Teema 2. Koulutustarjontatietojen hallinta

Transkriptio

1 Teema 2 Koulutustarjontatietojen hallinta

2 Käyttäjäroolit Tunnistetut virkailijan roolit: kaikki virkailijan roolit ovat vahvasti tunnistettuja katselija (voi katsella rajattuja tietoja) tallentaja (edellisten lisäksi, voi tallentaa ja poistaa rajattuja tietoja) vastuukäyttäjä (edellisten lisäksi, voi muuttaa rakenteita ja joitain koodistoja) pääkäyttäjä (edellisten lisäksi, voi hallinnoida käyttöoikeuksia) Käyttäjäroolit ovat selkeästi nimettyjä ja kuvastavat käyttöoikeuksia Yleisenä huomioina: tieto tuotetaan vain kerran ja oppilaitoksen omaan järjestelmään. Kokoavaan verkkopalveluun on tieto saatava tiedonsiirroilla. HAKA / Virtu kaltaisen käyttäjähallinnan mahdollisuudet? Avoimet rajapinnat eri järjestelmien välillä Käytössä monia eri järjestelmiä, yhteensopivuus, tiedonsiirto automatisoituna Tieto syötetään vain kerran Virkailija kuulostaa vanhanaikaiselta ja byrokraattiselta Roolit ok Tiedon siirto vain kerran, minne syötetään? (oma järjestelmä vai tämä vain portaali?) Kuka maksaa tiedonsiirron? Huom. Maakuntaportaalit yms. Roolit hyvin kuvaavasti nimetty M1 ja M2 kansalliset määrittelyt

3 Pitäisikö koulutustarjonnan päivittäjien päästä päivittämään saman oppilaitoksen eri yksiköiden (opetuspisteiden) lisätietoja? Kyllä pitäisi (esim. sijaisuudet), samaa mieltä Lähtökohtaisesti oppilaitoksien sisäinen kysymys. OK Sisäinen kysymys oppilaitoksessa, pääkäyttäjä jakaa käyttöoikeudet

4 Pitäisikö tekninen pääkäyttäjä (vrt. esim. tiedonsiirrot) ja sisällön pääkäyttäjä erottaa omiksi rooleiksi? Ihannetapauksessa koulutukset tulisi olla rakenteistettua niin että riittää että sisällöntuottajan tuottaessa sisällön, se siirtyy verkkopalvelussa oikeaan paikkaan ja oikeassa muodossa. Riippuu organisaation sisäistä resursseista ja rooleista, useita rooleja voi olla samalla henkilöllä Kyllä, erotetaan omiksi rooleiksi. Voi olla sama henkilö, mutta tarvittaessa myös kaksi eri toimijaa. Teknisellä pääkäyttäjällä tekninen koulutus, järjestelmäosaaja

5 Millä tasolla käyttäjäroolit määritellään? (Koulutuksen järjestäjä, oppilaitos, opetuspiste vai olisiko mahdollista määritellä koulutusalakohtaisia käyttäjärooleja?) Käyttäjäroolien määrittely riippuu paljon oppilaitoksen koosta, isommilla oppilaitoksilla voi olla erilaiset tarpeet kuin pienemmillä Koulutustarjonnan hallinnassa riittää koulutuksen järjestäjä tai oppilaitostaso Tuleeko hakijatietoja katseltaessa salassa pidettäviä tietoja. Jos sellaisia on, koulutusalakohtainen rajaus puoltaa paikkaansa. Mahdollisuus soveltaa omaan oppilaitokseen Onko oppilaitosten edustajilla erilaiset oikeudet kuin koulutuksen hakijalla Koulutuksen järjestäjä perustasona riittää Mikkelin työpajan kanssa ollaan samoilla linjoilla Samoilla linjoilla.

6 Koulutustarjontatietojen hallinta Tunnistettuja koulutustarjontatietoja ovat: Organisaatiotiedot (oppilaitos, opetuspiste ja opetuspisteen yhteystiedot, koulutusneuvonnan yhteystiedot) Koulutuksen toteuttaja (esim. kansalaisopisto, kesäyliopisto) koulutuksen nimi (tutkinnon / tutkinnon osan tai koulutusohjelman/osaamisalan nimi) Koulutusala Opintojen taso (perus-, ammatti-, syventävät opinnot jne.) opintoala Teema (kuka määrittelee?) valtakunnallinen määrittely, M1? Tutkinnon nimi tutkintonimike koulutuksen sisällön kuvaus linkki opetussuunnitelmiin rahoitusvaihtoehdot Mikkelin työpajan tarkennukset Porin työpajan tarkennukset koulutuksen kesto opintopisteet/ opintoviikot opetuskieli Opetusmuoto suoritustapa asuminen opintojen aikana koulutusneuvonnan yhteyshenkilön yhteystiedot koulutuksen tila (suunnitteilla, valmis, ei julkaista, julkaistu, peruttu) vain koulutus joka tullaan toteuttamaan julkaistaan järjestelmässä hakuaika, valintakokeen ajankohta koulutuksen alkamispäivä Opiskelumaksu Miten lakisääteinen, henkilökohtaistaminen huomioidaan? Esteettömyys Miten vapaan sivistystyön monialainen koulutus huomioidaan? Lisätietoja linkki oppilaitokseen valinta (väylä) mitä tarkoittaa? valintaperusteet SORA-kysymykset aloituspaikat Kiintiöt? valintakokeen kuvaus tieto valintakoeryhmästä? tieto valintakoekirjoista tieto tarvittavista liitteistä ja niiden toimittamisesta tieto ennakkotehtävistä edellisen vuoden alin hyväksytty pistemäärä (pisteytetäänkö aikuiskoulutukseen hakijoita? edellisenä vuonna hakeneet/hyväksytyt (ei tarpeellinen tieto) tieto hakukelpoisuudesta informatiivisena tekstikenttänä Lisätiedot. Helsinki: Teema? Lisä- ja täydennyskoulutus, vapaa sivistystyö, otsikot yksiselitteisiä ja yhtenäisiä Kenttien pakollisuus ja vapaaehtoisuus? Koulutusneuvonnan yhteystiedot kahteen kertaan?

7 Mitä koulutustarjontaa koskevia tietoja haluatte/ tarvitsette koottavaksi keskitettyyn Tarjontatietovarantoon (vrt. myös edellinen luettelo)? Oman organisaation mukainen koulutuksen vastuuhenkilö (rehtori, koulutuspäällikkö) Onko koulutus toteutunut Tieto hakijoista ja hyväksytyistä organisaation käyttöön Erilaisia raportteja esim. excel-muotoon organisaation käyttöön Entä muu kuin ei tutkintoonjohtava täydennyskoulutus (vapaa sivistystyö, avoin yliopisto, ammatillinen täydennyskoulutus ym.)? Luettelosta puuttuu opintomaksu, hinta tms. joka laajenee sisällöltään kun tarkastellaan erilaisia rahoitusmalleja ja ryhmiä. NonStop-opintoihin soveltuminen? Opintojen mitoittaminen/laajuus, ovatko opintoviikot/pisteet riittäviä? Keskusteltiin kiintiötietojen tarpeellisuudesta Samoin edellisen vuoden hakutiedoista, usein niistä ollaan kiinnostuneita, esim. yhteishauissa Tietoa siitä mitä tietoa /koulutuksia käyttäjät ovat hakeneet (koulutustarvetietoa) Koulutus toteutunut? Täynnä, peruttu, koska seuraava, mistä lisätietoja Tilastointia varten tarvittavat tiedot suoraan OPH:n ja tilastokeskuksen käyttöön Mitä raportteja tarvitaan, mitkä ovat pakollisia? Syyskuun 20, tammikuu 20, maaliskuussa raportoidaan suoritetut Tietojen siirto oppilaitosten järjestelmistä Mitkä ovat pakolliset tiedot? Hinta tarvitaan! Kaikki koulutus kirjataan Taulukossa lisäyksiä edellisellä slidella Hakijamäärien raportointi

8 Riittääkö koulutustarjontatiedon esittäminen verkossa vai tarvitaanko mielestänne myös muita kanavia sen välittämiseen? Jos tarvitaan, mitä nämä kanavat olisivat? Oppilaitoksen omat esitteet ja lehti-ilmoitukset edelleen käytössä organisaatioissa Palvelun markkinoiminen OPH:n toimesta esim. Tvmainokset Esikatselutoiminto suunnitteilla oleville koulutuksille. Tarvitaan muutakin markkinointia. Linkki kuntien verkkosivuilta Ehkä suppeampi painettu opas saatavilla kirjastoissa, TEtoimistoissa, KELAssa ym. Virastoissa. Palvelun valtakunnallinen lanseerauskampanja käyttöönoton yhteydessä Puhelinneuvonta ja muu asiakaspalvelu yhä tärkeitä

9 Koulutustarjontatiedon sisällöllinen ohjeistaminen ja/tai toimittaminen Tarvitaanko keskitetty ohjeistus koulutustarjontatiedon sisällölle? Jos tarvitaan, mikä taho vastaisi ohjeistuksesta? Ehdottomasti, jotta tarjontatieto olisi yhteneväistä OPH vastaa oheistuksesta OPH vastaa ohjeistuksesta yhteistyössä oppilaitosten kanssa. Ohjeistus tarpeen, tehtävä yhteistyössä oppilaitosten kanssa Kaupalliset koulutusportaalit ohjeistetaan sopeuttamaan omat järjestelmänsä, jotta tiedonsiirto ok Ei lisättävää edellisiin

10 Onko tarpeellista, että koulutuksen järjestäjien syöttämää koulutustarjontatietoa muokattaisiin toimituksellisesti ennen sen julkaisemista hakijoille? Jos kyllä, millä kriteereillä? Ei tarpeellista, tarjonta halutaan heti näkyville Porin työpaja Vastuu on tiedon tuottajalla Vastuu tiedon tuottajalla

11 Tietojen syöttäminen järjestelmään Millaisia toiveita teillä on koulutustarjontatietojen syöttämiselle järjestelmään? Millainen käyttöliittymä siihen tarvitaan? Selkeä lomakenäkymä Isot tekstikentät Pudotusvalikoita Ei tuplapäivityksiä. Reaalitiedon siirrot. Oppilaitosten omilla www-sivuilla nettilinkit palveluun Koulutan pomput hitaita Helppo, yksinkertainen, toimiva, selkeä. Tiedon tulisi olla koneellisesti luettua oppilaitoksien omista järjestelmistä samaa mieltä!! Yhdymme edellisiin Myös lisätietojen syöttömahdollisuus Koulutukset voidaan syöttää ajasta riippumatta ja merkitä ajankohta, koska koulutus aktivoituu, näkyy portaalissa Koulutuspaikkojen täyttöaste näkyy, varasijat Hakuajan mukaan nosto etusivulle ilmoittautumisaika meneillään Arkistointi päivämäärän asetus koulutuksen tietoihin Ohjaava ohjeistus (ohjeet avautuvat silloin, kun tieto syötetään)

12 Pitäisikö tarjontatiedon päivittämistä rajata esim. tiettyihin kausiin? Jos kyllä, mitä nämä rajat voisivat olla? Vai pitääkö tarjontatietojen päivittämisen olla aina mahdollista? Ehdottomasti ei, koulutuksia alkaa non-stoppina Voiko hakuaikaa jatkaa? Kun hakuaika päättyy, näkyykö koulutus hakupalvelussa? Entä jos koulutus perutaan? Jos jatkuva haku, miten hakutiedot tulevat oppilaitokselle? Vahvasti samaa mieltä. Tulee olla tietoa hakijamääristä hakuajan kuluessakin, esim. lisämarkkinointia varten. Hakuaikaa voitava jatkaa. Helsingin työpajat EI Koulutuksia voi tauottaa ja aktivoida Päivittäminen aina mahdollista

13 Koulutustarjonnan päivitys OPH:n nykyiseen koulutustietojärjestelmään (KOULUTA) (DNO 1/012/2011 Ohje, ) aikuisten lukiokoulutus ammatilliseen perustutkintoon valmistava koulutus aikuisille tarkoitettu kotitalousopetus valmentava ja kuntouttava opetus ja ohjaus maahanmuuttajien ammatilliseen koulutukseen valmistava koulutus ammatillinen lisäkoulutus (tutkintoon johtava ja tutkintoon johtamaton) vapaan sivistystyön vähintään 12 opintoviikkoa kestävä koulutus perusopetuksen lisäopetus.

14 KOULUTAan ei päivitetä oppisopimuskoulutuksia alle yhden opintoviikon koulutuksia vapaan sivistystyön alle 12 opintoviikon koulutuksia avoimen yliopiston opetusta avoimen ammattikorkeakoulun opetusta täydennyskoulutusta tutkintotilaisuuksia työvoimakoulutusta henkilöstökoulutusta.

15 Näettekö KOULUTAan päivitettävissä koulutuksissa muutostarvetta? Jos kyllä, mitä? Kaikki koulutukset päivitetään tietokantaan Samaa mieltä. Suoraan tutkintoon tulevat, täytyy tarjota mahdollisuus tähän väylään Mukaan myös avoin henkilöstökoulutus, ainoastaan yrityksille räätälöityjä koulutuksia ei vietäisi järjestelmään Mukaan rintamakoulutus (työllistymistä edistävät kurssit) Moduloidut koulutukset Huom. Sanan moduuli merkitys aikuiskoulutuksessa Helsingin työpajat: Samaa mieltä Samaa mieltä Aikuisten perusopetus lisättävä listaan. Osallistujien valtaosa nykyään maahanmuuttajia. Määrä noin 1000/v. Lupa- ja korttikoulutukset

16 Pitäisikö tarjontatiedon julkaisemista rajata tiettyihin kausiin, koulutuksien laajuuksiin yms.? Jos kyllä, mitä nämä rajat voisivat olla? Ei pitäisi. Samaa mieltä. Nonstop haku Verkkokoulutus lisääntyy koko ajan Lisäkoulutuksia kysynnän mukaan Hyvät ja monipuoliset hakutoiminnot: voidaan rajata paikan, ajankohdan, opiskelutavan ym. Mukaan (Hakijan palvelu) Koulutusten luokittelu: tutkinnot, lyhytkoulutukset, sertifikaatit jne. Päivittäminen aina mahdollista

17 Tiedonsiirrot Tarvitaanko koulutustarjontatiedon siirtoja oppilaitoksen ja tietovarannon välillä? Mitä sisältöjä olisi tarpeellista siirtää ja missä muodossa? Tarvitaan tiedonsiirtoja, sisällöt määriteltävä tarkemmin tapaus/koulutustyyppikohtaisesti. Vaadittavat minimitiedot määriteltävä, lisäksi vapaaehtoisia tietoja. Jos ylläpito oppilaitoksen omissa järjestelmissä, keskitetty järjestelmä hakee sieltä tiedot automaattisesti, esim. päivittäin. Tällöin tieto on ajantasaista. Kaikilla on tietyt minimitiedot. Ei erillisiä lomakkeita!!! Tiedonsiirto molempiin suuntiin Tilastointia varten tarvittavat tiedot. Tarvitaan, ehdottomasti. Kaksisuuntainen tiedonsiirto

18 Miten tarjontatiedot pitäisi rajata? Tunnistettuja rajausehtoja: Ns. opastietoja eli tarjonta opetuspisteittäin, lisäksi olisi hyvä saada tarjonta koulutusaloittain, näistä molemmista myös määrälliset tiedot aloituspaikoista. Esikatselunäkymä Tilanneraportit, milloin mitäkin on päivitetty koosteena, eri koulutustyypeittäin Käyttäjämäärien tilastot hakukohteittain Hakijatilastointi Kuinka relevantteja em. palvelut ovat aikuiskoulutuksen näkökulmasta? Erilaisilla hakuehdoilla helposti erilaisia raportteja omaan käyttöön Mallia Google hausta Osaamisen tunnustaminen ja tunnistaminen opintojaksoittain jo hakeutumisvaiheessa?

19 Millaisia raportteja koulutustarjontatiedosta tulisi saada? Mitä tietoja näihin raportteihin tarvitaan? Hakijamäärät, mitä koulutusta järjestetään ja missä? OPH:n mittareiden mukaan, mitä tietoja oppilaitoksilta kerätään. Pilotointi vaiheessa huomioitava. Minkä muotoisia raportteja tarvitaan (esim. pdf, xls, xml)? tiedostomuoto oltava valittavissa. XML rinnalle. Xml, josta saa helposti pdf- ja xls-raportteja. Samasta aineistosta helppo tuottaa.

20 Mitkä käyttäjäroolit voisivat muodostaa raportteja? Vastuukäyttäjä ja pääkäyttäjä ainakin Organisaation tarpeiden mukaan. Palautejärjestelmät? Opal ja Aipal yhdistetään yhteen järjestelmään Lyhytkoulutuksille omat Koulutuskohtaiset lomakkeet ARVI, CV-netti ym. Olisiko yhdistettävissä

21 Koulutustarjontatietojen hallinta Tieto syötetään vain kerran, avoimet rajapinnat järjestelmien välillä