SISÄLTÖ. Toimintakertomuksen vanhat mainoskuvat ovat Mainostoimisto Erva-Latvalan arkistosta. ARKISTONJOHTAJALTA... 3 DIGITOINTI... 9 HALLINTO...

Transkriptio

1 Toimintakertomus 2017

2 SISÄLTÖ ARKISTONJOHTAJALTA HALLINTO HENKILÖSTÖ TALOUS AINEISTON HANKINTA SÄILYTTÄMINEN JÄRJESTÄMINEN JA LUETTELOINTI.. 8 SAATAVUUTTA JA KÄYTTÖÄ EDISTÄVÄT PALVELUT DIGITOINTI VIESTINTÄ KEHITTÄMISTOIMINTA YHTEISTYÖ KOULUTUS JA SEMINAARIT NÄYTTELYT, TAPAHTUMAT JA VIERAILUT DESIGNARKISTO VASTAANOTETUT AINEISTOT TILASTOT Toimintakertomuksen vanhat mainoskuvat ovat Mainostoimisto Erva-Latvalan arkistosta.

3 Arkistonjohtajalta SATAVUOTIAASSA SUOMESSA Elkan 37. toimintavuotena juhlittiin itsenäisen Suomen satavuotista taivalta. Juhlavuosi oli hyvä tilaisuus muistuttaa yrityksiä tallentamaan oman toimintansa historiaa. Elinkeinoelämän keskusliitto EK:n kautta lähetetyssä jäsenkirjeessä korostettiin, ettei yrityksen pidä heittää asiakirjojaan hukkaan ennen kuin on pohdittu niiden arvoa tutkimuksen tai muunlaisen käytön näkökulmasta. Samaisessa jäsenkirjeessä tietenkin viestittiin Elkan palveluista. Tarvetta palveluille oli, sillä vuoden 2017 aikana uusia asiakirjoja siirrettiin Elkaan yli hyllykilometrin verran. Usein taustalla oli siirtyminen uuteen toimitilaan, jossa mappiarkistolla ei enää ollut säilytystilaa eikä oikein käyttöäkään aktiivitoiminnassa. Vaikka kellariarkistot ovat muuttuneet biteiksi palvelimilla, on ollut ilahduttavaa huomata, että yritykset haluavat selvittää vanhojen asiakirjojensa säilytysarvon sen sijaan, että tuhoaisivat ne totaalisesti. Perinteisten asiakirjojen rinnalla Elkaan on tullut yhä enemmän digitaalista aineistoa. Tallennusjärjestelmämme on luotettava, mutta pullonkaulaksi on osoittautunut vastaanotettujen aineistojen työläs käsittely. Toimintavuoden aikana Elka yhdessä muiden yksityisarkistojen kanssa aloittikin ohjeistuksen suunnittelun sähköisen aineiston vastaanottamista helpottamaan. Suomi 100 -teemavuosi näkyi Elkan toiminnassa monin tavoin. Olimme mukana erilaisissa yleisötapahtumissa esittelemässä toimintaamme ja aineistojamme. Arkistoaineiston käyttöä opetustoiminnassa edistimme mikkeliläisten koulujen projektiviikolla ja osana Mikkeli Art & Design Week -tapahtumaa. Osa juhlavuoden tapahtumista saanee jatkoa tulevina vuosina, ja ehkä ne toimivat virkkeinä kehittää uusia tapoja tarjota arkistoaineistoja erilaisille käyttäjäryhmille. Itsenäisyyden juhlavuosi oli myös työnjuhlaa elkalaisille. Asiakirjoja järjestettiin ja luetteloitiin edellisvuoden tapaan suuria määriä. Metatietojen ja osittain myös varsinaisen aineiston digitaalisessa muodossa mahdollistava selailu parantavat huomattavasti vastaanotettujen asiakirjojen käytettävyyttä asiakaspalvelussa. Seulonta ja asianmukaiset säilytysvälineet tiivistävät vastaanotetun aineiston määrää, minkä vuoksi säilytyksessä olevien asiakirjojen vuosikartunta jäi pienemmäksi kuin mitä oli vastaanotettujen asiakirjojen määrä toimintavuotena. Kuten aiemmin, ulkoista viestintää on toteutettu useiden kanavien kautta. Asiakas- ja sidosryhmäviestinnän ohella yleisen tunnettavuuden lisäämisessä sosiaalinen media, varsinkin Facebook, on osoittautunut erittäin kustannustehokkaaksi viestintävälineeksi. Lisääntynyt tietoisuus Elkasta ja sen palveluista näkyy uusina asiakaskontakteina. Toimintakertomuksen tekivät ja tilastotiedot keräsivät allekirjoittanut, Olli Alm ja Sari Muinonen. Jarmo Luoma-aho Arkistonjohtaja, säätiön asiamies

4 SÄÄTIÖN HALLINTO Uudet säännöt voimaan Kesäkuussa 2017 rekisteröitiin keskusarkistoa ylläpitävän säätiön päivitetyt säännöt, jotka ovat nyt uuden säätiölain mukaiset. Virallinen nimi on jatkossa Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto sr. Myös pitkään käytössä olleet käännökset Stfitelsen för Centralarkivet för Finlands näringsliv sr. ja Central Archives for Finnish Business Records sr. kirjattiin sääntöihin. Vakiintunut lyhenne Elka on kuitenkin se, mistä keskusarkisto ehkä parhaiten tunnetaan. Säätiön tarkoitus on edelleen sama kuin aiemmin: Mikkelissä kotipaikkaansa pitävän elinkeinoelämän keskusarkiston hoidon järjestäminen ja edistäminen. Sen sijaan keskusarkiston toimintamuotoja päivitettiin jonkin verran vastaamaan tämän päivän toimintaympäristöä. Säätiölain edellyttämät tiedot Säätiön tarkoituksen toteutuminen on kuvattu tässä toimintakertomuksessa. Säätiön hallintoneuvoston (aik. valtuuskunta) ja hallituksen jäsenille ei ole maksettu palkkaa tai palkkiota eikä arkistonjohtajalle erillistä korvausta säätiön tehtävien hoitamisesta. Säätiön lähipiiriin kuuluvat: 1. säätiön perustajayhteisöt ja heidän nimeämänsä säätiön hallintoneuvoston ( saakka valtuuskunnan) jäsenet ja varajäsenet (lueteltu myöhemmin) 2. säätiön hallituksen jäsenet (lueteltu myöhemmin) 3. säätiön edustusoikeuden saaneena asiamies ja arkistonjohtaja Jarmo Luoma-aho 4. erikseen nimettynä säätiön edustusoikeuden saaneena tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö Olli Alm 5. tilintarkastaja BDO Oy/Aki Rusanen JHTT, HTM 6. säätiön perustajayhteisöjen mahdolliset tytäryhteisöt ja -säätiöt 7. kohdissa 1 6 tarkoitetun ihmisen perheenjäsen (aviopuoliso, avopuoliso, oma tai puolison lapsi ja tämän puoliso ja jälkeläiset sekä oma tai puolison vanhempi, isovanhempi ja tämän vanhempi) 8. kohdissa 1 6 tarkoitetun ihmisen lähisukulainen (sisarus ja sisar- ja velipuoli ja tämän aviopuoliso ja avopuoliso sekä näiden lapsi, lapsen jälkeläinen, vanhempi tai isovanhempi) 9. kohdissa 1 6 tarkoitetun ihmisen tai yhdessä toimivien ihmisten määräysvallassa oleva yhteisö tai säätiö Säätiö ei ole antanut avustuksia tai osittain tai kokonaan vastikkeettomia taloudellisia etuja lähipiiriin kuuluville. Hallintoneuvosto ( saakka valtuuskunta) Hallintoneuvosto valvoo hallituksen vastuulla olevaa säätiön hallintoa. Jäsenten toimikausi on kaksi vuotta. Vuosikokouksesta 2017 alkaen hallintoneuvostoon ovat kuuluneet: Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulu professori Seppo Ikäheimo 3/2017 3/ varajäsen professori Kari Hoppu Elinkeinoelämän keskusliitto EK viestintäjohtaja Jenni Järvelä 3/2017 3/ varajäsen viestintäpäällikkö Vesa Perälampi johtaja Esko Keskinen 3/2017 3/ varajäsen viestintäjohtaja Nora Elers Etelä-Savon kauppakamari senior advisor Esko Pitkänen 3/2016 3/ varajäsen hallituksen puheenjohtaja Jukka Tikka Etelä-Savon maakuntakuntaliitto maakuntajohtaja Pentti Mäkinen 3/2016 3/ varajäsen viestintä- ja yhteiskuntapäällikkö Teppo Leinonen Keskuskauppakamari johtaja Anne Horttanainen 3/2017 3/ varajäsen kehityspäällikkö Pirjo Liukas Liikearkistoyhdistys ry. johtaja Pekka Anttonen 3/2017 3/ varajäsen erityisasiantuntija Toni Suutari Liikesivistysrahasto toimitusjohtaja Kari Manninen 3/2017 3/ varajäsen toimitusjohtaja Johanna Vesterinen Mikkelin kaupunki kehitysjohtaja Raine Lehkonen 3/2016 3/ varajäsen erikoislääkäri Seija Kuikka hallintojohtaja Ari Liikanen 3/2016 3/ varajäsen kehityspäällikkö Aki Kauranen prikaatikenraali Olli Nepponen 3/2016 3/ varajäsen kaupunginlakimies Jukka Savolainen Stiftelsen för Åbo Akademi professor Gunilla Widén 3/2016 3/ suppleant skattmästare Lasse Svens Suomen Kulttuurirahasto professori Jari Ojala 3/2016 3/ varajäsen dosentti Jyrki Paaskoski Hallintoneuvoston puheenjohtajana on toiminut viestintäjohtaja Jenni Järvelä ja varapuheenjohtajana hallintojohtaja Ari Liikanen. 4

5 Vuosikokous pidettiin Lisäksi valtuuskunnalla oli sääntöjen uudistamiseen liittyvä sähköpostikokous Hallitus Hallitus huolehtii säätiön hallinnosta ja siitä, että toiminta on järjestetty säätiön tarkoituksen toteutumiseksi. Säätiön hallintoneuvosto ja Mikkelin kaupunki nimeävät hallituksen jäsenet. Kaksivuotiskaudelle nimettyyn hallitukseen ovat kuuluneet seuraavat jäsenet: Hannu Rautiainen, johtaja, puheenjohtaja Timo Halonen, kaupunginjohtaja, varapuheenjohtaja Eeva-Liisa Inkeroinen, varatoimitusjohtaja Tytti Voutilainen, erityisasiantuntija Niklas Jensen-Eriksen, professori Juha-Antti Lamberg, professori Carl-Magnus Roos, FM Hallitus kokoontui toimintavuoden aikana kolme kertaa 9.2., 2.6. ja HENKILÖSTÖ Kertomusvuoden aikana Elkan palveluksessa oli 15 henkilöä, joista yksi vastasi Designarkiston toiminnasta. Kaikki työntekijät työskentelivät Mikkelissä. Olli Alm osallistui Liikearkistoyhdistyksen molempiin vuoden 2017 teemapäiviin. Ne käsittelivät sähköistä allekirjoitusta ja pilvipalveluita. Heljä Strömberg, Ulla Asikainen, Elina Roivas-Alm ja Jarmo Luoma-aho olivat kuuntelemassa uusinta uutta tietosuoja-asioista Arkistoyhdistyksen tietosuojaseminaarissa. Kuukausipalavereissa käytiin läpi ajankohtaisia asioita. Niiden lisäksi asiakaspalvelusta vastaavat ja aineistojen järjestäjät pitivät omia palavereitaan. Yhtenä vuoden teemana oli tietoturvallisuus. Siihen liittyi mm. toiminamme kannalta keskeisten lakien ja tulevan tietosuoja-asetuksen läpikäyminen sekä ohjeistuksen uusiminen. Joulukuun kehityskeskusteluiden aiheina olivat kuluneen vuoden työtehtävien sujuminen ja tavoitteet vuodelle 2018 sekä työyhteisön toimivuus ja kehittämisideat. Vuoden lopulla saatiin valmiiksi Share Pointin räätälöity versio, jolla sähköiset työskentelytavat ja asiakirjojen hallinta saadaan yhdenmukaistetuiksi. Vuoden 2018 puolella tapahtuva käyttöönotto mahdollistaa mm. mobiili- ja etätyöskentelyn. Työntekijät kuuluvat työterveyshuollon piiriin. Elka on tukenut henkilökunnan vapaa-ajalla tapahtuvaa työkykyä ylläpitävää toimintaa. Henkilökunta vietti kaksi liikuntailtapäivää. Kesäkuussa kävelyretken yhteyteen liitettiin tutustumista mikkeliläisiin kulttuurikohteisiin. Syyskuussa kaadettiin keiloja Mikkelin keilahallissa. Retkikohteena oli tutustuminen Nordean historiaan pankkimuseossa. Samalla tarjoutui ainutkertainen mahdollisuus tutustua vanhaan pankkisaliin ja osaan Nordean taidesäätiön taidekokoelmaa. Yhdistetyille Suomi 100 vuotta ja joulukahville oli saapunut myös Elkan eläkeläisiä. Joulupäivällinen nautittiin yhdessä yksityisarkistokollegoiden kanssa loistotunnelmissa ravintola Loisteessa. TALOUS Vuoden 2017 toimintakulut katettiin valtionavustuksilla ja säätiön omalla rahoituksella. Toimintavuoden ylijäämä oli 1376,09. YLI HYLLYKILOMETRI UUSIA ASIAKIRJOJA Toimintavuoden aikana otettiin käyttöön arkistosektorin yhteinen hankintapolitiikka. Siinä kuvataan organisaatioryhmittäin, mitkä arkistot kuuluvat minkäkin valtionapuarkiston tai Kansallisarkiston vastuulle. Elkan omassa hankintapolitiikassa määritellään tarkemmin, millä periaatteilla aineistoja otetaan vastaan. Elka tallentaa paikallisesti, valtakunnallisesti ja kansainvälisesti merkittävien yritysten tai elinkeinoelämän organisaatioiden arkistoja edustavasti eri toimialoilta ja eri aikakausilta. Myös yksityishenkilöiden asiakirjoja voidaan ottaa vastaan, jos niiden tietosisällön arvioidaan täydentävän kuvaa elinkeinoelämän toiminnasta. Arkistosektorin yhteisen hankintapolitiikan ulkopuolelle jää toimijoita, jotka ovat tallentaneet yritysarkistoja. Esimerkkeinä mainittakoon museot ja kotiseutuarkistot. Kertomusvuoden lopussa valmistui museoiden kulttuuriperinnön pelastamisprojektin (Pela) raportti. Siinä käytännönläheisesti opastetaan, kuinka yritysten tulisi museoiden näkökulmasta dokumentoida esineistöään ja toimintaympäristöään. Raportissa kerrotaan myös asiakirjojen tallentamisesta, joskin sen periaatteena on lähinnä saada talteen tiettyjä dokumentteja museaalisia tarkoituksia varten. Tämä poikkeaa arkistoammattilaisten näkökulmasta, jossa korostetaan tiedon alkuperäisyyttä, eheyttä ja kontekstia. Elka oli raportin kommentoijana, joten raportissa mainitaan Elka ja sen palvelut. Ehkä Pela-projektin ansiota on ollut se, että toimintavuoden aikana muutaman museon kanssa on saatu aikaiseksi toimivaa yhteistyötä kulttuuriperinnön pelastamisessa ja tallentamisessa. 5

6 Vuoden varrelta Tyky-päivä Mikkelin vanhalla kasarmialueella. Pyöreitä vuosia saavuttaneita palkittiin. 6

7 Arkistokontti Mikkelin torilla. Designarkisto-näyttely Elkan tiloissa. Asuntomessu-näyttely Elkan tiloissa. Mukana museon osastolla asuntomessuilla. Toisen asteen projektiviikko. Toisen asteen projektiviikko. ICA-SBA -konferenssi Tukholmassa. Syksyn Tyky-päivä Nordean pankkimuseossa.

8 Vuonna 2017 yhteensä 58 eri asiakasta siirsi asiakirjojaan Elkaan, osa useampaan kertaan tai eri toimipaikoistaan. Suurempia ja pienempiä luovutuksia tuli keskimäärin kaksi kertaa viikossa. Uusia asiakirjoja vastaanotettiin 2,5 kertaa enemmän kuin vuonna 2016, kaikkiaan 1103 hm. Lisäksi aineistojen mukana tuli valokuvia, karttoja, piirustuksia, äänen ja liikkuvan kuvan tallenteita sekä digitaalisia tiedostoja. Muutama suuri valokuva-arkisto nosti vastaanotettujen valokuvien määrää huomattavasti edellisvuodesta. Digitaalista aineistoa tuli enemmän kuin aikaisemmin. Vastaanottamisen yhteydessä huomattiin, että tiedostojen saattaminen tallennuskelpoiseksi on sangen työlästä. Aineistoa joudutaan seulomaan, konvertoimaan sekä selvittämään eri versioita ja sitä, mihin kontekstiin tiedostot liittyvät. Vuoden 2017 aikana aloitettiin Yksityiset Keskusarkistot ry:n toimesta suunnitella jäsenarkistojen käyttöön yhteistä ohjetta sähköisen aineiston vastaanottamiseksi. Helppokäyttöisen ja käytännönläheisen ohjeistuksen aikaansaaminen aiheesta on haastavaa, mutta kaikki, mikä auttaa asiassa, on tervetullutta. Suurempien aineistojen luovutukset vaativat ennakkovalmisteluja, kuten tutustumista aineistoon ja seulontaa. Suurempien luovutusten yhteydessä varsinkin jos kyse on muutoista yrityksissä ja liitoissa osataan melko hyvin varautua asiakirjojen siirtämiseen ajoissa. Esim. toimintavuoden aikana valmisteltiin jo vuonna 2018 tapahtuvia siirtoja. PERINTEISTÄ JA DIGITAALISTA SÄILYTTÄMISTÄ Elkan säilytystilat täyttävät asiakirjojen pysyvän säilyttämisen vaatimukset sekä rakenteellisen suojauksen että olosuhdevaatimusten (kosteus ja lämpötila) osalta. Akuuttia lisätilan tarvetta ei ole näköpiirissä. Kiinteiden piirustuskaappien muuttaminen siirtovaunuratkaisuksi ja vaakasäilytys tehostavat tilankäyttöä. Lisäksi muutostöin voidaan osia nykyisistä tiloista muuttaa arkistokäyttöön sopiviksi. Vuoden lopussa säilytyksessä oli hm asiakirjoja. Määrä sisältää myös erityisaineistot. Säilytyksessä olevan aineiston kasvu (kartunta) vuodesta 2016 oli pienempi kuin vuonna 2017 vastaanotetun aineiston määrä. Tämä johtuu aineiston tiivistymisestä järjestämis- ja luettelointityön tuloksena. Säilytyksessä olevan aineiston kokonaismäärän kasvu edelliseen toimintavuoteen verrattuna oli 3 %. Elkan digitaalisen aineiston säilyttämisen ratkaisu on osa Yksa-arkistojärjestelmää. Yksaa käyttää ja kehittää yli kymmenen suomalaista arkistoa. Varmistukset mukaan lukien Elkalla oli vuoden 2017 lopussa digitaalista aineistoa säilytyksessä yhteensä 67 teratavua. Kasvua edelliseen toimintavuoteen on 0,1 teratavua. JÄRJESTÄMINEN JA LUETTELOINTI Vuosi 2017 oli edeltävän vuoden tavoin erinomainen järjestämis- ja luettelointitoiminnan kannalta. Saimme vuoden aikana järjestettyä ja luetteloitua 1262,53 hyllymetriä asiakirjoja. Se on noin 160 hyllymetriä enemmän kuin mitä vuoden aikana otettiin uutta aineistoa vastaan. Kahden viime vuoden aikana arkistojemme järjestämisaste on saatu nostettua 55 prosentista noin 61 prosenttiin. Tätä voidaan pitää erinomaisena saavutuksena. Luetteloitu aineisto on löydettävissä arkistotietokannan kautta, ja se voidaan tilata sähköisen tilauslomakkeen avulla tutkijasaliin tai vaikka kaukolainaan toiseen arkistoon. Järjestäminen on myös perusedellytys sille, että aineisto voidaan myöhemmin digitoida. Järjestäminen ja luettelointi ovat merkittävimpiä Elkan työtehtäväkokonaisuuksista. Viime vuonna niihin käytettiin 43,6 % arkistomme työpanoksesta. Henkilötyövuosina mitattuna järjestämiseen ja luettelointiin käytettiin yhteensä kuusi henkilötyövuotta. Järjestämistyön kannalta työskentelyolosuhteemme ovat erinomaisella tasolla. Arkistonjärjestäjillä on käytössään nykyaikainen ja hyvin toimija arkistotietokanta, sähköpöytien ansiosta työpisteillä voi työskennellä joko istuen tai seisten ja käytössämme on uusimmat ISO standardin mukaiset siniharmaat arkistokotelot. Erityistä huomiota on kiinnitetty työturvallisuuteen ja erityisesti pöly- ja homeongelmiin. Jokaisella työpisteellä on ilmanpuhdistimet, ja homeisen aineiston käsittelyä varten on erillinen alipaineistettu huone, jossa sijaitsevassa alipainekaapissa homeisia aineistoja voidaan turvallisesti käsitellä. Vuoden 2017 aikana järjestettiin ja luetteloitiin yhteensä 82 arkistokokonaisuutta. Suuremmista valmistuneista järjestelytöistä mainittakoon Rautaruukin pääkonttorin arkisto, Kemijoki Oy:n arkisto, Yleisradion radioarkistot, Työeläkevakuuttajien arkisto ja Keskon arkisto. Päätökseen saatiin myös monivuotinen lakkautettujen Säästöpankkien järjestämisprojekti. Yhä käynnissä olevista järjestämishankkeista suurin on noin seitsemän ja puoli vuotta kestävä Nordean historiallisten arkistojen järjestämisprojekti, joka on tällä hetkellä noin puolivälissä. SAATAVUUTTA JA KÄYTTÖÄ EDISTÄVÄT PALVELUT Saatavuutta ja käyttöä edistävät palvelut voi jakaa kahteen pääryhmään: perinteisiin, analogisiin, tietopalveluihin ja uudempiin, digitaalisiin, jakelupalveluihin. Perinteisen tietopalvelun muotoihin lukeutuvat tutkijasalipalvelu, kaukolainapalvelu sekä maksullisten selvitysten laatiminen. Monien muiden arkistojen tavoin Elkassa perinteisen tietopalvelun suoritemäärät eivät ole 2010-luvulla kääntyneet laskusuuntaan. Oletettavasti syynä on se, että tietoisuus Elkan aineis- 8

9 toista ja palveluista on samaan aikaan lisääntynyt, ja sen vuoksi olemme tavoittaneet runsaasti uusia asiakkaita. Esimerkiksi tutkijasalikäynnit ja tiedustelut ovat viime vuosina olleet kasvusuunnassa, ja kaukolainojen osalta tilanne on yksittäisiä huippuvuosia lukuun ottamatta pysynyt melko vakaana. Digitaalisten palveluiden keihäänkärjeksi on nostettu Aikakone-sivusto sekä sosiaalisen median palvelut, ennen kaikkea Facebook, Youtube ja Pinterest. Niiden avulla voidaan tavoittaa suuria ihmisjoukkoja ja tarjota heille maistiaisia Elkassa säilytyksessä olevista aineistoista. Aikakone, Facebook, Youtube ja Pinterest ovat digitaalisia näyteikkunoita, joiden avulla esittelemme, mitä on tarjolla. Niistä syvempää tietoa tarvitsevat asiakkaat pyritään johdattelemaan arkistotietokantaan. Arkistotietokannassa on vapaasti katsottavissa ja kuunneltavissa jo noin valokuvaa, piirustusta, äänitettä ja liikkuvan kuvan tallennetta. Sen lisäksi kirjautuneille käyttäjille voidaan esittää käyttörajoitettua tai tekijänoikeussyistä ei-julkisesti katseltavaa aineistoa noin tiedoston verran. Näistä noin kpl on monikymmensivuisia PDF-tiedostoja, joten luettavaakin riittää jo satojentuhansien sivujen verran. Arkistotietokanta sisältää myös kaikkien aineistojemme kuvailu- ja luettelointitiedot. Järjestelmän avulla voi tehdä sähköisen asiakirjatilauksen joko Elkan tutkijasaliin tai kaukolainaksi johonkin muuhun arkistoon. DIGITOINTI Vuonna 2017 Elkan digitoinnin painopiste oli edelleenkin valokuvissa, vaikka viime vuosina skannerikalustoa on pyritty laajentamaan muunkin aineiston digitointiin soveltuvaksi. Vuoden 2015 alussa saimme A1-kirjaskannerin ja vuoden 2016 marraskuussa vielä suuremman A0-kirjaskannerin. Niillä voi digitoida paitsi sidoksia niin myöskin suurikokoisia piirustuksia, julisteita ja karttoja. Suuremmista digitoidusta kokonaisuuksista voidaan mainita vaikkapa Forssa Oy:n arkistoon kuuluva Axel Wilhelm Wahrenin kirjeenvaihto vuosilta Vuoden aikana digitoitiin valokuvia 4593 kappaletta, joista 284 asiakkaiden toimeksiannoista. Asiakirjoja digitoitiin , joista asiakkaiden toimeksiantoja oli 963. Yhteensä vuoden aikana digitoitiin tiedostoa. Se on noin kolmanneksen vähemmän kuin vuonna Syy tähän laskuun on se, että digitointiin käytettiin vähemmän henkilöresursseja kuin vuotta aikaisemmin. VIESTINTÄ Elkan viestintä tapahtui toimintavuoden aikana pääsääntöisesti digitaalisia jakelukanavia hyödyntäen. Digitaalinen jakelu on nopea ja kustannustehokas tapa viestiä, ja sen avulla voidaan helpoiten tavoittaa suuri yleisö. Varsinkin sosiaalisen median hyödyntäminen on keskeisessä roolissa, kun tuomme esille Elkan aineistoja ja palveluita. Facebookissa olemme varmastikin Suomen aktiivisin arkisto, ja vuonna 2017 saavutimme sen kautta 1,58 miljoonaa katselukertaa. Facebookin lisäksi myös Elkan Youtube-kanava sekä Pinterest-sivusto keräävät suuren määrän katsojia. Aktiivinen toiminta sosiaalisessa mediassa on varmastikin ollut osasyynä Internet-sivujemme lisääntyneeseen käyttöön. Sivujen kävijämäärä on kasvanut vuoteen 2016 verrattuna 14 % ja vuoteen 2015 verrattuna peräti 53 %. Kohdennettua viestintää on hoidettu edellisien vuosien mallin mukaisesti eri-uutiskirjepalvelua hyödyntäen. Palvelun kautta lähetettiin vuonna 2017 kuusi Elkan uutiskirjettä ja kuusi Designarkiston uutiskirjettä. Uutiskirjeissä kerrottiin ajankohtaisista tapahtumista, näyttelyistä, uusista arkistoluovutuksista sekä valmiiksi saaduista järjestämis- ja digitointitöistä. Tiedotuslehti Eemeli ilmestyi vuonna 2017 kaksi kertaa. Eemelillä on uskollinen noin 600 tilaajan lukijajoukko, jolta olemme saaneet aina erittäin myönteistä palautetta lehden sisällöstä. Eemelin ja uutiskirjeen tilaajat ovat Elkan käyttäjäasiakkaiden ydinjoukko, josta on syytä pitää hyvää huolta. KEHITTÄMISTOIMINTA Elkan strateginen visio on seuraava: Visiomme on olla keskeisin ja tunnetuin elinkeinoelämän asiakirjallisen tiedon tallennuspaikka Suomessa. Pidämme tärkeänä, että tallennettu tieto on mahdollisimman laajasti ja helposti saavutettavissa. Vision toteuttamisen ytimessä on sekä tunnettavuuden että digitaalisten palvelujen lisääminen. Viestinnän vaikuttavuuden mittaaminen on hankalaa, mutta yleistuntuma on, että panostaminen viestintään on lisännyt Elkan yleistä tunnettavuutta ja näkynyt myös uusina asiakaskontakteina. Digitaalisen aineiston säilyttäminen on hyvällä tasolla. Sen sijaan kehittämistä on saada digitaalisen aineiston vastaanottaminen sekä Elkan että luovuttajan kannalta mahdollisimman yleispäteväksi ja vähätöiseksi. Perinteisten asiakirjojen digitointi ja kuvailun kehittäminen parantavat aineistojen käytettävyyttä. Kehittämislistalla on digitoinnin integroiminen osaksi järjestämis- ja luettelointityötä, sillä tässä vaiheessa on tuoreessa muistissa aineistojen tietosisältö, mikä helpottaa digitoitavan aineiston valintaa ja kuvailua. Pitemmällä aikavälillä voitaneen pohtia vastaanotettujen paperi- tms. aineiston kohdalla ns. korvaavaa digitointia eli vastaanotetun aineiston säilyttämistä ainoastaan digitaalisessa muodossa. Kertomusvuoden lopussa valmistui Share Point -alusta, joka toimii Elkan oman sähköisen tiedonhallinnan välineenä. Vuoden 2017 aikana myös jatkettiin vastaanotettujen ja digitoinnin tuloksena syntyneiden tiedostojen siirtämistä vanhalta palvelimelta YKSA-arkistojärjestelmään. 9

10 10

11 Varkauden museon kanssa vuoden 2015 lopulla käynnistynyt Laivadata-projekti saatiin valmiiksi helmikuussa Projektissa yhdistettiin sekä Elkassa että Varkauden museossa säilytyksessä olevien Ahlströmin (aik. Wahlin) telakan rakentamien laivojen asiakirjojen metatiedot ja digitoidut aineistot yhdeksi tietokannaksi. Tietokanta julkaistiin helmikuun alussa 2017 Varkaudessa. YHTEISTYÖ Elka oli kertomusvuoden aikana mukana kansallisissa ja paikallisissa yhteistoiminnoissa. Jarmo Luoma-aho kuului vuoden 2017 lopussa lakkautetun kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) ohjausryhmään. Rajapinnan rakentaminen YKSA-arkistojärjestelmän ja KDK:n ylläpitämän Finna-palvelun välille ei edennyt vuoden aikana. Toiveena on, että rajapintaan liittyvät ongelmat saataisiin ratkaistua. Arkistosektorin yhteistoiminnan tuloksena valmistuivat uudistettu indikaattoripohja ja htv-lomake vuoden 2017 alussa. Samoihin aikoihin viimeisteltiin valtionapuarkistojen, Kansallisarkiston ja Musiikkiarkiston yhteinen hankintapolitiikka käyttövalmiiksi. Yhteisen hankintapolitiikan perusideana on kuvata millaisten organisaatioiden asiakirjoja kukin arkisto ottaa vastaan. Elkan osalta kohderyhmä on selkeä, eikä tulkinnallisuutta asiakirjojen sijoituspaikasta juurikaan ole esiintynyt. Kulttuuriperinnön pelastuksen ABC -hankkeesta (Pela ABC) kerrottiin tarkemmin aiemmin. Pelan lopputulema ei ehkä ollut aivan sitä, mitä Elka hankkeelta toivoi. Viitteitä kuitenkin on, että Elka ja museo voivat keskenään sopia saman organisaation aineistojen vastaanottamisesta tavalla, joka tyydyttää molempia osapuolia. Mikkelissä monet tiedonhallinnan tutkimus- ja kehittämiskohteet ovat keskittyneet digitaalisen tiedonhallinnan tutkimus- ja kehittämiskeskus Digitalian sateenvarjon alle. Digitaaliset aineistot käyttöön -hankkeen ohjausryhmässä Elkaa edusti Olli Alm. Lisäksi Elka on osallistunut Mikkelin museon, kirjaston ja arkistotoimijoiden epävirallisiin kamut-tapaamisiin, joissa organisaatiot kertovat ajankohtaisista asioistaan. Suomi 100 vuotta -teeman liittyen Elka oli mukana kahdessa tapahtumassa. Yhteistyössä juhlavuoden Etelä-Savon toimikunnan, Mikkelin museoiden ja Elkan kanssa syntyi yhteinen messuosasto Mikkelin asuntomessuille. Rivitalokohteessa laskettiin kävijää. Toimijat jatkoivat yhteistyötään syksymmällä. Mikkomarkkinoille valmistui vitriininäyttely, jossa kuvin esiteltiin torin historiaa. Suunnittelun yhteydessä tuli esille ajatus vuoden 2017 arkistojen päivän pitämisestä torilla. Myös Kansallisarkiston Mikkelin toimipiste ja Karjala-tietokantasäätiö kiinnostuivat lähtemään mukaan Mikkomarkkinoille. Keskustan kehittämisyhdistys Mikke ry:n ja Mikkelin kaupungin myötävaikutuksella saatiin käyttöön lämmitettävä näyttelykontti. Lämmöstä olikin hyötyä koleina ja sateisina lokakuun päivinä. Elka on edelleen ollut mukana yhteisöjäsenenä Liikearkistoyhdistys ry:ssä, Yksityiset Keskusarkistot ry:ssä ja International Council of Archives ICA:n yritysarkistojaostossa Section of Business Archives (SBA). Kertomusvuoden aikana Olli Alm oli jäsenenä Liikearkistoyhdistyksen hallituksessa sekä koulutusja viestintätoimikunnissa. Yhdessä muiden Yksityiset Keskusarkistot ry:n jäsenarkistojen kanssa Elka oli mukana Espoon valtakunnallisilla sukututkimuspäivillä ja Vantaan Kuulutko sukuuni -tapahtumassa. Lisäksi Elka osallistui jäsenarkistojen kokouksiin ja oli mukana yhteisen sähköisen arkistoinnin ohjeen suunnittelussa. SBA järjesti huhtikuussa Tukholmassa kaksi päiväisen seminaarin. Sen keskeinen teema oli yrityksen historian hyödyntäminen brändin rakentamisessa ja arkiston rooli siinä. Muutoin SBA:n jäsenet pitivät yhteyttä sähköpostitse. Elka on ollut yhteisöjäsenenä Etelä-Savon kauppakamarissa, Suomen Linja-autohistoriallisessa Seurassa ja Teollisuusperintöseurassa sekä henkilöjäsenyyksien kautta Suomen Taloushistoriallisessa Yhdistyksessä, Tekniikan Historian Seurassa ja Arkistoyhdistyksessä. Jarmo Luoma-aho toimii myös The European Association for Banking and Financial History EABH:n yhtenä Suomen kirjeenvaihtajana. KOULUTUS JA SEMINAARIT Vuoden 2017 aikana Elka järjesti koulutusta sekä aineistojen luovuttajille että käyttäjille. Pääpaino oli opastamisessa Elkan asiakirjojen käyttöön. Kohderyhminä olivat mm. sukutukijat, opiskelijat ja koululaiset. Yhteensä koulutustilaisuuksiin osallistui 334 henkilöä. NÄYTTELYT, TAPAHTUMAT JA VIERAILUT Elka järjesti itse tai oli mukana muiden kanssa järjestämässä kymmentä näyttelyä. Näyttelyjä oli sekä Elkan tiloissa että muualla erilaisissa tapahtumissa. Tutustujien määrää on vaikeaa arvioida asuntomessujen tapaisissa yleisötapahtumissa, mutta niiden kohdalla kuitenkin voitaneen puhua tuhansista henkilöistä. Muiden näyttelyjen kävijämäärä oli yhteensä liki 1000 henkilöä. Elkaan tutustumassa kävi viisi ryhmää. Tosin moneen esim. koulutustapahtumaan kuului myös lyhyt kierros arkiston tiloissa. 11

12 DESIGNARKISTO Toiminta lyhyesti Suomalaisen muotoilun ja suunnittelun aineistojen kerääminen ja käytettävyyden edistäminen tutkimusja opetustoiminnassa ovat Designarkiston ydintoimintaa. Vuoden aikana muotoiluaineistoja vastaanotettiin kahdeksalta eri luovuttajalta yhteensä lähes 30 hyllymetriä. Vastaanotettuja asiakirjoja myös järjestettiin, luetteloitiin ja kuvailtiin tutkijapalvelua varten, ja useita satoja asiakirjoja digitoitiin ja tallennettiin arkistotietokantajärjestelmään. Aineistoa tuotettiin vuoden aikana runsaasti myös arkiston omille julkaisukanaville ja näyttelyihin. Yksi vuoden tärkeistä painopistealueista Designarkiston toiminnassa oli muotoilukasvatus. Vuosia jatkunut yhteistyö mikkeliläisten koulujen ja oppilaitosten kanssa tiivistyi entisestään. Satoja koululaisia ja opiskelijoita osallistui toimintavuoden aikana Designarkiston työpajoihin tutustuen muotoiluun ja muotoilijoiden työmenetelmiin. Suomalaisen muotoilun ja suunnittelun valtakunnallisesta erikoisarkistosta on kasvanut laaja-alaista osaamista tukeva oppimisympäristö. Designarkisto tekee toiminnallaan muotoilua ja muotoilijoiden työtä tunnetuksi ja avaa siten uusia tapoja ymmärtää muotoilun merkitystä ja kulttuuriperinnöllistä arvoa. Tästä hyvänä esimerkkinä on vuoden 2017 suurponnistus, uusi Design is thinking -verkkonäyttely, joka pureutuu luovan työn taustoihin ja nostaa esille oman alansa huippuosaajia. Designarkisto työllisti toimintavuoden aikana yhden palkatun päätoimisen työntekijän. Tätä tietopalvelusihteerin tehtävää hoiti filosofian maisteri Sari Muinonen. Talous Designarkiston toiminnan kokonaiskulut vuonna 2017 olivat ,84. Opetus- ja kulttuuriministeriön erityisavustusta saatiin Menojen ylitys (8 403,84 ) katettiin Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston säätiön omarahoitusosuudella. AINEISTOJEN HANKINTA Hankintapolitiikkansa mukaisesti Designarkisto kerää systemaattisesti talteen suomalaiseen muotoiluun ja käyttäjälähtöiseen suunnitteluun liittyviä asiakirjoja ja esineitä muotoilijoilta, suunnittelutoimistoilta sekä yrityksiltä. Tavoitteena on tallentaa tulevaisuuden tutkimuskäyttöä varten muotoiluprosessien aikana syntyneet aineistot mahdollisimman täydellisinä aina ensimmäisistä luonnoksista valmiiseen tuotteeseen asti. Vastaanotettava arkistomateriaali koostuu suunnittelijan tuotesuunnitteluprosessin eri vaiheista syntyvistä aineistoista, mutta myös suunnittelijoita itseään koskevat henkilöasiakirjat pyritään tallettamaan muotoiluarkistoon. Vuoden 2017 aikana arkiston hankintapolitiikassa panostettiin erityisesti työuraansa lopettamassa oleviin graafisiin suunnittelijoihin, jotta heidän arvokas suunnittelutyönsä saataisiin talteen. Heitä lähestyttiin sekä henkilökohtaisilla kirjeillä että Visuaalisen viestinnän suunnittelijoiden järjestön, Grafia ry:n kautta tiedottamalla. Vuoden aikana Designarkisto vastaanotti arkistoaineistoja kahdeksalta eri luovuttajalta yhteensä 28,23 hyllymetriä. Uusia aineistoluovuttajia olivat muotitaiteilija Kirsi Maunulan perikunta sekä graafiset suunnittelijat Esa Ojala ja Pekka Loiri. Lisäksi arkistoaan täydensivät graafinen suunnittelija Kari Piippo, teolliset muotoilijat Jukka Vaajakallio, Ulla-Kirsti Junttila ja Juhani Salovaara sekä Grafia ry Vuoden huiput kilpailutöillään. Vastaanotetut aineistot vuonna 2017: Kirsti Maunula Esa Ojala Pekka Loiri Kari Piippo Oy Jukka Vaajakallio Ulla-Kirsti Junttila Juhani Salovaara Vuoden huiput 2016 Yhteensä 3,2 hm 16,05 hm 0,16 hm 0,5 hm 2,5 hm 3,2 hm 0,7 hm 1,92 hm 28,23 hm Tekstiasiakirjojen lisäksi aineistoluovutukset sisälsivät runsaasti myös suunnitteluprosesseihin liittyviä piirustuksia, valokuva-aineistoja ja esineitä, kuten prototyyppejä ja valmiita lopputuotteita. Vastanotetut erityismateriaalit vuonna 2017: Piirustukset Valokuva-aineistot Esineet kpl kpl 69 kpl Kokonaisuudessaan vuoden 2017 lopussa Designarkistossa oli säilytyksessä: Asiakirjoja ja esineitä Valokuvia ja negatiiveja Piirustuksia 135,70 hm kpl kpl 12

13 Aineistojen käytettävyyden edistäminen Toimintavuoden aikana järjestettiin teollinen muotoilija Ulla-Kirsti Junttilan sekä sisustusarkkitehti Peter von Knorringin arkistot. Myös muotoilutoimisto Bestform Oy:n arkiston järjestäminen saatiin alkuun. Arkistojen järjestämisen yhteydessä asiakirjat siirrettiin arkistokelpoisiin säilytysvälineisiin, luetteloitiin ja kuvailtiin arkistotietokantajärjestelmään. Designarkistossa on panostettu toiminnan alusta lähtien digitaalisuuteen niin aineistojen hallinnassa kuin jakelussakin. Digitaalisuus tuo merkittävän lisäarvon arkiston toimintaan lisäten muotoilun saavutettavuutta. Se mahdollistaa tiedon tuomisen kaikkien saataville arkistotietokannan ja verkkosivujen välityksellä ajasta ja paikasta riippumatta. Tämän lisäksi digitoiminen säästää alkuperäisiä arkistokappaleita, sillä aineistojen käyttö ja jakelu tapahtuvat Designarkistossa pääosin digitaalisessa muodossa. Vuoden 2017 aikana Designarkiston aineistosta digitoitiin sekä valokuvia (94 kpl) että piirustuksia (232 kpl). Digitoidut aineistot tallennettiin arkistotietokantaan, jossa ne ovat kaikkien tutkittavissa internetin välityksellä. Näitä aineistoja on hyödynnetty esimerkiksi viestinnässä ja näyttelytoiminnassa. Muotoilukasvatus ja oppilaitosyhteistyö Designarkiston toiminnassa tärkeänä kohderyhmänä ovat alusta lähtien olleet lapset ja nuoret, joille suunnatut näyttelyt ja muotoilukasvatus ovat merkittävä osa arkiston toimintaa. Yhteistyö koulujen kanssa on avannut oppilaille mahdollisuuksia uuden oppimiseen ja muotoilun ymmärtämiseen. Huhtikuussa järjestetty mikkeliläisten toisen asteen koulujen projektiviikko toi viisikymmentä nuorta tutustumaan Designarkistoon. Ristiinan lukion järjestämän Design Suomi -kurssin osallistujat tutustuivat vierailunsa aikana arkiston aineistoihin ja osallistuivat työpajaan. Suomen lähihistoriaa käsitelleen Torppareista hipstereihin -kurssin opiskelijoille järjestettiin Designarkistossa projektiviikon aikana muotoilun teemapäivä. Päivän aikana opiskelijat perehtyivät muotoiluun ja muotoilijan työhön niin Designarkistosta poimittujen käytännönesimerkkien kuin erilaisten harjoitustehtävienkin kautta. Syyskuussa Designarkisto osallistui jo neljättä kertaa Mikkeli Art & Design Week -tapahtumaan järjestämällä mikkeliläisille koululaisille ja opiskelijoille suunnattuja muotoilukasvatustyöpajoja. Viikon aikana lähes parisataa oppilasta pääsi suunnittelemaan muotoilija Elisa Savolaisen johdolla tulevaisuuden tuotteita. Työpajoissa ideoitiin, millainen Suomi on vuonna 2117, millaisia ihmiset silloin ovat ja millaisia tuotteita he käyttävät. Oppilaiden tehtävänä oli tutustua Designarkiston Suomalainen muoto 100 vuotta -näyttelyn tuotteisiin ja suunnitella valitsemastaan tuotteesta sadan vuoden päähän kolme erilaista versiota ja piirtää tuotteen käyttötilanne. 13 Yhteensä koululaisia ja opiskelijoita tutustui Designarkistoon seuraavasti: Peruskoululaiset Toisen asteen opiskelijat Ammattikorkeakouluopiskelijat Yhteensä 57 henkilöä 50 henkilöä 30 henkilöä 237 henkilöä Valtakunnallisen ulottuvuuden muotoilukasvatukseen tuo Designarkiston verkkosivuilta ladattavissa oleva ilmainen muotoilukasvatusaineisto. Peruskoulujen opetuskäyttöön tarkoitettu materiaali on laadittu Designarkiston ja Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston arkistoaineistojen pohjalta, ja se tarjoaa opettajille apuvälineen muotoilun opetukseen. Muotoilutehtävät tutustuttavat oppilaat muotoilijoiden työhön ja työvälineisiin, ja niiden tavoitteena on antaa työkaluja luovaan ongelmanratkaisuun, ideoiden tuottamiseen, kehittämiseen ja esittämiseen. Tarkoituksena on myös esitellä suomalaiseen muotoiluun liittyviä arkistoaineistoja. Design is thinking -verkkonäyttely Designarkisto julkaisi marraskuussa uuden verkkonäyttelyn, joka on osa Designarkiston tavoitetta avata suurelle yleisölle luovan työn taustoja ja tehdä siten muotoilusta inhimillistä ja lähestyttävää. Design is thinking on ainutlaatuinen yhteisnäyttely, joka esittelee suomalaisen graafisen suunnittelun kansainvälisesti menestyneiden huippunimien suunnittelutöitä. Näyttelyssä Pekka Loiri, Kari Piippo ja Erkki Ruuhinen kertovat töidensä taustalla vaikuttavasta ajattelusta ja suunnittelutöiden syntyprosessista. Näiden kertomusten avulla työt avautuvat katsojille uudella tavalla. Verkkonäyttelyn suunnittelu ja toteuttaminen oli lähes koko vuoden kestänyt projekti. Suunnittelutyö alkoi tammikuussa, ja viimeisten testausten ja korjausten jälkeen näyttely oli julkaisuvalmiina Näyttelyn sisällön suunnittelusta vastasi Designarkiston tietopalvelusihteeri Sari Muinonen yhteistyössä näyttelyssä mukana olevien graafisten suunnittelijoiden kanssa. Näyttelyn ulkoasun suunnitteli Ilpo Aalto mainostoimisto Aalto Oy:stä ja teknisen toteutuksen teki Jussi Sinkko digitoimisto Verkkoverstaasta. Näyttelytoiminta ja tapahtumat Designarkistolla on näyttelytila Elkan aulassa, jossa on vuoden aikana ollut esillä arkiston tutkija-asiakkaille ja vierailuryhmille kohdennettuja vaihtuvia näyttelyitä. Alkuvuonna aulassa oli esillä Chairmania-näyttely, joka oli läpileikkaus kalustesuunnittelija Timo Saarnion neljäkymmentävuotisesta urasta. Suomen juhlavuosi huomioitiin Designarkistossa, kun syyskuussa aulatilassa avautui Suomalainen muoto 100 vuotta -näyttely, joka juhlisti satavuotiaan Suomen menestyksekästä muotoiluhistoriaa. Nämä näyttelyt keräsivät yhteensä reilut 350 katsojaa.

14 Design is thinking -verkkonäyttelyn ilmettä. 14

15 Kesäkuussa Designarkisto osallistui Elkan Kansainvälisen arkistojen päivän tapahtumaan muotoiluarkiston aineistoja esittelevällä näyttelyllä. Tämän lisäksi Designarkisto oli esillä yhdessä muiden Mikkelin arkistoalan toimijoiden kanssa lokakuussa Mikkelin torilla järjestetyillä Mikkomarkkinoilla. Designarkiston aineistoja oli syyskuussa esillä myös Helsingin Messukeskuksessa Habitare-messuilla. Suomen johtavassa designtapahtumassa oli mukana Design Forum Finlandin tuottama Juhani Salovaaran Kaj Franck -muotoilupalkintonäyttely, jossa oli esillä useita Designarkistolle luovutettuja esineitä ja asiakirjoja. Habitare-messuilla tehtiin myös tunnetuksi Designarkiston toimintaa muotoilualan kouluille ja käytiin neuvotteluja mahdollisesta yhteistyöstä oppilaitosten kanssa. Viestinnässä panostettiin myös lehdistöön. Ornamon lehdissä oli Designarkiston ilmoitus sekä artikkeli, joka käsitteli Designarkiston roolia oppimisympäristönä. Design is thinking -verkkonäyttelyn julkaisusta kirjoitettiin useissa viestinnän ja graafisen alan julkaisuissa. Lisäksi paikallinen media uutisoi näkyvästi Mikkeli Art & Design Weekistä, jonka yhtenä tapahtumajärjestäjänä myös Designarkisto oli mukana. Verkkosivulataukset: Design is thinking -verkkonäyttely Facebook: Facebook-tykkäämiset 305 Facebook-päivitysten katselukerrat Viestintä ja yhteistyö Toimintavuoden aikana Designarkisto teki viestinnässä tiivistä yhteistyötä muotoilukentän toimijoiden kanssa. Teollisuustaiteen Liitto Ornamon sekä Grafia ry:n jäseniä tiedotettiin säännöllisesti arkiston ajankohtaisista tapahtumista. Lokakuussa Lahden Seudun Kehitys LADEC Oy:n tapahtumassa esiteltiin Designarkiston toimintaa ja palveluita Lahti Design -verkoston jäsenille. Myös muotoilualan koulujen opettajia lähestyttiin henkilökohtaisilla tiedotteilla, joissa kerrottiin Designarkiston opiskelijoille tarjoamista palveluista. Paikallista yhteistyötä Mikkeli Art & Design Weekin osalta tehtiin eteläsavolaisen luovien alojen yhdistyksen DeSavo ry:n kanssa. Designarkistosta tehtiin myös vuoden 2017 aikana esittely Mikkelin kaupungin kulttuuripalveluiden tuottamalle Kulttuurireitit-nettisivustolle, jossa esitellään Mikkelin kulttuurin käyntikohteita. Arkiston omille julkaisukanaville tuotettiin vuoden aikana runsaasti materiaalia. Designarkiston verkkosivuille lisättiin suosittuja muotoilutarinoita ja muotoilijaesittelyitä sekä kerrottiin arkiston ajankohtaisista tapahtumista. Elkan ylläpitämälle Aikakone-verkkosivulle luotiin sisältöä hyödyntäen Designarkiston aineistoja, ja Elkan kaksi kertaa vuodessa ilmestyvässä tiedotuslehti Eemelin molemmissa numeroissa kerrottiin Designarkiston toiminnasta. Muotoiluarkiston ajankohtaisista asioista tiedotettiin myös neljä kertaa tilaajille lähetetyssä uutiskirjeessä. Designarkiston Facebook-sivu kasvatti toimintavuoden aikana katselukertojen määrää kolmanneksella edellisvuoteen verrattuna. Facebook-sivulla tiedotettiin ajankohtaisista asioista ja tapahtumista sekä esiteltiin arkistoaineistoja ja jaettiin linkkejä. Myös Elkan Pinterest-sivulle lisättiin Designarkiston aineistoja.

16 HENKILÖKUNTA Keskusarkistotoiminta Alm Olli, tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö Asikainen Ulla, tietopalvelusihteeri Finnilä Arja, tietopalvelusihteeri Halminen Raili, tietopalvelusihteeri Junter Leena, digitoija Kortekallio Anneli, tietopalvelusihteeri Laakkonen Rauno, tietopalvelusihteeri Lehtonen Jari, it-asiantuntija Liukkonen Jukka, tietopalvelusihteeri Luoma-aho Jarmo, arkistonjohtaja Roivas-Alm Elina, tietopalvelusihteeri Seppänen Sirpa, tietopalvelusihteeri Strömberg Heljä, tietopalvelusihteeri Vilén Tommi, arkistomestari Designarkisto Muinonen Sari, tietopalvelusihteeri AINEISTOJEN LUOVUTTAJAT Alko Oy Altimistit Anttila Oy konkurssipesä Auvinen Mauri Bioenergia ry Creutz Christian Elinkeinoelämän keskusliitto EK Elinkeinoelämän tutkimuslaitos Etla FINVA Finanssikoulutus Oy Fortum Oyj Grafia ry Hiltunen Kirsti Junttila Ulla-Kirsti K.H.Renlundin museo Kahri Tapani Kari Piippo Oy Kemianteollisuus ry Kemira Oyj Keskinäinen vakuutusyhtiö Suomi Kirjonen Juhani K-Market Oy Laukkanen Seija Lihakeskusliitto/Liha-lehti Lindström Oy Linja-autoliiton Lounais-Suomen osasto ry Loiri Pekka Martin Annele Matkahuolto, Savonlinna Maunula Timo Metsäteho Oy Mikkelin leiritytöt Monni Orvar Männistö Pertti Nousiainen Pentti Ojala Esa Oras Oy Outokumpu Panimoteollisuusliitto ry Perttula Hannu perikunta Protacon Technologies Ltd Protan Oy Raitamaa Ulla-Riitta Salo Merja Salovaara Juhani Schering Tuomo Setälä Ulla Stora Enso Oyj Suomen Tieyhdistys ry Säästöpankkiliitto osk. Taloudellinen Tiedotustoimisto Teknologiateollisuus ry Vaajakallio Jukka Vaisala Oyj Valmet Technologies, Tampere YIT Oyj Yleisradio Oy Yleisradio Oy Ylivieskan kotiseutuarkisto Yos! Yrittäjyyden Tuki ry 16

17

18 TILASTOT 2017 Säilytyksessä oleva aineisto Kokonaismäärä (sisältää myös erityisaineistot) ,79 hm Valokuvat kpl Äänitteet kpl tuntia Elävä kuva kpl tuntia Julisteet, kartat, piirustukset kpl Digitaalinen aineisto 67 teratavua Kartunta (vähennettynä poistot ja tiivistyminen) 957,63 hm Aineiston vastaanottaminen Keruutoiminta 1 kpl Kokonaismäärä (sisältää myös erityisaineistot) hm Valokuvat kpl Äänitteitä 44 kpl 32 tuntia 18

19 Elävä kuva 431 kpl 142 tuntia Julisteet, kartat, piirustukset kpl Digitaalinen aineisto 0,1 teratavua Järjestäminen, luettelointi, kuvailu ja digitointi Järjestetyt ja luetteloidut arkistot 82 kpl 1262 hm Digitoinnin tuloksena syntyneiden tiedostojen määrä kpl Tutkija- ja asiakaspalvelu Tutkijakäynnit 616 kpl Tutkijasaliin toimitetut arkistoyksiköt kpl Kaukolainat 27 kpl Kaukolainatut arkistoyksiköt 229 kpl Tiedonhaut (s-posti, kirje ja puhelin) 631 kpl Toimitetut av-jäljenteet 10 kpl Toimitetut kuvajäljenteet kpl Toimitetut muut jäljenteet 137 kpl Sähköiset palvelut Käynnit kokoelmiin liittyvissä palveluissa kpl Viestintä Kotisivut kpl Artikkelit 3 kpl Verkkolehti Eemeli 2 ilmestymiskerrat Arkiston esittelyt 5 kpl 67 osallistujat Uutiskirje 6 jakelukerrat Näyttelytoiminta Perinteiset näyttelyt 10 kpl Verkkonäyttelyt 3 kpl Koulutus, neuvonta ja ohjaus Koulutus luovuttajille - koulutettujen määrä 8 henkilöä - luentotunnit 3 tuntia Koulutus käyttäjille - koulutettujen määrä 326 henkilöä - luentotunnit 16 tuntia Neuvonta ja ohjaus 52 kertaa Henkilöstö Vuoden aikana työsuhteessa olleet 15 henkilöä Tehty työmäärä 15 htv 19

20 Tutkijantie Mikkeli Asiakaspalvelu Sähköposti e-posti@elka.fi