Finnhub-tarjouspyyntösovellus Käyttöohje ostajalle. Finnhub ry, versio 1.0

Transkriptio

1 Finnhub-tarjouspyyntösovellus Käyttöohje ostajalle Finnhub ry, versio 1.0

2 1 REKISTERÖINTI Uuden käyttäjän ja yhteisön rekisteröinti Uuden käyttäjän liittyminen olemassa olevaan yhteisöön Unohtuneen tai kadonneen salasanan uusiminen Kadonnut tai vanhentunut aktivointikoodi Oman käyttäjätilin poistaminen YHTEISÖJEN JA KÄYTTÄJIEN ROOLIT Yhteisöjen roolit Ostaja Myyjä Käyttäjäroolit Yhteisön ylläpitäjä TOIMINNOT Ostaja Uusi tarjouspyyntö Tarjouspyynnön julkaisu Keskeneräinen tarjouspyyntö Tarjouspyyntöpohjat Kohdennettu tarjouspyyntö Tarjousten kommentointi Voittavan tarjouksen valinta Tarjouspyynnön keskeytys Voimassaoloajan umpeutuminen Saapuneet tarjoukset Keskeneräiset tarjouspyynnöt Tarjouspyyntöhistoria Yhteisön ylläpitäjä Saapuneet jäsenhakemukset Yhteisön jäsenet Yhteisön profiili Tiedostot Myyjähakemus Yhteiset toiminnot Oma profiili Palveluntarjoajahaku ANONYMITEETTI VERTAISARVIOINTI... 6

3 1 REKISTERÖINTI Palvelun käyttöön vaaditaan rekisteröityminen. Linkki rekisteröitymissivulle löytyy sovelluksen oikeasta ylälaidasta ja mobiilivalikosta. 1.1 Uuden käyttäjän ja yhteisön rekisteröinti Rekisteröintilomake koostuu kahdesta osiosta, käyttäjän sekä yhteisön tiedoista. Syöttämäsi sähköpostiosoite toimii käyttäjätunnuksena, eikä järjestelmä salli saman sähköpostiosoitteen käyttöä useammalle käyttäjälle. Yhteisösi tiedot haetaan y-tunnuksen perusteella yritystietojärjestelmästä, jos kyseessä on suomalainen yritys. Tämä tapahtuu syöttämällä Y-tunnus lomakkeella olevaan kenttään ja painamalla Hae yhteisöä -nappia. Loput lomakkeen kentistä täytetään automaattisesti haetun tiedon perusteella. Jos Y-tunnuksella ei löydy tietoja, sitä ei voida käyttää suomalaisen yhteisön rekisteröintiin. Jos kyseessä on ulkomaalainen yritys, paina lomakkeessa olevaa Ulkomainen yhteisö -nappia ja täytä vaaditut kentät manuaalisesti. Jos järjestelmässä on jo annetulla liiketoimintatunnuksella oleva ulkomainen yhteisö, syöttämäsi yhteisön tiedot korvataan tallennuksen yhteydessä järjestelmässä olevilla tiedoilla. Jos Finnhubin järjestelmässä ei ole yhteisöä annetulla yritystunnuksella, sellainen luodaan ja sinusta tehdään yhteisön ylläpitäjä. Sähköpostiisi lähetetään käyttäjätilin aktivointiohjeet, joita noudattamalla tili aktivoidaan ja pääset kirjautumaan sisään. Aktivointikoodi on voimassa viikon. 1.2 Uuden käyttäjän liittyminen olemassa olevaan yhteisöön Jos syötät sellaisen yhteisön liiketoiminta- tai yritystunnuksen joka on jo Finnhubin järjestelmässä, lähtee siitä ilmoitus sähköpostilla kyseisen yhteisön ylläpitäjälle. Ylläpitäjä voi joko hyväksyä rekisteröitymisesi, jolloin pääset kirjautumaan järjestelmään, tai hylätä sen, jolloin tietosi poistetaan. Sinulle lähetetään sähköposti molemmissa tapauksissa. 1.3 Unohtuneen tai kadonneen salasanan uusiminen Jos olet kadottanut tai unohtanut salasanasi, paina kirjautumissivulla olevasta Unohditko salasanasi? -linkistä ja syötä sähköpostiosoite, jota käytit rekisteröitymiseen. Saat siihen osoitteeseen ohjeet salasanan vaihtamiseen. 1.4 Kadonnut tai vanhentunut aktivointikoodi Jos kadotat sähköpostiin lähetetyn aktivointikoodin, tai et käytä sitä viikon sisällä rekisteröitymisestä, voit tilata sähköpostiisi uuden koodin osoitteesta Oman käyttäjätilin poistaminen Voit halutessasi poistaa oman käyttäjätilisi milloin tahansa. Poistaminen tapahtuu painamalla oma profiili-näkymässä olevaa poista tili -painiketta. Sinut kirjataan ulos ja järjestelmästä hävitetään pysyvästi kaikki henkilökohtaiset tietosi. Poistetun tilin tietojen palauttaminen on mahdotonta joten sinun on rekisteröidyttävä palveluun uudestaan jos haluatkin jatkaa sen käyttöä. 1

4 Jos rekisteröidyt palveluun mutta et aktivoi tiliäsi kuukauden sisällä, rekisteröinnin yhteydessä antamasi tiedot poistetaan pysyvästi järjestelmästä ja rekisteröinti on suoritettava uudestaan. 2 YHTEISÖJEN JA KÄYTTÄJIEN ROOLIT 2.1 Yhteisöjen roolit Yhteisöillä voi olla kaksi roolia, ostaja ja myyjä. Kaikille yhteisöille annetaan niiden luonnin yhteydessä ostajarooli Ostaja Ostajaroolin omaavan yhteisön käyttäjillä on oikeus jättää järjestelmään tarjouspyyntöjä Myyjä Myyjäroolin omaavan yhteisön käyttäjillä on oikeus jättää tarjouspyyntöjen lisäksi myös tarjouksia muiden yhteisöjen jättämiin tarjouspyyntöihin. 2.2 Käyttäjäroolit Yhteisön ylläpitäjä Yhteisön ylläpitäjärooli annetaan automaattisesti sille käyttäjälle, joka luo uuden yhteisön järjestelmään rekisteröityessään. Yhteisön ylläpitäjä voi: Katsoa, muokata ja poistaa yhteisön käyttäjien profiileja Hyväksyä tai hylätä rekisteröintejä yhteisöön pyrkiviltä käyttäjiltä Antaa yhteisön käyttäjille yhteisön ylläpitäjäroolin Hakea myyjäroolia yhteisölle Muokata yhteisön profiilia Ladata yhteisiä tiedostoja, joita kaikki yhteisön jäsenet voivat käyttää liitteinä tarjouksissa ja tarjouspyynnöissä. 2

5 3 TOIMINNOT Kun kirjaudut sisään, sinulle avautuu hallintanäkymä (dashboard), josta löytyy sinulle ja yhteisöllesi annettujen roolien mukaisia toimintoja. 3.1 Ostaja Ostajan hallintanäkymässä näet toimintonappien lisäksi julkaisemasi tarjouspyynnöt joiden tietoja voi tarkastella painamalla tunnisteesta (RFQ#). Jos tarjouspyyntöön on tullut tarjous, pyynnön tunnisteen vieressä näkyy plus-merkki, jota painamalla näet tarjoukset Uusi tarjouspyyntö Täältä voit aloittaa uuden tarjouspyynnön luonnin. Voit valita yhden tai useamman palvelun pyyntöösi laittamalla ruksin valintaruutuun. Jos valittuna on sekä kuljetus- että huolintapalvelut, käytetään molemmissa kuljetusosion tietoja mistä/mihin-kohdassa sekä kuljetusyksikkötiedoissa, huolintaosiossa nämä kohdat ylikirjoitetaan kuljetusosion tiedoilla Tarjouspyynnön julkaisu Jotta tarjouspyynnön voi julkaista, täytyy: Antaa sille nimi Valita vähintään yksi palvelu ja täyttää siihen tähdellä merkityt pakolliset kentät Asettaa pyynnölle eräpäivä ja valita onko se anonyymi (kts. Kappale 4) Jos tietoja puuttuu, sovellus näyttää virhetekstin ja korostaa puuttuvat kentät punaisella. Julkaistua tarjouspyyntöä ei voi poistaa ja se näkyy kaikille myyjille siihen asti, kunnes sen voimassaolo päättyy, tai se keskeytetään Keskeneräinen tarjouspyyntö Tarjouspyynnön voi tallentaa keskeneräisenä, jolloin sen tekemistä voidaan jatkaa myöhemmin. Keskeneräisessä pyynnössä ainoa pakollinen kenttä on nimi. Keskeneräiset pyynnöt näkee ostajan hallintanäkymästä Keskeneräiset tarjouspyynnöt -painikkeesta. Keskeneräisen tarjouspyynnön voi poistaa avaamalla sen ja painamalla lomakkeen alla olevaa Poista -nappia Tarjouspyyntöpohjat Lomakkeella on alasvetovalikko, josta voi valita tallenetun tarjouspyyntöpohjan joka esitäyttää lomakkeen. Tarjouspyyntöpohjan tallentaminen tapahtuu painamalla tarjouspyyntölomakkeella olevista Tallenna tarjouspyyntöpohjana -napeista. Dialogista voi valita, luodaanko uusi pohja, vai korvataanko nykyinen valittu pohja. Valitun pohjan voi myös poistaa. Liitetiedostoja ei ole mahdollista tallentaa pohjiin mukaan Kohdennettu tarjouspyyntö Voit kohdistaa tarjouspyynnön tietyille yhteisöille, jolloin vain he näkevät tarjouspyyntösi. Tämä onnistuu palvelutarjoajahaun kautta laittamalla ruksin haluttujen yhteisöjen kohdalle ja painamalla kohdennettu tarjouspyyntö-painiketta. 3

6 Tarjousten kommentointi Kun avaat tarjouspyyntösi tulleen aktiivisen tarjouksen, näet sen tietojen alla kommenttiosion. Sen kautta voit kysyä myyjältä lisätietoja tarjoukseen liittyen. Jos jompikumpi osapuoli on anonyymi, katso lisäohjeita kohdasta Voittavan tarjouksen valinta Voittavan tarjouksen valinta tapahtuu avaamalla voimassa olevan tarjouspyyntöön tulleen tarjouksen, ja painamalla siellä olevaa Valitse tarjous -nappia. Valinnan jälkeen voittavan tarjouksen tehneelle käyttäjälle lähetetään sähköposti-ilmoitus voitosta, ja muille tarjouksen jättäneille käyttäjille lähetetään ilmoitus, jossa kerrotaan, että heidän tarjous ei tullut valituksi. Tämän jälkeen tarjouspyyntö siirtyy tarjouspyyntöhistoriaan ja kaikki siihen tulleet tarjoukset siirtyvät myyjien tarjoushistoriaan Tarjouspyynnön keskeytys Tarjouspyyntö on keskeytettävissä julkaisun jälkeen kunnes valitaan voittava tarjous, tai pyynnön ja kaikkien siihen jätettyjen tarjousten voimassaoloajat eivät ole umpeutuneet. Kuka tahansa yhteisön käyttäjä, tai pääkäyttäjä pystyy keskeyttämään pyynnön. Keskeyttäminen onnistuu painamalla Keskeytä -nappia. Kun pyyntö keskeytetään, lähtee siitä sähköposti-ilmoitus kaikille tarjouskilpailuun osallistuneille myyjille. Tarjouspyyntö siirtyy tarjouspyyntöhistoriaan heti keskeyttämisen jälkeen Voimassaoloajan umpeutuminen Tarjouspyyntö umpeutuu valittuna päivänä klo 23:59:59 käyttäjän aikavyöhykkeessä. Kun voimassaoloaika umpeutuu, myyjät eivät enää näe sitä saapuneissa tarjouspyynnöissä. Kuitenkin ne myyjät, joilla on tarjouspyyntöön aktiivinen tarjous näkevät sen edelleen aktiivisten tarjousten alla. Pyyntö näkyy myös ostajan Julkaistut tarjouspyynnöt -taulukossa voimassaoloajan umpeutumisen jälkeenkin, jos siihen on vielä aktiivisia tarjouksia, eikä sitä ole keskeytetty Saapuneet tarjoukset Tästä näkymästä näet kaikki ne tarjouspyynnöt, joissa on aktiivisia tarjouksia. Listaa voi suodattaa yläpuolella olevilla suodattimilla. Tarjousten tietoihin pääsee painamalla pyynnön tunnisteen (RFQ#) vieressä olevaa plus-merkkiä ja painamalla tarjouksen tunnisteesta (BID#) Keskeneräiset tarjouspyynnöt Tässä näkymässä on suodatettavissa oleva lista, josta näet kaikki keskeneräisenä tallentamasi tarjouspyynnöt. Pyyntöjen muokkausta pääsee jatkamaan painamalla tunnistetta (RFQ#) Tarjouspyyntöhistoria Tässä näkymässä on suodatettava lista, josta näkee keskeytetyt, umpeutuneet ja loppuunsaatetut tarjouspyynnöt. Tarjouspyynnön ja siihen jätettyjen tarjousten tietoihin pääsee painamalla pyynnön tunnistetta (RFQ#). Jos tarjouspyyntö on loppuunsaatettu, etkä ole vielä antanut myyjälle vertaisarviota, status-sarakkeessa näkyy linkki arviontinäkymään. Katso arvioinnista lisää kohdasta 5. 4

7 Kaikki julkaistut tarjouspyynnöt päätyvät ennemmin tai myöhemmin tarjouspyyntöhistoriaan. Historiaan siirto tapahtuu kun: Valitset voittavan tarjouksen pyyntöön Tarjouspyynnön ja siihen jätettyjen tarjousten voimassaoloajat ovat umpeutuneet Tarjouspyyntö keskeytetään 3.2 Yhteisön ylläpitäjä Yhteisön ylläpitäjän hallintanäkymässä on toimintopainikkeiden lisäksi lista yhteisöön pyrkivistä käyttäjistä. Lista on sama kuin Saapuneet jäsenhakemukset -näkymässä Saapuneet jäsenhakemukset Täällä on listattuna niiden käyttäjien perustiedot jotka ovat rekisteröinnin yhteydessä syöttäneet yhteisösi yritys- tai liiketoimintatunnuksen ja haluavat liittyä yhteisösi käyttäjäksi. Jos hyväksyt käyttäjän, hänen tilinsä aktivoidaan ja hän pystyy kirjautumaan sisään sekä käyttämään ostajan toimintoja. Hylkäys johtaa hakijan tietojen poistamiseen. Molemmissa tapauksissa käyttäjälle lähtee sähköposti-ilmoitus Yhteisön jäsenet Täällä on listattuna kaikki yhteisöösi kuuluvat jäsenet ja heidän roolinsa. Käyttäjänimeä klikkaamalla pääset katsomaan käyttäjän tietoja tarkemmin, muokkaamaan profiilia, tai poistamaan käyttäjätilin Yhteisön profiili Täältä pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan yhteisösi perustietoja Tiedostot Täältä pääset lisäämään yhteisösi tiedostogalleriaan tiedostoja, joita kaikki yhteisösi jäsenet voivat käyttää liitteinä tarjouksissa ja tarjouspyynnöissä. Tiedostojen maksimikoko on 20 megatavua. Tiedostot, jotka ovat jo käytössä jossain tarjouspyynnössä tai tarjouksessa, ei voi poistaa Myyjähakemus Tämä painike on näkyvillä, jos yhteisölläsi ei ole myyjäroolia. Tästä painikkeesta voit lähettää Finnhubin pääylläpidolle hakemuksen myyjäroolista. Lähettämisen jälkeen painikkeessa lukee Myyjähakemus käsittelyssä eikä sitä pysty painamaan. Jos hakemuksesi hylätään, voi lähettää hakemuksen myöhemmin uudestaan. 5

8 3.3 Yhteiset toiminnot Oma profiili Täältä näet omat sekä oman yhteisösi perustiedot. Muokkaa-painikkeesta pääsee muokkaamaan omia perustietoja, sähköposti-ilmoitusasetuksia, vaihtamaan salasanan sekä poistamaan käyttäjätilinsä pysyvästi Palveluntarjoajahaku Haussa näkyy listattuna kaikki palveluun rekisteröityneet myyjäyhteisöt. Yhteisön nimestä painaessa pääsee katsomaan sen perustietoja, sekä kirjautuneelle käyttäjälle näytetään lisäksi yhteisön julkiset vero- ja yritystietojärjestelmätiedot. Kirjautunut käyttäjä voi myös aloittaa kohdennetun tarjouspyynnön luonnin laittamalla ruksin yhteisöjen kohdalle ja valitsemalla Tee kohdennettu tarjouspyyntö. Tällöin vain valitut yhteisöt tulevat näkemään tarjouspyynnön. 4 ANONYMITEETTI Tarjoukset ja tarjouspyynnöt voidaan julkaista anonyyminä, jolloin toinen osapuoli ei näe julkaisijan eikä hänen yhteisönsä tietoja. Anonymiteetin saa päälle tarjouspyyntö- ja tarjouslomakkeista. Anonymiteetit poistuvat seuraavissa tapauksissa: Ostaja painaa omassa tarjouspyyntönäkymässä Pura anonymiteettisi kaikkien myyjien kanssa, jolloin kaikki myyjät näkevät ostajan tiedot. Ostaja painaa saapuneen tarjouksen näkymässä Pura anonymiteettisi tämän myyjän kanssa, jolloin vain kyseinen myyjä näkee ostajan tiedot. Myyjä painaa omassa tarjousnäkymässä Pura anonymiteettisi tämän ostajan kanssa, jolloin ostaja näkee myyjän tiedot. Kun molemmat osapuolet, eli ostaja ja myyjä ovat lähettäneen toisilleen kommentin tarjouksen julkaisun jälkeen. Anonymiteetti purkautuu molemmilla. Kun ostaja valitsee voittavan tarjouksen. Anonymiteetti purkautuu molemmilla. 5 VERTAISARVIOINTI Palvelussa on mahdollista antaa arvio myyjästä ja kaupankäynnin kohteena olleen palvelun laadusta tähtiarvosanalla 1-5, sekä sanallisesti. Kun ostaja on valinnut yhden tarjouksista, siirtyy tarjouspyyntö tarjouspyyntöhistoriaan. Tällöin kyseisen tarjouspyynnön tila on Odottaa vertaisarviota. Painamalla tästä linkistä, pääsee antamaan arvioinnin. Annettu tähtiarvio on tämän jälkeen nähtävissä keskiarvotettuna myyjän yritystiedoissa seuraavien tarjouksien yhteydessä. 6