lainsäädännön (Elintarvikelaki 23/2006) ja terveysviranomaisten vaatimukset ruokakuljetukseen käytettävästä kuljetuskalustosta. Elintarvikkeiden kuljetuksessa käytettävät kuljetusajoneuvot ja kuljetustila on pidettävä puhtaina. Kuljetustilat, joissa kuljetetaan muuta kuin elintarvikkeita, on tarkastettava ja tarvittaessa puhdistettava ennen kuin tiloja käytetään elintarvikkeiden kuljetuksiin. Kuljetuskalustolla ei saa ateriakuljetusten kanssa samanaikaisesti harjoittaa henkilökuljetusta. Vaatimukset kuljettajalle Toimijan tulee huolehtia, että kuljettajat tuntevat elintarvikkeiden kuljetukseen liittyvät olosuhde- ja hygieniavaatimukset. Tupakointi elintarvikekuljetusautossa on kielletty. Kuljettajan luotettavuus on erityisen tärkeää, koska osa ateriapalvelun asiakkaista on vanhuksia ja asiakkaan suostumuksella osaan asunnoista kuljettaja menee asiakkaan avaimella. Palveluun kuuluu aterioiden vienti asiakkaan kotiin. Ruokaa ei saa jättää huoneiston ulkopuolelle ilman, että asiasta on sovittu asiakkaan kanssa. Tarvittaessa ateriapakkaus avataan valmiiksi asiakkaalle. Kotipalvelureitin kuljettajan tulee tarkastaa asiakkaan kunto ja tarvittaessa ilmoittaa kotihoitoon ja keittiölle muuttuneesta tilanteesta. Jokaisesta asiakkaasta, jota ei tavoiteta, on kuljettajalla ilmoitusvelvollisuus kotihoidon toimistolle. Tyhjät aterialaatikot palautetaan keittiölle päivittäin. Vaitiolo- ja salassapitovelvollisuuden varmistamiseksi kuljettajalta vaaditaan allekirjoitettu vaitiolosopimus. 8. Tarjousten laatiminen ja jättäminen Tarjoukset tehdään kirjallisesti suomen kielellä. Tarjoukseen on liitettävä vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Puutteellisesti tehtyä tarjousta ei oteta huomioon. Hinta on ilmoitettava muodossa eur/reitti (alv 0 %). Lisäksi pyydetään ilmoittamaan mahdollisten erikseen sovittavien lisäajojen hinta joko eur/tunti tai eur/km (alv 0 %). Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä esitetyt ehdot, ominaisuudet ja kustannukset. Mitään muita kuin tarjouksessa mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä. Laskutuslisiä, toimistokuluja tms. lisiä ei hyväksytä. Laskutus tehdään kuukausittain jälkikäteen ensisijaisesti verkkolaskuna. Maksuehto

5 Sivu 5/6 on vähintään 14 pv netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskusta tai sen liitteestä tulee näkyä päivämäärä/jokainen ajettu reitti erikseen. Mikäli sopimuskaudella reitin pituuteen tai pudotuspisteisiin tulee olennainen pysyväisluonteinen muutos, neuvotellaan reitin hinnasta osapuolten kesken. Mikäli em. olennaisista pysyväisluonteisesta muutoksista ei päästä palvelun tuottajan kanssa sopimukseen, tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään kahden kuukauden irtisanomisajalla sopimusneuvottelujen päättymisestä. Tarjoushinnan tulee olla kiinteä asti. Mahdollisen optiokauden osalta neuvotellaan mahdollisesta hinnankorotuksesta, joka on maksimissaan 2 %. Hintavaraumia ei hyväksytä. Hinnan lisäksi tarjouksessa tulee ilmoittaa: - selvitys ehdottomien vaatimusten täyttämisestä - tilaajavastuulain mukaiset selvitykset Tarjouksen tulee olla voimassa asti. Tarjouksen ja kaikkien sen liitteiden tulee olla suomenkielisiä. Pyydämme tarjouksenne suljetussa kuoressa. Kuoreen on merkittävä tunniste " Ateriakuljetukset 2019" osoitteeseen Kuntayhtymä Kaksineuvoinen/Hoitotyön johtaja Kauppatie 127 A Kauhava tai sähköpostilla osoitteeseen kirjaamo@kaksineuvoinen.fi, jolloin tarjous on varustettava tarjoustunnisteella "Ateriakuljetukset 2019". Tarjousten tulee olla perillä viimeistään torstaina klo mennessä. Myöhässä saapunutta tarjousta ei oteta mukaan tarjousten vertailuun. 9. Tarjousten valintaperuste ja vertailu Ne tarjoukset, jotka täyttävät asetetut vaatimukset ja selvitykset, pääsevät tarjousten vertailuun. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 3. Tarjousten vertailu Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Toisessa vaiheessa vertailusta suljetaan pois tarjous, jos - se ei täytä tarjouksen muodolla asetettuja vaatimuksia - siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin

6 Sivu 6/6 - tarjottu palvelu ei täytä sille asetettuja ehdottomia vaatimuksia Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: 1. Hinta (80 %) Vertailussa reitin halvin tarjous saa 80 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään kaavalla halvin hinta/vertailtava hinta x Palvelukyky (20 %) Vertailussa parhaaksi arvioitu palvelukyky saa 20 pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun palvelukykyyn. Eniten pisteitä (maksimipistemäärä on 100 pistettä) saanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin. 10. Yhteydenpito ja lisätiedot Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset on toimitettava viimeistään sähköpostilla osoitteeseen kirjaamo@kaksineuvoinen.fi. Kysymyksiin ei vastata puhelimitse. Kysymyksiin vastataan kirjallisesti ja vastaukset kysymyksineen on saatavissa Kuntayhtymä Kaksineuvoisen www-sivuilta viimeistään maanantaina osoitteessa Kauhava Kuntayhtymä Kaksineuvoinen Piia Kujala hoitotyön johtaja Ilpo Koivisto Talousjohtaja Liitteet Liite 1 Ateriakuljetukset toimintakauden alussa Liite 2 Tarjous- ja hinnoittelulomake Liite 3 Soveltuvuuden arviointilomake Liite 4 Ateriatarjouksen pisteytys Liite 5 Ateriakuljetuksen sopimusluonnos