HANKINTA-ASIAMIES KIERTOTALOUSHANKINTOJEN EDISTÄJÄNÄ

Transkriptio

1 HANKINTA-ASIAMIES KIERTOTALOUSHANKINTOJEN EDISTÄJÄNÄ Hankinta-asiamies Marita Melkko, KTM

2 FIKSUT HANKINNAT KYMENLAAKSO (KOUVOLA) Hankkeen kesto (-> mahd. jatko ) Hankkeen hallinnoija Kouvola Innovation Oy Hankinta-asiamies aloittanut työnsä Hankkeen kokonaisbudjetti Hanketta rahoittavat Hämeen ELY-keskus (yritysten toimintaympäristön kehittämisavustus 70 %) ja Kouvolan kaupunki 30 %

3 HANKINTA-ASIAMIEHEN TEHTÄVÄT Yhteistyö Kouvolan kaupungin hankintayksiköiden kanssa hankintojen valmistelussa ja kilpailutuksissa Markkinatiedon hankinta ja toimittaminen hankintayksiköille Markkinavuoropuhelujen järjestäminen yhteistyössä hankintayksiköiden kanssa Taustatietojen ja tilastojen laatiminen Hankintojen kehittäminen yhteistyössä kaupungin kanssa Yritysten tukeminen tarjouskilpailuissa Avustaminen lisätietojen hankinnassa Avustaminen tarjousten tekemisessä Tarjouspyyntöjen välittäminen ja tiedottaminen ajankohtaisista hankinnoista Digitaalisten työvälineiden käyttö (hankinta-asiamies.fi-palvelu, Cloudia tarjouspalvelu ym.) ja käytön opastaminen eri osapuolille Tarjoajien aktivointi ja konsultointi tarjousten tekemiseen Tarvittaessa ryhmittymien muodostaminen/ alihankkijoiden etsiminen Tiedon välittäminen yrittäjiä avustaville hankintakonsulteille

4 HANKINTA-ASIAMIEHEN TEHTÄVÄT Kouluttaminen ja koulutusten järjestäminen hankintayksiköille ja yrittäjille Hankintalaki Tarjoustyökalut Sähköiset portaalit Toimintamallien luominen hankinta-asiamiestoiminnalle Kouvolassa Osallistuminen kaupungin hankintaohjelman ja -ohjeistusten päivittämiseen yhdessä yritysten kanssa Hankintojen alueellisten yritysvaikutusten arviointi ja niistä tiedottaminen

5 JULKISET HANKINNAT Merkittävä osa julkishallinnon johtamista, tehokas keino toteuttaa strategisia tavoitteita ja aikaansaada vaikuttavuutta Julkinen sektori voi omalla ostotoiminnallaan ohjata uusien innovaatioiden syntymistä, markkinoiden ja uuden liiketoiminnan kehitystä Etlan laskelmien mukaan Suomessa käytetään 190 mrd välituotepanosten ostamiseen. Tätä voidaan pitää karkeana mittarina Suomen hankintatoimen volyymille. Julkinen sektori hankkii tavaroita ja palveluja vuosittain n. 35 mrd :lla, mikä on n. 17 % bkt:sta (2017) Kouvolan kaupungin toimintakuluista merkittävä osa on hankintoja joko palvelujen ostojen tai aineiden, tarvikkeiden ja tavaroiden muodossa 2016 toimintakulut 577,4 M, josta Palvelujen ostot 212,6 M (36,8 % toimintakuluista) Aineet, tarvikkeet ja tavarat 35,2,M (6,1 % toimintakuluista)

6 HANKINTA-ASIAMIESTOIMINNALLA AIKAANSAATUJA TULOKSIA (3/ /2018) Tarjottu henkilökohtaista hankintaneuvontaa yli 1000 kertaa (puhelut, asiakastapaamiset, sähköpostit) Hankinta-asiamiespalvelun kautta vaikutettu yli 600 eri yritykseen (markkinakartoitukset, henkilökohtaiset tapaamiset, koulutukset) ja eri tapahtumien välityksellä arviolta yli 1400 eri yritykseen (seminaarit ja muut tapaamiset) Järjestelmällinen ja jatkuva vuoropuhelu julkisten hankkijoiden ja alueen yrittäjien kanssa Suomen Yrittäjien Elinkeinopoliittinen mittaristo (ELPO) -kyselyn tulokset julkistettiin toukokuussa 2018 Hankintapolitiikka > oli noussut arvosanoilla 5,9:stä 6,6:een ja kolmannelle sijalle yli as. kuntien sarjassa Kunnan päätöksenteon yrityslähtöisyys > oli noussut arvosanoilla 5,6:sta 6,6:een Parannusta selittävät Kouvolan kaupungin, elinkeinoyhtiö Kinnon ja yrittäjäyhdistysten muodostaman Eturyhmän tiivis yhteistyö, v käynnistynyt hankinta-asiamiestoiminta sekä lisääntynyt viestintä ja markkinavuoropuhelut yrittäjien ja kaupungin välillä Hyvät verkostot saatu luotua: Kuulun koko Suomen kattavaan Suomen Yrittäjien hankinta-asiamiesverkostoon-> 20 aluejärjestöä/ 23 hankintaneuvojaa tai -asiamiestä Julkisten hankintojen yhdistys -> edistää julkisiin hankintoihin liittyvää oikeudellista ja monitieteellistä tutkimusta, ammatillista kehitystä, parhaiden käytäntöjen jakamista ja julkisten hankintojen tunnetuksi tekemistä sekä toimia julkisista hankinnoista kiinnostuneiden yhdyssiteenä Kymen yrittäjien verkosto paikallisyhdistyksineen Kouvolan kaupunki, sen yhtiöt, kaupunginvaltuutetut KEINO-osaamiskeskus, Julkisten hankintojen neuvontayksikkö, PTCServices Oy, Motiva jne.

7 MARKKINAVUOROPUHELU YRITYSTEN OSALLISTAMISEN TYÖKALUNA Markkinoilla on paras ymmärrys vaihtoehtoisista tavoista tarjota palvelua/ tuotetta. Markkinavuoropuhelu on väline tämän osaamisen hyödyntämiseksi hankinnan suunnittelussa. Markkinavuoropuhelussa hankintayksikkö suunnittelee yhdessä yritysten kanssa toteutettavaa hankintaa. Kyseessä ei ole tiedotustilaisuus. HYÖDYT: Vahvistaa tilaajan ja tuottajan yhteistyötä Tukee uusien tuottajien tunnistamista Täsmentää hankinnan kohdetta ja voi jopa muuttaa hankinnan määrittelyä merkittävästi Tukee asiakkaiden segmentoinnissa

8 ALUEEN YRITYKSET OSALLISTUVAT YHÄ SUUREMMASSA MÄÄRIN TARJOUSPYYNTÖIHIN Tulosodotukset: Tarjouspyynnöt valmistellaan ja toteutetaan alueen yritykset huomioon ottaen. Vuoropuhelua varten järjestetään markkinakartoituksia. Pk-yrityksille on välitetty kehittämishaasteita ja liiketoimintamahdollisuuksia kaupungin markkinakartoitusten ja infojen muodossa. Julkisiin kilpailutuksiin osallistuneiden yritysten määrä kasvaa Kouvolassa. Järjestetyt vuoropuhelut (26 kpl), esim.: Tekninen vuoropuhelu (TVP) : Ikäihmisten päiväkeskus ja kylpypalvelujen kuljetukset (10 yritystä) Markkinakartoitus TVP: Elintarvikehankintojen markkinakartoitus (4 hankintaa + erikoistuotteet) (30 hlöä) Vuoropuhelu : Urakoitsijapalaveri lumenauraus-sopimuksen optiovuosien käytöstä (20 hlöä) Markkinakartoitus : Yhdyskuntatekniikan suunnittelun puitesopimuskonsulttien hankinnat (10 eri osa-aluetta) (31 hlöä) Tekninen vuoropuhelu (TVP) 2017: Toimistotarvikkeet ja palvelutuotteet (3 yritystä) Markkinakartoitus TVP: Kouvolan seudun joukkoliikenteen käsi- ja pysäkkiaikataulujen suunnittelu ja toteutus (13 hlöä) Markkinakartoitus : Joukkoliikenteen asiakaspalvelupisteen järjestäminen (7 hlöä) Markkinakartoitus : Esittelyssä tilapalvelujen v pieninvestointikohteet ( 32 hlöä) Markkinakartoitus : Kouvolan Asunnot Oy:n asuntojen vaihtoihin liittyvät korjaustyöt (25 hlöä) Markkinakartoitus : Kouvolan Asunnot Oy:n asuntojen vaihtoihin liittyvät LVI-työt (8 hlöä) Markkinakartoitus : Esittelyssä yhdyskuntatekniikan ja Kouvolan Vesi Oy:n v rakennuskohteet (27 hlöä) Markkinakartoitus TVP: Kouvolan kaupungin koulukuljetukset (22 hlöä) Markkinakartoitus : Työ- ja toimintakyvyn arvioinnit (25 hlöä) Markkinakartoitus : Kouvolan kaupungin työnohjauspalvelut (15 hlöä) Markkinakartoitukset 11/2018: Kouvolan kaupungin v tulevat rakennus- ja pieninvestointikohteet (tulossa)

9 KÄYNNISTETTY TÄYSIN UUSI MALLI YRITYSTEN HANKINTAOSAAMISEN KEHITTÄMISEKSI Tulosodotukset: Hankintaohjelma on yrittäjien kannalta ymmärrettävä ja markkinoita ohjaava. Hankkeeseen osallistuneet pk-yritykset ymmärtävät hankintaprosessin ja osaavat käyttää kilpailutukseen sähköisiä välineitä sekä löytävät omaa toimintaansa ohjaavaa informaatiota julkisista hankinnoista. Yritykset ovat solmineet kontakteja toisiinsa ja tuntevat mahdollisuudet osallistua kilpailutuksiin yhteistarjouksella. Paikallisten yritysten kyky tarjota kansallisiin ja kansainvälisiin tarjouskilpailuihin nousee. Alueen yritykset osallistuvat yhä suuremmassa määrin tarjouspyyntöihin. Tehdyt toimenpiteet v. 2018: Pk-yrittäjiä on asiakaskäyntien yhteydessä ohjattu käyttämään sähköisiä tarjousportaaleja Hankintaosaamisen lisäämiseen toteutetut/ suunnitellut koulutustilaisuudet: Innovatiiviset hankintamenettelyt (innovaatiokumppanuus, allianssi-malli ja käänteinen kilpailutus) Verkkolaskutuskoulutus yrityksille Hankintaseminaari Sokos Hotel Vaakunassa 7.6. Menesty julkisissa hankinnoissa koulutus Kouvolassa Menesty julkisissa hankinnoissa koulutus Anjalassa Menesty julkisissa hankinnoissa koulutus Valkealassa Menesty julkisissa hankinnoissa koulutus Elimäellä Menesty julkisissa hankinnoissa koulutus Jaalassa Menesty julkisissa hankinnoissa koulutus Kuusankoskella

10 KOUVOLAN KAUPUNKISTRATEGIA VISIO MITÄ HALUAMME OLLA? MITÄ TAVOITELLAAN? ELINVOIMAN KASVU, painotuksina mm. Bio- ja kiertotalous kiertotalouteen, uusiutuviin energioihin sekä maa- ja metsätalouteen perustuva tuotekehitys, puurakentaminen ja muut uudet toimintamuodot Pienyrittäjyyden kannustaminen HYVINVOINNIN KASVU, painotuksina mm. Resurssitehokkuus kohti vihreää taloutta materiaalin ja energian, kuten ilman, veden, maan ja maaperän tehokas käyttö ja uusiokäyttö Rakentamisen energiatehokkuus terveelliset, viihtyisät ja energiatehokkaat rakennukset Hiilineutraali kaupunki 2040 ilmaston kannalta kestävä ratkaisut STATUKSEN KASVU, painotuksina mm. Rohkeita kokeiluja kokeilukulttuuri esim. robottibussit Siemennetään uusia avauksia alusta erilaisten näkökulmien kohtaamiseen, innovointiin ja uuden kasvun luomiseen

11 KOUVOLAN KAUPUNGIN HANKINTAOHJELMA (HYVÄKSYTTY ) KONKREETTISET KEHITTÄMISTAVOITTEET, TOIMENPITEET JA MITTARIT Hankintaohjelmalla kytketään hankinnat kaupunkistrategian kasvukärkiin ja linjauksiin Elinvoiman kasvu on yksi merkittävimmistä strategiaohjelmista, johon hankintojen strategisessa johtamisessa keskitytään Hankintaohjelma -> kaupunginhallitukselle hankintojen johtamisväline Elinvoiman kasvun tukeminen Hankintojen paikallisuusaste kasvaa Pk-yrittäjien osallistuminen tarjouskilpailuihin mahdollistuu aiempaa paremmin Hankintaprosesseissa haetaan innovatiivisia ratkaisuja (kohde, prosessi, toteutustapa) Lähituotannon ja pienyrittäjyyden edistäminen Kestävä kehitys ja yhteiskuntavastuu Energia- ja ympäristövaikutusten vaikuttavuus hankinnoissa kasvaa Soveltuvissa hankinnoissa käytetään työllistämisehtoja Harmaan talouden torjuntaa tehostetaan Hankintatoiminnan kehittäminen Hankintojen painopiste suunnitteluun ja sopimusten hallintaan Hankintaosaamisen lisääminen

12 KESTÄVÄÄ KEHITYSTÄ JA YHTEISKUNTAVASTUUTA TUKEVAT TOIMENPITEET 1) Energia- ja ympäristövaikutusten vaikuttavuus hankinnoissa kasvaa Rakentamisessa otetaan huomioon energiatehokkuus ja vähähiilisyys Joukkoliikenteen kalustomäärittelyissä suositaan vähäpäästöisiä ratkaisuja Laite- ja palveluhankintojen kriteereissä käytetään luotettavia ympäristömerkkejä tai ohjelmia Bio- ja kiertotalous, puurakentaminen ja muut uudet toimintamuodot lisääntyvät (kaupunkistrategia) 2) Soveltuvissa hankinnoissa käytetään työllistämisehtoa Hankintasopimuksissa joko edellytetään työllistämistä tai vertailussa annetaan laatupisteitä työllistämisestä 3) Harmaan talouden torjunta Hyödynnetään saatavilla olevia järjestelmiä tilaajavastuulain mukaisten tietojen tarkistamisessa aiempaa laajemmin Käytetään kilpailutuksissa valintaan vaikuttavana laatukriteerinä Tilaajavastuu.fi/ Luotettava kumppani -jäsenyyttä

13 JOKAINEN HANKINTA ON ERILAINEN Merkittävien hankintojen valmistelussa laaditaan ennakkoarviointi ( ) Onko hankintaan paikallisia tarjoajia? Estääkö hankintamenettelyn ehdottomat vaatimukset paikallisten yritysten mahdollisuuden tarjota? Onko hankinta jaettavissa? Järjestetäänkö hankinnasta markkinavuoropuhelu? Soveltuuko hankinnan kohteeseen innovatiiviset ratkaisut (kohde, prosessi, toteutustapa)? Soveltuuko kohteeseen puurakentaminen? Voidaanko hankinnassa käyttää vähähiilisen rakentamisen kriteerejä? Soveltuuko ympäristömerkin tai ohjelman vaatimus hankinnan kohteen kriteereihin? Soveltuuko hankinta bio- tai kiertotalouden tuotekehityksen kohteeksi? Soveltuuko hankintaan työllistämisehdon käyttö?

14 HYVIEN KÄYTÄNTÖJEN JUURRUTUS Hyvät käytännöt juurrutetaan niiden muutosten ja ohjeistusten avulla, jotka on hyväksytty Kouvolan kaupungin hankintaohjelmaan ja ohjeistuksiin, jotka ohjaavat kaupungin hankintoja tekevää henkilöstöä ja kaupungin yhtiöitä ja joilla tuetaan esim. pienyrittäjien mukaanpääsyä kaupungin hankintoihin. Tavoitteiden toteutumista seurataan erilaisin mittarein. Luodaan hankintojen johtamismalli, jonka avulla hankintojen valmistelua ja hankintaprosessin elinkaarta koordinoidaan keskitetysti Hankintakalenterin kehittäminen (pidempi aikajänne/ vastuuhenkilöt toimialoilta/ interaktiivisuuden lisääminen) Hankinnat toteutetaan jaettuna, pk-yrityksille soveltuvina kokonaisuuksina, kun se vain on mahdollista Merkittävien hankintojen valmistelussa laaditaan ennakkoarviointi (sis. esim. yritysvaikutusten arvioinnit) Hankintojen suunnitteluun (sis. tarjouspyyntöjen kehittämisen) ja sopimusten hallintaan varataan aikaan -> markkinavuoropuhelujen määrä kasvaa Kaikki kilpailutukset laaditaan Cloudia järjestelmällä alkaen -> avoimuus lisääntyy Kehitetään kilpailutusprosesseja kilpailutuskohtaisen palautejärjestelmän avulla Vältetään osallistumista suuriin valtakunnallisiin yhteishankintoihin, jos paikkakunnalla on sopimukseen soveltuvaa tuotantoa Sopimuksenaikaista yhteistyötä kehitetään (sopimushallintajärjestelmä käyttöön) -> otetaan parhaillaan käyttöön! Edistetään lähituotantoa ja pienyrittäjyyttä toteuttamalla paikallisille lähituottajille suunnattuja pienhankintakilpailutuksia ja järjestämällä paikallisille yrityksille tärkeitä referenssejä tuote- ja palvelutestausten tai pilotointien avulla

15 HANKINTAOHJELMAN TOIMEENPANO JA SEURANTA 1) Hankintaohjelman toimeenpanosta vastaavat ne tahot, jotka suunnittelevat ja toteuttavat hankintoja. Nykyisen organisaation mukaan konsernipalvelujen hankintatiimi sekä toimialojen kilpailuttajat vastaavat siitä, että kilpailutuksissa otetaan huomioon hankintaohjelman tavoitteet. 2) Koska kyseessä on kaupunkistrategian toteuttamisohjelma, vastuu asetettujen päämäärien toteutumisesta koskee myös kaupungin tytäryhtiöitä siltä osin kuin toimenpiteet liittyvät muihin kuin tietyillä järjestelmillä toteutettaviin toimenpiteisiin. 3) Hankintaohjelman tavoitteiden ja toimenpiteiden toteutumisesta raportoidaan vuosittain kaupunginhallitukselle Tässä yhteydessä ohjelmaan voidaan tehdä tarkistuksia. 4) Vuoden aikana hankintaohjelman tavoitteiden toteutumista seurataan ja kehitetään yhteistyössä yrittäjäjärjestöjen edustajien kanssa kolme kertaa vuodessa. 5) Konsernipalvelut johtaa ja ohjaa seurantaa ja raportointia.

16 KIERTOTALOUDEN EDISTÄMISEN MAHDOLLISUUKSIA JA HAASTEITA Tarvitaan uudenlaista ajattelua hankintojen toteuttamiseen ja monialaista osaamista niin substanssin kuin hankintalainsäädännön ja menettelyjen suhteen Kouvolan kaupungin konsernipalvelujen hankintapalveluilla mutta myös toimialoilla on merkittävä mahdollisuus edistää kiertotaloutta omilla toimillaan Puitesopimusten kautta suuri määrä hankintoja ohjautuu sopimuskumppaneille eli puitesopimuskumppaneiden valinnalla on suuri merkitys Haluttaessa edistää kiertotaloutta puitesopimusten kautta, voidaan niiden kilpailutuksissa ottaa käyttöön kiertotalouskriteerejä esim. uusiutuvien ja kierrätysmateriaalien käytön sekä korjattavuuden, uudelleenkäytettävyyden ja kierrätettävyyden suhteen Kriteerit on hyvä ottaa käyttöön vähitellen Kiertotalouden edistäminen hankinnoissa edellyttää uusia lähestymistapoja hankintaprosesseihin sekä erilaisten hankintamenettelyjen monipuolista soveltamista Markkinavuoropuhelut käyttöön Huomioitava tulevat suuret hankkeet, esim. Kouvolan Asuntomessut 2019 Erinomainen tilaisuus kiertotaloutta edistävien ratkaisujen kokeilemiseen ja esille tuomiseen

17 ESIMERKKEJÄ SEKTOREISTA, JOIHIN KIERTOTALOUSHANKINNAT SOVELTUVAT Rakentaminen (rakennukset, tiet, infrastruktuuri) Esim. Modulaarisuus, ekotuotesuunnittelu, uudet rakennusmateriaalit, puurakentaminen Liikkuminen ja logistiikka Esim. Julkisissa hankinnoissa kalustovalinnoissa uusiutuvat polttoaineet, energiatehokkuus ja vähäpäästöisyys kriteereinä, leasing- ja vuokrausliiketoimintamallit, yhteiskäyttöautot Huonekalut Esim. Kierrätysmateriaalit, puupohjaiset ja muut uusiutuvista materiaaleista tehdyt komponentit/ kalusteet Ruoka ja elintarvikkeet Esim. Ruoka-ainehävikkiä vähentävät menetelmät, tehokkaammat elintarvikeketjut, jotka minimoivat raaka-ainehävikin tuotantoketjussa, uudet proteiininlähteet Paikallinen ja biopohjainen/ uusiutuva energia Esim. Biopolttoaineita (hake, biokaasu jne.) hyödyntävä julkinen liikenne Tekstiilit Esim. Kierrätys- ja kierrätettävien materiaalien käyttö Jätehuolto Esim. Resurssitehokkuus jätteenkäsittelyssä esim. jätteiden määrän vähentämisestä palkitsevat kilpailutusmallit Jäteveden käsittely Esim. Ravinteiden tehokas ja puhdas kierto

18 MIKSI TEHDÄ KIERTOTALOUSHANKINTOJA? Kiertotaloutta edistäviä hankintoja tehdään Kouvolassa jo jonkin verran, mutta niiden toteuttaminen ei ole mitenkään systemaattista Esim. Uuden pysäköintitilan ja kevyen liikenteen väylän rakentamisessa pyritään käyttämään tukikerroksissa maanrakennusaineena ns. ekosepeliä eli kaupungin purkamasta rakennuksesta saatua betonimursketta Hyödyt: Positiivinen vaikutus aluetalouteen, elinvoimaan ja liiketoimintaan Panostaminen resurssi- ja hiiliviisauteen sekä kiertotaloutta edistäviin kestäviin ja innovatiivisiin hankintamalleihin lisää kaupungin imagoa ja houkuttelevuutta sekä kannustaa tuotekehitykseen, pilotointiin ja innovointiin Voi tuoda markkinoille uusia toimijoita ja luoda synergiaetuja olemassa oleville toimijoille Konkreettiset kustannussäästöt ja päästövähennykset (esim. energia- ja lämmitysmuotojen muuttaminen kaupungin omistamissa kiinteistöissä) Ilmasto- ja energiapolitiikkaan kohdistuvat paineet ilmastonmuutoksen hillitsemiseksi tarkoittavat kiristyvää sääntelyä tulevaisuudessa (lainsäädäntö, verotus, vapaaehtoiset kriteerit, velvoittavat vaatimukset), jolloin kestäviä kiertotaloushankintoja jo tehneet ovat etulyöntiasemassa muihin nähden (kilpailuetu) Voidaan ohjata markkinoita kestävämpien tuotteiden ja palvelujen suuntaan ja näyttää esimerkkiä yrityksille ja kuluttajille

19 KOUVOLAN HANKINTA-ASIAMIES Tavattavissa ajanvarauksella puh tai sähköpostitse Palvelupiste Kasarminmäellä os. Vartiotie 4, 2. krs, Tehtävänä Edistää vuoropuhelua eri osapuolten välillä Tukea erityisesti pk-yritysten mahdollisuuksia päästä mukaan julkisiin hankintoihin Neuvoa, kouluttaa ja aktivoida yritys- ja kuntasektoria sekä kaupungin yhtiöitä julkisiin hankintoihin liittyen

20 KIITOS!