VAIHTOEHDOT SOSIAALIHUOLLON ASIAKAS- ASIAKIRJOJEN TEKNISEKSI STANDARDIKSI

Sosiaalialan tietoteknologiahanke VAIHTOEHDOT SOSIAALIHUOLLON ASIAKAS- ASIAKIRJOJEN TEKNISEKSI STANDARDIKSI Versio 1.0 Tammikuu 2008 Kuopion yliopisto, Terveyshallinnon ja -talouden laitos, Shiftec-tutkimusyksikkö Antero Lehmuskoski Mikko Huovila Kuopion yliopisto, Tietojenkäsittelytieteen laitos Timo Tiihonen Teppo Taskinen Jari Savolainen Virpi Hotti Kuopion yliopisto, Tietotekniikkakeskus, HIStutkimusyksikkö Esa Paakkanen Juha Mykkänen

Sisällysluettelo 1 JOHDANTO... 3 1.1 Taustaa... 3 1.2 Selvityksen tarkoitus... 4 1.3 Asiakirjastandardien arviointikriteerit... 5 2 SÄHKÖISET ASIAKIRJAT SOSIAALIHUOLLOSSA... 8 2.1 Asiakastieto ja asiakirjat sosiaalihuollossa... 8 2.2 Asiakasasiakirjojen metatiedot... 10 2.3 Asiakasasiakirjojen rakenteinen sisältö... 14 2.4 Sosiaalihuollon luokitukset ja koodistot... 16 2.5 Asiakirjoissa tarvittavat tietotyypit... 18 2.6 Sosiaalihuollon toimijoiden välinen tiedonsiirto... 19 2.7 Arkistoinnin asiakirjoille asettamat vaatimukset... 20 3 AVOIMET ASIAKIRJASTANDARDIT... 25 3.1 Standardointi... 25 3.2 Avoimet standardit... 26 3.3 Asiakirjojen rakenteisuus... 27 3.4 XML-tekniikat... 30 3.5 Avoimet asiakirjastandardit julkisessa hallinnossa... 34 3.6 Vertailtavat asiakirjastandardit... 38 4 OPEN DOCUMENT FORMAT... 41 4.1 Standardin tausta ja kuvaus... 41 4.2 Asiakirjan sisällön esittäminen ja rakenteinen tieto... 41 4.3 Kuvailutiedot ja niiden laajentaminen... 44 4.4 Arkistoinnin vaatimuksiin vastaaminen... 47 5 OFFICE OPEN XML... 48 5.1 Standardin tausta ja kuvaus... 48 5.2 Asiakirjan sisällön esittäminen ja rakenteinen tieto... 49 5.3 Kuvailutiedot ja niiden laajentaminen... 53 5.4 Arkistoinnin vaatimuksiin vastaaminen... 58 6 PDF/A... 59 6.1 Standardin tausta ja kuvaus... 59 6.2 Asiakirjan sisällön esittäminen ja rakenteinen tieto... 61 6.3 Kuvailutiedot ja niiden laajentaminen... 62 6.4 Arkistoinnin vaatimuksiin vastaaminen... 66 7 CDA R2... 68 7.1 Standardin tausta ja kuvaus... 68 7.2 Asiakirjan sisällön esittäminen ja rakenteinen tieto... 69 7.3 Kuvailutiedot ja niiden laajentaminen... 75 7.4 Arkistoinnin vaatimuksiin vastaaminen... 77 8 ASIAKIRJASTANDARDIEN KESKINÄINEN VERTAILU... 79 8.1 Perustiedot... 79 8.2 Rakenteisuus ja sisältöön liittyvät asiat... 85 1

8.3 Metatiedot... 88 8.4 Ohjelmistotuki... 89 8.5 Ohjelmistotoimittajien näkemyksiä asiakirjastandardeista... 91 9 JOHTOPÄÄTÖKSET JA ESITYKSET JATKOTOIMISTA... 94 9.1 Teknisen asiakirjastandardin valinnan lähtökohtia... 94 9.2 Asiakirjastandardien soveltuvuus sosiaalihuoltoon... 95 9.3 Vaihtoehdot asiakirjojen rakenteisen sisällön esittämiseen... 97 9.4 Esitykset jatkotoimenpiteistä... 102 9.5 Lausuntokierros teknisen asiakirjastandardin valinnasta... 104 LÄHTEET... 109 LIITE 1. ODF-skeeman tietotyypit LIITE 2. OOXML-standardin tietotyypit LIITE 3. Sosiaalihuollon metatiedot vs. standardien metatiedot LIITE 4. HL7 V3 -tietotyypit ja nolla-arvot LIITE 5. Ohjelmistotaloille lähetetty kyselylomake LIITE 6. Lausuntopyyntö sosiaalihuollon teknisen asiakirjastandardin valinnasta 2

1 JOHDANTO 1.1 Taustaa Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmien standardisoimisen ja kansallisen yhtenäistämisen tarve on tiedostettu jo kauan. Vuonna 2005 käynnistettiin osana Sosiaalialan kehittämishanketta Sosiaalialan tietoteknologiahanke (Tikesos), jonka tehtävänä on tukea tietoteknologian kehittämistä ja hyödyntämistä sosiaalialalla sen omista lähtökohdista. Hankkeen keskeisiä tavoitteita ovat valtakunnallisesti yhtenäisen sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän luominen sekä asiakasasiakirjojen rakenteen ja tietosisällön määrittely. (Tietoteknologian käytön... 2005.) Sosiaalihuollon asiakastyön dokumentoinnin yhtenäistäminen on edellytys tehokkaalle asiakastietojen käsittelylle ja sähköiselle tiedonsiirrolle organisaatioiden ja tietojärjestelmien välillä. Nykyiset kirjaamiskäytännöt ja dokumentoinnin sisällöt vaihtelevat kunnittain ja jopa saman organisaation eri yksiköissä. Käyttämällä yhteisesti sovittuja määrityksiä turvataan asiakkaan tietojen tallentaminen yhtenäisessä muodossa asiakkaan asuinpaikasta, palveluntuottajasta tai ohjelmistosovelluksesta riippumatta. Sovitut tietomääritykset selkiyttävät ja harmonisoivat asiakastietojen kirjaamista ja auttavat kuntia ja palveluntuottajia kehittämään dokumentointiaan. Yhdenmukaiset asiakastiedot ja määritykset edesauttavat kuntien sisäisen, kuntien välisen, alueellisen ja valtakunnallisen vertailu- ja tilastotiedon tuottamista, sosiaalipalveluiden laadun parantumista sekä sähköisten asiakaspalveluiden kehittämistä. Kansallisesti yhtenäisen sähköisen arkistoinnin järjestäminen edellyttää myös tallennettavien tietojen säilyttämistä siihen tarkoitukseen hyväksytyssä muodossa. Tikesos-hankkeen valtakunnallinen hankeorganisaatio koostuu johtoryhmästä, asiantuntijatyöryhmistä sekä hankkeen työntekijöiden muodostamasta projektiryhmästä. Asiantuntijatyöryhmiin osallistuu monia valtakunnallisia, alueellisia ja paikallisia toimijoita. Ryhmät ovat keskeisessä roolissa asiakastietojärjestelmän ja asiakirjojen sekä niiden hallinnan määrittelyiden laatimisessa. Yksi asiantuntijaryhmistä on asiakastietojärjestelmäryhmä, jossa määritellään asiakkaan perustiedoille ja palvelunantajan perustiedoille määrämuotoinen tietosisältö sekä asiakirjojen yhtenäinen perusrakenne. 3

Asiakirjojen teknisen rakenteen määrittely edellyttää käyttötarkoitukseen sopivan asiakirjastandardin valintaa. Valinnan perusteiden täsmentämiseksi käynnistettiin keväällä 2007 hanke, jonka tehtävänä on selvittää eri asiakirjastandardien soveltuvuutta sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tekniseksi standardiksi. Hankkeen toteuttajina ovat Kuopion yliopiston terveyshallinnon ja -talouden laitos, tietojenkäsittelytieteen laitos ja tietotekniikkakeskus. Kesäkuussa 2007 valmistui selvitysraportti HL7-standardien soveltuvuus sosiaalihuoltoon (versio 0.9), jossa tarkasteltiin HL7-standardeja sosiaalihuollon näkökulmasta. Kansallisessa sähköisessä potilaskertomuksessa käytettävä CDA R2 (Clinical Document Architecture, Release 2) -asiakirjastandardi oli selvityksessä erityisesti tarkastelun kohteena. Selvityksessä esitettiin, että ennen työryhmän näkemyksen esittämistä sosiaalihuollon asiakirjastandardin valinnasta tulisi selvittää myös avoimien asiakirjastandardien soveltuvuus ja vertailla eri asiakirjastandardien ominaisuuksia keskenään. 1.2 Selvityksen tarkoitus Tämän selvityksen tarkoituksena on tarkastella yleisimpien avointen asiakirjastandardien soveltuvuutta sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tekniseksi standardiksi. Selvityksessä on mukana ODF (Open Document Formant), OOXML (Office Open XML) ja PDF/A -standardit, joita vertaillaan terveydenhuollossa käytettävään CDA R2 - standardiin. CDA R2 -standardia käsitellään tässä selvityksessä tarvittavassa määrin, mutta tarkemmin se on esitetty selvityksessä HL7-standardien soveltuvuus sosiaalihuoltoon. Vaihtoehtona olemassa olevien asiakirjastandardien soveltamiselle pohditaan lopuksi mahdollisuutta luoda sosiaalihuollon asiakirjoja varten oma XML-pohjainen määrittely. Alkukesällä 2007 laaditussa hankesuunnitelmassa tälle selvityshankkeelle määriteltiin seuraavat keskeisimmät toimenpiteet: 1. Tuotetaan kuvaukset keskeisistä yleisistä asiakirjastandardeista 2. Tarkastellaan yleisten asiakirjastandardien soveltuvuutta tietorakenteiden, rakenteisten tietojen ja metatietojen esittämiseen 3. Tarkastellaan yleisten asiakirjastandardien soveltuvuutta sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen esittämiseen 4. Vertaillaan yleisiä asiakirjastandardeja HL7 CDA R2 -standardiin 4

5. Selvitetään tärkeimpien olemassa olevien sosiaalialan tietojärjestelmien valmiuksia käsitellä ja tuottaa asiakirjastandardien mukaisia asiakirjoja 1.3 Asiakirjastandardien arviointikriteerit Selvityksen kohteena olevia asiakirjastandardeja tarkastellaan erityisesti niiden ilmaisuvoiman osalta. Sosiaalihuollon asiakirjojen sisältö asettaa niiden tekniselle rakenteelle erityisvaatimuksia, jotka valittavan standardin tulee täyttää. Tallennettavien asiakastietojen tulee olla hyödynnettävissä monipuolisesti sekä asiakastyön tukena että tilastoinnin, tutkimuksen ja palvelujen kehittämisen tarpeisiin. Asiakkaan näkökulmasta on tärkeää, että standardi mahdollistaa asiakirjojen turvallisen esittämisen vapaasti saatavissa olevilla ohjelmilla sosiaalitoimen ulkopuolella. Asiakirjahallinnon näkökulmasta standardin tulee sopia keskitettyyn sähköiseen arkistointiin. Tämä asettaa standardille vaatimuksia muun muassa tiedon eheyden, käytettävyyden, saatavuuden ja suojauksen suhteen. Lisäksi standardin tulee tukea turvallista ja hallittua tiedon vaihtoa monien eri toimijoiden välillä. Tietoa on tarpeen jakaa sosiaalihuollon sisällä kuntien, järjestöjen ja yksityisten palveluntuottajien kesken. Lisäksi sitä on pystyttävä tarvittaessa siirtämään sosiaalihuollon ulkopuolelle esimerkiksi terveydenhuoltoon tai opetustoimeen. Näitä tehtäviä varten asiakirjaan on voitava liittää tarvittavat sitä kuvailevat metatiedot. Metatietoja tarvitaan sekä operatiiviseen tiedon hyödyntämiseen että asiakirjojen säilytykseen. Asiakirjan rakenteen tulee täyttää sekä tiedon rakenteiden että sisältöön kohdistuvien tiedonhakujen sille asettamat vaatimukset. Tiedonsiirron tarpeiden kannalta on kiinnitettävä huomiota myös ohjelmistoihin, joilla asiakirjoja pystytään käsittelemään. Käytännössä ohjelmiston saatavuus nousee usein esteeksi tiedon jakamiselle. Asiakirjastandardeja arvioidaan edellä mainittujen vaatimusten osalta. Tarkastelulle määriteltiin hankesuunnitelmassa seuraavat arviointikriteerit: 1. Metatietojen vastaavuus sosiaalihuollon tarpeisiin. Standardeihin sisältyvien metatietomääritysten soveltuvuutta tarkastellaan sosiaalihuollon erityisalakohtaisten tarpeiden näkökulmasta. Tarkastelun pohjana käytetään Tikesoshankkeessa käynnissä olevaa metatietojen määrittelytyötä. 5

2. Metatietojen laajentamismahdollisuus. Asiakirjastandardeihin sisältyviä metatietomäärityksiä tarkastellaan erityisesti sen suhteen, miten ne ovat laajennettavissa erityisalakohtaiseen käyttöön. 3. Luokitusten, koodistojen ja muun rakenteisen tiedon esittäminen ja ohjelmallinen käsittely. Asiakastietojen tehokas hyödyntäminen edellyttää niiden ohjelmallista käsittelyä, joka perustuu rakenteiseen tietosisältöön. Standardeja tarkastellaan suhteessa tähän vaatimukseen. 4. Arkistoinnin asettamat vaatimukset. Selvitetään, mitä kansallisen arkistointipalvelun toteuttaminen edellyttää asiakirjojen tekniseltä rakenteelta. 5. Lainsäädännössä esitetyt asiakirjoja koskevat vaatimukset Esimerkiksi julkisuuslaki, henkilötietolaki ja arkistolaki ohjaavat henkilötietojen käsittelyä julkishallinnossa. Selvityksessä tarkastellaan hyvän tiedonhallintatavan asiakirjojen tekniselle toteutukselle asettamia vaatimuksia. 6. Kustannuksiin vaikuttavat tekijät. Selvityksessä otetaan kantaa siihen, miten asiakirjastandardin valinnalla voidaan vaikuttaa standardin implementoinnista aiheutuviin kustannuksiin. 7. Ratkaisun joustavuus räätälöity vai yleinen ohjelmisto? Eri vaihtoehtojen toteuttaminen edellyttää erisuuruista panostusta sosiaalihuollon ohjelmistojen kehittämiseen. Selvityksessä tarkastellaan saatavilla olevien valmisohjelmistojen käytöstä koituvia hyötyjä ja haittoja suhteessa räätälöityyn ohjelmistokehittämiseen. 8. Asiakirjojen katseluun ja käsittelyyn tarvittavien ohjelmistojen saatavuus. Selvityksessä todetaan eri asiakirjastandardien osalta, miten niiden mukaisten asiakirjojen käsittely ja katselu voidaan toteuttaa saatavissa olevilla ohjelmilla. 9. Standardin laajentamismahdollisuus tietosisällön osalta. Asiakirjastandardeja tarkastellaan myös sen suhteen, miten joustavia ne ovat rakenteisen tietosisällön esittämisen ja rakenteisuuden lisäämisen osalta. 10. Tukeeko standardi tavoitteita tiedonsiirron kehittämiseksi a) sosiaalihuollon ja terveydenhuollon välillä sekä b) sosiaalihuollon ja muiden toimijoiden välillä? Asiakastietoja on tarpeen siirtää myös eri hallinnonalojen kesken. Eri hallin- 6

nonaloilla käytetään erilaisia tiedostomuotoja. Asiakirjastandardeja tarkastellaan sen suhteen, miten ne mahdollistavat tiedonvälityksen paitsi sosiaalihuollon toimijoiden kesken, myös tärkeimpien yhteistyötahojen kanssa. Edellä esitettyjen kriteerien avulla tarkastellaan selvityksen kohteena olevia standardeja sekä yksitellen että kootusti vertaillen. Vertailukriteerejä on poimittu eri osiin myös standardien arviointi- ja valintakehikosta (Mykkänen & Tuomainen 2008). Selvitysraportin rakenne muodostuu siten, että asiakirjastandardin valinnan lähtökohtia taustoitetaan luvussa 2, jossa luodaan katsaus sosiaalihuollon asiakirjoihin ja niiden standardointiin liittyviin kysymyksiin. Luku 3 käsittelee avoimia tiedostomuotoja ja rakenteisten dokumenttien tekniikoita. Luvuissa 4 7 esitellään selvityksen kohteena olevat asiakirjastandardit yksitellen. Lopuksi (luvut 8 ja 9) vertaillaan standardeja keskenään ja tehdään vertailun pohjalta johtopäätöksiä niiden soveltuvuudesta käytettäväksi sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen siirto- ja tallennusmuotona. 7

2 SÄHKÖISET ASIAKIRJAT SOSIAALIHUOLLOSSA 2.1 Asiakastieto ja asiakirjat sosiaalihuollossa Asiakirjallinen tieto eroaa muusta informaatiosta siinä, että sillä on erityistä todistusarvoa. Todistusarvo muodostuu asiakirjan yhteydestä tehtäviin ja toiminnallisiin prosesseihin. Asiakirjan laatimiselle on tehtävään liittyvä syy ja tarkoitus. Siksi sen tunnusmerkkinä ei ole fyysinen muoto tai edes sen sisältämä informaatio, vaan kontekstuaalinen ja toimintaan liittyvä operationaalinen luonne. Koska yksityistä muistiinpanoa ei pidetä asiakirjana, yhtenä asiakirjan tunnuspiirteenä voidaan pitää myös kollektiivisuutta. (Valtonen 2003, 179; 2005, 32.) Asiakirjahallintoa koskevassa ISO-standardissa (SFS-ISO 2007a) asiakirjalla tarkoitetaan "tietoa, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana laillisia velvoitteitaan tai liiketoimintaansa ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena". Myös julkisuuslaissa (1999, 5. ) asiakirjan käsite laajennetaan perinteisistä kirjallisista ja kuvallisista esityksistä kattamaan niin sanottuja teknisiä tallenteita. Näillä tarkoitetaan "käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla". Asiakirjoista puhuttaessa ei siis tarkoiteta pelkästään tekstidokumentteja. Asiakirjoja tallennetaan erilaisilla menetelmillä. Perinteisten paperiasiakirjojen sijasta työssä syntyviä asiakirjoja tallennetaan yhä enemmän sähköisesti. Sähköiset asiakirjat voivat sisältää tekstin lisäksi esimerkiksi kuvia, ääntä tai multimediaa. Asiakirjaksi on sen määritelmien mukaisesti tulkittava myös tietokantoihin tallennetut tiedot, jos ne täyttävät asiakirjallisen tiedon vaatimukset. Sosiaalihuollon asiakirjat ovat viranomaisen asiakirjoja. Julkisuuslaki määrittelee viranomaisen asiakirjoiksi sellaiset asiakirjat, jotka on laadittu tai vastaanotettu viranomaistoiminnassa tai viranomaisen toimeksiannosta. Tässä mielessä sosiaalihuollossa tallennettavat asiakkaita koskevat asiakirjat on katsottava viranomaisen asiakirjoiksi riippumatta siitä, miten ne teknisesti tallennetaan tai kuka sosiaalihuollon toimijoista niitä käsittelee. Myös yksityisen palveluntuottajan laatimat asiakirjat ovat viranomaisen asiakirjoja, jos ne liittyvät viranomaisen toimeksiannosta suoritettuun tehtävään. Asia- 8

kirjoina pidetään henkilökohtaisia muistiinpanoja lukuun ottamatta myös allekirjoittamattomia tai muuten epämuodollisesti tehtyjä esityksiä. Oleellista on se, että esitys sisältää asiakkuuteen liittyvän viestin tai ajatussisällön. (Julkisuuslaki 1999, 5. ; Sorvari 2001, 84 85.) Tässä selvityksessä tarkastellaan avoimien asiakirjastandardien soveltuvuutta sosiaalihuollossa käsiteltävien sähköisten asiakirjojen siirtoon ja säilytykseen. Termiä asiakirja käytetään merkitsemään teknistä tallennetta, joka sisältää merkityksellistä tietoa ja muodostaa loogisen, yhtenä yksikkönä käsiteltävän kokonaisuuden. Useissa englanninkielisissä lähteissä puhutaan yleisesti tietoresursseista (information resources), tietolähteistä (information sources) tai tietoaineistosta (information objects). Esimerkiksi metatiedot voivat kuvata mitä tahansa tällaista aineistoa. Käytettäessä sanaa asiakirja tai dokumentti tarkoitetaan tässä selvityksessä kaikkea tietoaineistoa, jota sosiaalihuollossa tallennetaan eri menetelmin. Tallenteet voivat siis olla tekniseltä toteutukseltaan ja tietosisällöltään erilaisia. Yhteistä niille on, että ne sisältävät asiakirjallista tietoa sosiaalihuollosta. Sosiaalihuollossa tuotetaan runsaasti erilaisia asiakasasiakirjoja. Osa asiakirjoista on lakisääteisiä. Asiakasta koskevista palvelupäätöksistä on laadittava päätösasiakirja, joka sisältää ohjeet muutoksenhakumenettelystä. Kaikille asiakkaille on laadittava asiakassuunnitelma ja moniin hallintopäätöksiin kuuluu kuulemismenettely, joka myös dokumentoidaan asiakirjaksi. Lakisääteisten asiakirjojen lisäksi laaditaan vapaamuotoisempia asiakirjoja monia eri tarkoituksia varten. Käytännössä suuri osa asiakastiedoista ei teknisesti tallennu asiakirjoiksi, vaan ne tallennetaan erillisinä tietoina sosiaalitoimen tietojärjestelmiin. Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan (JUHTA) metadatatyöryhmä on tuottanut Luettelon asiakirjalajeista (2001). Dokumentti on laadittu Helsingin sosiaaliviraston luettelon pohjalta ja se on päivitetty viimeksi vuonna 2001. Sosiaalihuollon asiakirjalajeja on täydennetty muiden alojen toimijoilta saatujen lisäysten perusteella kattamaan mahdollisimman laajasti julkishallinnon erilaiset asiakirjalajit. Luettelo kattaa ylätasolla valtaosan sosiaalihuollon asiakirjalajeista ja muodostaa hyvän lähtökohdan sähköisten asiakirjojen luokittelulle. Koska asiakirjalajien luettelo sisältää kuitenkin myös eritasoisia käsitteitä, asiakirjalajien hierarkiasuhteita tulisi vielä tarkentaa. Esimerkiksi asiakasasiakirja voidaan katsoa ylätason käsitteeksi, jonka alle kuuluu muun muassa ilmoituksia, suunnitelmia, kertomuksia ja lausuntoja. Ilmoitukset tai suunnitel- 9

mat voivat kuitenkin olla myös esimerkiksi hallinnon asiakirjoja. Luettelossa esiintyy yhtenä asiakirjalajina myös "lomake (tyhjä/täytetty jne.)". Tyhjää lomaketta ei kuitenkaan voi pitää asiakirjana, vaan se saa asiasisältönsä vasta täyttämisen yhteydessä. Vasta täyttäminen tekee siitä asiakirjan, joka voi olla lajiltaan esimerkiksi ilmoitus, päätös tai hakemus. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista keskeisimpiä ovat päätökset, suunnitelmat, ilmoitukset, kertomukset, selvitykset, sopimukset, lausunnot ja arviot. Päätöksistä suuri osa on tarkkaan ohjeistettuja hallintopäätöksiä perusteluineen ja muutoksenhakuohjeineen. Asiakassuunnitelman tekeminen kaikille sosiaalihuollon asiakkaille on pakollista, ellei kyseessä ole tilapäinen neuvonta ja ohjaus. Runsaasta erityislainsäädännöstä johtuen eri sosiaalihuollon palvelutehtävissä asiakassuunnitelmasta käytetään eri nimiä. Se voi olla hoito- ja palvelusuunnitelma, hoito- ja kasvatussuunnitelma, kotoutumissuunnitelma, kuntoutussuunnitelma tai aktivointisuunnitelma. Sosiaalihuollossa laaditaan myös runsaasti erilaisia sopimuksia, kuten toimeksiantosopimus, perhehoitosopimus, ostosopimus, omaishoitosopimus, elatussopimus ja sopimus lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta. Lailla säädeltyjä asiakasasiakirjoja ovat myös muun muassa suostumus- ja kuulemisasiakirjat ja toimeentulotukilaskelmat. Sisältönsä osalta lailla säädellyt asiakirjat ovat kuitenkin vain osa sosiaalihuollossa tarvittavista asiakasasiakirjoista. Juhtan asiakirjalajien luettelo tarjoaa lähtökohdan asiakirjaluokitukselle käytettäväksi asiakirjan hallinnollisissa metatiedoissa. Luetteloa tulisi kuitenkin kehittää kattavaksi ja hierarkialtaan loogiseksi julkishallinnon asiakirjalajien ylätason luokitukseksi. Sellaisena se toimisi niin sosiaalihuollon kuin muidenkin hallinnonalojen omien asiakirjaluokitusten perustana ja mahdollistaisi metatietojen yhteensopivuuden siltä osin. Sosiaalihuollon asiakirjojen metatietoihin tarvitaan joka tapauksessa riittävän tarkka asiakirjalajien luokitus. 2.2 Asiakasasiakirjojen metatiedot Julkishallinnossa käsiteltävistä tiedoista yhä suurempi osa tallennetaan sähköisessä muodossa. Sähköisesti tallennetun tiedon lisääntyvä määrä on synnyttänyt todellisen tarpeen myös hallita tallenteita sähköisesti. Tämä tapahtuu muun muassa niihin liitettävien metatietojen avulla. Metatieto tarkoittaa tietoa tiedosta. Tarkemmin sillä yleensä 10

tarkoitetaan tiettyä kohdetta kuvaavaa rakenteista tietoa, joka tukee siihen kohdistuvia toimenpiteitä. Laajasti ottaen metatiedolla voidaan myös tarkoittaa kaikkea sitä, mitä jostakin tietoa sisältävästä kohteesta voidaan sanoa. Yhteistä kaikille tietoa sisältäville kohteille on, että niiden sisältö, konteksti ja rakenne voidaan kuvailla. Metatiedot ovat tietoaineiston sisältöä, kontekstia ja rakennetta sekä asioiden ja asiakirjojen hallintaa ja käsittelyä kuvaavia tietoja. Metatiedoilla kuvataan tietoaineistoa koko sen elinkaaren ajan. (Gilliland-Swetland 2000, 1; Greenberg 2005.) Kun sanotaan, että metatieto on tietoa tiedosta, erotetaan metatieto asiakirjan varsinaisesta tietosisällöstä. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tietosisältö koostuu esimerkiksi asiakkaan palvelutarpeista ja hänen saamistaan sosiaalipalveluista. Metatiedolla puolestaan tarkoitetaan kyseistä asiakirjaa kuvailevaa tietoa esimerkiksi sen laatimisajasta, kirjoittajasta, tallennustavasta, säilyttämisohjeista ja siitä, mihin palveluprosessiin asiakirja liittyy. Asiakirjaan kohdistuvan metatiedon tarkoitus on helpottaa sen hakemista, käyttöä ja hallintaa. Metatiedon avulla pyritään huolehtimaan siitä, että tallennettu tieto säilyy käyttökelpoisena myös tulevaisuudessa. (Understanding Metadata 2004; Greenberg 2005.) Metatietoja hyödynnetään useisiin eri tarkoituksiin. Niitä luokitellaan useimmiten juuri käyttötarkoituksen perusteella. Anne J. Gilliland-Swetland (2000, 5) on esittänyt viisikohtaisen luettelon, jossa metatiedot on luokiteltu niiden käyttökohteen mukaan: 1. Hallinnollista (adminstrative) metatietoa käytetään asiakirjojen hallinnoinnissa, ja se sisältää tietoa esimerkiksi asiakirjan sijainnista ja käyttöoikeuksista 2. Kuvaileva (descriptive) metatieto helpottaa esimerkiksi asiakirjan yksilöintiä ja tiedonhakua. 3. Säilyttämistä (preservation) koskeva metatieto sisältää tietoa asiakirjan fyysisestä kunnosta ja siihen kohdistuneista arkistoinnin toimenpiteistä. 4. Tekninen (technical) metatieto liittyy asiakirjan ja metatietojen tallentamisessa ja suojaamisessa käytettyyn tekniikkaan. 5. Asiakirjan käyttöön (use) liittyvän metatiedon avulla seurataan asiakirjan käsittelyä ja hyödyntämistä eri tarkoituksiin. 11

Asiakirjojen metatietoja koskevassa ISO-standardissa (SFS-ISO 2007b) metatiedolla tarkoitetaan tietoa, "joka kuvaa asiakirjojen kontekstia, sisältöä ja rakennetta sekä niiden hallintaa elinkaaren eri vaiheissa". Se "mahdollistaa asiakirjojen laadinnan, rekisteröinnin, luokittelun, käyttöön saamisen, säilyttämisen ja hävittämisen elinkaaren eri vaiheissa ja erilaisissa toimintaympäristöissä". Standardissa jaotellaan metatieto viiteen eri luokkaan. Metatiedolla voidaan sen mukaan kuvata: 1. itse asiakirjaa 2. toimintapolitiikkaa tai menettelytapoja ja mandaatteja 3. toimijoita 4. tehtäviä ja toimintaprosesseja 5. asiakirjahallinnan prosesseja Metatiedolla voidaan kuvata yksittäisen asiakirjan lisäksi myös useista asiakirjoista koostuvaa kokoelmaa tai pelkästään osaa asiakirjasta, esimerkiksi artikkelin osana olevaa valokuvaa (Understanding Metadata 2004). Metatieto voidaan tuottaa automaattisesti tai käsin. Osa asiakirjan metatiedoista voidaan saada asiakirjan tuottaneesta järjestelmästä saaduista dokumenttiin liitetyistä tiedoista (kirjoittaja, luontihetki, muutospäivämäärä usein esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelmien lisäämiä tietoja), dokumentin sisällöstä dokumentin rakenteisuutta hyödyntäen tai sisällönhallintajärjestelmistä. Käsin tuotettavaa metatietoa on kaikki itse kirjoitettu lisätieto, jota dokumenttiin halutaan liittää. Käsin tuottaminen on vaihtoehto, kun automaattinen tuotto ei ole mahdollista tai sen taso ei ole riittävä. (Kilkki 2004; Virkkala & Kaihlanen 2002). Metatieto voi olla sisäistä tai ulkoista. Sisäinen metatieto on liitetty sähköiseen asiakirjaan ja ulkoinen säilytetään erillään. Asiakirjan yhteyteen tallentamisella varmistetaan, että metatiedot eivät häviä eikä ongelmia synny asiakirjan sisällön ja metatietojen yhdistämisessä. Lisäksi asiakirja ja sen metatiedot voidaan päivittää samalla kertaa samassa paikassa. Joissakin tapauksissa metatietoja ei voida liittää asiakirjan yhteyteen, jolloin ne on tallennettava varsinaisesta asiakirjasta erilleen. Menettely voi yksinkertaistaa metatiedon hallintaa sekä helpottaa hakuja ja hakutulosten käsittelyä. Tämän vuoksi meta- 12

tieto tallennetaan usein tietokantajärjestelmiin ja linkitetään kuvauksen kohteena olevaan asiakirjaan. (Understanding Metadata 2004) Metatietoelementtejä voidaan koota yhteen erilaisiin metatietoskeemoihin (metadata schemes). Metatietoskeemat ovat joukkoja, joihin on valittu elementit tietyn tarkoituksen perusteella. Elementin nimi itsessään kuvaa tiedon semantiikan ja varsinainen tietosisältö kulkee elementin sisällä. Metatietoskeemat määrittelevät yleensä elementtien nimet ja semantiikan valmiiksi. Lisäksi ne voivat määritellä sisällön muotoilun, esitystavan ja sallitut arvot sekä elementtien ja sisältöjen syntaktisen kieliopin. Eräs yleisimmin käytetyistä metatietoskeemoista on Dublin Core, joka on suunniteltu yksinkertaiseksi ja tiiviiksi web-pohjaisten dokumenttien kuvailustandardiksi. (Understanding Metadata 2004) Hyvien sähköisten kokoelmien rakentamisesta on olemassa NISO:n (National Information Standards Organization) laatima viitekehys (A Framework of Guidance for Building Good Digital Collections 2004), jossa muun muassa esitetään kuusi hyvän metatiedon periaatetta: 1) Soveltuu kohteena olevaan dokumenttiin ja tarpeisiin, joita käyttäjät, nykytila ja tulevaisuus sille asettavat 2) Tukee yhteentoimivuutta 3) On luotettavasti kontrolloitua ja käyttää sisältöstandardeja kuten kontrolloituja sanastoja, jotka kuvailevat kohteena olevan dokumentin sisällön ja siihen liittyvät käsitteet 4) Sisältää selkeän tiedon sähköisen dokumentin käyttöoikeuksista 5) Tukee pitkäaikaista hallinnointia 6) On dokumentti itsessään ja siksi täyttää hyvän dokumentin ominaisuudet, joita ovat esimerkiksi luotettavuus, aitous, arkistoitavuus, jatkuvuus ja yksilöllisyys Osana sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän kehittämistä Tikesos-hankkeessa määritellään asiakirjojen metatietoelementtejä (Kortelainen ym. 2007). Lähtökohtana määrittelylle on JHS 143 -suositus Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot. Suosituksessa määritellään julkisen hallinnon asiakirjojen hallinnassa ja julkaisemisessa tarvittavia 13

metatietoja ja se muodostaa lähtökohdan yhtenäiselle asiakirjojen hallinnalle julkishallinnossa. Sosiaalihuollon metatietojen määrittelytyössä tarkastellaan JHS-suositusten lisäksi HL7 CDA R2 -metatietoja. Tavoitteena on mahdollisimman laaja yhteensopivuus sekä terveydenhuollon että muun julkishallinnon kanssa. JHS-metatiedot tai suomalaiset CDA R2 -metatietomääritykset eivät kummatkaan ole sellaisenaan riittäviä sosiaalihuollon asiakirjoille. JHS-suosituksessa esitetään metatiedoille looginen rakenne. Se on kuitenkin luonteeltaan yleinen eikä sisällä sosiaalihuollon erikoisalakohtaisia metatietoelementtejä. JHS-suosituksen mukaisia metatietoja on syytä täydentää sosiaalihuoltoa varten ja toisaalta kaikki JHS-metatiedot eivät ole tarpeellisia sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen kuvailussa. On kuitenkin tärkeää, että metatietomäärityksissä huomioidaan JHS-suositukset. CDA R2 -metatietojen määrittelyssä on huomioitu JHS-suositus, mutta määrittelyt poikkeavat toisistaan joiltakin osin. Sosiaalihuollon asiakirjojen metatietoja ei voida toteuttaa nykyisten CDA R2 -määrittelyjen mukaisesti, mutta kehitystyötä voitaisiin tehdä yhteistyössä terveydenhuollon toimijoiden kanssa. Suomen standardisoimisliitto on vahvistanut kuluvan vuoden kesäkuussa standardin Asiakirjojen metatiedot (SFS 2007). Standardi noudattelee sisällöltään edellä mainittua JHS-suositusta ja se on hyvä huomioida metatietomäärittelyissä. 2.3 Asiakasasiakirjojen rakenteinen sisältö Rakenteinen dokumentti on asiakirja, jonka sisältö on jaoteltu jonkin rakenteen mukaisesti. Sosiaalialalla asiakirjojen rakenteisuuden voidaan nähdä toteutuvan viidellä eri tasolla (Kuusisto-Niemi 2004, 13): Teksti on rakenteistamatonta ja riippuu laatijasta Lainsäädäntö ohjaa asiakasasiakirjojen sisältöä Kansalliset luokitukset ohjaavat asiakirjojen sisältöä Asiakirjassa käytetään valtakunnallisia käsitemäärittelyjä Asiakirjan sisältö perustuu yksityiskohtaisiin koodistoihin 14

Käytännössä rakenteisuus on sosiaalihuollossa toteutunut ennen sähköisiä järjestelmiä erilaisina lomakkeina. Sosiaalihuollon asiakirjoihin kirjataan paljon päivittäisiä tapahtumia, eikä niitä useinkaan ole tiivistetty erikseen rakenteiseen muotoon. Sen sijaan erilaisissa päätöksissä ja suunnitelmissa tiivistämistä on tehty. (Kuusisto-Niemi 2004, 13.) Tällaisia tarpeita varten Suomen Kuntaliitto on tuottanut mallilomakkeiston, jota käytetään kuntien sosiaalitoimessa. Lomakkeita on laadittu useisiin eri tarpeisiin ja niissä ohjataan asiakastiedon kirjaamista rakenteiseen muotoon. Lomakkeissa rakenteistettua tietoa on lomakkeen käyttötarkoituksesta riippuen muun muassa asiakkaan henkilötiedot, perheenjäsenten tiedot, työntekijän tiedot, päätöksen perusteet, hoitosuunnitelman tavoitteet, terveydentilaa koskevat tiedot, asumistiedot, arvio toimintakyvystä sekä taloudellinen asema. Sähköisissä tietojärjestelmissä rakenteisuutta on määritelty ohjelmistokohtaisesti. Rakenteisuus on usein karkealla tasolla ja eri ohjelmistotoimittajien toteutustavat poikkeavat toisistaan merkittävästi. Tämän vuoksi tietojen vaihto suoraan eri tietojärjestelmien välillä ei useimmissa tapauksissa ole mahdollista. (Kuusisto-Niemi 2004, 13; Tietoteknologian käytön... 2005.) Sähköisissä dokumenteissa rakenteisuudella pyritään saattamaan sisältö muotoon, jossa ohjelmisto pystyy erottelemaan sisällön loogiset osat ja dokumentin esitysmuodon toisistaan. Tiedon tallentaminen rakenteistetussa XML-muodossa antaa tähän tekniset edellytykset. Rakenteisuus yhden järjestelmän sisällä mahdollistaa sen, että asiakasta koskevat kerran syötetyt tiedot ovat koko järjestelmän käytössä, ja esimerkiksi asiakkaan perustiedot, kuten syntymäaika ja osoitetiedot, ovat aina valmiina käytettävissä ilman jatkuvaa uudelleen syöttämistä. Tiedon rakenteistaminen mahdollistaa myös tietojen siirron eri järjestelmien kesken. Mikäli eri tietojärjestelmät käyttävät asiakastiedon tallentamiseen samanlaista rakennetta, asiakkaan tietoja voidaan siirtää tietojärjestelmästä toiseen. Vaihtoehtoisesti voidaan määritellä yhteinen siirtorakenne, jonka mukaisia asiakirjoja tietojärjestelmät sisältämistään tiedoista tuottavat riippumatta siitä, missä muodossa tiedot on tietojärjestelmään tallennettu. Rakenteisuuden kehittäminen nojautuu yhtenäisen sosiaalialan käsitteistön määrittelyyn. Tällä hetkellä kunnissa käytetään samoista asioista erilaista käsitteistöä. Käytetyissä lomakkeissa on puutteita, sillä niitä on luotu eri aikoina. Siksi käsitteistö on osittain ristiriitaista. Sosiaalilalan tietoteknologiahankkeessa määritellään asiakirjoissa toistuvien tietojen osalta yhtenäiset rakenteet. Tavoitteena on, että tietokokonaisuudet määritel- 15

lään mahdollisimman korkealla tasolla. Esimerkiksi asiakkaan perustiedot toistuvat samanmuotoisina kaikissa asiakasasiakirjoissa. Määrittelytyössä on otettava huomioon myös yhteistyötahojen kanssa tapahtuva tiedonvaihto. Sosiaali- ja terveydenhuollolla on yhteisiä tietoja. Sen lisäksi tulee määritellä vaihdettavat tiedot esimerkiksi Kansaneläkelaitoksen ja työvoimahallinnon kanssa. Näin tietojen ohjelmalliselle käsittelylle luodaan parhaat mahdolliset lähtökohdat. (Kuusisto-Niemi 2004, 13 14; Tietoteknologian käytön... 2005, 17.) Asiakastietojen tallentaminen rakenteiseen muotoon palvelee sekä asiakastyön suorittamista että sen suunnittelua, kehittämistä ja arviointia. Hyvin rakenteistettu asiakastieto mahdollistaa tehokkaan tilastotiedon keruun ja tuottaa palvelujen hallinnoinnissa tarvittavaa toimintatietoa, jonka avulla voidaan myös arvioida toteutuneita käytäntöjä. Asiakirjojen rakenteistaminen luo siten huomattavasti nykyistä paremmat edellytykset toiminnan vaikuttavuuden arvioinnille tulevaisuudessa. 2.4 Sosiaalihuollon luokitukset ja koodistot Lehmuskosken ja Kuusisto-Niemen (2007a) mukaan yhtenäinen käsitteistö on tärkeää tietojärjestelmissä seuraavista syistä: Sosiaalihuollon päivittäinen työskentely tukeutuu tietojärjestelmien käyttöön, mistä seuraa, että tietojärjestelmät muokkaavat melkoisesti päivittäistä käyttösanastoa. Tietojärjestelmistä on muodostumassa yhä tärkeämpi johtamisen ja alueellisen yhteisyön väline, mikä edellyttää käsiteyhtenäisyyttä. Tietojärjestelmät rakennetaan julkishallinnossa jopa 10 15 vuoden käyttöä varten, mikä tarkoittaa, että niissä käytettävä käsitteistö lukitaan samalla vuosikausiksi. Tietojärjestelmien tekninen integrointi, esimerkiksi tietoja muuntamalla, on mahdollista vain, jos järjestelmien käsitesisällöt ovat kuvattavissa toisiinsa. Standardoidun käsitteistön ja tietokannan kautta saavutetaan kustannussäästöjä tietojärjestelmien rakentamisessa. 16

Tekemällä käsitemäärittelytyötä toiminnan asiantuntijat ja asiakaskunta voivat vaikuttaa tietojärjestelmien rakentamiseen eikä määrittely jää tietohallintohenkilöiden ja ohjelmistotoimittajien varaan. Asiakastietojen sähköinen säilytys kansallisessa arkistossa tulee siirtymäajan jälkeen edellyttämään myös sosiaalihuollolta säilytettävien asiakastietojen tietojen yhdenmukaista rakennetta, mikä osaltaan lisää tarvetta yhdenmukaisen termistön käyttöön sosiaalihuollon ohjelmistoissa. Yhteisen sanaston määrittämiseksi on vuonna 2007 julkaistu Sosiaalialan sanasto asiakastietojärjestelmää varten (Lehmuskoski & Kuusisto-Niemi 2007b). Sanaston laatimisen lähtökohtina ovat olleet aiemmat sosiaalialan sanastot, kuten Huoltajasäätiön julkaisema Sosiaaliturvan sanasto ja Stakesin julkaisemat sosiaali- ja terveydenhuollon sanastot. Nämä sanastot ovat uudistuneen lainsäädännön myötä osittain vanhentuneita. Uusi Sosiaalialan sanasto asiakastietojärjestelmiä varten on tarkoitettu avuksi sosiaalialan käsitteistöä vastaavien termien valintaan. Sanasto ei kuitenkaan ole vielä riittävä, vaan vaatii edelleen laajentamista. Monissa asiakirjatyypeissä tarvitaan edelleen yhtenäisiä käsitemäärittelyjä mahdollisimman laajaan yhteensopivuuden saavuttamiseksi. Sosiaalialaa koskettavia kansallisia luokituksia on olemassa erittäin vähän. Sosiaalialan kannalta merkittäviä luokituksia ovat muun muassa Kuntien ja kuntayhtymien talous- ja toimintatilastoluokitukset ja toimialaluokitus. Parhaillaan Stakesin julkaisuprosessissa olevat Asiakaskohtaisen sosiaalityön luokitukset kuvaavat yhden sosiaalihuollon ammattiryhmän työn kohteita ja työhön sisältyviä toimintoja. Stakesissa on lisäksi valmisteilla sosiaali- ja terveydenhuollon palveluluokitus, joka mahdollisesti tarjoaa jatkossa perustan palvelukohtaisten tietojen jäsentämiselle. Sosiaalipalveluja on lisäksi luokiteltu terveydenhuollon sosiaalityön osalta ja kuntakohtaisesti esimerkiksi Helsingin kaupungin sosiaalivirastossa. Stakes ylläpitää koodistopalvelinta, johon on koottu sosiaali- ja terveysalalla tarvittavia koodistoja. Tällä hetkellä koodistopalvelimen koodistot ovat lähinnä terveydenhuollon tarpeisiin vastaavia. Varsinaisesti sosiaalialan tarpeisiin luotuja koodistoja on vähän. Osa terveydenhuollon koodistoista vastaa kuitenkin jossain määrin myös sosiaalialan tarpeisiin. Näitä koodistoja tulisi tarkastella yksityiskohtaisesti ja neuvotella koodiston omistajan kanssa mahdollisista muutoksista. 17

Sanastojen, luokitusten ja koodistojen ylläpidon tulisi olla jatkuvaa. Tähän työhön tulisi nimetä taho, jonka vastuulla näiden eri osa-alueiden kehittäminen on. Selkeällä vastuunjaolla pystyttäisiin varmistamaan tietojen ajantasaisuus ja paikkansapitävyys. 2.5 Asiakirjoissa tarvittavat tietotyypit Tietojen käsittelyyn ja siirtämiseen tarvitaan yhteinen tieto siirrettävien arvojen määrityksistä. Tietotyypit määrittelevät, minkä muotoista tietoa tietoelementti voi pitää sisällään. Tietotyyppi voi olla joko yksinkertainen perustietotyyppi tai yleinen tietotyyppi. Perustietotyyppejä ovat esimerkiksi merkkijono, kokonaisluku, desimaaliluku, totuusarvo (tosi / epätosi), ja päivämäärä. Yleisiä tietotyyppejä ovat esimerkiksi erilaiset joukot ja listat. Jako yksinkertaisiin ja monimutkaisiin tietotyyppeihin tarvitaan, koska kaikkea tietoa ei voida ilmaista yksinkertaisilla tietotyypeillä. (Data types - Abstract Specification 2007) Asiakirjan kuvailutietojen ja sisällön rakenteistaminen ei periaatteessa edellytä useiden erilaisten tietotyyppien hyödyntämistä, mutta käytännössä rakenteisuuden tehokas hyödyntäminen vaatii kuvattavien asioiden tietotyyppien määrittelyn. Asiakasasiakirjat sisältävät hyvin yleisluontoisia tietoja kuten nimiä, osoitetietoja, puhelinnumeroita, päivämääriä ja syntymäaikoja. Asiakirjoissa on myös vapaamuotoista tekstiä. Lisäksi on mahdollista joskin harvinaisempaa että asiakirjan liitteenä on video- tai äänileike. Tiedoista voidaan tunnistaa tarvittavia tietotyyppejä, joita ovat muun muassa: merkkijono (esimerkiksi nimi, katuosoite, postitoimipaikka) päivämäärä (esimerkiksi asian vireillepanoajankohta ja syntymäaika) numero (esimerkiksi postinumero) Tietotyyppi voi olla yksinkertainen, kuten esimerkiksi postinumero, joka koostuu pelkästään numeroista. Tiedon ohjelmallisen käsittelyn helpottamiseksi tietotyyppejä voidaan kuitenkin esittää tarkemmin rakenteisessa muodossa. Esimerkiksi osoite voidaan esittää yhtenä tietotyyppinä, joka sisältää katuosoitteen, postinumeron ja postitoimipaikan (ks. kuva 1). 18

Osoite Katuosoite Postinumero Postitoimipaikka Kuva 1: Osoite rakenteisena tietotyyppinä 2.6 Sosiaalihuollon toimijoiden välinen tiedonsiirto Vastuu kansalaisten tarvitsemien sosiaalipalvelujen järjestämisestä on pääsääntöisesti kunnilla. Palveluja kuitenkin tuotetaan yhä enemmän myös kuntaorganisaation ulkopuolella. Esimerkiksi perhehoitoa sekä asumis- ja hoivapalveluja tuottavien yritysten määrä on lisääntynyt voimakkaasti. Myös järjestöjen, kuntayhtymien ja itsenäisten ammatinharjoittajien osuus on lisääntynyt palvelujen tuotannossa. Lisäksi palvelurakenteen uudistamisen myötä kunnallisia palveluja tuotetaan kasvavassa määrin seudullisesti. Tehokas asiakastiedon hallinta ja hyödyntäminen edellyttävät siten lisääntyvässä määrin sen jakamista joustavasti ja turvallisesti useiden eri toimijoiden välillä. Sosiaalipalveluilla on liittymäkohtia myös muiden toimialojen palveluihin. Konkreettisin esimerkki niistä on kotiin annettava palvelu ja hoito (kotihoito), jota on järjestetty monissa kunnissa sosiaali- ja terveydenhuollon yhteispalveluna kokeilusäädösten perusteella. Käytännössä asiakastiedot on tallennettu useimmiten joko terveydenhuollon tai sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmään riippuen siitä, minkä organisaation alaisuuteen palvelu on hallinnollisesti sijoitettu. Saman asiakkaan kanssa työskenneltäessä asiakastietoja on syytä jakaa organisaatioiden rajojen yli myös muiden sosiaalipalvelujen osalta. Useilla paikkakunnilla toimii yhteispalvelupisteitä, joista saa sosiaalipalvelujen lisäksi esimerkiksi työvoimahallinnon palveluja. Lastensuojelussa tehdään paljon yhteistyötä muun muassa lastenpsykiatrian, oppilashuollon ja erityisnuorisotyön kanssa. Yhteisestä asiakirjastandardista olisi siis hyötyä sekä terveydenhuollon että muiden hallinnonalojen kanssa tehtävässä tiedonvaihdossa. Kaikki sosiaalihuollon asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja niiden luovuttaminen sivulliselle on mahdollista vain asiakkaan 19

suostumuksella tai siihen oikeuttavan lainsäädöksen nojalla. Tiedonsiirto hallintorajojen yli edellyttää siksi selkeätä ohjeistusta siitä, mitä tietoja voidaan siirtää ja millä ehdoilla. Toimijoiden välisessä tiedonsiirrossa on otettava huomioon käytettävät tiedonsiirto- ja asiakirjastandardit. Tiedonsiirtostandardien tarkastelu ei kuulu tämän selvityksen tehtäviin, mutta monet alla esitellyistä asiakirjastandardeihin liittyvistä pohdinnoista liittyvät tiedonsiirron toteuttamiseen. Tiedonsiirto voidaan toteuttaa monilla eri tavoilla. Ääripäitä ovat suora tiedonsiirto kahden toimijan välillä ja tiedonsiirto arkiston kautta. Suora tiedonsiirto vaatii aina kahdenkeskisen sopimuksen, jossa määritellään käytettävät tiedonsiirto- ja asiakirjastandardit. Eri toimijoiden ja varsinkin eri toimialojen välisten yhtenäisten käytäntöjen puuttuessa tällainen ratkaisu johtaa helposti tilanteeseen, jossa käytössä olevien standardien lukumäärä kasvaa niin suureksi, että yhteyksien ylläpidosta tulee raskasta. Kansallisen arkiston hyödyntäminen voi poistaa kokonaan kahdenvälisen tiedonsiirron tarpeen. Tietoa tarvitseva voi noutaa asiakirjan arkistosta, mikäli hänellä on siihen tarvittavat oikeudet. Vaikka usean standardin hallitseminen on työlästä, ei yhden standardin vaihtoehto ole aina helpoin ratkaisu. Tällaisesta yleisstandardista tulee joko liian yksinkertainen (jos otetaan lähtökohdaksi eri osapuolten yhteiset tarpeet) tai liian monimutkainen (jos huomioidaan standardissa eri osapuolten kaikki tarpeet). Yhden standardin etuna on tietosisällön muodon ja merkityksen säilyminen ennallaan, kun muunnoksia ei tarvittaisi. Kuitenkin tietoa on aina jossain määrin muutettava muodosta toiseen. Keskeisenä tekijänä on siis tiedon muuttaminen esitysmuodosta toiseen sisällön ja merkityksen muuttumatta. 2.7 Arkistoinnin asiakirjoille asettamat vaatimukset Sosiaalihuollon asiakirjojen sähköistä arkistointia säädellään useilla eri laeilla. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (24.1.2003/13) edellyttää, että "sähköinen asiakirja on arkistoitava siten, että sen alkuperäisyys ja säilyminen sisällöltään muuttumattomana voidaan myöhemmin osoittaa". Laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (9.2.2007/159) määrätään, että "asiakastietojen sähköisessä käsittelyssä tulee turvata tietojen saatavuus ja käytettävyys. Asiakastietojen tulee säilyä eheinä ja muuttumattomina koko niiden säilytysajan." 20

Sosiaalihuollon asiakirjoihin liittyy ehdoton luottamuksellisuus, joten erilaisten tietoturvaloukkausten ehkäiseminen on ensiarvoisen tärkeää. Ennen sähköiseen arkistointiin siirtymistä on varmistettava, että se voidaan toteuttaa turvallisesti. Stakesin sähköisen asiakas- ja potilasasiakirjojen säilytyksen ja kiistämättömyyden hyvän käytännön työryhmän ohjeistuksen mukaan (Ensio & Ruotsalainen 2003) potilas- ja asiakasasiakirjojen säilytyksessä voidaan siirtyä pelkästään sähköiseen säilytykseen mikäli seuraavat edellytykset täyttyvät: asiakirjojen yksilöinti on toteutettu kuvailutietojen käyttöönotto on toteutettu asiakirjat on sähköisesti allekirjoitettu sähköinen säilytys on toteutettu Asiakirjan yksilöinnillä tarkoitetaan sitä, että asiakirjalla on yksikäsitteinen tunniste, jota ei voi olla muulla asiakirjalla. Asiakirjoihin viitattaessa on tärkeää, että ne voidaan tunnistaa yksikäsitteisesti. Sähköisten asiakirjojen lisäksi muun muassa jokainen asiakirjan tuottaja, siihen liittyvä toimintayksikkö, asiakas ja henkilökunnan jäsen on yksilöitävä. (Ensio & Ruotsalainen 2004.) Yksilöintiin voidaan käyttää OID-menetelmää, joka on kansainvälisesti vain yhteen objektiin liitettävä numeroarvo, joka yksilöi kyseisen objektin yksiselitteisesti ISO:lle varatussa yksilöintijärjestelmässä (ISO/IEC 8824-1 2002) (ISO OID... 2006). Kuvailu- eli metatietoja käytetään asiakirjallisten tietojen hallintaan. Kuvailutiedoilla määritellään asiakirjan elinkaaren hallintaa, luovutuksen hallintaa, tietojen etsintää ja hakemistoihin viemistä. Sähköisiin asiakirjoihin tulee liittää standardin mukaiset kuvailutiedot. Mahdollisia standardeja ovat muun muassa JHS 143 ja HL7 CDA R2 - standardit. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoille on kuitenkin määriteltävä erikoisalakohtaiset metatiedot, jotka eivät kaikki sisälly edellä mainittuihin standardeihin. Koko julkishallintoa ja erityisesti julkaisutoimintaaa varten laadittua JHS 143 -standardia on täydennettävä sosiaalihuollon asiakkaisiin ja palveluihin liittyvillä määrittelyillä. HL7 CDA R2 -standardi puolestaan on laadittu terveydenhuollon erityistarpeisiin ja sitä tulisi täydentää myös asiakirjahallintoon liittyvillä määritelmillä. Standardit on rakennettu hieman eri logiikalla, joten yhteensopivuus molempien kanssa edellyttäisi yhteistyötä niitä hallinnoivien tahojen kanssa. 21

Sähköinen allekirjoitus on menetelmä, jonka avulla voidaan todentaa, että tietty henkilö on syöttänyt tai hyväksynyt asiakirjan sisällön. Tätä varmuutta kutsutaan kiistämättömyydeksi ja vain sen avulla voidaan taata koko asiakirjan aitous ja alkuperäisyys. Aitous merkitsee sitä, että tietoja ei ole asiattomasti muutettu. Alkuperäisyys puolestaan edellyttää, että asiakirjaan tehtyjen muutosten lisäksi myös alkuperäinen merkintä on luettavissa. Sähköinen allekirjoitus voidaan toteuttaa käyttämällä niin sanottua julkisen avaimen menetelmää (Public Key Infrastructure, PKI). (Ensio & Ruotsalainen 2003.) Sähköisellä säilytyksen toteuttamisella tarkoitetaan sähköisen arkiston toimintaa tavalla, jolla voidaan taata sinne toimitettujen asiakirjojen alkuperäisyys ja kiistämättömyys sekä tietojen eheys ja muuttumattomuus. Eheydellä ja muuttumattomuudella tarkoitetaan sitä, että arkistoitavien asiakirjojen sisältöjen tulee olla aitoja, väärentämättömiä ja alkuperäisiä. (Ensio & Ruotsalainen 2003.) Arkistoinnin perusvaatimuksiin kuuluu myös, että arkistoitavan asiakirjan on oltava itsellinen (self-contained), eli sen hyödyntämiseksi ja käyttämiseksi arkistosta ei tarvita muita asiakirjoja ja asiakirja voidaan esittää aina samalla tavalla pelkästään asiakirjan itsensä sisältämien tietojen pohjalta. Asiakastietoja käsitellään operatiivisessa järjestelmässä ja siirretään joko välittömästi käytön jälkeen tai aktiivikäytön päätyttyä arkistoon. Tietojen muokkaaminen ja luovuttaminen edellyttää jäljitettävyyttä. Toisin sanoen jokaisesta muutoksesta ja luovutuksesta tulee tehdä merkintä asiakirjoihin eli niinsanottu lokimerkintä. Siitä tulee ilmetä, mitä tietoja on luovutettu tai muutettu, mihin käyttötarkoitukseen, kenelle ja koska. Merkinnät muodostavat kirjausketjun, jonka avulla on mahdollista jäljittää yksittäiset käsittelyvaiheet. Tietojen luovuttaminen arkistosta edellyttää aina pääsynvalvontaa. Se voidaan toteuttaa sähköisesti allekirjoitettuna pyyntönä, jossa on tarvittaessa asiakkaan suostumus. (Ensio & Ruotsalainen 2003.) Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen säilytysajat vaihtelevat. Asiakaskertomuksen vähimmäissäilytysaika on 25 vuotta siihen tehdystä viimeisestä merkinnästä. Lisäksi pysyvästi säilytetään 8., 18., ja 28. päivä syntyneiden asiakkaiden kertomukset. Vastaava säilytystapa koskee viranhaltijoiden päätöspöytäkirjoja muun muassa asumispalvelu-, päihdehuolto- ja lastensuojeluasioissa sekä kehitysvammaisten erityishuolto-ohjelmissa. Useat lastensuojeluun liittyvät pöytäkirjat säilytetään vielä pidempään. Esimerkiksi selvitys lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta, oikeuden päätökset sekä asiaan liittyvät sosiaali- ja huoltokertomukset säilytetään 75 vuotta lapsen syntymästä. Toisaalta useiden asiakirjojen säilytysajat ovat vain 2 6 vuotta (Valtionarkisto 1989.) 22

Asiakirjojen säilytysaikojen vaihtelu sekä pitkät säilytysajat tuovat haasteita sähköiselle arkistoinnille. Asiakirjojen tulee olla käytettäviä myös tulevaisuudessa eli tietojen on säilyttävä ymmärrettävinä teknisestä kehityksestä riippumatta. (Ensio & Ruotsalainen 2003.) Helmikuussa 2007 hyväksytyssä laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä eli asiakastietolaissa (9.2.2007/159) asetetaan tavoitteeksi valtakunnallisen sähköisen arkistointipalvelun toteuttaminen potilasasiakirjoille sekä myöhemmässä vaiheessa myös sosiaalihuollon asiakasasiakirjoille. Hallituksen esityksessä todetaan, että on syytä arvioida, voidaanko "sosiaalihuollon rekisterinpitäjät liittää joko kokonaan tai osittain terveydenhuollon kanssa samaan valtakunnalliseen arkistointi- ja hakemistojärjestelmään". Pitkän aikavälin tavoitteeksi asetetaan valtakunnallisesti yhtenäisten sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäpalvelujen rakentaminen. (HE 253/2006 vp.) Kansallisen sähköisen potilasasiakirjojen arkistopalvelun (KANTA) arkistopalvelu toimii asiakirjojen arkistointipaikkana ja jakelijana. Potilastietoja säilytetään arkistossa kunkin arkistonmuodostajan sähköisen arkistonmuodostussuunnitelman (eams) mukaisesti. (KANTA 2007a; KANTA 2007b.) Käytännössä tullaan käyttämään yhtä kansallista arkistonmuodostussuunnitelmaa. Kaikki arkistonmuodostussuunnitelman vaatimat tiedot määritellään kansallisesti yhteisesti. (Jalonen 2007b.) Tietojen yhteismitallisuus varmistetaan sillä, että jokainen arkistonmuodostussuunnitelma noudattaa KANTAn yhteistä arkistonmuodostussuunnitelmaydintä. Palvelu liittää säilytettäviin tietoihin arkistonmuodostussuunnitelmassa määriteltyjä metatietoja, joiden avulla arkistoidun aineiston elinkaarta hallitaan. Asiakastietolaki ei muuta loogisten henkilörekisterien rekisterinpitäjiä. Siksi kansalliseen arkistoon muodostuu useita satoja loogisesti erillisiä arkistoja, joita rekisterinpitäjien arkistonhoitajat hallinnoivat. (KANTA 2007a; KANTA 2007b.) Kaikissa arkistoissa käytetään kuitenkin yhteistä arkistonmuodostussuunnitelmaa (Jalonen 2007b). KANTAan arkistoidaan vain valmiita allekirjoitettuja asiakirjoja. KANTAn arkistokomponentin vaatimusmäärittelyn mukaan arkistopalvelun eräs tehtävä on "säilyttää potilasasiakirjat siten, että niiden todistusvoimaisuus ja luotettavuus säilyy koko arkistointiajan". Alkuvaiheessa arkisto tukee vain CDA R2- ja DICOM-muotoisia asiakirjoja. (KANTA 2007b.) DICOM on lyhenne sanoista Digital Imaging and Communications in Medicine. Se on ACR:n (American College of Radiology) ja NEMA:n (National Elect- 23