Turun yliopiston raskaan musiikin ystävät TYRMY ry Yhdistyksen sääntömääräinen syyskokous Esityslista Aika: 26.11.2013 klo 18.00 Paikka: Ravintola Proffan kellari, iso kabinetti (Rehtorinpellonkatu 4, Turku) 1 Kokouksen avaus 2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 Kokouksen järjestäytyminen A. Puheenjohtajan valinta B. Sihteerin valinta C. Kahden pöytäkirjantarkastajan ja ääntenlaskijan valinta 4 Ilmoitusasiat 5 Katsaus yhdistyksen taloudelliseen tilanteeseen 6 Hallituksen kyselytunti 7 Työjärjestyksen hyväksyminen 8 Keskustelu TYRMY:n myöntämistä kunnianosoituksista Hallitus on keskusteluissaan todennut, että yhdistyksellä olisi hyvä olla yhtenäinen linja ansioituneiden toimijoiden palkitsemisessa ja kiittämisessä. Hallitus esittää, että syyskokous velvoittaa tulevan hallituksen valmistelemaan kevätkokousta varten käydyn keskustelun pohjalta ohjesäännön TYRMY:n kunnianosoituksista. 9 Yhdistyksen virallisen logon vaihtaminen Keväällä 2013 järjestetyn tuotesuunnitelukisan voittanut design (liite 1) sopisi yhdistyksen logoksi, sillä siinä yhdistyy selkeästi TYYn siipisoihtutematiikka ja raskaaseen musiikkiin liitetty pirunsarvi-käsimerki sekä vanhan logon kettinki. Lisäksi nykyinen logo ei kuulemma ole edes yhdistyksen itsensä suunnittelema, eikä yhdistys välttämättä omista siihen edes oikeuksia. Tuomo Liljenbäck esittää, että syyskokous päättää vaihtaa yhdistyksen virallisen logon tuotesuunnittelukisan voittaneen designin mukaiseksi. Sivu 1/3
10 Toimintasuunnitelma vuodelle 2014 Hallitus on valmistellut esityksen yhdistyksen toimintasuunnitelmaksi vuodelle 2014 (liite 2). Hallitus on käsitellyt jäsenistön toivomuksia toimintasuunnitelmaan liittyen. Oleellisin muutos aiempiin toimintasuunnitelmiin nähden on tapahtumatoimikunnan käyttäminen tapahtumien ja keikkojen suunnittelun ja järjestämisen apuna. Hallitus esittää, että yhdistyksen syyskokous päättää vuoden 2014 toimintasuunnitelmasta. 11 Talousarvio vuodelle 2014 Hallitus on valmistellut esityksen yhdistyksen talousarvioksi vuodelle 2014 (liite 3) toimintasuunnitelman pohjalta. Tuottoja ja kuluja on arvioitu vuonna 2013 toteutuneiden tapahtumien perusteella. Hallitus esittää, että yhdistyksen syyskokous päättää vuoden 2014 talousarviosta. 12 Vuoden 2014 liittymis- ja jäsenmaksu Hallitus on valmistellut talousarvioon pohjautuvan esityksen yhdistyksen jäsenmaksun suuruudesta ja kannosta vuonna 2014 (liite 4). Hallitus esittää, että yhdistyksen syyskokous päättää vuoden 2014 liittymis- ja jäsenmaksusta. 13 Vuoden 2014 hallituksen koko Sääntöjen mukaan yhdistyksen hallitukseen kuuluvat puheenjohtaja, taloudenhoitaja sekä 1-6 muuta jäsentä. Hallitus esittää, että yhdistyksen syyskokous päättää vuoden 2014 hallituksen koosta sääntöjen puitteissa. 14 Hallituksen puheenjohtajan valitseminen vuodeksi 2014 Hallitus esittää, että yhdistyksen syyskokous valitsee vuoden 2014 hallituksen puheenjohtajan. 15 Taloudenhoitajan valitseminen vuodeksi 2014 Hallitus esittää, että yhdistyksen syyskokous valitsee vuoden 2014 taloudenhoitajan. 16 Muiden hallituksen jäsenten valitseminen vuodeksi 2014 Sivu 2/3
Hallitus esittää, että yhdistyksen syyskokous valitsee muut hallituksen jäsenet vuodelle 2014. 17 Toiminnantarkastajien valinta Hallitus esittää, että yhdistyksen syyskokous valitsee vuoden 2014 toiminnantarkastajat ja varatoiminnantarkastajat. 18 Muut mahdolliset asiat 19 Kokouksen päättäminen LIITTEET 1. Ehdotus yhdistyksen uudeksi logoksi 2. Hallituksen esitys toimintasuunnitelmaksi vuodelle 2014 3. Hallituksen esitys talousarvioksi vuodelle 2014 4. Hallituksen esitys jäsenmaksun suuruudesta ja kannosta vuonna 2014 Sivu 3/3
Turun yliopiston raskaan musiikin ystävät TYRMY ry Toimintasuunnitelma 2014 Yleistä Yhdistyksen tarkoitus on toimia Turun yliopistossa opiskelevien raskaan musiikin ystävien yhdyssiteenä ja järjestää heille yhteisiä illanviettoja ja muuta vapaa-ajan toimintaa. Yhdistys on Turun yliopiston ylioppilaskunnan (TYY) alayhdistys. Yhdistys järjestää myös kaikille avoimia keikka- ja klubi-iltoja, joissa soittaa monipuolisesti raskaan musiikin yhtyeitä. Kokoukset ja hallituksen toiminta Yhdistyksen toimintasuunnitelmaa toteuttaa syyskokouksen valitsema hallitus. Hallitus jakaa tarvittavat vastuualueet ja nimeää mahdolliset toimihenkilöt järjestäytymiskokouksessaan. Hallitus kokoontuu vähintään kerran kuussa syyskuun ja huhtikuun välisenä aikana sekä tarpeen mukaan myös kesällä. Hallitus valmistelee kokoustensa asiat iltakouluissa, sähköpostin välityksellä ja muuten kommunikoiden hyvissä ajoin ennen kokousta. Hallituksen jäsenille ja toimihenkilöille järjestetään vuoden aikana muutamia virkistäytymistilaisuuksia. Hallituksen jäsenet osallistuvat TYYn koulutuksiin, tapahtumiin ja valiokuntatoimintaan oman sektorinsa osalta. Toiminnan jatkuminen varmistetaan uusien toimijoiden rekrytoinnilla sekä opastuksella. Lisäksi tapahtumatoimikuntaa käytetään jatkuvuuden varmistamiseen ja rekrytoinnin apuna. Rekrytointi Uusia jäseniä rekrytoidaan mm. Turun yliopiston abipäivillä, Ready, Study, Go Turku -messuilla, Welcome Fairissa ja TYYn avajaiskarnevaalissa. Yhdistys järjestää uusille jäsenille tutustumisillanvieton alkusyksystä ja alkuvuodesta. Tiedotustoiminta Yhdistyksen pääasiallisia tiedotuskanavia ovat sähköpostilista, nettisivut sekä Facebook-sivu. Epävirallisia viestintäkanavia ovat Facebook-ryhmä sekä eventit ja IRC-kanava. Yhdistyksen toiminnasta tiedotetaan myös Turun ylioppilaslehdessä, tyyaali-sähköpostilistalla ja erilaisissa tapahtumakalentereissa. Kaikki tiedotus toteutetaan myös englanniksi. Yhdistyksen www-sivut uudistetaan ja toteutetaan esim. Wordpress-pohjalla. Tuotteet Yhdistys myy omia tuotteita, kuten huppareita, t-paitoja, kangaskasseja sekä kangasmerkkejä. Tuotteita tilataan lisää tarpeen mukaan. Tehdään TYRMY-kalenteri vuodelle 2015. Projektia varten perustetaan erillinen työryhmä.
Suhdetoiminta Yhdistys ylläpitää suhteita muiden kaupunkien akateemisiin raskaan musiikin yhdistyksiin ARMY-yhteistyön merkeissä. Viestinnässä käytetään yhdistysten yhteistä sähköpostilistaa sekä Facebook-ryhmää. ARMY:n yhteistoimintaa on tarkoitus toteuttaa suunnitelmallisemmin. Yhdistys järjestää yhteistoimintaa sisaryhdistysten kanssa, kuten Akateemisen heviristeilyn ja ekskursion. Paikallista yhteistyötä tehdään Kauppatieteiden ylioppilaiden soitannallinen seura ry:n (KYSS) ja etsitään lisää yhteistyömahdollisuuksia muiden yhdistysten kanssa. Varainhankinta Yhdistys rahoittaa toimintaansa kantamalla jäsenmaksua, järjestämällä pääsymaksullisia tapahtumia, hakemalla TYYltä toiminta-avustusta, projektiavustuksia, muiden tahojen kulttuuriavustuksia ja myymällä omia tuotteitaan. Selvitetään mahdollisia talkootyöprojekteja, joiden avulla voitaisiin hankkia yhdistykselle lisärahoitusta. Vapaa-ajan toiminta Hallituksen apuna tapahtumien järjestämisessä toimii tapahtumatoimikunta. Hallitus varmistaa, että vuoden aikana järjestetään ainakin yhdistyksen syntymäpäiväjuhlat, vappubooli, viini- ja juustoilta, kahdet sitsit, Akateeminen heviristeily, Hevisauna KYSS:n kanssa, pikkujoulut, saunailtoja ja kaksi tutustumisiltaa. Lisäksi tapahtumatoimikunnan avulla järjestetään vuoden aikana mm. seuraavat tapahtumat: lautapeli-iltoja karaokeiltoja grillailua kesäisin liikuntatapahtumia juomapeli-ilta räkäläkierros tuskabändien esikuuntelutapahtuma lanit Foreign music night levyraati levykirppis Vapaa-ajan toiminnalla yhdistys edistää jäsentensä yhteenkuuluvuutta ja hyvinvointia. Osa tapahtumista on päihteettömiä. Varataan yhdistykselle vakiovuorot jalkapalloa ja sählyä varten. Keikkaillat Järjestetään kaksi keikkailtaa keväällä ja kaksi syksyllä. Tehdään kattava kartoitus Turun käyttökelpoisista keikkapaikoista. Tapahtumatoimikunta toimii myös keikkojen suunnittelu- ja järjestelyapuna.
Palautekysely Toteutetaan palautekysely yhdistyksen toiminnasta ja analysoidaan tulokset, sekä lähetetään ne jäsenistön nähtäviksi kommenttien kera. Tehdään myös selväksi kuinka palautetta käytetään toiminnan kehittämiseen. Hankinnat Ostetaan yhdistykselle tapahtumia varten soitin musiikin kuuntelua varten.
Turun yliopiston raskaan musiikin ystävät TYRMY ry Talousarvio 2014 Varsinaisen toiminnan tulot ja menot Varsinaisen toiminnan tulot Keikkailtojen lipputulot 1760 Heviristeilyn osallistumismaksut 6900 Muut osallistumismaksut 760 Varsinaisen toiminnan tulot yhteensä 9420 Varsinaisen toiminnan menot Tilojen vuokrat, tarjoilut ja tarvikkeet -2549 Keikkailtojen kulut -1420 Risteilymenot -6600 Edustustilaisuuksien menot -30 Nettisivujen ylläpito -40 Hallituksen menot -100 Teostomaksu -105 Palvelumaksut -15 Varsinaisen toiminnan menot yhteensä -10859 Varsinaisen toiminnan tuotto/-kulujäämä -1439 Varainhankinnan tulot ja menot Varainhankinnan tulot Jäsenmaksut 600 Tuotteiden myynti 700 Varainhankinnan tulot yhteensä 1300 Varainhankinnan menot Tuotteiden osto -500 Varainhankinnan menot yhteensä -500 Varainhankinnan tuotto/-kulujäämä 800 Yleisavustukset TYYn toiminta-avustus 700 Yleisavustukset yhteensä 700 Tilikauden tulot yhteensä 11420 Tilikauden menot yhteensä -11359 Tilikauden ali-/ylijäämä 61
Turun yliopiston raskaan musiikin ystävät TYRMY ry Hallituksen esitys jäsenmaksun suuruudesta ja kannosta vuonna 2014 Hallitus esittää, että yhdistyksen jäsenmaksu vuonna 2014 on 5 euroa. Erillistä liittymismaksua ei ole. Vuoden 2014 jäsenmaksu tulee suorittaa helmikuun 2014 loppuun mennessä, minkä jälkeen jäsenmaksun maksamatta jättänyt yhdistyksen jäsen voidaan katsoa eronneeksi. Seuraavan vuoden jäsenmaksun voi maksaa, kun kyseisen vuoden jäsenmaksun suuruudesta ja kannosta on päätetty, ja jäsenmaksun yhteydessä selkeästi ilmoittaa, että kyse on vuoden 2014 jäsenmaksusta, mikäli jäsenmaksu suoritetaan vuoden 2013 puolella. Lisäksi hallitus esittää, että syksyn 2014 aikana (elokuu - joulukuu) yhdistykseen liittyneiden henkilöiden, jotka eivät ole aikaisemmin olleet yhdistyksen jäseniä, katsotaan maksaneen myös vuoden 2015 jäsenmaksun.