ARKISTOLAITOS 14.3.2006 TOIMINTAKERTOMUS VUODELTA 2005 KANSALLISARKISTO
KANSALLISARKISTO Sisällysluettelo 1 JOHDON KATSAUS TOIMINTAAN...3 2 TULOKSELLISUUDEN KUVAUS...3 3 TILINPÄÄTÖSLASKELMIEN ANALYYSI...15 4 SISÄISEN VALVONNAN ARVIOINTI JA VAHVISTUSLAUSUMA...16 5 MÄÄRÄAJOIN TEHTÄVIEN KOKONAISARVIOINTIEN TULOKSET...17 6 YHTEENVEDOT VÄÄRINKÄYTÖKSISTÄ...17 7 ALLEKIRJOITUKSET...18 LIITTEET Tiliviraston tuotto ja kululaskelma vuodelta 2005 Tiliviraston tase 31.12.2005 Tiliviraston talousarvion toteutumalaskelma vuodelta 2005 Tilinpäätöslaskelmien liitetiedot: Liitteet 117 2
1 JOHDON KATSAUS TOIMINTAAN Arkistolaitoksen johtamiseen ja käytännön toimintaan pitkälle tulevaisuuteen vaikuttavia toimenpiteitä kertomusvuonna olivat arkistolaitoksen strategian käyttöön otto ja kansainvälisen arvioinnin toteuttaminen. Arviointiraportti valmistui kuitenkin vasta kuluvan vuoden helmikuussa. Arkistolaitoksen toimintaa tukeva neuvottelukunta kokoontui kertomusvuonna kaksi kertaa. Arkistolaitos saavutti kertomusvuonna pääosin keskeiset tulostavoitteensa. Yksityiskohtaiset tiedot tulostavoitteiden toteutumisesta esitetään luvussa 2. Arkistolaitoksen taloudellinen tilanne huononi edelleen. Lähinnä palkkamenojen ja kulutusmenojen nousun johdosta kertomusvuodelta seuraavalle vuodelle siirtynyt siirtomääräraha jäi kriittisen vähäiseksi. Maksullisen toiminnan tulot lisääntyivät edellisestä vuodesta. Muita tuloja oli mm. yhteisrahoitteisesta toiminnasta, jonka puitteissa aloitettiin Suomen Asutuksen Yleisluettelon digitointi projekti. Maksullisen toiminnan kustannusvastaavuus parantui hiukan edellisestä vuodesta, mutta liiketaloudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus ei silti saavuttanut kannattavuustavoitetta. 2 TULOKSELLISUUDEN KUVAUS Tässä yhteydessä raportoidaan opetusministeriön ja arkistolaitoksen välisessä tulossopimuksessa asetettujen tavoitteiden toteutumisesta tulosalueittain sekä muista kertomusvuonna toteutettujen tai edelleen jatkuvien, pitempiaikaisten hankkeiden tilanteesta. Yksityiskohtainen vertailu tulostavoitteiden toteutumisesta esitetään tulostaulukossa sivuilla 811. Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus Kehittämishankkeista keskeisin oli edelleen sähköisten tietoaineistojen pitkäaikaissäilytyksen kehittämishanke SÄHKE, joka saatiin päätökseen. Projektin tuloksena valmistui arkistolaitoksen määräys viranomaisten asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien tietojen säilyttämisestä yksinomaan sähköisessä muodossa. Hanke on jatkunut ns. VAPAprojektina, jonka tuloksena otetaan käyttöön sähköisten asiakirjojen vastaanotto, säilytys ja palvelujärjestelmä. Asiakirjojen seulontaasioihin liittyen kertomusvuonna valmistui määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilytysaikojen määrittelyssä käytettäviä kriteereitä kuvaava opas. Säilytysaikapäätösten (seulontapäätökset) määrä, 26 päätöstä, oli edellisen vuoden tasolla ja ylitti tulossopimuksen tavoitteen. Päätöksissä on kiinnitetty huomiota sähköisten tietoaineistojen arvonmääritykseen ja niiden lopullisten säilytysmuotojen määrittelyyn. Kunnallisten asiakirjojen säilytystä koskevien päätösten ja suositusten valmistelua jatkettiin Kuntaliiton ja kunnallisen arkistotyöryhmän kanssa. Myös muita kehittämishankkeita on ollut vireillä (mm. VAHTI) eri yhteistyötahojen kanssa. Arkistolaitos antoi myös uudet määräykset pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävistä materiaaleista ja menetelmistä sekä pysyvästi säilytettävien paperiasiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaamisesta mikrofilmillä. 3
Arkistolaitoksen järjestämä arkistokoulutus väheni hieman edellisestä vuodesta, mutta ylitti huomattavasti asetetun tavoitteen. Myös kurssien osanottajamäärä laski edellisestä vuodesta. Arkistoimen peruskurssin opetussisältöä uudistettiin. Arkistontarkastustoimintaa tehostettiin edelleen edellisestä vuodesta. Ohjeelliseksi tavoitteeksi on otettu tarkastaa vuosittain 10 prosenttia arkistopiirien viranomaisista pääkaupunkiseutua lukuun ottamatta. Tarkastustoiminnan kehittämiseksi valmisteltiin tarkastusohjelma vuosille 2006 2010. Tulostavoite ylitettiin tältä osin huomattavasti. Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen Järjestettyjen arkistojen lukumäärä oli hiukan edellistä vuotta suurempi, mutta hyllymetreinä laskettu järjestettyjen aineistojen määrä oli edellistä vuotta vähäisempi ylittäen silti tavoitteen. Vastaanotettujen arkistojen määrä oli huomattavasti edellistä vuotta suurempi ja ylitti tavoitteena olleen 1 800 hm. Järjestämättömien arkistojen määrä oli vuoden lopussa 1 344 hm, edellisenä vuonna 918 hm. Arkistolaitoksen kärkihankkeisiin kuuluva VAKKAarkistotietokanta sisälsi kertomusvuoden lopussa tiedot noin 30 000 arkistosta ja noin 1 850 000 arkistoyksiköstä. Tietokantaa täydennettiin vuoden aikana 1 278 manuaalisen arkistoluettelon tiedoilla. Vuoden loppuun mennessä VAKKAan on syötetty vuodesta 1998 lähtien noin 14 938 manuaalisen arkistoluettelon tiedot. VAKAn osalta tulossopimuksessa on asetettu tavoitteeksi, että vuoden 2007 loppuun mennessä tietokantaan on syötetty pääosin tiedot kaikista arkistolaitoksessa säilytettävistä, järjestetyistä aineistoista lukuun ottamatta karttaaineistoja. Vuoden 2005 lopussa VAKKAan oli syötetty 82 % kaikista virka ja yksityisarkistoista hyllymetreinä laskettuna. Kertomusvuodelle tulossopimuksessa asetettua säilytysyksikköjä koskevaa määrällistä tavoitetta ei saavutettu. Arkistoyksikköinä laskettu syöttötyö oli määrällisesti edellisen vuoden tasolla. VAKKAan käytetty kokonaistyöaika väheni jonkin verran, mutta oli edelleen noin 10 henkilötyövuotta. Maksullinen järjestäminen oli kertomusvuonna vähäistä. Marraskuussa toteutettiin benchmarking tyyppinen pohjoismaisten arkistotietokantojen internethakuominaisuuksien, niihin liittyvän ohjeistuksen ja teknisten ominaisuuksien evaluointi. VAKKA on ominaisuuksiltaan vertailukelpoinen muiden pohjoismaisten arkistotietokantojen kanssa. Tietokantaevaluoinnin raportti annettiin arkistolaitoksen evaluointipaneelille loppuvuodesta. Mikrokuvauksen alueella jäätiin asetetusta tavoitteesta, koska avoimeksi tullutta mikrokuvaajan virkaa ei täytetty säästösyistä kertomusvuonna. Vuoden aikana kuvattiin päättyneen 5vuotisohjelman puitteissa pääosin Valtiorikosylioikeuden akteja. Mikrokuvausta varten valmisteltiin uusi mikrokuvausohjelma vuosille 20062010. Digitoinnissa asetetut tavoitteet ylitettiin merkittävästi, koska kertomusvuonna jatkettiin mikrofilmien digitointia, joka on asiakirjojen digitointia huomattavasti nopeampaa. Lisäksi aloitettiin yhteisrahoitteisen toiminnan puitteissa pääasiassa ulkopuolisen rahoituksen turvin Kansallisarkistossa Suomen Asutuksen Yleisluettelon digitointi. Konservoinnissa ei saavutettu asetettuja tulostavoitteita johtuen 1,3 henkilötyövuoden vähennyksestä edelliseen vuoteen verrattuna. 4
Kansallisarkisto asetti jo vuonna 2004 selvitysmiehen selvittämään Venäjän arkistoissa olevia Suomea koskevia aineistoja. Projektin määräaika päättyi 31.3.2005. Tietopalvelu Tutkijakäyntien määrä väheni 6 % edellisestä vuodesta, mutta pitemmän aikavälin vertailussa tutkijakäyntien määrä on pysynyt vakaana. Vähennys kohdistui pääasiassa Kansallisarkiston tutkijakäynteihin, jotka vähenivät 10,4 %. Tutkijasaliin toimitettujen asiakirjojen määrä laski vähemmän, kuin tutkijakäyntien määrä vähennyksen ollessa 1,4 %. Kansallisarkiston asiakirjatilausten määrä laski 4,8 %. Tulostavoitetta ei saavutettu tutkijakäyntien osalta, mutta toimitettujen asiakirjatilausten määrä ylitti tulostavoitteen huomattavasti. Digitoitujen aineistojen verkkokäytön lisääntymisellä voidaan olettaa olevan vaikutusta tutkijakäyntien vähentymiseen. Arkistotietokanta VAKAn käyttö lisääntyi huomattavasti kuluneena vuonna. Myös käyttöön otettujen Suomen Asutuksen Yleisluettelon verkkosivuilla käytiin vilkkaasti (218 000 käyntiä). Tilattujen selvitysten kysynnässä oli yksi prosentti laskua edellisestä vuodesta. Virallista tarkoitusta varten tilattujen selvitysten määrä on laskenut hitaasti jo pitempään. Suurin osa virallisista selvityksistä koskee Mikkelin maakuntaarkistossa säilytettävien lakkautettujen seurakuntien arkistoista annettavia sukuselvityksiä, joiden tarve vähenee näiden seurakuntien väestörekistereissä olevan väestön vähentyessä. Selvitysten määrällinen tulostavoite kuitenkin ylitettiin. Virallisten selvitysten tavoitteena ollut kahden viikon toimitusaika ylitettiin 326 kerta, mikä on sama määrä kuin edellisenä vuonna. Selvityksiä koskevat reklamaatiot olivat vähäisiä. Kaukolainojen määrä väheni merkittävästi, 16,5 %, edellisestä vuodesta. Vähennys kohdistui yksinomaan mikrofilmilainoihin. Asiakirjalainatilaukset sen sijaan lisääntyivät. Kaukolainojen tulostavoitetta ei saavutettu. Toimitettujen jäljenteiden kokonaismäärä laski noin 18,9 edellisestä vuodesta. Jo edellisenä vuonna lasku oli 20 %:n luokkaa. Laskua oli lähes kaikilla jäljennepalvelun alueilla. Ainoastaan digitoitujen kuvatiedostojen määrä lisääntyi. Tietopalvelun tulosalueelle luettavien ryhmille annettujen esittelyjen määrä väheni, mutta asiakirjanäyttelyiden määrä lisääntyi edellisestä vuodesta. Muut tehtävät Muita tehtäviä ovat mm. tiedotus ja julkaisutoimina, yksityisluontoisten arkistojen valtionapujen käsittely, heraldiset tehtävät sekä kansainvälinen arkistoalan yhteistoiminta. Edellisten vuosien tapaan arkistolaitos julkaisi arkistoalan ammattiväelle ja tutkijayhteisölle suunnattua Arkistoviestiä, jota ilmestyi neljä numeroa. Arkistolaitoksen edustaja toimi myös pohjoismaisen arkistoalan aikakausilehden Nordisk Arkivnytin päätoimittajana vuoden 2005 alkupuolelle saakka. Arkistolaitos oli mukana pääjohtajamatrikkelin kirjoittamisessa. Teos julkaistiin SKS:n kustantamana. Arkistolaitoksen edustajien osallistuminen arkistoalan kansainväliseen toimintaan jatkui aikaisempaan tapaan. Arkistolaitos oli mukana perinteisessä pohjoismaisessa arkistolaitosten välisessä yhteistyössä, Euroopan alueella sähköisen asiakirjahallinnon parissa toimivan DLMverkoston, Kansainvälisen arkistoneuvoston ICA:n komiteoiden ja UNESCON toiminnassa. Arkistolaitoksella on ollut hoidettavanaan myös 5
ICA:n Euroopan osaston EURBICAN sihteeriys. Venäjän arkistopäähallinnon johtaja vieraili Suomessa kertomusvuoden keväällä. Opetusministeriö on tiedepolitiikan tulosohjauksen kehittämishankkeen yhteydessä katsonut, että arkistolaitoksen tulee raportoida valtionapua saavien yksityisarkistojen toiminnasta, vaikka se ei voikaan käydä tulosneuvotteluja niiden kanssa, koska osa rahoituksesta tulee niitä ylläpitäviltä yhteisöiltä (OpM työryhmämuistio 46:2002). Yksityisluontoisten arkistojen valtionavusta annetun lain (1974/998) nojalla Kansallisarkisto myönsi vuodelle 2005 lakisääteistä valtionapua 80 % valtionapuun oikeuttavista arkistotoimen menoista seuraaville arkistoille: Ammattiyhdistysarkisto, Kansanarkisto, Keskustan ja Maaseudun arkisto, Porvarillisen työn arkisto, Suomen Elinkeinoelämän keskusarkisto, Suomen Urheiluarkisto, Svenska centralarkivet, Toimihenkilöarkisto, Työväenarkisto ja Urho Kekkosen arkisto sekä 100 % valtionapuun oikeuttavista menoista Suomalaisen Kirjallisuuden seuran arkistoille ja Svenska litteratursällskapet i Finlandin arkistoille. Valtionapuarkistoille myönnettiin talousarviossa 3 715 000 euroa, josta käytettiin 3 713 609 euroa. Henkilötyövuosimäärissä ja toimitiloissa ei tapahtunut oleellisia muutoksia. Valtioneuvoston kanslian 23.6.2004 asettama Jatkosodan ihmisluovutuksia koskeva, nelivuotinen tutkimushanke jatkoi toimintaansa Kansallisarkiston yhteydessä. Tutkimushankkeen tehtävänä on selvittää poliisilinjan ja sotilaslinjan luovutuksia Saksaan ja myöhemmin Neuvostoliittoon ja sotavankien kuolintapauksia sekä vangeiksi joutuneiden suomalaisten ja suomensukuisten sotavankien myöhempiä vaiheita. Hankkeessa on työskennellyt seitsemän päätoimista tutkijaa sekä avustavaa henkilökuntaa. Hanke tulee saada päätökseen 31.8.2008 mennessä. Sen kokonaiskustannus on 1,9 miljoonaa euroa. Kertomusvuoden aikana selvitettiin edelleen edellytyksiä Sotaarkiston liittämiseksi arkistolaitokseen. Puolustusministeriö pyysi opetusministeriön ja arkistolaitoksen kannanottoa liitoshankkeesta. Kannanotot toimitettiin puolustusministeriölle syksyllä. Tärkeimpinä liittämisen edellytyksinä todettiin, että arkistolaitoksen tulee saada liitoksesta aiheutuvat menot täysimääräisenä budjettiinsa, ja että sotaarkiston järjestämättömän aineiston järjestämiseen tarvitaan 150 henkilötyövuotta. Myös Valtioneuvoston kanslian väliarkiston arkistolaitokseen liittämistä suunniteltiin. Asiaa valmistelemaan perustettiin työryhmä, jossa oli arkistolaitoksen edustus. Kansallisarkiston yhteydessä toimiva heraldinen lautakunta kokoontui vuoden aikana kolme kertaa ja valmisteli 16 lausuntoa. Lautakunnan puheenjohtajana toimii arkistolaitoksen pääjohtaja. Hallinto ja tukitoiminnot sekä ohjausjärjestelmät Tulosohjausta toteutettiin tulossopimusjärjestelmän puitteissa siten, että Kansallisarkisto teki tulossopimukset maakuntaarkistojen kanssa, Kansallisarkiston johto yksikköjen kanssa ja arkistolaitos opetusministeriön kanssa. Vuosia 20042006 koskevan tulossopimuksen tarkistusneuvottelut opetusministeriön ja arkistolaitoksen välillä käytiin huhtikuussa ja arkistolaitoksen sisäiset tulosneuvottelut loppuvuodesta. Arkistolaitoksen tulosohjausta kehitettiin opetusministeriön johdolla toimineen tulosohjaustyöryhmän laatimien suuntaviivojen mukaisesti. Arkistolaitoksessa vuonna 2004 käyttöön otettujen tuloksellisuusindikaattoreiden toimivuutta testattiin. Arkistolaitoksessa on 6
ollut käytössä kattava työajanseuranta. Sisäisen kirjanpidon avulla seurattiin kustannusten kohdistumista tehtäville. Maksullisen palvelun hinnoittelussa noudatettiin opetusministeriön asetusta arkistolaitoksen suoritteista perittävistä maksuista (1089/2004), joka uusittiin vuodenvaihteessa. Arkistolaitos uusi hinnastonsa vuoden alusta. Keskimääräinen hintojen korotus oli 10 %. Uuteen palkkausjärjestelmään liittyvät tulos ja kehityskeskustelut käytiin alkuvuodesta ja syksyllä. Palkkausjärjestelmällä on neljän vuoden siirtymäaika. Vuoden 2004 joulukuussa vahvistetun arkistolaitoksen strategian mukaisista osastrategioista saatiin valmiiksi henkilöstöstrategia ja muita osastrategioita valmisteltiin. 7
Tulostaulukko Tulosindikaattorit Yhteiskunnallinen vaikuttavuus: Yhteiskunnan ja yksilön kannalta merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytettävissä. Tavoitteena on viranomaisten asiakirjojen osalta 15 %:n säilytysosuus. Toteutuma 2003 Toteutuma 2004 Toteutuma 2005/ muutos% Tulossopimuksen tavoite PAVtavoite Toiminnalliset tulokset: Tulosalue 1: Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus Tuotokset: asiakirjojen seulonta (päätösten lkm) annettu koulutus (luentotuntien lkm) asiantuntijatehtävien (neuvonta, työryhmät) lkm tarkastukset lkm 36 1 015 2 930 75 28 1 051 3 095 80 28 973 3 466 135 25 750 2 500 50 Tuottavuus (kpl/htv): seulonta koulutus asiantuntijatehtävät tarkastukset 16,87 430,74 745,78 61,54 20,44/ +21,1 430,53/ 0 831,17/ +1,4 98,54/ +60,1 Taloudellisuus (kust./suor.) seulonta koulutus asiantuntijatehtävät tarkastukset 4 484 175 106 1 214 3 553/21,2 162,92/6,9 89,76/15,3 1 023,81/15,7 Laatu ja palvelukyky: kurssipalautteet 4,17 3,5 HTV:t (em. tehtävä/koko tulosalue) 11,8/16,1 11/16,6 11,5 8
Tulosalue 2: Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen Tuotokset: järjestetyt arkistot (hm) virkaarkistot yksityisarkistot luetteloidut arkistoyksiköt (kpl) arkistojen hankinta ja siirrot (hm) virkaarkistot yksityisarkistot mikrokuvaus (otokset/kpl) digitointi (kuvatiedostot/kpl) konservointi (arkit/kpl) 1 506 389 171 289 2 571 739 181 679 4 084 45 835 1 281 377 157 475 1 016 522 126 483 87 492 46 737 1 195 335 152 775 1 467 649 126 209 223 278 30 741 1 300 200 120 000 220 000 40 000 Tuottavuus: järjestetyt virkaarkistot järjestetyt yksityisarkistot luetteloidut arkistoyksiköt virkaarkistojen hankinta yksityisarkistojen hankinta mikrokuvaus digitointi konservointi 118,90 35,74 14 856,13 775,47 607,58 53 594,49 56 446 5 428,22 107,43/9,6 34,22/4,3 15 231,80/+2,5 1 243,54/+60,4 624,44/+3,1 70 903,93/+32,3 201151,4/+256,4 4 234,30/22 Taloudellisuus: järjestetyt virkaarkistot järjestetyt yksityisarkistot luetteloidut arkistoyksiköt virkaarkistojen hankinta yksityisarkistojen hankinta mikrokuvaus digitointi konservointi 530 1 675 92 128 1,13 1,03 11,43 530,41/+0,1 1 744,76/+4,16 4,02 53,34/42 114,05/27,78 0,82/27,8 0,69/33,4 13,90/+21,6 Laatu ja palvelukyky: järjestämättömien arkistojen määrä (hm) mikrokuvaus, digitointi, ja konservointiohjelmien toteutuminen (%osuus 5 vuotisohjelmasta) VAKAN: kattavuus käyttökerrat asiakastyytyväisyys 1 467 150 000 918 114 000 1 737 254 000 3,9 HTV:t (em. tehtävät/koko tulosalue) 55/63,5 54,2/59,6 63 Tulosalue 3: Tietopalvelu Tuotokset: tutkijakäynnit (kpl) tutkijasaliin toimitetut arkistoyksiköt (kpl) 79 385 66 000 76 841 79 056 72 211 77 939 78 000 75 000 9
selvitykset (kpl) kaukolainat (kpl) jäljenteet 18 016 117 359 273 309 17 481 121 199 218 479 17 301 101 852 177 211 17 000 120 000 220 000 Tuottavuus: tutkijapalvelu (käynnit ja toimitetut arkistoyksiköt) selvitykset kaukolainat Taloudellisuus: tutkijapalvelu (käynnit ja toimitetut arkistoyksiköt) selvitykset kaukolainat Laatu ja palvelukyky toimitusaikojen ylitykset selvitykset (321) (322) (324) asiakastyytyväisyys(tutkijapalv.) selvitysten reklamaatiot (kpl) HTV:t (em. tehtävät/koko tulosalue) 302 125 106 6 495,71 1 275,99 49 468,98 11,43 50,4 1,3 326 43 41 59 5 932/8,68 1 342,20/+5,2 49 683,90/+0,4 9,86/13,7 42,32/16 1,19/8,7 500 164 92 4,2 48 54,2/62,4 53/63 52 Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen: henkilöstön lkm henkilötyövuodet määräaikaisten % osuus keskiikä senioriikäiset %osuus tehty työaika % työtyytyväisyysindeksi sairauspoissaolot % sairauspoissaolot tp/htv korkeakoulu tai yliopistotut. % naisten %osuus henkilöstöstä koulutustasoindeksi tutkijakoulutus % koulutuksen työaikaosuus % kokonaispoistuma %osuus 238 226,4 13,4 45,4 60.01 79,6 4,6 12,7 40,2 65,1 4,5 5,0 0,8 10,1 244 228,3 11,9 46,7 62,3 79,9 3,22 4 12,2 41,2 57,8 6,6 1,2 12,2 242 232,5 14,5 45,9 63,2 77,65 4,6 15,1 39,3 65,3 5,2 6,2 1,43 12,30 222(vak.) Toiminnan yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta ei ole kertomusvuodelta erillistä, tunnuslukuihin perustuvaa tietoa. Toiminnallisen tuloksellisuuden viitekehykseen kuuluvat tuottavuuden, taloudellisuuden, maksullisen toiminnan kustannusvastaavuuden seuranta, tiedot tuotoksista, palvelukyvystä ja laadunhallinnasta sekä tiedot henkisten voimavarojen hallinnasta ja kehittämisestä. Yllä oleva taulukko sisältää kaikkien näiden tuloksellisuuden osaalueiden tunnusluvut tulosalueittain, valittujen keskeisten suoriteryhmien osalta. Taulukossa on esitetty suoritteiden tuotosluvut ja vertailu tulossopimuksen tulostavoitteisiin. Osaalue tuottavuus on laskettu kaavalla suoritteet/htv:t. Taloudellisuus on laskettu kaavalla kustannukset/suoritteet (yksikkökustannukset). Asiakastyytyväisyysmittauksia toteutettiin tutkijasalipalvelun osalta maaliskuussa runsaan kahden viikon aikana. Koko laitoksen keskiarvo asteikolla 1 5 oli 4,21, mitä on pidettävä varsin hyvänä. Parhaimmat pisteet 10
tulivat henkilökunnan palveluhalukkuudesta ja ammattitaidosta ( 4,7 ja 4,6). Myös tilausten toimitusajat ja jäljennepalvelun laatu saivat yli 4:n pisteet. Alin pisteluku oli mikrofilmien lukulaitteiden kuntoon liittyvä (3,64). Henkilöstön työtyytyväisyysmittausta ei toteutettu kertomusvuonna. 11
Maksullisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelmat vuodelta 2005 (1000 euroa) JULKISOIKEUDELLISET SUORITTEET 2003 2004 2005 Tuotot selvitykset viralliseen tarkoitukseen 104 102 104 kaukolainat 32 31 27 Tuotot yhteensä 136 133 131 Kustannukset Erilliskustannukset henkilöstökustannukset 166 248 239 aineet,tarvikkeet,tavarat ja ostetut palvelut 22 27 23 vuokrat 1 21 29 27 Erilliskustannukset yhteensä 209 304 289 Käyttöjäämä 73 171 158 Osuus yhteiskustannuksista tukitoimintojen kustannukset 49 83 79 poistot ja korot 13 15 12 muut yhteiskustannukset 49 91 79 Yhteiskustannukset yhteensä 111 189 170 Kokonaiskustannukset yhteensä 320 493 459 Yli/alijäämä 184 360 328 Kustannusvastaavuus % 42,5 27 28,5 Maksullisten julkisoikeudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus parani edellisestä vuodesta 1,5 prosenttiyksikköä. Syynä oli lähinnä näille suoritteille kohdistuneen työaikaosuuden väheneminen. Työaikaosuus oli 4,39 % kokonaistyöajasta (läsnäoloajasta), edellisenä vuonna 4,71 %. Suhteellista työaikaosuutta on käytetty laskelmissa myös tilavuokrien ja yhteiskustannusten laskuperusteena, joten kustannusten muutos suuntaan tai toiseen näkyy myös näissä luvuissa. Virallisten selvitysten kustannusvastaavuus oli 35,87 % (edellisenä vuonna 28,7) tavoitteen ollessa 50 %. 1 Laskelmassa on mukana kaikista toimitiloista 11,8 %. Arkistotiloja ei ole otettu mukaan laskelmiin. 12
LIIKETALOUDELLISET SUORITTEET (1000 euroa) 2003 2004 2005 Tuotot jäljennepalvelu 207 208 188 koulutus 184 189 208 selvitykset 66 63 62 maksullinen järjestäminen 31 28 31 konsultointi 6 4 12 konservointi 13 4 7 muut suoritteet ja palvelut 203 199 222 Tuotot yhteensä 711 695 730 Kustannukset Erilliskustannukset henkilöstökustannukset 194 311 325 aineet,tarvikkeet,tavarat ja ostetut palvelut 157 209 233 vuokrat 1 24 36 35 Erilliskustannukset yhteensä 375 556 593 Käyttöjäämä + 336 + 139 + 137 Osuus yhteiskustannuksista tukitoimintojen kustannukset 56 102 102 poistot ja korot 15 18 16 muut yhteiskustannukset 51 100 _90 Yhteiskustannukset yhteensä 122 220 208 Kokonaiskustannukset yhteensä 497 776 801 Yli/alijäämä + 214 81 71 Kustannusvastaavuus % 143 89,6 91 Liiketaloudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus parani 1,4 prosenttiyksikköä kertomusvuonna. Työaikaosuus kokonaistyöajasta (läsnäoloaika) oli kertomusvuonna 5,67 %, edellisenä vuonna 5,74 %. Tulossopimuksessa ja talousarviossa oleva kannattavuustavoite 5 000 euroa ei siten toteutunut. 1 Laskelmassa on mukana kaikista toimitiloista 11,8 %. Arkistotiloja ei ole otettu mukaan laskelmiin. 13
Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelmat 2005 SUOMEN ASUTUKSEN YLEISLUETTELO BALTIC CONNECTIONS HANKE 1 HANKE 2 Tuotot Jalmari Finne säätiön rahoitusosuus 100 000,00 4 696,84 Kustannukset (ei sisällä alv:oa) Erilliskustannukset aineet, tarvikkeet ja tavarat 56 592,32 henkilökustannukset 19 901,80 8 580,70 vuokrat 2 226,56 614, 88 palvelujen ostot 0,00 907,91 muut erilliskustannukset (siviilipalvelusmiehet) 2 366,00 Erilliskustannukset yhteensä 81 086,68 10 103,49 Osuus yhteiskustannuksista tukitoimintojen kustannukset 6 865,67 1 806,75 poistot 1 034,05 272,12 muu yhteiskustannukset 6 867,03 1 807,11 Yhteiskustannukset yhteensä 14 766,75 3 885,98 Kokonaiskustannukset yhteensä 95 853,43 13 989,47 Kustannusvastaavuus 4 146,57 9 292,63 Kustannusvastaavuus % 104,3 33,57 1 Sopimuksen mukainen JFsäätiön rahoitusosuus on 100 000 euroa ja arkistolaitoksen 30 000 euroa vuonna 2005. 2 Sopimuksen mukainen Netherlands Culture Fundin rahoitusosuus on 4 000 euroa ja arkistolaitoksen 20 000 euroa vuonna 2005 14
3 TILINPÄÄTÖSLASKELMIEN ANALYYSI Rahoituksen rakenneanalyysi Talousarviorahoituksen lisäksi Arkistolaitos sai Jalmari Finne säätiöltä 100 000,00 euroa yhteisrahoitteisena hankkeena toteutettavan Suomen Asutuksen yleisluettelon digitointia varten Kansallisarkiston toteutunut rahoitusosuus oli vuonna 2005 25 660 euroa. Jalmari Finne säätiöltä saadusta rahasta siirtyi vuodelle 2006 31 194 euroa. Itämeren maiden arkistoaineistojen kartoitusta varten perustettuun The Baltic Connections projektin toteutusta varten saatiin Hollannista 4 697,00 euroa. Kansallisarkiston rahoitusosuus oli vuonna 2005 kyseisessä projektissa 4 792,00 euroa. Talousarvion toteutumisen analyysi Arkistolaitokselle myönnettiin vuoden 2005 talousarviossa määrärahaa toimintamenoihin 13 608 000 euroa. Vuoden 2005 lisätalousarviossa myönnettiin 169 000 euron lisämääräraha virkaehtosopimuksista johtuviin palkankorotuksiin. Talousarvion toteutumalaskelmalla esitetään sekä varainhoitovuonna myönnetyt että edellistä vuosilta siirtyneet määrärahat ja niiden käyttö. Opetusministeriön tietohuollon kehittämistä varten myöntämä määräraha 117 000 euroa siirrettiin kokonaisuudessaan vuodelle 2006. Arkistolaitoksen toimintamenomomentilta siirtyi seuraavalle vuodelle 154 389 euroa, mikä on noin 46 000 euroa vähemmän kuin edellisvuonna. Jatkosodan Ihmisluovutukset hankkeeseen myönnettiin vuoden 2005 talousarviossa määrärahaa 484 000 euroa. Vuodelle 2006 siirtyi 134 925 euroa, mikä on noin 8 000 euroa vähemmän kuin edellisvuonna. Työministeriön hallinnonalan momentilta käytettiin 82 213 euroa työvoimatoimistojen työhön osoituspäätösten mukaisesti määräaikaisten henkilöiden palkkaamiseen. Taseen analyysi Taseerissä ei ole suuria muutoksia edellisvuoteen verrattuna. Taseessa aineettomien ja aineellisten hyödykkeiden taseerät ovat laskeneet viime vuodesta. Myyntisaamisia on 30 000 euroa enemmän kuin vuoden 2005 tilinpäätöksessä. Siirtosaamiset ovat sen sijaan vähentyneet edellisvuodesta 20 000 eurolla. Tiliviraston oma pääoma on ymmärrettävästi taseessa negatiivinen, kertomusvuonna vajaus kasvoi edelleen. Saadut ennakot erän kasvu johtuu Jalmari Finne säätiöltä saadun yhteisrahoitteisen hakkeen ennakkomaksun vuodelle 2006 siirtyneestä 31 394 eurosta. 15
4 SISÄISEN VALVONNAN ARVIOINTI JA VAHVISTUSLAUSUMA Sisäinen valvonta Johdon toteuttama sisäinen valvonta käsittää taloussäännön, sisäisen valvonnan ohjesäännön, työjärjestyksen sekä muiden erillismääräysten edellyttämät menettelyt laillisen, taloudellisen ja tehokkaan toiminnan toteuttamiseksi. Sisäinen valvonta on arkistolaitoksessa delegoitu linjaorganisaatioon ja sitä pyritään edistämään valta ja vastuusuhteiden määrittelyllä sekä toimintaprosesseja dokumentoimalla ja yhdenmukaistamalla. Toimintayksiköiden toimintaa ja tuloksellisuutta arvioidaan vuosittaisissa tulosneuvotteluissa. Laadittavissa tulossopimuksissa sovitaan tulostavoitteet ja niitä vastaavat resurssit. Kukin yksikön johtaja vastaa tulossopimuksessa määriteltyjen tavoitteiden saavuttamisesta ja siitä, että toiminta on ollut tulossopimuksen mukaista. Taloussäännöissä on mainittu sisäiselle valvonnalle asetetut velvoitteet. Valtiontalouden tarkastusviraston vuotta 2004 koskevaan vuositilintarkastuskertomukseen liittyen todetaan, että palkkahallinnon menetelmäkuvauksen laatimista on jatkettu yhteistyössä valtiokonttorin kanssa. Työhyvinvoinnin osalta yhtenäinen ohjeistus on valmistunut. Tuottavuus, taloudellisuus ja kustannuskehityksen tietojen tarkempaa raportointia varten arkistolaitos on ottanut käyttöön kattavan, tehtäväkohtaisen työajanseurannan vuonna 2004. Työajan kirjauskäytäntöjä on täsmennetty ja ohjeistettu. Tulossopimukseen on lisätty tuloksellisuutta kuvaavat indikaattorit. Indikaattoreiden kehittämistä on jatkettu edelleen. Indikaattoreiden kehittämisessä painopisteenä tulee olemaan niiden vertailtavuus ja tilastollinen kuvaavuus. Sisäinen tarkastus Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on selvittää pääjohtajalle ja muulle johdolle sisäisen valvonnan asianmukaisuus ja riittävyys sekä suorittaa pääjohtajan määräämät tarkastustehtävät. Toiminnan tarkastuksessa kertomusvuonna oli kohteena arkistolaitoksen valmius ja turvallisuussuunnitelmien tarkastus. Erityisesti sisäinen tarkastaja kiinnitti huomiota vielä keskeneräisten tietoturvallisuuden suojelusuunnitelmien ja tiedotussuunnitelmien valmiiksi saattamiseen. Sisäinen tarkastaja suositteli myös valmius ja turvallisuusasioiden koulutuksen ja tiedotuksen lisäämistä. Vuotta 2006 koskeva tarkastussuunnitelma on laadittu toukokuussa 2005. Sisäinen tarkastaja on sen jälkeen nimitetty määräajaksi johtajan tehtäviin ja tästä syystä on aloitettu uuden tarkastajan koulutus. Sisäistä tarkastusta vahvistetaan siten, että ainakin kahdella virkamiehellä on tarvittava osaaminen ja koulutus ko. tehtäviin. Maksuliikkeen ja kirjanpidon tarkastus aloitettiin, mutta tarkastuskertomus on vielä kesken. Tämä johtuu maksuliikkeen tarkastajan pakollisesta virkavapaasta. Tarkastuskertomus saataneen valmiiksi toukokuun loppuun 2006 mennessä. Sisäisessä valvonnassa ja riskienhallinnassa ovat seuraavat pääasialliset kehittämistarpeet, joiden vuoksi on ryhdytty/ryhdytään toimenpiteisiin: 16
1. Strategisesti tärkeimmät toimintaprosessit kuvataan ja tallennetaan sisäiseen verkkoon. 2. Sisäisen valvonnan ja tarkastuksen ohjesääntö uusitaan 3. Palkkahallinnon menetelmäkuvaus saatetaan kaikilta osin valmiiksi 4. Sisäisen laskennan viitekehikosta laaditaan yhtenäinen kirjallinen menetelmäkuvaus, joka käsittää yksityiskohtaiset menettelyt työajan seurannan ja suoritteiden rekisteröinnissä, kuvaukset tuloksellisuusindikaattoreista sekä niiden käytöstä ja hyödyntämisestä tulosraportoinnissa, kuvaukset järjestelmän avulla la tuotettavista raporteista ja raportoinnin aikataulusta. Kuvaus talletetaan viraston sisäiseen verkkoon. 5. Kaluston inventointi suoritetaan vuosittain ja muuttuneet tiedot päivitetään käyttöomaisuusjärjestelmään. 5 MÄÄRÄAJOIN TEHTÄVIEN KOKONAISARVIOINTIEN TULOKSET Opetusministeriö käynnisti vuoden 2004 syksyllä tulossopimuksessa vuodelle 2006 sovitun arkistolaitoksen ulkoisen arvioinnin. Nelihenkisen arviointipaneelin puheenjohtajaksi kutsuttiin IsoBritannian kansallisarkiston pääjohtaja Sarah Tyacke. Arvioitsijoille toimitettiin taustamateriaalia pitkin vuotta ja syksyllä arviointipaneeli oli Suomessa kahdessa vaiheessa tutustumassa arkistolaitoksen toimintaan ja sen yhteyksiin eri sidosryhmien kanssa. Ulkoiseen arviointiin liittyen suoritettiin kertomusvuonna arkistolaitoksen sisäinen arviointi, jossa menetelmänä käytettiin kansainvälistä CAFmallia. Arvioinnin tuloksena ilmeni, että kehittämistä kaipaavat arviointimalliin sisältyneistä osaalueista johtajuus, henkilöstöjohtaminen, prosessit sekä muutosjohtaminen. Kehittämiskohteiksi valittiin ensi vaiheessa prosessit. Arvioinnin jälkeen laadittiin prosessikuvauksia avaintehtävistä. Työtä tullaan jatkamaan kaikilta tehtäväalueilta. 6 YHTEENVEDOT VÄÄRINKÄYTÖKSISTÄ Arkistolaitoksessa ei tilikaudella ole havaittu väärinkäytöksiä. 17
TILIVIRASTON TUOTTO JA KULULASKELMA TOIMINNAN TUOTOT Maksullisen toiminnan tuotot Vuokrat ja käyttökorvaukset Muut toiminnan tuotot 1.1.200531.12.2005 1.1.200431.12.2004 657 540,41 648 860,11 203 798,61 178 640,59 142 654,14 1 003 993,16 100 272,16 927 772,86 TOIMINNAN KULUT Aineet, tarvikkeet ja tavarat Ostot tilikauden aikana Henkilöstökulut Vuokrat Palvelujen ostot Muut kulut Valmistus omaan käyttöön () Poistot 493 334,70 507 130,71 8 330 357,46 7 707 662,36 5 357 477,06 5 248 633,54 1 144 285,63 1 229 400,03 192 370,21 220 666,40 53 000,00 50 000,00 272 119,34 15 736 944,40 299 902,52 15 163 395,56 JÄÄMÄ I 14 732 951,24 14 235 622,70 RAHOITUSTUOTOT JA KULUT Rahoitustuotot 408,32 369,70 Rahoituskulut 146,60 261,72 2,27 367,43 SATUNNAISET TUOTOT JA KULUT Satunnaiset tuotot JÄÄMÄ II 14 732 689,52 14 235 255,27 SIIRTOTALOUDEN TUOTOT JA KULUT Tuotot Muut käyttötalouden tuotot Kulut Käyttötalouden kulut voittoa tavoittelemattomille yhteisöille Muut käyttötal.kulut ulkomaille 85 115,00 3 741 609,50 2 500,00 85 115,00 11 060,00 3 414 365,00 0,00 11 060,00 Käyttötal. kulujen palautukset 3 744 109,50 0,00 3 414 365,00 JÄÄMÄ III 18 391 684,02 17 638 560,27 TUOTOT VEROISTA JA PAKOLLISISTA MAKSUISTA Perityt arvonlisäverot Suoritetut arvonlisäverot 101 786,05 98 133,77 1 532 549,87 1 430 763,82 1 560 322,83 1 462 189,06 TILIKAUDEN KULUJÄÄMÄ 19 822 447,84 19 100 749,33
TILIVIRASTON TASE VASTAAVAA 31.12.2005 31.12.2004 KANSALLISOMAISUUS Muu kansallisomaisuus 8 195,00 8 195,00 KÄYTTÖOMAISUUS JA MUUT PITKÄAIKAISET SIJOITUKSET AINEETTOMAT HYÖDYKKEET Aineettomat oikeudet Muut pitkävaikutteiset menot AINEELLISET HYÖDYKKEET Koneet ja laitteet Kalusteet Muut aineelliset hyödykkeet 28 152,48 34 172,31 148 479,13 176 631,61 172 450,28 206 622,59 384 784,00 439 673,17 19 025,22 21 286,36 1 426,23 405 235,45 1 426,23 462 385,76 KÄYTTÖOMAISUUSARVOPAPERIT JA MUUT PITKÄAIKAISSIJOITUKSET Käyttöomaisuusarvopaperit KÄYTTÖOMAISUUS JA MUUT PITKÄ AIKAISET SIJOITUKSET YHTEENSÄ 4 137,42 4 137,42 586 004,48 673 145,77 VAIHTO JA RAHOITUSOMAISUUS LYHYTAIKAISET SAAMISET Myyntisaamiset Siirtosaamiset Muut lyhytaikaiset saamiset 84 366,89 52 063,61 1 714,66 54 420,83 72 743,57 431,79 Ennakkomaksut 0,00 138 145,16 500,00 128 096,19 RAHAT, PANKKISAAMISET JA MUUT RAHOITUSVARAT Kassatili VAIHTO JA RAHOITUSOMAISUUS YHTEENSÄ 3 054,40 2 949,90 141 199,56 131 046,09 VASTAAVAA YHTEENSÄ 735 399,04 812 386,86
31.12.2005 31.12.2004 VASTATTAVAA OMA PÄÄOMA VALTION PÄÄOMA Valtion pääoma 1.1.1998 Edellisten tilikausien pääoman muutos Pääoman siirrot Tilikauden kulujäämä 479 648,35 479 648,35 370 448,85 277 838,95 19 659 158,56 19 008 139,43 19 822 447,84 1 013 386,48 19 100 749,33 850 097,20 VIERAS PÄÄOMA LYHYTAIKAINEN Saadut ennakot Ostovelat Tilivirastojen väliset tilitykset Edelleen tilitettävät erät Siirtovelat 31 217,94 2 377,05 136 549,21 178 441,54 167 831,36 157 482,46 141 849,56 133 349,51 1 271 337,45 1 748 785,52 1 190 833,50 1 662 484,06 VASTATTAVAA YHTEENSÄ 735 399,04 812 386,86
Kansallisarkiston talousarvion toteumalaskelma vuodelta 2005 Osaston, momentin ja ja tilijaottelun Tilinpäätös Talousarvio Tilinpäätös Vertailu Toteuma numero ja nimi 2004 2005 2005 Tilinpäätös % TA+LTA Talousarvio 11. Verot ja veroluontoiset tulot 90 689,73 102 309,00 102 309,00 0,00 0 11.04.01. Arvonlisävero 90 689,73 102 309,00 102 309,00 0,00 0 12. Sekalaiset tulot 13 963,28 98 088,57 98 088,57 0,00 0 12.39.04. Siirtomäärärahojen peruutukset 2 903,28 500,00 500,00 0,00 0 12.39.07. Valtionapulaitosten omavastuu 11 060,00 85 115,00 85 115,00 0,00 0 osuudet eläkkeistä 12.39.10 Muut sekalaiset tulot 0,00 12 473,57 12 473,57 0,00 0 13. Korkotulot ja voiton tuloutukset 180,00 300 300 0,00 0 13.03.01. Osinkotuotot 180,00 300 300 0,00 0 Tuloarviotilit yhteensä 104 833,01 200 697,57 200 697,57 0,00 0 Osaston, momentin ja ja tilijaottelun Tilinpäätös Talousarvio Talousarvion 2005 määrärahojen Tilinpäätös Vertailu Siirtomäärärahoja koskevat täydentävät tiedot numero ja nimi 2004 2005 2005 Talousarvio (TA+LTA) käyttö siirto Tilinpäätös Edellisiltä Käytettävissä Käyttö Siirretty vuonna seuraavalle vuosilta vuonna 2005 vuonna 2005 seuraavalle 2005 vuodelle siirtyneet (pl.peruutukset) vuodelle 23. Valtioneuvosto 266 263,73 509 775,39 374 850,28 134 925,11 509 775,39 0,00 142 747,69 626 747,69 491 322,58 134 925,11 23.02.19. Valtioneuvoston kanslian arvonlisäveromenot (arviomääräraha) 11 263,73 25 775,39 25 775,39 25 775,39 0,00 23.99.25. Jatkosodan ihmisluovutukset tutkimushanke (siirtomääräraha 2 v) 255 000,00 484 000,00 349 074,89 134 925,11 484 000,00 142 747,69 626 747,69 491 322,58 134 925,11 29. Opetusministeriön hallinnonala 18 616 503,01 19 169 561,44 18 896 412,99 271 389,26 19 167 802,25 1 759,19 357 650,51 14 251 650,51 13 925 377,63 326 272,88 29.01.19. Opetusministeriön hallinnonalan 1 542 138,01 1 503 561,44 1 503 561,44 0,00 1 503 561,44 0,00 arvonlisäveromenot (arviomääräraha) 29.01.22. Kehittämistoiminta (siirtomääräraha 3 v) 75 000,00 117 000,00 117 000,00 117 000,00 157 453,48 274 453,48 102 569,86 171 883,62 29.01.22.2.4. Kehittämistoiminta 82 453,48 82 453,48 82 453,48 0,00 29.01.22.4.4. Tietohuollon kehittäminen 75 000,00 117 000,00 117 000,00 117 000,00 75 000,00 192 000,00 20 116,38 171 883,62 29.10.22. Yliopistolaitoksen yhteiset menot 29.10.22.1.Tutkimus, kehittämis ja julkaisutoiminta (siirtomääräraha 3 v) 25 000,00 25 000,00 29.88.22. Arkistolaitoksen toimintamenot (siirtomääräraha 2 v) 13 560 000,00 13 777 000,00 13 622 610,74 154 389,26 13 777 000,00 200 197,03 13 977 197,03 13 822 807,77 154 389,26 29.88.53. Veikkauksen ja rahaarpajaisten voittovarat tieteen 3 414 365,00 3 772 000,00 3 770 240,81 0,00 3 770 240,81 1 759,19 0,00 0,00 0,00 0,00 tukemiseen (arviomääräraha) 29.88.53.02 Yksityisluontoisten arkistojen valtionavut 3 414 365,00 3 715 000,00 3 713 609,50 0,00 3 713 609,50 1 390,50 0,00 0,00 0,00 0,00 29.88.53.07. Muihin tieteen tukemisesta aih. menoihin 57 000,00 56 631,31 56 631,31 368,69 0,00 0,00 0,00 0,00 30. Maa ja metsätalousministeriön hallinnonala 59 110,00 58 706,92 0,00 58 706,92 403,08 0,00 0,00 0,00 0,00 30.70.21. Maanmittauslaitoksen toimintamenot (siiromääräraha 2 v) 59 110,00 58 706,92 0,00 58 706,92 403,08 0,00 0,00 0,00 0,00 34. Työministeriön hallinnonala 68 223,06 82 213,36 0,00 0,00 82 213,36 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 34.06.29.Työllistämis, koulutus ja erityistoimet (arviomääräraha) 68 223,06 0,00 0,00 0,00 0,00 34.06.51.Työllistämis, koulutus ja erityismenot (kiinteä määräaha) 82 213,36 82 213,36 0,00 82 213,36 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Menoarviotilit yhteensä 18 950 989,80 19 820 660,19 19 329 970,19 406 314,37 19 818 497,92 2 162,27 500 398,20 14 878 398,20 14 416 700,21 461 197,99
Kansallisarkiston talousarvion toteumalaskelman tiedot valtuuksista niiden käytöstä momenttien tarkkuudella Valtuudet ja niiden käyttö Valtuuksien käytöstä aiheutuneet talousarviomenot ja määrärahatarve (10000 ) Aikaisempien Vuoden 2005 valtuudet Talousarvio Määräraha Määräraha Määräraha Määräraha Momentti (numero ja nimi, johon valtuus liittyy vuosien menot tarve 2006 tarve 2007 tarve 2008 tarve valtuuksien Uudet Uusitut KäyettyKäyttämättä Uusittavissa myöhemmin käyttö valltuudet valtuudet 2006 TA:ssa Kansallisarkistollla ei ole valtuuksia
Kansallisarkiston tilinpäätöksen liite 1: Selvitys tilinpäätöksen laatimisperiaatteista ja vertailtavuudesta Tiliviraston nimi ja kolminumeroinen tunnus: Kansallisarkisto 603 Budjetoinnissa ei ole tapahtunut muutoksia. Ulkomaan rahan määräisiä saamisia tai velkoja ei ollut vuoden vaihteessa. Arvostus ja jaksotusperiaatteissa ei ole tapahtunut muutoksia. Valtiokonttori vahvisti arkistolaitoksen vuotta 2004 koskevan lopullisen työnantajan VELmaksun 20,23 prosentiksi. VK:n laskelma osoitti 61 809,00 euron lisämaksua. Tämä vuodelle 2004 kuuluva meno maksettiin vuoden 2005 toimintamenomäärärahasta. Edellistä vuotta koskevat tiedot ovat vertailukelpoisia tilinpäätösvuoden kanssa.
Kansallisarkiston tilinpäätöksen liite 2: Nettoutetut tulot ja menot Osaston, momentin ja ja tilijaottelun Tilinpäätös TalousarvioTilinpäätös Vertailu Toteuma numero ja nimi 2004 2005 2005 Tilinpäätös % TA+LTA Talousarvio Tilivirastolla ei ole nettobudjetoituja tulomomentteja. Osaston, momentin ja ja tilijaottelun Tilinpäätös TalousarvioTalousarvion 2005 määrärahojen Tilinpäätös Vertailu Siirtomäärärahoja koskevat täydentävät tiedot numero ja nimi 2004 2005 2005Talousarvio (TA+LTA) käyttö siirto Tilinpäätös Edellisiltä Käytettävissä Käyttö Siirretty vuonna seuraavalle vuosilta vuonna 2005 vuonna 2005seuraavalle 2005 vuodelle siirtyneet (pl.peruutukset) vuodelle 29.88.22. Bruttomenot 14 205 932,04 14 407 000,00 14 569 086,54 Arkistolaitoksen Bruttotulot 846 129,07 630 000,00 946 475,80 Toimintamenot Nettomenot 13 359 802,97 13 777 000,00 13 622 610,74 154 389,26 13 777 000,00 200 197,03 13 977 197,03 13 822 807,77 154 389,26
Kansallisarkiston tilinpäätöksen liite 3: Arviomäärärahojen ylitykset Pääluokan ja momentin numero ja nimi Talousarvio Ylitys Ylitys % Tilivirastolla ei ole arviomäärärahojen ylityksiä.
Kansallisarkiston tilinpäätöksen liite 4: Peruutetut siirretyt määräahat Pääluokan ja tilijaottelun numero ja nimi. Tilijaottelut eritellään myöntämisvuosittain Peruutettu Yhteensä Tilijaottelu 23.Valtioneuvosto 500,00 Vuosi 2004 500,00 23.99.25. Jatkosodan ihmisluovutukset 500,00 Pääluokka yhteensä 500,00 Vuosi 2004 500,00
Kansallisarkiston tilinpäätöksen liite 5: Henkilöstökulujen erittely 2005 2004 Henkilöstökulut 6 547 577,86 6 091 734,83 Palkat ja palkkiot 6 547 577,86 6 091 734,83 Tulosperusteiset erät 0,00 0,00 Henkilösivukulut Eläkekulut Muut henkilösivukulut 1 782 779,60 1 615 927,53 1 299 349,85 1 168 964,17 483 429,75 446 963,36 8 330 357,46 7 707 662,36 Johdon palkat ja palkkiot, joista 622 682,98 0,00 tulosperusteiset erät 0,00 0,00 Luontoisedut ja muut taloudelliset etuudet 0,00 0,00 Johto 0,00 0,00 Muu henkilöstö 0,00 0,00 Lomapalkkavelka 1 265 007,18 1 187 724,14
Kansallisarkiston tilinpäätöksen liite 6: Suunnitelman mukaisten poistojen perusteet ja niiden muutokset Suunnitelman mukaiset poistot on laskettu tilivirastossa yhdenmukaisin periaattein käyttöomaisuusyödykkeiden taloudellisen pitoajan mukaisina tasapoistoina alkuperäisestä hankintamenosta. Suunnitelman mukaisten poistojen perusteet eivät ole muuttuneet varainhoitovuoden aikana. Poistolaskenta aloitetaan hyödykkeen käyttöönottokuukaudesta. Poistoajat ovat: Omaisuusryhmä Poisto Poistoaika Vuotuinen Jäännösmenetelmä vuotta poisto% arvo% 108 Muu kansallisomaisuus 1083 Kansallisesti merkittävät arkistot ei poisteta 112 Aineettomat oikeudet 1120 Ostetut atkohjelmat tasapoisto 4 25 0 1140 Itsevalmistetut ja teetetyt atkohjelmat tasapoisto 4 25 0 125126 Koneet ja laitteet 1255 Atklaitteet ja niiden oheislaitteet tasapoisto 4 25 0 1256 Toimistokoneet ja laittet tasapoisto 5 20 0 1257 Puhelinkeskukset ja muut viestintälaitteet tasapoisto 6 16,67 0 1258 Audiovisuaaliset koneet ja laitteet tasapoisto 5 20 0 1259 Laboratoriolaitteet ja kalusteet tasapoisto 5 20 0 1269 Muut koneet ja laitteet tasapoisto 5 20 0 127 Kalusteet 1270 Asuinhuoneisto ja toimistokalusteet tasapoisto 5 20 0 1279 Muut kalusteet tasapoisto 10 10 0 128 Muut aineelliset hyödykkeet 1280 Taideesineet ei poisteta 130 Käyttöomaisuusarvopaperit 1303 Muut osuudet ei poisteta Vähäiset omaisuushankinnat (arvo alle 1000,00 euroa) on kirjattu vuosikuluiksi.
Kansallisarkiston tilinpäätöksen liite 7: Kansallis ja käyttöomaisuuden sekä muiden pikävaikutteisten menojen poistot Hankintameno 1.1.2005 Lisäykset Vähennykset Hankintameno 31.12.2005 Kertyneet poistot 1.1.2005 Vähennysten ketyneet poistot Tilikauden suunnitelman mukaiset poistot Tilikauden suunnitelmasta poikkeavat poistot Tilikauden arvonalennukset Kansallisomaisuus Kansallisesti Yhteensä merkittävät arkistot 1083 8 195,00 8 195,00 8 195,00 8 195,00 Kertynet poistot 31.12.2005 0,00 0,00 Arvonkorotukset Kirjanpitoarvo 31.12.2005 8 195,00 8 195,00
Aineettomat hyödykket Aineettomat Muut pikävaikut Yhteensä oikeudet teiset menot Hankintameno 1.1.2005 Lisäykset Vähennykset Hankintameno 31.12.2005 Kertyneet poistot 1.1.2005 Vähennysten kertyneet poistot Tilikauden suunnitelman mukaiset poistot Tilikauden suunnitelmasta poikkeavat poistot Tilikauden arvonalennukset Kertyneet poistot 31.12.2005 Arvonkorotukset Kirjanpitoarvo 31.12.2005 1120 1140 46 407,00 309 601,22 356 008,22 5 750,00 53 000,00 58 750,00 1 269,82 6 326,05 7 595,87 50 887,18 356 275,17 407 162,35 12 234,69 137 150,94 149 385,63 1 269,82 6 326,05 7 595,87 11 769,83 76 971,15 88 740,98 22 734,70 207 796,04 230 530,74 28 152,48 148 479,13 176 631,61
Aineelliset hyödykket Atklaitteet Toimistoko Puhelinkeskuk Audiovisuaaliset Laboratoriolait Muut koneet Asuinhuoneisto Muut kalusteet Taide Yhteensä ja niiden neet ja laitteet set ja muut koneet ja laittet teet ja kalusteet ja laitteet toimistokalusteet esineet oheislaitteet viestintälaitteet 1255 1256 1257 1258 1259 1269 1270 1279 1280 Hankintameno 1.1.2005 Lisäykset 398 837,46 62 568,05 96 596,89 0,00 98 945,68 3 290,00 120 827,48 4 320,00 76 308,74 0,00 65 644,07 52 140,00 24 433,76 0,00 192 417,41 3 910,00 1 426,23 1 075 437,72 126 228,05 Vähennykset Hankintameno 31.12.2005 Kertyneet poistot 1.1.2005 Vähennysten kertyneet poistot Tilikauden suunnitelman mukaiset poistot Tilikauden suunnitelmasta poikkeavat poistot Tilikauden arvonalennukset Kertyneet poistot 31.12.2005 Arvonkorotukset 121 667,57 339 737,94 213 464,31 121 667,57 87 867,34 179 664,08 39 696,38 56 900,51 59 313,77 39 696,38 15 949,58 35 566,97 19 977,36 82 258,32 64 240,29 19 977,36 16 806,72 61 069,65 10 107,75 115 039,73 50 810,69 10 107,75 23 890,21 64 593,15 2 808,74 73 500,00 10 868,78 2 808,74 15 214,96 23 275,00 40 321,86 77 462,21 18 789,31 40 321,86 17 478,41 4 054,14 8 304,44 16 129,32 12 257,02 8 304,44 3 786,98 7 739,56 196 327,41 183 307,79 2 384,16 185 691,95 1 426,23 242 884,10 958 781,67 613 051,96 242 884,10 183 378,36 553 546,22 Kirjanpitoarvo 31.12.2005 160 073,86 21 333,54 21 188,67 50 446,58 50 225,00 81 516,35 8 389,76 10 635,46 1 426,23 405 235,45
Hankintameno 1.1.2005 Lisäykset Vähennykset Hankintameno 31.12.2005 Kertyneet poistot 1.1.2005 Vähennysten kertyneet poistot Tilikauden suunnitelman mukaiset poistot Tilikauden suunnitelmasta poikkeavat poistot Tilikauden arvonalennukset Käyttöomaisuusarvopaperit ja muut pikäaikaiset sijoitukset Muut Yhteensä osuudet 1303 4 137,42 4 137,42 4 137,42 4 137,42 Kertyneet poistot 31.12.2005 0,00 0,00 Arvonkorotukset Kirjanpitoarvo 31.12.2005 4 137,42 4 137,42
Kansallisarkiston tilinpäätöksen liite 8: Rahoitustuotot ja kulut Rahoitustuotot 2005 2004 Muutos Korot euromääräisistä saamisista 108,32 189,70 81,38 Korot valuuttamääräisistä saamisista 0,00 0,00 0,00 Emissio, pääoma ja kurssierot saamisista 0,00 0,00 0,00 Osingot 300,00 180,00 120,00 Liikelaitosten voiton tuloutukset 0,00 0,00 0,00 Muut rahoitustuotot 0,00 0,00 0,00 Rahoitustuotot yhteensä 408,32 369,70 38,62 Rahoituskulut 2005 2004 Muutos Korot euromääräisistä veloista 26,60 2,27 24,33 Korot valuuttamääräisistä veloista 0,00 0,00 0,00 Emissio, pääoma ja kurssierot veloista 0,00 0,00 0,00 SWAPmaksut veloista 0,00 0,00 0,00 Sjoitusten ja lainasaamisten tileistäpoistot 0,00 0,00 0,00 Muut rahoituskulut 120,00 0,00 120,00 Rahoituskulut yhteensä 146,60 2,27 144,33 Netto 261,72 367,43 105,71
Kansallisarkiston tilinpäätöksen liite 9: Talousarviotaloudesta annetut lainat Tilivirastolla ei ole talousarviotaloudesta annettuja lainoja.
Kansallisarkiston tilinpäätöksen liite 10: Arvopapeit ja oman pääoman ehtoiset sijoitukset Julkisesti noteeratut osakkeet ja osuudet Tilivirastolle ei ole julkisesti noteerattuja osakkeita ja osuuksia. Julkisesti noteeraamattomat osakkeet ja osuudet 31.12.2005 31.12.2004 Kappale MarkkinaarvoKirjanpitoarvoOmistusosuus% MyyntioikeuksienSaadut osingot MarkkinaarvoKirjanpitoarvo määrä alaraja Puhelinosake/ Mikkelin Puhelin Oy 4 1950,98 100 120,00 Puhelinosake/ Vaasan Läänin Puhelin Oy 5 2186,44 100 180,00 1 950,98 2 186,44 Huoneisto ja kiinteistöosakkeet Tilivirastolla ei ole huoneistoja kinteistöosakkeita. Osakkeet ja osuudet yhteensä 9 4137,42 300,00 4 137,42 Muut oman pääoman ehtoiset sijoitukset Tilivirastolla ei ole muita oman pääoman ehtoisia sijoituksia.
Kansallisarkiston tilinpäätöksen liite 11: Taseen rahoituserät ja velat 31.12.2005 Vaihtuvakorkoiset Kiinteäkorkoiset Yhteensä Alle 15 Yli Alle 15 Yli 1 vuosi vuotta 5 vuotta 1 vuosi vuotta 5 vuotta Vastaavien rahoituserät Annetut euromääräiset velkakirjalainat 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Euromääräisten joukkovelkakirjalainojen ostot 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Muut pitkäaikaiset euromääräiset sijoitukset 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Euromääräiset lainasaamiset 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Muut euromääräiset sijoitukset 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Muut valuuttamääräiset sijoitukset 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Muut lyhytaikaiset euromääräiset sijoitukset 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Rahat, pankkisaamiset ja muut rahoitusvarat 0,00 0,00 0,00 3 054,40 0,00 0,00 3 054,40 Yhteensä 0,00 0,00 0,00 3 054,40 0,00 0,00 3 054,40 31.12.2005 Vaihtuvakorkoiset Kiinteäkorkoiset Yhteensä Alle 15 Yli Alle 15 Yli 1 vuosi vuotta 5 vuotta 1 vuosi vuotta 5 vuotta Vastattavien rahoituserät Otetut euromääräiset lainat 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Otetut valuuttamääräiset lainat 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Lainat talousarvion ulkopuolella olevilta valtion rahastoilta 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Muut pitkäaikaiset velat 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Seuraavana tilikautena maksettavat lyhennykset 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Lyhytaikaiset euromääräiset lainat 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Lyhytaikaiset valuuttamääräiset lainat 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Valtion hoitoon jätetyt varat 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Yhteensä 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Kansallisarkiston tilinpäätöksen liite 12: Valtiontakaukset ja takuut sekä muut vastuut Myönnetyt takaukset ja takuut Tilivirastolla ei ole myönnettyjä takauksia ja takuita. Myönnetyt takaukset ja takuut valuutoittain Tilivirastolla ei ole valuuttamääräisiä takauksia ja takuita. Vastuusitoumukset Tilivirastolla ei ole vastuusitoumuksia. Merkittävät monivuotiset sopimusvastuut Tilivirastolla ei ole merkittäviä monivuotisia sopimisvastuita.
Kansallisarkiston tilinpäätöksen liite 13: Taseeseen sisältyvät rahastoidut varat Tilivirastolla ei ole taseseen sisältyviä rahastoituja varoja.
Kansallisarkiston tilinpäätöksen liite 14: Taseeseen sisältymättömät rahastoidut varat Tilivirastolla ei ole taseseen sisältymättömiä rahastoituja varoja.
Kansallisarkiston tilinpäätöksen liite 15: Velan muutokset Tilivirastolla ei ole velkoja ja velan muutoksia.
Kansallisarkiston tilinpäätöksen liite 16: Velan maturiteettijakautuma ja duraatio Tilivirastolla ei ole ilmoitettavaa liitteeseen 16.
Kansallisarkiston tilinpäätöksen liite 17: Oikeiden ja riittävien tietojen antamiseksi tarvittavat muut tarvittavat tiedot Tilivirastolla ei ole ilmoitettavaa.