Onnistu sähköpostimarkkinoinnissa Pikaopas
Tervetuloa sähköpostimarkkinoinnin maailmaan! Sähköpostimarkkinointiviestintä on Suomen nopeimmin kasvavia mainonnan muotoja. Se kilpailee kärkipaikasta mobiilimarkkinointiviestinnän ja verkkomainonnan kanssa. Sähköpostimarkkinoinnin määrä kasvoi 18 % vuonna 2011. Sähköpostimarkkinointi on helppo aloittaa, mutta on otettava huomioon muutamia seikkoja liittyen esimerkiksi sähköpostimarkkinoinnin lainsäädäntöön, suunnitteluun, käyttötapoihin ja tekniikkaan. Käsilläsi oleva tiivistelmä tarjoaa tästä kaikkein oleellisimman tiedon lyhyesti. Toivotamme menestystä sähköpostimarkkinoinnillesi! Onnistu sähköpostimarkkinoinnissa
1. Toimintatavat ja säännöt... s. 4 2. Sähköpostimarkkinoinnin erityispiirteitä... s. 5 3. Markkinoinnin suunnittelu... s. 6 4. Osoiterekisteri... s. 7 5. Viestit... s. 8 6. Toimitettavuus... s. 8 7. Tulosten arviointi... s. 9 8. Fonectan ratkaisu sähköpostimarkkinointiin - Eemeli... s. 10 9. Lähteet... s. 11 Onnistu sähköpostimarkkinoinnissa
1. Toimintatavat ja säännöt Kun yritys ottaa sähköisen median osaksi markkinointiviestintäänsä, tulee sen ottaa huomioon alan juridiset rajoitukset. Kaikkia lain sallimia keinoja sähköpostimarkkinoinnissa ei kannata kokeilla, vaan kannattaa ensisijaisesti noudattaa hyviä tapoja. Vastaanottajan kunnioittaminen ja hyvien suhteiden luominen tarjoaa markkinoijalle enemmän hyötyjä pitkällä aikavälillä kuin kova väkisin tyrkyttäminen. Sähköpostimarkkinoinnin onnistumisen kannalta hyvien tapojen noudattaminen onkin vähintään yhtä tärkeää kuin lainsäädäntö. Sähköpostimarkkinoinnin juridiikka lyhyesti Kuluttajille saa lähettää markkinointiviestejä vain ennalta saadulla luvalla. Yritysten yleisiin osoitteisiin, kuten info@yritys.fi saa viestin lähettää myös ilman lupaa. Yrityksen yhteyshenkilöille, joiden osoite on muotoa etunimi.sukunimi@yritys.fi, voi markkinoida ns. asematason valtuutuksella. Sähköpostiviestistä on käytävä ilmi sen markkinointiluonne ja lähettäjätaho. Vastaanottajan on voitava vaivattomasti kieltää suoramarkkinointi. B-to-b-markkinointia ei saa käyttää kuluttajahyödykkeiden markkinoimiseen. Mainostaja vastaa viestinsä lainmukaisuudesta, vaikka sen suunnittelisi yhteistyökumppani. Jokaisesta erillisestä henkilörekisteristä on tehtävä rekisteriseloste. Hyvät tavat Lähetä sähköposti vain vastaanottajille, jotka ovat antaneet siihen luvan. Käsittele osoitelistaasi huolellisesti äläkä luovuta sen tietoja eteenpäin. Huolehdi siitä, että vastaanottaja ei näe muiden tilaajien osoitteita. Tee postituslistalta eroaminen helpoksi vastaanottajalle. Pyydä uusia tilaajia vahvistamaan tilauksensa. Kerro viestien sisällöstä sekä eettisistä toimintatavoistasi asiakkaillesi jo etukäteen. 4 Onnistu sähköpostimarkkinoinnissa
2. Sähköpostimarkkinoinnin erityispiirteitä Sähköpostimarkkinoinnin jatkuvasti lisääntyvän suosion syitä ovat mm. kustannustehokkuus, tulosten mittaamisen mahdollisuus, yksilöllisen markkinoinnin mahdollisuus, massojen tavoitettavuus ja ympäristöystävällisyys. Markkinointi on helppoa ja nopeaa. Sähköpostimarkkinoinnin avulla kerrot tarjouksistasi, markkinoit yksilöllisesti, vähennät tehottomampaa markkinointia, kasvatat ja hoidat asiakasrekisteriäsi, kehityt viestijänä ja säästät luontoa. Sähköpostimarkkinointi on vastaanottajakeskeistä. Lähettäjän on pohdittava, mikä vastaanottajaa viestissä kiinnostaa. Pohdi ennen viestin lähettämistä, pitäisitkö itse suunnittelemastasi viestistä tai kiinnostaisiko se sinua. Toimivimman viestityypin ja keinot löytyvät testaamalla! Kuinka onnistut Päätä tavoitteesi Suunnittele markkinointi Valitse laadukas sähköpostimarkkinoinnin ohjelma Tee sisällöstä kiinnostava Kerää rekisteriä ja jaa se ryhmiin Pidä yllä markkinoinnin jatkuvuutta Hyödynnä seurantaraportteja ja kehitä markkinointiasi Markkinoi rohkeasti, mutta muista hyvät tavat! Yleiset virheet Suunnittelematon markkinointi, ei jatkuvuutta Massarekisteri, ei segmentointia Seurantaraportteja ei analysoida Ei kumppania tai markkinointiohjelmaa Viesteissä ei mahdollisuutta markkinoinnin lopettamiseen Kuvien linkittäminen ja visuaalinen sekavuus 5 Onnistu sähköpostimarkkinoinnissa
3. Markkinoinnin suunnittelu Sähköpostimarkkinoinnin suunnitteluun tulee suhtautua osana kokonaisvaltaista yrityksen markkinointia: se on suunniteltava hyvin ja sitä tulee toteuttaa pitkäjänteisesti. Etukäteen tehdyn julkaisusuunnitelman tulisi olla mahdollisimman konkreettinen: mitä viesteissä halutaan sanoa, kenelle ne halutaan lähettää, minkälaisella aikataululla ja mitä ohjelmistoa käyttäen. Markkinoinnin suunnittelu Päätä markkinoinnin tavoitteet. Valitse lähetystapa ja -työkalu. Suunnittele aikataulu ja kohderyhmät. Tee perusviesti, jota muutat helposti eri ryhmille yksilölliseksi. Käytä triggereitä eli automatisoituja yksittäisviestejä, kuten tervetulokirje, syntymäpäiväonnittelu tai tilausvahvistus. Ajankohta Pyri tavoittamaan vastaanottaja päätteen äärestä. Lähetä työhön liittyvät viestit toimistoaikaan. Lähetä vapaa-aikaan liittyvät viestit iltaisin ja viikonloppuisin. Aamupäivä usein toimihenkilöille paras, mutta ei maanantaiaamu. Erikoiseen aikaan lähetetty viesti voi olla menestys! Toisto Lähetä viestejä säännöllisesti ja suunnitellun aikataulun mukaan. Älä lähetä samaa viestiä toistuvasti. Älä lähetä viestejä liian usein. 6 Onnistu sähköpostimarkkinoinnissa
4. Osoiterekisteri Yrityksellä on yleensä jonkinlainen sähköpostimarkkinointiin soveltuva osoiterekisteri jo olemassa, kun se aloittaa sähköpostimarkkinoinnin. Tiedot voidaan syöttää joko suoraan sähköpostimarkkinointiohjelmaan tai esimerkiksi Exceltiedostoon, josta sen siirto ohjelmistoon onnistuu vaivatta myöhemmin. Osoitteiston hankkiminen Kerää asiakkaiden yhteystiedot samaan rekisteriin. Hyödynnä kotisivut ja sosiaalinen media. Messuilla hankit helposti kontakteja. Osoitteen voi pyytää asiakkaalta myös osana hyvää asiakaspalvelua. Tiedota sähköpostimarkkinoinnista henkilöstöäsi - saat apujoukkoja. Harkitse myös osto-osoitteistoa. Osoitteiston huoltaminen Käy osoitteisto läpi säännöllisesti ja korjaa virheet. Huomioi markkinointikiellot viipymättä - poista osoitteet rekisteristä. Poista rekisteristä jatkuvasti palautuvat osoitteet. Pyydä tilaajaa antamaan osoitteensa kahdesti. 7 Onnistu sähköpostimarkkinoinnissa
5. Viestit Viesti koostuu monista eri elementeistä. Odotus viestin mielenkiintoisesta ja laadukkaasta sisällöstä on suurin syy viestin avaamiselle. Myös viestin visuaalisuus ja toimivuus ovat tärkeitä markkinoinnin jatkuvuuden kannalta. Tee viestiisi kiinnostava sisältö, lyhyt otsikko ja aiherivi, linkkejä lisätiedon lähteille, linkki tilauksen lopettamista varten, teksti yleisesti toimivilla fonteilla ja kuviin ALT-tekstit. Vältä viesteissäsi liikaa tietoa, liikaa kuvia, tekstien laittamista kuvien sisään, monimutkaisia taulukkorakenteita ja Flash- ja Javascript-sovelluksia. 6. Toimitettavuus Viestin toimitettavuuteen vaikuttavat mm. sähköpostiohjelmistojen ja palvelutarjoajien roskapostisuodattimet, osoitteiston laadukkuus sekä viestien laatu. Hyvä toimitettavuus Tee jokaisesta viestistä kiinnostava! Valitse luotettava sähköpostimarkkinointiohjelma. Lähetä viestit vain sen tilanneille vastaanottajille. Pidä osoiterekisteri ajan tasalla. Varmista, että viestisi sisällöstä yli puolet on tekstiä. Älä kirjoita VERSAALEILLA! Älä käytä monia huutomerkkejä tai muita erikoismerkkejä. 8 Onnistu sähköpostimarkkinoinnissa
7. Tulosten arviointi Sähköpostimarkkinoinnin vahvuus välineenä on tulosten mitattavuudessa. Raportit kannattaa käydä läpi noin viikon päästä lähetyksestä, jotta vastaanottajien reaktiot näkyvät tuloksissa mahdollisimman monipuolisesti. Tärkeintä on pohtia lukujen taustoja: minkälaiset linkit avataan useimmin, mikä aiheuttaa vaihtelua avaamisprosentissa ja muita vastaavia seikkoja. Näin saat selville, mikä vastaanottajiasi kiinnostaa ja saat mahdollisuuden tehdä heitä enemmän kiinnostavia viestejä. Tulosten perusteella pääset nopeasti jyvälle siitä, mikä osa sähköpostimarkkinoinnissasi on onnistunut ja mikä vaatii lisäkehittelyä. Tulosten arviointi Hyödynnä raportit ja käy ne läpi jokaisen lähetyksen jälkeen. Pohdi lukujen taustoja ja suuntauksia. Keskity viestin avausprosentin sijaan erityisesti linkkien avausmääriin. Muista testaus! 9 Onnistu sähköpostimarkkinoinnissa
8. Fonectan ratkaisu sähköpostimarkkinointiin - Eemeli Fonecta tarjoaa PK-yrittäjille täysin suomenkielisen sähköpostimarkkinointi- ja kanta-asiakastyökalun, Eemelin. Fonecta Eemeli on ollut uutuustuotteena huippusuosittu ja se on otettu hyvin vastaan: ensimmäisten kuukausien jälkeen palvelussa oli jo yli 500 rekisteröitynyttä käyttäjää. Fonecta Eemeliä kehitetään jatkuvasti eteenpäin Scrum-tekniikalla eli ketterän kehityksen tekniikalla. Fonecta tarjoaa PK-yrittäjille täysin suomenkielisen sähköpostimarkkinointi- ja kanta-asiakastyökalun, Eemelin. Fonecta Eemeli on ollut uutuustuotteena huippusuosittu ja se on otettu hyvin vastaan: ensimmäisten kuukausien jälkeen palvelussa oli jo yli 500 rekisteröitynyttä käyttäjää. Fonecta Eemeliä kehitetään jatkuvasti eteenpäin Scrum-tekniikalla eli ketterän kehityksen tekniikalla. Fonecta Eemeli on erittäin helppokäyttöinen ohjelmisto. Viestien tekemiseen käytät valmiita pohjia, joita muokkaamalla teet asiakasviestinnästä helposti yrityksesi näköistä. Eemeli käyttää uusinta tekniikkaa, jonka avulla vastaanottaja voi lukea viestin niin kännykästä, tabletista kuin omalta näytöltäänkin. Toisin sanoen pohjat skaalautuvat vastaanottajan sähköpostiselaimeen hienosti. Asiakastietojen ylläpito Yrityksen asiakastiedot pysyvät Fonecta Eemelissä hyvässä järjestyksessä ja turvassa. Asiakastietoja voit lisätä palveluun joko yksitellen tai tuomalla ne yhdellä kertaa esimerkiksi Excelistä tai Outlookista. Voit myös tulostaa logollasi varustetut asiakastietolomakkeet suoraan Fonecta Eemelistä. Uutiskirjeet ja markkinointiviestit Fonecta Eemelin käyttäjänä sinun ei tarvitse tilata tekstejä ja kuvia mainostoimistosta: saat käyttöösi koko Fonectan kuvapankin laadukkaan tarjonnan ja valmiit tekstipohjat antavat suuntaa viesteille. Fonecta Eemelin valmiit pohjat ovat visuaalisesti näyttäviä ja selkeitä. Voit muokata valmiista pohjista yrityksesi näköisiä viestejä, joissa on yrityksesi logo ja väritys. Fonecta Eemeli tunnistaa logon ja muut kuvatiedostot kotisivuiltasi ja ne voidaan siirtää viestiin sellaisenaan. Myös erilaiset toiminnot, kuten linkkien lisääminen tai viestien ajastaminen, ovat erittäin helppokäyttöisiä. Viestien lähetyksen jälkeen voit seurata postitustesi tehoa ja vastaanottajien reaktioita havainnollisista raporteista. Fonecta Eemelin ominaisuuksia: asiakastietojen lisäys ja asiakastietolomakkeiden tulostus, toimialakohtaiset sähköpostipohjat, yrityksesi logon ja värien mukaiset viestipohjat, helppo tekstien editointi, viestin ajastus, Fonectan laadukas kuvapankki sekä omien kuvien lisääminen, viestin esikatselu ja testilähetys, raportointi tehdyistä lähetyksistä sekä automaattinen viestien ja postituslistojen arkistointi. 10 Onnistu sähköpostimarkkinoinnissa
9. Lähteet Kilpailu- ja kuluttajavirasto (www.kkv.fi): Markkinointiarpajaiset. Ohjeet suoramarkkinoinnista arvonnan yhteydessä http://www.kuluttajavirasto.fi/file/b7eff667-0a24-4923-a2e3-1628e6be1181/markkinointiarpajaiset%202011.pdf Mainonnan Neuvottelukunta (http://www.mainonnanneuvottelukunta.fi/): Markkinointi-viestintäpanostukset kasvoivat 4,1 % vuonna 2011. Tiedote 31.5.2012. http://files.kotisivukone.com/mnk.kotisivukone.com/markkinointiviestinnan_maara_tiedote_310512.pdf Mainostajien Liitto (http://www.mainostajat.fi/mliitto/index.asp): Klikkaa tästä. Internet-markkinoinnin käsikirja 2.0. http://www.klikkaatasta.fi/ Markkinointi&Mainonta -lehti 2/2013, artikkeli Sähköpostisuora on vaarallinen pienokai-nen. Talentum Oyj:n julkaisu. Suomen Asiakkuusmarkkinointiliitto (http://www.asml.fi): B2B Sähköpostimarkkinoinnin hyvä tapa http://www.asml.fi/wp-content/uploads/b2b-s%c3%a4hk%c3%b6postimarkkinointi-asml-20121.pdf Tietosuojavaltuutettu (http://www.tietosuoja.fi): Tietosuoja suoramarkkinoinnissa http://www.tietosuoja.fi/uploads/pvx4hd13ns.pdf 11 Onnistu sähköpostimarkkinoinnissa
Markkinointikumppani, johon voit luottaa.