Riikka Lindholm Projektipäällikkö - Toimintamalli ja muutosjohtaminen

Transkriptio

1 Riikka Lindholm Projektipäällikkö - Toimintamalli ja muutosjohtaminen

2 MATTI sisältää Maankäytön suunnittelun ja toteutuksen hallinta Maankäytön suunnittelu: Kaavoitus ja yleissuunnittelu MAANKÄYTÖN, RAKENTAMISEN JA YMPÄRISTÖN TOIMIALAN YHTEINEN TOIMINTAPA JA TIETOJÄRJESTELMÄ Julkisen kaupunkitilan suunnittelu, rakentaminen ja kunnossapito Maankäytön Matti-pääprosesseiksi tunnistetut. Näihin kuuteen prosessiin sisältyvät Matissa tehtävä operatiivinen työ prosesseina tai kaupunkimallin tietojen päivittämisenä. Määrittelyn mukaiset prosessit on myös integroitu kaupungin asianhallintajärjestelmän Astan kanssa. Lupa- ja valvontatoiminta Kaupunkimallin hallinta Maaomaisuuden hallinta: Kiinteistönmuodostus, maan hankinta ja luovutus

3 Toimittaja ja tuotteet Esri Ryhmittymä (Esri, M-Files, alihankkijat Civilpoint, Nebula) Esri sovellukset M-Files sovellukset Civilpoint sovellukset Nebula palvelut ArcGis paikkatietoalusta ja kaavoituksen sovellukset Toiminnanohjaus Projektipankki Käyttöarkisto Novapoint infran suunnittelun sovellukset Käyttöpalvelut (palvelinkeskus)

4 Tavoitteet järjestelmälle kilpailutusvaiheessa Yhtenäinen toimintatapa hyödyntämällä MATTI-järjestelmän toimintoja Yhtenäiset joustavat prosessit Rinnakkaisten prosessien läpinäkyvyys Lähtötiedot järjestelmän tarjoamana Tietojen kirjaus yhteen paikkaan Kohteen erilaiset ilmentymät saa muodostettua automaattisesti Tietoja voi muokata mobiilisti Tietojen välitys ulkopuolisille toimijoille esim. infran suunnittelu, koneohjaus Tietojen välitys kuntalaisille 4

5 Matti sisältö ja aikataulu Julkaisun 1 ensimmäinen käyttöönotto tehtiin (kiinteistönmuodostus) Julkaisun 1 toinen käyttöönotto Kilpailutus neuvottelumenettelyllä Määrittelyt Pilotointi, toteutus ja käyttöönotot Yleis- ja asemakaavoitus Kaupunkimallin hallinta Rakennusvalvonnan luvat ja kaupunkisuunnittelun poikkeamispäätökset (Lupapiste) Etuostot ja kauppahintarekisteri (kevään 2019 aikana) Julkaisun 2 käyttöönotto vuoden 2019 lopussa Julkisen kaupunkitilan suunnittelu Kunnossapito Luvat ja valvonta Julkaisun 3 käyttöönotto keväällä 2020 Julkisen kaupunkitilan rakentaminen Maankäytön suunnittelun ja toteutuksen hallinta Maankäyttösopimukset Ympäristökeskuksen prosessit

6 MATTI-hankkeen visio ja tavoite tietojärjestelmänä Vuorovaikutteinen ja virtuaalinen Vantaa MATTI on - Toimialan yhteinen - Keskitetty - Toimintaohjattu - Tietomallipohjainen - Sääntöpohjainen - Uudenlainen toimintatapa ja järjestelmä - 3D operatiivinen ja semanttinen - 4D aika (historia nykytila tulevaisuus) - 5D (kustannukset)

7 MATTI-järjestelmän kokonaisratkaisu MATTI-järjestelmä koostuu: ArcGIS paikkatietoalusta ja kaavoituksen sovellukset, ArcGIS pro -ohjelma, jossa kartalla olevat asiat ilmentyvät Kartta-aineistot portaalin kautta käyttöön M-Filesin toiminnanohjaus, jossa prosesseja kuljetetaan eteenpäin. M-Files sisältää myös dokumenttivaraston/käyttöarkiston sekä hankeyhteistyön työkalun ulkoisten sidosryhmien kanssa. Hankeyhteistyö mahdollistaa tehokkaamman yhteistyön esimerkiksi konsulttien kanssa M-Files korvaa kuntarekisterin tietosisällön, esimerkiksi rakennusrekisterin, kiinteistötiedot ja suunnitelmaosan. ArcGIS pro ja M-Files toteutettu sisäisenä integraationa, niin että ArcGIS Prohon on upotettuna M-Files ikkuna, josta pääsee toiminnanohjauksen prosesseihin käsiksi. Infran suunnittelujärjestelmä Novapoint, joka sisällytetään ohjelmistokokonaisuuteen vuoden 2019 aikana

8 Mobiilikäyttö MATTI loppukäyttäjän näkövinkkelistä Selainpohjaiset käyttöliittymät Toiminnanohjaus Kaupunkimalli Hankeyhteistyö Arkkitehtitoimistot Insinööritoimistot Hankkeet Prosessit Projektit Kohteet Paikkatietokohteiden ylläpito Suunnittelu MATTI-portaali M-Files Web Tilannekuvat Seuranta Näkymät kuntalaisille Dokumentit & asiakirjat Tiedostot Yhteinen tiedonhallinta REST WMS WFS XML Rajapinnat: Valtio Kunnat HSY Vantaa Avoimet rajapinnat KIHA Tilakeskuksen kiinteistöhallintajärjestelmä

9 MATTI Miten kaavoituksen hallinta muuttuu? HSY:n Paikkatietoseminaari tietopalvelupäällikkö Päivi Rapo kaupunkisuunnittelu

10 Uusi Vantaa 2020

11 Ulkoinen tarkastus Talous ja strategia Henkilöstö ja konsernipalvelut Kaupunkistrategia ja johto Kuntademokratia Kasvupalvelut Keski-Uudenmaan pelastustoimen liikelaitos Sisäinen Viestintä Uusi Vantaa tarkastus 2020 Kaupunkikulttuuri Kaupunkiympäristö Kasvatus ja oppiminen Sosiaali- ja terveystoimi Yhteiset palvelut Yhteiset palvelut Yhteiset palvelut Talous- ja hallintopalvelut Kulttuuri Kiinteistöt ja tilat Varhaiskasvatus Perhepalvelut Kirjasto- ja asukaspalvelut Kaupunkirakenne ja ympäristö Perusopetus Vanhus- ja vammaispalvelut Nuoriso Kadut ja puistot Toisen asteen koulutus Terveyspalvelut Liikunta MATTI Svenskspråkiga servicen Suun terveydenhuollon liikelaitos

12 Uusi Vantaa Vantaan kaupunki, Päivi Rapo 12

13 Rooleja MATTI-hankkeessa Maankäytön suunnittelun prosessinomistaja Kaavoitukseen liittyvien prosessien määrittelijä Testausvastaava ja testaaja? Valmentaja Tiedon välittäjä ja tulkki Muutosjohtaja ja -agentti Filosofi Päivi Rapo

14 MATTI...ja miten kaavoittajan arki muuttuu? Vantaan MATTI 14

15 KAAOS! MISSÄ ONKO SE JO VIIMEISIN PAPERINEN? MIKÄ ON ON? Päivi Rapo VALMIS? VERSIO? KUKA? TILANNE?

16 TILANNE ENNEN ASTA asiakirjahallintajärjestelmä ja päätöskäsittelyt, sähköinen arkisto Olemme pilvessä! G-asema P-asema Päivi Rapo K-asema N-asema H-asema vuorovaikutus, karttakyselyt sidosryhmäyhteistyö jne.

17 TAVOITE Olemme pilvessä! ASTA Asiakirjahallintajärjestelmä Päätöksenteko Sähköinen arkisto asiakirjat, päätökset, kaavakartat, dokumentit MATTI Päivi Rapo JA PÄÄMÄÄRÄ

18 Prosessien ja päätöksenteon avoimuus ja läpinäkyvyys Toistuvat prosessit haltuun Rutiinien automatisointi Prosessien kytkeytyminen Hankeyhteistyöväline Roolipohjaisuus Tiedolla vain yksi primääri tallennuspaikka Päivi Rapo

19 Kaavoituksen ohjelmointi ja hankehallinta Aihio passiivisessa tilassa oleva kaavoitusidea, alustava aikataulu ja sisältö kaavalla aluerajaus kaupunkimallissa Kaavoituksen aihio valitaan hankeohjelmaan > Kaavoituksen työohjelma, joka päivittyy dynaamisesti Kaavahanke prosessissa tila on aktiivinen Dynaaminen aikataulumuutosten hallinta ajantasalla oleva tilannekuva Tilannekuvat MATTI Prosessin keskeyttäminen tai päättäminen ennakoitua aiemmin Kaavaprosessi päättyy hyväksytty, voimaantullut, lainvoimainen tai hylätty Ajantasainen tilannekuva kaavoitushankkeista ja hankkeiden vaiheista esim. - tyypeittäin - alueittain - vuosittain tai strategiakausittain, osavuosittain tai MAL-kausittain - varantotiedot, kerrosneliöt (brutto,/netto) Päivi Rapo

20 Kaavoituksen ohjelmointia ja hankehallintaa Esimerkki toiminnanohjauksesta MATTI-testiympäristöstä Yleiset tai personoidut näkymät esim. hanketyypeittäin Kaavoitus, yleissuunnittelu, suunnittelu, rakentaminen, ylläpito Gantt-kaavio Sama tieto, erilainen visualisointi Päivi Rapo

21 Kaavoitusprosessin hallinta MATTIssa Kaavoitusprosessin kronologinen järjestys ja sen hallinta alusta loppuun digitaalisesti yhdessä paikassa Yhteys asiakirjahallintaan, päätöksentekoon ja sähköiseen pysyväisarkistoon (ASTA) Asiakirjat, dokumentit ja sähköpostit samassa paikassa (käsiarkisto) MATTIssa Ajantasainen, dynaamisesti päivittyvä tilannekuva kaavoitusprosessin vaiheesta Toimeksiannot ja herätteet MATTIsta sekä yhteydet muihin toimialan pää- ja aliprosesseihin sekä ajantasaiseen tietoon Kaavahankkeilla on yhteys dynaamisesti päivittyvään hankehallintaan ylimmän johdon tilannekuva koko ajan ajantasalla Tietojen vain tuottaminen kerran - rajapinnat ei kopiontia tiedon laatu paranee Tiedon historian (versiointi) hallinta Päivi Rapo

22 Toiminnanohjaus Toiminnanohjaus (M-Files), MATTI-testiympäristö MATTI TOS tiedonohjaussuunnitelma ohjaa taustalla Päivi Rapo Päivi Rapo

23 MATTI ja tiedolla johtaminen Hankehallinta ylemmän johdon strateginen työväline toimialatasolla. Hankkeiden tilanteen seurantaa online. Ajantasainen tilannekuva hankkeista - meneillään olevat, tulevat, menneet Hankkeiden priorisointia, aikatauluttamista, talouden hallintaa. Toimialan koko toiminnan haltuunotto suunnittelu, rakentaminen, ylläpito Mutupohjaisesta johtamisesta kohti ajantasaista ja tietopohjaista johtamista! Eri hanketyyppien kytkeytyminen toisiinsa esim. ajallisesti, taloudellisesti Päivi Rapo

24 Esimerkki visualisoinnista MATTI-testiympäristö / Esri Finland Oy Lisää visualisuutta ja tilannetietoa! MATTI Kaavavarannot Päivi Rapo

25 MATTI-hanke on ollut tähän mennessä... toimintatapamuutosta työtehtävien muuttumista digitalisaatiota edelläkävijyyttä prosessien kuvaamista ja LEANausta muutosjohtamista jatkuvaa kehittämistä muutosagenttitoimintaa uuden oppimista jännittävää muutosagentti Rapo Kiitos! Päivi Rapo