1 (14) PÄÄKAUPUNKISEUDUN PARTIOLAISET RY TALOUS-, HANKINTA- JA HENKILÖSTÖOHJESÄÄNTÖ Talousohjeen laatinut: Arttu Piipponen, Tapani Tulkki Talousohje Hyväksytty: Piirihallitus VIII/2012 Hankintaohje Hyväksytty: Piirihallitus II/2014 Hankintaohjesääntö perustuu Suomen Partiolaiset Finlands Scouter ry:n hankintaohjeeseen / Hyväksytty SPH 28.8.2011 Henkilöstöohjesääntö lisätty: Piirihallitus VIII/2014 YLEISTÄ... 2 TOIMIHENKILÖT... 3 TALOUSSUUNNITTELU... 3 Talousarvio... 3 Talouden ja toiminnan yhteensovittaminen... 4 Talousarvion seurantakäytännöt tarkastetaan.... 4 KIRJANPITO... 4 TILINPÄÄTÖS... 4 TILINTARKASTUS... 4 SISÄINEN VALVONTA... 4 Taustat... 4 Piirin talouden ja henkilöstökulujen seuranta... 5 Yleiset linjaukset... 5 KULUKORVAUKSIEN LÄHTÖKOHDAT... 5 NORMAALI MENETTELY... 5 Kokouspaikka... 6 Kokoustarjoilut... 6 Kurssit... 7 Muut kulut... 7 HANKINTOJEN KONKREETTINEN TEKEMINEN JA PIIRIN EDUSTAMINEN... 7 TALOUSARVION SUURTEN MUUTOSTEN HYVÄKSYNTÄMENETTELY... 7 Hyväksyntärajat talousarvion sisäisille muutoksille... 7 TILANNEJOHTAMINEN... 7 ENNAKKOHYVÄKSYNTÄ... 8 MATKAKULUT... 8 Auton käytön korvaaminen... 8
2 (14) Osallistuminen pääkaupunkiseudulla, ei Partioasemalla... 8 Osallistuminen pääkaupunkiseudun ulkopuolella... 8 KIITTÄMISKÄYTÄNNÖT... 8 MUITA HUOMIOITAVIA ASIOITA... 8 HANKINTAOHJESÄÄNTÖ... 9 Hankintatoiminnan tavoitteet... 9 Yleiset hankintaperiaatteet... 9 Tavaran lainaaminen... 10 Kilpailutus... 10 Hankintasopimus... 11 Projektien hankinnat... 12 HENKILÖSTÖOHJESÄÄNTÖ... 13 Toimiston esimies... 13 Päätöksenteko avoinna olevien toimien täyttämisessä... 13 Harjoittelijoiden, sijaisten ja muiden lyhytaikaisten määräaikaisten työntekijöiden ottaminen... 13 Avoimuus rekrytoinneissa... 14 Työsopimuksen solmiminen... 14 YLEISTÄ Pääkaupunkiseudun Partiolaiset ry:n, myöhemmin piirin, taloudenhoidon ja varainkäytön tulee täyttää korkeat vaatimukset. Piirin tulee säilyttää avustuksia ja lahjoituksia myöntävien sekä jäsenistön ja yleisön silmissä luottamus piirin toimintaan ja taloudenhoitoon. Piirin tulee järjestää luotettavasti ja asianmukaisesti taloudenhoitoon liittyvät asiat, sisäinen valvonta ja tilintarkastus. Piirinhallinnossa, varojenkäytössä, kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä on noudatettava voimassa olevien lakien ja asetusten sekä piirin sääntöjen lisäksi tämän taloussäännön määräyksiä. Yleinen laista lähtevä huolellisuusvelvoite koskee jokaista toimijaa. Päätöksenteossa tulee tarvittaessa huomioida mahdollinen oma jääviys ja tarvittaessa pidättäytyä asian käsittelystä.
3 (14) Piirin taloudesta vastaa piirihallitus. Piirihallituksen tulee piirineuvoston syys-, kevät- ja ylimääräisten kokousten päätösten mukaisesti huolehtia piirin hallinnosta toimintasuunnitelman ja talousarvion rajoissa. Taloushallinnon johto ja valvonta, samoin kuin tämän taloussäännön noudattamisen valvonta, kuuluu piirihallitukselle. Varoja hoitaa keskitetysti piirin toiminnanjohtaja tässä taloussäännössä annettujen määräysten mukaisesti. Piirin pitkän aikavälin taloudellisen suunnittelun valmistelee toiminnanjohtaja. Pitkän aikavälin taloussuunnitelman hyväksyy piirihallitus. Piirihallituksen pöytäkirjoissa tai niiden liitteissä on todettava seuraavat sitä koskevat talouteen liittyvät tapahtumat ja päätökset: tilien käyttöoikeudet pankki- ja luottokortit talousarvio tilinpäätös jäsenmaksut annetut lahjoitukset ja avustukset investoinnit lainanotto lainananto vakuudet ja vastuut Samoin pöytäkirjoihin on kirjattava myös muut talousarvion ulkopuolelta tulevat huomattavat talouteen liittyvät tapahtumat kuten saadut lahjoitukset, keräykset yms. ja niiden tulokset. Pöytäkirjoihin kirjataan myös oleelliset poikkeamat talousarvioista. Huomattavat talousarviopoikkeamat hyväksyy piirihallitus ja tarvittaessa piirineuvosto. TOIMIHENKILÖT Kaikkien piirin hallinto-, johto- ja valvontaelimissä toimivien ja piirin toimihenkilöiden on hoidettava tehtävänsä huolellisesti. Heidän tulee huolehtia siitä, että piirin omaisuutta hoidetaan luotettavalla ja tarkoituksenmukaisella tavalla. TALOUSSUUNNITTELU Piirihallituksen on vuosittain laadittava piirin talousarvio seuraavaksi vuodeksi ja esitettävä se piirin sääntöjen mukaisesti piirineuvoston syyskokouksen vahvistettavaksi. Talousarvio Piirin vuosittainen talousarvio ohjaa rahan käyttöä. Siihen tulee sisällyttää vuosittainen ennakoitavissa oleva toiminta ja kaikki suuremmat kulut. Poikkeamat talousarvioon tulee hyväksyttää ennakkoon. Talousarviota ei tule myöskään
4 (14) lukea kuin valtion budjettia, kaikkea varattua rahaa ei tarvitse käyttää. Talouden ja toiminnan yhteensovittaminen Piirin toiminta ja talous suunnittelun yhdessä, siten toimintasuunnitelman kohdat vastaavat talousarviossa olevia kohtia. Talousarvion seurantakäytännöt tarkastetaan. Piirille laaditaan pitkän aikavälin taloussuunnitelma, joka kattaa strategiakauden (4 vuotta) ja toiminnansuunnittelukauden (2 vuotta). KIRJANPITO Toiminnanjohtajan tulee järjestää ja hoitaa kirjanpito ja palkkahallinto siten kuin kirjanpitolaissa ja asetuksessa on säädetty huomioiden lisäksi tämän taloussäännön erityismääräykset sekä hyvän kirjanpitotavan asettamat vaatimukset ja opetus- ja oikeusministeriön antamat erityismääräykset. TILINPÄÄTÖS Piirin tulee laatia tilikaudelta tilinpäätös kirjanpitolain ja -asetuksen edellyttämällä tavalla hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. Lisäksi on huomioitava opetus- ja kulttuuriministeriön ja oikeusministeriön ohjeet siten, että ryhmittelyt kuvaavat selkeästi piirin toiminnan laatua ja laajuutta. Tilinpäätös käsittää tuloslaskelman ja taseen liitetietoineen. Sitä täydentää toimintakertomus. Tuloslaskelman tulee olla verrattavissa talousarvioon. Kunkin pääluokan tuotot ja kulut tulee esittää eriteltyinä tuotto- ja kululajeittain niin, että ne kuvaavat kunkin pääluokan olennaista tuotto- ja kulukatetta. Piirihallitus esittää tilinpäätöksen ja tilintarkastuskertomuksen piirineuvoston kevätkokoukselle tilinpäätöksen vahvistamista ja vastuuvapauden myöntämistä varten. TILINTARKASTUS Tilintarkastus sisältää piirin tilikauden kirjanpidon ja tilinpäätöksen sekä hallinnon tarkastuksen. Allekirjoitettu tilinpäätös tulee luovuttaa tilintarkastajille riittävän ajoissa ennen piineuvoston kevätkokousta, jossa tilinpäätös vahvistetaan. Tilintarkastajat antavat tilintarkastuksesta tilintarkastuskertomuksen. SISÄINEN VALVONTA Piirihallituksen tehtävänä on huolehtia siitä, että talousarvion toteutumista seurataan toiminnan laatua ja laajuutta vastaavalla tavalla. Taustat Piirihallituksen jäsenet vastaavat oman toiminnanalansa johtamisesta. Tämä periaate koskee myös toiminnanalan
5 (14) talouden johtamista ja seurantaa. Toiminnanalan vahvistettu talousarvio määrittää, mihin toiminnanalalla rahaa käytetään ja kuinka paljon. Tässä asiakirjassa linjataan talouden johtamisen käytäntöjä erityisesti siitä näkökulmasta, että aikaisemmin hyväksyttyyn talousarvioon (tai muuhun vastaavaan talouspäätökseen, esim. projektin budjettiin) on tarve tehdä muutoksia toimintakauden aikana. Linjaukset koskevat erityisesti piirihallituksen jäseniä. Piirin talouden ja henkilöstökulujen seuranta Piirihallitus seuraa taloutta 4 kk:n, 6 kk:n, 9:kk:n ja 12 kk:n toteutumien osalta. Samassa yhteydessä seurataan aina myös piirin henkilöstökuluja ja niiden kehittymistä. Yleiset linjaukset Piirin maksuliikenne tulee pääsääntöisesti hoitaa pankkitilejä käyttäen. Tilien avaamisesta ja lopettamisesta sekä tilinkäyttöoikeuksista päättää piirihallitus. Toimihenkilöiden tositteet hyväksyy toiminnanjohtaja tai tämän sijaisena talouspäällikkö. Toiminnanjohtajan kulut hyväksyy piirin puheenjohtaja tai määräämänsä henkilö. Tilien käyttöoikeus on pääsääntöisesti piirin toiminnanjohtajalla ja talouspäälliköllä. Ennakot tulee selvittää kahden viikon kuluessa tapahtumasta, johon ennakko annettiin. Toiminnanjohtajan tehtävänä on valvoa, että piirin saatavien ja ennakoiden perinnästä huolehditaan. Talouteen liittyviä sopimuksia allekirjoitettaessa allekirjoittajana toimivat sopimuksen suuruuden mukaan joko nimenkirjoitusoikeudelliset henkilöt tai toiminnanjohtaja tai talouspäällikkö toiminnanjohtajan valtuutuksella. Nimenkirjoittajien allekirjoitukset vaaditaan yli 30 000 euron maksuihin. Piirileirien ja vastaavien suurtapahtumien kohdalla summa tarkistetaan erillisellä päätöksellä. KULUKORVAUKSIEN LÄHTÖKOHDAT Piiritoiminta on vapaaehtoistyötä, jonka tekeminen vaativassakin pestissä on oltava mahdollista riippumatta tekijän taloudellisesta tilanteesta. Toiminta on kuitenkin harrastustoimintaa ja siten eroaa esimerkiksi ansiotyön kaiken korvaavasta linjasta. Harrastustoimintaan kuuluu osan kustannuksista tuleminen harrastajan kukkarosta, ajoittainen omaehtoinen korvaaminen ei kuitenkaan toimi, jos kokouksia on useita viikossa. Toiminnassa on mukana vapaaehtoisia hyvin monenlaisilla pesteillä, puheenjohtajistossa ja piirihallituksessa osallistutaan ja järjestetään kokouksia useita kertoja viikossa, PuNe-pestit vaativat myös suurta aktiivisuutta ja osallistumista. Näiden pestien tekijöitä tulee siis huomioida toiminnan kuluja arvioitaessa. Partion vastuullisuus tulee näkyä myös sen tekemisessä, ympäristöystävällisyyteen tulee kiinnittää huomiota toimintaa ja matkoja suunniteltaessa. NORMAALI MENETTELY Piiritoiminnan vakiotoimintaan kuuluu seuraavat menettelytavat. Niiden käyttö on vapaata kaikille hyväksytyille toimikunnille, ryhmille ja projekteille. Näistä poikkeavat kustannukset on hyvä ennakkoon hyväksyttää ja sisällyttää talousarvioon.
6 (14) Kokouspaikka Kokoukset tulee järjestää pääasiallisesti Partioasemalla, jossa voi kokoustaa vapaasti. Kokoukselle sopiva tila tulee varata riittävän aikaisin. Matkakuluja partioasemalle ei makseta. Kokoustarjoilut Kokouksissa voi käyttää Partioaseman tarjoamia kokoustarjoiluita ja lisäksi hankkia tarvitsemansa kokoustarjoilut hallituksen vuosittain hyväksymän raamin puitteissa (vuonna 2014: 2,5 / paikalle odotettu henkilö). Korvauksen edellytyksenä on kokousmuistion (sisältäen osallistujalistan) toimittaminen toimistolle.
7 (14) Kurssit Muualla kuin Partioasemalla järjestettävät budjetoidut kurssit pidetään piirin kiinteistöillä, joiden kustannustiedot ovat saatavilla toimistolta. Kulut tulee sisällyttää vuoden talousarvioon. Matkat kursseille järjestetään osallistujamäärän perusteella, yhteiskuljetuksena. Huoltoa varten korvataan tarvittaessa yhden auton kulut. Muut kulut Muut kulut talousarvion ja ennakkohyväksynnän kautta. Tositteet hyväksyy ja maksumääräykset antaa toiminnanjohtaja tai talouspäällikkö. HANKINTOJEN KONKREETTINEN TEKEMINEN JA PIIRIN EDUSTAMINEN Piirissä toimiva luottamushenkilö tai työntekijä on oikeutettu tekemään toimintasuunnitelman mukaisen ja budjetoidun hankinnan, kun sen arvo on alle 3000 euroa. Tällöin toimitaan niin sanotulla asemavaltuutuksella: oikeus hankinnan tekoon liittyy pestissä toimimiseen, eikä erillistä valtakirjaa tai nimenkirjoitusoikeutta ole. Kun hankinnan arvo ylittää 3000 euroa, sopimuksen tai valtuutuksen tekee toiminnanjohtaja tai talouspäällikkö. Hankinnan ylittäessä 10 000 euroa hankintapäätöksen valtuuttaa työvaliokunta tai nimenkirjoitusoikeuden omaavat. Hakintojen tekemisestä enemmän kohdassa hankintaohjesääntö. TALOUSARVION SUURTEN MUUTOSTEN HYVÄKSYNTÄMENETTELY Muutokset talousarvioon hyväksyy piirihallitus ja merkittävät muutokset (yli 30 000 ) piirineuvosto. Hyväksyntärajat talousarvion sisäisille muutoksille Toimialan ministeri 1 000 Toiminnanjohtaja / Piirinjohtaja 5 000 Työvaliokunta 10 000 Muutokset ilmoitetaan ja kirjataan työvaliokunnan muistioon. TILANNEJOHTAMINEN Ajoittain toiminnassa voi tulla vastaan tilanne, joka edellyttää nopeita ja välittömiä ratkaisuja. Tyypillisesti nämä voivat tulla vastaan projekteissa. Nämä ratkaisut saattavat olla taloudellisilta vaikutuksiltaan merkittäviä. Päätöksen välittömistä, merkittäviä kustannusvaikutuksia aiheuttavista ratkaisuista tekee, mikäli mahdollista piirihallitus piirihallituksen työvaliokunta tai sen jäsen tilanteesta / projektista vastaava hallituksen jäsen yhdessä vastaavan johtajan kanssa tilanteesta vastaava johtaja.
8 (14) ENNAKKOHYVÄKSYNTÄ Kulukorvauksia on paljon helpompi käsitellä, kun niissä ei ole vielä kenenkään rahoja kiinni, eli hiukankin epäselvissä asioissa tulee aina kysyä ennakkohyväksyntä kuluille. MATKAKULUT Auton käytön korvaaminen Piiri korvaa auton käyttöä piirihallituksen vuosittain tekemän linjauksen mukaisesti, linjaus noudattelee verohallinnon auton käyttöedun kilometrikorvausta (Vuonna 2014: 0,13 /km). Osallistuminen pääkaupunkiseudulla, ei Partioasemalla Kokousmatkoja seutulipun vaikutusalueella ei makseta, poikkeuksena Puheenjohtajiston ja piirihallituksen matkat autolla. Tarvittaessa piirinjohtaja voi käyttää taksia nähdessään sen tarpeelliseksi. Pääkaupunkiseudun ulkopuolelta kokouksiin tulevien matkoja ei korvata, poikkeuksena erityistapaukset joissa PuNe- tai vaativimmissa pesteissä toimivat henkilöt esimerkiksi opiskelujen takia asuvat väliaikaisesti muualla. Tällöin voidaan erikseen sopia korvattavan osa matkoista julkisia kulkuvälineitä käyttäen. (esimerkiksi 7 kokousta, 4 korvataan) Osallistuminen pääkaupunkiseudun ulkopuolella Kaikki kulut ja suunniteltu matkamuoto tulee ennakkohyväksyttää toimistolla. Sovittuihin kokouksiin, kursseihin ja seminaareihin osallistuminen pääkaupunkiseudun ulkopuolella korvataan yleisien kulkuvälineiden matkalippuja käyttäen. Tarvittaessa kustannuksien tai ajansäästön vuoksi on mahdollista korvata myös auton käyttöä. KIITTÄMISKÄYTÄNNÖT Pääkaupunkiseudun Partiolaisissa on tarve kiittää ja kannustaa luottamushenkilöitä myös muuten kuin ansiomerkkijärjestelmää hyödyntäen. Tasapuolisen kohtelun vuoksi näitä kiittämiskäytäntöjä yhtenäistetään. Piirihallitus hyväksyy yhtenäiset käytännöt, joiden mukaisesti ryhmät, toimikunnat ja projektit voivat järjestää omia kiitos- ja kannustustilaisuuksiaan. Jatkossa Piirin luottamushenkilötoiminnan vuosittaiseen talousarvioon varataan varoja luottamushenkilöiden kiittämis- ja sparraustoimintaan. Näiden varojen kohdentaminen ja käyttäminen valmistellaan luottamushenkilötoiminnasta vastaavan hallituksen jäsenen toimesta, joka myös seuraa ko. varojen käyttöä. Piirihallitus hyväksyy toimintatavat talousarvion valmistelun yhteydessä. MUITA HUOMIOITAVIA ASIOITA Luottamushenkilöille tiedotetaan Purkissa tukku- ym. alennuksista, joita piirin toiminnassa voidaan hyödyntää. Toimisto kokoaa ja ylläpitää tietoa.
9 (14) HANKINTAOHJESÄÄNTÖ Hankinnoilla tarkoitetaan Pääkaupunkiseudun Partiolaiset ry:n (myöhemmin PäPa) nimissä tapahtuvaa tuotteiden ja palvelujen ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä. Ohje koskee myös PäPan yhdessä muiden tahojen kanssa tekemiä hankintoja siltä osin kuin PäPa pystyy hankintoihin vaikuttamaan. Hankintaohjeen tarkoituksena on parantaa hankinnoista annettujen ohjeiden noudattamista, yhtenäistää hankintakäytäntöjä, parantaa kokonaistaloudellisuutta sekä edistää kestävän kehityksen näkökulmien huomioon ottamista hankintoja tehdessä. Sitovan merkittävän hankintatilauksen tai -sopimuksen saa tehdä vain, jos (1) se sisältyy PäPan talousarvioon ja/tai päätös siitä on tehty PäPan hallituksen kokouksessa ja (2) tätä hankintaohjetta on noudatettu hankinnassa ja (3) PäPan Talousohjesäännössä (PiHa VIII/2012) määritelty toimihenkilö (toiminnanjohtaja tai talous- ja hallintopäällikkö) on vahvistanut, että nämä molemmat edellytykset täyttyvät. Merkittävän hankinnan raja on 5 000 euroa. Hankinta on vähäinen, jos sen kokonaiskustannus on alle tämän rajan. Toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen arvona pidetään neljän sopimusvuoden hintaa. Hankintatoiminnan tavoitteet Hankintatoiminnan tavoitteena on hankkia tavarat ja palvelut riittävän laadukkaina ja mahdollisimman kustannustehokkaasti. Välittömien hankintakustannusten lisäksi on oleellista hallita välillisiä hankintakustannuksia hankinnan koko elinkaaren ajalta. Hankintatoiminnalla pyritään myös luomaan pysyviä kontakteja tahoihin, jotka pystyvät tarjoamaan tuotteita ja palveluita kokonaistaloudellisesti edulliseen hintaan tarvittaessa useamman partioyhteisön toimijan tai jatkuvan käytön tarpeisiin. Yleiset hankintaperiaatteet Hankinnoissa pääperiaatteina ovat hankintojen tehokas kilpailuttaminen ja eettisten näkökohtien huomiointi sekä tarjouskilpailuissa tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu sekä suhteellisuuden periaate. Hankinnat suoritetaan taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailutusmahdollisuudet ja pyrittävä PäPan ja partioyhteisön kannalta kokonaistaloudellisesti edullisimpaan lopputulokseen. Yhdenvertainen ja syrjimätön kohtelu edellyttää, että hankinnan kaikissa vaiheissa ehdokkaita ja tarjoajia kohdellaan samalla tavalla riippumatta sellaisista tekijöistä, jotka eivät liity hankinnan toteuttamiseen. Tällaisia tekijöitä ovat erityisesti tarjoajien kansallisuus taikka sijoittautuminen jollekin paikkakunnalle (kuljetuskustannukset huomioiden), samoin PäPan tai sen edustajien läheiset yhteydet tarjoajiin. Suhteellisuusperiaate edellyttää, että kilpailutuksen vaatimukset ovat oikeassa suhteessa tavoiteltavan päämäärän kanssa. Siten esimerkiksi tarjouspyynnön sisällön, tarjousmenettelyn toteutuksen ja tarjoajien kelpoisuusehtojen tulisi olla oikeassa suhteessa hankinnan laatuun, luonteeseen ja arvoon nähden. Huomioon on otettava myös mahdolliset tarjoajan tarjouksen tekemisestä veloittamat kustannukset.
10 (14) Kestävän kehityksen periaatteet ja ympäristövaikutukset sekä materiaalin kierrätys ja uudelleenkäyttö tuotteen elinkaaren lopussa otetaan huomioon hankinnoissa valmisteluvaiheessa ja/tai tarjoajan kelpoisuusehtoja ja/tai hankinnan kohdetta määriteltäessä ja/tai tarjousten arviointikriteerinä. Avainlipputuotteita ja -palveluita tulee suosia tilanteissa, joissa kokonaiskustannus ei ole merkittävästi vastaavaa ulkomaista tuotetta/palvelua kalliimpi (perusteltava tarvittaessa). Avainlippu-alkuperämerkki kertoo, että tuote on valmistettu tai palvelu tuotettu Suomessa. Hankinnoissa on pyrittävä keskitettyyn hankintaan jolla aikaansaadaan säästöä ja tehokkuutta toimintaan. Hankintaa tehdessä on hyvä huomioida usean toimijan (toiminnanalat, säätiöt, Leirikesä ry) tarpeita ja tällä tavoin keskittää hankintoja partioyhteisössä. Valittaessa tarjousten välillä on erityisesti merkittävissä hankinnoissa päätöksen perustelut kirjattava PäPan hallituksen pöytäkirjaan tai dokumentoitava muulla tavalla. Tavaran lainaaminen Ennen hankintaa on syytä selvittää, voidaanko tarvittavia varusteita lainata. Lainaamisesta aiheutuvat välittömät kustannukset (kuljetus tms.) korvataan yleisten periaatteiden mukaan. Lainaamiseen liittyy periaate tavaran palauttamisesta samassa kunnossa kuin se lainattaessa oli. Tavaroiden kunto on syytä tarkastaa yhdessä lainaksi antajan kanssa lainausta tehtäessä. Lainattaessa on myös syytä varmistaa, että tavaroilla on riittävä vakuutusturva. Samoin tarkastus on syytä suorittaa ennen palautusta. Mahdollisen rikkoontumisen aiheuttamasta korjaamisesta tai korvauksesta on ensin neuvoteltava lainaksi antajan kanssa. Suurempien rikkoontumisten yhteydessä on oltava yhteydessä talous- ja hallintopäällikköön, jolloin mahdollisten vakuutuskorvausten hakeminen saadaan hoidetuksi asianmukaisesti. Perustelluista syistä voidaan varusteita myös vuokrata partion ulkopuolisilta tahoilta. Kilpailutus Jokaisesta merkittävästä hankinnasta tulee pyytää tarjoukset tai järjestää tarjouskilpailu vähintään kolmesta yrityksestä/tahosta. Jos vastaavia tuotteita tai palveluita hankitaan säännöllisesti tai toimittajan kanssa tehdään puitesopimus, jonka mukaisesti yksittäiset hankinnat tehdään, on toimittajat kilpailutettava riittävän usein. Vähintään kahden vuoden välein on arvioitava, onko tarvetta uudelle kilpailutukselle. Vähäinen hankinta voidaan toteuttaa ilman tarjouskilpailua, mutta tällöinkin pitää selvittää hintataso riittävän laajasti.
11 (14) Hankintasopimus Merkittävissä hankinnoissa hankintasopimus on tehtävä kirjallisena. Tämä voi tarkoittaa erillistä sopimusasiakirjaa tai sähköpostitse saadun tarjouksen perusteella sähköpostilla lähetettyä tilausta. Hankintasopimuksessa on aina mainittava: Osapuolet (ostaja: Pääkaupunkiseudun Partiolaiset, ei esimerkiksi projektin tai toimihenkilön nimi; myyjä: yrityksen virallinen nimi) Hankittava tuote/palvelu ja määrä riittävästi eriteltynä (laatu ja sen mittarit, tekniset erittelyt, kappale- /tuntimäärä, mitä hankinta ei sisällä) Osapuolten tehtävät erityisesti palvelusopimuksissa Hinta (kokonais- tai yksikköhinta, mitä hinta sisältää, alv) Maksuehdot (ajankohta, maksutapa) Toimitusehdot (tuotteissa luovutusaika ja -paikka, vastuunjako rahtikuluista sekä omistusoikeuden ja vaaranvastuun siirtymishetki, palveluissa suoritusaika -ja paikka) Palvelun tuotosten mahdollisten tekijän- ja muiden immateriaalioikeuksien jakautuminen Lisäksi on suositeltavaa mainita: PäPan erityiset tarpeet ja tuotteen/palvelun erityinen käyttötarkoitus, jos tällaista on Myyjän viivästyksen seuraamukset Myyjän virhevastuu ja takuu Ulkomailta ostettaessa riidanratkaisu ja lainvalinta Muuta huomioitavaa sopimuksessa: Keskeisissä ehdoissa pyritään yksiselitteisyyteen Tärkeät asiat otetaan esille ja niistä sovitaan (asiat on uskallettava ottaa esille, sopimuskumppanikin yleensä arvostaa sopimuskumppania, joka laatii sopimukset huolellisesti ja kiinnittää ehtoihin huomioita) Ei hyväksytä mitään sellaista, mitä ei ole ymmärretty tai mitä ei ole luettu (esim. yleiset sopimusehdot) Sopimuksen tekemisen jälkeen Sopimuksen arkistointi ja viestintä Omien velvoitteiden huolellinen täyttäminen Tuotteen tarkastus / palvelun laadun seuranta Jos toimitus viivästyy tai huomataan virhe tuotteessa tai palvelussa, kirjallinen reklamaatio mahdollisimman pian
12 (14) Projektien hankinnat Projekti (suuri tapahtuma, tilaisuus, leiri, juhla tai vastaava) josta on tehty oma budjetti, voi hankkia tavaroita tai palveluita yleisin hankinnasta määritellyin edellytyksin. Tarjouksiin ja tarjouskilpailuihin pätevät samat ohjeet kuin muissakin hankinnoissa. Laite-, kaluste- ja kalustohankinnat on rekisteröitävä ja niistä on tehtävä projektin päättymisen jälkeen selvitys PäPalle. Selvityksestä tulee käydä ilmi: tavaran ostoarvo tavaran jälleenmyyntihinta, jos tuote on myyty jos tavaraa ei ole myyty, nykyinen sijoituspaikka Erityisen tärkeää tämä on tavaroiden kohdalla, joilla on käyttöarvoa myös jatkossa (teltat, veneet, työkalut jne.). Projektin tavoitteena on myydä käytetyt tavarat projektin aikana tai välittömästi sen jälkeen, jotta vältetään varastoinnista aiheutuvat kustannukset. Tämän ohjeen tulkinnasta päättää talous- ja hallintopäällikkö. Tarvittaessa hän voi pyytää työvaliokunnalta ohjausta merkittävissä hankinnoissa.
13 (14) HENKILÖSTÖOHJESÄÄNTÖ Tässä talous- hankinta ja henkilöstöohjesäännön osassa määritellään Pääkaupunkiseudun Partiolaiset ry:ssä noudatettavat työntekijöitä ja työnantajaa koskevat erityismääräykset. (Säännöt 9 Piirin henkilöstön oikeudet ja velvollisuudet määritellään hallituksen vahvistamassa henkilöstöohjesäännössä. ) Pääkaupunkiseudun Partiolaiset ry (PäPa, piiri) kuuluu perustajajäsenenä Partiotyönantajat Scoutarbetsgivarna ry:hyn (Partiotyönantajat) ja Elinkeinoelämän keskusliitto ry:n Palvelutyönantajat ry:hyn ja noudattaa Partiotyönantajien työehtosopimusta ja palkkausjärjestelmää. Tässä ohjesäännössä määritetään muut työsuhteisiin PäPassa noudatettavat erityisehdot. Muilta osin työntekijöitä ja työnantajaa koskevat lait, asetukset, sopimukset ja määräykset on määritelty työsopimuslaissa, työaikalaissa, vuosilomalaissa ja työsopimuksessa. Tällä ohjesäännöllä ei voida heikentää ohjesäännön voimaan astuessa voimassaolevien työsuhteiden etuja. Toimiston esimies Piirin työntekijöiden ja toimiston esimiehenä toimii toiminnanjohtaja. Toiminnanjohtajan esimiehenä hallitusta edustaa piirihallituksen puheenjohtaja. Toimintaohjesäännön 4.7 mukaan Henkilöstöä koskevat asiat esittelee toiminnanjohtaja. Päätöksenteko avoinna olevien toimien täyttämisessä Hallitus täyttää johtotiimin eli toiminnanjohtajan, talous- ja hallintopäällikön, aluepäällikön ja järjestöpäällikön tehtävät. Muiden kuin johtotiimin tai myöhemmin kuvattujen lyhyempien työsuhteiden täyttämiseksi hallitus nimeää rekrytointiin osallistuvat hallituksen ja toimiston edustajat päättäessään rekrytoinnista. Rekrytointitiimi vastaa rekrytointiprosessista ja tekee päätöksen valittavasta henkilöstä. Mikäli ratkaisuun ei päästä, asia viedään työvaliokunnan päätettäväksi. Harjoittelijoiden, sijaisten ja muiden lyhytaikaisten määräaikaisten työntekijöiden ottaminen Harjoittelijat ja vastaavat henkilöt ilman palkkaa tai pienellä kustannusvaikutuksella (alle 6 kk ja korkeintaan 5000 koko jaksolta) valitsee ja ottaa toiminnanjohtaja. Tilapäiseen yli 3 kk ja alle 6 kk (korkeintaan 10 000 koko jaksolta) valitsee ja ottaa työvaliokunnan valtuutuksella toiminnanjohtaja. Tilapäiseen yli kuuden kuukauden määräaikaiseen työsuhteeseen otettavat työntekijät valitsee toiminnanjohtaja hallituksen valtuutuksella. Toiminnanjohtaja kuulee ja ottaa huomioon lähimmän luottamushenkilön mielipiteen. Päätöksissä tulee aina huomioida hyväksytty talousarvio ja voimassa olevat talousohjesäännön hyväksymisrajat, jotka on kirjattu pääosin yllä. http://purkki.partio.fi/piiri-palvelee/materiaalipankki/papan-talous-ja-hannkintaohjesaanto-2014.pdf/view
14 (14) Avoimuus rekrytoinneissa Avoinna olevat hallituksen täytettävät toimet avataan haettaviksi. Hakuaika on määrättävä vähintään neljäksitoista (14) vuorokaudeksi. Määräaikaisen työntekijän toimikauden jatkaminen voidaan kuitenkin suorittaa ilman haettavaksi julistamista edellä olevin päätösvaltamääräyksin. Toimet julistetaan haettavaksi ensisijaisesti sähköisesti. Yli kuukauden kestäviin poissaolon vuoksi avoinna oleviin tehtäviin on nimettävä sijainen tai sijaiset toimistolta. Tarvittaessa tehtävää hoitamaan palkataan määräaikainen sijainen. Toiminnanjohtajan ja talous- ja hallintopäällikön määräaikaisen sijaisen valitsee hallitus enintään neljäksi kuukaudeksi avoimella haulla tai perustelluista syistä hallituksen nimityksellä. Toimi voidaan julistaa uudelleen haettavaksi tai hakuaikaa pidentää, jos nimityksen suorittava hallitus tai toiminnanjohtaja katsoo perustellusti näin olevan. Jos toimi julistetaan uudelleen haettavaksi, hakuilmoituksessa on samalla ilmoitettava, otetaanko aikaisemmat hakemukset tointa täytettäessä huomioon. Työsopimuksen solmiminen Jokaisen työntekijän kanssa on solmittava voimassa olevien lakien ja sopimusten mukainen kirjallinen työsopimus koeaikoineen. Työehdoista ja käytännöistä päättää toiminnanjohtaja talousarvion ja Partiotyönantajien henkilöstöpolitiikan puitteissa. Ohjeet annetaan vuosittain päivitettävän Hyvä tietää työsuhteesta -ohjeen muodossa.