LOMITUKSEN JÄRJESTÄMISEN VALTAKUNNALLISET SUUNNITELMAT

Transkriptio

1 LOMITUKSEN JÄRJESTÄMISEN VALTAKUNNALLISET SUUNNITELMAT Esityksen sisältö Karkea työnjako o Luova o Mela o Maakunnat Voimaanpano Tietojärjestelmä Keskeiset muutokset

2 LUOVA Lomituspalvelujen ennakollinen ohjaus (ei tarkoituksenmukaisuuskysymyksissä), lomituspalvelujen viranomaistoiminnan tietojärjestelmän omistajuus Lomituspalvelujen valvonta Maakuntien toiminnasta tehdyt kantelut Tilastojen laadinta ja yleinen tiedottaminen Selvitysten ja laskelmien laadinta Etunimi Sukunimi

3 MELA Turkistuottajien ja poronhoitajien itsejärjestettyjen lomituspalveluiden päätöksenteko ja korvaaminen Rahoitus erillisrahoituksena STM:n kautta Maakunnat voivat halutessaan tarjota turkistuottajille lomittajan (lain määrittelemä korvaustaso) Etunimi Sukunimi

4 MAAKUNNAT Lomituspalvelujen järjestäminen itse tai järjestämisvastuun siirto toiselle maakunnalle Maakunta vastaa rahoituksesta vaikka järjestämisvastuu oli siirretty toiselle maakunnalle Lomituksen rahoitus on osa yleiskatteellista rahoitusta Lomituspalvelujen tarjonnan organisointi maakuntalain puitteissa Lomituksen tarjonnassa tarvittavien tietojärjestelmien hankinta Etunimi Sukunimi

5 VOIMAANPANOON LIITTYVÄT ASIAT Kunnat hoitavat vuoden 2019 tilityksen tekemisen Melalle Hallintohenkilöstö kuitenkin jo maakunnassa => henkilöstön käytöstä sovittava osana henkilöstön siirtoa Maakunnat vastaavat 2020 kunnilta siirtyvistä tehtävistä (lukuun ottamatta vuoden 2019 tilityksiä tai mahdollisia vahingonkorvauskysymyksiä) Etunimi Sukunimi

6 TAMMI- HELMIKUU 2020 Vuoden 2019 puolella nykyiset lomituspalveluyksiköt voivat tehdä vanhan lain nojalla sijaisapupäätöksiä kestämään helmikuun 2020 loppuun Vuodelta 2019 siirtyvät maatalousyrittäjien vuosilomat: päätökset word-pohjille, pidettävä helmikuun loppuun mennessä Etunimi Sukunimi

7 LOMITUKSEN ICT- JÄRJESTELMÄN TOIMINNALLISUUDET JA RAJAUKSET

8 Uuden lomitusjärjestelmän rajauksista Uuden lomituksen IT-ja rjestelma n tiedot ja toiminnallisuutta kannattaa rajata lomituksen hallinnon niihin eritystehta viin, joihin ei voida kaÿttaä maakunnan kaÿto ssa olevia muita tietoja rjestelmia. Nykyinen Lomitusnetti sisa ltaä paä llekkaïsyytta niin tietojen kuin toiminnallisuuksien osalta kuntien kaÿto ssa olevien muiden tietoja rjestelmien kanssa. Lisa ksi Lomitusnetissa on toiminnallisuutta, joihin ta lla hetkella loÿtyy markkinoilta omia tietoja rjestelmia (HR- ja palkkaja rjestelmaẗ, tyo vuorosuunnittelu, laskutus). Lähde: Mela: Lomituksen IT-järjestelmä ja maakuntauudistus, 8 Sosiaali- ja terveysministeriön palvelutilaus (STM/909/2017)

9 Lomituksen viranomaistyö Uusi lomituksen ICT-järjestelmä toteuttaa lomituksen viranomaistyöhön liittyviä toiminnallisuuksia, mm.: Asiakkaiden ja tilojen tietojen hallinta Vuosilomahakemusten ja sijaisapuhakemusten tekeminen, käsittely ja päätöksenteko Lomituspyynnön tekeminen Päätösten ja lomasaldojen seuranta Asiakkaan laskutus (integraatio laskutusjärjestelmään) Rajapinta lomitustoiminnan järjestelmiin Raportointipalvelut (valvonta ja ohjaus) Valvonnan ja ohjauksen palvelut Lomituksen viranomaistyö Hakemusten vastaanotto Päätöksenteko Itse järjestetyn lomituksen korvausten käsittely Asiakkaan laskutus Asiointipalvelut Julkisen vallan käyttö Lomituspalvelujen tarjoamisen rajapinta 9

10 Varsinainen lomitustoiminta Lomituspalvelujen tarjoaja vastaa varsinaisen lomitustoiminnan järjestelmistä ja toiminnallisuuksista, mm.: Lomituspyyntöjen käsittely Lomittajien työvuorosuunnittelu Toteutuneiden lomitusten raportointi maakunnalle Laskutus ja reskontra Palkanmaksu ja HR Lomittajan palvelut Työlista Työsuojelutiedot, tilan ja asiakkaan tiedot Matkakulujen kirjaus Ylitöiden kirjaus Mobiilipalvelut Palvelut alihankkijoille (lomituspalveluyritykset) Nämä toiminnallisuudet eivät ole tulossa projektissa määriteltävään järjestelmään Lomitustoiminta Lomituspyynnön käsittely Lomittajien työvuorosuunnittelu Toteutuneiden lomitusten raportointi Lomittajan palvelut Lomituspalveluyritysten palvelut Lomituspalvelujen tarjoaminen 10

11 Viranomaistyön ja lomitustoiminnan tietojärjestelmien välinen yhteys Lomituksen ICT-järjestelmän ja lomituspalvelujen tarjoajan järjestelmien yhteyttä varten toteutetaan rajapinta. Rajapinnan kautta on välitettävä ainakin seuraavat tiedot: Vuosilomapäätös Sijaisapupäätös Lomitustarve Tilan tiedot Asiakkaan tiedot (rajatusti) Lomituspyyntö (aikatauluehdotus, tilan tiedot) Toteutuneet lomitukset (mahdollisesti soviteltu aika) Lomituspalvelujen tarjoamise n rajapinta Lomitustoiminta Lomituspyynnön käsittely Lomittajien työvuorosuunnittelu Toteutuneiden lomitusten raportointi Nykyinen Lomitusnetti sisältää ainakin seuraavia toiminnallisuuksia, joita ei suunnitella toteutettavan uuteen lomituksen ICT-järjestelmään: Työvuorosuunnittelu Lomittajan asiointipalvelut ml. mobiilikäyttö Integraatiot palkka-, laskutus ja reskontrajärjestelmiin (lomitustoiminnan puolella) Näiden toteutus on lomitustoiminnasta vastaavan vastuulla Lomittajan palvelut 11

12 Yleiskuva lomituksen tietojärjestelmien toiminnallisuuksista ja palveluista maakunnissa Ohjaus (STM/TTO) Valvonta/ohjaus (Luova) Uusi lomituksen ICTjärjestelmä Lomituspalvelujen tarjoajan järjestelmät Järjestäminen (7 HE 15/2017) (maakunta) Julkisen vallan käyttö (maakunta, liikelaitos tai taseyksikkö) Tuottaminen (8 ja 9 HE 15/2017) Lomituspalvelujen tarjoaminen (ulkoistettavissa) 7 tehtävät Strateginen palvelutarpeen määrittely Valvonna n ja ohjaukse n palvelut Lomituksen viranomaistyö Hakemusten vastaanotto Päätöksenteko Itse järjestetyn lomituksen korvausten käsittely Asiakkaan laskutus Lomituspalvelujen tarjoamise n rajapinta Lomitustoiminta Lomituspyynnön käsittely Lomittajien työvuorosuunnittelu Toteutuneiden lomitusten raportointi Lomittajien palvelut Asiointipalvelut Lomituspalveluyritysten palvelut Asiakkaat Itse järjestetty lomitus Lomituspalveluyritykset 12

13 Välttämättömät toiminnallisuudet (1/2) Projektissa on tunnistettu seuraavat välttämättömät toiminnallisuudet ICT-järjestelmälle lomitusasioiden käsittelemiseksi. Välttämättömät toiminnallisuudet on oltava käytössä maakuntien aloittaessa toimintansa. Tämän jälkeen järjestelmään kehitetään muita lomitusasiointia ja -asioiden käsittelyä edistäviä toiminnallisuuksia. id Nimi Kuvaus Käyttäjärooli 63 Maatalousyrittäjän Käyttäjä seuraa maatalousyrittäjän lomasaldoja. Asiakas, lomaseuranta lomituspalvelupäällikkö. 65 Maatalousyrittäjän lomasaldojen tarkistus ja korjaus 17 Lomituspyynnön tekeminen 58 Toteutuneiden lomitusten seuranta 47 Sijaisapuhakemuksen tekeminen 70 Vuosilomahakemuksen tekeminen 39 Maatilan perustaminen ja ylläpito (operatiivinen) 37 Maatalousyrittäjän perustaminen ja ylläpito Valittujen maatalousyrittäjien lomasaldo tarkistetaan valitulta vuodelta lukemalla tietokannasta toteutuneet kunnalliset ja itse järjestetyt vuosiloma- ja tuetut maksulliset lomitukset. Luettuja tietojen perusteella lasketaan yrittäjän pidettyjen lomien määrä, jota verrataan tietokannan lomasaldotietoihin. Jos ollaan tekemässä korjausta, lomasaldot muutetaan vastaamaan toteutuneita lomia. Maatalousyrittäjä tekee lomituspyynnön lomatoimistoon joko johtavalle lomittajalle tai vastuuhenkilölle. Pyyntö voidaan tehdä joko vuosiloma- tai sijaisapuhakemuksen yhteydessä tai erikseen. Pyyntö sisältää usein toivomuksen myös tietystä lomittajaksi haluttavasta henkilöstä. Maatalousyrittäjä voi tarkastella toteutuneita lomituksia omalta kohdaltaan. Maakunnan hallintohenkilö voi tarkastella lomitusjärjestelmässä oman maakuntansa tilojen yrittäjien toteumia. Maatalousyrittäjä täyttää sijaisapuhakemuksen Lomanetissä ja lähettää vastuuhenkilön päätettäväksi sähköisesti. Maatalousyrittäjä voi niin halutessaan tehdä jo samassa yhteydessä myös lomituspyynnön. Maatalousyrittäjä täyttää vuosilomahakemuksen järjestelmässä, muuttaa mahdollisesti samalla muita tilan tai yrittäjän perustietoja ja lähettää hakemuksen vastuuhenkilön ratkaistavaksi sähköisesti. Asiakas voi halutessaan tehdä samassa yhteydessä lomituspyynnön. Käyttäjä (hallintohenkilö) perustaa järjestelmään uuden maatilan tai muuttaa olemassa olevan maa-tilan tietoja. Käyttäjä (hallintohenkilö) perustaa järjestelmään uuden maatalousyrittäjän tai muuttaa olemassa olevan maatalousyrittäjän tietoja. toimistohenkilö Toimistohenkilö Asiakas Asiakas Asiakas Asiakas Toimistohenkilö Toimistohenkilö 13

14 Välttämättömät toiminnallisuudet (2/2) id Nimi Kuvaus Käyttäjärooli 38 Maatilan ja maatalousyrittäjä Maatilan ja maatalousyrittäjän haku tilan ja yrittäjän tietojen käsittelyä varten. haku 69 Vuosilomahakemuksen kirjaus Lomatoimistossa hallintohenkilö ottaa vuosilomahakemuksen vastaan kirjallisena tai Lomanettiviestinä. Hallintohenkilö kirjaa kirjallisena tulleen hakemuksen tiedot Lomitusnettiin. Toimistohenkilö 72 Vuosilomapäätöksen tekeminen Vastuuhenkilö tekee päätöksen. Vastuuhenkilö tulostaa päätöksen ja lähettää sen kirjeenä Lomituspalvelupäällikkö maata-lousyrittäjälle. 46 Sijaisapuhakemuksen kirjaus Lomatoimistossa hallintohenkilö ottaa sijaisapuhakemuksen vastaan kirjallisena tai Toimistohenkilö Lomanettiviestinä. Hallintohenkilö kirjaa muutoin kuin Lomanetin kautta tulleen hakemuksen tiedot Lomitusnettiin. 49 Sijaisapupäätöksen tekeminen Vastuuhenkilö tekee päätöksen. Vastuuhenkilö tulostaa päätöksen ja lähettää sen kirjeenä Lomituspalvelupäällikkö maatalousyrittäjälle. 79 Korvaushakemuksen Hallintohenkilö kirjaa järjestelmään paperilla saapuneen hakemuksen itsejärjestetystä Toimistohenkilö kirjaaminen lomituksesta. 80 Korvauspäätöksen tekeminen Hallintohenkilö tekee päätöksen itsejärjestetystä lomituksesta. Päätös lähetetään Lomituspalvelupäällikkö maatalousyrittäjälle ja ilmoitus korvauksen maksamisesta lähetetään palvelun tuottajalle. Lisäksi muodostetaan maatalousyrittäjälle lähetettävä lasku. 61 Maakunnan tulosteiden ja tilastojen katselu Toimistohenkilö 32 Järjestelmätietojen ylläpito Käyttäjä ylläpitää järjestelmän tietoja. Järjestelmätiedot ovat yhteisiä kaikille maakunnille. Toimistohenkilö 22 Suullisen lomituspyynnön Hallintohenkilö kirjaa maatalousyrittäjän suullisesti tekemän lomituspyynnön. Toimistohenkilö kirjaus Lomituspyynnön voi kirjata järjestelmään, vaikka maatalousyrittäjälle ei ole kirjattu pyynnön lomitustyyppiä vastaavaa hakemusta. Lomitusvarauksen tekemisen yhteydessä tehdään tarkemmat tarkistukset. Tavoitteena on, että kaikki lomituspyynnöt kirjataan järjestelmään, vaikka ne raukeaisivat välittömästi. 67 Viitteiden haku Käyttäjä hakee järjestelmän pääkohteille (lomittaja, maatalousyrittäjä, tila) tehdyt toimenpiteet halutulla aikavälillä. Toimistohenkilö 14

15 Toteutusvaihtoehdot Projektin alussa arvioidut vaihtoehdot maatalouslomituksen tietojärjestelmäuudistuksen toteuttamiseksi: 1. Uuden tietojärjestelmän toteutus 2. Nykyisen tietojärjestelmän (Lomitusnetti) päivitys 3. Viranomaisella olevan asianhallinta- tai muun järjestelmän käyttö (esim. Uspa) Projektin aikana toteutusvaihtoehdot on kireän aikataulun vuoksi jaettu siirtymävaiheen ja pysyvän ratkaisun vaihtoehtoihin. Siirtymävaihe kattaa vuodet , jolloin minimipanoksella saadaan käyttöön uuden lain mukainen ICT-järjestelmä lomitusasioiden käsittelyyn Pysyvällä ratkaisulla tarkoitetaan pidemmän elinkaaren lomituksen ICT-järjestelmää, jota kehitetään tulevaisuuden tarpeisiin Selvityksestä on rajattu pois tietojärjestelmät, jotka eivät ole olleet selvityshetkellä käytössä tai joita ei ole koettu elinkaareltaan tai ominaisuuksiltaan pysyviksi ratkaisuvaihtoehdoiksi. 15

16 A) Lomitusnetti (Mela) (siirtymävaihe) B) Uusi lomitusjärjestelmä (pysyvä ratkaisu) C) Uusi lomitusjärjestelmä + maakuntien sähköinen asianhallinta (pysyvä ratkaisu) Työmäärä- ja kustannusarvio t Lomitusnetin ohjelmamuutokset (Accenture): Lakiperusteiset muutokset* (asiakkaat) n. 140 htp Lakiperusteiset muutokset* (hallinto) n. 400 htp Laskutus ja palkkojen valmistelu n. 75 htp Työmäärä: n. 615 htp Aika: 17 kk (75 FP/kk) *) Muutokset perustuvat Melan Muutokset lomitusnettiin 2020 dokumenttiin. Vaihtoehtoinen FiSMA- ja Accenturen arviot yhdistävä arvio: Työmäärä: 2000 FP, n htp Aika: 26 kk (75 FP/kk) FiSMA 1.1 pikalaskuri: Viranomaispalvelu 3500 FP, asiointipalvelu 750 FP Työmäärä: 4250 FP = n htp Aika: 57 kk (75 FP/kk) Arvio sisältää - projektissa valitut n. 20 tärkeintä toiminnallisuutta - pelkän ohjelmistotoimituksen (määrittelyn täsmentämisestä käyttöönottovalmiuteen) Arvio ei sisällä - kehitysympäristö-, infra- ja käyttökustannuksia - mahdollisia tietokannan rakennemuutoksia ja tietokonversioita, tietojen siirtoa nykyjärjestelmästä Voidaan olettaa, että tähän pätee suurin piirtein B) vaihtoehdon työmäärä- ja kustannusarvio. Lisäksi tehtävä integraatio asianhallintajärjestelmään. Säästöä voi saavuttaa Vimanan sähköisen asiointipalvelun ja arkistoinnin hyödyntämisestä, jotka muuten pitäisi tehdä itse. Lomitusnetin teknisen tuotantoympäristön muutokset (IBM): Lomitusnetti säilyy nykyisessä tuotantoympäristössä, mutta se eriytetään Melan järjestelmistä. Huomioita Mikäli muutostarpeet pysyvät minimaalisina, niin vältytään uuden kehitysympäristön pystyttämiseltä ja aikatauluriski on pienempi. Sen lisäksi, että muutostyöt aiheuttavat kustannuksia ja aikatauluriskin, niin ne vaativat jonkin verran virkamiestyötä, joka on pois uuden lomitusjärjestelmän kehittämistyöltä. Osana Valtimoa kehitettiin rakenteellinen tarkastuskertomus (karkeasti arvioiden noin samankokoinen kuin lomituksen viranomaisosa): työmäärä 1600 FP, 800 htp, 12 kk (nopeus 133 FP/kk). Huom. tässä projektissa lähes kaikki sujui hyvin! Tämän projektin pohjalta työmääräarviot: Optimistinen: 1600 FP (0,6 M, 21 kk) Pessimistinen: FP (21-47 kk) + lisäksi asiointipalvelu, integraatiot ja rajapintapalvelut Uskottavaa työmääräarvausta on vaikea antaa, kun liikkuvia osia on vieläkin näin paljon. Arviot osuvat suunnilleen kohdalleen yleensä vain silloin, kun toimitaan tutussa ympäristössä ja tehdään asioita, joista on entuudestaan kokemusta. Tekninen tuotantoympäristö voidaan rakentaa avoimen lähdekoodin ratkaisujen päälle vältetään lisenssikulut. - Tietokantajärjestelmä myös? Lomitusjärjestelmästä voidaan jättää pois: - Päätöksien arkistointi - Sähköinen asiointi (?) Päätösprosessi lomitusjärjestelmässä vs. asianhallintajärjestelmässä? - Mahdollistaako integraatio valmiin päätöksen lähettämisen asianhallintajärjestelmään Vimanan sähköisen asioinnin aikataulu ja soveltuvuus lomitukseen? - Aluksi voi olla tehtävä oma asiointipalvelu, josta voidaan myöhemmin siirtyä yhteiseen, mikäli se on parempi Lomasaldon esittäminen reaaliaikaisesti vs. esim. päätösten mukana vs. vastuu asiakkaalle? Viranomaisosion ja lomitustoiminnan järjestelmien välinen rajapinta?

17 Liittymät ulkoisiin järjestelmiin (1/2) Eläinrekisteri Laki maaseutuelinkeinohallinnon tietojärjestelmästä (284/2008) (Finlex) : Eläinrekistereissä on olemassa rajapintapalvelut, jotka välttämättä sellaisinaan eivät sovellu lomitusjärjestelmän tarpeisiin MMM ja Evira ovat valmiita keskustelemaan rajapintoja koskevista tarpeista Eläintenpitäjärekisteri 17 (Evira/Mavi) Ruokavirastorekisteri Ruokavirasto (Evira+Mavi) Lomituksen IT-järjestelmä Hippos (hevoset) Suomen Hippos ry Eläinrekisteri (nauta-, vuohi-, lammas-, sikaeläimet) (Evira/Mavi) Maatilarekisteri (Evira/Mavi)

18 Liittymät ulkoisiin järjestelmiin (2/2) Laki Ruokavirastosta vahvistettu : Uusi virasto aloittaa toimintansa , kun Elintarviketurvallisuusvirasto, Maaseutuvirasto ja osa Maanmittauslaitoksen tietotekniikkapalvelukeskuksesta yhdistyvät. Virastouudistus selkeyttää ja kokoaa yhteen tietojärjestelmien kehittämiseen liittyviä vastuita ja tukee koko toimialan digitalisaatiota. Eviran/Mavin järjestelmät ja rekisterit on todennäköisesti tarkoitus yhdistää yhteen Ruokaviraston järjestelmään. Tästä järjestelmästä hyödyllisiä tietoja lomituksen kannalta olisivat ainakin: Ajantasaiset tiedot maatalousyrittäjistä Asiakkaiden tietojen syöttö vain kerran ja yhteen paikkaan Ajantasaiset tiedot tilojen eläinlajeista ja -määristä Lomitusoikeuden vahvistaminen virallisten tietojen perusteella Suomen Hippos ylläpitää hevosrekisteriä. Lomituksen kannalta hyödyllinen tieto olisi: Ajantasainen tieto maatilojen hevosmääristä Eläinrekisteri (nauta-, vuohi-, lammas-, sikaeläimet) (Evira/Mavi) Eläintenpitäjärekisteri 18 (Evira/Mavi) Ruokavirastorekisteri Ruokavirasto (Evira+Mavi) Maatilarekisteri (Evira/Mavi) Lomituksen IT-järjestelmä Hippos (hevoset) Suomen Hippos ry

19 Yleiskuva lomituksen tulevasta toimintaympäristöstä 19

20 Suurin haaste: aikataulu Maakunnat aloittavat ja uudet lait voimassa Tätä ennen pitää (vaihtoehdosta riippuen vaihtelevassa laajuudessa): Kilpailuttaa järjestelmätoimittajat (tämä voidaan tehdä ehdollisena ennen lakien hyväksyntää eduskunnassa) Perehdyttää valittu toimittaja aihealueeseen Pystyttää tekninen kehitysympäristö Suorittaa kehitystyö Siirtää tiedot vanhasta järjestelmästä uuteen Suorittaa testaus Suorittaa käyttöönotto Kouluttaa käyttäjät Optimistisin aikatauluarvio: Lakiesitykset eduskuntaan elokuussa 2018 Ehdollinen toimittajakilpailutus syksyllä 2018 Eduskunta hyväksyy uudet lait joulukuussa 2018 Valitun tai valittujen toimittajien työ käynnistyy lakien hyväksynnän jälkeen aikaisintaan tammikuussa 2019 Parhaassakin tapauksessa aikaa työhön jää alle vuosi mahdollisesti paljon vähemmän 20

21 KESKEISET MUUTOKSET LOMITUSPALVELUISSA EVL-yrittäjät Hevostalous Työaika Samanaikaiset lomat Korvaustaso itsejärjestetyssä lomituksessa Etunimi Sukunimi

22 Lomituksen yhteyshenkilöt Lisätietoja: Yleiset asiat, Tietojärjestelmä, Tietojärjestelmä, Säädösasiat,