SISÄLTÖ. YLEn arkiston vaaleanpunaisia uutisia ARKISTONJOHTAJALTA... 3 VIESTINTÄ HALLINTO... 4 KEHITTÄMISTOIMINTA YHTEISTYÖ...

Transkriptio

1 TOIMINTAKERTOMUS

2 YLEn arkiston vaaleanpunaisia uutisia SISÄLTÖ ARKISTONJOHTAJALTA HALLINTO HENKILÖSTÖ TALOUS AINEISTON HANKINTA SÄILYTTÄMINEN JÄRJESTÄMINEN JA LUETTELOINTI.. 8 SAATAVUUTTA JA KÄYTTÖÄ EDISTÄVÄT PALVELUT DIGITOINTI VIESTINTÄ KEHITTÄMISTOIMINTA YHTEISTYÖ KOULUTUS JA SEMINAARIT NÄYTTELYT, TAPAHTUMAT JA VIERAILUT DESIGNARKISTO HENKILÖKUNTA VASTAANOTETUT AINEISTOT TILASTOT

3 ARKISTONJOHTAJALTA Elkan 36. toimintavuosi oli myös juhlavuosi. Toukokuun 2. päivänä tuli kuluneeksi 35 vuotta siitä, kun arkisto avattiin ensi kerran yleisölle. Elkan toiminnan käynnistämistä edelsi vuonna 1975 voimaan tullut yksityisarkistojen valtionapulaki ja sitä seurannut noin viiteen vuoteen venynyt keskusarkiston synnytys. Elkan säätiö perustettiin vuonna 1979, ja sen jälkeen päästiin nopeasti konkreettisiin toimiin Mikkelissä, jonne keskusarkisto sijoitettiin kaupungin suosiollisella tuella. Merkkivuotta vietettiin työn merkeissä ja tuloksellisesti. Uutta aineistoa tosin otettiin vastaan edellisvuotta vähemmän. Tilastot osoittavat, että määrä vaihtelee huomattavastikin vuosien välillä. Yksi syy siihen on se, että suurempien arkistojen siirtojen esivalmistelut saattavat kestää erinäisistä syistä johtuen vuoden ja joskus pidempäänkin. Myös vuonna 2016 pohjustettiin seuraavan vuoden aikana tapahtuvia siirtoja. Ennusmerkit näyttäisivätkin, että vuonna 2017 Elkaan tulisi asiakirjoja huomattavasti enemmän kuin vuonna Yritysten toimintaympäristö on muuttunut digitaaliseksi. Elka on jo ottanut säilytykseen digitaalista aineistoa, mutta sekalaisten eri ajoilta olevien tiedostojen käsittely on osoittanut työlääksi. Jatkossa tarvitaan kehittyneempiä tapoja ottaa digitaalista aineistoa vastaan. Asiassa otettiin haparoivia askelia vuoden aikana, mutta työsarkaa on vielä kynnettävänä, jotta suunnitelmat saadaan käytäntöön. Jarmo Luoma-aho arkistonjohtaja, säätiön asiamies Erityisesti arkistojen järjestäjillä on syytä juhlaan merkkivuoden saavutuksistaan. Jos ei oteta huomioon sota-arkiston kunnostusprojektia, koskaan aikaisemmin ei Elkan historiassa ole järjestetty ja luetteloitu niin suurta määrää aineistoa kuin kertomusvuonna. Liki 1300 hyllymetrin asiakirjamäärän käsittely on huikea teko. Ahkerien käsien lisäksi saavutusta edesauttoi se, että järjestämis- ja luettelointityöhön voitiin laittaa lisää henkilöresursseja. Kiitokset tästä kuuluvat yrityksille ja elinkeinoelämän organisaatioille, jotka ovat kiitettävästi osallistuneet aineistojensa käsittelykulujen kattamiseen. Aineiston vastaanottaminen Elkaan varmistaa tietojen säilymisen. Asiakirjojen järjestäminen ja luettelointi sekä digitointi puolestaan helpottavat säilytyksessä olevien arkistojen käytettävyyttä. Tavoitteena on tarjota Elkassa olevia aineistoja erilaisia digitaalisia palveluja hyödyntäen ja kohderyhmien käyttötarpeet huomioiden. Tässä toiminnassa oma aktiivisuus on olennainen tekijä. Jos suuri yleisö ei kävele arkiston ovista sisään, mennään sinne missä suuri yleisö on someen. Valittu linja on osoittautunut onnistuneeksi, eikä perinteinen tutkijapalvelukaan näyttäisi olevan hiipumassa. Ehkä tietoisuuden lisääntymisellä Elkan palveluista on vaikutuksensa siihen. Toimintakertomuksen tekivät ja tilastotiedot keräsivät allekirjoittanut, Olli Alm ja Sari Muinonen. 3

4 4 SÄÄTIÖN HALLINTO Säätiön tarkoituksen toteutuminen ja valvonta Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston Säätiö Stfitelsen för Centralarkivet för Finlands näringsliv on rekisteröity vuonna Säätiön tarkoituksena on elinkeinoelämän keskusarkiston hoidon järjestäminen ja edistäminen. Tätä varten säätiö on perustanut Mikkelin kaupunkiin Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston, jonka toimintaa se ylläpitää. Säätiön tarkoituksen toteutumiseksi keskusarkiston tehtävänä on koota, säilyttää ja järjestää toimintansa lopettaneiden sekä toiminnassa olevien yritysten, elinkeinoelämän järjestöjen ja elinkeinoelämässä vaikuttaneiden yksityisten henkilöiden arkistoja ja antaa niitä käyttöön käyttörajoitusten puitteissa sekä harjoittaa tutkimus- ja julkaisutoimintaa. Säätiö saa pysyväisluonteista, lakisääteistä valtionapua (laki yksityisarkistojen valtionavusta 1006/2006). Avustuslaissa on määritelty ehdot valtionavun saamiseksi. Säätiön tarkoituksen toteutuminen ja valtionavustuksen ehtojen mukainen toiminta on kuvattu tässä toimintakertomuksessa. Säätiön ja sen ylläpitämän keskusarkiston toimintaa valvovat säätiön valtuuskunta ja hallitus, tilintarkastaja (BDO Oy/Aki Rusanen JHTT, HTM), patentti- ja rekisterihallitus sekä arkistolaitos. Säätiön sääntöjen muuttaminen vastaamaan uudistettua säätiölakia aloitettiin kertomusvuoden aikana. Tavoitteena on saada uudet säännöt rekisteröityä vuoden 2017 aikana. Valtuuskunta Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston Säätiön valtuuskunta on toimintaa valvova ja tukeva elin. Valtuuskunnan jäsenten toimikausi on kaksi vuotta. Vuosikokouksesta 2016 alkaen valtuuskuntaan ovat säätiön perustajaorganisaatioiden nimeäminä kuuluneet seuraavat jäsenet: Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulu professori Matti Pohjola 3/2015 3/ varajäsen johtaja Pentti Mustalampi Elinkeinoelämän keskusliitto EK viestintäjohtaja Jenni Järvelä 3/2015 3/ varajäsen viestintäpäällikkö Helvi Kaijomaa johtaja Esko Keskinen 3/2015 3/ varajäsen viestintäjohtaja Nora Elers Etelä-Savon kauppakamari senior advisor Esko Pitkänen 3/2016 3/ varajäsen hallituksen puheenjohtaja Jukka Tikka Etelä-Savon maakuntakuntaliitto maakuntajohtaja Pentti Mäkinen 3/2016 3/ varajäsen viestintä- ja yhteiskuntapäällikkö Teppo Leinonen Keskuskauppakamari osastopäällikkö Mika Heikkilä 3/2015 3/ varajäsen kehityspäällikkö Pirjo Liukas Liikearkistoyhdistys ry. johtaja Pekka Anttonen 3/2015 3/ varajäsen suunnittelija Matti Happonen Liikesivistysrahasto toimitusjohtaja Kari Manninen 3/2015 3/ varajäsen toimitusjohtaja Johanna Vesterinen Mikkelin kaupunki kehitysjohtaja Raine Lehkonen 3/2016 3/ varajäsen erikoislääkäri Seija Kuikka hallintojohtaja Ari Liikanen 3/2016 3/ varajäsen kehityspäällikkö Aki Kauranen prikaatikenraali Olli Nepponen 3/2016 3/ varajäsen kaupunginlakimies Jukka Savolainen Stiftelsen för Åbo Akademi professor Gunilla Widén 3/2016 3/ suppleant skattmästare Lasse Svens Suomen Kulttuurirahasto professori Jari Ojala 3/2016 3/ varajäsen dosentti Jyrki Paaskoski Valtuuskunnan puheenjohtajana on toiminut viestintäjohtaja Jouni Kemppainen ja alkaen viestintäjohtaja Jenni Järvelä. Varapuheenjohtajana on ollut hallintojohtaja Ari Liikanen. Valtuuskunnan vuosikokous pidettiin Hallitus Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston Säätiön hallitus vastaa säätiön toiminnasta ja sen tarkoituksen toteutumisesta. Mikkelin kaupunki nimeää hallitukseen kaksi jäsentä. Muut jäsenet valitsee säätiön valtuuskunta. Kaksivuotiskaudelle nimettyyn hallitukseen ovat kuuluneet seuraavat jäsenet: Hannu Rautiainen, johtaja, puheenjohtaja Timo Halonen, kaupunginjohtaja, varapuheenjohtajaeeva-liisa Inkeroinen, varatoimitusjohtaja Tytti Voutilainen, maakunta-arkiston johtaja Niklas Jensen-Eriksen, professori Juha-Antti Lamberg, professori Carl-Magnus Roos, FM Hallitus kokoontui kolme kertaa 11.2., ja

5 Säätiön edustaminen Säätiön edustaminen on mainittu säätiölaissa ja säätiön säännöissä. Asiamiehenä toimivalla arkistonjohtaja Jarmo Luoma-aholla on säätiön nimenkirjoitusoikeus ja oikeus edustaa säätiötä. Hallinnon palkkiot Säätiön valtuuskunnan ja hallituksen jäsenille ei ole maksettu palkkaa tai palkkiota eikä asiamiehelle erillistä korvausta säätiön tehtävien hoitamisesta. Hallintoelinten jäsenet voivat laskuttaa säätiön kokouksiin liittyvät matkustuskulunsa säätiöltä, mikäli taustayhteisö ei maksa näitä kuluja. Lähipiiritiedot (säätiölaki 5 luku, 2 ) Säätiön lähipiiriin kuuluvat: 1. säätiön perustajayhteisöt ja heidän nimeämänsä säätiön valtuuskunnan jäsenet ja varajäsenet (lueteltu edellä) 2. säätiön hallituksen jäsenet (lueteltu edellä) 3. säätiön asiamies Jarmo Luoma-aho 4. erikseen nimettynä säätiön nimenkirjoitusoikeuden saaneena tietohallinto- ja kehittämispäällikkö Olli Alm 5. tilintarkastaja BDO Oy/Aki Rusanen JHTT, HTM 6. säätiön perustajayhteisöjen mahdolliset tytäryhteisöt ja -säätiöt 7. kohdissa 1 6 tarkoitetun ihmisen perheenjäsen (aviopuoliso, avopuoliso, oma tai puolison lapsi ja tämän puoliso ja jälkeläiset sekä oma tai puolison vanhempi, isovanhempi ja tämän vanhempi) 8. kohdissa 1 6 tarkoitetun ihmisen lähisukulainen (sisarus ja sisar- ja velipuoli ja tämän aviopuoliso ja avopuoliso sekä näiden lapsi, lapsen jälkeläinen, vanhempi tai isovanhempi) 9. kohdissa 1 6 tarkoitetun ihmisen tai yhdessä toimivien ihmisten määräysvallassa oleva yhteisö tai säätiö Säätiö ei ole antanut avustuksia tai osittain tai kokonaan vastikkeettomia taloudellisia etuja lähipiiriin kuuluville. Keskusarkiston toimintaan liittyvät palkat on maksettu tehtävän vaativuuden perusteella sekä työmatkoista aiheutuneet päivärahat ja matkustuskulut toteutuneiden, dokumentein osoitettujen kulujen mukaisesti valtion matkustussäännön mukaisesti. Säätiön maksamia palkkoja ja matkustuskuluja lähipiiriin kuuluville ihmisille ei ilmoiteta silloin kun lähipiiriin kuuluva ihminen on työsuhteessa säätiöön. Tällöin palkkatieto katsotaan olevan ei-julkinen henkilötieto. Muut taloudelliset toimet säätiön ja lähipiirin välillä on luetteloitu vuoden 2016 tilinpäätöksessä. HENKILÖSTÖ Edellisvuoteen verrattuna Elkan henkilöstön määrä pieneni vuoden 2016 puolella n. kolmannekseen, mikä johtui sota-arkiston kunnostusprojektin päättymisestä vuoden 2015 loppupuolella. Yrityksiltä saaduilla maksuilla aineistojen järjestämiseksi ja luetteloimiseksi voitiin kuitenkin jatkaa neljän projektin palveluksessa olleen työntekijän työsuhdetta. Toimiehtosopimusjärjestelmän päättymisen jälkeen Elka työnantajana ei ole kuulunut minkään työehtosopimuksen piiriin. Noudatettavat työehdot perustuvat työntekijöiden luottamusvaltuutettujen edustamien työntekijäryhmien ja säätiön väliseen sopimukseen. Kertomusvuoden aikana Elkassa työskenteli toistaiseksi voimassaolevassa, määräaikaisessa tai osa-aikaisessa työsuhteessa 17 henkilöä, joista kaksi Designarkistossa. Henkilötyövuosia tehtiin kaikkiaan 14,00, josta yksi Designarkistossa. Kaikki työntekijät työskentelivät Mikkelissä. Asiakirjahallinnan ammatillinen osaaminen on pidetty hyvällä tasolla. Yli puolet työntekijöistä on suorittanut eriasteisia arkistoalan tutkintoja. Muodollinen pätevyys ei kuitenkaan kerro kaikkea. Vuosien aikana tehdyn käytännön työn tuloksena työntekijöille on kertynyt paljon osaamista elinkeinoelämän asiakirjojen seulonnasta, järjestämisestä, kuvailusta kuin myös asiakirjoihin liittyvän tutkijapalvelun kohdistamisesta erilaisille asiakasryhmille. Liikearkistoyhdistyksen teemapäivään maaliskuussa osallistuivat Jarmo Luoma-aho ja Olli Alm sekä marraskuun teemapäivään Olli Alm. Talon sisällä pidettiin säännöllisesti palavereja, joissa käytiin läpi kehittämistarpeita, uusia toimintamalleja ja työvälineitä. Pilvipalveluiden (mm. Office 365) käyttöönoton yhteydessä järjestettiin työntekijöille käyttöopastusta. Sisäinen tiedonkulku koetaan tärkeäksi asiaksi henkilökunnan keskuudessa. Viestinnässä korostetaan avoimuutta kaikkien työntekijöiden välillä. Elkassa pidettiin noin kerran kuukaudessa kuukausi-info, jossa jokaiselle tarjottiin mahdollisuus kertoa ajankohtaisista asioistaan. Muita sisäisen tiedottamisen välineitä olivat Elkan sisäinen sähköpostilista, Uutiskirje, verkkolehti Eemeli, sosiaalinen media, verkkosivut ja vuosikertomus. Office 365:n uudet toiminnallisuudet osaltaan paransivat ja tehostivat sisäistä tiedonkulkua. Henkilökunta kuuluu työterveyshuollon piiriin. Elka edisti henkilökunnan työkykyä ylläpitävää toimintaa tukemalla vapaa-ajalla tapahtuvaa omaehtoista kuntoilua. Työpisteiden ergonomia vastaa nykyisiä standardeja, mikä mahdollistaa oikean työskentelyasennon sekä istumatyössä että seisaallaan tapahtuvassa työnteossa. Ilman puhtauteen on kiinnitetty huomiota mm. erillisten ilmanpuhdistimien avulla. Aivan vuoden lopulla aloitettiin vetokaapin muuttaminen suljetuksi 5

6 6 Kone Oy:n henkilökuntaa vuodelta 1942 tilaksi, mikä mahdollistaa esim. homeisten asiakirjojen siirtämisen arkistokoteloihin tai niiden skannaamisen suljetussa tilassa. Elkassa on käytössä ns. varhaisen tuen malli. Siinä pyritään ennakoivasti toimenpiteisiin, joilla voidaan ehkäistä pitkäaikaiset sairauspoissaolot. Arkistonjohtaja kävi kunkin työntekijän kanssa kanssa kehityskeskustelun joulukuussa. Teemoina olivat työtehtävien sujuminen ja tavoitteet vuodelle 2017, työyhteisössä toiminen, fyysien työympäristö ja erilaiset kehittämisideat. Elkan 35-vuotista taivalta henkilökunta juhlisti lounaalla Tertin kartanossa toukokuussa. 35 vuotta Elka-historiaa tuli myös täyteen it-asiantuntija Jari Lehtosella ja tietopalvelusihteeri Sirpa Seppäsellä. Pikkujoulu sujui urheilullisissa merkeissä. Elkalaiset seurasivat Jukurit Saipa -ottelua Ikioma Areenalla joulukuussa. Harmittava kotitappio ei kuitenkaan latistunut tunnelmaa. TALOUS Tilinpäätös Vuonna 2016 toiminnan kokonaismenot olivat ,30. Menot katettiin Kansallisarkiston myöntämällä lakisääteisellä valtionavulla, Mikkelin kaupungin toiminta-avustuksella, yrityksiltä saaduilla maksuilla asiakirjojen järjestämiseksi ja luetteloinniksi sekä osinko- ja korkotuotoilla. Designarkiston toiminta rahoitettiin opetus- ja kulttuuriministeriön erillisavustuksella ja sen kattamien menojen ylitys säätiön omarahoitusosuudella. Toimintavuoden ylijäämä oli 3 788,16. Taseen loppusumma pieneni noin , mikä johtui saatujen ennakkomaksujen tulouttamisesta vastaanotettujen aineistojen järjestämis- ja luettelointotöiden valmistuttua. Talouden ja toiminnan näkymät (kirjapitolaki 3. luku 1a ) Säätiön säännöissä mainittujen tehtävien suorittaminen (ml. Designarkisto) ja valtionapulain ehtojen mukainen toiminta rahoitetaan valtionavulla, Mikkelin kaupungin toiminta-avustuksella, opetus- ja kulttuuriministeriön erillisavustuksella Designarkistolle ja yrityksiltä saaduilla maksuilla asiakirjojen järjestämiseksi ja luetteloimiseksi. Mahdollisen liiketoiminnan käynnistäminen edellyttää sen pitämistä erillään yleishyödyllisestä ja julkisin varoin tuetusta toiminnasta. Sota-arkiston kunnostamisprojektin päättymisen jälkeen kiinteistömenot kasvoivat, kun projektin saamalla rahoituksella katettua projektin osuutta kiinteistömenoista ei ole voitu kokonaisuudessaan rahoittaa

7 Elkan saamilla avustuksilla. Elkan henkilökunnan määrä on ollut suurempi kuin mitä julkinen rahoitus mahdollistaisi. Lisääntyneet henkilöstömenot rahoitetaan tulouttamalla taseesta ennakkomaksuja sitä mukaa kun sovittuja järjestämis- ja luettelointipalveluja (Historia esille -paketteja) tehdään. Tämänhetkisen työsuman purkamisen jälkeen tavoitteena on, että ennakkomaksujen osuus taseesta pienenisi. Tähän päästään, kun saadaan lyhennettyä aikaa, joka kuluu aineistojen vastaanottamisesta järjestämis- ja luettelointityön valmistumiseen. Voimassa olevassa valtionapulaissa valtionapua saavien arkistojen toimintaa arvioidaan myös toiminnan tehokkuuden ja taloudellisuuden näkökulmasta. Kansallisarkisto arvioi valtionapuarkistojen toimintaa erilaisten indikaattoreiden avulla. Elkan kehittämistoiminnan kärkihanke on digitaalisen säilytyspalvelun konseptointi ja käynnistäminen. Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) pitkäaikaissälyttämisen ratkaisu, ns. PAS-palvelu, huomioidaan kehittämistyössä. Sen rinnalla kuitenkin tarvitaan järjestelmä, joka vastaanottaa pysyvästi tai pitkäaikaisesti säilytettäviä digitaalisia aineistoja. Järjestelmä toimii myös alustana, josta tietyn ajan kuluttua siirretään pysyvän säilytysarvon omaavaa digitaalista aineistoa julkisilla varoilla rahoitettavaan PAS-järjestelmään. Teollisen muotoilun arkistossa jatketaan aktiivista työtä perinteisen ja digitaalisen aineiston vastaanottamiseksi. Arkiston nimi muuttui vuodenvaihteessa 2015 /2016 Designarkistoksi. Teollisen muotoilun aineistot ovat edelleen toiminnan keskiössä, mutta yhä useammin rajan määrittely teollisen muotoilun ja esim. graafisen suunnittelun ja palvelumuotoilun välillä on vaikeaa. Myös aineiston käytettävyyden edistäminen tutkimus- ja opetustoiminnassa on edelleen keskeinen tehtävä Designarkiston toiminnassa. AINEISTON HANKINTA Hankintapolitiikkansa mukaisesti Elka pyrkii saamaan paikallisesti, valtakunnallisesti ja kansainvälisesti merkittävien yritysten arkistoja edustavasti eri toimialoilta ja eri aikakausilta. Tavoitteena on vastaanottaa sekä suurten että pienten yritysten asiakirjoja. Elinkeinoelämän valtakunnallisten ja paikallisten järjestöjen tai muunlaisten yhteenliittymien asiakirjat ovat tutkimuksen näkökulmasta myös tärkeitä tallennuskohteita. Samoin yksityishenkilöiden asiakirjat silloin, kun niiden tietosisällön arvioidaan täydentävän kuvaa elinkeinoelämän toiminnasta. Muotoilutoimistojen, muotoilijoiden ja ns. muotoiluintensiivisten yritysten teollista muotoilua koskevat asiakirjat kuuluvat Designarkiston hankintapolitiikkaan. Hankintapolitiikassaan Elka noudattaa arkistosektorin kansallisia hankintapoliittisia linjauksia. Yhteistä hankintapolitiikkaa on suunniteltu vuoden 2016 aikana, ja se saadaan valmiiksi vuoden 2017 aikana. Elkan aineistojen hankinnan kohderyhmä on selkeä eikä päällekkäisyyttä ole juuri esiintynyt muiden yksityisten keskusarkistojen ja Kansallisarkiston sekä Elkan välillä yritysasiakirjojen vastaanottopaikkaa mietittäessä. Kuten aikaisempinakin vuosina, yritysarkistoja on vastaanotettu varsinkin museoihin ja kotiseutuarkistoihin. Elka on korostanut, että arkistosektorin tulisi käydä hankintapolitiikkaan liittyvät keskustelut näidenkin organisaatioiden kanssa. Elka on myös tuonut omia näkemyksiään suoraan museosektorille. Arkistonjohtaja piti aiheesta esityksen museoiden Tako-seminaarissa Kansallismuseossa lokakuussa Kertomusvuoden aikana Elka oli kommentoijana kulttuuriperinnön pelastamisprojektissa (PELA), ja toi sitä kautta esille omia käsityksiään yritysarkistojen tallentamisesta. Tavoitteena olisi saada aikaan selkeät pelisäännöt yritysten asiakirjojen tallentamisessa. Vuonna 2016 yhteensä 50 eri asiakasta siirsi asiakirjojaan Elkaan (vuonna 2015 asiakkaita oli 58). Vastaanottokertoja oli yhteensä 70, joten uutta aineistoa saapui Elkaan keskimäärin viikoittain. Kertomusvuonna vastaanotettiin asiakirjoja 432,88 hyllymetriä (hm). Määrä on kolme kertaa pienempi kuin vuonna 2015, mikä johtuu siitä, että vuoden 2016 aikana ei vastaanotettu suuria arkistokokonaisuuksia. Paljon tehtiin myös täydennyksiä olemassa oleviin arkistoihin. Lisäksi aineistojen mukana tuli valokuvia, karttoja, piirustuksia, äänen ja liikkuvan kuvan tallenteita sekä digitaalisia tiedostoja. Aineiston siirtoihin liittyy yhteydenpitoa, taustatyötä mm. historiaan tutustumista, sopimusten laadintaa, keskusteluja ja käyntejä asiakkaan luona, säilytysarvon määrittämistä ja ennakkoseulontaa. Asiakasjärjestelmään tilastoituja kontakteja oli kaikkiaan 117 vuonna 2016, siis keskimäärin reilu kaksi jokaisena vuoden viikkona. Monesti siirtoprosessi kestää eri syistä johtuen pidemmän aikaa. Niinpä kuluneenakin toimintavuonna käytiin keskusteluja myös vuonna 2017 tapahtuvista aineistojen siirroista. Aineistojaan luovuttivat yritykset, järjestöt ja jossain määrin myös yksityiset henkilöt. Usein laukaisevat tekijät olivat hyvin käytännönläheisiä, kuten toiminnan päättyminen, fuusiot ja tilankäytön tehostaminen. Myös siirtyminen sähköiseen toimintaympäristöön vähensi tarvetta säilyttää vanhoja paperiasiakirjoja. Kaikissa tapauksissa aineistojen luovuttajat kuitenkin pitivät tärkeänä saada asiakirjallista historiaansa talteen, ettei se tuhoutuisi muutosten myllerryksessä. Varsinaisia keruuhankkeita oli yksi. Vuonna 2016 jatketiin edellisvuosien tapaan linja-autojen aikataulukokoelman kartuttamista. Keväällä lähettiin n. 400 yritykseen kirje, jossa kerrottiin Elkasta ja sen säilytyspalveluista. Kampanja kohdistettiin sellaisille toimialoille, joilta Elkassa ei vielä ollut aineistoa säilytyksessä. 7

8 8 Suurin osa vuonna 2016 vastaanotetuista asiakirjoista oli paperimuodossa tai muuta analogista aineistoa. Luovutusten mukana tuli myös digitaalisia tietovälineitä, joiden käsittely säilytysjärjestelmään siirtämiseksi toi uuden, haastavan työvaiheen aineiston vastaanottamisen prosessiin. Digitaalinen toimintatapa on ollut yleistä jo pitemmän ajan, ja ns. vanha aineistokin alkaa useasti olla erilaisilla tietovälineillä. Niiden migraatio säilytys- ja käyttökelpoiseen muotoon ei aina ole mahdollista, mikä johtuu aineiston iän mukanaan tuomista teknisistä ongelmista. Levykkeinen, romppujen yms. vastaanottamisen rinnalla Elka alkoi yhdessä arkistojärjestelmän toimittajan kanssa kehittää yrityksille sofistikoidumpaa tapaa tallentaa sähköisiä aineistojaan. Tavoitteena on saada pari uutta hanketta lisää vuonna 2015 käynnistyneen pilotin lisäksi. SÄILYTTÄMINEN Elkan säilytystilat täyttävät asiakirjojen pysyvän säilyttämisen vaatimukset sekä rakenteellisen suojauksen että olosuhdevaatimusten (kosteus ja lämpötila) osalta. Aineiston säilyttämisen yksikköhinta pyritään pitämään edullisena verrattuna muihin vastaavan tasoisiin pitkäaikaisen säilyttämisen arkistoihin. Alkuvuodesta 2016 hyllytettiin kaksi arkistomakasiinia. Hyllytasot asennettiin vaakasäilyttämistä silmällä pitäen. Näin saatiin joka siirtovaunuun yksi hyllytaso lisää verrattuna aikaisempaan pystysäilytystapaan. Resursointi vastaanotettujen asiakirjojen järjestämiseen ja luettelointiin on myös tehostanut säilytystilan käyttöä. Yleensä vastaanotettu aineisto tiivistyy noin kolmanneksella, kun se on käsitelty arkistovaatimusten mukaisesti. Vuoden 2016 lopussa vapaata hyllytetyttä säilytyskapasiteettia arvioitiin olevan noin 4500 hyllymetriä. Kaksi tai kolme ikkunalista tilaa voidaan melko pienin toimenpitein muuttaa arkistotiloiksi, ja korvaamalla kiinteät piirustuskaapit siirtovaunuratkaisulla arvioidaan saatavan uutta arkistotilaa vielä lisää noin hm. Vuosina Elka on ottanut vastaan uutta arkistoaineistoa keskimäärin 1133 hm vuodessa. Tämän perusteella nykyiset säilytystilat riittäisivät noin 8 10 vuotta. Vaikka trendi näyttäisi olevan laskeva, vastaanotetun aineiston määrän ennustaminen on vaikeaa, sillä vuosittain määrä on vaihdellut paljon. Muutama yksittäinen suurehko aineistonluovutus on nostanut määrää huomattavasti muihin vuosiin nähden. Vuoden lopussa säilytyksessä oli hyllymetreillä mitattavaa aineistoa hm. Aineiston määrä kasvoi 220 hm vuoden 2015 lopusta (kartunta). Kansallisarkiston tilastointitavassa muunnetaan myös säilytyksessä olevat erityisaineistot hyllymetreiksi kaavalla 1 m3 = 10 hyllymetriä. Tällä tavalla laskettuna aineistoa oli säilytyksessä vuoden lopussa 31671,16 hm, ja vastaavasti kartunta oli 223,82 hm. Kartunta oli pienempi kuin vastaanotetun aineiston määrä, mikä johtuu aineiston tiivistymisestä järjestämis- ja luettelointityön tuloksena. Säilytyksessä olevan aineiston kokonaismäärän kasvu edelliseen toimintavuoteen verrattuna oli pientä, vain vajaa 1 %. Vastaanotettu digitaalinen aineisto ja Elkan digitoima aineisto ovat Mikkelin ammattikorkeakoulun Darcmedian säilytysjärjestelmässä osana YKSA-nimistä arkistojärjestelmää. Digitaaliset aineistot ovat kolmella eri nauhalla, joista yksi on maantieteellisesti erillään ammattikorkeakoulusta. Varmistukset mukaan lukien digitaalista aineistoa on säilytyksessä yhteensä 67 teratavua. Kasvua edelliseen toimintavuoteen on yksi teratavu. JÄRJESTÄMINEN JA LUETTELOINTI Vuotta 2016 voi hyvällä syyllä kutsua järjestämisen ja luetteloinnin vuodeksi Elkassa, sillä vuoden aikana käsiteltiin enemmän arkistoaineistoa kuin koskaan aikaisemmin, kaikkiaan 1294,53 hyllymetriä. Kasvua edellisestä vuodesta joka sekin oli keskivertoa suurempi tuli 88 prosenttia. Syitä tähän erinomaiseen tulokseen oli kaksi. Ensiksi vuonna 2016 oli mahdollisuus käyttää kolme henkilötyövuotta aiempaa enemmän järjestämis- ja luettelointityöhön. Toinen syy oli se, että vuoden aikana päästiin järjestämään monia uusia arkistoja. Uuden arkiston järjestäminen on aina nopeampaa kuin jo olemassa olevan arkiston täydentäminen. Vuosi 2016 oli myös ensimmäinen kokonainen vuosi uuden YKSA 3.0 -arkistotietokannan käytössä. YKSA otettiin käyttöön kesäkuussa 2015, ja ensimmäinen syksy meni sen käyttämisen opettelussa. Vuonna 2016 uuden arkistotietokannan käyttö sujui jo rutiininomaisesti. Aikaisempaan Elma-tietokantaan verrattuna YKSA on joustavampi, ja se mahdollistaa erilaisia tapoja sarjoittaa aineistoa esimerkiksi toimintojen mukaisesti. Joustavampi ja paremmin aineistoa kuvaava luettelointitapa on osoittautunut myös nopeammaksi tavaksi luetteloida ja kuvailla aineistoa. YKSA:ssa ei myöskään ole neljää erillismateriaalirekisteriä, vaan valokuvien, äänitteiden, liikkuvan kuvan sekä piirustusten ja karttojen tiedot tallennetaan samaan paikkaan kuin asiakirjojenkin. Viime vuoden aikana järjestetyt 1294,53 hyllymetriä kuuluivat seitsemäänkymmeneenkahdeksaan eri arkistoon. Suurimmat järjestämis- ja luettelointityöt tehtiin Nordea Bank Finlandin, Finnet-liiton, Kone Oyj:n, Rautaruukin, Yleisradion, Stora Enson, Finnveran, Kemianteollisuus ry:n sekä Tampellan aseosaston arkistojen parissa. Koska järjestetyn ja luetteloidun aineiston kokonaismäärä ylitti reilusti vuoden aikana vastaanotetun järjestämättömän aineiston määrän, niin Elkan aineistojen järjestämisaste luonnollisestikin kasvoi. Vuoden 2015 lopulla joko arkistotai inventointiluettelon tasolle luetteloitujen aineistojen

9 Uusia arkistohyllyjä osuus oli 87 %. Vuoden 2016 loppuun mennessä tällä tavoin mitattu järjestämisaste oli noussut jo 90 %:in. SAATAVUUTTA JA KÄYTTÖÄ EDISTÄVÄT PALVELUT Perinteisen tutkijasalipalvelun merkitys on arkistoissa vähentynyt koko 2000-luvun ajan ja erityisen voimakkaasti niin on tapahtunut tällä vuosikymmenellä. Syynä tähän on ennen kaikkea arkistoaineistojen siirtyminen verkkoon sekä arkiston asiakkaiden kulutustottumusten muuttuminen: aineistojen oletetaan ja odotetaan olevan saatavissa verkon kautta. Tämä trendi näkyy Elkankin toiminnassa, mutta ei kuitenkaan niin voimakkaasti kuin joissakin muissa arkistoissa. Elkassa ei ole sotilaskantakorttien tai kirkonkirjojen kaltaisia rekisterimuotoisia aineistoja, joita käytettäisiin paljon ja jotka toisaalta olisi helppo digitoida ja tarjota tietoverkon välityksellä. Elkan fyysiset kävijämäärät ovat tällä vuosikymmenellä pysyneet suurin piirtein samoissa lukemissa. Tätä voi pitää jopa saavutuksena tai ainakin torjuntavoittona. Uutena palveluna eräänlaisena tutkijasalipalvelun jatkeena lanseerattiin viime vuonna digitaalinen tutkijasalipalvelu. Asiakkaille on tarjottu mahdollisuus kirjautua YKSA-arkistotietokantaan, jonne olemme avanneet heidän tarvitsemiaan digitaalisia aineistokokonaisuuksia. Erityisen kysyttyjä ovat olleet keskusliittojen pöytäkirjat sekä toimintakertomukset. Aineisto avataan aina kuukauden mittaiseksi määräajaksi, joskin tähän määräaikaan on mahdollista pyytää jatkoa. Digitaalisten palveluiden osalta pyrimme toteuttamaan jo vuonna 2013 laadittua palvelupolkuajatusta. Ajatus lähtee siitä, että satunnainen kävijä tavoitetaan parhaiten sosiaalisen median avulla. Sosiaalisen median kanavista Elka käyttää aktiivisesti Facebookia, Pinterestiä ja YouTubea. Syvällisemmän tiedon etsijät pyritään johdattamaan sosiaalisesta mediasta Elkan Internet-sivuille ja erityisesti Aikakone-sivustolle, jossa sosiaalisessa mediassa tarjottuja täkyjä taustoitetaan paremmin. Vielä vakavammin liikkeellä olevat tiedonetsijät pyritään ohjaamaan Aikakoneessa olevien linkkien ja viittausten avulla arkistotietokantaan. Sosiaalisessa mediassa tavoitteenamme on tavoittaa suuria massoja, joten siksi siellä viestinnän tyyli on visuaalinen ja humoristinen, mutta kuitenkin asiapohjainen. Pyrimme tarjoamaan arjen historiaa asioita kaunistelematta tai liikaa kommentoimatta. Facebookin kautta olemme saaneet vuosittain noin 1,5 miljoonaa katselukertaa, YouTuben kautta noin satatuhatta katselukertaa ja Pinterestin kautta hieman alle neljäkymmentätuhatta katselukertaa. Sosiaalisella medialla on siis suuri merkitys myös Elkan tunnettavuuden lisäämisen kannalta. 9

10 10 DIGITOINTI Elkassa on harjoitettu digitointia jo parinkymmenen vuoden ajan. Menneinä vuosina painopiste omassa digitoinnissa on ollut valokuvien skannaamisessa. Ulkoistetussa digitoinnissa jota on harjoitettu lähinnä erillisrahoitettujen projektien muodossa pääpaino on taas ollut äänitteissä ja liikkuvan kuvan tallenteissa. Tämä siitä syystä, että magneettinauhoille tallennetut ääninauhat, kasetit, filmit ja videot ovat erittäin huonoja säilymään. Audiovisuaalisia aineistoja on siis digitoitu pelastamistarkoituksessa. Viimeisten parin vuoden aikana Elkan oman digitoinnin painopiste on siirretty valokuvista asiakirjoihin sekä suurikokoisiin piirustuksiin. Tämän on mahdollistanut viime vuosina tehdyt asiakirja- sekä kirjaskannerihankinnat. Meillä on tällä hetkellä käytössä A3-kokoinen asiakirjaskanneri sekä A1- ja A0-kokoiset kirjaskannerit. Kirjaskannerit soveltuvat ja niitä on etupäässä käytettykin isojen piirustusten, karttojen ja julisteiden digitointiin. Asiakirjaskanneri taas soveltuu isojen asiakirjamäärien nopeaan digitointiin. Sen ansiosta olemme pystyneet tarjoamaan aineistoja digitaalisen tutkijasalin kautta. Vuonna 2016 digitoitiin valokuvia 2609 kappaletta, joista 370 asiakkaille ja 2239 omaan käyttöön. Muita asiakirjoja ja piirustuksia digitoitiin vuoden aikana kappaletta, joista omaan käyttöön ja asiakkaille Suurimpia digitoituja kokonaisuuksia sivumäärältään olivat STK:n hallituksen pöytäkirjat sekä Rautaruukin toimintakertomukset ja hallituksen pöytäkirjat. VIESTINTÄ Viestinnän saralla merkittävin asia vuonna 2016 oli sekä Elkan että Designarkiston Internet-sivujen uudistaminen. Entiset sivut olivat olleet käytössä vuodesta 2010 lähtien ja ne alkoivat jäädä vanhentuneiksi sekä tekniikaltaan että ulkoasultaan. Uusien sivujen hankinta käynnistettiin vuoden 2016 alussa tarjouskilpailulla ja sivujen sisältöjen ja toiminnallisuuksien suunnittelulla. Uusien sivujen haluttiin olevan vanhoja sivuja raikkaammat ja vapaammin muokattavissa olevat. Sivuston toteuttajaksi valittiin mainostoimisto Aalto Oy Mikkelistä ja sivujen toteutustekniikaksi Joomla! -julkaisujärjestelmä. Uusien verkkosivujen pohjat valmistuivat huhtikuussa ja sen jälkeen alkoi sisältöjen kirjoittaminen. Sekä Elkan että Designarkiston sivut julkaistiin 19. toukokuuta Samassa yhteydessä luovuttiin Internet-sivujen ylläpitämisestä omalla palvelimella. Uudet sivut julkaistiin suoraan MPY:n niin sanotussa webhotel-palvelussa. Muutoin viestinnässä toimittiin parin aikaisemman vuoden tavoin. Käytössä oli eri-uutiskirjepalvelu, Digitoitua Kone Oy:n arkistoa jonka kautta lähetettiin uutiskirjeitä Elkan osalta kuusi kertaa ja Designarkiston osalta neljä kertaa vuodessa. Tiedotuslehti Eemeli ilmestyi totuttuun tapaan kaksi kertaa vuodessa. Arkin kulmilta -blogi on valitettavasti päässyt huippuvuosistaan hiipumaan. Huippuvuonna 2013 sinne tehtiin 40 uutta kirjoitusta, seuraavana vuonna 23, vuonna 2015 yhdeksän ja viime vuonna enää seitsemän uutta kirjoitusta. Sosiaalisen median osuus on käsitelty luvussa Saatavuutta ja käyttöä edistävät palvelut. KEHITTÄMISTOIMINTA Elkan strategia vuoteen 2020 hyväksyttiin hallituksen kokouksessa lokakuussa. Strategiassa Elkan visio määriteltiin seuraavasti: Visiomme on olla keskeisin ja tunnetuin elinkeinoelämän asiakirjallisen tiedon tallennuspaikka Suomessa. Pidämme tärkeänä, että tallennettu tieto on mahdollisimman laajasti ja helposti saavutettavissa. Kertomusvuoden aikana toteutettiin sisäisten tietojärjestelmien siirtäminen pilvipalveluiksi. Muutos vapauttaa resursseja omalla palvelimella olevien järjestelmien ylläpitämisestä ja mahdollistaa mobiilin työskentelytavan. Vuoden 2016 aikana alettiin siirtää myös vanhalta palvelimelta digitoituja tiedostoja Darcmedialle ulkoistettuun YKSA-arkistojärjestelmään.

11 Syksyllä 2016 Elka yhdessä Darcmedian ja Disec Oy:n kanssa käynnisti hankkeen, jonka tavoitteena on kehittää yrityksen tarpeisiin helppo ja joustava digitaalisen tiedon tallennuspalvelu. Pilotit tehdään yhteistyössä yritysten kanssa. Varkauden museon kanssa vuoden 2015 lopulla käynnistetyssä Laivadata-projektissa päästiin tositoimiin kertomusvuoden aikana. Projektissa yhdistettiin sekä Elkassa että Varkauden museossa säilytyksessä olevien Ahlströmin (aik. Wahlin) telakan rakentamien laivojen asiakirjojen metatiedot ja digitoidut aineistot yhdeksi tietokannaksi. Tietokanta julkaistaan helmikuun alussa Projektia hallinnoi Varkauden museo, joka sai hankkeeseen avustusta opetus- ja kulttuuriministeriöltä. Käytännön työtä tehtiin Varkauden museossa ja Elkassa. YHTEISTYÖ Aikaisempien vuosien tapaan Elka oli kertomusvuoden aikana mukana kansallisissa ja paikallisissa yhteistoiminnassa. Jarmo Luoma-aho kuului kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) ohjausryhmään. Vuoden loppupuolella aloitettiin selvitystyö rajapinnan rakentamiseksi Elkan ja eräiden muiden arkistojen käyttämän YKSA-arkistojärjestelmän ja KDK:n ylläpitämän Finna-palvelun välille. Tämä tarkoittaisi sitä, että myös Elkan aineistojen metatietoja ja osittain digitaalista aineistoa olisi mahdollista hakea kirjastojen, arkistojen ja museoiden yhteisen käyttöliittymän kautta. Elka on seurannut kansallisen digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen (PAS) palvelun käyttöönottamista ja on kiinnostunut liittymään palvelun käyttäjäksi, kun se teknisesti olisi mahdollista. Arkistosektorin yhteistoiminnassa Olli Alm on kuulunut yhteistyöverkoston ohjausryhmään ja sen hankintapolitiikkaa valmistelleeseen työryhmään. Arkistosektorin hankintapolitiikan suunnittelu jatkuu vuoden 2017 puolella. Toimintavuoden aikana käynnistettiin valtionapuarkistojen henkilötyövuositietojen ja toimintaindikaattoreiden uudistaminen. Jarmo Luoma-aho osallistui työryhmätyöskentelyyn. Uudet tunnuslukupohjat otetaan käyttöön vuonna Vuonna 2016 Arkistolaitos teki linjauksen, jossa arkistojen käyttöön suunniteltavan arkistojärjestelmän kehittämistoimintaan voivat osallistua vain ne arkistot, jotka ottavat käyttöönsä tämän ns. AHAA-järjestelmän. Tästä syystä Jarmo Luoma-aho ei enää ole kuulunut AHAA-hankkeen ohjausryhmään. Lisäksi kansallisella tasolla Jarmo Luoma-aho on edustanut Yksityiset keskusarkistot ry:n jäsenarkistoja Unescon Maailman muisti -komitean alaisessa Suomen kansallisessa komiteassa. Sen tavoitteena on saada merkittäviä suomalaisia asiakirjakokoelmia sekä kansainväliselle maailmanperintölistalle että kansalliselle, Suomea koskevalle listalle. Kulttuuriperinnön pelastuksen ABC -hanke (Pela ABC) aloitti toimintansa elokuussa Hanke on TAKOn (Museoiden valtakunnallinen tallennus- ja kokoelmayhteistyö) nelospoolin yhteishanke, jota hallinnoi Forssan museo. Hankkeessa kerätään museoiden kokemuksia tilanteista, joissa esim. teollisuus- tai palvelualan yritys tai yhteisötoimija lopettaa äkillisesti toimintansa. Projektissa syntyy ehdotus pelastusdokumentoinnin parhaaksi käytännöksi esimerkein ryyditettynä. Toinen hankkeen tavoite on tuottaa museoiden ja yritysten yhteistyötä varten manuaali yritysten kulttuuriperinnön ja tämän hetken työn tallennukseen. Elka osallistui hankkeeseen kommentoijana. Tavoitteena on saada aikaiseksi Elkan ja museoiden välille toimintamalli, jossa yritysten asiakirjojen kokonaisuuksia ei tutkimuskäyttöä hankaloittavasti hajautettaisi erillisiin säilytyspaikkoihin. Jarmo Luoma-aho kertoi Elkan näkökulmasta museoiden ja arkistojen välisen hankintapolitiikan toimivuudesta TAKOn syysseminaarissa lokakuussa. Mikkelissä muistiorganisaatioiden välisen yhteistyön tuloksena valmistui Memory Park -klusterin kehittämistä (aik. Digitalmikkeli) koskeva konsulttiselvitys vuoden 2016 alussa. Kertomusvuoden aikana Jarmo Luoma-aho kuului ULLD (Datajalostamo)-, Aviisi- ja Sähköinen arkistointi ja digipalvelut strateginen kehittäminen -hankkeiden ohjausryhmiin. Olli Alm edusti Elkaa Digitaalisen tiedonhallinnan tutkimus- ja kehittämiskeskus (Digitalia) -hankkeen ohjausryhmässä. Lisäksi Jarmo Luoma-aho ja Olli Alm osallistuivat Mikkelin museon, kirjaston ja arkistotoimijoiden epävirallisiin kamut-tapaamisiin, joissa organisaatiot kertoivat ajankohtaisista asioistaan. Arkistoalan organisaatioissa Elka oli mukana yhteisöjäsenenä Liikearkistoyhdistys ry:ssä, Yksityiset Keskusarkistot ry:ssä ja International Council of Archives ICA:n yritysarkistojaostossa Section of Business Archives (SBA). Kertomusvuoden aikana Olli Alm oli jäsenenä Liikearkistoyhdistyksen hallituksessa sekä koulutus- ja viestintätoimikunnissa. Yhdessä muiden Yksityiset Keskusarkistot ry:n jäsenarkistojen kanssa Elka osallistui Vantaan Kuulutko sukuuni -tapahtumaan. SBA:n toiminnassa Elka oli mukana sähköpostilistan välityksellä. Elka oli yhteisöjäsenenä Etelä-Savon kauppakamarissa, Suomen Linja-autohistoriallisessa Seurassa ja Teollisuusperintöseurassa sekä henkilöjäsenyyksien kautta Suomen Taloushistoriallisessa Yhdistyksessä, Tekniikan Historian Seurassa ja Arkistoyhdistyksessä. Jarmo Luoma-aho toimii myös The European Association for Banking and Financial History EABH:n yhtenä Suomen kirjeenvaihtajana. 11

12 Arkistopäivän vieraita tutustumassa aineistoihin 12 VUODEN 2016 VARRELTA ELKAn aineistoja Mikkelin kirjastossa

13 Henkilökuntaa Tertin kartanon portailla 13 Sirpa Nupponen eläkkeelle Muotoiliua Suomesta esillä Mikkelin torilla

14 VASTAANOTETUT AINEISTOT

15 TILASTOT Kone Oy:n arkistokuva

16 16 KOULUTUS JA SEMINAARIT Vuoden 2016 aikana Elka järjesti tai oli mukana kuudessa koulutustapahtumassa tai seminaarissa seuraavasti: Venäjän kulttuuri- ja tiedekeskus, Suomen ja Venäjän/Neuvostoliiton välistä kauppaa koskevat arkistolähteet Elkassa (Jarmo Luoma-aho) Mikkeli Art and Design Week, muotoilukasvatustyöpajat Elkassa (Elisa Savolainen) LC Otava, Elkan tietokantojen käyttäjäopastus (Heljä Strömberg) Kansallismuseo, TAKO-syysseminaari, Voitaisiinko arkistojen ja museoiden välistä hankintapolitiikkaa kehittää? (Jarmo Luoma-aho) Göteborgin maakunta-arkisto ja yliopisto, Corporate Archives in Global Perspective, Finnish private archives system and Elka (Jarmo Luoma-aho) Liikearkistoyhdistys, asiakirjahallinnon jatkokurssi (Olli Alm) Yhteensä näissä tilaisuuksissa oli 373 henkilöä. Suurimmat osallistujamäärät keräsivät muotoilupajat ja TAKO-syysseminaari. NÄYTTELYT, TAPAHTUMAT JA VIERAILUT Elka järjesti itse kolme näyttelyä, jossa se esitteli toimintaansa. Toukokuussa Mikkelin kirjastossa oli Elkan 35-vuotisesta taipaleesta kertova juhlanäyttely. Sittemmin näyttelyyn oli mahdollista tutustua Elkan tiloissa. Designarkiston Suunnittelua Suomesta -näyttely oli esillä viikon ajan syyskuussa keskellä Mikkeliä toriparkin vitriineissä. Näyttely oli osa Mikkeli Art and Design Weekiä. Lokakuussa Elka oli mukana muiden Yksityiset Keskusarkistot ry:n jäsenarkistojen kanssa esittelemässä tutkijapalvelujaan Vantaalla Kuulutko Sukuuni -tapahtumassa. Isäinpäivän aattona oli vuorossa perinteinen Elkan arkistojen päivän tapahtuma arkiston tiloissa. Vaikka osasta näyttelyjä yleisön määrä perustuu arvioon, saatiin näyttelyillä yhteensä tavoitettua melko suuri ihmisjoukko, n henkilöä. Lisäksi aikaisemmilta vuosilta tutut Designarkiston verkkonäyttelyt, Teolliset muotoilijat ja Muotoilun menestystarinoita, olivat edelleen katseltavissa Elkan ja Designarkiston kotisivujen kautta. Elkaan ja sen palveluihin kävi vuoden 2016 aikana tutustumassa viisi ryhmää. Yhteensä vierailijoita oli 77. DESIGNARKISTO Toiminta lyhyesti Designarkisto aloitti toimintansa vuonna 2010 nimellä Finnish Industrial Design Archives (FIDA). Vuoden 2016 alusta käyttöönotetun nimenmuutoksen tavoitteena on selkeyttää arkiston identiteettiä ja helpottaa sen toiminnan hahmottamista. Vuonna 2016 Designarkiston toiminnassa keskityttiin uusien aineistojen hankintaan, toiminnasta viestittämiseen, verkostojen kasvattamiseen ja näyttelytoimintaan. Toimintavuoden aikana Designarkisto on osallistunut erilaisin tapahtumiin ja kasvattanut verkostoaan erityisesti muotoilualan toimijoihin ja suunnittelijoihin. Aineistojen käytettävyyden edistäminen tutkimus- ja opetustoiminnassa on Designarkiston ydintoimintaa. Vastaanotettuja asiakirjoja on vuoden 2016 aikana järjestetty, luetteloitu ja kuvailtu tutkijapalvelua varten. Aineistoja on myös digitoitu ja tallennettu arkistotietokantajärjestelmään, jonka välityksellä osa aineistosta on vapaasti tutkittavissa. Aineistoa on tuotettu vuoden aikana runsaasti myös arkiston omille julkaisukanaville ja näyttelyihin. Designarkisto on työllistänyt yhden päätoimisen palkatun työntekijän. Alkuvuoden tätä tietopalvelusihteerin tehtävää hoiti muotoilija (AMK) Elisa Savolainen ja alkaen perhevapaalta palannut FM Sari Muinonen. Talous Designarkiston toimintakulut vuonna 2016 olivat , 72. Opetus- ja kulttuuriministeriön erityisavustusta saatiin Menojen ylitys (1 236,72 ) katettiin Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston säätiön omarahoitusosuudella. Aineistot Hankintapolitiikkaansa mukaisesti Designarkisto kerää systemaattisesti talteen suomalaiseen muotoiluun ja käyttäjälähtöiseen suunnitteluun liittyviä asiakirjoja ja esineitä. Tavoitteena on tallentaa tulevaisuuden tutkimuskäyttöä varten muotoiluprosessien aikana syntyneet aineistot mahdollisimman täydellisinä aina ensimmäisistä luonnoksista valmiiseen tuotteeseen asti. Vastaanotettava arkistomateriaali koostuu suunnittelijan tuotesuunnitteluprosessin eri vaiheista syntyvistä aineistoista, kuten luonnoksista, konseptija skenaariokuvista, mallikappaleista ja prototyypeistä. Myös suunnittelijoita itseään koskevat henkilöasiakirjat pyritään tallettamaan muotoiluarkistoon.

17 Luovutetut aineistomäärät ovat vuosittain ylittäneet sille asetetun 10 hyllymetrin tavoitteen, ja tällä hetkellä Designarkistoon on talletettuna yhteensä yli 100 hyllymetriä aineistoja. Vuoden 2016 aikana Designarkisto on vastaanottanut arkistoaineistoja neljältä eri luovuttajalta yhteensä 12,46 hyllymetriä. Uusia luovuttajia ovat teollisen muotoilun toimisto Bestform Oy, graafinen suunnittelija Kari Piippo ja sisustusarkkitehti Peter von Knorring. Lisäksi arkistoaan täydensi Grafia ry Vuoden huiput kilpailutöillä. Tekstiasiakirjojen lisäksi aineistoluovutukset sisälsivät runsaasti myös suunnitteluprosesseihin liittyviä piirustuksia ja valokuvia. Toimintavuoden aikana järjestettiin graafikko Kari Piipon sekä huonekalusuunnittelija Timo Saarnion arkistot. Arkistojen järjestämisen yhteydessä asiakirjat siirrettiin arkistokelpoisiin säilytysvälineisiin ja luetteloitiin ja kuvailtiin arkistotietokantajärjestelmään, jonka välityksellä osa aineistosta on vapaasti tutkittavissa. Järjestämisen yhteydessä myös digitoitiin Timo Saarnion arkistoon kuuluvia diakuvia (167 kpl). Vastaanotetut aineistot vuonna 2016: Bestform Oy Kari Piippo Oy Peter von Knorring Vuoden huiput 2015 Yhteensä 9,30 hm 0,16 hm 1,00 hm 2,00 hm 12,46 hm Vuonna 2016 säilytykseen otetussa aineistoissa on piirustuksia 791 kpl ja valokuvia 194 kpl. Kokonaisuudessaan vuoden 2016 lopussa Designarkistossa oli säilytyksessä asiakirjoja ja esineitä 107,47 hm, valokuvia ja negatiiveja kpl ja piirustuksia 6448 kpl. Näyttelyt ja tapahtumat Erilaiset tapahtumat ja näyttelyt ovat olennainen osa arkiston tunnettavuuden lisäämisessä. Keväällä 2016 Designarkisto osallistui Teollisuustaiteen Liitto Ornamon ja Helsingin kaupungin organisoimaan muotoilukasvatuksen kehittämisen keskusteluun ja työpajaan. Suunnitteluryhmä koostui muotoilukasvatuksen ammattilaisista, ja kokonaisuuden tavoitteena on kehittää Helsingin kaupungille helposti lähestyttävä muotoilukasvatustarjotin, jotta koulut voivat ottaa muotoilukasvatuksen helpommin osaksi omaa työtään. Paikallisesti Designarkisto oli jälleen mukana järjestämässä kolmatta Mikkeli Art & Design Week -tapahtumaa (MAD Week) syyskuussa Designarkisto tuotti tapahtumaan näyttelyn ja muotoilukasvatustyöpajoja koululaisille. Designarkiston aineistoja esittelevä Suunnittelua Suomesta -näyttely oli esillä Mikkelin toriparkin vitriineissä koko MAD Week -tapahtumaviikon ajan. Näyttely tavoitti arviolta noin 1500 katsojaa. Muotoilukasvatustyöpajoissa mikkeliläiset oppilaat ja opettajat pääsivät tutustumaan Designarkiston muotoiluaineistoihin ja muotoilijoiden työhön. Työpajoissa keskityttiin väreihin ja niiden antamiin viesteihin MAD Weekin Color Me MAD -teeman innoittamana. Vierailut käynnistyivät arkistokierroksella, jossa kerrottiin muotoiluarkiston toiminnasta ja säilytettävistä asiakirjoista. Työpajaosuudessa oppilaat pääsivät miettimään ja suunnittelemaan tuotteita, joissa värit olivat erityisen suuressa roolissa. Työpajat pohjautuivat Designarkiston omaan muotoilukasvatusaineistoon ja ohjaajana oli muotoilija Elisa Savolainen. Työpajoissa kävi yhteensä noin 150 oppilasta. Marraskuussa vietettiin jälleen Elkan Arkistojen päivä -tapahtumaa. Päivän aikana Designarkiston osastolla esiteltiin graafikko Erkki Ruuhisen kantaaottavia julisteita Design is thinking -näyttelyssä. Esillä oli myös kalustesuunnittelija Timo Saarnion Chairmania-näyttely, joka esitteli hänen uraansa sisutussuunnittelijana ja palkittuna kalustesuunnittelijana. MAD Week: - Työpajat: 8 ryhmää 152 henkilöä - Suunnittelua Suomesta -näyttely: n henkilöä Arkistojen päivä: - Chairmania ja Design is thinking -näyttelyt: n. 80 henkilöä Yhteistyö Designarkisto on kasvattanut verkostoaan muotoilualan toimijoihin ja suunnittelijoihin. Teollisuustaiteen Liitto Ornamon lisäksi yhteistyötä tehtiin visuaalisen viestinnän suunnittelijoiden järjestön Grafia ry:n kanssa. Näiden tahojen kautta on tiedotettu arkiston toiminnasta heidän jäsenistölleen sekä uutiskirjeiden että jäsenlehtien kautta. Teollisuustaiteen Liitto Ornamon ja Helsingin kaupungin kanssa tehtiin keväällä myös muotoilukasvatukseen liittyvää yhteistyötä. Loppuvuodesta 2016 tehtiin näyttely-yhteistyötä Designmuseon ja Design Forum Finlandin kanssa. Designmuseossa esillä olleessa ja Design Forum Finlandin tuottamassa Juhani Salovaaran Kaj Franck -muotoilupalkintonäyttelyssä oli esillä useita Designarkistoon luovutettuja esineitä. Lisäksi Designmuseon kanssa käytiin neuvotteluja yhteistyöstä liittyen sekä näyttelyihin että aineistojen hankintaan. Designarkisto teki toimintavuoden aikana yhteistyötä myös paikallisten luovan alan toimijoiden kanssa Mikkeli Art & Design Week -tapahtumaa järjestävässä työryhmässä. 17

18 ELKA:n Aikakone-verkkosivut Viestintä Alkuvuoden aikana Designarkiston graafinen ilme uudistettiin ja verkkovisut päivitettiin. Verkkosivu-uudistuksella sivujen rakennetta haluttiin entisestään yksinkertaistaa, jotta käyttäjät löytäisivät paremmin etsimänsä. Erityisesti uudistuksessa pyrittiin huomioimaan arkiston kaksi eri asiakasryhmää, arkistoluovuttajat sekä aineistojen käyttäjät, kohdentamalla heille omat osionsa. Myös englanninkielisen version sisältöä päivitettiin palvelemaan kansainvälisiä aineiston käyttäjiä. Graafisen ilmeen uudistuksen yhteydessä suunniteltiin arkistolle myös uusi esite ja käyntikortit. Designarkiston verkkosivuilla voi tutustua säilytyksessä olevaan aineistoon, ja sieltä löytyvät edelleen suositut sisällöt, kuten verkkonäyttelyt, muotoilutarinat ja esineiden 3D-mallit. Heinäkuussa sivuilla julkaistiin myös päivitetty versio koululaisille suunnatusta muotoilukasvatusaineistosta. Designarkiston ja Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston arkistoaineistojen pohjalta laadittu materiaali kulkee nimellä Muotoilutehtävät, ja se on ladattavissa verkkosivuilta ilmaiseksi opetuskäyttöön. Muotoilutehtävien tavoitteena on antaa työkaluja luovaan ongelmanratkaisuun, ideoiden tuottamiseen, kehittämiseen ja esittämiseen. Tarkoituksena on myös esitellä suomalaiseen muotoiluun liittyviä arkistoaineistoja. Elkan ylläpitämällä Aikakone-verkkosivulle on tuotettu runsaasti sisältöä hyödyntäen Designarkiston aineistoja. Verkkonäyttelyn tavoin toimiva Aikakone on helppo tapa välittää tietoa mielenkiintoisista arkistoaineistoista suurelle yleisölle. Myös Elkan kaksi kertaa vuodessa ilmestyneessä tiedotuslehti Eemelin molemmissa numeroissa kerrottiin Designarkiston toiminnasta. Designarkiston ajankohtaisista asioista tiedotettiin lisäksi neljä kertaa toimintavuoden aikana lähetetyssä uutiskirjeessä. Sähköisten viestimien lisäksi Designarkistossa panostettiin myös painettuun lehdistöön. Ornamon lehteen laadittiin ilmoitus arkiston nimenmuutoksesta ja Grafia lehden artikkelissa kerrottiin Designarkiston tarjoamista palveluista Grafian ry:n jäsenille. Lisäksi paikallinen media uutisoi näkyvästi Mikkeli Art & Design Week -tapahtumasta, jonka työryhmässä Designarkisto oli mukana. Designarkisto on ollut näkyvillä myös sosiaalisessa mediassa. Elkan Pinterest-sivulle on lisätty runsaasti Designarkiston aineistoja ja arkiston omalla Facebook-sivulla on tiedotettu ajankohtaisista asioista ja tapahtumista sekä esitelty arkistoaineistoja ja jaettu linkkejä. Designarkiston Facebook-sivu on kasvattanut toimintavuoden aikana tasaisesti sekä tykkääjien että julkaisujen katselukertojen määriä. Verkkosivulataukset: Muotoilun menestystarinoita -verkkonäyttely Teolliset muotoilijat -verkkonäyttely Muotoilukasvatusaineisto 1828 Facebook: - Facebook-tykkäämiset Facebook-päivitysten katselukerrat 32712

19 HENKILÖKUNTA Keskusarkistotoiminta Alm Olli, tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö Asikainen Ulla, tietopalvelusihteeri Finnilä Arja, tietopalvelusihteeri Halminen Raili, tietopalvelusihteeri Junter Leena, digitoija Kortekallio Anneli, tietopalvelusihteeri Laakkonen Rauno, tietopalvelusihteeri Lehtonen Jari, it-asiantuntija Liukkonen Jukka, tietopalvelusihteeri Luoma-aho Jarmo, arkistonjohtaja Nupponen Sirpa, taloussihteeri (eläkkeelle ) Roivas-Alm Elina, tietopalvelusihteeri (äitiys- ja vanhempainlomalla ) Seppänen Sirpa, tietopalvelusihteeri Strömberg Heljä, tietopalvelusihteeri Vilén Tommi, arkistomestari Designarkisto Muinonen Sari, tietopalvelusihteeri (äitiys- ja vanhempainlomalla ) Savolainen Elisa, tietopalvelusihteeri Harjoittelijat Paajanen Joni Pesonen Jari VASTAANOTETUT ARKISTOT Luovuttaja Kone Oyj Elinkeinoelämän tutkimuslaitos ETLA Mikkelin Liikemiesseura S-ryhmän Johtajaveteraanit Ry, useita luovuttajia Stora Enso Oyj Imatran tehtaat Logistiikkayritysten liitto Ahlström Martti Kehittämiskeskus Opinkirjo Kemijoki Oy Schering Tuomo Alko Oy Yleisradio Oy Piippo Kari Aineisto Kone Oyj Elinkeinoelämän tutkimuslaitos ETLA:n asiakirjoja Mikkelin Liikemiesseuran asiakirjoja S-ryhmän Johtajaveteraanit Ry:n muistelmia Imatran tehtaiden asiakirjoja Logistiikkayritysten liiton ja edeltäjien asiakirjoja E. Ahlström Oy:n ja muiden arkistonmuodostajien asiakirjoja Kehittämiskeskus Opinkirjon asiakirjoja Kemijoki Oy:n asiakirjoja Tuomo Scheringin asiakirjoja ja Hans Scheringin asiakirjoja Alko Oy:n asiakirjoja Yleisradio Oy:n asiakirjoja Julisteita

20 Nordea Pankki Suomi Oyj Nordean edeltäjien asiakirjoja Stora Enso Oyj Sunilan tehtaat Sunilan tehtaiden asiakirjoja Grafia ry Vuoden Huiput 2015 Bestform Oy Bestform Oy:n ja Markku Lehtisen muotoiluasiakirjoja 20 Kemianteollisuus ry Päivälehden arkisto Carlander-Reuterfelt Gunilla Roponen Hannele Elinkeinoelämän keskusliitto EK Teknologiateollisuus ry Yrittäjien eläkekassa Oma Finanssialan Keskusliitto Suomen Laivahistoriallinen Yhdistys Liikearkistoyhdistys ry Honeywell Oy Finland YARA Suomi Oy Pepe Teirikari Outokumpu Mining Oy ja Outokumpu Oyj SKAL Itä-Suomi ry Kalm Jarmo von Knorring Peter Ylitalo Antti Vuorimiesyhdistys ry Salovaara Tarja Kesko Oyj Pohja Markku Mauranen Anna Hynninen Sagitta, Mykrä Arto Pääkaupunkiseudun Metsänomistajat Ry Jyrkinen Pekka Nousiainen Pentti Auramo Säätiö Salomaa Jukka Matkahuolto Oy, Kuopio Panimo- ja virvoitusjuomateollisuusliitto ry Kemianteollisuusliiton ja muiden kemian alan yhdistysten asiakirjoja Yritysvideoita Torsten Carlander-Reuterfeltin asiakirjoja Höyryleipomo V. Pitkäsen (myöh. V. Pitkäsen perilliset) asiakirjoja Johtamistaidon Opiston (JTO) asiakirjoja Teknologiateollisuus ry:n asiakirjoja Yrittäjien eläkekassa Oman asiakirjoja Vakuutus- ja pankkialan järjestöjen asiakirjoja Thomesto Oy:n asiakirjoja Liikearkistoyhdistys ry:n asiakirjoja Honeywell Oy:n asiakirjoja Kemira Agro Oy:n ja sen edeltäjien Harjavallan tehtaiden asiakirjoja Woodpecker Oy:n ja Film Magica Oy:n mainosvideoita Outokumpu Oyj:n ja kaivostoiminnan asiakirjoja SKAL Itä-Suomi ry:n ja Pohjois-Karjalan yhdistyksen asiakirjoja Jarmo Kalmin telealaa koskevia asiakirjoja Ab Studio Knorring Oy:n asiakirjoja Kansallisen maaseutuohjelman suunnittelua koskevia asiakirjoja Vuorimiesyhdistys ry:n asiakirjoja Ahlströmin Majasaaren mökkipäiväkirja Kesko Oyj:n asiakirjoja Mäntän Hakan asiakirjoja T:mi Viktor Mauranen, Tiensuun kyläkaupan asiakirjoja ESP-säätiö sr:n, Etelä-Savon säästöpankkiyhdistyksen, Espkulttuurisäätiön ja Pieksämäen asuntosäästäjien asiakirjoja Pääkaupunkiseudun Metsänomistajat Ry:n asiakirjoja August Korolaisen ja Aapeli Kähkösen valokuvia Pellonraivaus Oy:n asiakirjoja Auramo Oy:n asiakirjoja Lakiasiantoimisto Jukka Salomaan asiakirjoja Linja-autojen aikatauluja Panimo- ja virvoitusjuomateollisuuden työnantajaliiton, Panimoteollisuusyhdistyksen teknisen valiokunnan ja standardisoimiskomitean asiakirjoja

21 TILASTOT 2016 Säilytyksessä oleva aineisto Kokonaismäärä (sisältää myös erityisaineistot) Valokuvat Äänitteet Elävä kuva Julisteet, kartat, piirustukset 31671,16 hm kpl 3262 kpl 2430 tuntia kpl 4604 tuntia kpl Digitaalinen aineisto 67 teratavua Kartunta (vähennettynä poistot 223,82 hm ja tiivistyminen) Aineiston vastaanottaminen Keruutoiminta 1 kpl Kokonaismäärä (sisältää myös 432,88 hm erityisaineistot) Valokuvat 9901 kpl Elävä kuva 219 kpl 73 tuntia Julisteet, kartat, piirustukset 811 kpl Digitaalinen aineisto 0,1 teratavua Järjestäminen, luettelointi, kuvailu ja digitointi Järjestetyt ja luetteloidut arkistot 78 kpl 1294,53 hm Digitoinnin tuloksena syntyneiden kpl tiedostojen määrä Tutkija- ja asiakaspalvelu Tutkijakäynnit 531 kpl Tutkijasaliin toimitetut arkistoyksiköt 3504 kpl 21

22 22

23 Kaukolainat Kaukolainatut arkistoyksiköt Tiedonhaut (s-posti, kirje ja puhelin) Toimitetut kuvajäljenteet Toimitetut muut jäljenteet 50 kpl 371 kpl 675 kpl 2652 kpl 698 kpl Sähköiset palvelut Käynnit kokoelmiin käyntikertaa liittyvissä palveluissa Youtube katselukertaa Facebook katselukertaa Pinterest katselukertaa Aikakone käyntikertaa Viestintä Kotisivut käyntikertaa Blogi 3016 lukukertaa Artikkelit 4 kpl Verkkolehti Eemeli* 2 ilmestymiskerrat Arkiston esittelyt 5 kpl Arkiston esittelyt 75 osallistujat Uutiskirje 6 jakelukerrat Uutiskirje 2064 vastaanottajat Näyttelytoiminta Perinteiset näyttelyt 4 kpl Perinteiset näyttelyt 2098 kävijöitä Verkkonäyttelyt* 2 kpl Koulutus, neuvonta ja ohjaus Koulutus luovuttajille - koulutettujen määrä 16 henkilöä - luentotunnit 3 tuntia Koulutus käyttäjille - koulutettujen määrä 325 henkilöä - luentotunnit 10 tuntia Neuvonta ja ohjaus 55 kertaa Seminaarit 1 kpl Seminaarit 1 luennoitsijoita Seminaarit 32 osallistujia Henkilöstö Vuoden aikana työsuhteessa olleet 17 henkilöä Harjoittelijat 2 henkilöä Tehty työmäärä 14 htv Tilat Arkistomakasiinitilat 5043,5 neliömetriä Työ- ja asiakastilat 295 neliömetriä *käyttäjämääriä ei voida ilmoittaa v:lta 2016 palvelinvaihdoksen takia 23

24 Kone Oy:n arkistokuva Tutkijantie Mikkeli Asiakaspalvelu Sähköposti e-posti@elka.fi