SOS-LAPSIKYLÄN YRITYS- JA YHTEISTYÖKUMPPANIREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Transkriptio

1 SOS-LAPSIKYLÄN YRITYS- JA YHTEISTYÖKUMPPANIREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE Rekisterinpitäjä SOS-lapsikyläsäätiö sr Kumpulantie 3, Helsinki Puh.(09) Fax (09) Y-tunnus Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Markkinointijohtaja Leena Poutanen p Tietosuojavastaava Tietosuojavastaavana SOS-Lapsikylässä toimii kehittämispäällikkö Johanna Hedman. Rekisterin nimi Rekisterin nimi on yritys- ja yhteistyökumppanien rekisteri. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Rekisterissä säilytetään olemassa olevien ja mahdollisten yrityskumppanien ja yhteistyötahojen (esimerkiksi kunnat ja eduskunta) yhteystietoja sekä esimerkiksi tapahtumailmoittautumisia. Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten: - Kumppanuussuhteiden ylläpito - SOS-Lapsikylän toiminnasta tiedottaminen - Markkinoinnin hoitaminen ja kohdentaminen sekä seuranta - Mielipidekyselyiden toteuttaminen Henkilötietoja käsitellään sähköisen viestinnän tietosuojalain 25, viestintämarkkinalain ja henkilötietolain nojalla sekä noudattaen EU:n tietosuoja-asetusta. Rekisterin tietosisältö Rekisteri pitää sisällään yhteistyökumppanin yhteystiedot (nimi, osoite, sähköpostiosoite, yritys/kunta, ammattinimike) sekä muu mahdollinen yhteistyökumppanin itsensä ilmoittama tieto.

2 Tapahtumailmoittautumisten osalta ilmoittautumisen kannalta merkitykselliset tiedot (ilmoittautuneen nimi, yhteystiedot, yritys/kunta, ammattinimike, mahdollinen erityisruokavalio sekä muut olennaiset tapahtuman kannalta tarpeelliset tiedot. Tiedot ovat pääasiassa digitaalisessa muodossa. Säännönmukaiset tietolähteet Rekisterin tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään. Sen lisäksi tietoja voidaan saada yritysten ja kuntien, maakuntien ja eduskunnan internetsivuilta sekä julkisista rekistereistä. Lisäksi tietoja saadaan esimerkiksi tapahtumaosallistumisten tai muiden yhteistyötilanteiden yhteydessä. Tapahtumailmoittautumisten yhteydessä henkilölle kerrotaan tietojen tallentamisesta ja säilyttämisestä. Henkilöllä on mahdollisuus kieltää tietojen tallennus muualle kuin tapahtumailmoittautumisten tietoihin. SOS-Lapsikylä voi lisäksi kerätä, tallettaa ja päivittää henkilötietoja myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Tietoja luovutetaan SOS-Lapsikylän yhteistyötahoille ainoastaan tämän rekisterin käyttötarkoitusta varten, kuten esimerkiksi lehtien postitusta ja kampanjointia varten. Näiden osalta on tehty EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämät sopimukset henkilötietoja käsittelevien yhteistyökumppaneiden kanssa. Teknisistä ja tietojen käyttöön liittyvistä käytännöllisistä syistä johtuen tietoja saatetaan säilyttää SOS-Lapsikylän käyttämien ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai nämä ulkopuoliset palveluntarjoajat saattavat käsitellä tietoja SOS-Lapsikylän lukuun. Tämä voi myös merkitä tietojen käsittelyä EU/ETA:n ulkopuolella. Kyseiset palveluntarjoajat noudattavat EU:n lainsäädännön edellyttämiä tietosuojavaatimuksia. Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle SOS-Lapsikylä luovuttaa tai siirtää henkilötietoja EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle ainoastaan sellaisille yhteisöille, joiden osalta SOS-Lapsikylä on varmistanut riittävän tietosuojan tason sopimuksin tai muutoin lain edellyttämällä tavalla. Rekisterin suojauksen periaatteet Manuaalinen aineisto: Tilat joissa käsitellään henkilötietoja, on suojattu asianmukaisella rakenteellisella suojauksella ja murtohälytysjärjestelmillä sekä riittävällä valvonnalla. Digitaalinen aineisto: Yritys- ja yhteistyökumppaneiden yhteystiedot tallennetaan Kilta-järjestelmään. Tapahtumailmoittautumiset tallentuvat Surveypal-sivustolle, josta ne siirretään tiedostona lapsikylän verkkoasemalle, jonne on pääsy vain työtehtävän perusteella myönnetyn luvan perusteella. Verkkolevyihin pääsee käsiksi käyttäjäkohtaisilla käyttäjätunnuksilla, joiden oikeuksia hallinnoidaan keskitetysti toimialuepalvelimella, joka sijaitsee DNA:n laitesalissa ja on DNA:n ylläpitämä. Verkkolevyt 2

3 avautuvat ainoastaan SOS-Lapsikylän yritysverkosta. Tapahtumailmoittautumisen yhteydessä saadut yhteystiedot tallennetaan MailChimp-ohjelmaan. Uutiskirjetyökaluna käytetään MailChimp-ohjelmaa, jonne on profiloitu yhteystiedot niiden tarkoituksen mukaan. Kaikki henkilötiedot hävitetään tietoturvaohjeen mukaisesti. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös työsuhteen päätyttyä. Käyttäjätunnukset ja salasanat poistetaan käytöstä työsuhteen päättyessä, joten pääsy tietoihin on ainoastaan työsuhteessa olevilla henkilöillä. Tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuraavaan osoitteeseen: Leena Poutanen Markkinointijohtaja SOS-Lapsikylä Kumpulantie Helsinki leena.poutanen@sos-lapsikyla.fi Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia. Yhteistyökumppaneiden informointi Rekisterinpitäjä informoi asiasta esimerkiksi uutiskirjeiden yhteydessä. Tietojen poistaminen ja säilytysaika SOS-Lapsikylä säilyttää rekisterin tietoja tarpeellisen ajan. Henkilön tiedot poistetaan myös, jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii poistamaan häntä koskevat tiedot. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää SOS-Lapsikylää säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille. 3

4 4

5 5