1 (6) Pöytäkirja Hämäläis Osakunnan hallituksen kokouksesta 5/2013 Aika: 7.3.2013 klo 17.00 Paikka: HO/Paasikivi Läsnä: Valtteri Aaltonen, kuraattori Olga Penkkilä, toiminnanohjaaja Emilia Aikio, sihteeri Paula Talonen, taloudenhoitaja Lotta Broms Jukka Heliö Samu Vuorinen Jyrki Eriksson Niina Iisakkila Juhani Takkunen Claudia Mariottini 1. Avaus Kuraattori avasi kokouksen klo 17.03 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous oli kutsuttu ajoissa koolle ja paikalla oli riittävästi hallituksen jäseniä. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Työjärjestys Työjärjestys hyväksyttiin sellaisenaan (liite 1). 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Jyrki Eriksson oli tyytymätön kohdan 15. muotoiluun ja halusi hieman selventää sitä. Päätettiin, että Eriksson välittää korjaukset sihteerille ja pöytäkirja käsitellään seuraavassa kokouksessa uudestaan. 5. Ilmoitusasiat Jyrki Eriksson ilmoitti, että Osakuntalainen unioni oli pyytänyt osakuntia mainostamaan opintotukimielenosoitusta jäsenilleen. Eriksson tiedotti hallitusta mielenosoituksesta ja kertoi unionin
2 (6) toivoneen osakuntien olevan aktiivisia asian suhteen. Taloudenhoitaja kertoi, ettei henkilökohtaisesti pidä siitä, että poliittisia tapahtumia mainostetaan Osakunnan äänellä. Eriksson totesi, että tapahtumasta voidaan vain tiedottaa esimerkiksi tiedottajan välityksellä. Kuraattori ehdotti, että tiedotuslistalle voisi välittää HYY:n tiedotteen mielenosoituksen olemassaolosta. Hallitukselle tarkennettiin, että mielenosoitus järjestetään 20.3. klo 18. Kuraattori tiedotti, että osakuntien 370 juhlavuodelle on valittu logo. Kuraattorin mukaan valittu logo oli kököistä vaihtoehdoista vähiten kökkö. Kahdelta tekijältä oli tullut yhteensä kolme ehdotusta, joista mikään ei ollut erityisen vakuuttava. Kuraattori kuvaili logoa marttahenkiseksi. 6. Tehdyt edustusvierailut Samu Vuorinen kertoi edustaneensa sihteerin kanssa Suomen Kulttuurirahaston vuosijuhlissa. Lahjaa kyseisiin juhliin ei tarvinnut viedä. Vuorinen kertoi juhlissa olleen hauskaa. Sihteeri kertoi tilaisuuden alkaneen MeNaiset lauluyhtyeen karjankutsunnoilla. Sihteeri totesi Vuorisen pitäneen ohjelmanumeroista enemmän kuin hän. Toiminnanohjaaja ja Samu Vuorinen olivat edustaneen EMMA:n näyttelyiden avajaisissa. Siellä oli nähtävillä norppia, hevosia, lehmiä ja Väiski Vemmelsääri. Tilaisuudessa ei ollut ollut mitään tarjoilua. Jukka Heliö kertoi edustaneensa Kymenlaakson Osakunnan 80 vuotisjuhlissa. Hän oli vienyt lahjaksi sastamalalaista sahtia. 7. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja kertoi virkailijavaihdon olleen edellisenä viikonloppuna. Megazonessa oli ollut kivaa ja alkoholi oli maistunut. Hämäläisten viikkoa vietetään seuraavalla viikolla. Hämäläisille sitseille tuli vähemmän ilmoittautumisia kuin oli odotettu. Pitoihin on kuitenkin tulossa noin 90 henkilöä, joiden lisäksi saapuu ulkomaisia vieraita, jotka eivät ole ehtineet vielä ilmoittautua pitoihin. 8. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja kävi edellisenä perjantaina Nordealla keskustelemassa pankkiyhteyshenkilön kanssa. Elisan osakkeet on laitettu myyntiin, mutta rahaa niistä ei ole vielä tullut. Jos rahaa ei kohta tule, täytyy säätiöltä pyytää jälleen määräraha etukäteen. Rahaa Elisan osakkeista pitäisi tulla noin 9500 euroa. Taloudenhoitajan mukaan tavoitteena on selvitä syksyyn asti säätiön toiminta avustuksilla ja vuosijuhlien lähestyessä myydä syksyllä sovittu osa henkivakuutuksesta. Hallitukselle tiedotettiin, että Ilveshiihdon bussista oli aiheutunut 300 euron lisälasku, joka on maksettu.
3 (6) 9. Saapunut posti Korp! Filiae Patriaelta oli saapunut tervehdyskirje, jossa kerrottiin muun muassa heidän yhteyshenkilönsä nimi ja yhteystiedot ja toivoitettiin juristikerho tervetulleeksi perinteiselle Tarton matkalle. Osakuntien Yhteisvaltuuskunnalta oli saapunut kokouskutsu. Jyrki Eriksson otti kutsun vastaan ja sanoi tarkistavansa pääseekö hän kokoukseen paikalle. Etelä Pohjalaiselta Osakunnalta oli saapunut tervehdyskirje ja virkailijaluettelo. Satakuntalainen Osakunta oli lähettänyt sähköpostitse tervehdyksen ja virkailijaluettelon. 10. Saapuneet kutsut Etelä Pohjalainen Osakunta oli lähettänyt kutsun 23.3. pidettävään 105. vuosijuhlaansa (liite 2). Todettiin, että silloin vietetään halliotuksenvaihtokaronkkaa, joten sihteeri laittaa kutsun virkailijoiden tiedotuslistalle. Koneinsinöörikilta oli lähettänyt kutsun 23.3. pidettävään 98. vuosijuhlaansa (liite 3). Claudia Mariottini oli tiedustellut sähköpostitse hallitukselta vastustaako joku hänen lähtemistään hallituksenvaihtokaronkan sijaan KIK:n juhlaan edustamaan. Kukaan ei ollut vastannut, joten sihteeri oli ilmoittanut juhliin Claudia Mariottinin ja Anna Stiina Koivulan hänen avecikseen. Satakuntalainen Osakunta oli lähettänyt kutsun 23.3. pidettävään 359. vuosijuhlaansa (liite 4). Hallitus pohti pitäisikö hallituksenvaihtokaronkan päivämäärää muuttaa, koska monet juhlat menevät sen kanssa päällekäin. Päätettiin, että karonkkaan osallistuvilta voidaan kysellä sopiiko päivämäärän vaihto perjantaihin 22.3. Varsinaissuomalainen osakunta oli lähettänyt kutsun 107. vuosijuhlaansa 6.4 (liite 5). Todettiin, että silloin vietetään kuraattorinvaihtokaronkkaa, joten sihteeri laittaa kutsun virkailijoiden tiedotuslistalle. Turun yliopiston Satakuntalais Hämäläiseltä Osakunnalta oli tullut kutsu 16.3. järjestettävään 88. vuosijuhlaan (liite 6). Hallituksesta ei löytynyt edustajia,sillä juhlat menevät Hämäläisten pitojen kanssa päällekäin. Nylands Nationilta oli saapunut kutsu 13.4. pidettävään 370. vuosijuhlaan. Koska viimeinen ilmoittautumispäivä on vasta 1.4. päätettiin siirtää kutsun käsittely jälleen seuraavaan kokoukseen. Jukka Heliö ja Jyrki Eriksson kuitenkin ilmoittivat olevansa alustavasti kiinnostuneita lähtemään edustamaan. 11. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset Koulutusvaliokunta, Koirakerho, Luontokerho ja HOT: Claudia Mariottini kertoi koirakerhon laittaneen sähköpostia agilitykurssista. Yleisvaliokunta, Äijäkerho, Leffaklubi ja Juristikerho: Juhani Takkunen kertoi, että Hikiää maalataan parhaillaan. Juristikerho on päättänyt Kristojen päivämäärän, joka on 18.5. Tarttoon juristikerho matkustaa 12 14.4.
4 (6) Ulkoasiainvaliokunta, Viiniseura, Taidekerho, Pioneeri ja pyrologikerho ja HOS: Jukka Heliön mukaan UAV:lle ei kuulu mitään uutta. Viiniseuralla ei edelleenkään ole toimintaa koska heiltä puuttuu puheenjohtaja eikä pioneeri ja pyrologikerho ei ole pitänyt sääntömääräistä kokousta. Heliö kertoi luonnostelleensa uudet säännöt HOS:ille ja lähettäneensä ne hallitukselle kommentoitavaksi. Lisäksi Heliö kertoi Pekka Hassisen puhuneen edellisenä vuonna Upplands Nationin kuraattorin kanssa osakuntalaisten kutsumisesta puolin ja toisin myös epämuodollisiin tapahtumiin. Bittikerhon suostumuksella Heliö oli kutsunut ruotsalaisia tuleville laneille. Liikuntavaliokunta, Pelikerho, POP klubben ja HOL: Jyrki Eriksson kertoi LVK:n tiedottaneen Osakunnan sählyvuorosta. Sählyvuorossa ei ole ollut riittävästi porukkaa paikalla, johon voi vaikuttaa se, että se on teeillan kanssa päällekäin. LVK oli ollut myös edellisenä päivänä pelaamassa kyykkää Wiipurilaisen Osakunnan kanssa. Paikalla olivat olleet ainaki Eriksson, Maija Häkkinen ja Eeva Häkkinen. Toiminnanohjaaja tiedusteli, voisiko sählyvuoron ajankohtaa vaihtaa. Eriksson kertoi Unisportin lähettävän sähköpostia asiasta vuosittain, jolloin siitä voisi neuvotella. Juhani Takkunen kertoi, että fyysikoilla on torstaisin vuoro, jossa ei myöskään käy paljon porukkaa. Jos Osakunnalle sopii, voitaisiin vuorot yhdistää. Sovittiin, että Takkunen lähettää Erikssonille fyysikoiden yhteystiedot asian sopimista varten. Kulttuurivaliokunta, Näytelmäkerho ja Kokkikerho ja HOS: Lotta Broms kertoi KVK:n olleen edellisenä päivänä avustamassa tv elokuvan kuvauksissa. Sihteeri tarkensi kyseessä olleen kolmiosainen Yle Draaman tuottama Riikka Pulkkisen Raja romaaniin perustuva tv elokuva. Broms myös tiedotti, että näytelmäkerhon impron ajankohtaa piti siirtää hallituksenvaihtokaronkan takia. Viestintävaliokunta, Ompelukerho, Mimmikerho ja HOT: Niina Iisakkila kertoi VVK:n pitäneen sääntömääräisen kokouksen pari viikkoa aikaisemmin. Kokouksessa mietittiin muun muassa uusia nettisivuja. Tanssikerholla on tilit plussalla ja Hälläpyörän toimitus on pitänyt kokouksen. Ensimmäinen lehti on jo taitossa ja toista lehteä kirjoitetaan paikallaan. Juhla ja ohjelmavaliokunta, HORes, Bittikerho, Snookerho ja HOL: Samu Vuorinen kertoi JVK:n kokoustaneen viikkoa aikaisemmin. Kokouksessa puhuttiin Hämäläisistä sitseistä ja pitojen jatkoista. Uusi kokous pidetään pitojen jälkeen. Vuorinen kertoi myös bittikerhon pitävän pääsiäisenä lanit. 12. Ulkojäsenhakemukset Hallitukselle ei ollut saapunut ulkojäsenhakemuksia. 13. Määräraha anomukset Toiminnanohjaaja ja laulunjohtaja Emil Artjoki olivat hakeneet 100 euroa Osakunnan uuden laulukirjan läpilaulajaisten järjestämistä varten (liite 7). Hallitus hyväksyi hakemuksen. HOS:n puheenjohtaja Niilo Kalakoski oli juhlamestari Susanna Heinon välityksellä tiedustellut maksaako Osakunta HOS:n kolme tuuraajan palkat pitojen jatkojen keikkaa varten. Hallitus keskusteli asiasta. Hallitus päätti, ettei Osakunta maksa tuuraajien palkkoja. Päätös perustui edellisvuosien linjaukseen, että HOS on velvollinen esiintymään kaksi kertaa vuodessa Osakunnalla ja on siten myös velvollinen hoitamaan itse
5 (6) riittävän kokoonpanon paikalle. 14. Tilahakemukset Tavastialta oli saapunut kysely mahdollisuudesta käyttää Osakunnan tiloja backstagena Tahdon2013 tukikonsertin aikana. Hallitus totesi, että kyseessä on asia johon Osakunnan tiloja ei perinteisesti myönnetä, mutta haittaakaan tilojen myöntämisestä ei ole, jos Tavastia käyttäisi esimerkiksi Osakuntabaaria. Päätettiin valtuuttaa toiminnanohjaaja keskustelemaan ja sopimaan asiasta Tavastian kanssa sekä neuvottelemaan hallituksen kanssa mikäli isompia kysymyksiä ilmaantuu. 15. HOS:n uusi sääntöehdotus Jukka Heliö oli välittänyt hallitukselle kommentoitavaksi ehdotuksen HOS:n uusista säännöistä. Päätettiin jatkaa sääntöjen muokkaamista sähköpostitse ja käsitellä niitä tarvittaessa myöhemmin uudestaan. 16. Muut asiat Sihteeri kertoi hallitukselle, ettei tanhuopettaja pääse pitoihin ja tämä pitäisi palkita opetuksesta jotenkin muuten. Viime vuonna palkkioksi oli annettu viikon ruuat Osakuntabaarista ja punaviinipullo. Tanhupettaja oli toivonut samaa palkkiota tänäkin vuonna. Hallitus hyväksyi ehdotetun palkkion. Toiminnanohjaaja kertasi Juhani Takkusen hallitukselle lähettämää sähköpostia ja kertoi Secmen Oy:n käyneen katsomassa palohälytysjärjestelmää. Heidän mukaansa vanhentunut palohälytyslaitteisto kannattaa uusia, mutta kulunvalvonta ja rikosilmoituslaitteistoa ei ole pakko uusia samalla kertaa. Jyrki Eriksson muistutti, että Secmenin lisäksi on muitakin yrityksiä, joilta näitä järjestelmiä saa, joten kilpailuttaminen olisi kannattavaa. Hallitus keskusteli asiasta. Päätettiin, että toiminnanohjaaja on yhteydessä säätiöön palohälytysjärjestelmän uusimisesta, minkä jälkeen säätiö voi itse hoitaa kilpailutuksen ja päätöksenteon. Päätettiin myös, että Eriksson jatkaa piirivartioinnin selvittämistä. Samalla päätettiin, että taloudenhoitaja käy ostamassa muutaman palohälyttimen korvaamaan väliaikaisesti rikkinäistä laitteistoa. Eriksson kertoi hallitukselle historiikkiprojektista. Erikssonin mukaan projekti pidetään hyvin avoimena ja muutkin kuin toimikunnan jäsenet voivat kommentoida historiikin käsikirjoituksia. Toimikunta tullaan valitsemaan maaliskuun yleiskokouksessa, jonka jälkeen se alkaa aktiivisesti hoitaa projektia eteenpäin. Hallitus pohti, pitäisikö arkisto saada historiikkiprojektia varten kuntoon. Todettiin, että säätiöltä voisi kysyä, haluaisivatko he Osakunnan juhlavuoden kunniaksi palkata jonkun laittamaan arkiston kuntoon. Taloudenhoitaja mietti, voisiko Heikki Holm pitää kierroksen Osakunnan kellareissa ja muissa tuntemattomissa tiloissa. Hallitus kannatti ajatusta ja päätettiin tiedustella Holmilta olisiko tällainen kierros mahdollinen.
6 (6) 17. Kokouksesta tiedotettavat asiat Päätettiin tiedottaa yleiskokouksessa Elisan osakkeiden myynnistä saaduista rahoista. 18. Seuraava kokous Seuraava kokous oli edellisessä kokouksessa päätetty pitää tiistaina 19.3. klo 17, jolloin päävirkailijat hoitavat yhdessä kokoustarjoilut. Sitä seuraava kokous päätetään myöhemmin uuden kuraattorin kanssa. 19. Kokouksen päättäminen Kuraattori päätti kokouksen klo 18.21. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Valtteri Aaltonen kuraattori Emilia Aikio sihteeri