(1/7) PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 14/2015 Aika: 8.10.2015 klo 18 Paikka: HO / Sillanpää Paikalla: Tapio Hatakka Olga Penkkilä Maija Häkkinen Taneli Laine Ville Timonen Juhana Järviö Jukka Heliö Laura Kylliäinen Saara Leino Teemu Laakso kuraattori varapuheenjohtaja sihteeri toiminnanohjaaja taloudenhoitaja (poistui kohdan 6. jälkeen) Poissa: Taru Toivanen 1. Avaus Kuraattori Tapio Hatakka avasi kokouksen kello 18.07. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous oli kutsuttu koolle yli kolme päivää aikaisemmin sekä kokouksessa on paikalla vaadittava määrä hallituslaisia. 3. Työjärjestys Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi muutoksitta (liite 1). 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hallituksen kokouksen 13/15 pöytäkirja hyväksyttiin muutoksitta. 5. Ilmoitusasiat Laura Kylliäinen ilmoitti, että hallituksen uudella jäsenellä, Juhana Järviöllä, on ensimmäinen kokous.
(2/7) Teemu Laakso havainnoi, että kokouksessa on paikalla olutta ja krapulaa. Kuraattori Hatakka kertoi, että Taru Toivanen pyysi ilmoittamaan, että hän on ISLANNISSA. Kuraattori Hatakka ilmoitti, että viimeinen versio historiateoksesta on valmis kuun lopussa, jolloin se annetaan SKS:lle toimitettavaksi. Kuraattori Hatakka ilmoitti, että OYV järjestää vuoden 2016 Internordiskt Studentmöten suunnittelukokouksen 13.10. 6. Tehdyt edustusvierailut Ei tehtyjä edustusvierailuja. 7. Kuraattorin asiat Kuraattori Hatakka kertoi, että juhlamestareille on välitetty pari vuotta vanhempi vuosijuhlien kutsuvieraslista, sillä edellisessä hallituksen kokouksessa hyväksytty lista ei ollut täydellinen. Siitä puuttui esimerkiksi kahden edellisen kuraattorin kutsut. Kuraattori Hatakka kertoi, että säätiö on tiedustellut Osakunnan hakeman määrärahan määrää. Hatakka teki hakemushahmotelman hallituksen keskustelujen pohjalta yhdessä muutaman aktiivin kanssa, johon tuli 16 000 euron korotus edellisvuoteen. Korotus pitää sisällään remonttiin liittyviä hankintoja 8 000 euroa, tasokas Osakunnan esittelyvideo 4 000 euroa ja muita korotustarpeita 4 000 euroa. Esittelyvideosta olisi tavoite tehdä laadukas. Remontista on vielä hankittavaa Ratinan lisäkalusteet, virkailijahuoneen tasot, Sillanpään pöydät ja puhujanpönttö, jotka yhteensä olisivat noin 3 000 euroa. Lisäksi Ratinan videotykin HDMI kaapelitus 1 000 euroa, taulukiskojen materiaalit ja asennus 3 000 euroa sekä lisäksi toimistohankintoina uudet puhelimet sekä projektori. Säätiö vastasi alustavasti, että ensi vuodelle tehdään erillinen kalustehankintamomentti, jonka lisäksi tulisi noin 3 000 euron korotus määrärahaan. Taulukiinnitykset säätiö kustantaa jo tämän syksyn aikana.
(3/7) Kuraattori Hatakka kertoi, että Yleisvaliokunta pyysi häntä selvittämään uutta metsänhoitosuunnitelmaa Koivuniemeen, sillä edellinen on jo vanhentunut. Vaihtoehtoisia suunnitelman laatijoita ovat Uniforst ja metsänhoitoyhdistys, joista Uniforst on metsätieteiden opiskelijoiden osuuskunta. Koska säätiö tulee kustantamaan metsänhoitosuunnitelman tekemisen, hallitus koki hyvänä pyytää tarjous molemmilta palveluntarjoajilta ja välittää ne eteenpäin säätiölle. Kuraattori Hatakka jatkaa asian selvittämistä. Kuraattori Hatakka kertoi, että Osakuntalainen Unioni on pyytänyt, että ensi vuoden vaaleja varten valittava vaalipäällikkö valittaisiin jo joulukuun yleiskokouksessa. Lokakuun yleiskokouksessa annetaan suositus Unionin jäsenen valinnasta. Olga Penkkilä muistuttaa, että valittavan jäsenen on liityttävä Unionin jäseneksi. Kuraattori Hatakka muistutti, että hiihdonjohtaja valitaan seuraavassa yleiskokouksessa. Myös muita virkoja on täytettävänä. Kuraattori Hatakka kertoi, että säätiön sääntömuutokseen on kaksi tahoa jättänyt kielteisen lausunnon. Säätiön täytyi kuulla kaikkia asianomaisia ja seuraavaksi sääntömuutos menee valtuuskunnalle äänestettäväksi. 8. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja Taneli Laine kertoi, että syyskaudenavajaiset menivät hyvin vaikkakin muutama juhlija jouduttiin poistamaan huonon käytöksen takia. Juhlissa oli noin 350 osallistujaa ja monilta tuli kehuja uusista tiloista. Laine kertoi, että Remonttitoimikunnan puheenjohtaja Teemu Laakso järjesti kokouksen yhdessä Kai Kaksosen ja Iris Nevanlinnan kanssa koskien osakunnan taulukiinnistyksiä. Säätiö luvannut auttaa kiinnistyskuluissa ja seuraavaksi täytyisi pyytää tarjouksia. Remontti on jälkitarkastettu ja remontissa on kahden vuoden takuu. Kaiuttimet käytiin asentamassa sekä huoneistomestarin kaapin hyllyt on kiinnitetty. Huoneistomestarin kaappiin suunniteltu tilaa jakava hylly on hankittava erikseen.
(4/7) 9. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja Ville Timonen kertoi, että kerhoja ja valiokuntia on muistettava määräraha anomuksien tekemisestä. Hyväksyttyjen hakemuksien on oltava toimitettuna Timoselle kuun loppuun mennessä. Päivitetty rahankäytön tilanne (liite 2). Tapahtumien huomiona, että itsenäisyyspäivän sitseille on jo hankittu ruokia ja pitojen pukuvuokran lasku on maksettu. Muut tapahtumat momentti koostuu suursitseistä sekä pikkuilvesbileistä. Kunnia, ansio ja harrastusmerkkien yhden vuosijuhlatarpeen tilaaminen maksaa 4 500 euroa. Merkkien muottien hinnaksi on ilmoitettu 500 euroa. Koska nykyinen merkkien tekijä lopettaa toimintansa olisi hyvä hankkia ensi vuoden merkit sekä ostaa muotit osakunnan omistukseen. Kylliäinen kertoi, että siirtotositteiden avulla ensi vuoden merkit sekä merkkien muotit voidaan hankkia tänä vuonna ja silti budjetoida kulut ensi vuodelle. 10. Saapunut posti Osakunta on saanut Hämeen heimoliitolta jäsentiedotteen. Edellisenä vuonna hallitus päätti erota Hämeen heimoliitosta, joten kirjeen mukana tullutta jäsenmaksua ei tulla tänä vuonna suorittamaan. Aalto yliopiston ylioppilaskunta lähetti kiitoskortin vuosijuhlakutsusta ja toivotti räiskyvää ja pirskahtelevaa vuosijuhlailtaa. 11. Saapuneet kutsut a. Wiipurilaisen osakunnan laulajat 85v. 17.10. Kutsu oli välitetty HOL:n puheenjohtajalle. b. Nylands Nations Gäddfest 24.10. Jukka Heliö ilmoitti harkitsevansa juhliin osallistumista. c. Varsinaissuomalaisen osakunnan Turun palo 30.10. Kukaan hallituslainen ei ilmaissut kiinnostusta juhlaan. Kutsua ei välitetä virkailijoille.
(5/7) d. Kymenlaakson Osakunnan Rajanylitys 31.10. Olga Penkkilä, Laura Kylliäinen ja Jukka Heliö ilmaisivat kiinnostuksensa juhlaan. e. Pohjalaisen Valtuuskunnan Porthan juhla 7.11. Sihteeri Maija Häkkinen, Olga Penkkilä, Jukka Heliö ja Laura Kylliäinen ilmaisivat kiinnostuksensa juhlaan. Selvitettävä saako juhlaan osallistua useampikin edustaja. f. Karjalaisen Osakunnan Praasniekat 14.11. Kukaan hallituslainen ei ilmaissut kiinnostusta juhlaan. Kutsua ei välitetä virkailijoille. 12. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset (liite 3) Kylliäinen kertoi liitteen lisäksi, että HOS on tehnyt Kulttuurivaliokunnan kanssa yhteistyötä. Kylliäinen kertoi Saara Leinon kerhojen ja valiokunnan kuulumiset. Äijäkerholla oli teeillassa olutta tarjolla, sillä rahaa on jäänyt Oktoberfestin edullisuuden takia. Äijäkerhon tilaamat osakuntatuopit ovat tällä hetkellä Tallinnassa. HOT on lupautunut tulemaan ensi viikon siivoustalkoisiin. Kulttuurivaliokunta järjestänyt excursion Melusta valittaneet puukotettiin näytelmään. Jukka Heliö kertoi, että luontokerho on ollut hiukan hiljainen puheenjohtajan kiireiden takia. Seuraava tapahtuma järjestetään marraskuussa. Laakso kehui pelikerhon toimintaa. He ovat jo pitäneet sääntömääräisen syyskokouksen eli ensi vuoden virkailijat valittu sekä määräraha anomus on tehty. Hienoa työtä! Juhana Järviö kertoi, että liikuntavaliokunta pitää syyskokouksensa 19.10. 13. Ulkojäsenhakemukset a. Jalavan ulkojäsenhakemus Jalavan ulkojäsenhakemusta ei hyväksytty. b. Korpion ulkojäsenhakemus Korpion ulkojäsenhakemus hyväksyttiin. c. Piipposen ulkojäsenhakemus Piipposen ulkojäsenhakemus hyväksyttiin.
(6/7) d. Johanssonin ulkojäsenhakemus Johanssonin ulkojäsenhakemus hyväksyttiin. e. Myllymäen ulkojäsenhakemus Myllymäen ulkojäsenhakemus hyväksyttiin. 14. Määräraha anomukset a. Toiminnanohjaajan määräraha anomus (liite 4) Toiminnanohjaaja Laine oli jättänyt määräraha anomuksen kahdesta uudesta kaiuttimesta Ratinaan. Hallitus hyväksyi jo tehdyt hankinnat. b. Toiminnanohjaajan määräraha anomus (liite 5) Toiminnanohjaaja Laine oli jättänyt määräraha anomuksen uusien siivousvälineiden hankkimista varten. Vanhat välineet heitettiin muuton yhteydessä pois. Hallitus hyväksyi määräraha anomuksen maksettavaksi esimerkiksi pienhankintojen momentista. c. Saunamajurin määräraha anomus (liite 6) Saunamajuri Leo Starck oli jättänyt määräraha anomuksen uusista pyyhkeistä. Laakso ihmetteli, miksi on tarve hankkia Osakunnalle pyyhkeitä, kun niitä on tarkoituksella vähennetty edellisenä vuonna. Hallitus muistutti, että päävirkailijat saavat hyväksyä muutaman sadan euron suuruisia hankintoja. Hallitus valtuutti Starckin ostamaan Osakunnalle laadukkaita pyyhkeitä enintään 200 eurolla. 15. Tilahakemukset a. Hämäläisten talon vanhojen asukkaiden tilahakemus (liite 7) Toiminnanohjaaja Laine kertoi, olleensa yhteydessä tapahtuman järjestäjiin. Heille on ehdotettu päiviä, mutta mitään ei ole vielä sovittu. Tapahtumaan osallistuvista kaikki on Hämäläisten talon entisiä asukkaita, mutta vain osa on entisiä Osakunnan jäseniä. Laakso kannatti tilojen myöntämistä ja ehdotti kirjamyynnin järjestämistä tapahtumaan. Kylliäinen pyysi, että valittu päivä ilmoitettaisiin hyvissä ajoin, jotta kerhoille ehditään järjestämään vaihtoehtoiset harjoitustilat.
(7/7) 16. Muut asiat Kokoukseen on osallistunut karkeakarvainen kääpiömäyräkoira. Olga Penkkilä kertoi, että vuosijuhlailmoittautuminen on auennut ja ilmoittautuneita on jo paljon. Kuraattori Hatakka kertoi, että kunniamerkin saajista Jari Litmanen ei ole pääsemässä juhlaan. 17. Kokouksesta tiedotettavat asiat Kokouksesta ei ole tiedotettavia asioita. 18. Seuraava kokous Pitkän keskustelun päätteeksi hallituksen seuraava kokous päätettiin pitää 21.10. klo 19. 19. Kokouksen päättäminen Kuraattori Hatakka päätti kokouksen kello 19.23. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Tapio Hatakka Maija Häkkinen Kuraattori Sihteeri