Valtakunnanvoudinvirasto PL 330 20101 TURKU Kirjeenne 22.2.2013 (dnro 372/030/12) Kansallisarkistolle ULOSOTON TIETOJÄRJESTELMÄN VUOSIEN 1992-2004 TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO Valtakunnanvoudinvirasto on hakenut viitekohdassa mainitulla kirjeellään arkistolaitokselta lupaa säilyttää ulosoton tietojärjestelmästä poimitut vuosien 1992-2004 otostiedot pysyvästi sähköisessä muodossa velalliskohtaisina asianosaistodistuksina (ent. velkajärjestelytodistukset), ei mikrofilmitulosteina, kuten arkistolaitos on 18.12.2003 päätöksessään (KA/116/43/03, Ulosoton tietojärjestelmien tietojen pysyvä säilytys) määrännyt. Valtakunnanvoudinvirasto on hakemuksensa yhteydessä lähettänyt Kansallisarkistoon selvityksen siirrettävien aineistojen tietosisällöstä. Arkistolaitoksen aiemmat seulontapäätökset Arkistolaitos päätti 1.9.1999 (KA S 14/99) ulosottopiirien asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä ulosoton arkistotoimen työryhmän valmisteleman ulosottopiirien arkistonmuodostus- ja seulontasuunnitelman pohjalta. Päätöstä on määrä noudattaa vain 1.12.1996 alkaen kertyneisiin asiakirjoihin. Päätöksen mukaan ulosoton tietojärjestelmästä tulostettavien yksityisoikeudellisten UP-asioiden päiväkirjakorttien mikrokortit säilytetään pysyvästi nollaan ja viiteen päättyviltä vuosilta. Muilta osin arkistolaitos määräsi ulosottopiirien asiakirjat pysyvään säilytykseen seulontaesityksen mukaisesti. Arkistolaitos päätti 18.12.2003 (KA 116/43/03) ulosoton tietojärjestelmien tietojen pysyvästä säilytyksestä ja säilytysmuodosta oikeusministeriön oikeushallinto-osaston ulosottotoimiston esityksestä. Arkistolaitos määräsi pysyvästi säilytettäväksi henkilötunnuksin (HETU) rekisteröityjen, 18. ja 28. päivänä syntyneiden luonnollisten henkilöiden ulosottoasioita ja velkakertymiä koskevat tiedot. Tämä otantapäätös koskee vuonna 1992 tai sen jälkeen päättyneitä sekä ulosoton tietojärjestelmään kirjattuja että manuaalisesti käsiteltyjä em. otoshenkilöiden ulosottoasioita. Päätöstä noudatetaan siten sekä vanhaan, alas ajettavaan ulosoton tietojärjestelmään että 1.3.2004 käyttöön otettavaan uuteen ulosoton tietojärjestelmään, samoin niiden velallisten päiväkirjakortteihin, joiden ulosottoasia on päättynyt vuonna 1992 tai sen jälkeen. Em. ulosottoa koskevat tiedot tulostetaan mikrokorteille
sekä vanhasta että uudesta ulosoton tietojärjestelmästä velkajärjestelytodistuksina (todistuksina velallisen ulosottoasiasta). 18. ja 28. päivänä syntyneiden luonnollisten henkilöiden päiväkirjakortit tulee erottaa manuaalisista kortistoista sekä kansioida, luetteloita ja siirtää aikanaan otoksena arkistolaitokseen. 2(4) Arkistolaitos päätöksen 18.12.2003 (KA 116/43/03) mukaan oikeusministeriön alainen Oikeushallinnon tietotekniikkakeskus vastaa otoshenkilöitä koskevien velkajärjestelytodistusten muodostamisesta ja tulostamisesta mikrokorteille. Henkilötunnuksin rekisteröityjä luonnollisia henkilöitä (otoshenkilöitä) koskevat tiedot (velkajärjestelytodistukset) tulostetaan velallisen henkilönimen mukaiseen, valtakunnallisesti yhtenäiseen aakkosjärjestykseen. Samannimisten henkilöiden yhteydessä toisena järjestysperusteena käytetään henkilötunnusta. tietotekniikkakeskuksen on määrä koota ilman henkilötunnusta tai Y-tunnusta rekisteröityjen luonnollisten henkilöiden ja oikeushenkilöiden ulosottoasioita koskevat tiedot yhtenäiseen valtakunnalliseen aakkosjärjestykseen ja poimii siitä joka 15. henkilön tiedot velkajärjestelytodistuksina mikrokorteille tulostettaviksi. Todistukset tulostetaan henkilön nimen mukaiseen, valtakunnallisesti yhtenäiseen aakkosjärjestykseen. Samannimisten henkilöiden yhteydessä käytetään toisena järjestysperusteena järjestelmän henkilöille antamaa henkilönumeroa. Arkistolaitos päätöksen 18.12.2003 (KA 116/43/03) mukaan ilman henkilötunnusta rekisteröityjen luonnollisten henkilöiden manuaaliset päiväkirjakortit vuonna 1992 tai sen jälkeen päättyneistä ulosottoasioista kuuluvat myös otannan piiriin. Ulosottopiirien tehtävänä on poimia ilman henkilötunnusta rekisteröityjen luonnollisten henkilöiden manuaalisista päiväkirjakortistoista joka 15. henkilön ulosottoasioita koskevat kortit pysyvään säilytykseen. Otoshenkilöiden päiväkirjakortit järjestetään yhtenäiseen aakkosjärjestykseen, saman henkilön kortit aikajärjestykseen, jonka jälkeen kortit kansioidaan, luetteloidaan ja siirretään aikanaan otoksena arkistolaitokseen. tietekniikkakeskuksen on määrä koota Y-tunnuksella rekisteröityjen oikeushenkilöiden (yritysten, yhdistysten, kuolinpesien jne.) ulosottoa koskevat tiedot Y-tunnuksen mukaiseen järjestykseen ja poimia siitä joka 15. oikeushenkilön ulosottoasiat velkajärjestelytodistuksina mikrokorteille tulostettaviksi. Todistukset tulostetaan oikeushenkilöiden nimen mukaiseen, valtakunnallisesti yhtenäiseen aakkosjärjestykseen. Samannimisten oikeushenkilöiden yhteydessä käytetään toisena järjestysperusteena Y-tunnusta. Arkistolaitos päätöksen 18.12.2003 (KA 116/43/03) mukaan ulosottopiirien tehtävänä on poimia oikeushenkilöiden (sekä Y-tunnuksella että ilman rekisteröityjen) manuaalisista päiväkirjakorteista joka 15. oikeushenkilöä
3(4) koskevat kortit otoksena pysyvään säilytykseen. Oikeushenkilöiden päiväkirjakortit järjestetään yhtenäiseen aakkosjärjestykseen ja samannimisten oikeushenkilöiden yhteydessä käytetään toisena järjestysperusteena ulosottoasian rekisteröintipäivää. Päiväkirjakortit kansioidaan, luetteloidaan ja siirretään aikanaan otoksena arkistolaitokseen. tietotekniikkakeskus vastaa vanhasta ulosoton tietojärjestelmästä vuosien 1985 ja 1990 otostietojen tulostamisesta mikrokorteille kahdeksi erilliseksi korttisarjaksi. Otostiedoista laaditut arkistokortit (Oikeushallinnon tietotekniikkakeskuksen 4.6.2003 määrittelemän tietosisällön mukaisesti) tulostetaan velallisten nimen mukaiseen, valtakunnallisesti yhtenäiseen aakkosjärjestykseen erittelemättä luonnollisia ja oikeushenkilöitä tai henkilö- ja Y- tunnuksin ja ilman niitä rekisteröityjä velallisia. Samannimisten velallisten yhteydessä käytetään toisena järjestysperusteena ulosottoasian numeroa. Arkistolaitos kumosi 18.12.2003 (KA 116/43/03) päätöksellään 1.9.1999 antamansa päätöksen (KA S 14/99) ulosottopiirien asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä. Arkistolaitos myönsi 4.9.2012 (AL/14275/07.01.01.03.01/2012) luvan säilyttää sähköisessä muodossa arkistolaitoksen päätöksessä 18.12.2003 (KA/116/43/03) pysyvään säilytykseen määrätyt otostiedot ulosoton tietojärjestelmän vuosina 2005 ja 2010 vireillä olleista ulosottoasioista. Otostiedot on määrä säilyttää pysyvästi ja siirtää arkistolaitoksen VAPA-palveluun velkajärjestelytodistuksina. Arkistolaitos kumosi tällä päätöksellään 18.12.2003 antamansa päätöksen (KA/116/43/03) ulosoton tietojärjestelmän vuosien 2005 ja 2010 otostietojen pysyvästä säilytysmuodosta. Arkistolaitos ilmoitti samalla määräävänsä ulosoton tietojärjestelmän vuoden 2010 jälkeen vireillä olleiden ulosottoasioita koskevien tietojen pysyvästä säilytyksestä ja säilytysmuodosta myöhemmin erikseen. Arkistolaitoksen päätös Arkistolaitos ilmoittaa myöntävänsä arkistolain (831/1994) 8 :n nojalla luvan säilyttää sähköisessä muodossa arkistolaitoksen päätöksessä 18.12.2003 (KA/116/43/03) pysyvään säilytykseen määrätyt otostiedot ulosoton tietojärjestelmän vuosien 1992-2004 vireillä olleista ulosottoasioista. Otostiedot säilytetään pysyvästi velalliskohtaisina asianosaistodistuksina, joihin sisältyvät seuraavat tiedot: - todistuksen antava viranomainen ja sen yhteystiedot - todistuksen päiväys - vastaajan nimi (luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö) - vastaajan (henkilön) syntymäaika tai (oikeushenkilön) Y-tunnus - vastaajan henkilötunnus - vastaajan asuinpaikka/kotikunta
4(4) - ulosottoasia - ulosottoasian asianumero - ulosottoasian viitetiedot - hakijan (luonnollinen tai oikeushenkilö) nimi - hakijan saatavan määrä - hakijalle tilitetty määrä - vireilläoloaika - päättymisen syy - passiivisaatavaksi rekisteröintipäivämäärä (1.3.2004 lukien) - ulosottopiiriviranomaisen nimi. Arkistolaitos määrää, että ulosoton tietojärjestelmän em. pysyvästi säilytettävät tiedot siirretään arkistolaitoksen VAPA-palveluun sähköisessä muodossa. Siirtokokonaisuuksista ja siirron teknisistä yksityiskohdista sovitaan erikseen Kansallisarkiston ja aineiston omistavan Valtakunnanvoudinviraston kanssa. Arkistolaitos kumoaa tällä päätöksellään 18.12.2003 antamansa päätöksen (KA 116/43/03) ulosoton tietojärjestelmän vuosien 1992-2004 otostietojen pysyvästä säilytysmuodosta. Arkistolaitos määrää ulosoton tietojärjestelmän vuoden 2010 jälkeen vireillä olleiden ulosottoasioita koskevien tietojen pysyvästä säilytyksestä ja säilytysmuodosta myöhemmin erikseen. Pääjohtajan sijainen Arkistoneuvos Jaana Kilkki Tutkimusjohtaja Päivi Happonen
O:\tekstit\Ulosottotietojärjestelmä-1992-2004-päätös-22.3.2013