YSTÄVYYSKUNTATOIMINTA HAKUOPAS 2004 KONFERENSSIT JA SEMINAARIT 1. Mikä on aihekohtainen konferenssi ja mikä on koulutusseminaari? 2. Kuka voi järjestää konferensseja ja seminaareja? 3. Kuka voi jättää hakemuksen? 4. Miten hakulomake täytetään? 5. Miten tuki lasketaan? 6. Millainen on hyvä hakemus? 7. Milloin hakemus on jätettävä? 8. Miten hankkeet valitaan? 1. Aihekohtaisia konferensseja olisi järjestettävä kuntien välisen kokemusten vaihdon edistämiseksi osana ystävyyskuntatoimintaa. Konferenssilla on oltava selkeä koulutuksellinen ohjelma, joka liittyy tärkeimpiin EU:ta koskeviin aiheisiin. Usein konferensseissa hyödynnetään tiettyihin aihepiireihin (ympäristö- tai sosiaaliasioihin, koulutukseen, talouteen jne.) erikoistuneiden paikallisten asiantuntijoiden osaamista. Konferenssin osanottajien on edustettava kuntia vähintään kahdesta tukikelpoisesta maasta. Koulutusseminaarien tavoitteena on antaa ystävyyskuntatoiminnasta vastaaville mahdollisuus hankkia tietoja ja taitoja, joita tarvitaan laadukkaiden eurooppalaisten ystävyyskuntahankkeiden järjestämisessä. Seminaareissa voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia aiheita: ystävyyskaupunkitoiminnan teoria ja käytäntö, ystävyyskaupunkitoiminnan vaikutus Euroopan kansalaisuutta koskevan tiedon lisäämiseen, eri maiden ystävyyskaupunkitoiminnan vertailu, kulttuurienvälinen viestintä ja rajat ylittävä yhteistyö kuntien välillä. Seminaarien osanottajat voivat edustaa kuntia yhdestä tai useammasta tukikelpoisesta maasta. 2. Kuka voi järjestää konferensseja ja seminaareja? Paikallis- ja alueviranomaiset sekä paikallisviranomaisten yhteenliittymät ja yhdistykset: 1
- Euroopan unionin jäsenvaltioissa - EU:hun vuonna 2004 liittyvissä maissa (Kypros, Latvia, Liettua, Malta, Puola, Slovakia, Slovenia, Tšekki, Unkari, Viro). 3. Kuka voi jättää hakemuksen? Hakemuksen voi tehdä vain: - paikallis- tai aluetason viranomainen tai sen ystävyyskaupunkitoiminnasta vastaava yhdistys/toimikunta - paikallisviranomaisten yhteenliittymä tai yhdistys. 4. Miten hakulomake täytetään? Komission ystävyyskuntasektori vastaanottaa joka vuosi yli 2 000 hakemusta. Jotta se voisi käsitellä ne kaikki määräajassa, se voi hyväksyä vain muodollisesti täydelliset hakemukset. Ennen hakemuksen jättämistä olisi siis tarkistettava seuraavat asiat: hakulomake on oikeanlainen: Lomake B, konferenssit ja seminaarit (Väärällä lomakkeella tehtyä hakemusta ei hyväksytä!) hakemus on täytetty kokonaan ja kaikki vaaditut tiedot on annettu pankkitietolomake on pankin allekirjoittama ja oikeaksi todistama ja sisältää myös edunsaajan allekirjoituksen yksityiskohtainen talousarvio on täytetty kokonaan ja asianmukaisesti (ks. kohta 5 Miten tuki lasketaan? ) lomakkeen kohdassa 5 oleva ilmoitus ja laskelma tuen määrästä on päivätty ja allekirjoitettu mukaan on liitetty tarkka päiväkohtainen ohjelma. Määräajan jälkeen lähetettyjä lisätietoja ei oteta huomioon. On myös syytä varmistaa, että seuraavat tukikelpoisuusperusteet täyttyvät: osanottajia on oltava vähintään 20. Konferenssit: aiheen on liityttävä ystävyyskaupunkitoimintaan ja tärkeisiin EU:ta koskeviin aiheisiin osanottajien on edustettava kaupunkeja vähintään kahdesta tukikelpoisesta maasta, joista ainakin yhden on oltava EU:n jäsenvaltio. 2
Seminaarit: osanottajien on oltava ystävyyskaupunkitoiminnan vastuuhenkilöitä (yhdestä tai useammasta tukikelpoisuusvaatimukset täyttävästä maasta). 5. Miten tuki lasketaan? Konferenssien ja seminaarien osalta on esitettävä yksityiskohtainen talousarvio menoista ja tuloista. Talousarvion on oltava tasapainossa: menot = tulot. (Tulojen määrä on yhtä suuri kuin menojen määrä). A osa Menot: jos suunniteltuun hankkeseen sisältyy useampia tapahtuma- tai ohjelmakohtia, kunkin niiden kustannukset on eriteltävä kohdassa a) ohjelma/järjestelyt jokaisesta menoerästä on ilmoitettava yksikköhinta ja kustannukset yhteensä (yksikköhinta = palvelun hinta henkeä kohden (esim. yöpyminen/henkilö) tai hankinnan kustannukset yksikköä kohden (esim. tilan vuokraus / päivä) on tarkistettava, että kaikki menot ovat tukikelpoisia (ehdotuspyynnön kohta B.4). B osa Tulot: a) hankkeen tuottamat tulot: mahdolliset osallistumismaksut b) oma rahoitus: hakijan rahoitusosuus c) muu rahoitus: alue- tai julkishallinnon organisaatioilta tms. d) tuki: komission rahoitusosuus voi olla enintään 50% kokonaistalousarviosta 50 000 euroa hanketta kohti. Talousarvioon ei sisällytetä luontoissuorituksia (tilojen antaminen käyttöön, vapaaehtoistyö jne.). 6. Millainen on hyvä hakemus? Komission on arvioitava hanke vain hakemuksen perusteella. Sen vuoksi on tärkeää, että hakemuksen yhteydessä esitetään selkeät ja täydelliset asiakirjat, mukaan lukien tapahtuman yksityiskohtainen, hyvin jäsennelty ja informatiivinen ohjelma. Muutamia ohjeita: Konferenssit: 3
- konferenssin ohjelman olisi oltava selkeä ja yksityiskohtainen - ohjelman toteutuksessa on usein hyödyllistä käyttää monia eri menetelmiä (luentoja, paneeleja, keskusteluja, työryhmiä) - ohjelmaluonnoksen olisi tuotava esiin tapahtuman informatiiviseen ja koulutuksellinen arvo. - ohjelmassa olisi käsiteltävä Euroopan laajuisia aiheita ja mieluiten jotakin seuraavista ehdotuspyynnössä mainituista aihealueista: Euroopan unionin toimielimet Euroopan unionin tulevaisuus laajentuminen, Euroopan kansalaisuus eurooppalainen yhteiskuntamalli yhtäläiset mahdollisuudet perusoikeudet rasismin ja muukalaisvihan torjunta ympäristö kulttuurien monimuotoisuus nuoret ja koulutus nuoret ja urheilu vammaiset yhteiskunnassa paikallistalous työllisyys ja kumppanuudet. - toiminnan olisi oltava sellaista, että se kannustaa kuntien väliseen kokemusten vaihtoon osana ystävyyskaupunkitoimintaa - konferenssiin olisi kutsuttava (alustajiksi tai osanottajiksi) paikallisia asiantuntijoita, jotka ovat erikoistuneet konferenssin aiheeksi valittuun alaan. Seminaarit: ohjelman tulee olla suunnattu ystävyyskaupunkitoiminnan vastuuhenkilöille ja sen tulee tarjota heille tarpeellisia taitoja korkeatasoisen Euroopan laajuisen ystävyyskaupunkitoiminnan edistämiseksi. 7. Milloin hakemus on jätettävä? Hankkeen toteutusajankohtaan perustuvaa seuraavaa aikataulua on ehdottomasti noudatettava : 1. hakemus on jätettävä viimeistään 15.12.2003, jos tapahtuman alkamisajankohta sijoittuu ajalle 1.4. 15.5.2004 2. hakemus on jätettävä viimeistään 16.1.2004, jos tapahtuman alkamisajankohta sijoittuu ajalle 16.5. 15.6.2004, 4
3. hakemus on jätettävä viimeistään 18.2.2004, jos tapahtuman alkamisajankohta sijoittuu ajalle 16.6. 31.7.2004, 4. hakemus on jätettävä viimeistään 2.4.2004, jos tapahtuman alkamisajankohta sijoittuu ajalle 1.8. 30.9.2004, 5. hakemus on jätettävä viimeistään 1.6.2004, jos tapahtuman alkamisajankohta sijoittuu ajalle 1.10. 31.12.2004. Määräajan jälkeen lähetettyjä hakemuksia ei oteta huomioon (postileimaa pidetään osoituksena lähettämispäivästä). 8. Miten hankkeet valitaan? Jokaisen erän hakemukset arvioidaan ja toimitetaan lautakunnalle, jonka jäsenet ovat komission eri yksiköistä. Lautakunta luokittelee hankkeet ehdotetun ohjelman laadun perusteella. Tukea myönnettäessä otetaan huomioon käytettävissä olevat varat, hankkeiden luokitus sekä ehdotuspyynnössä esitetyt painopisteet. Valinnassa etusija annetaan seuraaville: aihekohtaiset konferenssit, joissa: - on mukana kuntia hakijamaista tai uusista jäsenvaltioista - on mukana osanottajia useista ystävyyskunnista. koulutusseminaarit, joissa: - on mukana kuntia hakijamaista tai uusista jäsenvaltioista - käsitellään kulttuurienvälistä viestintää osana ystävyyskaupunkitoimintaa. 5