Riskiarviointi / Pirkanmaa. Teppo Laine Asianajaja, osakas

Transkriptio

1 Riskiarviointi / Pirkanmaa Teppo Laine Asianajaja, osakas

2 Mistä on kysymys? Maakunta- / SoTe uudistus 1. Lainsäädäntöä ollaan muuttamassa, kaavaillun muutoksen seurauksena: 1. Osa kuntien ja kuntayhtymien tehtävistä siirrettäisiin maakunnalle. 2. Osa palveluista siirtyisi valinnanvapauden / palvelusetelien piiriin. 3. Muutos johtaisi SoTe omaisuuden siirtymiseen maakunnalle / tilahallinto-organisaatiolle. 4. SoTe sopimukset siirtyisivät maakunnalle. 2. Muutos menettelynä: 1. Sopimukset siirtyisivät yleisseuraantona. 2. Organisaatio uudistuisi. 3. Palveluntuottaminen menettelyllisesti muuttuisi.

3 Miksi riskiarvio? Suunniteltu muutos on erittäin merkittävä. Kun koko järjestelmä ollaan muuttamassa jo peruslähtökohdilta, on korostunut riski että: 1. Tieto ei välity (henkilömuutokset). 2. Virhesuoritukset. 3. Henkilö- ja taloudelliset vahingot johtuen sopimustilanteen puutteellisesta tietämyksestä, henkilövaihdoksista, yhteensovittamisongelmista ja uuden organisaation aiheuttamista käytänteiden puutteellisuudesta. 4. Etujen ja oikeuksien turvaaminen. 5. Sopimuksien mukaiset velvoitteet eivät toteudu (sopimusten sisältöä ei tunneta / tulkitaan juridisesti puutteellisesti). 6. Syntyy päällekkäisyyttä.

4 Miksi riskiarvio? 7. Oikeuksien ja edunvalvonta ei toteudu. 8. Sopimuksista joudutaan neuvottelemaan uudelleen, koska ne eivät sellaisenaan sovellu uuteen lainsäädäntöön. 9. Valmistautuminen yhteensovittamiseen ja hankkeiden suunnitteluun. 10. Sopimuksista joudutaan neuvottelemaan uudelleen, koska ne eivät sellaisenaan sovellu uuteen lainsäädäntöön. 11. Uudistukseen valmistauduttava sopimustilanteen selvittämiseksi ja uudistusten vaatimien toimenpiteiden valmistelun aloittamiseksi.

5 Mitä riskiarvion tekemiseksi tarvitaan? Sopimusoikeudellisen riskiarvion tekemiseksi tarvitaan: 1.Sopimukset: Sopimus on tulkittava laajasti eli sisältäen kaikki taloudellisesti merkittävät yleisseuraantona siirtyvät oikeustoimet. Ei pelkästään kirjalliset sopimukset, vaan myös: Hankintapäätökset, jos kirjallista erillistä sopimusta ei ole tehty. Sähköposti- tms. tilausvahvistukset. Puitesopimusten perusteella tehdyt yksittäiset hankinnat. 2.Hankintojen taustamateriaali: Tiedot kilpailutuksesta (menettely). Sopimusten liiteasiakirjat. Jos viittauksia tarjouksiin / tarjouspyyntöön, nämä. -> Ei pelkästään voimassaolevat, vaan myös ne mihin liittyy vielä oikeuksia / velvollisuuksia (reklamoitavissa tms. olevat).

6 Mitä riskiarvion tekemiseksi tarvitaan? Sopimusoikeudellisen riskiarvion tekemiseksi tarvitaan: 3.Tiedot yhteyshenkilöistä (merkittävät sopimukset) Keneltä pyydetään materiaalit Kuka osaa vastata materiaalin sisällöstä Kuka osaa vastata hankinnan arvoon 4.Tiedot reklamaatioista / vaatimuksista 5.Vastaanottopöytäkirjat / selvitys reklamaatioajan alkamisesta 6.Tieto hankinnan sisällöstä tms. jos ei ilmene sopimuksesta / päätöksestä. 7.Hankinnan arvo 8.Sisältö ja kesto, jos ei ilmene sopimuksesta itsestään.

7 Mitä edellyttää kunnilta / kuntayhtymiltä Riskiarvion tekemiseksi: 1. Tarvitaan edellä mainittujen tietojen viemistä sähköiseen sopimusarkistoon. 2. Sopimukset liitteineen 3. Muut hankinnan toteuttamisasiakirjat (päätökset tms.) 4. Tarvittavat kilpailutusta koskevat tiedot 5. Sopimusten vuosiarvot 6. Yhteyshenkilöt, joilta voidaan pyytää lisätietoa. 7. Reklamaatio-, vaatimus ja riitaisuustiedot.

8 Riskiarvio pähkinänkuoressa I Vaihe - Osto- ja hankintasopimukset luetteloidaan aiheittain - Ilman kirjallista sopimusta oleville tilanteille luodaan perussopimusmalli - Olemassa olevat sopimukset luetteloidaan karkean jaon mukaan ja kullekin ryhmälle valitaan mallisopimus vertailukohteeksi ja tehdään tyyppitilanneluettelo (ongelmakohdat). - Kaikki toisen osapuolen reklamoimat tms. sopimukset nostetaan erityistarkastukseen (Nämä sopimukset kuuluvat riskiryhmään, koska toinen partti haluaa niistä mahdollisesti eroon ). - Itse reklamoidut sopimukset erityistarkastukseen, yritetäänkö edes siirtää, vai kilpailutetaanko uudelleen? - Merkittävät sopimukset omaksi ryhmäkseen. - Tavanomaiset sopimukset; kunnittain luettelo siirtyvistä sopimuksista yhteistyössä maakuntavalmistelun kanssa.

9 II Vaihe, Riskikartoitus Riskiarvio pähkinänkuoressa - Sopimusten sisältö, päällekkäisyys, aukot : - Ehtojen osalta, riskialttiit sopimukset, sopimusteknisesti puutteelliset sopimukset, merkittäviä sopimussakkoja tms. sisältävät sopimukset. - Ideana, jos mahdollista valita eri sopimusten välillä, käytetään edullisinta / riskittömintä ottaen kuitenkin huomioon mahdolliset minimiostovelvoitteet sekä hankintalainsäädännön mukaiset rajoitukset supistaa / kasvattaa sopimusta ilman uutta kilpailutusta. - Leasingsopimukset, mitä kannattaa jatkaa ja millä perusteella - Vuokrasopimukset, jotka jaetaan tai jäävät maakunnalle. - Sopimuskannan arvon suuruusluokka (suuntaa-antava) Keskeneräiset urakat - Valmiusasteselvitykset (nykytila + urakka-aikataulun mukainen ennuste huomioiden nykytilan toteuma) -> Kaikki viivästykset saatava selvitys - Lisä- ja muutostyöehdot Sopimusten kustannustehokkuus: - Samasta asiasta siirtyy useita sopimuksia (aiemmin useita tilaajia, nyt vain yksi) - Sopimuksissa harvoin minimiostovelvotteita. - Samaa asiaa koskevat sopimukset, voidaan valita (ehkä ja jossain määrin) halvimmat

10 Riskiarvio tavoitteet Nostaa esiin sopimukset, joiden siirtäminen tarvitsee erityistoimia (neuvottelu tms.) Nostaa esiin sopimuksien sisällölliset puutteet Luoda yhtenäiset suositukset eri sopimuksille Nostaa esiin yleiset puutteet sopimuksissa (sisällön mukaan ryhmiteltyinä) Esittää toimenpide-ehdotuksia sopimusten siirtämiseksi ja hallinnoimiseksi. Lakimuutosten aiheuttamien muutos- ja lisäystarpeiden huomioiminen Luoda ohjeistukset kuinka sopimukset olisi syytä tehdä tässä epävarmuus- / siirtymäaikana. Osoittaa tarkempia selvityksiä edellyttävät kokonaisuudet Osoittaa tilanteet ja asiat, joissa tiedonkulussa / tiedonsiirrossa on erityisiä riskitekijöitä. Saada käsitys siirrettävästä kokonaisuudesta. Löytää ja koostaa mallisopimuksia tulevaisuutta varten. Määrittää hankinnoissa huomioon otettavat asiat (otsikkolista) Kuvata eri sopimuksentekotavat sekä annetaan ohjeita kuinka kutakin mallia tulee käyttää.

11 Riskiarvio pähkinänkuoressa Vaihe III ) Loppuraportti, alla otsikkotasolla raportin sisältö: ARVIORAPORTILLE ASETETTAVAT VARAUMAT Materiaali yleinen taso, sopimusasiakirjat SIIRTYVÄN SOPIMUSKANNAN ARVO SOPIMUSTARKASTUS, YLEISET HAVAINNOT Tausta, osaaminen, saatu materiaali ja sopimusten yleinen taso. Sopimusten tulkinta, riidanratkaisu, sopimusten taso yleisesti, yhtenäistäminen ja päällekkäisyydet. Sopimusten kasvaminen ja ajallinen jatkaminen (optiokaudet, jatkaminen toistaiseksi). Erityistilanne-ehdot (force majeure, konkurssi, sopimuskumppanin epärehellisyys jne.) Vakuuttaminen Sopimustietoisuuden ja osaamisen siirtyminen Riidat, reklamaatiot

12 Riskiarvio pähkinänkuoressa Vaihe III ) Loppuraportti Minimiostovelvoitteet Suulliset sopimukset Suorahankintojen perusteet Muuttuneet olosuhteet, niiden huomioiminen SOTE UUDISTUKSEN TOTEUTUKSEEN ITSEENSÄ LIITTYVÄT ONGELMAT SOPIMUKSIEN SIIRRON OSALTA TARKASTUSHAVAINTOJEN HALLINTA Riskien hallinta, yleinen taso ARVIOINTIRAPORTTI, TYYPPIKOHTAINEN YLEINEN OSA Sisällön mukainen tyypittely eri sisältöisiin sopimuksiin ja niistä tehdyt ryhmäkohtaiset havainnot.

13 Riskiarvio pähkinänkuoressa Vaihe III ) Loppuraportti Tavarahankinnat, palveluhankinnat, ICT-hankinnat, lisenssihankinnat, urakat, huoltosopimukset jne. alaryhmineen (henkilöstövuokraus, erikoistarvikkeet esim. tilauslaitteet, asumispalvelut jne.) Poikkeuksellisen pitkäaikaiset sopimukset Puitesopimus sopimusmallina Kokonais- tai osakokonaisuusulkoistukset Vakuutussopimukset Kalustoluettelointi, merkitys YLEISSEURAANTONA SIIRTYVÄT SOPIMUKSET JA SIIRTYMINEN VALINNANVAPAUTEEN / PALVELUSETELEIHIN Tullee laadittavaksi erillinen muistio

14 Vaihe III ) Loppuraportti Riskiarvio pähkinänkuoressa YHTEENVETO Siirron valmistelu Sopimusten päättäminen Päällekkäiset sopimukset Kilpailutusten hallinnointi Hankintalain antamat mahdollisuudet Urakkasopimusten siirtäminen Hankintasopimusvalmistelu Mitä sopimuksessa tulee huomioida, sopimusehdot Tähän osioon on kerätty kattavasti kaikki sellaiset sopimusasiat otsikkotasolla, jotka olisi hyvä miettiä, tarvitaanko aina hankintaa tehtäessä (tämä harkinta tehtävä jo hankintaa suunniteltaessa ja huomioitava hankintailmoituksesta lähtien. Tietosuoja-asetuksen huomioiminen ja edellytykset

15 Kuntien / kuntayhtymien rooli / hyödyt Lainsäätäjä on velvoittanut myös luovuttavan osapuolen valmistelemaan siirtoa. Kuntien / kuntayhtymien edustajat, viranhaltijat / työntekijät myös tulevaisuudessa hoitamassa näitä asioita (mutta osana kokonaisuutta, jossa on myös muiden tahojen sopimuksia). Helpottaa yksittäisten toimijoiden asemaa tulevaisuudessa. Helpottaa eri tahojen toimijoiden yhteistyötä. Antaa arvioita ja ohjeita, kuinka toimia vastaisuudessa (ns. best practice). Riskiarvio vähentää virheiden mahdollisuutta. Virhevastuu voi kohdistua tilanteesta riippuen luovuttajaan (kunta tms.), vastaanottajaan, yksittäiseen viranhaltijaan / työntekijään. Riskiarviolla vähennetään omia (organisaation / henkilökohtaisia) riskejä. Tulevaisuuden hallinta ja sopeuttamistoimien tekeminen helpompaa tulevaisuudessa. Joka tapauksessa (vaikka koko uudistus kaatuisi), saadaan kuva sopimuskannasta, ohjeita miten hankintamenettely tulisi hoitaa alusta loppuun, mitä hankintaa suunniteltaessa tulisi ottaa huomioon ja miten sopimukset olisi hyvä tehdä. Edelleen nostetaan esiin sopimuksia, joista saa mallia (hankintalajeittain) -> parempia / yhdenmukaistettuja sopimuksia tulevaisuudessa.

16 Kuntien / kuntayhtymien rooli / hyödyt Oikeudellisten riskien välttäminen. Opitaan välttämään ratkaisuja, jotka vaikeuttaisivat muutosta entisestään. Näin suuri muutos johtaa joka tapauksessa vaikeisiin: 1. Neuvottelutilanteisiin 2. Käytännön tulkintatilanteisiin 3. Pahimmillaan sopimuserimielisyyksiin ja 4. Niistä johtuviin korvaus. / sopimussakkokysymyksiin. Todettakoon, että laki ei ota suoraan kantaa, kuka näistä vastaa. Edellä mainittujen välttäminen on kaikkien etu ja vähentää ennakoimattomia riskejä. Pystytään paremmin hallinnoimaan omaisuutta ja velvoitteiden toteuttamista. Hyvä valmistautuminen vähentää turhaa työtä ja kustannuksia. On kaikkien etu, että arviointi saadaan tehtyä mahdollisimman täydellisellä materiaalilla ja tiedolla!

17 Matkalla opittua Hankintamenettelyissä on korjattavaa. Edelleen kilpailutuksista tulee sangen paljon riitautuksia. Sopimusten taso eri toimijoiden ja eri yksiköiden välillä ollut suurta. Sopimusmenettelyt ja tavat hyvin erilaisia. Usein sopimukset luodaan ad hoc uudelleen. Kehittämällä ohjeita, sopimusmalleja ja yhteisiä toimintatapoja on mahdollista vähentää turhaa työtä. Kyse oikeudellisista riskeistä. Käy uudistuksen niin tai näin, riskit on hyvä tunnistaa, jotta niiden realisoitumista voidaan välttää. Suurin osa riskeistä liittyy sopimusten sisältöön. Tällöin riskit voi realisoitua koska hyvänsä. Niiden tunnistaminen mahdollistaa niiden vähentämisen uusia sopimuksia tehtäessä. Opittuja asioita ja malleja voidaan hyödyntää myös omassa toiminnassa (myös muussa sopimus- ja hankintatoiminnassa kuin siirtyvässä toiminnassa). Riskianalyysi helpottaa kaikkien muutokseen osallistuvien työtä.

18 KIITOS TARKKAAVAISUUDESTANNE! Teppo Laine Asianajotoimisto Legistum Oy Vilhonkatu 9 C. FI Helsinki Puh teppo.laine@legistum.fi