SUOMEN LUONTOKESKUS HALTIAN RYHMÄVARAUSEHDOT voimassa 5.11.2015 alkaen 1. Varausehdot Nämä varausehdot koskevat Haltian ryhmävarauksia ja niitä sovelletaan asiakkaan ja Haltian väliseen sopimussuhteeseen palvelun varaamisesta ja käyttämisestä. Varausehdot astuvat voimaan heti varauksen tekohetkellä. Varausvahvistuksesta ilmenee varauksen tiedot, ryhmän koko, tilattavat palvelut ja niiden hinnat. Hinnat sisältävät kulloinkin voimassa olevan arvonlisäveron. Pidätämme oikeuden hintojen muutoksiin. 2. Varaaminen Varauksen voi tehdä Haltian asiakaspalvelupisteessä, puhelimitse, sähköpostitse tai varauslomakkeella Haltian nettisivuilla. Asiakkaan on oltava täysi-ikäinen. Asiakkaan tiedot tallentuvat Metsähallituksen asiakasjärjestelmään. Asiakkaalla on oikeus kieltää Metsähallituksen markkinointimateriaalin vastaanottaminen varausta tehdessä. 3. Hyväksyminen Hyväksymällä Haltian tekemän tarjouksen asiakas vahvistaa varauksen ja hyväksyy nämä varausehdot. Samalla peruutusehdot astuvat voimaan. 4. Muutokset ja peruutukset Pyydämme ilmoittamaan osallistujien henkilömäärän viikkoa ennen saapumista. Pääsyliput veloitetaan toteutuneen henkilömäärän mukaan. Peruutus on tehtävä joko kirjallisesti tai soittamalla asiakaspalvelupisteeseen sen aukioloaikana. Peruutus katsotaan tapahtuneeksi sillä hetkellä, jolloin tieto peruutuksesta on tullut Haltiaan. Sähköpostilla tapahtunut peruminen katsotaan saapuneeksi silloin, kun se on Haltian käytettävissä aukioloaikana vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä. Jos sähköinen viesti on saapunut aukioloajan jälkeen, katsotaan peruutus saapuneeksi seuraavana asiakaspalvelupisteen aukiolopäivänä. Metsähallitus/Forststyrelsen info@haltia.com
Sivu 2/5 Mikäli varaus peruutetaan ennen varausajan alkamista asiakkaan tai hänen läheisensä tai ryhmän vetäjän äkillisen sairauden, tapaturman tai kuolemantapauksen johdosta, asiakkaalla on oikeus saada takaisin maksamansa varausmaksu kokonaisuudessaan vähennettynä toimistokuluilla (13 eur). Sairauden ja tapaturman kohdalla Haltiaan on lähetettävä lääkärintodistus 14 vrk:n kuluessa peruutuksesta. Mikäli edellä mainituista syistä johtuva peruutus tapahtuu varausaikana, varausmaksua ei makseta takaisin. Mikäli asiakas peruuttaa varauksensa tai osan siitä vähintään 30 vrk ennen varauksen alkua, on peruutus maksuton. Mikäli asiakas peruuttaa varauksensa alle 30 vrk mutta yli 14 vrk ennen varauksen alkua, voidaan pidättää peruutuskuluina 50 % peruutetun palvelun arvosta, mutta vähintään 13 eur (sis. alv.). Mikäli asiakas peruuttaa varauksensa, kun varauksen alkuun on 14 vrk tai alle, peritään koko peruutetun palvelun arvo. Myöhemmin kuin 48 tuntia ennen tilaisuuden alkua tehdyistä muutoksista tiloihin tai tekniikkaan veloitetaan 100 eur/ muutos sekä muutosten aiheuttamat lisäkustannukset ja palvelut teknisten laitteiden ja henkilökunnan osalta. Saman tai seuraavan päivän tilaisuutta koskevat muutokset tai peruutukset tulee soittaa numeroon 040 752 9811 tai 040 163 6200. Haltian luontokoulun peruutusehdot Maksuttomat luontokoulupäivät voi peruuttaa veloituksetta vain lääkärintodistuksella. Maksuttomien luontokoulupäivien peruutuksista veloitamme peruutusmaksuna 100 euroa. 5. Maksu ja maksuehdot Tilaisuus voidaan maksaa paikan päällä luottokortilla tai käteisellä. Vaihtoehtoisesti tilaisuus laskutetaan verkkolaskuna tai lasku lähetetään asiakkaalle sähköpostitse. Pyydettäessä lasku voidaan lähettää postitse. Laskutuslisä 13 eur/ lasku. Hinnat sisältävät kulloinkin voimassa olevan arvonlisäveron. Oikeus hinnanmuutoksiin pidätetään. Viivästyneistä maksuista peritään korkolain (633/1982) 4 :n mukainen viivästyskorko.
Sivu 3/5 6. Ylivoimainen este Mikäli kyseessä on ylivoimainen este (force majeure), voi Haltia perua varauksen. Perutusta varauksesta asiakkaalle mahdollisesti syntyneitä muita kuluja ei kuitenkaan korvata. Mikäli mahdollista, Haltian tai asiakkaan ylivoimaisesta esteestä johtuvassa peruutuksessa, pyritään tilaisuudelle löytämään uusi ajankohta. Haltia on vapaa vastuusta asiakkaalleen tilanteessa, jossa se on estynyt täyttämään velvollisuutensa Haltiasta riippumattomista syistä, joita se ei ole kohtuudella voinut ennakoida, tai jos Haltia on estynyt täyttämään lupaustaan kolmannesta osapuolesta johtuvista syistä tai ylivoimaisen esteen vuoksi. 7. Opasvarauksen varausehdot Opasvarauksissa noudatetaan samoja varausehtoja kuin muissakin palveluissa. Seuraavat lisäehdot pätevät opasvarauksiin: - Opas on paikalla 15 min ennen varattua aikaa, ja odottaa ryhmää enintään 15 min varatun ajan alkamisesta. - Mikäli ryhmä haluaa oppaan odottavan pidempään, veloitetaan odotusajasta jokaiselta alkavalta tunnilta 50 euroa (sis. ALV). Opas jää odottamaan vain, mikäli hänellä ei ole muita sitoumuksia. 8. Muuta huomioitavaa Tilaajan tulee noudattaa kaikkia tilojen käytöstä annettuja ohjeita. Haltia ei ole velvollinen korvaamaan luonnonolosuhteista asiakkaalle mahdollisesti aiheutuvaa haittaa tai kuluja. Etukäteen tilattu pöytämuoto sisältyy varauksen hintaan. Tarvittavat tekniset palvelut auditoriota koskien tulee ilmoittaa 14 vrk ennen tilaisuuden alkua. Perustekniikasta poikkeavat tekniset palvelut auditoriota koskien tulee ilmoittaa 30 vrk ennen tilaisuuden alkua. Aukioloaikojen ulkopuolisista tilaisuuksista veloitamme lisämaksun 65 eur/ h.
Sivu 4/5 Asiakas voi lisätä kokoustilan välittömään läheisyyteen maksimissaan kaksi rollupia tai vastaavaa somistetta. Ulkoalueiden ja aulan somistamisesta sovitaan tapahtumakohtaisesti. 9. Erikoisjärjestelyt Mikäli tilaisuuteen tarvitaan erityislupia, ohjelmaa tai poikkeuksellisia teknisiä laitteita, sitoutuu tilaajaa vastaamaan niistä aiheutuvista kustannuksista. 10. Vahinkojen korvaukset Asiakas on velvollinen korvaamaan Haltialle vahingon, jonka hän on toiminnallaan vuokrakohteelle tai Haltialle muutoin aiheuttanut. 11. Valitukset Mahdolliset valitukset on aina tehtävä välittömästi Haltialle. Mikäli tämä ei ole mahdollista tai asiaan ei saa tyydyttävää ratkaisua tai siihen liittyy korvausvaatimus, tulee valitus lähettää kuukauden kuluessa varauksen päättymisestä kirjallisesti osoitteeseen: Metsähallitus, Asiakaspalaute, PL 94, 01301 Vantaa. Haltia varaa palautteiden käsittelyyn kuukauden käsittelyajan. Mikäli asiakas ja Haltia eivät pääse yhteisymmärrykseen, voi kuluttajaasemassa oleva asiakas saattaa riita-asian kuluttajavalituslautakunnan käsiteltäväksi. Viime kädessä sopimukseen kohdistuvat erimielisyydet ratkaistaan käräjäoikeudessa. 12. Haltian ohjelmapalveluiden varausehdot Ohjelmapalvelut ovat Haltian yhteistyöyritysten tuottamia. Vastuullinen ohjelman järjestäjä vastaa ohjelmapalvelun toteutuksesta, laadusta, turvallisuudesta, palvelusta sekä vakuutuksista ohjelmapalvelun aikana. Ohjelmapalveluyritys myös laskuttaa ohjelmapalvelun suoraan asiakkaalta. Haltialla on oikeus perua varaus jos jokin toiminnan turvallisuuteen vaikuttava asia, esim. sää muuttuu. Ohjelman reittiä, aikataulua tai sisältöä voidaan muuttaa, mikäli turvallisuusnäkökohdat näin vaativat. Tutustu erillisiin ohjelmapalveluyrittäjän välittämiin varausehtoihin. 14. Haltian ravintolapalveluiden varausehdot
Sivu 5/5 Ravintola Haltia/ KF Restaurants Oy laskuttaa tarjoilut erillisellä laskulla. Tutustu erillisiin ravintolan välittämiin varausehtoihin. 15. Huomioithan seuraavat arvot tapahtumien järjestämisessä: Luontoarvot säilyvät ja toiminta ei ole ristiriidassa luonnonsuojelun, luonnonsuojelualueen tai luontokeskuksen arvojen kanssa. o Matkailu ei häiritse luontoa. Kuljetaan reiteillä aina kun on mahdollista. o Toiminnan on aina noudatettava alueen järjestyssääntöä ja kunnioitettava alueen perustamistarkoitusta. Ympäristöä kuormitetaan mahdollisimman vähän. o Toimitaan luonnon ehdoilla, vältetään kaikkea turhaa ympäristön kuormitusta. o Tavoitteena on ympäristöä säästävä ja roskaton retkeily. Roskat kerätään ja toimitetaan jätteenkeräyspisteisiin. Polttopuuta käytetään säästeliäästi. Päästöt veteen ja ilmaan minimoidaan sekä toiminnassa suositaan uusiutuvia energialähteitä. Arvostetaan paikallista kulttuuria ja perinteitä o Paikallinen kulttuuri otetaan mahdollisuuden mukaan huomioon tiedon ja elämysten tarjonnassa. o Käytetään paikalliset olot hyvin tuntevia oppaita. Oppaat ovat hyvin koulutettuja. Asiakkaiden mahdollisuudet luonnossa virkistymiseen paranevat o Otetaan huomioon kaikki luonnossa liikkujat. Ylläpidetään luonnonrauhaa. Viestintä ja markkinointi on laadukasta ja vastuullista o Asiatiedot ovat luotettavia. Tiedotus on jatkuvaa, avointa ja vuorovaikutteista. o Markkinointi ei ole ristiriidassa luonnonsuojelun kanssa.