7.3..2011 Esitys kevätkokoukselle 2011 Imetyksen tuki ry:n JOHTO- JA TALOUSSÄÄNTÖ Osa I HALLITUKSEN TYÖJÄRJESTYS I luku: Yleistä 1 Yhdistyksen perustehtävä Yhdistyksen tarkoitus on edistää, tukea ja suojella imetystä ja imetysmyönteisiä asenteita yhteiskunnassa. Toiminnan lähtökohta ja perusta on Yhdistyneiden kansakuntien Lapsen oikeuksien sopimus sekä YK:n erityisjärjestö WHO:n imetystä koskevat ohjelmat (säännöt 2 ). 2 Yhdistyksen päättävät elimet Imetyksen tuki ry:n ylin päättävä elin on jäsenkokous. Jäsenkokouksen valitsema hallitus panee toimeen jäsenkokouksen tekemät päätökset. 3 Työjärjestyksen soveltamisala Hallituksen työjärjestys tarkistetaan ja hyväksytään aina uuden hallituksen järjestäytymiskokouksessa tai silloin, kun rekisteröity sääntömuutos vaikuttaa työjärjestyksen sisältöön. Muutokset kirjataan järjestäytymiskokouksen pöytäkirjaan. Johtosääntö pidetään nähtävillä internetforum Maitolaiturin jäsenalueella. Työjärjestystä noudatetaan Imetyksen tuki ry:n hallituksen toiminnassa. Työryhmissä ja muissa elimissä työjärjestystä noudatetaan soveltuvin osin. II luku: Hallitus 4 Tehtävät ja toimivalta Hallituksen tehtävät ja toimivalta määritellään Imetyksen tuki ry:n säännöissä. Hallitus on yhdistyksen toimeenpaneva elimen. Hallitus huolehtii yhdistyksen hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä toimintasuunnitelman ja talousarvion puitteissa. Imetyksen tuki ry:n Johto- ja taloussääntö 1 (12) Päivitetty maaliskuu 2011
Hallituksen on huolehdittava kirjanpidon sekä raportoinnin ja varainhoidon valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä ja yhdistyksen omaisuuden tarkoituksenmukaisesta vakuuttamisesta. 5 Järjestäytyminen Hallitus kokoontuu järjestäytymiskokoukseensa kuukauden kuluessa toimikautensa alkamisesta. Hallituksen ensimmäisessä kokouksessa puhetta johtaa jäsenkokouksen valitsema puheenjohtaja. Muissa hallituksen kokouksissa puhetta johtaa hallituksen puheenjohtaja tai tämän ollessa esteellinen varapuheenjohtaja. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat vastuuhenkilöt (säännöt 6 ). Jos hallituksella on kaksi varajäsentä, hallituksen järjestäytymiskokouksessa päätetään, kumpi varajäsenistä kutsutaan ensin korvaamaan estynyttä varsinaista jäsentä. Varajäsenillä on puhe- ja läsnäolo-oikeus kaikissa hallituksen kokouksissa. Hallitus voi määrittää jäsenilleen vastuualueet. Hallituksen jokaisen jäsenen oletetaan toimivan vähintään yhdessä työryhmässä tai muussa vastuutehtävässä. 6 Kokousaika- ja paikka Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii (säännöt 6 ). Hallitus päättää toimikautensa ensimmäisessä kokouksessa, milloin ja missä hallituksen kokouksia pääasiassa pidetään ja miten niistä on ilmoitettava hallituksen jäsenille. Jos muuta ei ole sovittu, kokouksesta ilmoitetaan sähköpostitse hallituksen jäsenille vähintään viisi päivää ennen kokousta. Hallitus kokoontuu kasvotusten, yhdistyksen Maitolaituri-keskustelufoorumilla tai puhelinkokouksessa. Jos hallitus niin päättää, hallituksen jäsen voi osallistua kasvotusten pidettävään kokoukseen puhelimen tai videoyhteyden välityksellä. Hallitus kokoontuu noin kerran kuukaudessa kevät- ja syyskaudella. 7 Kokouksen esityslista Hallituksen kokouksissa käsitellään puheenjohtajan ja toiminnanjohtajan yhdessä esityslistalle merkitsemät asiat, toiminnanjohtajan tai työryhmien hallitukselle valmistelemat asiat sekä hallituksen jäsenten esittämät asiat. Asiat esittelee hallituksen kokouksissa asiaa valmistellut hallituksen jäsen, toiminnanjohtaja tai henkilö, jolle esittely on annettu tehtäväksi. Järjestäytymiskokouksen esityslistarunko on liitteessä 2. 8 Palkkiot ja korvaukset, koulutus ja virkistäytyminen Hallitus voi järjestää itselleen koulutusta ja virkistäytymistä jäsenkokouksen hyväksymän talousarvion puitteissa. Hallituksen jäsenille maksetaan luottamustehtävän hoitoon liittyviä matka- ja kulukorvauksia jäsenkokouksen hyväksymien periaatteiden mukaisesti. Imetyksen tuki ry:n Johto- ja taloussääntö 2 (12) Päivitetty maaliskuu 2011
Hallitus päättää hallituksen jäsenten palkkioiden tarkemmista maksamisperusteista toimikautensa ensimmäisessä kokouksessa jäsenkokouksen päätösten mukaisesti. III luku: Asioiden käsitteleminen 9 Päätösvaltaisuus Hallitus on päätösvaltainen, kun puolet sen jäsenistä ja lisäksi puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja on läsnä (säännöt 6 ). Varsinaisen jäsenen ollessa estynyt tämän päätösvaltaa käyttää kokouksessa läsnäoleva varajäsen. Hallituksen jäsenen tulee ilmoittaa esteestään kokoukseen ennakolta hallituksen puheenjohtajalle tai sihteerille. 10 Esteellisyys ja vaitiolovelvollisuus Hallituksen jäsen tai toimihenkilö ei saa osallistua hänen oman henkilökohtaisen asiansa tai hänen intressiyhtiöidensä ja yhdistyksen välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn yhdistyksen hallintoelimissä. Hän ei myöskään saa ottaa osaa yhdistyksen ja kolmannen henkilön välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn, jos hänellä on siitä odotettavissa olennaista henkilökohtaista etua, joka saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa. Mitä tässä on sanottu sopimuksesta, on vastaavasti sovellettava oikeudenkäyntiin tai muutenkin toimivallan käyttämiseen. Esteellisyysmuistutukset ratkaisee yhdistyksen puheenjohtaja. Edellä mainitut henkilöt ovat vaitiolovelvollisia asioista, jotka he ovat saaneet luottamustoimessaan tai työssään tietoonsa ja joista voi olla yhdistykselle olennaista haittaa tai vahinkoa. Edellä mainitut henkilöt eivät myöskään saa käyttää hyväkseen yhdistyksen hallinnosta tai palveluksesta pois siirryttyään niitä luottamuksellisia tietoja, joista voi olla yhdistykselle olennaista haittaa tai vahinkoa. 11 Päätöksentekojärjestys Jos esillä olevasta asiasta ollaan yhtä mieltä tai esittelyn pohjaksi annetun esityksen vastaehdotusta ei ole kannatettu, puheenjohtajan on todettava päätös. Muussa tapauksessa puheenjohtajan on todettava ehdotukset, joista on äänestettävä. Tämän jälkeen hän esittää hallituksen hyväksyttäväksi äänestystavan ja antaa äänestysesityksen. Jos äänestyksiä on tehtävä useita, puheenjohtaja hyväksyttää äänestysjärjestyksen. Äänestysesityksen tulee olla sellainen, että vastaus jaa tai ei ilmaisee kannanoton. Jos äänestys on toimitettu muulla tavalla kuin nimenhuudolla, on äänestys vaadittaessa toimitettava uudelleen nimenhuudolla. Samoin toimitaan, jos puheenjohtajan katsoo nimenhuudon olevan selvyyden vuoksi tarpeellinen. Jos kaksi hallituksen jäsentä vaatii, on äänestys toimitettava suljetuin lipuin. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. (säännöt 6 ) 12 Asioiden valmistelu Hallitus pitää periaatteenaan, että merkittävimmistä toiminta-, talous- ja henkilöstöasioista Imetyksen tuki ry:n Johto- ja taloussääntö 3 (12) Päivitetty maaliskuu 2011
tehdään päätöksiä vain hyvän valmistelun ja hyvissä ajoin ennen kokousta toimitetun taustamateriaalin pohjalta. 13 Pöydällepano Ensimmäistä kertaa esillä oleva asia on pantava pöydälle, jos kaksi hallituksen jäsentä niin vaatii. Uudistetusta asian pöydällepanosta päätetään yksinkertaisella enemmistöllä annetuista äänistä. Asia, jota ei ole merkitty esityslistaan, on pantava pöydälle yhden hallituksen jäsenen niin vaatiessa. Pöydälle pantu asia käsitellään uudelleen hallituksen seuraavassa kokouksessa, ellei hallitus päätä toisin. 14 Läsnäolo- ja puheoikeus Imetyksen tuki ry:n toiminnanjohtajalla sekä henkilöillä, joille hallitus antaa luvan, on oikeus olla läsnä hallituksen kokouksessa ja ottaa osaa keskusteluun. Esteellisyyssäädökset on huomioitava (Yhdistyslaki 37 ). Läsnäolo- ja puheoikeuslupaa voi pyytää puheenjohtajalta vähintään viikkoa ennen kokousta. Puheenjohtaja ratkaisee asian. Lupa voidaan myöntää osittaisena nimetyn asian käsittelemisen ajaksi. Hallitus voi kutsua kokoukseensa henkilöitä ulkopuoleltaan. Hallituksen kokouksen läsnäolijat merkitään kokouksen pöytäkirjaan. 15 Pöytäkirja Hallituksen kokouksen sihteerin tehtävästä vastaa hallituksen sihteeri tai toiminnanjohtaja hallituksen päätöksen mukaisesti. Hallituksen kokouksesta laaditaan puheenjohtajan johdolla pöytäkirja. Pöytäkirjaan merkitään vähintään läsnä olleet jäsenet, käsitellyt asiat, toimitetut äänestykset ja hallituksen päätökset. Kasvotusten pidetyistä kokouksista kirjataan vakiintuneen tavan mukaisesti myös läsnäolevat lapset. Pöytäkirjan allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri. Pöytäkirjan tarkastustavan päättää hallitus. Hallituksen jäsen voi esittää eriävän mielipiteen päätökseen, jonka tekemistä hän on vastustanut vastaesityksellään tai äänestyksessä. Eriävä mielipide voidaan esittää myös puheenjohtajan tulkinnasta. Hallituksen jäsenen, joka haluaa esittää eriävän mielipiteensä, tulee ilmoittaa siitä suullisesti tai Maitolaiturin keskustelussa välittömästi, kun päätös on julistettu ja esittää se sihteerille kirjallisena pöytäkirjan tarkastukseen varatun ajan kuluessa. Eriävä mielipide kirjataan aina pöytäkirjaan. Pöytäkirjan julkaisu- ja tarkistamistapa päätetään hallituksen järjestäytymiskokouksessa. Jäsenistölle tiedotetaan keskeisistä päätöksistä Maitolaituri-keskustelufoorumilla ja tiedotuskirjeissä. 16 Yhdistyksen nimen kirjoittaminen Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kaksi yhdessä (säännöt 7 ). Imetyksen tuki ry:n Johto- ja taloussääntö 4 (12) Päivitetty maaliskuu 2011
IV luku: Asioiden valmisteluelimet 17 Työryhmät Yhdistyksessä toimii useita työryhmiä yhdistyksen tarkoituksen toteuttamiseksi. Työryhmät voivat olla avoimia kaikille jäsenille tai suljettuja työryhmiä, joihin hallitus nimeää jäsenet joko keskuudestaan tai kutsumalla niihin hallituksen ulkopuolisia asiantuntijajäseniä. Toimikautensa aluksi hallitus tutustuu yhdistyksessä toimiviin työryhmiin. Hallitus voi perustaa uusia tarpeellisia työryhmiä ja nimetä niihin jäseniä. Työryhmä nimeää yhteyshenkilön, joka pitää yhteyttä hallitukseen. Hallitus ohjeistaa työryhmiä näiden tehtävistä, tavoitteista sekä raportointi- ja seurantakäytännöistä. Työryhmät voivat valmistella asioita hallitukselle päätettävistä asioista. Työryhmät raportoivat toiminnastaan hallitukselle. 18 Jäsenaloitteet Imetyksen tuki ry:n jäsenillä on oikeus tehdä jäsenaloitteita. Jäsenaloitteen voi tehdä puheenjohtajalle tai sihteerille kirjallisesti. Jäsenaloitteessa tulee olla aloitteen tekijän tai tekijöiden yhteystiedot. Aloitteentekijöille ilmoitetaan aloitteen saapumisesta. Hallituksen on otettava aloite käsittelyyn viimeistään kolmen kuukauden kuluessa aloitteen saapumisesta. V luku: Aikataulut 19 Vuosikello Hallituksen toimintaa ohjaa kalenterivuosittain hallituksen ja toiminnanjohtajan kanssa koottava vuosikello. Vuosikelloon kirjataan yhdistyksen velvoitteiden ja sitoumusten määräajat, vuoden tärkeät tapahtumat (mm. Imetyspäivä) ja muut hallituksen tärkeäksi näkemät ajankohdat. Vuosikello hyväksytään uuden hallituksen järjestäytymiskokouksessa. VI luku: Henkilöstö ja vastuuhenkilöt 20 Henkilöstöön tutustuminen Hallitus tutustuu yhdistyksen henkilöstöön kahden kuukauden kuluessa toimikautensa aloittamisesta. Henkilöstön toimenkuvat päivitetään vuosittain. 21 Yhdistyksen vastuuhenkilöt ja niiden tehtävät Hallitus voi nimetä yhdistyksen jäseniä ja vapaaehtoistyöntekijöitä toimimaan yhdistyksen vastuuhenkilöinä. Vastuuhenkilölle nimettäviä tehtäviä ovat mm. nettisivupäivittäjä, maitolaiturivalvojat, lehden päätoimittaja ja toimitussihteeri. Hallitus tutustuu vastuuhenkilöihin toimikautensa alussa. Yhdistyksen vastuuhenkilöt nimetään järjestäytymiskokouksessa tai tarpeen mukaan. Puheenjohtajan, varapuheenjohtajan, sihteerin, rahastonhoitajan, hallituksen jäsenen ja varajäsenen, ja yhdistyksen muiden vastuuhenkilöiden tehtävät ja vastuut kirjataan johtosäännön liitteeseen Organisaation rakenne ja vastuuhenkilöiden tehtävät. Liite päivitetään vuosittain. Imetyksen tuki ry:n Johto- ja taloussääntö 5 (12) Päivitetty maaliskuu 2011
Osa II TALOUSSÄÄNTÖ Luku I Yleiset määräykset 22 Taloussäännön soveltamisala Taloussääntöä noudatetaan yhdistyksen taloudenpitoa, talousasioiden valmistelua, päätöksentekoa, päätösten toteutusta, seurantaa ja valvontaa koskevassa toiminnassa. 23 Jäsenkokousten valmistelu Kevätkokous Hallitus vastaa toimintakertomuksesta ja tilinpäätöksestä ja tilintarkastuksen suorittamisesta ennen kevätkokousta. Syyskokous Hallitus vastaa tulevan vuoden toimintasuunnitelman ja budjetin ja jäsenmaksujen suuruutta koskevista ehdotuksista syyskokoukselle. Hallitus vastaa yhdistyksen toiminnasta ja taloudenpidosta jäsenkokoukselle. 24 Hallituksen tehtävät Hallitus valvoo yhdistyksen taloudenpitoa toimikautensa aikana. Hallitus yhdessä toiminnanjohtajan kanssa vastaa siitä, että tilinpäätös ja toimintakertomus laaditaan kirjanpitolain ja tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimista koskevien muiden säännösten ja määräysten mukaisesti ja että tilinpäätös ja toimintakertomus yhdessä antavat oikeat ja riittävät tiedot yhdistyksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Hallitus päättää toimihenkilöiden palkoista, merkittävistä investoinneista, lainan otosta, takauksien ja vakuuksien myöntämisestä sekä määrittelee sijoitustoiminnan puitteet ja valtuudet. Hallitus vastaa siitä, että yhdistyksen saamat avustukset käytetään rahoitushakemusten mukaisesti. Hallitus päättää tilien avaamisesta raha- ja rahoituslaitoksissa yhdistyksen omista projektiluontoisista hankkeista ja niiden rahoituksesta avustushakemusten tekemisestä ja niiden pääsisällöstä lahjoitusten vastaanottamisesta ja niiden tarkoituksenmukaisesta käytöstä henkilöstön palkkaamisesta ja työsuhteiden päättymisestä Hallitus voi antaa toiminnan ja talouden hoitamiseen liittyviä ohjeita ja määräyksiä. Hallitus voi delegoida päätösvaltaansa työntekijöille. 25 Toiminnanjohtajan tehtävät Yhdistyksen toiminnanjohtaja vastaa toiminnan järjestämisestä ja valmistelee hallituksessa käsiteltävät asiat sekä panee ne täytäntöön. Toiminnanjohtaja valmistelee toimintasuunnitelman, budjetin ja ehdotuksen jäsenmaksujen suuruudeksi yhteistyössä rahastonhoitajan ja muun hallituksen kanssa. Valmistelussa kuullaan työryhmien puheenjohtajia ja yhdistyksen muita työntekijöitä. Imetyksen tuki ry:n Johto- ja taloussääntö 6 (12) Päivitetty maaliskuu 2011
Toiminnanjohtaja esittelee hallitukselta saamiensa ohjeiden mukaisesti yhdistyksen taloustilanteen hallituksen kokouksessa määrävälein. Toiminnanjohtajan on informoitava hallitusta merkittävistä tekemistään tai tulossa olevista päätöksistä. Tällaisia päätöksiä ovat mm. henkilöstöasiat, suuret hankinnat, toimitilojen vaihdot ja kolmansien osapuolten kanssa tehtävät sopimukset. Toiminnanjohtaja toimii yhdistyksen muiden työntekijöiden esimiehenä. Toiminnanjohtaja päättää yhdistyksen työntekijöiden työ- ja koulutusmatkoista ja koulutukseen osallistumisesta kotimaassa. Toiminnanjohtaja valvoo, että yhdistyksen henkilöstön työskentelyn osalta noudatetaan työaika- ja vuosilomalakia pitämällä lain säätämää työaikakirjanpitoa tehdyistä työtunneista ja niistä suoritetuista korvauksista sekä vuosilomalain mukaista kirjanpitoa vuosilomista. Toiminnanjohtaja valmistelee yhdistyksen sisäiset ja ulkoiset tiedotteet yhteistyössä työntekijöiden ja työryhmien kanssa. Toiminnanjohtaja seuraa sisäisen ja ulkoisen tiedottamisen toteuttamista. Toiminnanjohtaja johtaa yhdistyksen toimintaa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Muiden talousvastuullisten toimihenkilöiden on huolehdittava, että toiminta tapahtuu taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Taloutta hoitavan toimihenkilön on toiminnanjohtajan lisäksi vastattava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja raportointi tarkoituksenmukaista sekä varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty ja että, hallitus ja muut päätäntäelimet saavat riittävän ja oikean tiedon taloudellisten päätösten perustaksi. Toiminnanjohtaja valvoo yhdistyksen omistaman omaisuuden hoitoa. Toiminnanjohtaja vastaa toimistaan hallitukselle. 26 Toimihenkilöt Kaikkien yhdistyksen hallinto-, johto- ja valvontaelimissä toimivien ja muiden toimihenkilöiden on hoidettava tehtävänsä taloudellisesti ja huolellisesti. Heidän tulee huolehtia siitä, että yhdistyksen omaisuutta hoidetaan luotettavalla ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Luku 2 TULOT, MENOT JA VAROJEN HOITO 27 Rahaliikenne ja pankkitilien käyttö Maksuliikenne on hoidettava vähäisiä maksuja lukuun ottamatta pankkitilien välityksellä. Hallitus päättää vuosittain kassan enimmäismäärän. Pankkitilien käyttöön liittyvistä yleisistä kysymyksistä sekä niiden avaamisesta ja lopettamisesta sekä tilien käyttövaltuuksista päättää yhdistyksen hallitus. Siirrettäessä rahoja kassasta pankkiin yhdistyksen tilille taikka tililtä nostettaessa on tositteena käytettävä pankin antamaa tai pankin tietojärjestelmästä tulostettua tositetta. Siirrettäessä varoja pankkitililtä toiselle on siirtotapahtumasta ilmettävä maksaja ja maksunsaaja sekä siirron syy. Pankkien tiliotteet on viipymättä tarkastettava ja täsmäytettävä kirjanpitoon. Voimassa olevista pankkitileistä ja tilien käyttöoikeuksista pidetään rekisteriä. Imetyksen tuki ry:n Johto- ja taloussääntö 7 (12) Päivitetty maaliskuu 2011
Luotto- ja maksukorttien käyttöä koskevat periaatteet hyväksyy hallitus. 28 Avustuksiin liittyvät asiat Avustushakemukset ja avustusten vuosiselvitykset allekirjoittavat yhdistyksen nimenkirjoitusoikeuden omaavat henkilöt. Avustusten maksupyynnöt ja selvitykset toteutuneista kuluista allekirjoittavat toiminnanjohtaja tai hallituksen erikseen siihen valtuuttamat henkilöt. 29 Maksuliikenne Taloudenpidossa tulee ottaa huomioon sekä rahoittajien ohjeet että sisäisen valvonnan näkökohdat ja huolehtia kaikkien vastuualueiden valvonnan kannalta tarpeellisten tarkastusten suorittamisesta. Sisäisen valvonnan tehtävänä on tuottaa hallituksen ja rahoittajan tarpeisiin tietoa siitä, että toiminnasta saatu tieto on oikeaa ja riittävää. Lisäksi sen tehtävänä on varmistaa, että toiminta ja taloudenhoito ovat olleet tarkoituksenmukaista, tuloksellista ja laillista. Lasku on tarkistettava ja hyväksyttävä ennen sen maksamista. Tuotteen tai palvelun tilaajan tai työryhmän vastuuhenkilön on välitettävä laskun tarkastajalle riittävät tiedot laskun tarkastamista ja hyväksymistä varten. Laskujen hyväksyjän on tarkastettava laskujen asianmukaisuus sekä se, että tosite on päivätty ja riittävästi yksilöity. Hyväksyminen on päivättävä ja allekirjoitettava, tositteelle on lisäksi merkittävä tarvittavat kustannuspaikat ja budjettikirjanpidon tilit. Toiminnanjohtaja tarkastaa ja hyväksyy työntekijöiden ja vapaaehtoisten laskut. Toiminnanjohtaja hyväksyy toiminnasta aiheutuvat tavanomaiset laskut. Toiminnanjohtaja voi päättää itsenäisesti alle 1500 euron hankinnoista. Hallituksen nimeämä yhdistyksen nimenkirjoittaja hyväksyy toiminnanjohtajan laskut ja tarkastaa yhdistyksen laskut. 30 Palkanmaksu ja palkkakirjanpito Palkanlaskennassa, palkanmaksussa ja palkkakirjanpidossa on noudatettava näistä erikseen annettuja ohjeita ja määräyksiä. Maksettavien palkkojen osalta tulee varmistua, että ne maksetaan voimassa olevien sopimusten ja tehtyjen päätösten mukaisesti. Palkat ja palkkiot maksetaan hallituksen päättämänä ajankohtana maksunsaajan määräämään rahalaitokseen. Ennakkomaksu on mahdollinen vain erityistapauksissa ja siitä on laadittava tosite, joka on asianmukaisesti varmennettu ja se on arkistoitava muiden kirjanpitotositteiden joukkoon. Luontaisetumenettelyssä noudatetaan verohallinnon ohjeita. Palkkioista ja lyhytaikaisista tilapäisistä tehtävistä on kirjoitettava palkkiolasku, joka sisältää laskuttajan nimen, henkilötunnuksen, laskuttajan osoitetiedot, verotuskunnan, tiedot työn suoritusajasta ja maksuperusteesta. Laskuttaja varmentaa laskun allekirjoituksellaan ja päiväyksellä. Palkkiolaskut hyväksyy tilaaja. Vuosi-ilmoitukset verottajalle ja vakuutusyhtiöille sekä palkkoihin liittyvät ennakonpidätys- ja sosiaaliturvamaksutilitykset ja sosiaalivakuutusmaksuja koskevat tilitykset allekirjoittaa Imetyksen tuki ry:n Johto- ja taloussääntö 8 (12) Päivitetty maaliskuu 2011
toiminnanjohtaja tai hänen määräämänsä henkilö. Työntekijöiden esimies toimittaa palkkatiedot tilitoimistoon joka kuukauden 20. päivään mennessä. Tilitoimisto huolehtii palkanmaksusta. Palkanlaskennan perustana ovat voimassa olevat työehtosopimukset. Yli kolmen päivän pituisissa työsuhteissa työsopimus tehdään kirjallisesti. Työsopimuksessa on mainittava työntekijän nimi, henkilötunnus, osoite- ja maksutiedot, sopimuksen voimassaoloaika ja palkkauksen perusteet. 31 Matkakustannusten korvaukset Matkat laskutetaan matkalaskulla. Matkakorvauksia maksetaan ensisijaisesti julkisten kulkuneuvojen kustannusten mukaisesti II-luokassa. Kilometrikorvauksien maksamisesta sovitaan etukäteen. Hallitus voi erikseen päättää korvata myös muita matkakustannuksia. Hallitus päättää yhdistyksen edustajien ulkomaanmatkoista ja ulkomaankoulutuksista. Matka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin matkan ja hoidettavien tehtävien tarkoituksen mukaisen suorittamisen kannalta on mahdollista. Yhdistyksen työntekijöille, hallituksen jäsenille ja vapaaehtoisille voidaan maksaa päivärahaa soveltuvin osin valtion matkustusohjesäännön mukaisesti. Toiminnanjohtaja tarkastaa ja hyväksyy työntekijöiden ja vapaaehtoisten matkalaskut. Toiminnanjohtajan matkalaskun hyväksyy puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja tai rahastonhoitaja. 32 Tulojen ja menojen hyväksyminen Vaarallisten työyhdistelmien välttämiseksi tositteiden hyväksymis-, kirjaus- ja maksatusrutiinit tulee eriyttää eri henkilöille, jos se toiminnallisesti on mahdollista. Ennen menon maksamista lasku tai muu sen perusteena oleva asiakirja tulee tarkastaa. Vastaanottajan ja tarkastajan tulee merkitä tositteeseen nimensä tai nimikirjaimensa ja tositteessa tulee olla myös merkintä siitä tilistä ja kustannuspaikasta, jolle meno kirjataan. Toimialueensa menot ja tulot hyväksyy toiminnanjohtaja. Hallituksen puheenjohtaja tarkastaa / hyväksyy toiminnanjohtajan menot. Puheenjohtajan menojen oikeellisuuden tarkastaa varapuheenjohtaja. Suurehkot hankinnat tai muut satunnaiset, poikkeuksellisen suuret menot, jotka poikkeavat talousarviosta, tulee hyväksyttää hallituksella. Kirjanpidon muistiotositteet hyväksyy yhdistyksen toiminnanjohtaja. 33 Kirjanpito Yhdistyksen kirjanpito on tehtävä ja säilytettävä voimassa olevien säädösten ja määräysten mukaisesti. Lisäksi on huomioitava Raha- automaattiyhdistyksen antamat avustusten kirjaamisohjeet, tämän taloussäännön määräykset sekä hyvän kirjanpitotavan vaatimukset. Yhdistyksen kirjanpidosta vastaa yhdistyksen käyttämä tilitoimisto. Kirjanpitokirjojen säilyttämisestä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä ja arkistosääntöjä. Imetyksen tuki ry:n Johto- ja taloussääntö 9 (12) Päivitetty maaliskuu 2011
Kirjanpito tehdään kustannuspaikkakohtaisesti. Tilinpäätöksen allekirjoittaa päätösvaltainen hallitus ja toiminnanjohtaja. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään kolme viikkoa ennen jäsenkokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen jäsenkokousta hallitukselle (säännöt 8). Imetyksen tuki ry:n Johto- ja taloussääntö 10 (12) Päivitetty maaliskuu 2011
Liite 1 Organisaation rakenne ja vastuuhenkilöiden tehtävät Imetyksen tuki ry:n sääntöjen 6 mukaisesti yhdistyksen asioita hoitaa hallitus. Hallitukseen kuuluu yhdistyksen kokouksen valitsema puheenjohtaja sekä 4 7 varsinaista jäsentä sekä 1 2 varajäsentä. Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi. Hallituksen päätösvaltaisuudesta ja muista käytännön asioista määrätään sääntöjen 6 ja johtosäännössä. Hallituksen jäsenten tehtävät Puheenjohtaja Tehtävät: kutsuu koolle hallituksen kokoukset laatii esityslistan hallituksen kokouksia varten yhteistyössä toiminnanjohtajan ja sihteerin kanssa. johtaa puhetta hallituksen kokouksissa varmistaa, että jäsenkokousasiakirjat ovat valmisteltu ajallaan kokoukselle esittelyä varten. Tämän varmistamiseksi puheenjohtaja on yhteydessä hyvissä ajoin toiminnanjohtajaan, sihteeriin, rahastonhoitajaan ja tarvittaessa tilintarkastajiin. kutsuu hallituksen järjestäytymiskokoukseen viimeistään 10 päivän kuluessa siitä, kun hallituksen toimikausi on alkanut. huolehtii, että järjestäytymiskokouksessa käsitellään sääntöjen 6 ja työjärjestyksen 4 määrätyt asiat. toimittaa hallitusvaihdoksen jälkeen muutosilmoituksen Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteriin. kirjoittaa yhdessä toisen nimenkirjoittajan kanssa yhdistyksen nimen (säännöt 7 ). toimii työntekijöiden esimiehenä, ellei hallitus päätä puheenjohtajan aloitteesta delegoida tehtävää muulle hallituksen jäsenelle. Varapuheenjohtaja Sihteeri Tehtävät: toimii tarvittaessa puheenjohtajan sijaisena hoitaen tämän tehtäviä (säännöt 6 ja 7 ) voi kirjoittaa yhdessä toisen nimenkirjoittajan kanssa yhdistyksen nimen (säännöt 7 ) Tehtävät: toimii pöytäkirjanpitäjänä hallituksen kokouksissa (vrt 15, korjausehdotuksia?) laatii esityslistan sääntömääräisiä jäsenkokouksia varten yhteistyössä puheenjohtajan kanssa vastaa siitä, että hallituksen kokousten pöytäkirjat liitteineen allekirjoitetaan ja arkistoidaan asianmukaisesti hyväksymisen jälkeen vastaa siitä, että jäsenkokousten pöytäkirjat käyvät pöytäkirjantarkastajilla, kokouksen sihteerillä sekä kokouksen puheenjohtajalla allekirjoitettavana vastaa jäsenrekisterin ajantasaisuudesta yhteistyössä rahastonhoitajan kanssa valmistelee sääntömääräistä jäsenkokousta varten toimintakertomuksen ja toimintasuunnitelman vastaa siitä, että yhdistyksen kokoukset kutsutaan koolle sääntöjen 10 mukaisesti esittelee sääntömääräisessä jäsenkokouksessa toimintakertomuksen ja toimintasuunnitelman vastaa Imetyksen tuki ry:n arkiston kokoamisesta ja ylläpidosta toimikautensa ajan Imetyksen tuki ry:n Johto- ja taloussääntö 11 (12) Päivitetty maaliskuu 2011
kirjoittaa yhdessä toisen nimenkirjoittajan kanssa yhdistyksen nimen (säännöt 7 ) Hallituksen jäsen Tehtävät: osallistuu aktiivisesti hallituksen kokouksiin osallistuu vastuualueensa työryhmiin Hallituksen varajäsen Tehtävät: on suotavaa, että osallistuu hallituksen kokouksiin läsnäolo- ja puheoikeudella, silloin kun hallitus on täysilukuinen osallistuu hallituksen kokouksiin varsinaisen jäsenen ollessa estyneenä osallistuu aktiivisesti hallituksen kokouksiin varsinaisen jäsenen erottua tehtävästään Rahastonhoitaja Tehtävät: vastaa jäsenrekisterin ajantasaisuudesta yhteistyössä sihteerin kanssa vastaa siitä, että jäsenille lähetetään ohjeet jäsenmaksun maksamiseksi vuoden alussa jäsenkokouskutsun mukana vastaa jäsenille tiedotettavista talousasioista valmistelee sääntömääräistä jäsenkokousta varten talousarvion yhdessä toiminnanjohtajan ja puheenjohtajan kanssa vastaa tilintarkastusjärjestelyistä yhteistyössä toiminnanjohtajan kanssa esittelee sääntömääräisessä jäsenkokouksessa tilinpäätöksen ja talousarvion on tarpeen mukaan yhteydessä vero- ja muihin viranomaisiin voi kirjoittaa yhdessä toisen nimenkirjoittajan kanssa yhdistyksen nimen (säännöt 7 ) MUUT VASTUUALUEET Hallitus vastaa yhdistyksen toiminnasta. Hallitus voi nimetä vapaaehtoisia vastuuhenkilöiksi esimerkiksi seuraaville vastuualueille: Internet-sivut, niiden ylläpito ja kehittäminen Maitolaiturin ja muiden nettipalveluiden ylläpito, kehittäminen ja valvonta yhdistyksen kirjeet ja tiedotteet, esimerkiksi jäsenkirjeet, Itunen-, Tuulikki- ja Laktivistiuutiskirjeet sekä muut kirjeet ja tiedotteista Imetysuutisia-lehden päätoimittaja, toimitussihteeri ja muut tarvittavat vastuuhenkilöt yhdistyksessä toimivien työryhmien vastuuhenkilöt erityisten tapahtumien, tilaisuuksien tai kampanjoiden vastuuhenkilöt Yhdistyksen henkilöstön toimenkuvat päivitetään vuosittain hallituksen pöytäkirjan liitteeksi. Liite 2 Järjestäytymiskokouksen esityslistarunko Tähän kootaan Imetyksen tuki ry:n sääntöjen ja tämän johto- ja taloussäännön järjestäytymiskokouksen päätettäväksi määräämät asiat esityslistarungoksi. Imetyksen tuki ry:n Johto- ja taloussääntö 12 (12) Päivitetty maaliskuu 2011