Office SharePoint Server 2007:n dokumenttihallinta

Transkriptio

1 Office SharePoint Server 2007:n dokumenttihallinta

2 Yhteenveto Monissa suuryrityksissä luotetaan aivan liikaa jaettuihin levyasemiin ja sähköpostiin yritykselle tärkeiden asiakirjojen ensisijaisena säilytys- ja tallennusmenetelmänä. Asiakirjojen määrän kasvaessa tämä menetelmä osoittautuu yleensä tehottomaksi. Nykypäivän liiketoiminnassa tällainen asiakirjojen hallintatapa nostaa merkittävästi hallinnointikuluja ja vaikeuttaa oikeiden tietojen löytämistä. Dokumenttihallinnan ratkaisuissa on kyse paljosta muustakin kuin vain jäsentämättömän sisällön tallentamisesta tietokantaan. Yrityksille suunnatut ratkaisut kattavat asiakirjan koko elinkaaren alkaen sen laatimisesta ja ulottuen asiakirjan arkistointiin ja käytöstä poistamiseen. Asiakirjojen elinkaarihallinta on tehokas keino hallita jatkuvasti kasvavaa liiketoimintaan liittyvien asiakirjojen määrää. Markkinoilla on useita elinkaariajatteluun perustuvia dokumenttihallinnan ratkaisuja, mutta vain harvat organisaatiot hyödyntävät niitä tehokkaasti. Perinteisesti dokumenttihallinnan ratkaisut ovat olleet hankalia käyttää ja toimineet erillään organisaatioiden muista työkaluista ja prosesseista. Tästä syystä organisaatiot eivät yleensä ole yhteensovittaneet dokumenttihallinnan ratkaisuja omiin käytäntöihinsä. Tyypillisesti organisaatiot ovat automatisoineet asiakirjojen elinkaarihallinnan vain asiakirjojen virallisen julkaisun ja niiden arkistoinnin osalta. Tästä syystä dokumenttihallinnan käytäntöjä sovelletaan vain osaan asiakirjoista ja ainoastaan asiakirjojen elinkaaren tietyissä vaiheissa. Microsoft vastaa näihin haasteisiin tuomalla markkinoille integroidun ratkaisun, joka antaa dokumenttihallinnan työkalut kaikkien työntekijöiden käyttöön. Elinkaariajattelun ansiosta organisaatiot voivat vähentää asiakirjojen hallinnan kuluja ja välttää siihen liittyviä riskejä ottamalla käyttöön koko yrityksen kattavia käytäntöjä. 2 SharePointin dokumenttihallinta

3 Tämän asiakirjan tiedot ilmentävät Microsoft Corporationin kantaa käsiteltyihin kysymyksiin julkaisuhetkellä. Koska Microsoftin on kyettävä vastaamaan markkinoiden muutoksiin, Microsoft ei sitoudu näihin mielipiteisiin eikä takaa asiakirjan tietojen virheettömyyttä julkaisuhetken jälkeen. Tämä tekninen raportti on tarkoitettu vain tiedoksi. MICROSOFT EI ANNA MITÄÄN TÄMÄN ASIAKIRJAN TIETOJA KOSKEVIA NIMENOMAISIA, OLETETTUJA TAI LAKISÄÄTEISIÄ TAKUITA. Kaikkien soveltuvien tekijänoikeuslakien noudattaminen on käyttäjän vastuulla. Tekijänoikeuslakeja rajoittamatta mitään tämän asiakirjan osaa ei saa jäljentää, tallentaa tai viedä hakujärjestelmään eikä siirtää missään muodossa, millään tavalla (sähköisesti, mekaanisesti, valokuvaamalla, nauhoittamalla tai muuten) tai mitään tarkoitusta varten ilman Microsoft Corporationin erityistä kirjallista lupaa. Microsoft voi omistaa tämän asiakirjan sisältöön liittyviä patentteja, patenttihakemuksia, tavaramerkkejä, tekijänoikeuksia ja muita immateriaalioikeuksia. Ilman Microsoftin erityistä kirjallista sopimusta tämä asiakirja ei anna sinulla mitään oikeutta näihin patentteihin, tavaramerkkeihin, tekijänoikeuksiin tai muihin immateriaalioikeuksiin Microsoft Corporation. Kaikki oikeudet pidätetään. Microsoft, Active Directory, BizTalk, Excel, InfoPath, Outlook, PowerPoint, SharePoint, SQL Server, Visio, Windows, ja Windows Server ovat joko Microsoft Corporationin tavaramerkkejä tai rekisteröityjä tavaramerkkejä Yhdysvalloissa ja/tai muissa maissa. Muut tässä mainittujen yritysten ja tuotteiden nimet saattavat olla omistajiensa tavaramerkkejä. 3 SharePointin dokumenttihallinta

4 YHTEENVETO... 2 MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER 2007:N DOKUMENTTIHALLINTARATKAISU... 5 MIKSI DOKUMENTTIHALLINTA KANNATTAA?...5 Dokumenttihallinnan haasteet...6 DOKUMENTTIHALLINTA KAIKKIEN TYÖNTEKIJÖIDEN KÄYTTÖÖN... 7 DOKUMENTTIEN KOKO ELINKAAREN HALLINTA...7 Dokumenttien luominen ja yhteistyö...7 Elinkaarihallinnan automatisointi työnkuluilla...8 Käytännöt asiakirjojen säilyttämiseen ja käytöstä poistamiseen...8 IT-HALLINNAN TEHOSTAMINEN...9 Turvallinen ja skaalautuva tietovarasto...10 Tehokas hallinta...11 Tehokas käyttöönotto ja kehittäminen...12 KÄYTETTÄVYYS LISÄÄ KÄYTTÖÄ...13 Dokumenttien tallennuksen helpottaminen...13 Dokumenttihallinnan yksinkertaistaminen...13 Dokumenttihakujen yksinkertaistaminen...14 DOKUMENTTIHALLINNAN INTEGROIMINEN JA LAAJENTAMINEN...15 Dokumenttihallinnan laajentaminen...15 Liitettävyys kolmannen osapuolen sovelluksiin...16 Mukautetut sisältösovellukset...16 YHTEENVETO SharePointin dokumenttihallinta

5 Microsoft Office SharePoint Server 2007:n dokumenttihallintaratkaisu Microsoft SharePoint - tuotteet ja -tekniikat Microsoft Office SharePoint Server 2007 on tarkoitettu ratkaisemaan työelämässä syntyvää jäsentymätöntä tietoa koskevat ongelmat. Office SharePoint Server 2007 perustuu strategiseen lähestymistapaan, jossa tietojen hallinnan, käytön ja jakamisen prosessit muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden. Tämä antaa organisaatiolle useita merkittäviä etuja, kuten Helppous. SharePoint-ympäristössä käyttäjät voivat käyttää tuttuja Officesovelluksia ja selainympäristöjä kaikissa tietotyötoiminnoissa työnkuvasta tai tehtävästä riippumatta. Hinta ja hallinta. Koko organisaation kattava alusta erillissovelluksien sijaan. Nopeus ja joustavuus. SharePoint-ympäristö voidaan mukauttaa nopeasti ja helposti käyttäjien ja organisaation tarpeiden mukaan. Windows SharePoint Services 3.0 perustuu Microsoft Windows Server 2003:een ja on perusympäristö verkkopohjaisille liiketoimintaratkaisuille, jotka joustavat ja skaalautuvat helposti muuttuvien ja kasvavien tarpeiden mukaan. Tehokkailla järjestelmänvalvojan oikeuksilla ITosasto voi hallita tallennus- ja verkkoinfrastruktuuria. Tämä on kustannustehokas tapa ottaa käyttöön ja hallita tehokasta yhteistyöympäristöä. Turvallisuus ja skaalautuvuus. Organisaation kasvun mukaan skaalautuva tietoturvallinen ympäristö. Office SharePoint Server 2007:n ansiosta organisaatiot saavuttavat dokumenttihallinnalle asettamansa tavoitteet ottamalla käyttöön asiakirjan koko elinkaaren kattavia tietoturva-, hallinta- ja säilyttämiskäytäntöjä. Asiakirjojen tallentaminen yhteen tietovarastoon tehostaa tiedonhakua ja keskeisten resurssien uudelleenkäyttöä. Enterprise Content Management (ECM) -ympäristössä Office SharePoint Server 2007 on tehokas ratkaisu kaikkiin dokumenttihallinnan tehtäviin, koska tällöin kaikille organisaation työntekijöille voidaan antaa käyttöön tutut ja helppokäyttöiset työkalut. MIKSI DOKUMENTTIHALLINTA KANNATTAA? Jatkuvasti kasvava asiakirjojen määrä asettaa yrityksen dokumenttihallinnalle suuria haasteita. Usein yrityksen liiketoiminnan kannalta tärkeitä tietoja on vain murto-osassa yrityksen asiakirjoja, ja niiden löytäminen on yleensä hankalaa. Suuren asiakirjamäärän hallinta kuormittaa myös yrityksen IT-resursseja, joita ei voida hyödyntää täysipainoisesti yrityksen ydinliiketoimintaan liittyvien ratkaisujen kehittämisessä. Dokumenttihallintaratkaisun tarkoituksena on pienentää asiakirjojen kokonaismäärää ja parantaa tietojen käytettävyyttä. Tehokkaan hallintaratkaisun avulla voidaan poistaa käytöstä asiakirjojen kaksoiskappaleet sekä vanhentuneet ja tarpeettomat asiakirjat, jolloin yrityksen tietopääoman ja uudelleenkäytettävien resurssien käyttöä voidaan parantaa. Microsoft Office SharePoint Server 2007 on yrityskäyttöön tarkoitettu palvelin, joka yhdistää tiedonhaun ja tietojen käytön, yhteiskäytön sekä työntekijöiden prosesseihin liittyvät ominaisuudet, joita voi käyttää mukautetuista sivustoista ja Microsoft Office -pohjaisten sovellusten kautta. Lisäksi Office SharePoint Server sopii RAD-ympäristöksi, sillä siinä on käytössä ASP.NET 2.0 ja Workflow Foundation. Microsoft Office SharePoint Designer 2007 (aiemmin Microsoft Office FrontPage) on helppokäyttöinen kehitystyökalu, jolla kuka tahansa voi suunnitella, valmistella tai mukauttaa intranet-, ekstranet- ja internetsivustoja sekä suunnitella mukautettuja työnkulkuja. 5 SharePointin dokumenttihallinta

6 Lisätietoja dokumenttihallinnasta: TechNet: Dokumenttihallinnan suunnittelu TechNet-esitys: Microsoft Office SharePoint Server 2007: dokumenttihallinta Dokumenttihallinnan haasteet Jaettujen levyasemien käyttö. Monissa yrityksissä asiakirjojen hallintaa vaikeuttaa niiden säilyttäminen hajautettuna työntekijöiden omissa tietokoneissa, jaetuissa levyasemissa ja erilaisissa tietosäilöissä. Useiden järjestelmien käyttö. Yritykset käyttävät dokumenttien hallinnassa ja laatimisessa useita eri ratkaisuja, mikä nostaa käyttöönotto- ja hallintakustannuksia. Asiakirjojen etsiminen ja hyödyntäminen. Käyttäjien on vaikea löytää ja hyödyntää useaan eri paikkaan (paikallinen levyasema, jaetut tiedostot jne.) ilman johdonmukaista luokittelua tallennettuja jäsentymättömiä sisältöjä. Paperiasiakirjojen käyttö. Paperiasiakirjojen käsittelyn (esimerkiksi lainahakemukset ja taustaselvitykset) hitauden vuoksi yritykset saattavat menettää asiakkaita ja liiketoimintamahdollisuuksia. Dokumenttipohjaisten sovelluksien kehittäminen. Dokumenttipohjaisten sovelluksien kehittäminen edellyttää ohjelmointiosaamista, joten yritys on riippuvainen ulkoisista palveluntarjoajista. MSDN: Yleistä yrityksen dokumenttihallinnasta MSDN: Yleistä dokumenttihallinnasta 6 SharePointin dokumenttihallinta

7 Dokumenttihallinta kaikkien työntekijöiden käyttöön Yrityksen toimintaan liittyy nykyään valtavasti dokumentteja. Työntekijät käsittelevät joka päivä kymmeniä erilaisia asiakirjoja, kuten Excel-taulukoita, Powerpoint-esityksiä ja Wordasiakirjoja. Osa asiakirjoista tallennetaan sovittujen käytäntöjen mukaisesti yrityksen dokumenttihallinnan tietosäilöihin, mutta useimpia asiakirjoja käytetään joustavammin virallisten käytäntöjen ja prosessien ulkopuolella. Tästä syystä dokumenttihallinnan yhtenäisten käytäntöjen käyttöönotto koko yrityksessä on usein vaikeaa. Office SharePoint Server 2007:n dokumenttihallintaratkaisu antaa asiakirjojen hallintatyökalut kaikkien työntekijöiden käyttöön, jolloin yritykset voivat hallita yrityksen asiakirjojen koko elinkaarta parantaa dokumenttihallinnan ratkaisujen teknistä hallittavuutta ja tehokkuutta nopeuttaa hallintaratkaisun ja käytäntöjen omaksumista integroida ja laajentaa dokumenttihallintaratkaisuja. DOKUMENTTIEN KOKO ELINKAAREN HALLINTA Perinteisissä dokumenttihallinnan ratkaisuissa keskitytään asiakirjojen hallintakäytäntöjen käyttöönottoon ja asiakirjojen hallintaan niiden käyttöaikana. Office SharePoint Server 2007 on aiempaa laajempi ratkaisu, joka kattaa asiakirjojen koko elinkaaren niiden laadinnasta arkistointiin ja hävittämiseen asti. Dokumenttien luominen ja yhteistyö Asiakirjojen elinkaarihallintaan ei yleensä ole liitetty asiakirjan laadintaa ja sen edellyttämää usean työntekijän yhteistyötä. Jos elinkaarihallinta aloitetaan vasta asiakirjan hyväksymisen ja julkaisemisen jälkeen, suurin osa asiakirjoista jää dokumenttihallinnan käytäntöjen ulkopuolelle. Yhtenäinen dokumenttihallinta 2007 Office -sovelluksissa. Office SharePoint Server 2007 ympäristössä työntekijät voivat työstää asiakirjoja itselleen parhaiten sopivassa 2007 Microsoft Office -sovelluksessa. Käyttäjät voivat esimerkiksi luoda Officeasiakirjan ja tallentaa sen SharePoint-sivustoon samaan tapaan kuin he tallentaisivat asiakirjan omalle kiintolevylleen. Työnkulut voidaan käynnistää suoraan Office SharePointin dokumenttihallinta

8 asiakirjan tiedostovalikosta, ja tämän jälkeen dokumentteja voidaan käsitellä Office asiakirjan työnkulkutoiminnoilla. Yhteinen työtila mahdollistaa yhteistyön. Yhteisessä työtilassa voidaan hallita yhteistyössä usean työntekijän kanssa laadittavia asiakirjoja. Tarjolla on työkaluja, joilla tiedostoja voi jakaa ja päivittää. Kaikki asiakirjojen laadintaan osallistuvat pysyvät jatkuvasti ajan tasalla uusimmista työvaiheista ja muutoksista. Kaikki dokumentit ja niihin liittyvä aineisto, kuten tehtävät, tavoitteet ja tapahtumat, voidaan keskittää yhteen paikkaan. Työtilan jäsen voi lisätä ja muokata sisältöjä ja niihin liittyviä tehtäviä, lähettää itselleen ja muille työtilan jäsenille ilmoituksia sähköpostitse sekä liittää työtilaan aiheeseen liittyviä huomautuksia ja linkkejä. Elinkaarihallinnan automatisointi työnkuluilla SharePoint-ympäristössä voidaan yrityksen liiketoimintaprosessit integroida työnkulkuina asiakirjojen laadintaan ja projektitehtävien hallintaan. Tämä helpottaa työntekijöiden välistä yhteistyötä ja edistää liiketoimintaprosessien noudattamista. Työnkuluilla hallitaan liiketoimintaprosesseihin liittyviä tehtäviä ja työvaiheita, jolloin työntekijät voivat työnkulun hallinnan sijasta keskittyä varsinaisiin työtehtäviinsä. Asiakirjan elinkaari yhtenä työnkulkuna. Työnkulku voi käynnistyä automaattisesti valitun asiakirjatyypin perusteella tai se voidaan käynnistää Office SharePoint Server 2007:stä tai Office asiakirjasta. Työnkulku voidaan lisätä automaattisesti yhteistyötilaan tai tietuesäilöön, ja kun asiakirja vanhenee yrityksen tietokäytännön mukaisesti, työnkulku käynnistää asiakirjan poistamisen käytöstä. Lisätietoja tiedostojen koko elinkaaren hallinnasta: ECM-tiimin blogi: Esittely - SharePoint Server 2007:n hyväksymistyönkulun käyttäminen TechNet-esitys: Työnkulun suunnittelu, käyttöönotto ja hallinta SharePointsivustoissa TechNet: Työnkulun ymmärtäminen MSDN: Työnkulun tietokeskus MSDN: Office SharePoint Server 2007:n työnkulut Yksinkertaiset mukautettavat työnkulut tukevat sisällönhallintaa. Office SharePoint Server 2007 sisältää useita valmiita työnkulkuja, joilla voidaan automatisoida muun muassa asiakirjojen hyväksyminen, palautteen kerääminen ja asiakirjojen käytöstä poistaminen. Työnkulkuihin voidaan lisätä automaattisia yhdenmukaisuustarkistuksia, jotta ne säilyvät yrityksen tiedon- ja sisällönhallinnan käytäntöjen mukaisina. Asiakirjoista voidaan poimia keskeiset tiedot missä tahansa työnkulun vaiheessa. Käytännöt asiakirjojen säilyttämiseen ja käytöstä poistamiseen Tiedonhallintakäytännöillä voidaan määrittää, kenellä on oikeus käyttää tietoja, mitä niille voi tehdä ja miten kauan tietoja säilytään. Käytäntöjen avulla voidaan varmistaa säädösten ja sisäisten liiketoimintaprosessien noudattaminen. Järjestelmänvalvoja voi määrittää käytännön, jolla voi seurata asiakirjan käyttöä sekä määrittää asiakirjan käyttöoikeudet ja säilytysajan. 8 SharePointin dokumenttihallinta

9 Säilytys- ja poistamiskäytännöt ovat osa elinkaarihallintaa. Tietylle sisältötyypille, luettelolle tai kirjastolle määritetty tiedonhallintakäytänto voidaan ottaa automaattisesti käyttöön osana työnkulkua. Työnkulkuun voidaan liittää myös asiakirjojen automaattinen säilytys tai käytöstä poistaminen. Yrityksellä voi esimerkiksi olla tiedonhallintakäytäntö, jonka mukaan lehdistötiedotteita säilytetään seitsemän vuoden ajan, minkä jälkeen työnkulku käynnistää asiakirjan poiston automaattisesti ja pyytää yrityksen PR-päällikköä hyväksymään poiston. Tällä tavoin varmistetaan, ettei tärkeitä tiedostoja koskaan poisteta vahingossa. Toisaalta tiedonhallintakäytännön ulkopuolelle voidaan myös jättää asiakirjat, joiden valvominen ei ole liiketoiminnan kannalta tarpeellista. Käytäntöjen omaksuminen koko yrityksessä. Käyttäjät omaksuvat yrityksen tiedonhallintakäytännöt käyttäessään tuttuja työkaluja, kuten Microsoft Office sovelluksia. Tiedonhallintakäytännöt voidaan liittää työnkulkuihin, joihin liittyvät tehtävät voidaan toteuttaa Microsoft Office asiakirjassa. Tehtävät voidaan myös synkronoida Outlookiin, jolloin käyttäjät tietävät aina, mitkä työnkulun tehtävät on suoritettava. Dokumenttien tallentaminen tietuesäilöön. Office SharePoint Server 2007 mahdollistaa yrityksen kaikkien dokumenttien tallentamisen, hallinnan ja arkistoinnin keskitetysti tiedonhallintakäytäntöjen mukaisesti. Elinkaarensa lopussa olevat asiakirjat voidaan siirtää arkistoon seuraavilla tavoilla: Työnkulkuratkaisu ohjaa sisällön automaattisesti arkistoitavaksi verkkopalvelun tai sähköpostin välityksellä. SharePointiin lisätään linkki, jolla käyttäjät voivat itse siirtää asiakirjat arkistoon. Molemmissa tapauksissa arkistoitavien tietojen kerääminen tapahtuu helposti yksinkertaisessa käyttöliittymässä. IT-HALLINNAN TEHOSTAMINEN Dokumenttihallinta on kiinteä osa Office SharePoint Server ympäristöä, joten asiakirjojen hallintaratkaisuissa voidaan hyödyntää yhteistä tallennusalustaa, yleisiä ECMpalveluita ja tuttuja käyttöliittymiä. Yhtenäinen Office SharePoint Server ympäristö sisältää useita tehokkaita toimintoja dokumenttihallintaratkaisun kehittämiseen, käyttöönottoon ja hallintaan. Chevron pienentää 2007 Microsoft Office Systemin avulla tiedonhallinnan riskejä ja kustannuksia sekä tehostaa työntekijöiden toimintaa Maailman viidenneksi suurimman energiayhtiö Chevron Corporationin haasteena on heikosti jäsennellyn tiedon hallinta (noin 180 teratavua). Näitä tietoja tuotetaan, tallennetaan ja käytetään konserniin kuuluvissa yrityksissä ja toimipisteissä eri puolilla maailmaa. Chevron on aiemmin yrittänyt selviytyä dokumenttihallinnan asettamista haasteista ottamalla käyttöön erilaisia hallintaratkaisuja. Tämän seurauksena konsernissa on nyt monimutkainen käyttöympäristö, joka ei kuitenkaan ole riittävän kattava eikä riittävän yhtenäinen koko konsernissa käytettäväksi. Chevron aikoo luoda uuden, koko konsernin kattavan sisällönhallintajärjestelmän ja integroidun yhteiskäyttöympäristön, joka perustuu 2007 Microsoft Office-, Microsoft Office SharePoint Server ja Microsoft Office Groove tekniikoihin. Chevron kehittää Office SharePoint 2007:n avulla yritysportaalin tietojen keskitettyä tallennusta ja hallintaa varten. Lisätietoja 9 SharePointin dokumenttihallinta

10 Yhtenäisen alustan komponentit: Käyttöliittymä: kaikkia ECMtoimintoja voi käyttää tutuilla työkaluilla, kuten web-selaimilla, Office-sovelluksilla ja kolmannen osapuolen sovelluksilla. Yleiset palvelut: yhtenäisen Office SharePoint Server ympäristön ansiosta voidaan hyödyntää samoja toimintoja eri komponenteissa. Yhteinen tallennusalusta: sisällöt ovat käytettävissä ja hallittavissa ratkaisusta ja sisältötyypistä riippumatta. Yhteisen alustan, yleisten palveluiden ja yhtenäisillä käyttöliittymillä voidaan merkittävästi parantaa dokumenttihallinnan toimivuutta. Turvallinen ja skaalautuva tietovarasto Lisätietoja IT-tietojen hallittavuuden ja tehokkuuden parantamisesta: MSDN: Yleistä sisältöoikeuksien hallinnasta MSDN-blogi: MOSSarkkitehtuuri ja jaetut palvelut TechNet: Jaettujen palveluiden tarjoajien suunnittelu TechNet: Asiakirjojen käytön analysointi MSDN: SharePoint Server 2007:n kohdetason valvonta Skaalautuvuus ja turvallisuus ovat keskeisiä ominaisuuksia kaikkien yrityksen työntekijöiden yhteisessä käytössä olevassa dokumenttihallintaratkaisussa. Asiakirjojen määrä kasvaa jatkuvasti, joten hallinnoinnin tehostamiseksi asiakirjat on kerättävä yhteen yrityksen tarpeiden mukaan skaalautuvaan tietovarastoon. Office SharePoint Server 2007:n dokumenttihallinnan avulla yritys saa käyttöönsä tietovaraston, jonka hallintaominaisuudet suojaus, seuranta ja raportointi ja skaalautuvuus riittävät myös liiketoiminnan kasvaessa ja muuttuessa. Luotettava suojaus ja kattava seuranta varmistavat yhteensopivuuden ja suojaavat immateriaalioikeuksia. Office SharePoint Server ympäristössä dokumentit voidaan suojata tiedosto-, kirjasto-, web-osa-, kohderyhmä-, käyttäjäryhmä- ja toimipistetasolla, joten niiden suojaus voidaan helposti määrittää yrityksen tietoturvakäytäntöjen mukaiseksi. Järjestelmänvalvojat voivat seurata sääntöjen noudattamista ja jäljittää yksittäiset käyttäjän toimet tai kaikki tiettynä aikana tehdyt toimet. Raportteja voidaan tarkastella Microsoft Office Excel 2007:ssä ja ne tallennetaan erilliseen dokumenttikirjastoon tiedonhaun helpottamiseksi. Sisällön kerääminen jaetuista tiedostoista, levyasemilta ja muista tietosäilöistä. Yhtenäinen tietovaraston käyttäminen vähentää asiakirjojen hallintaan tarvittavan tallennustilan määrää ja auttaa yrityksiä dokumenttien versionhallinnassa. Muita etuja ovat: 10 SharePointin dokumenttihallinta

11 Tiedonhallintakäytäntöjen valvonta: keskitetyssä tietovarastossa yrityksen käytäntöjä voidaan valvoa kattavasti sisältötyyppien, tarkistusten ja metatietojen avulla. Käyttöoikeudet: Tiedostot voi ryhmitellä käyttäjäryhmittäin, jolloin yhdellä käyttäjäryhmällä on tarvittavat muokkausoikeudet samalla, kun toinen ryhmä ei voi muokata tai edes tarkastella tiedostoja. Versionhallinta: Office SharePoint Server ympäristössä voidaan jäljittää tiedostojen eri versiot. Versionhallintatoimintoja ovat sisään- ja uloskirjaus, aiempien versioiden tarkastelu ja aiempien versioiden palauttaminen. Valvonta: Office SharePoint Server 2007 ympäristössä voidaan valvoa lähes kaikkia tiedostoon tehtäviä muutoksia, ja jopa sitä, onko tiedostoa luettu. Valvonnan perusteella voidaan myös laatia raportteja. Yritys voi esimerkiksi julkaista työntekijöiden käsikirjan uuden version ja edellyttää, että kaikki työntekijät tutustuvat siihen. Järjestelmänvalvoja voi luoda raportin, josta näkee, kuka on lukenut tiedoston ja kuka ei. Keskitetty varmuuskopiointi: Office SharePoint Server 2007:n sisältötietokannat varmuuskopioidaan säännöllisesti. Työasemiin ja kannettaviin tietokoneisiin tallennettuja tiedostoja ei sen sijaan välttämättä varmuuskopioida. Sisältöoikeuksien hallinta. Yritys voi rajoittaa Office SharePoint Server 2007:stä ladattujen tiedostojen käsittelyä sisältöoikeuksien hallinnan (IRM) avulla. Oikeudet voidaan määrittää asiakirja- tai luettelotasolla, ja niillä voidaan esimerkiksi määrittää käyttäjäryhmä, joka saa lukea asiakirjoja, mutta joka ei saa tulostaa asiakirjoja tai kopioida niistä tekstiä. Sisältöoikeuksilla voidaan varmistaa, että käytäntöjä noudatetaan myös offline-tilassa, sillä ne määrittävät käyttäjät ja ohjelmat, jotka voivat purkaa tiedostojen salauksen. Oikeus dokumenttiluonnosten näkemiseen. Käyttäjät voivat määrittää, mitkä ryhmät voivat nähdä asiakirjaluonnoksia. Tämä ryhmä voi olla eri kuin se, joka saa tarkastella luettelon tai kirjaston muita tiedostoja, kuten tiedoston pääversioita tai hyväksyttyjä asiakirjoja tai luettelon kohtia. Projektiryhmä voi esimerkiksi nähdä asiakirjan luonnoksen tai aliversioita, kun taas koko osasto saa nähdä vain asiakirjojen pääversiot. Näin virheellisten tietojen leviäminen estetään, koska keskeneräinen työ ei pääse vahingossa julkisuuteen. Johtava rahoituspalveluyritys parantaa tuottavuuttaan, tietoturvaansa ja vakauttaan Pacific Lifen työntekijät tarvitsivat tehokkaamman tavan hakea dokumentteja ja tehdä yhteistyötä yhteisissä projekteissa. IT-johtajat etsivät suojatumpaa ympäristöä. Johtajisto päättikin siirtää työntekijää Windows Vista - käyttöjärjestelmään, ottaa käyttöön 2007 Officeen perustuvan yhteiskäyttöportaalin ja käynnistää Microsoft Exchange Server 2007:ään perustuvan viestintäjärjestelmän. Pacific Life odottaa merkittäviä parannuksia käyttäjien tuottavuuteen, tietoturvaan ja ITtoimintojen tehokkuuteen. Lisätietoja Tehokas hallinta Liiketoimintasovellukset ja tekniikkaympäristöjen hallinta vaativat nykyään yhä enemmän IT-resursseja. Tekniikan kehittyessä on usein päädytty uusiin erityisratkaisuihin, jolloin IThenkilökunnan on ollut hallittava ja tuettava useita eri tekniikoita. Office SharePoint Server 2007 on suunniteltu helpottamaan IT-henkilöstön työskentelyä tarjoamalla yhdenmukaisen käyttöympäristön ja yhtenäiset hallintatyökalut. 11 SharePointin dokumenttihallinta

12 Yhtenäinen käyttöliittymä ECM- ja Office SharePoint Server hallintaan. Office SharePoint Server ympäristössä kaikki hallintatehtävät voidaan hoitaa tutussa käyttöliittymässä, joka tukee myös kaikkia SharePoint-toimintoja, kuten yhteiskäyttöä, ECM-toimintoja ja hakuominaisuuksia. Hallinnan delegointi ilman järjestelmänvalvojan oikeuksia. IT-osaston ei enää tarvitse vastata kaikista hallintatoimista. Office SharePoint Server 2007:n avulla monet tehtävät voidaan antaa yrityksen muiden osastojen tehtäväksi myöntämällä niille rajoitetut järjestelmänvalvojan oikeudet, joilla on mahdollista esimerkiksi tehdä sisältöhakuja ja hallita vaikkapa osaston oman web-sisällön lomakkeita ja työnkulkuja. Farmien yhteiset palvelut. Palvelimien järjestelmänvalvojat voivat yhdistää Office SharePoint Server 2007:ään mukautettuja ominaisuuksia, kuten sovelluksia tai toimintoja, ja ottaa niitä yhtenäisesti käyttöön farmin tai yksittäisen sivuston ratkaisuna. Järjestelmänvalvojan käyttöliittymästä näkee, missä ratkaisut on otettu käyttöön. Ratkaisu voidaan toteuttaa farmilla, eikä sitä tarvitse asentaa erikseen jokaiseen palvelimeen. Tehokas käyttöönotto ja kehittäminen Office SharePoint Server 2007 sisältää useita toimintoja, joilla valmiiden ja mukautettujen sovellusten kehittämistä ja käyttöönottoa voidaan yhdenmukaistaa. Näin saavutetaan merkittäviä etuja, kuten: Toimintavalmius nopeuttaa käyttöönottoa. Office SharePoint Server 2007 sisältää runsaasti käyttövalmiita dokumenttihallinnan toimintoja, joilla ratkaisun käyttöönottoa voidaan nopeuttaa. Monissa tapauksissa Office SharePoint Server 2007 voidaan mukauttaa yrityksen dokumenttihallinnan tarpeisiin jopa ilman ohjelmointityötä, mikä vähentää ITresurssien kuormitusta ja auttaa vastaamaan liiketoiminnan tarpeisiin entistä nopeammin. Lisätietoja siitä, miten käytettävyys lisää käyttöä: MSDN: Asiakirjan tietoruutu ja tiedoston ominaisuudet Microsoft SharePoint - tekniikoiden blogi: Mukauttamisen aloittaminen MOSS 2007:ssä (kohteena käyttäjäryhmät) MSDN: Käyttäjäprofiilit ja yleistä käyttäjäryhmien kohdentamisesta TechNet: Suunnitelman versiointi, sisällön hyväksyntä ja uloskirjaaminen Yhtenäinen käyttöönottotyökalu. Ratkaisun käyttöönotto tapahtuu ympäristössä, joka tukee mukautettujen ratkaisujen nopeaa, turvallista ja yhtenäistä käyttöönottoa. Tämä koskee erityisesti sovellustiedostojen (.wsp) jakelua, purkamista ja asennusta Webkäyttöliittymäpalvelimiin. Käyttöönoton keskeiset komponentit: Ratkaisusäilö: Palvelinfarmin keskitetty tietosäilö, joka sisältää kaikki SharePointratkaisut. Ratkaisun käyttöönotto aloitetaan lisäämällä ratkaisu tietosäilöön. Käyttöönotto: Ratkaisun jakelu, purkaminen ja asennus Webkäyttöliittymäpalvelimiin. Ratkaisu otetaan käyttöön palvelinfarmin ratkaisusäilöstä yhdenmukaisesti kaikissa Web-käyttöliittymäpalvelimissa. Synkronointi: Uuden, vioittuneen tai epäjohdonmukaisesti toimivan Webkäyttöliittymäpalvelimen synkronointi yhdenmukaiseksi muiden vastaavien palvelimien kanssa. 12 SharePointin dokumenttihallinta

13 Rakennettu tuttuun ASP.NET-ympäristöön Office SharePoint Server 2007 on rakennettu ASP.NET-ympäristöön, joten.net-kehittäjien ei tarvitse opetella uutta teknologiaa ja he voivat kehittää mukautettuja ratkaisuja tutussa ympäristössä. Monet aiemmat ASP.NET-ympäristössä tehdyt sovellukset voidaan siirtää Office SharePoint Server 2007:ään, mikä yksinkertaistaa käyttöönottoa entisestään. KÄYTETTÄVYYS LISÄÄ KÄYTTÖÄ Onnistuneesta dokumenttihallinnasta voidaan puhua vasta, kun käyttäjät ovat omaksuneet uuden ratkaisun. Tämä onnistuu parhaiten integroimalla uudet asiakirjojen laatimiseen, hallintaan ja käyttöön liittyvät käytännöt käyttäjien päivittäisiin toimiin. Dokumenttien tallennuksen helpottaminen Yleisin dokumenttihallintaratkaisun omaksumista hidastava tekijä on asiakirjojen tallentaminen keskitettyyn tietovarastoon. Office SharePoint 2007 liittyy kiinteästi Officesovelluksiin, joten työntekijät voivat lisätä asiakirjoja tietovarastoon tutussa ja turvallisessa käyttöliittymässä. Asiakirjojen tallentaminen 2007 Office -sovelluksista. Asiakirjojen tallentaminen yhteiseen tietovarastoon muistuttaa jaettujen tiedostojen käyttöä, joten Office SharePoint Server 2007:n käyttö on varsin helppoa omaksua. Työnkulut voidaan käynnistää Office asiakirjoista ja tarvittavat metatiedot voidaan lisätä myöhemmin, jotta asiakirjasta tulee tiedonhallintakäytäntöjen mukainen. Asiakirjojen tallentaminen työnkulun osana. Office SharePoint Server 2007:ssä asiakirjoja voidaan lisätä asiakirjakirjastoon työnkulun kiinteänä osana. Työnkulku voidaan luoda esimerkiksi siten, että se lisää automaattisesti ostotilauksen osaston ja talousosaston kirjastoihin. Näin varmistetaan, että kaikilla osapuolilla on käytettävissään samat tiedot. Työnkulkuun voi kuulua myös tehtävien suorittaminen SharePoint-sivustossa tai suoraan 2007 Office -asiakasohjelmassa. Työntekijän suoritettua työnkulkuun kuuluvan tehtävän tai ehdottaessa muutoksia asiakirjaan, järjestelmä siirtyy automaattisesti oikeaan työnkulun vaiheeseen. Lääkärit parantavat potilaiden hoitoa tiedonhallintajärjestelmän avulla Asklepios Group hallinnoi sairaaloita ja pitkälle erikoistuneita kuntoutuslaitoksia Saksassa ja Yhdysvalloissa. LBK Hamburgin osittaisen yksityistämisen jälkeen vuonna 2004, Asklepiosista tuli Saksan suurin kliinisen lääketieteen toimija. Yritys toimii lisäksi useissa muissa maissa. Asklepios halusi antaa omille erikois- ja yleislääkäreilleen diagnostiikka- ja hoitoprosesseja koskevaa tehokasta ja innovatiivista tukea. Se kehitti keskitetyn tieto- ja osaamishallinta-järjestelmän, joka otettiin käyttöön SharePoint Web Part -osina Microsoft ehealth yhteiskäyttö-ympäristössä. Potilaita hoitavat lääkärit voivat nyt saada milloin tahansa tapaukseen liittyviä tietoja ja sopivan asiantuntijan yhteystiedot. He voivat myös tehdä lääketieteellisiä arvioita nopeammin ja tarkemmin. Lisäksi konserni voi luoda henkilöstönsä osaamista kuvaavia profiileja. Lisätietoja Dokumenttihallinnan yksinkertaistaminen Office SharePoint Server 2007 antaa yrityksen käyttöön luotettavat ja helppokäyttöiset työkalut dokumenttihallintaan. Yksinkertaiset merkitsinsovellukset, monipuoliset kirjastopalveluominaisuudet ja hajautettu tietoturvan hallinta varmistavat, että asiakirjojen laatu pysyy yhtenäisenä koko niiden elinkaaren ajan. Office-sovellusten tietoruudut helpottavat dokumenttien tunnistamista. Asiakirjan tietoruudun avulla voidaan varmistaa, että asiakirjoihin lisätään tarvittavat metatiedot, 13 SharePointin dokumenttihallinta

14 jotka helpottavat niiden etsintää ja hallintaa. Tietoruutuun voidaan tallentaa lisätietoja, jotka auttavat toteuttamaan tiedonhallintakäytäntöjä. Dokumenttien yhdenmukaisuutta voidaan parantaa määrittämällä osa metatiedoista pakollisiksi, jolloin järjestelmä antaa puuttuvista tai virheellisistä tiedoista virheilmoituksen. Tietoruutu on käytettävissä Microsoft Office 2007:n Word-, Excel- ja PowerPoint-sovelluksissa heti asiakirjan luomisen jälkeen. Käyttäjien on helppo lisätä metatietoja tutussa Office-käyttöliittymässä, eikä heidän tarvitse opetella erillisen järjestelmän käyttöä. Aiemmin metatiedot on lisätty asiakirjoihin vasta julkaisuvaiheessa. SharePoint-ratkaisussa metatietoja voidaan lisätä jo asiakirjoja laadittaessa ja myös niitä käytettäessä, mikä parantaa metatietojen laatua ja käytettävyyttä. Monipuolinen versionhallinta. Koottaessa asiakirjoja luetteloihin ja kirjastoihin tallennetaan myös tietoja tiedostojen ja niiden ominaisuuksien muutoksista. Näin voidaan tehostaa dokumenttien sisällönhallintaa, koska virheelliset asiakirjat voidaan tarvittaessa palauttaa aiempaan versioon. Versionhallinta on myös tarpeen, kun asiakirjaprojektissa on useita osallistujia tai kun prosessissa on useita kirjoitus- ja tarkistusvaiheita. Kirjaustoiminnot tehostavat versionhallintaa. Jos asiakirjan muokkaaminen edellyttää sen uloskirjaamista järjestelmästä, asiakirjasta luodaan uusi versio, kun se kirjataan takaisin järjestelmään. Ilman uloskirjausta käsiteltävästä asiakirjasta luodaan uusi versio ensimmäisellä tallennuskerralla, ja tätä versiota päivitetään, kunnes tiedosto suljetaan. Käyttäjäkohtainen suojaus. Asiakirjan suojaus voidaan määritellä toimipaikka-, sivu-, Web-osa- tai tiedostotasolla. Tällä tavoin käyttäjät voivat mukauttaa suojausta omien asiakirjanhallintatarpeidensa mukaisesti. Järjestelmänvalvoja voi hallita tiedostojen suojausta kohderyhmän mukaan, jolloin luettelon tai kirjaston sisältö voidaan antaa vain tietyn käyttäjä- tai kohderyhmän käyttöön. Dokumenttihakujen yksinkertaistaminen Uusimpien tutkimusten mukaan tietotyöläiset käyttävät runsaasti aikaa tietojen hakemiseen eivätkä he usein edes löydä etsimäänsä tietoa. Office SharePoint Server 2007 yksinkertaistaa keskeisten asiakirjojen etsimistä ja käyttöä sekä auttaa näin yrityksiä parantamaan tuottavuuttaan. Tehokkaat haku- ja siirtymistoiminnot helpottavat asiakirjojen etsimistä. Käyttäjät voivat käyttää ja hakea asiakirjoja itsepalvelutoiminnoilla. Laajennetussa haussa voidaan etsiä asiakirjoja tiettyjen ominaisuuksien tai hakusanojen perusteella. Hakuehtoja voidaan yhdistellä vapaasti, joten käyttäjä voi esimerkiksi hakea tiedostoja, joissa on tietty sopimusmerkintä ja joka on tietyn henkilön laatima. Usein käytetyt asiakirjat nopeasti käyttöön. Käyttäjä voi omassa sivustossaan hallita yrityksen SharePoint-sivustoissa luotuja, avattuja, tallennettuja ja uloskirjattuja dokumentteja. Käyttäjä voi tarkastella ja työstää asiakirjoja itse, tai sallia niiden jakamisen, 14 SharePointin dokumenttihallinta

15 jolloin asiakirjoja voidaan käsitellä yhteistyössä muiden käyttäjien kanssa. Tiedostojen jakaminen omassa sivustossa tehostaa työntekijöiden välistä yhteistoimintaa ja antaa muille yrityksen työntekijöille lisätietoja käyttäjästä, hänen taidoistaan ja osaamisalueistaan. Usein käytettyjen esityksien jakaminen. Yrityksissä luodaan paljon esityksiä, joissa käytetään useiden eri osastojen laatimaa aineistoa. Usein esityksissä tarvittavien tietojen löytäminen on vaikeaa, eikä niiden ajantasaisuutta voi varmistaa. Esityskirjastot auttavat käyttäjiä jakamaan, tallentamaan ja hallitsemaan Microsoft Office PowerPoint esityksiä. Esityksen yksittäiset diat tallennetaan kirjastoon yksittäisinä tiedostoina, mikä helpottaa niiden muokkaamista ja jäljittämistä. Järjestelmä liittää linkkejä esityksen ja yksittäisten diatiedostojen välille, joten käyttäjä saa ilmoituksen dioihin tehdyistä muutoksista. Diatiedostoja voidaan lajitella ja kirjata ulos järjestelmästä käyttäjän tarpeiden mukaan. Järjestelmä myös ylläpitää esityksien ja diatiedostojen versiohistoriaa. DOKUMENTTIHALLINNAN INTEGROIMINEN JA LAAJENTAMINEN Nykypäivän liiketoiminnassa yritysten on kyettävä mukauttamaan dokumenttihallinnan ratkaisunsa muuttuviin olosuhteisiin. Office SharePoint Server 2007:n avoimet standardit ja integrointityökalut mahdollistavat olemassa olevien järjestelmien, Microsoftin tekniikoiden tai kolmansien osapuolien tuotteiden integroinnin toisiinsa. Tämän lisäksi skaalautuva Office SharePoint Server 2007 mahdollistaa myös järjestelmän laajan mukauttamisen ja laajentamisen yrityskohtaisiin erityistarpeisiin. Dokumenttihallinnan laajentaminen Office SharePoint Server ympäristön dokumenttihallinnan toiminnot, kuten mukautetut työnkulut ja sisältötyypit, skaalautuvat yrityksen tarpeiden mukaan. Lisätietoja dokumenttihallinnan ratkaisujen integroinnista ja laajentamisesta: MSDN: Asiakirjan tietoruutu TechNet-esitys: Sisältötyypit ja metatiedot Video: SharePoint Server 2007:n dokumentti- ja tietuehallinnan ominaisuuksien laajentaminen MSDN-blogi: Office SharePoint Server 2007:n InfoPath-lomakkeet MSDN: Mitä yhdistelmäsovellukset ovat? Yhteiskäytön TechCenter Yhteiskäytön, hyväksynnän ja julkaisun mukautetut työnkulut. Yritys voi suunnitella ja kehittää yrityksen liiketoimintaprosesseja vastaavia työnkulkuja, joita käyttäjät voivat käynnistää järjestelmässä tai jotka käynnistyvät automaattisesti jonkin tapahtuman perusteella, esimerkiksi luetteloa laadittaessa tai sitä muutettaessa. Office SharePoint Server 2007:ssä voidaan luoda työnkulkuja kahdella tavalla: Microsoft Office SharePoint Designer 2007 on tarkoitettu sivustosuunnittelijoille, jotka voivat luoda luettelo- tai kirjastokohtaisia työnkulkuja ilman sovelluskoodia valitsemalla esimääritettyjä tehtäviä. Työnkulut voidaan ottaa käyttöön välittömästi. Microsoft Visual Studio sovelluksen Windows Workflow Foundation -laajennus on tarkoitettu ammattimaisille ohjelmistosuunnittelijoille. Työnkulkuihin voidaan lisätä mukautettua koodia ja räätälöityjä toimintoja. Järjestelmänvalvoja voi ottaa mukautetut työnkulut käyttöön useissa kohteissa. 15 SharePointin dokumenttihallinta

16 Mukautetut sisältötyypit ja metatietokentät. Yritykset voivat luoda ja ottaa käyttöön omiin erityistarpeisiinsa mukautettuja käytäntöjä. Tuotantoyritys voi esimerkiksi määrittää tiedonhallintakäytännön, joka koskee kaikkia tuotesuunnittelun teknisten tietojen luonnoksia ja joka estää käyttäjiä tulostamasta asiakirjoja suojaamattomilla tulostimilla. Yritys voi luoda tulostusta rajoittavan toiminnon, joka liitetään tuotesuunnittelun teknisten tietojen sisältötyyppiä koskevaan tiedonhallintakäytäntöön. Liitettävyys kolmannen osapuolen sovelluksiin Dokumenttihallintaratkaisu on voitava liittää liiketoimintasovelluksiin ja muihin yrityksen erikoistyökaluihin. Tekniikkainvestoinneista saadaankin suurin hyöty sallimalla tietojensiirto eri valmistajien sovellusten välillä ja käyttämällä integroituja käyttöliittymiä. Liiketoimintasovellusten integrointi. Office SharePoint Server 2007 tarjoaa useita joustavia vaihtoehtoja, joilla se voidaan integroida tapahtuma- ja prosessiperusteisiin liiketoimintasovelluksiin. Tietoja voidaan siirtää liiketoimintasovelluksista kuten SAP, Siebel, Microsoft SQL Server Office SharePoint Server 2007 yhteiskäyttöympäristöön erityisillä työnkuluilla, jotka hyödyntävät SharePointin ja liiketoimintasovelluksen yhteisiä sarakkeita. Nykyisten ja mukautettujen tietovarastojen integrointi. Office SharePoint Server 2007 mahdollistaa yrityksen nykyisten dokumenttihallintaratkaisujen laajentamisen aiempaa useammalle käyttäjälle ja uusiin asiakirjatyyppeihin. Näin voidaan luoda entistäkin kattavampi dokumenttihallintajärjestelmä ja samalla hyödyntää aiempia teknologiainvestointeja. ECM-erikoistyökalujen integrointi. Office SharePoint Server 2007 on täysin yhteensopiva sisällönhallinnassa tarvittavien ECM-erikoisratkaisujen kanssa. Mukautetut sisältösovellukset Yhdistelmäsovellus on ohjelmistoresurssien kokoelma, joka on koottu liiketoiminnan tarpeita silmällä pitäen. Nämä resurssit ovat elementtejä, jotka voidaan ottaa käyttöön itsenäisesti, jotka voidaan yhdistää muihin ja joilla hyödynnetään tiettyjä ympäristön ominaisuuksia. Jotta yhdistelmäsovelluksia voi käyttää yrityksessä, dokumenttihallintaympäristössä on voitava hallita neljää tasoa, joita tarvitaan näiden sovellusten luomiseen. Office SharePoint Server 2007:ssä tällainen rakenne on valmiina, joten sen voi integroida yrityksen muiden sovellusratkaisujen kanssa. Lisätietoja on seuraavalla sivulla olevassa kaaviossa. 16 SharePointin dokumenttihallinta

17 Sisältöperusteisten liiketoimintaprosessien hallinta. Yrityksen työntekijät tarvitsevat päivittäisissä tehtävissään monenlaisia tietolähteitä. Office SharePoint Server 2007:n avulla käyttäjät voivat käyttää työnkulkua, joka täyttää automaattisesti tärkeimmät tiedot InfoPath-lomakkeisiin osana liiketoimintaprosessia. Ostotarjoukseen liittyvässä työnkulussa voidaan esimerkiksi yrityksen nimi ja osoite hakea yritystietoluettelosta, jolloin tiedot ovat varmasti ajantasaisia. Jos yritystietoluetteloon tehdään muutoksia, uudet tiedot päivitetään myös lomakkeisiin. Luotettavia sisältösovelluksia Office SharePoint Server ympäristössä. Office SharePoint Server 2007 antaa yrityksen käyttöön yhdistelmäsovelluksien kehittämisympäristön. Visual Studiossa ohjelmistokehittäjät voivat yhdistää liiketoimintatietoja useista eri tietolähteistä, kuten asiakasyrityksen nimet ja osoitteet yritystietoluettelosta ja myyntimäärät Siebel-liiketoimintasovelluksesta, ja esittää yhdistetyt tiedot esimerkiksi karttana, jossa näkyvät alueelliset myyntitiedot. Yhteenveto Office SharePoint Server 2007:n dokumenttihallintaratkaisu on erinomainen vaihtoehto yritysten asiakirjahallinnan tavoitteiden toteuttamiseen. Yhtenäisen Office SharePoint Server ympäristön avulla yritykset voivat laajentaa dokumenttihallinnan toiminnot kaikkien työntekijöiden käyttöön, parantaa yrityksen käytäntöjen noudattamista ja luoda lisäarvoa liiketoimintaan. 17 SharePointin dokumenttihallinta