1 KSHJ-asiakaspalvelutiimi MUISTIO 1 (6) KSHJ-asiakaspalvelutiimin 3. tapaaminen Aika: Perjantaina 4.5.2012 klo 9.15-14.30 Paikka: Helsingin yliopisto, päärakennus, AUD VIII Läsnä: Enges Tiia, Turun yliopisto Luoma Leena, Hämeen ammattikorkeakoulu Myry Tanja, Jyväskylän ammattikorkeakoulu Nylund Rebekka, Helsingin yliopisto (Kati Kettusen tilalla) Oesch Eve, Aalto-yliopisto Pasanen Tuija, Itä-Suomen yliopisto (sihteeri) Santala Janne, Satakunnan ammattikorkeakoulu (pj.) Viiru Mirva, Saimaan ammattikorkeakoulu Poissa: Kettunen Kati, Helsingin yliopisto (ilm. esteestä) Lantta Eija, Lahden ammattikorkeakoulu (ilm. esteestä) Penttinen Mika, Maanpuolustuskorkeakoulu (ilm. esteestä) Tenhunen Maarit, Lapin yliopisto (ilm. esteestä) 1. Kokouksen avaus Janne Santala avasi kokouksen. 2. Edellisen kokouksen muistio Käytiin läpi muistion keskeiset kohdat Tuijan johdolla. Palauteltiin mieliin yhteisiä käytäntöjä ym. pohdintaa aiheuttavia asioita. Todettiin: - hakija ei liitä hakulomakkeelle pdf-muodossa olevia liitteitä - esim. TY:ssa keskusteltu HY:n nykyisestä käytännöstä, että hakemuksen liitteet tulee olla hakuvaiheessa virallisesti oikeaksi todistettuja. Käytäntöä ei pidetä toimivana, koska hakija joka tapauksessa joutuu esittämään alkuperäisen todistuksen opintojen alkaessa. - Virta-projektista on lähtenyt korkeakouluille yhdyshenkilön nimeämispyyntö (yhdyshenkilö vastaa korkeakoulun asiantuntijana RAKETTI-VIRTA-projektin toteutuksen aikana korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon ja viranomaistietovirtoihin liittyvästä kokonaisuudesta) - KSHJ-ohryssa 16.4. 2012 päätetty: o o v. 2014 valintaperusteet korkeakoulut päättävät 30.4.2013 mennessä oph ja okm toimittavat vuosittain tarkemmat haku- ja valintaprosessin aikataulut korkeakouluille 30.11. mennessä valintaperusteiden valmistelun tueksi 3. Aloituspaikkojen täyttäminen ja varasijamenettely Erot korkeakoulusektorien ja korkeakoulujen välillä ja korkeakoulujen sisällä Aloituspaikkojen täyttäminen/varasijamenettely eivät varsinaisesti kuuluneet tiimin toimeksiantoon. Niistä kuitenkin keskusteltiin ja erityisesti varasijamenettely nousi useassa yhteydessä esille. 1. Aloituspaikkojen täyttäminen - Ainakin korkeakoulusektorien ja korkeakoulujen välillä on erilaisia käytäntöjä sen suhteen, miten aloituspaikkojen täyttöaste (=aloittavien opiskelijoiden lkm/aloituspaikkojen lkm) lasketaan, miten aloituspaikkojen täyttöä optimoidaan tai miten aloittavien opiskelijoiden lukumäärää hakukohteittain ylipäätään tarkastellaan.
* Nyrkkisääntö: korkeakoulun ulkopuolelta ei voida antaa luotettavaa tietoa siitä, miten korkeakoulu täyttää aloituspaikkansa tai hyväksyy opiskelijoita varasijalta. - molemmilla sektoreilla hakukohteen aloituspaikkamäärän ja opiskelijaksi hyväksyttyjen määrän välillä voi olla eroja, erot voivat olla hyvinkin merkittäviä alasta riippuen * amk:n päätöksen mukaiset aloituspaikat (palpat) = julkisesti esim. hakumateriaalissa ja koulutustarjontatiedoissa ilmoitettava hakukohteen aloituspaikkamäärä (yliopistosektorilla = aloituspaikat) * valinnan aloituspaikat (valpat) = hakukohteen hyväksymiskirjeiden todellinen lukumäärä (yliopistosektorilla valitut) - Yleensä valpat palpat (amk-sektorilla) ja valitut aloituspaikat (yo-sektorilla), koska Amk-sektorilla: * opiskelupaikkoja perutaan/peruuntuu ja poissaolevaksi ilmoittaudutaan runsaasti * viimeisimmän hakukierroksen poissaoloilmoittautumisten määrä > aloittamista siirtävien määrä Yo-sektorilla: * alasta riippuen opiskelupaikkoja perutaan/peruuntuu vaihteleva määrä, jollakin aloilla paikkoja ei peruta/peruunnu juuri lainkaan (esim. lääkis, oikis) * yleensä poissaolevien opiskelijoiden tilalle ei valita ketään, koska edellisen vuoden poissaolevat tasoittavat tilanteen (on joitakin poikkeuksia, yliopistojen sisällä voi olla myös tiedekunnittain erilaisia käytäntöjä) * laajamittaiset varasijavalinnat eivät ole korkeakoulun eivätkä hakijoiden kannalta toivottavia - Case Satakunnan ammattikorkeakoulu 2. Varasijamenettely Varasijamenettely on tärkeän osa valintaprosessia ja se lähtökohtaisesti herättää paljon kiinnostusta ja kysymyksiä. Tiimin jäsenet kokevat, että varasijamenettelyn painoarvo voi olla hyvin erilainen eri sektoreilla ja alasta riippuen. Tiimi jatkaa keskustelua ja pyrkii hahmottelemaan yhteisen näkemyksen loppuraporttiin. Keskustelussa nousi esille myös kysymys, miten hakijan oikeusturvan kannalta oikaisumenettely toteutuu prosessissa. Työryhmä ehdottaa, että hakuprosessissa laaditaan kansallinen kuvaus ja yleisohjeistus oikaisumenettelyyn liittyen. Lähtökohtana on lisäksi Kshj-ohryn linjaus, että opiskelijat täytyy valita niin, että kaikki valitut opiskelijat voivat aloittaa opintonsa samanaikaisesti syyskuun alussa. 4.- 5. KSHJ-asiakaspalvelun tehtäväjaon tarkentaminen: opetushallitus vs. korkeakoulut, pohjana edellisten kokousten aineistot, erityisesti yhteiset käytännöt koonti. Tiimin toimeksiannon läpikäyminen ja vastaukset esitettyihin kysymyksiin. 2 Opetushallitus Korkeakoulu/-t Kumpi tahansa = 1. kontaktipisteen tehtävä Ei kenenkään maalla - Paperilomakkeiden ja -ohjeiden toimittaminen hakijoille ja tallentaminen järjestelmään - Palvelupyynnöt: vastaaminen ja tarkennuskysymysten välittäminen - Palvelun tekninen toimivuus, toimintahäiriöilmoitukset Oppija-palvelu (yhteishaku & täydennyshaku; muut haut) - Ohjaus itsenäiseen tiedonhakuun (henkilö, joka ei tiedä vaihtoehdoista eikä selvittänyt omaa kiinnostustaan) - Hakukohde/korkeakoulu-tieto ( missä korkeakoulussa tällaista koulutusta on tarjolla? )
3 Tekniset seikat - Asiointitili: yleisneuvonta (käyttöönotto & itsepalvelutoiminnot); - Hakulomakkeen täyttö Hakuun ja valintaan liittyvät yhteiset aikataulut (vuosikello: OKM & OPH) Hakuun ja valintaan liittyvät yhteiset aikataulut (vuosikello: OKM & OPH) Hakukelpoisuusvaatimukset (rajatapaustulkinnat ja -konsultaatio) Valintaperusteet - Aloituspaikkamäärät - Kiintiöt, valintajonot, hakijaryhmät - Hakukelpoisuusvaatimukset - Pisteytys - Hakemuksen liitteet, ennakkotehtävät, valmistavat tehtävät - Harkinnanvaraisuus/erivapaushakijat - Varasijamenettely Yleinen korkeakoulukelpoisuus Valintakoe - Ajankohta - Paikka - Kutsut, ilmoittautuminen - Rakenne ja sisältö - Kirjallisuus, ennakkomateriaali, valmistautuminen - Esteettömyys Hakukohteen koulutus - OPS: sisältö ja tavoitteet - Aikataulut - Opetus- ja ohjausjärjestelyt - Työllistyminen - Esteettömyys Valinta, vastaanotto ja ilmoittautuminen, oikaisumenettely Valinta, vastaanotto ja ilmoittautuminen, oikaisumenettely
4 Käytiin lisäksi keskustelua, millaisia hyviä käytäntöjä korkeakouluilla on tällä hetkellä esim. hakijoiden s-postien käsittelyssä. Joissakin korkeakouluissa on on otettu käyttöön ns. tikettijärjestelmä (esim. Request Tracker), jossa tikettinumeroiden avulla voidaan tietyn asian kirjeenvaihto yhdistää automaattisesti. Keskeneräisten tehtävien seuraaminen on myös mahdollista. Toimeksiannon tehtävät: 1. Asiakaspalvelun tehtävien ja työnjaon selkeä aukikirjoittaminen (OPH vs. korkeakoulut: hankkeen esitutkimusraportissa esitetyn ratkaisun tarkentaminen, sekä hakija- että "opo"-neuvonta) - hakija- ja oponeuvonta: sisällöt samanlaisia, tavat erilaisia - tehtäväkentän raakajako: ks. eo. taulukko 2. Korkeakoulujen yhteisen toimintamallin hahmottelu Mille haku- ja valintaprosessin osille on tarpeen luoda korkeakouluille yhtenäisiä käytäntöjä hakijoiden palvelemisen ja hakemusten käsittelyn tehokkuuden näkökulmasta? - kokouskutsun mukana lähetetty liite korkeakoulujen yhteisistä käytännöistä (yo-amk koonti) - hakijaneuvonta: yhteiset pelisäännöt (tuntuu melko selkältä); tärkeää listaus hakutoimistoista/hakijapalveluista (verkoston kuvaaminen); mahd. yhteiset työkalut asioinnin ja palvelun helpottamiseksi/parantamiseksi - hakemuksen käsittely: hakemuksen tarkistamis- ja käsittelyprosessi o TOR: kk-kelpoisuuden tarkistamiseen automatiikka o poikkeavat pohjakoulutusvaatimukset: kukin korkeakoulu neuvoo omansa; määrä vähenee TOR:in myötä o epätäydellisten hakemusten lähettäminen tehdään vaikeaksi; esim. s-postiosoite vaadittava - yhtenäiset aikataulut ja menettelyt (!): esim. liitteiden toimittaminen ja täydennyspyynnöt o määräaika, liitteiden virallisesti oikeaksi todistaminen? pohjaesitys + oph:n ja ministeriön lakimiesten kannanotto ehdotukseen - hakukelpoisuuden arviointi (sis. liitteiden käsittelyn): millaista automatiikkaa odotetaan palvelukokonaisuudelta? (esim. yo-hakijoiden kelpoisuusarvioinnin tarve normaalitapauksissa) miten hoidetaan automatiikan ulkopuolelle jäävät tapaukset, tavoitteena tehokas ja tarkoituksenmukainen toimintamalli - odotukset ovat kovat, toivotaan automaattisia toimintoja esim. hakukelpoisuuden toteamisessa - muita tehtäviä, joiden hoitamiseen liittyvistä käytännöistä pitää sopia riippumatta toiminnan keskittämisestä/hajauttamisesta - korkeakoulujen vuosikellon hahmottaminen hakuihin valmistautumisen prosesseista opiskelijavalinnan julkistamiseen ja opiskelupaikan vastaanottoon liittyviin prosesseihin (riippuu oph:n ja okm:n haku- ja valintaprosessin aikataulusta, joka saadaan jatkossa vuosittain 30.11. mennessä) - millainen tarve ja mitä tehtäviä olisi korkeakoulujen yhdessä rahoittamalle asiakaspalvelukeskukselle? -> ei tarvetta, vieraskielisten koulutusten liitteiden tarkistamisen osalta poikkeuksena UAF 6. Jatkotoimenpiteistä sopiminen Tiimin tulee antaa väliraportti KSHJ-ohrylle 23.5. ja lopullinen raportti 13.6. Sovittiin, että pj. ja sihteeri valmistelevat väliraporttiluonnoksen viim. 14.5. mennessä kommentoitavaksi tiimin jäsenille. Väliraportti lähetetään KSHJ-ohrylle 16.5. Mahdollinen lisäkokous (ACP) sovitaan 23.5. ohryn jälkeen. Kokous olisi tällöin kesäkuun alkupuolella.
7. Kokouksen päättäminen Pj. ja sihteeri kiittivät kaikkia tiimin jäseniä erinomaisesta yhteistyöstä ja työryhmätyöskentelystä sekä Helsingin yliopistoa kokoustiloista ym. järjestelyistä. Kokous päättyi klo 14.30. 5