Sisäisen valvonnan raportti vuodelta 2017 16.1.2018 Sivistystoimi Yleistä Sivistystoimen tehtävänä on tarjota laadukasta hoitoa, kasvatusta ja opetusta päivähoitoikäisille lapsille, perusopetuslain mukaista esiopetusta esiopetusikäisille lapsille yhteistoiminnassa lasten vanhempien kanssa sekä antaa kouluikäisille lapsille ja nuorille mahdollisuus monipuoliseen kasvuun, oppimiseen ja terveen itsetunnon kehittymiseen, jotta nuori voi hankkia elämässä tarvittavia tietoja ja taitoja, saada valmiudet jatko-opintoihin ja osallistuvana kansalaisena kehittää demokraattista yhteiskuntaa. Elämänlaatuvastuualueen perustehtävänä on tarjota kaikille mahdollisuus henkiseen ja fyysiseen hyvinvointiin ja kasvuun sekä vahvistaa Sastamalan kaupungin yhteisöllisyyttä, identiteettiä ja imagoa. Vastuualueen tehtävänä on myös tarjota päivä- ja aikuislukiokoulutusta sekä lukiolaisille että ammatillisessa koulutuksessa oleville kahden tai kolmen tutkinnon suorittajille. Sen tehtävänä on nuorten syrjäytymisen ja ongelmien ennaltaehkäisy yhteistyössä eri sidosryhmien kanssa, nuorten osallistaminen ja vaikutusmahdollisuuksien edistäminen. 1. Säännösten ja määräysten ja päätösten noudattaminen Toimialan ohjaus ja valvonta pohjautuu Sastamalan kaupungin sääntöihin ja määräyksiin. Sivistyslautakunta antaa omia sääntöjään, määräyksiään ja ohjeitaan tarvittaessa. Seurantaa toteutetaan jatkuvasti vastuualueiden esimiesten ja lautakunnan toimesta. Toteutuminen: Tehtävänkuvat ja niihin sisältyvät vastuut on päivitetty tarvittaessa. Vuosittain käytävät kehityskeskustelut ovat osa sisäistä valvontaa. Jatkuva seuranta on toteutunut. Esimiehet ovat osallistuneet henkilöstöhallinnon esimieskoulutuksiin, joissa on perehdytty ohjeisiin ja sääntöihin. 2. Tavoitteiden toteutuminen Toimialatiimi ja sivistyslautakunta seuraavat kuukausittain valtuuston hyväksymien sivistyksen ja sen vastuualueiden niin määrällisten kuin laadullistenkin tavoitteiden toteutumista. Vastuualueiden toimintaohjelmat ja tavoitteet ovat linjassa
kaupunkistrategian kanssa. Toteutuminen: Sivistyslautakunta sekä esimiehet ovat seuranneet määrällisten tavoitteiden toteutumista. Vastuualueiden vastuuhenkilöt ovat yhdessä kasvatusjohtajan kanssa osallistuneet säännöllisesti kaupunginjohtajan ja talousjohtajan kanssa talouden seurantapalavereihin. Laadulliset tavoitteet on raportoitu osavuosikatsausten yhteydessä. Toteumatiedot saatetaan myös kuukausittain lautakunnalle tiedoksi. 3. Varojen käytön valvonta Kasvatusjohtaja, vastuualueiden johtajat, varhaiskasvatuksen aluejohtajat, päiväkotien johtajat, aluerehtorit ja koulujen vastuuhenkilöt, toimintayksiköiden esimiehet, sivistyslautakunta seuraavat talousarvion toteutumista jatkuvalla seurannalla vähintään kuukausittain. Talous- ja hallintopäällikkö (8.5.2017 alkaen) ja perusopetuksen rehtori/opetuspäällikkö valvovat myyntilaskutusta perusopetuksen ja varhaiskasvatuksen päällikkö varhaiskasvatuksen osalta. Elämänlaadun toimintaa valvoo talous- ja hallintopäällikkö / kulttuuripalvelupäällikkö, liikuntapalvelupäällikkö, nuorisotyön päällikkö, Sastamalan Opiston rehtori, Sastamalan Musiikkiopiston rehtori ja kirjastonjohtaja. Lukiokoulutusta ja toisen asteen opiskeluhuoltoa valvoo lukion rehtori. Ostolaskujen kierrosta ja oikeellisuudesta vastaavat kaikki tilivelvolliset. Heidän tehtävänään on valvoa ja tarvittaessa muistuttaa epäkohdista sekä toimialan sisällä että ulkoisille laskuttajille. Laskujen hyväksyntäohjelman käyttäjäoikeudet ja sijaisuudet tarkistetaan vuosittain, jotta mm. kesälomakaudella laskujen käsittelyssä ei tapahdu viivästymisiä. Sastamalan Tukipalvelu Oy huolehtii erääntyneiden maksujen perinnästä ulosoton kautta. Toimialojen nimeämät vastuuhenkilöt vastaavat maksusuunnitelmien laatimisesta sekä perinnän valmistelusta ja tiedottavat em. asioista Satu Oy:lle. Kassojen, keräilytilien ja lahjoitusrahastotilien vastuuhenkilöt on nimetty. Vastuuhenkilöt seuraavat tilien käyttöä vuoden aikana. Kassojen hoito ja tarkastus tapahtuu kaupungin kassaohjeiden mukaisesti. Kassojen tarkastus suoritetaan vähintään kerran vuodessa sekä ydinprosessin nimeäminen että kaupunginhallituksen nimeämien kassantarkastajien toimesta.
Toteutuminen: Vastuualueiden tilivelvolliset ovat seuranneet talousarvion toteutumista ja varojen käyttöä ja tehneet tarvittavat oikaisut. Määrärahojen riittävyyteen on kiinnitetty erityistä huomiota. Sivistystoimen sisäisin siirroin on pyritty kattamaan vastuualueiden ylitykset. Laskujen käsittelynopeuteen lomakaudella on kiinnitetty erityistä huomiota viivästyskorkojen välttämiseksi. Kassojen, keräilytilien ja lahjoitusrahastotilien vastuuhenkilöt on nimetty. Toimialan nimeämä kassantarkastaja (hallintosuunnittelija) on tarkastanut kaikki elämänlaadun kassat. 4. Tuloksellisuuden arvioinnin pätevyys ja luotettavuus Sivistystoimialan toiminnan tuloksellisuutta arvioidaan kaupunginvaltuuston vahvistamien tuloskorttien avulla. Tavoitteet, päämäärät ja mittarit on määritelty toimialoittain asiakkaiden, talouden, toimialojen ja henkilöstön näkökulmasta. Tuloksellisuuden arvioinnissa erityisesti talouteen liittyvät mittarit painottuvat. Nämä mittaritiedot perustuvat säännöllisesti saatavaan tilastotietoon. Tuloksellisuuden arvioinnissa on apuna laadittavat prosessikuvaukset, jotka yksilöivät todettuun tulokseen johtavan toiminnan toimialojen sisällä. Toteutuminen: Toiminnan tuloksellisuutta on arvioitu osavuosikatsausten ja tilinpäätöksen yhteydessä. Tuottavuuden osalta on noudatettu koko kaupunkia koskevia ohjeita ja määräyksiä. Tuloksellisuutta on arvioitu myös asiakas- ja henkilöstökyselyillä. Kyselyiden vastausten perusteella on valittu vastuualueille ja toimintayksiköille omat kehittämiskohteensa. Vuosittain käydyt kehityskeskustelut ovat osa tuloksellisuuden arviointia. 5. Omaisuuden hankinnan, luovutuksen ja hoidon valvonta Omaisuuden hankinnan, luovutuksen ja hoidon valvonta tapahtuu kaupungin omistajapoliittisten linjausten sekä omaisuuden hankintaa ja luovutusta koskevien ohjeiden mukaisesti. Omaisuusrekisterien päivitys suoritetaan sen jälkeen, kun kaupungin yleiset ohjeet esim. irtaimiston luetteloinnista on saatu. Toteutuminen: Toimiala on osallistunut kaupungin irtaimistoluettelointiohjeiden laadintaan. Omaisuusrekisterien päivitys on edelleen kesken.
6. Sopimustoiminta Sopimusluettelot päivitetään vuosittain. Sopimusten, myös sisäisten toimittajien kanssa tehtyjen sopimusten, kustannus- ja laatukriteerien toteutumista seurataan säännöllisesti. Ostopalvelusopimuksissa kiinnitetään erityistä huomiota palvelun laatuun, turvallisuuteen ja taloudellisuuteen. Toteutuminen: Sopimusluetteloa dynastyssä päivitetään ja se on ajan tasalla. Sisäiset sopimukset laaditaan vuosittain. Ostopalvelusopimuksissa noudatetaan kaupungin hankintaohjetta ja määräyksiä hankinnoista. 7. Sisäisen tarkastuksen järjestäminen Sastamalan kaupungin ohjeistuksen mukaisesti. Ks. kohta 3. Toteutuminen: Sivistystoimessa on toimittu kaupungin ohjeistuksen mukaisesti. 8. Riskien hallinnan järjestäminen Sivistystoimi järjestää säännöllisesti riskikartoituksia. Kartoitusten pohjalta tehdään tarvittavat korjaukset ja muutokset. a. Tapaturmariskit Vastuualueilla on turvallisuussuunnitelmat ja ohjeet tapaturmien ennaltaehkäisemiseksi. Eniten riskejä aiheuttavat koulutapaturmat. Syitä, mistä ne johtuvat, kartoitetaan ja epäkohtiin puututaan, jos se on mahdollista. Oppilaille kerrotaan vaarallisista tilanteista ja heitä opetetaan varomaan. Tapaturmat kirjataan ja niistä raportoidaan. Jos kouluissa tai muissa toimipisteissä tapahtuu katastrofeja, toimii yhtenä osapuolena Sastamalan kaupungin sosiaali- ja terveyspalvelut, Sotesi ja Tampereen Aluepelastuslaitos. Yhdessä heidän kanssaan päivitetään jatkuvasti mm. yksikkökohtaiset pelastussuunnitelmat. Tilakeskukselta edellytetään ydinprosessin vuokraamien tilojen vuosittaisia
tarkastuksia. Kiinteistöissä olevien epäkohtien havaitsemisen ja niistä ilmoittaminen on jokaisen työntekijän vastuulla. Toteutuminen: Jokaisessa toimintayksikössä on päivitetyt turvallisuus- ja pelastautumissuunnitelmat. Suunnitelmat päivitetään säännöllisesti. Palotarkastukset toimintayksiköissä on toteutettu suunnitelman mukaisesti. RiskArvi on käytössä varhaiskasvatuksen, perusopetuksen, lukion ja elämänlaadun osalta. Kriisitilanteissa on toimittu hyväksyttyjen turvallisuussuunnitelmien mukaisesti. Henkilöstölle on järjestetty ensiapukoulutusta. b. Henkilöstöriskit: Henkilöstöön liittyvät keskeiset riskit liittyvät seuraaviin asiakokonaisuuksiin: tiedon siirtäminen henkilöstön vaihtuessa osaaminen jakaminen työyhteisöissä pätevien työntekijöiden saaminen riittävien työvoimareservien turvaaminen varahenkilöjärjestelmän toteuttaminen Henkilöstölle tehdään joka toinen vuosi työtyytyväisyyskysely, jonka avulla mm. kartoitetaan erilaisia riskitekijöitä. Kyselyn tulosten perusteella toimintaa on mahdollista parantaa. Toteutuma: Kaikilla toimintayksiköllä on päivitetyt perehdyttämisoppaat, jotka varmistavat tiedon siirtämisen uusille työntekijöille ja sijaisille. Avoimiin vakinaisiin toimiin ja virkoihin on saatu pätevät työntekijät. c. Rahoitus-ja talousriskit Keskeisiä rahoitus- ja talousriskejä ovat esimerkiksi riskit hankkeissa, joihin on saatu valtionavustusta. Hankkeille on nimettävä vastuuhenkilöt sekä määriteltävä muut selkeät talouteen liittyvät vastuut. Erityisesti on huomioitava sijaisuudet (Ks. kohdat 2-7) sekä aikataulujen tiukka noudattaminen (Ks. kohdat 2-7). Toteutuma: Jokaiselle hankkeelle on nimetty vastuuhenkilöt. Hankkeiden seuranta ja raportointi on suoritettu asianmukaisesti.
d. Tietoturvariskit Tietoturvariskit kartoitetaan yhdessä Sastamalan Tukipalvelu Oy:n kanssa. Esim. jos työntekijä siirtyy pois Sastamalan kaupungin palveluksesta joko kokonaan tai virka/työvapaalle, esimiesten tulee varmistaa, että hänen oikeutensa eri ohjelmiin katkaistaan. Sivistystoimiala toimii koko kaupunkia koskevia tietoturvaohjeita noudattaen. Toteutuma: Sivistystoimi toimii koko kaupunkia koskevia tietoturvaohjeita noudattaen. e. Vahinkoriskit Kaupungilla on toiminnan vastuuvakuutus ja hallinnon vastuuvakuutus. Vahinkotapahtumat ja läheltä piti tilanteet kirjataan ja niistä raportoidaan tilinpäätöksen yhteydessä. Ohjeistusta tarkennetaan ja tiukennetaan tarvittaessa. Tehokkaalla sisäisellä valvonnalla ehkäistään niin aineellisten kuin immateriaalisten vahinkoriskien syntymistä. Ks. kohdat 1-7 Toteutuma: Riskien arviointia on suoritettu kaupungin riskienhallinnan ohjeen mukaisesti. 9. Palvelujen laadun seuranta Palvelujen laatua seurataan sekä ulospäin että toimialan sisällä tapahtuvilla vuosittaisilla asiakaskyselyillä sekä palvelusopimusneuvotteluissa. Palveluita kehitetään kyselyiden vastausten perusteella. Esim. sopimuksissa tulee olla määrällisten kriteerien lisäksi myös laadulliset kriteerit. Sivistystoimen yhtenä painopisteenä on laatutyö. Toteutuma: Toimialan palveluiden laatua on arvioitu säännönmukaisen laatuarvioinnin mukaan. Keskeiset asiakaskyselyiden tulokset on raportoitu lautakunnalle. 10. Päätöksenteko, johtaminen sekä johdon tietoisuus ympäristön toimivuudesta Sivistystoimen sisäiset vastuut on määritelty delegointipäätöksillä ja tehtäväkuvauksilla. Pääsääntöisesti sivistystoimen vastuualuejohtajat vastaavat oman vastuualueensa toimivuudesta.
Sivistyksen toimialatiimi ja vastuualuetiimit valmistelevat asioita sivistyslautakunnalle. Valmisteluvastuu lautakuntaan nähden on vastuualuejohtajilla, hallintoja talouspäälliköllä (koululaiskuljetukset) yhdessä kasvatusjohtajan kanssa. Esittelijän vastuu on kasvatusjohtajalla sivistyslautakunnassa. Palvelujen toimivuutta seurataan asiakaskyselyillä sekä ulospäin että vastuualueiden sisällä sekä vuosittain palvelusopimusneuvotteluissa. Samoin kerran kuussa/viikoittain kokoontuvissa sivistystoimialatiimin ja vastuualuetiimien kokouksissa. Toteutuma: Sisäisen valvonnan ja asioiden valmistelun osalta on toimittu säännösten mukaan.