HALLITUKSEN KOKOUS 23/2014 PÖYTÄKIRJA Aika: 12.9.2014 klo 08.00 Paikka: Vanha mikroluokka Caloniankuja 3 20014 Turun yliopisto Läsnä: Jussi Raitanen Jenni Jalonen Noora Hyvönen Johanna Kirveskoski Antti Malmberg Johanna Mäkitalo Tuomas Dahlström Lauri Havia Markus Högström Pinja Oksanen President Secretary General Vice President for Marketing Vice President for Seminars & Conferences Treasurer Vice President for Student Trainee Exchange Programme Director for ELSA News Director for Fundraising Director for IT Director for Academic Activities * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 1 Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen 8.18. ja huomautti, että kokouksiin on tultava ajoissa. 2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Edellisten kokousten pöytäkirjojen hyväksyminen Hyväksyttiin yksimielisesti pöytäkirjat 20/2014 ja 22/2014. 4 Esityslistan hyväksyminen ja mahdolliset muutokset Hyväksyttiin esityslista sellaisenaan. 5 Ilmoitusasiat Kastajaiset.
Tukholma-excu. Raitanen on lähestynyt ELSA Tukholman puheenjohtajaa ruotsinkielisellä viestillä. Tukholman puheenjohtaja oli luvannut tiedustella mielipidettä asiaan hallitukseltaan. ICM. ICM Bodrum järjestetään 19.-26.10. ELSA Turkua tapahtumassa edustavat Raitanen, Havia ja Stenroth. Illanvietto. Raitanen toivotti kaikki lämpimästi tervetulleeksi kotiinsa illanviettoon ennen Kirkkotien syyskauden avajaisia torstaina 25.9. Hyvönen ja Högström ilmoittivat olevansa estyneitä saapumaan paikalle. Myös Malmbergin mukaan ajankohta on huono. Stadgan vuosijuhlat. Stadga on toimittanut kutsun vuosijuhliinsa, jotka järjestetään 18.10. Osa on jo ehtinyt nähdä kutsun. Vuosijuhliin osallistuminen kustantaa lexiläisille 80 euroa. Malmberg ilmoitti, että 100 euron tukisumma jaetaan osallistujien kesken. TYY:n tiedotuksia. Raitanen on saanut ilmoituksen ensinnäkin HELP! Opiskelijan tukipalvelut tapahtumasta, joka järjestetään 18.9. klo 18. Lex on jo markkinoinut tapahtumaa, joten todettiin, ettei ELSAn tarvitse välittää tietoa eteenpäin. Toiseksi ELSA on kutsuttu Turku Pride tapahtumaan. Raitanen totesi ELSAn olevan ei-poliittinen järjestö, joten tapahtumaan päätettiin olla osallistumatta yhdistyksenä. Malmberg kyseenalaisti tapahtuman poliittisen luonteen. Todettiin, että halukkaat voivat mennä paikalle yksityishenkilöinä. Vuoden opintojakso. Vuoden opintojakso -palkinnon sai ELSAn järjestämä Kansainväliset instituutiot in action -kurssi. Todettiin, että palkinnonsaaminen oli hienoa. Raitanen on kuitenkin käynyt asian tiimoilta sähköpostikeskustelua Jukka Mähösen kanssa, sillä ELSAa ei mainittu järjestävänä tahona TYY:n unohdettua ELSA pois perusteluista. Hallituksen kesken on käyty keskustelua siitä, oliko Raitasen tarpeen lähestyä Mähöstä asiaan liittyen. Hyvönen totesi, että puheenjohtajan on tarvittaessa puolustettava yhdistystä. Toimintasuunnitelman/OYOP:n väliarviointi. Raitanen totesi, että One Year Operational Plan - toimintasuunnitelman toteutumista olisi hyvä arvioida lokakuun alkupuolella. Raitanen lähettää hallitukselle linkin toimintasuunnitelmatiedostoon. 6 Academic Activities Fuksicocktail. Hyvönen totesi saaneensa infoa Lukkariselta vajaan parin viikon päästä järjestettävään tapahtumaan liittyen. Hyvönen kertoi kuitenkin hänelle jääneen epäselväksi, minkä tyylinen tilaisuus lopulta tulee olemaan. Hyvönen kertoi ymmärtäneensä aiemmin käytyjen keskustelujen pohjalta, että tilaisuudesta haluttiin arvokas ja totesi, että nimenä Fuksicocktail antaa kuvan hienosta tapahtumasta. Hyvönen toivoi tapahtumasta hienoa tilaisuutta, mutta kertoi Lukkarisen ilmoittaneen tilaisuudesta tulevan rento ja omien juomien olevan sallittuja. Malmbergin mukaan tarkoitus on tarjoilla kuohuviiniä ja suolaisia leipiä. Raitasen mukaan seuraavalla viikolla on tehtävä diaesitys ja lyötävä lukkoon aiheet, joista tilaisuudessa puhutaan. Facebook-tapahtumaan pitäisi kutsua lisää fukseja. Rapujuhlasitsit. Markkinointitiimi ei tiedä, miten tapahtumaan ilmoittaudutaan, joten tapahtumaa ei toistaiseksi voida markkinoida.
Lawyers@Work-excu. 20 hengen excursio Saramäen vankilaan järjestetään 15.10. Hyvönen lupasi tehdä tapahtumasta julisteen. Oksanen lupasi lähettää markkinointia varten tarvittavat tiedot Hyvöselle ja totesi, että osallistujien sosiaaliturvatunnukset on toimitettava eteenpäin viimeistään viikkoa ennen tapahtumaa. 7 Seminars&Conferences SV Krakova. Gdansk-Krakova. Kirveskoski on keskustellut Gdansk-Krakovamatkustusvaihtoehdoista ELSA Krakovan kanssa ja tullut siihen tulokseen, että on järkevintä matkustaa bussilla Gdanskista Krakovaan. Bussi lähtee kello 15.15, jolloin lennon ja bussimatkan välissä ehtii syödä ja jaloitella. Bussi saapuu Krakovaan 01.00, jolloin osallistujat pääsevät vielä nukkumaan sänkyihin loppuyöksi. Bussi maksaa 15 euroa / henkilö. Raitasen mielestä ajatus oli hyvä. Kirveskoski totesi, että bussien pitäisi olla perussiistejä ja langattomalla Internet-yhteydellä varustettuja. Kirveskoski toivoi, että bussimatkat voitaisiin varata ennakkoon, jotta koko ryhmä varmasti mahtuu samaan autoon. FiMSIC-seminaari. Seminaariin liittyvistä järjestelyistä vastaava Stenroth on ehdottanut FiMSICille ELSAlle sopivia päivämääriä, mutta ei ole toistaiseksi saanut vastausta. Pinja Oksanen poistui 8.44. 8 Student Trainee Exchange Programme Mäkitalo on tiedustellut Turussa lokakuun loppuun saakka harjoittelua suorittavalta Brunolta, milloin hänelle sopisi viettää iltaa elsalaisten kanssa. Mäkitalo on hallitukseen yhteyksissä, kun tietää, Brunolle sopivat ajankohdat. Bruno on arkisin töissä, joten viikonloppuna saattaisi sopia parhaiten. Mäkitalo totesi kokoustaneensa eilen Havian johdolla muiden Suomessa toimivien STEP-henkilöiden kanssa. 9 Markkinointi Nettisivut. Nettisivu-uudistus alkaa olla lähes valmis ja on sujunut hyvin. Raitasen mielestä sivujen sisältöä tulisi uudistaa mm. jäsenmaiden lukumäärän ja jäsenmäärän osalta. Högström totesi, että hänelle voi aina ilmoittaa havaituista puutteista. Högström kertoi lisänneensä tapahtumakalenteriin Fuksicocktailit ja toimistopäivystykset. Malmberg ehdotti, että Joensuun ja Rovaniemen nettisivujen tapaan myös Turun sivuilla voisi pyöriä kuvia ajankohtaisista tapahtumista. Högström lupasi selvittää käytännön toteutusta Lauri Miikkulaisen kanssa. Tapahtumakalenteri. Hyvönen lupasi hoitaa päivitetyn version tapahtumakalenterista Calonian ilmoitustaululle. Finlandin tiedotus. Hyvönen kertoi kokeneensa tapahtumista tiedottamisen stressaavaksi. Finlandin suunnalta on tullut jatkuvasti epäselvää infoa, johon ei voi luottaa, ja Finlandin
toiminnan takia on meinannut tapahtua isoja mokia. Raitanen lupasi ottaa yhteyttä Finlandiin ja ilmoittaa Turun olevan erittäin tyytymätön Finlandin tiedotukseen. Raitanen totesi, että Finlandin toiminta ei ole ollut tarpeeksi ammattimaista. Malmberg uskoi epäkohtien johtavan siihen, että paikallisryhmät toimivat jatkossa yhä itsenäisemmin. ICM. Esseekilpailu. SV Krakova. Hyvönen ei ollut tyytyväinen siihen, että Malmberg oli ilmoittanut tiistaiiltana hallitukselle, että Study Visitille lähtevien tulisi maksaa ruumaan menevistä matkatavaroista aiheutuva maksu lipunmyynnin yhteydessä. Hyvönen ei ollut maininnut asiasta tapahtumaa markkinoidessaan. Kirveskoski totesi, että tapahtumaa oli tarkoituksella mainostettu halpana, 50 euron reissuna ja matkatavarat on alun perin ollut tarkoitus maksaa erikseen. Malmberg totesi, ettei ollut halunnut kritisoida yksittäisiä henkilöitä. Sähköpostit. Högströmin mukaan sähköpostiongelmia ei pitäisi enää olla ja uudelleenohjauksen pitäisi toimia. Mäkitalo kiitti Högströmiä asian hoitamisesta. 10 Talous Hyväksyttiin seuraavat kuitit/laskut: PERUSTE SUMMA HYVÄKSYTTÄJÄ Kohta poistettu. Täydellinen Kohta poistettu. Täydellinen Antti Malmberg pöytäkirja toimistolla. pöytäkirja toimistolla. Toimistotarvikkeita Kohta poistettu. Täydellinen pöytäkirja toimistolla. Antti Malmberg Jäsenrekisteri. Malmberg totesi yhdistyksen saaneen erittäin hyvin lisää uusia jäseniä ja sen myötä myös jäsenmaksutuloja. Syksyn aikana uusia jäseniä on saatu arviolta 60. Fuksistrategian toteutukseen ollaan erittäin tyytyväisiä. 11 ELSA News Dahlström totesi, että toimikuntakokous pidettäisiin myöhemmin samana päivänä kello 12. Malmberg lupasi tulla avaamaan toimiston oven. Dahlström tarjoaa kokouksessa mahdollisuutta lähteä mukaan kirjoittamaan juttuja ELSA Newsiin. Dahlström uskoi, että kaikki jutut saadaan jaettua. Seuraava lehti ilmestyy 20. 26.10. ja sen teemana ovat Yhdistyneet Kansakunnat. Raitanen ehdotti, että tulevissa lehdissä voitaisiin julkaista juttusarja liittyen opiskeluun eri ELSA-maissa.
Dahlström ja Lemponen pitävät palaverin messulehteen liittyen. Messulehden painatukseen menevä aika riippuu Dahlströmin mukaan lehden koosta ja sivumäärästä. Dahlströmin mukaan kyse on viikkojen sijaan päivistä. Malmberg totesi messutoimikunnan haluavan messulehden ulos painosta ennen joulutaukoa. 12 Contact&Career-messut 13 Fuksistrategia Todettiin, että fuksirekrytoinnissa onnistuttiin hyvin. 14 Vaihto-opiskelijat Esittely vaihto-opiskelijoiden sähköpostiin. Raitanen välittää Anna Teleniukselta saamansa viestin markkinointitiimille, joka kokoaa lähinnä tapahtumiin liittyvän infopaketin. Jalonen huomautti, ettei viestissä kannata mainostaa jäseneksi liittymistä. Todettiin, että vaihtareille olisi kiva järjestää oma ilta, mutta tapahtumaan voisi olla hankala saada osallistujia. 15 Yritysyhteistyö Pankki. Raitanen on lähettänyt hallituslistalle sopimusluonnoksen. Muut. 16 Muut esille tulevat asiat Jalonen totesi olleensa pettynyt siihen, missä kunnossa toimisto on. Toimiston siivoustalkoista on kulunut vasta vähän aikaa. Jalonen muistutti, että toimisto tulee pyrkiä pitämään siistinä ja edustavana. Malmbergin mielestä toimisto ei ollut sotkuinen. Jalonen totesi siivonneensa ennen kokousta pahimman sotkun. 17 Seuraavan kokouksen ajankohta Seuraava kokous järjestetään keskiviikkona 17.9. kello 10. 18 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen 9.25.
Pöytäkirjan vakuudeksi Turussa 17.9.2014 Jussi Raitanen President Jenni Jalonen Secretary General