Millaiset toimitilat hankkisin?

Transkriptio

1 Millaiset toimitilat hankkisin? Kannattaako sijoittaa toimisto Business Park tyyppiseen ympäristöön, vai hankkia perinteinen, oma toimisto? Entä kannattaako hankkia uudet vai peruskorjatut tilat? Alla olevasta listasta saat apua päätöksentekoon. Business Park vai perinteinen toimisto? Business Park + Aula- ja toimistopalvelut on hoidettu vaivattomasti puolestasi + Voit varata neuvottelutiloja tarpeen mukaan + Käytössäsi on lounasravintola + Tilakoot ovat joustavia + Käytössäsi on lisäpalveluita (kuntosali, ravintolat ym.) Perinteinen toimisto + Usein edullisempi vuokrataso + Et maksa ylimääräisistä palveluista, joita et tarvitse + Saat tilat vain omat yrityksesi käyttöön + Voit räätälöidä paremmin itsesi näköiset tilat + Sijaintivaihtoehdoissa on enemmän valinnan varaa + Aulapalvelut ja neuvotteluhuoneet ovat aina käytössäsi Uudet vai valmiit tilat? Uudisrakennus + Säästää energiaa ja on ympäristöystävällisempi + Moderni työympäristö parantaa yrityksesi imagoa + Nykyaikaisempi talotekniikka (mm. jäähdytys, ilmanvaihto, hissit) + Pääset mukaan suunnittelemaan tiloja jo rakennusvaiheessa + Erikoistilat on helpompi toteuttaa + Uudet tilat ovat kustannustehokkaat ja energiansäästö kompensoi mahdollisesti kalliimpaa vuokratasoa + Tilat ovat joustavampia ja paremmin muunneltavissa kuin vanhoissa rakennuksissa Valmiit (peruskorjatut) tilat + Mahdollisuus saada tilat vanhassa, arvostetussa rakennuksessa + Keskeisimmät ja tunnetuimmat sijainnit ovat usein jo rakennettu + Ympäristö on valmis, tiedät mitä saat + Vuokrataso usein edullisempi + Rakennuksella on tarina ja historia

2 Kiinteistö Business Park - Toimitilakonsepti, jossa yhteen kiinteistöön on keskitetty usean yrityksen toimitilat. Tyypillisesti yrityksillä on käytössään yhteisiä palveluita, kuten aula- ja toimistopalvelut. BREEAM - Ympäristöarvioinnin menetelmä, jolla sertifioidaan rakennuksia. Ks. myös LEED. Energianero - YIT:n konsepti, jossa tilat on optimoitu energiaa säästäviksi mm. rakenteiden ja kiinteistötekniikan osalta. Energiatehokkuus - Kiinteistön käyttämä vuotuinen energiamäärä. Rakennuksen energiatehokkuuteen vaikuttavat muun muassa rakennuksen ikä, koko, kunto, sijainti, tekniset järjestelmät ja rakennuksen käyttötarkoitus. Hotdesk - Työpiste, joka ei ole osoitettu tietylle työntekijälle, vaan sitä käytetään tarpeen mukaan. Korjausrakentaminen - Olemassaolevan rakennuksen kehittäminen toivottuun suuntaan. Tavoitteena voi olla esimerkiksi parempi soveltuvuus käyttöön (perusparantaminen) tai kiinteistön käyttötarkoituksen muuttaminen (muutosrakentaminen). Kombitoimisto - Yhdistelmäkonttori voi pitää sisällään avotoimistoa, työhuoneita ja muunlaista toimistotilaa. LEED - LEED (Leadership in Energy and Environmental Design) on rakennusten suunnittelun ja rakentamisen sekä käytön ja ylläpidon ympäristöluokitus, joka tähtää rakentamisen ja rakennuksen käytön ympäristövaikutusten vähentämiseen. Monitilatoimisto - Käyttäjälähtöinen tilaratkaisu, jossa erityyppiset tilat ovat joustavasti käytettävissä tarpeen mukaan. Ks. myös Tilanero. Siirrettävä neuvottelutila - Moduuleista koostuva, siirreltävä äänieristetty työtila, joka mahdollistaa häiriöttömän työskentelyn myös avotoimistossa. Siirrettävä neuvottelutila on osa YIT:n Tilanero-konseptia. Takuunero - YIT:n konsepti, joka tarjoaa kattavat palvelut kiinteistön huoltoon ja ylläpitoon. Talotekniikka - Kiinteistön ja siihen liittyvien tilojen teknisten palveluiden, järjestelmien ja laitteiden kokonaisuus. Mm. ilmastointi-, jäähdytys- ja sähköjärjestelmät. Tilanero - YIT:n konsepti, jossa toimistotilat ovat muunneltavissa käyttötarpeen mukaan, mm. siirreltävien työtilojen, joustavan talotekniikan ja tilanjakoratkaisuiden avulla. Tilatehokkuus - Tilankäytön tehokkuutta ovat muun muassa tilankäytön tiivistäminen ja turhista tiloista luopuminen. Siihen vaikuttavat työpisteiden määrä sekä työntekijöiden määrä suhteessa pintaalaan. Vuokrattava pinta-ala - Vuokralaisen käytettävissä oleva osuus kiinteistön pinta-alasta. Tästä on laskettu pois mm. hissikuilut, porraskuilut ja putkistot.

3 Vuokraustapahtuma Bruttovuokra - Vuokra, jolla katetaan kiinteistön olemassaolosta johtuvat välittömät kustannukset. Erilliskorvaus - Erikseen sovittava korvaus, joka peritään vuokralaiselta sopimuksen mukaan esim. käyttäjäpalveluista (esim. aulapalvelu). Esisopimus - Ennen rakentamisen alkamista tehtävä vuokrasopimus, joka muuttuu sitovaksi rakentamisen alettua ja raukeaa, mikäli rakentamista ei aloiteta. Indeksiehto - Sopimuksessa oleva ehto, jonka mukaan sopimusta voidaan muuttaa, kun tietty hintaindeksi muuttuu. Pääomavuokra - Vuokra, jolla katetaan pääomakustannukset (kiinteistöön sijoitetun pääoman kustannukset, jotka koostuvat koroista ja laskennallisista poistoista). Vakuus - Tae, joka annetaan vuokrasuhteeseen liittyvien velvoitteiden täyttämisen varmistamiseksi. Vuokran korottaminen - Vuokrankorotusehto otetaan mukaan vuokrasopimukseen, jotta voidaan seurata yleistä kustannusten nousua. Korotusperuste voi olla esimerkiksi indeksi. Ylläpitovuokra - Vuokra, jolla katetaan kiinteistön ylläpidosta aiheutuvat kustannukset.

4 Sijainti, sijainti, sijainti - mutta mikä? Hyvä sijainti on menestyksekkään liiketoiminnan edellytys. Hyvin valittu paikka toimitiloille vaikuttaa niin työntekijöiden viihtyvyyteen kuin yrityksen jättämään mielikuvaankin. Olemme keränneet avuksesi asioita, jotka on hyvä ottaa huomioon toimitilojen sijaintia pohdittaessa. Nykyinen sijainti: Oletko tyytyväinen toimitilojesi sijaintiin? Onko jotain, mikä nykyisessä toimipaikassa häiritsee? Jos nykyinen sijainti on hyvä, etsi vapaita toimitiloja lähialueilta, mutta mieti myös, mikä nykyisessä sijainnissa on hyvää, ja voisiko jokin muu paikka täyttää samat kriteerit. Liikenneyhteydet ja pysäköinti: Millä välineillä työntekijäsi ja asiakkaasi liikkuvat? Kaupunkien keskustoihin on parhaat julkiset yhteydet, mutta usein vähän pysäköintitilaa. Jos toimitiloihisi kuljetaan autolla, etsi toimitiloja valtaväylien varrelta. Vai saavutaanko niihin kävellen tai polkupyörällä? Ota tällöin huomioon kevyen liikenteen väylät. Käykö toimitiloissasi vieraita tai asiakkaita ulkomailta? Tällöin hyvät yhteydet lentokentälle ovat tärkeät. Muualta Suomesta taas saavutaan usein junalla. Muista myös erityistarpeet: Tarvitsetko esimerkiksi pysäköintitilaa raskaalle liikenteelle? Imago ja mielikuvat: Eri alueilla on erilaiset imagot, kuten eri yrityksilläkin. Alue, jolla yrityksesi sijaitsee, on osa brändiä. Kantakaupunki antaa perinteikkään vaikutelman, sijainti yliopiston kampuksen vieressä taas modernin ja nuorekkaan. Sijainti radan varressa antaa vihreämmän vaikutelman kuin tilat, joihin pääsee vain autolla. Pohdi, missä asiakkaasi ovat, ja mitä he arvostavat. Synergiaetu: Onko yrityksellesi hyödyksi olla paikassa, jossa on paljon muita saman alan yrityksiä? Vai haluatko erottua sijoittumalla jonnekin aivan muualle? Palvelut: Mitä palveluita yrityksesi työntekijät ja asiakkaat tarvitsevat? Onko alueella paljon lounaspaikkoja vai sijaitseeko yrityksessäsi oma työpaikkaruokala? Onko tiloissasi riittävästi kokoustilaa tai tarvitsetko vaikkapa auditoriota? Voitko vuokrata näitä tiloja muualta, jos niitä ei ole omissa tiloissasi? Työntekijöiden toiveet: Hyvä sijainti on merkityksekäs myös työpaikkaa valitessa. Millaisia työntekijöitä haluat houkutella? Opiskelijat ja vastavalmistuneet suosivat usein julkisia kulkuneuvoja ja kevyttä liikennettä. Jos haluat yrityksesi tekevän tiivistä yhteistyötä oppilaitosten kanssa, kannattaa myös sijoittua tarpeeksi lähelle niitä.

5 No, milloin pääsen muuttamaan? Mitä kaikkea tapahtuu sopimuksen allekirjoittamisesta siihen hetkeen, kun muuttolaatikot päästään laskemaan uusiin tiloihin? Uusien toimitilojen suunnittelu-, rakennus- ja vuokrausprosessi voi tuntua pitkältä. Se, missä vaiheessa vuokralainen hyppää mukaan, vaikuttaa olennaisesti myös valmistuviin tiloihin. Uusia toimitiloja rakennettaessa tilojen vuokraus alkaa jo suunnitteluvaiheessa. Mitä aikaisemmin vuokralainen tekee sopimuksen, sitä enemmän hän pystyy vaikuttamaan lopputulokseen. Tilat suunnitellaan yhdessä vuokralaisen kanssa ja muokataan tämän tarpeisiin sopiviksi. Vastaavasti mikäli saneerataan olemassaolevia tiloja, asiakas voi vaikuttaa lopputulokseen ja olla mukana suunnittelussa jo ennen saneerauksen aloittamista. Rakennustöiden aikana asiakas voi käydä tutustumassa työmaahan ja valmistuviin tiloihin. Pohjapiirroksiin voidaan vielä tehdä muutoksia vuokralaisen toiveiden mukaisesti. Rakentaminen kestää tyypillisesti 1-2 vuotta. Kun rakennus on valmis, pääsee tiloihin nopeastikin. Valmistumisesta kestää muuttoon yleensä korkeintaan muutamia viikkoja. Vuokrasopimuksen kesto on tyypillisesti noin 3-10 vuotta.

6 Suunnistusta sopimusviidakossa? Kun sopiva toimitila on löytynyt, on edessä sopimuksen tekeminen. Ensimmäiseksi kannattaa pyytää tarjousta kiinnostavasta toimitilasta. Samalla määritetään tarkemmin toimitilatarpeet ja muuttoajankohta. Tarjouksesta tarkistetaan vuokrahinta, vuokrausehdot ja sopimuksen pituus sekä tarjottavan toimitilan ominaisuudet (sijainti, pinta-ala, muoto). Tämän jälkeen tarjous käydään läpi ja tarkennetaan sopimusneuvottelussa. Sopimussanastoa: Esisopimus Esisopimuksella vuokranantaja ja vuokralainen sopivat toimitilan vuokraamisesta. Esisopimus sitoo molempia osapuolia esisopimuksessa määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Määräaikainen vuokrasopimus Vuokrasopimus, jossa vuokrasuhteen alkamis- ja päättymisajankohta sovitaan erikseen. Toistaiseksi voimassa oleva vuokrasopimus Vuokrasopimus, jossa vuokrasuhteen alkamisajankohta sovitaan, mutta jonka päättäminen edellyttää joko vuokralaisen tai vuokranantajan irtisanomista. Vakuus Tae, joka annetaan vuokrasuhteeseen liittyvien velvoitteiden täyttämisen varmistamiseksi. Vakuuden muoto ja määrä ilmoitetaan vuokrasopimuksessa, se voi olla esim. pankkitakaus, talletus tai takaus.

7 Muuttajan muistilista Koska muutto on yrityksen toimintaan merkittävästi vaikuttava tapahtuma, on sen toimenpiteitä ennakoiva suunnittelutyö tärkeää. Olemme koonneet lukuisien muuttokokemuksiemme perusteella keskeisimpiä asioita, joita olisi hyvä huomioida muuton yhteydessä. Ennen muuttoa: Varmista, mikä on paras aika muuttamiseen liiketoiminnan kannalta. Selvitä mahdollinen muuttovakuutuksen tarve. Kirjaa ylös muuton eri vaiheiden aikataulut ja vastuuhenkilöt. Tilaa tarvittava määrä muuttolaatikoita sekä tarvittaessa muuttomiehet. Varaa riittävästi pysäköintitilaa muuttoautoille. IT ja tietoliikenneyhteydet: Varmista hyvissä ajoin, että kiinteistössä on riittävät tietoliikenneyhteydet. Huolehdi, että sähköpisteitä on tarpeeksi. Suunnittele, mihin sijoitat palvelimet ja kuka vastaa niiden asentamisesta sekä kytkemisestä yrityksen verkkoon. Muista puhelinjärjestelmän siirrot. Palvelusopimukset ja viranomaisilmoitukset: Osoitteenmuutos postilaitokseen ja kaupparekisteriin Lehtien tilaussopimukset Vakuutus-, turva- ja vartiointisopimukset Sähkö-, internet- ja puhelinsopimukset Siivous- ja jätehuoltosopimukset Muuta muistettavaa: Kiinteistön lukitus-, hälytys-, ja vartiointiasiat Millaisia kalusteita uuteen kiinteistöön tarvitaan ja tarvitaanko erillistä sisustussuunnitelmaa tai suunnittelijaa? Pois muutettaessa: luottamuksellisen aineiston, asiakirjojen ja monisteiden tuhoaminen ja paperinkeräys Teknisten laitteiden ja toimistokalusteiden kierrätys Muista, että YIT:ltä saat tarvittaessa pakettiratkaisuna myös palvelut muuttoon.

8 Näin ohjeistat henkilöstön muuttoon On tärkeää tiedottaa henkilöstölle tulevasta muutosta hyvissä ajoin. Ennen tiedottamista ota huomioon yrityksesi toiminta ja sen käytössä olevat viestinnän keinot sekä kanavat. Harkitse, voidaanko järjestää yhteinen tiedotustilaisuus, onko kaikilla työntekijöillä mahdollisuus sähköpostin tai sisäisen intranetin käyttöön, voidaanko jakaa painettu tiedote joko työpisteeseen tai kotiosoitteeseen. Ennen muuttoa: Milloin ja minne muutetaan? Keitä kaikkia muutto koskee? Mitä vaiheita muutossa on, mitä pitää tehdä itse ja mihin mennessä? Milloin henkilöstö siirtyy uusiin tiloihin? Kuka vastaa muutosta ja kenelle voi ilmoittaa huomioon otettavista seikoista muuttoon liittyen? Omat työvälineet, mahdollinen kierrätys tai hävitys Omalle työpisteelle tehtävät toimenpiteet Uusissa tiloissa: Pysäköintipaikat autoille ja polkupyörille sekä kulkuyhteydet Hälytys- ja turvallisuusohjeet uusissa tiloissa Missä oma työpiste on? Palvelut lähialueilla ja miten työpaikkaruokailu on järjestetty Kuinka tiloihin pääsee, avaimet ja turvajärjestelmä? Sisäiset palvelut uusissa tiloissa: IT-tuki, siivous, toimistotarvikkeet Neuvotteluhuoneiden sijainti Postitus ja aulapalvelut Vieraiden tuominen uusiin tiloihin Ensiapukaapit ja mahdollinen työterveyshuolto uusissa tiloissa