1 SOPIMUS LIIKUNTAHALLIN KÄYTÖSTÄ, YLLÄPIDOSTA JA VALVONNASTA Osapuolet Tilaaja Karkkilan kaupunki (myöh. kaupunki) Toimittaja Karkkilan Urheilijat ry (myöh. seura) Yhteyshenkilöt Kaupunki Tilojen ylläpitoa koskevat asiat tekninen isännöitsijä Jari Salmisto (tilaa koskeva ylläpito) puh. 044 553 5222 jari.salmisto@karkkila.fi Liikuntavuoroja ja seurojen yhteistyöhön liittyvät asiat liikunta- ja nuorisosihteeri Anna Koivu puh. 044 535 3107 anna.koivu@karkkila.fi Seura Ilkka Kilpeläinen, puh. 050 569 0988, ilkka.kilpelainen@esasahko.fi Sopimuksen kohde Seura sitoutuu ylläpitämään kaupungin omistaman liikuntahallin tiloja, osoite Anttilankatu 2-4, liikuntaharrastuksiin ja niihin välittömästi liittyviä muita tiloja (tarkempi erittely tiloista liitteet 1-5): 1) liikuntahalli katsomoineen ja niihin välittömästi liittyvine varustetiloineen 2) liikuntahallin kahvio ja kokoustila 3) sosiaalitilat sekä suihku-, pukeutumis- ja wc-tilat 4) kuntosali ja peilisali (kuntosalilaitteiden huoltaminen, siivous ja valvonta) 5) voimailusali/monitoimitilan sosiaalitilojen siivous (aluerajaus pohjapiirustuksissa) 6) liikuntahallin kahvio (tämä on myös kohdassa 1 mainittu)
2 Ylläpito käsittää tilojen avaamisen, sulkemisen ja valvonnan sekä siivouksen siihen kuuluvine välineineen ja työaineineen, joihin kuuluvat myös henkilökohtaiseen hygieniaan liittyvät saippuat, käsipyyhkeet ja wc-paperit yms. (erittely vastuista liite 6) Vuosittainen perussiivous kuuluu sopimuksen mukaisesti seuralle. Lattian hoitokoneen on hankkinut kustannuksellaan kaupunki, mutta sen ylläpidosta ja korjauksesta vastaa tarvikkeineen ja osineen seura. Perus- ja vuosikorjauksista, sekä kuntoja peilisalin avaimista vastaa kaupunki. Pienimuotoiset jatkuvan kunnostuksen piiriin liittyvistä korjauksista ja ylläpidosta vastaa seura, mistä laaditaan sopimuksen liitteeksi tai erikseen sovittava vastuutaulukko (liite 7). Liikuntahallin ulkotilan hoidosta katualuetta ja kevyen liikenteen väylää sekä istutuksia lukuun ottamatta vastaa seura (liite 8). Kaupunki vastaa pysyvistä kausiluonteisista (syys- ja kevätkausi) varauksista paikallisille seuroille, yhdistyksille jne. Seura vastaa ulkopuolisille vuokrattavista yksittäisten tapahtumien vaatimista tilojen luovuttamisesta käyttäjille sekä tarkistaa tilat tapahtuman jälkeen varmistaen että sovitut toimenpiteet on suoritettu Tilan vuokrauksen ja/tai luovuttamisen yhteydessä seura varmistaa, että tilan käyttötarkoitukseen on olemassa tai haetaan tarvittavat viranomaisluvat. Yksittäiset vuokraukset hinnoitellaan kaupungin määrittelemien hinnoitteluperusteiden mukaisesti. Seura laskuttaa em. varaukset ja tilittää ne kaupungille neljännesvuosittain seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä (esim. 1.1. 31.3. viim. 15.4. mennessä) kaupungin osoittamalle tilille, ja toimittaa listan tehdyistä vuokrauksista kaupungille. Seura laskuttaa vuokraustoiminnan ylläpitoon käyttämänsä ajan, talkootyön hinnoittelun mukaisesti kaupungilta, huomioiden lisäksi laskutuksessaan vuokraustoiminnan aiheuttamat laskutus ja muut kustannukset. Seura vastaa mahdollisista sopimustulon veroseuraamuksista. Yksittäiset varaukset sijoitetaan ensisijaisesti ajankohtiin, jolloin ei ole muita varauksia tai kuitenkin siten, että niiden aiheuttama haitta vakinaisille käyttäjille jäisi vähäiseksi. Varausten etusijajärjestys on seuraava: Kaupungin järjestämä tilaisuus, sarjapelit, urheilu- ja liikuntatapahtuma ja muut tapahtumat. Seura sekä kaupunki ilmoittavat molemmille sopimusosapuolille tilojen yksittäiset varaukset. Tilojen varaus voi tulla täten kummalle sopimusosapuolelle tahansa. Seura vastaa tiedottamisesta ryhmille/seuroille, joiden vuoroihin yksittäiset varaukset vaikuttavat. Seuralla on oikeus myydä liikunta- ja nuorisosihteerin suostumuksella toimintakauden aikana yksittäisiä ilta- tai viikonloppuvuoroja ulkopuolisille tapahtumille (ei koske sarjapelejä tms. säännöllisiä tapahtumia). Kaupunki vastaa tilojen lämmityksestä, sähköstä ja valaistuksesta, lukitusjärjestelmästä sekä osoittaa jätepisteen, jonka käytöstä ja kustannuksista vastaa kaupunki.
3 Seura vastaa sisä- ja ulkotilojen valvonnasta sekä piha-alueen ja julkisivun siisteydestä. Valvojan tulee olla tavoitettavissa ja käytettävissä iltakäytön aikana (klo 16 22). Viimeisen vuoron jälkeen valvojan velvollisuus on sulkea liikuntahalli. Seura huolehtii kuntosalilaitteiden kunnon seurannasta ja huoltaa laitteita kaksi (2) kertaa vuodessa. Mahdollisista korjaustoimenpiteistä on ilmoitettava liikunta- ja nuorisosihteerille etukäteen. Korjaustarvikkeet hankkii kaupunki. Kaupungin ja seuran vastuulla olevat huoltotoimet voidaan joutua ajoittamaan käyttövuorojen aikaan ja ne pyritään mahdollisimman ajoissa huomioimaan ja ilmoittamaan sekä käyttäjille että seuralle. Tilat luovutetaan kaupungille ylioppilaskirjoituksia varten lukion erikseen ilmoittamina ajankohtina lukion edellyttämässä kunnossa. Lukio vastaa tilan erityisestä varustelusta kirjoituksia varten. Lisäksi seura huolehtii, ettei liikuntasalissa ole mitään tekstejä yo-kokeiden aikana (mainokset). Kaupunki vastaa vartiointipalvelujen hankinnasta tiloille. Ovien avaamiseen yms. liittyvä vartiointiliikkeen käyttökustannuksista vastaa seura, jolla on mahdollinen oikeus laskuttaa korvaus edelleen käyttövuoron varanneelta taholta tai yksittäiseltä käyttäjältä. Korvaukset Seuralle maksettava korvaus kaudelta 1.7.2015-30.6.2017 on 1 950 euroa/kuukausi (ALV 0 %). Seura vastaa korvauksiin sisältyvien verojen laskuttamisesta kaupungilta ja tilittämisestä verottajalle. Kaupunki suorittaa ennakkoon sovitun korvauksen tasasuuruisina erinä kunkin kuukauden 5. päivään mennessä, seuran laskutuksen mukaisesti. Seura on velvollinen noudattamaan tätä aikataulua. Kaupunki saa korvauksetta käyttöönsä tulostaulun alapuolisen seinätilan käyttöönsä mainostarkoituksiin. Seura huolehtii kaupungin mainoksen kiinnittämisestä. Seuroilla yms. tapahtumien järjestäjillä on oikeus myydä salin lattialla olevaa väliaikaista mainostilaa. Kaupunki suorittaa seuralla teettämästään talkootyöstä 10 e/h (alv 0 %). Seura vastaa mahdollisista sopimustulon veroseuraamuksista. Perussiivous suoritetaan liitteen 10. mukaisesti hintaan 1 600 euroa/vuosittainen perussiivous (alv 0%), sisältäen perus siivouksen vaatimat, pesuaineet ja vahat. Liikuntahallin ulkoikkunoiden, ulkopuoliseen, pesuun tarvittavan nostimen vuokran maksaa kaupunki.
4 Laatutaso Tilojen siivouksesta sovitaan laadun ja tilojen kestävyyden vuoksi erikseen seuran ja kaupungin edustajien kanssa. Laatutasot on määritelty liitteessä (liite 9). Seura ilmoittaa kaupungille ja tilojen käyttäjille yhteystiedot, mistä tilojen ylläpidosta vastaavan henkilön tavoittaa liikuntavuoron aikana ja sen ulkopuolisena aikana. Kaupungilla on oikeus tehdä tilojen ylläpitoon ja hoitoon liittyen tarkastuksia. Laatutason turvaamiseksi ja käytännöistä sopimiseksi sopimusosapuolten kesken pidetään 3 kuukauden välein kehityskeskustelut, joissa kaupunkia edustavat tekninen isännöitsijä, ruoka- ja puhdistuspäällikkö, vapaa-aikaohjaaja sekä yhteiskoulun edustaja. Kaupunki on perehdyttänyt kustannuksellaan neljä seuran edustajaa tilojen siivoukseen. Siivouksessa noudatetaan erikseen kuvattavaa kahta puhtaustasoluokkaa. Tiloissa pidetään jatkuvasti ajantasalla päiväkirjaa (kuittausmenettely), mistä voidaan eri tilojen siivousajankohta ja siivouksen tehnyt henkilö todentaa. Mikäli materiaaleissa tai siivouskoneissa tapahtuu muutoksia, kaupunki uudelleenkouluttaa edellä mainitut neljä seuran edustajaa. Muuta Seura vakuuttaa henkilöstönsä ja vastaa siitä, että tapahtumien järjestäjät huomioivat jo suunnitteluvaiheessa tarvittavien lupien hakemisen ja ohjeiden noudattamisen. Varsinaisen tapahtuman yhteydessä seura varmistaa, että tarvittavat luvat ja olosuhteet ovat ohjeiden ja määräysten mukaiset. Sopimuksen voimassaolo Tämä sopimus on voimassa 1.9.2015 30.8.2017 (24 kk), kuitenkin siten että, molempien osapuolten näin sopiessa, on mahdollisuus ottaa käyttöön 2 vuoden optio, sopimuksen jatkolle. Irtisanomisaika on 1 kuukausi ilmoituksen saapumisesta toiselle sopimusosapuolelle. Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan osapuolten välisin neuvotteluin. Jos sopimukseen ei päästä, käsitellään riita-asia Lohjan käräjäoikeudessa. Tämä sopimus tulee Karkkilan kaupunkia sitovaksi, kun sopimuksen hyväksymistä koskeva teknisen lautakunnan päätös on saanut lainvoiman. Tätä sopimusta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin sopimusosapuolelle. Karkkilassa 1.9.2015 Karkkilan kaupunki Karkkilan Urheilijat ry
5 Ahti Huhtaniska Otso Laakso Tekninen johtaja Rainer Määttä