Seutuvaraamo -digikokeilu Projektisuunnitelma 12/2017 Kaupunkiseudun digikokeiluryhmä
Sisällys Projektin taustaa... 1 Projektin tavoitteet... 2 Projektin organisoituminen ja resursointi... 4 Kokeiluprojektin tehtäväkokonaisuudet ja aikataulu... 6 Tehtäväkokonaisuudet... 6 Aikataulu... 7 Mahdolliset riskit ja niihin varautuminen... 9 Projektin kustannusvaikutukset ja budjetti... 10 Projektin raportointi ja viestintä... 12
Projektin taustaa Kaupunkiseudun sivistystyöryhmä on käsitellyt digitaalisuuden edistämistä sivistyspalveluissa 21.4.2017 järjestämällä työpajan konkreettisten yhteistyöehdotusten ja kokeilujen kartoittamiseksi. Työpajan tulokset käytiin läpi 14.6.2017 kokouksessa ja kesällä 2017 tehtiin sivistystoimialaa ja hyvinvointipalveluita koskeva seudullinen digitalisaatioselvitys, jossa selvitettiin seudullisen toimialajohdon näkemyksiä seudun kuntalaisten tarpeista, kehittämisen mahdollisuuksista ja tunnistettavista haasteista. Selvityksen yhteenvetona todettiin, että seudulla on vahvaa tahtotilaa yhteiseen digitalisaation kehittämiseen erityisesti asiakaspalveluprosessien sujuvoittamiseksi. Lisäksi tunnistettiin, että yhteiskehittäminen vaatii jatkossa konkreettista kehittämistyötä, joka on seudullisesti koordinoitua. Valtiovarainministeriön avustuksella Tampereen kaupunkiseudun kuntayhtymä rekrytoi hanketta ja kuntien välistä yhteistyötä koordinoimaan digikoordinaattorin. Lisäksi Tampereen kaupunkiseudun hyvinvointipalvelujen työryhmä nimesi kokouksessaan syyskuussa kuntien edustajista muodostetun digikokeiluryhmän. Digikoordinaattori on suunnitellut yhdessä digikokeiluryhmän kanssa ensimmäisen seudullisen digikokeilun syksyn 2017 aikana. Työn tavoitteeksi asetettiin seudun julkisten tilojen varaamisen, käytön ja hallinnoinnin helpottaminen. Digikokeiluryhmä on laatinut koordinaation tuella kokeilun kohteeksi valitun tilojen varaamisen sujuvoittamiseen tähtäävän "seutuvaraamo" -projektin rajauksen, suunnitelman ja alustavan budjetin vuodelle 2018. Projektin toteuttaminen on tarkoitus käynnistää vuoden 2018 alussa. Seudullisen varaamon idea on lähtenyt tunnistetusta tarpeesta: kaupunkiseudun asukkaiden tulisi pystyä varaamaan erilaisia vapaa-ajan tiloja ja alueita entistä joustavammin omien tarpeidensa mukaan. Yhteinen seutuvaraamo lisäisi tilojen ja alueiden käyttöä ja edistäisi kuntalaisten hyvinvointia saavutettavuutta parantamalla. Kustannussäästöjä saavutetaan kokeilun onnistuessa paitsi seudullisesti tehtävän yhteiskehittämisen myötä, myös tilojen parempina käyttöasteina. Kuntalaisten hyvinvointia voidaan merkittävästi parantaa esimerkiksi harrastuspaikan löytymisen kautta. Kaupunkiseudulla on todettu, että ihmiset ja palvelut liikkuvat rajattomasti yli kuntarajojen ja siksi seutuvaraamo palvelee kuntalaisten joukkoa paremmin, kuin vain yhteen kuntaan rajoittuva kokeilu. 1
Projektin tavoitteet Projektin lähtökohtana on toteuttaa kuntalaislähtöinen digitalisaatiokokeilu seudullisesti. Tavoitteena on ensinnäkin mahdollistaa kuntien hallinnoimien tilojen ja alueiden avaaminen seudullisesti varattaviksi ja käytettäviksi aiempaa laajemmin. Tilojen avaamisen avulla voidaan toisaalta palvella kuntalaisia kuntarajattomasti aiempaa paremmin, toisaalta tehostaa kuntien tilojen ja alueiden käyttöä käyttöasteita nostamalla. Merkittävä tavoite projektissa on tilojen avaamisen ohella tiloihin liittyvien asiakaspalveluprosessien sujuvoittaminen ja parantaminen. Tähän saakka tilojen varaamisen käytännöt ovat vaihdelleet suuresti kunnasta riippuen. Yleisesti ottaen tilanne kuitenkin on ollut se, että tilojen varaaminen on ollut haastavaa ja useasti edelleen puhelin- tai sähköpostivarauksen takana. Pääsääntöisesti varattavissa olevien tilojen tarjontaa ei ole ollut nähtävillä kootusti kuin korkeintaan otsikkotasolla. Kuntien hallinnolliset rajat ovat usein määrittäneet tilojen tarjontaa sekä kuntien sisällä että niiden välillä. Tilojen etsimisen ja varaamisen prosessia ei ole usein suunniteltu kuntalaisen tarpeista käsin. Seudullisella digikokeilulla on tarkoitus asteittain vastata kaikkiin edellä kuvattuihin haasteisiin. Projektissa on tarkoitus ottaa käyttöön järjestelmä, jonka avulla sekä tilojen hallinnointi että niiden varaaminen on aiempaa helpompaa ja sujuvampaa. Tavoitteena on, että projektin ansiosta kuntalaiset voivat tulevaisuudessa löytää ja varata tarpeeseensa vastaavan tilan helposti, nopeasti ja ennen kaikkea kuntarajattomasti. Samalla kuntalaiselle voidaan tarjota kaikki oleellinen tieto tilasta (esimerkiksi sijainti, valokuvia, maksimi käyttäjämäärä ja varauksen kesto, aukioloajat, varauskalenteri, mahdollinen hinta, varauksen säännöt, tilan varustelu ym.) heti varausta tehdessä. Lisäksi on mahdollista, että projektin myötä käyttöön otettavassa järjestelmässä voidaan markkinoida ja varata myös kuntalaisille tarjottavia palveluita, esimerkiksi lasten uimakouluja tai kesäleirejä. Palvelun käyttöliittymän on tarkoitus toimia karttapohjaisesti, jolloin kuntalainen voi hakea lähimpänä olevia tiloja sijaintinsa perusteella. Edellä kuvatun asiakaspalveluprosessin parantamisen myötä päästään tilanteeseen, jossa seudun lähes 400 000 kuntalaista palvellaan entistä paremmin. Projekti on konkreettinen osoitus siitä, mitä seutuyhteistyöllä voidaan parhaimmillaan kuntalaisen näkökulmasta saavuttaa. Tilojen 2
saavutettavuuden parantamisen keskeisenä tavoitteena on lisätä kuntalaisten hyvinvointia ja osallisuutta. Seudullisesti projektin avulla tavoitellaan kustannussäästöjä sekä tilojen käyttöasteiden nostamisen että kuntalaisten hyvinvointiin panostamisen kautta. Pidemmällä aikavälillä on mahdollista, että aiemmista tilojen hallinnointiin tähän asti käytetyistä järjestelmistä kyetään ainakin joiltain osin luopumaan. Pidemmän aikavälin tavoitteena on myös ryhtyä käymään periaatteellista keskustelua kaupunkiseudun kuntien tilojen käytön periaatteista ja taksoista yhteistyössä kuntien tilapalvelujen kanssa. Osana projektia voidaan myös avata keskustelua mahdollisuudesta tilojen käytön ja hinnoittelun periaatteiden jonkinasteiseen yhtenäistämiseen. Projektisuunnitelmaa laadittaessa esiin on lisäksi noussut vahvasti tarve tilojen maksamisen ja kulkuoikeuksien hallinnan sujuvoittamiseen. Seutuvaraamo-kokeilun ensimmäisessä vaiheessa tarkoitus ei ole vielä kehittää näihin soveltuvaa järjestelmää käyttöön otettavan palvelun yhteyteen. Sen sijaan palvelun mahdollisen jatkokehittämisen kannalta edellä mainitut osa-alueet ovat ensiarvoisen tärkeitä tavoitteita. 3
Projektin organisoituminen ja resursointi Tampereen kaupunkiseudun kuntayhtymä Kuntayhtymän 8 jäsenkuntaa Tampereen kaupungin Digiohjelman tilankäytön tehostamisen projekti Kuvio 1: Projektin yhteistyötahot Projekti organisoidaan kolmen keskeisen yhteistyötahon ympärille. Ensinnäkin projektin valmistelussa on tunnistettu, että Tampereen kaupunki on käynnistänyt vuoden 2017 alussa Digiohjelman. Osana Digiohjelmaa Tampereen kaupunki pyrkii tilojen käytön tehostamiseen. Saavuttaakseen tavoitteensa Tampereen kaupungin Digiohjelman sisällä on syyskuussa 2017 aloitettu Kaupunkitilat 24/7 käyttöön -projekti. Yksi projektin tavoitteista on kehittää helppokäyttöinen palvelu tilojen varaamista varten. Palvelussa aiotaan huomioida tilojen varaamisen kokonaisarkkitehtuuri, eli järjestelmät ja niihin liittyvät komponentit halutaan saada keskustelemaan keskenään. Tampereen kaupungin projektissa aiotaan hyödyntää osana Digitaalinen Helsinki -ohjelmaa kehitettyä avoimen lähdekoodin Varaamo-palvelua ja muun muassa sitä varten kehitettyä Respa-resurssirajapintaa. Tampere aikoo olemassa olevan palvelun hyödyntämisen lisäksi mahdollisesti jatkokehittää sitä vastaamaan paremmin paikallisiin tarpeisiin. 4
Projekti toteutetaan yhteistyössä 6Aika-strategiahankkeen Avoin data ja rajapinnat -projektin kanssa. Tampereen kaupunkiseudun digikokeiluryhmä on todennut, että seudullisen tilojen avaamisen ja varaamisen kokeilu on hyvä toteuttaa tiiviissä yhteistyössä Tampereen Kaupunkitilat 24/7 käyttöön -projektin kanssa. Tarkoitus on, että vastuu palvelun teknisen työn kilpailuttamisesta ja toteuttamisesta on Tampereen Kaupunkitilat 24/7 käyttöön -projektilla. Seudun digikokeilua suunniteltaessa on sovittu, että Tampereen Kaupunkitilat 24/7 käyttöön -projekti kehittää osana omaa kehitystyötään palveluun seudullisen Varaamon käyttöliittymän. Kaupunkiseudun kunnat ohjeistavat seudullisen palvelun raamit Tampereen Kaupunkitilat 24/7 käyttöön -projektille ja vastaavat käyttöliittymän kehittämisen kustannuksista yhdessä. Tampereen kaupunkiseudun kuntien roolina on palvelun kehittämis- ja kokeiluvaiheessa ennen kaikkea tarjota tiloja tai muita tuotteita yhteisen palveluun. Lisäksi kunkin kunnan edustaja(t) on pidettävä aktiivisesti mukana palvelua kehitettäessä ja siihen liittyviä valintoja tehtäessä. Tampereen kaupunkiseudun kuntayhtymän roolina on ennen kaikkea koordinoida seudullista yhteistyötä. Kuntayhtymän vastuulla on huolehtia siitä, että Tampereen Kaupunkitilat 24/7 käyttöön -projektin kehitystyöstä on ajantasainen tieto projektissa mukana olevissa kunnissa. Samalla on huolehdittava siitä, että seudun kuntien tarjoamista tiloista on saatavissa kaikki relevantti tieto resurssirajapintaa varten ja että tieto välittyy teknisen työn toteuttajille. Kuntayhtymän rooliin kuuluu myös palvelun jatkokehittämisestä käytävien keskustelujen organisoiminen Tampereen Kaupunkitilat 24/7 käyttöön -projektin ja seudun kuntien välille. Näiden ohella kuntayhtymän vastuulla on osallistaa projektin edetessä niin nykyistä tilavarauksista vastaavaa kuntien henkilöstöä kuin myös kuntien tilapalveluitakin. Tampereen kaupunkiseudun hyvinvointipalvelujen työryhmä ohjaa digikokeilua ja nimeää tarvittaessa käytännön työtä tukemaan digikokeiluryhmän myös alkuvuodelle 2018. Projektin etenemisen seuranta ja ohjaaminen kaupunkiseudun kuntien toiveiden mukaan on hyvinvointipalvelujen työryhmän ja mahdollisesti nimettävän digikokeiluryhmän vastuulla. Ajatuksena on, että ryhmä kokoontuisi muutamia kertoja kevään 2018 aikana, ja voisi käydä keskustelua projektin etenemisestä sähköisesti milloin tahansa se koetaan tarpeelliseksi. 5
Kokeiluprojektin tehtäväkokonaisuudet ja aikataulu Tehtäväkokonaisuudet Alustava kartoitus kokeiluun mukaan otettavista kaupunkiseudun kuntien tiloista on tehty jo projektin suunnittelun aikana. Lähtökohtana on ollut, että kukin kunta saa ehdottaa mukaan kokeiluun sellaisia tiloja, joiden mukaan ottamisen ne kokevat helpoimmaksi tai muuten hyväksi. Alkuvuodesta voi olla järkevää lajitella tiloja sen mukaan, mihin aikaan vuodesta niitä voi käyttää. Tarvittaessa osa tiloista voidaan päättää ottaa mukaan kokeiluun vasta myöhemmässä vaiheessa, käytännössä vuoden 2018 puolivälin tienoilla. Kokeiluun liittyvät tehtäväkokonaisuudet on jaettu edellä kuvatuille toimijoille seuraavalla tavalla: Tampereen kaupunkiseudun kehyskunnat: Kaupunkiseudun kehyskuntien tehtävänä on kartoittaa kuntayhtymän koordinoimana palveluun lisättäviä tiloja, vahvistaa mukaan otettavat tilat ja kokeiluversion valmistuttua siirtää tilojen tietoja palveluun. Tiloihin liittyvään informaatioon kuuluu valokuvien ottaminen tai olemassa olevien kuvien hakeminen, tiedot maksimikäyttäjämäärästä ja varauksen kestosta, sijainti, aukioloajat, mahdollinen hinta, tilan varustelu, varauksen säännöt sekä mahdollisesti olemassa olevan varauskalenterin tiedot. Myös muita tietoja on mahdollista kerätä. Kehyskuntien vastuulla on tuottaa edellä kuvattu informaatio mukaan otettavista tiloista ja toimittaa se eteenpäin kuntayhtymälle. Kokeiluversion testaamisessa on hyvä hyödyntää seudun kunnissa olemassa olevia osallisuusalustoja ja kuntalaisten verkostoja, esimerkiksi erilaisia asukasverkostoja ja seuraparlamentteja. Kehyskuntien vastuulla on huolehtia palvelun pilottiversion testikäytön toteuttamisesta, kukin oman kuntansa osalta. Käytännössä tämä tarkoittaa testikäyttäjäryhmien keräämistä sekä palautteen ja havaintojen raportoimista projektia koordinoivalle kuntayhtymän projektityöntekijälle. Sopivia testikäyttäjäryhmiä voidaan valita esimerkiksi kokeiluun mukaan otettavien tilojen luonteesta riippuen. Kehyskuntien vastuulla on viestiä palvelusta aktiivisesti kokeilun aikana kuntalaisilleen. 6
Tampere: Teknisen työn käytännön toteuttaminen on Tampereen kaupungin Kaupunkitilat 24/7 käyttöön - projektin vastuulla. Koodaustyön Tampereen kaupunki aikoo kilpailuttaa vielä vuoden 2017 aikana. Työhön kuuluu sekä tilojen tietojen tallentamista varten kehitettävä seudun kuntien yhteinen resurssirajapinta että palvelun käyttäjälle näkyvä käyttöliittymä. Ensimmäisen kehitysversion jälkeen tarkoitus on, että palveluun kehitetään seudullinen käyttöliittymä. Myös sen teknisestä toteutuksesta vastaa Tampereen kaupungin Kaupunkitilat 24/7 käyttöön -projekti. Palveluun sisällön tuottamiseen liittyvät tehtävät ovat Tampereen kaupungin osalta yhteneväiset edellä kuvattujen kehyskuntien tehtävien kanssa. Tämän ohella Tampereen kaupungin vastuulla on huolehtia palvelun pilottiversion testikäytön organisoimisesta kuntalaistensa osalta. Tampereen kaupunkiseudun kuntayhtymä: Tampereen kaupunkiseudun kuntayhtymän ja erityisesti palkattavan projektityöntekijän vastuulla on koordinoida edellä kuvattuja tehtäväkokonaisuuksia sekä kuntien välistä yhteistyötä niihin liittyen. Kuntayhtymä vastaa tilojen tietojen keräämisen valmistelusta, aikatauluttamisesta ja koordinoimisesta. Tarvittaessa kuntayhtymä voi toimia jäsenkuntien apuna tietojen keräämisessä. Kuntayhtymän vastuulla on lisäksi koordinoida palvelun pilottiversion testikäyttöä, kerätä saadut palautteet ja kehitysideat yhteen sekä valmistella niistä yhteenveto palvelun jatkokehitystä varten. Lisäksi kuntayhtymä tukee tarvittaessa Tampereen kaupungin Kaupunkitilat 24/7 käyttöön - projektia ja kaupunkiseudun kehyskuntia muiden niille osoitettavien tehtävien toteuttamisessa. Aikataulu Projektisuunnitelma on valmis vuoden 2017 joulukuun puoliväliin mennessä. Seudullinen digikokeilu aloitetaan toden teolla vuoden 2018 alussa. Tampereen Kaupunkitilat 24/7 käyttöön - projektin työ Varaamo-palvelun pilottiversion kehittämiseksi ajoittuu joulukuun 2017 ja alkuvuoden 2018 väliselle ajalle. Tampereen kaupunkiseudun kuntien kokeiluun tarjoamia tiloja ja niiden tietoja 7
voidaan sen jälkeen alkaa siirtämään palvelun pilottiversioon. Kevään aikana palvelua kehitetään ja parannetaan. Tämänhetkisenä tavoitteena on, että seudullisen Varaamon kokeiluversio voidaan avata seudun kuntalaisille toukokuussa 2018. Kuvio 1: Projektin aikataulu. *) Taustaprosesseilla tarkoitetaan erityisesti tilojen tietojen keräämistä, viestintäsuunnitelman laadintaa ja muita tarvittavia valmistelevia tehtäviä. 8
Mahdolliset riskit ja niihin varautuminen Projektisuunnitelmaa tehtäessä seudun digikokeiluryhmä on laatinut projektille alustavan SWOTanalyysin. Analyysissä on listattu muutamia uhkia, joita projektilla saattaa olla. Pääosin riskien toteutuminen on tarkoitus estää niiden tiedostamisella ja projektin tarkalla etukäteissuunnittelulla. Yksi keskeisimmistä riskeistä liittyy siihen, millaisena projekti seudun kunnissa nähdään. Projektin tarkoituksena ei ole digitoida tilojen varaamisen järjestelmiä ja pitää asiakaspalveluprosesseja muuten ennallaan. Sen sijaan projekti on pystyttävä näkemään kokonaisvaltaisesti kunnianhimoisena asiakaspalveluprosessien uudistamisena, johon liittyy sen ohella myös tilojen avaamisen ja varaamisen taustaprosessien läpikäymistä ja uudistamista. Tämä ajatus on oltava laajasti sisäistettynä kokeilussa mukana olevissa kunnissa. Erityisen tärkeää tämä on tiloista vastaavien toimialojen ja tilapalveluyksiköiden johdossa. Projektin merkityksen tunnistaminen on elinehto siihen sitoutumiselle. Yhtenä haasteena SWOT-analyysissä nähtiin kuntien erilaiset tilanteet tilojen varaamisen suhteen tällä hetkellä. Tähän haasteeseen varautumisen keinona on muodostaa kokeilusta selkeä ja ehyt kokonaisuus, mihin osallistuminen on helppoa ja kustannuksiltaan edullista. Lisäksi analyysissä on todettu, että projekti tarvitsee onnistuakseen omistajan ja johdon erityisesti pilottivaiheessa. Edellä kuvattu projektin organisoituminen edellyttää, että vastuut on jaettu selkeästi myös kokeiltavan palvelun käyttöönoton jälkeen. Mikäli näin ei tapahdu, on riskinä, että hankkeen eri osat pirstaloituvat erilleen ja kokonaisuuden koordinointi on vaikeaa. Viestintä ja avoin vuoropuhelu kokeilussa mukana olevien kuntien välillä on erittäin keskeistä projektin onnistumisen kannalta. Niiden merkitys on erityisen suuri keskusteltaessa tilojen yhteiskäytöstä kuntarajattomasti. Viestinnän osalta erityisen keskeistä on palvelusta viestiminen kuntalaisille. Kokeilu voi onnistua vain, jos kuntalaiset löytävät palvelun laajasti kokeilun aikana ja alkavat käyttää sitä. Kaupunkiseudun kuntien viestinnän aktiivisuus kuntalaisilleen on tästä syystä ensiarvoisen tärkeää. Olennaista on myös tiedostaa, että projektissa on kyse kokeilusta. Tarkoitus ei ole, että palvelu otettaisiin saman tien laajamittaisesti käyttöön, tai että se voisi korvata olemassa olevat järjestelmät nopealla aikataululla. Esimerkiksi seudulla toimivien urheiluseurojen ja muiden yhteisöjen tilojen vakiovuorojen varaamiseen ei tällä projektilla ole tarkoitus kokeiluvaiheessa vaikuttaa. Hyvä on 9
tämän ohella ymmärtää, että erityisesti kuntien tilojen käyttöön liittyvien taustaprosessien, esimerkiksi tilojen käytön ja hinnoittelun periaatteiden, kehittäminen voi olla työlästä. Avainasemassa on se, että Seutuvaraamo-kokeilu nähdään askeleena kohti entistä tiiviimpää tilojen käytön yhteistyötä ja mahdollisesti myöhemmässä vaiheessa taustaprosessien yhtenäistämistä. Projektin kustannusvaikutukset ja budjetti Merkittävimmän osan projektin kustannuksista muodostaa kokeilun alkuvaiheessa avoimen lähdekoodin Varaamo-alustan muokkaaminen ja käyttöön ottaminen. Lisäksi erillisenä hankintana voidaan pitää palvelun tarpeellisia muokkauksia seudulliseen käyttöön soveltuvaksi. Teknisistä hankinnoista ja niiden hallinnasta vastaa alkuvaiheessa Tampereen kaupungin Kaupunkitilat 24/7 käyttöön -projekti. Projektin aikana on käytävä aktiivista keskustelua siitä, millainen malli teknisen järjestelmän hallintaan ja sen koordinointiin on järkevin kokeiluvaiheen jälkeen. Kokeilun onnistuessa on hyvä varautua siihen, että tilojen käyttöasteen noustessa myös niihin liittyvät siivous-, peruskorjaus- ja elinkaarikustannukset voivat nousta. Tämänhetkinen arvio olemassa olevan Varaamo-palvelun kehittämisen teknisen työn kustannuksista on noin 13 000 euroa. Arvio on tehty yhdessä Tampereen kaupungin Kaupunkitilat 24/7 käyttöön -projektin henkilöstön kanssa. Summa koostuu pääosin Varaamon käyttämiseen tarvittavan resurssirajapinnan kehittämisen kustannuksista. Tampereen kaupungin Kaupunkitilat 24/7 käyttöön -projekti vastaa kyseessä olevasta kuluerästä itse. Lisäksi Varaamon kehittämisessä on varauduttava n. 5000-10 000 euron lisäkustannukseen seudullisen käytön mahdollistamiseksi. Tarkoituksena on, että nämä kehittämiskustannukset jaetaan 31.12.2016 asukaslukujen mukaisessa suhteessa kaupunkiseudun kehyskuntien kesken 7000 euroon asti. Mahdolliset lisäkustannukset seudullisen käytön mahdollistamiseksi katetaan kaupunkiseudun kuntayhtymän budjetista. Lisäksi tarkoituksena on, että projektia seudullisesti koordinoimaan palkataan kuntayhtymään alkuvuodeksi 2018 osa-aikainen projektityöntekijä. Arvio palkkakustannuksista vuodelle 2018 on n. 6000 euroa. Myös projektityöntekijäkustannus on tarkoitus jakaa kehyskuntien kesken asukaslukujen mukaisessa suhteessa. Kehitysvaiheen jälkeen palvelun ylläpitokustannukset muodostuvat pääosin palvelimen olemassaolon kustannuksista. Arvio näistä kustannuksista 10
tarkentuu myöhemmin, mutta suuruusluokaltaan ne ovat n. 10 000e vuodessa. Palvelimen kustannukset on tarkoitus jakaa projektiin osallistuvien kuntien kesken. Lisäksi voidaan todeta, että Tampereen kaupunkiseudun kuntayhtymä on projektisuunnitelman valmistumiseen saakka vastannut digikokeilun suunnitteluvaiheen kustannuksista. Myös projektin alettua kuntayhtymä tarjoaa työpisteen projektityöntekijälle sekä kohdistaa hyvinvointipalvelujen kehittämispäällikön työpanosta projektin koordinointiin siltä osin, kuin se liittyy hyvinvointipalvelujen työryhmän ohjausrooliin. Tarvittaessa kuntayhtymä voi myös työpanoksellaan tukea projektissa mukana olevia kuntia kehitettävän palvelun paikkatietoon liittyvissä kysymyksissä. Arvio Varaamon seudullisen kehittämisen kustannuksista on yhteensä n. 11 000-16 000 euroa, joka jaetaan asukaslukujen mukaisessa suhteessa seitsemän kehyskunnan kesken. Kyseiseen summaan sisältyy palvelun seudullisen käyttöliittymän kehittämiskustannukset sekä kuntayhtymän projektityöntekijän palkka. Arvio projektin seudullisista kustannuksista ja niiden jaosta on lähetty digikokeiluryhmän kautta kuntiin tarkasteltavaksi. Lopullinen hyväksyntä seudun kunnista projektille saadaan, kun kustannusarvio valmistuu. Tampereen osuus (alkuvaiheessa n. 13 000e) kehittämiskustannuksista vastaa puolta projektin kokonaiskustannuksista. Arvio kustannuksista ja niiden jakamisesta on kuvattu oheisessa taulukossa. väestö 31.12.2016 % Arvio kehyskuntien koordinointikustannuksista ( ) Arvio kehyskuntien teknisistä kustannuksista Arvio kokonaiskustannuksista Yhteensä 381155 100 Yht. kehyskunnat (asukasluku) 152881 6000 7000 13 000 Kangasala 31190 8,2 Kangasala 20,40 % 1224 1428 2652 Lempäälä 22745 6,0 Lempäälä 14,88 % 893 1041 1934 Nokia 33210 8,7 Nokia 21,72 % 1303 1521 2824 Orivesi 9312 2,4 Orivesi 6,09 % 365 426 792 Pirkkala 19163 5,0 Pirkkala 12,53 % 752 877 1629 Tampere 228274 59,9 Vesilahti 2,92 % 175 204 379 Vesilahti 4462 1,2 Ylöjärvi 21,45 % 1287 1502 2789 Ylöjärvi 32799 8,6 Tampere 13 000 Taulukko 1: Arvioidut kustannukset 11
Projektin raportointi ja viestintä Projektin etenemistä seurataan kaupunkiseudulla tarkasti. Tampereen kaupunkiseudun kuntayhtymän koordinaattorin ja viime kädessä seudun hyvinvointipalvelujen työryhmän vastuulla on huolehtia raportoinnin asianmukaisuudesta ja ajantasaisuudesta. Tiivistä vuoropuhelua projektin etenemisestä käydään Tampereen kaupunkiseudun hyvinvointipalvelujen työryhmän kanssa. Hyvinvointipalvelujen työryhmän tehtävänä on antaa palautetta projektista saamansa raportoinnin perusteella ja tarvittaessa ohjata sitä haluamaansa suuntaan. Lisäksi projektin etenemisestä raportoidaan kuntayhtymän seutuhallitukselle sekä kuntajohtajakokoukselle. Hyvinvointipalvelujen työryhmä käsittelee valmiin projektisuunnitelman kokouksessaan 14.12.2017. Kuntajohtajakokoukselle projektin aloittamisesta raportoidaan kokouksessa 19.1.2018 ja seutuhallitukselle 31.1.2018. Projektisuunnitelma esitellään myös Tampereen kaupunkiseudun infratyöryhmässä 23.1.2018. Lisäksi projekti annetaan tiedoksi seudun kuntien hyvinvointi- ja teknisiin lautakuntiin. Projektiin liittyvästä viestinnästä keskeisen kokonaisuuden muodostaa viestintä tilavarauspalvelun käyttäjien, eli kuntalaisten suuntaan. Osana projektin aloitusta luodaan tammikuun aikana viestintäsuunnitelma, jossa määritellään viestivät tahot, viestinnän keinot, periaatteet ja kohteet. Viestintäsuunnitelman on tarkoitus sisältää seudun kunnille suunnattua ohjeistusta palvelusta viestimiseen. Viestintäsuunnitelma laaditaan yhdessä kokeiluun osallistuvien kuntien kanssa ja laadintaan osallistuu tilojen hallinnoinnista vastaavaa kuntien henkilöstöä. 12