Tehtävät henkilöstö- ja yksikkömuutoksissa Hyväksytty xx.xx.2014
Sisällysluettelo 1. Henkilöstömuutokset... 1 1.1. Irtisanoutuminen tai määräaikaisen työsuhteen päättyminen... 1 1.2. Pitkäaikainen poissaolo, yli 2 kuukautta... 3 1.3. Lyhytaikaiset poissaolot, alle 2 kuukautta... 4 2. Yksikön toimintaan liittyvät muutokset... 4 2.1. Osaston paikkamäärä muuttuu... 4 2.2. Yksikkö toimii väliaikaisesti eri paikassa... 5 2.3. Yksikön toiminta on sulussa... 6 2.4. Yksikön toiminta loppuu kokonaan... 7
Sisäinen ohje 1 1. Henkilöstömuutokset 1.1. Irtisanoutuminen tai määräaikaisen työsuhteen päättyminen Irtisanoutumisilmoitus Työntekijä täyttää irtisanoutumislomakkeen (Intranet/Henkilöstö/Henkilöstöasiat /Irtisanoutumislomake), allekirjoittaa sen ja toimittaa lähimmälle esimiehelle Esimies tarkistaa irtisanoutumisajan oikeellisuuden, päivää ja allekirjoittaa lomakkeen ja lähettää sen kirjaamoon Jos lähiesimiehellä ei ole oikeutta hyväksyä irtisanoutumista, hän toimittaa lomakkeen allekirjoitettuna sille esimiehelle, joka voi hyväksynnän tehdä. Myös tämä esimies päivää ja allekirjoittaa lomakkeen. Lähin esimies ilmoittaa hyvissä ajoin ennen työsuhteen päättymistä ESSissä Työsopimuksen ja palv.suhteen lisätiedot- tapahtumalajilla työntekijän irtisanoutumisesta ja viimeisestä palvelussuhdepäivästä Esimies poistaa alaisen ESS Henkilöstö-listalta Tunnusten lopettaminen Esimies pyytää sulkemaan työntekijällä käytössä olevien ohjelmien käyttöoikeudet, sähköpostin ja kulkuoikeudet viimeiseen työssäolopäivään tunnuspyyntölomakkeella tai IDM-tilauksella o Sähköposti on aina pyydettävä erikseen sulkemaan tai poistamaan, määräajaksi tehty tilaus ei sulje sähköpostia o Jos käytössä on Lync-puhelinnumero (0155278 ) ja luurit tietokonepuheluita varten, numero pyydetään poistamaan tunnuspyynnöllä ja luurit palautetaan Fujitsun lähitukeen F 2/2 krs Tietokone Toimikortti Työntekijä vie viimeisenä työpäivänä henkilökohtaisen kannettavan tietokoneen tyhjennyttynä omista tiedoista Fujitsun lähitukeen F2/2 kerros, josta saa tarvittaessa apua tietokoneen tyhjennyksessä Terveydenhuollon ammattihenkilön toimikortti (esim. sairaanhoitaja, lääkäri, fysioterapeutti) on työntekijän oma ja hän pitää sen sekä PIN- ja PUK-koodit itsellään Itä-Savon sairaanhoitopiirin toimikortti (esim. osastonsihteeri, laitoshuoltaja, huoltoteknikko) toimitetaan kirjaamoon sisäisessä postissa, PIN- ja PUK-koodit työntekijä säilyttää itse tai hävittää, jos ei enää tule Sosteriin työhön Varakortti toimitetaan aina kirjaamoon
Avaimet Puhelin Sisäinen ohje 2 Sähköisen avaimen työntekijä palauttaa esimiehelle. Henkilökohtaisen sähköisen avaimen esimies toimittaa Kiinteistöhuolto/Ari Jääskeläinen, avaimen voi lähettää sisäisessä postissa työsuhteen päätyttyä. Jos avain lähetetään ennen työsuhteen päättymistä, pitää ilmoittaa ensin Ari Jääskeläiselle avaimen passivoimiseksi p. 044 417 3239. Tavalliset avaimet työntekijä palauttaa neuvontaan, avaimen palautus kuitataan henkilökohtaisesti. Tavallinen puhelin o henkilökohtainen työpuhelin, työhön ei tule jatkajaa, toimitetaan Jukka Laukkanen/Tekninen huolto o henkilökohtainen työpuhelin, työhön tulee jatkaja, puhelin jatkajalle ja numeron haltijan muutoksesta ilmoitetaan Jukka Laukkanen/ Tekninen huolto o työpistekohtaisen puhelimen työntekijä jättää työyksikköönsä. Älypuhelin o toimitetaan tyhjennettynä omista tiedoista Fujitsun lähitukeen F2/2 kerros, josta saa tarvittaessa apua puhelimen tyhjennyksessä Sisäinen puhelinluettelo o muutokset ilmoitetaan sähköpostilla osoitteeseen puhelinvaihde@isshp.fi Verotusoikeudellisen puhelinetuuden päättymisestä esimies ilmoittaa hyvissä ajoin ennen työsuhteen päättymistä ESS:ssä tapahtumalla Muut. Henkilökohtainen kirjallinen ja sähköinen materiaali Työntekijä huolehtii henkilökohtaisen kirjallisen ja sähköisen materiaalin hävittämisestä tai arkistoinnista ennen työsuhteen loppumista
Sisäinen ohje 3 1.2. Pitkäaikainen poissaolo, yli 2 kuukautta Vapaan anominen Työntekijä anoo ESSissä poissaolon ja esimies hyväksyy sen. Tunnusten lukitseminen Esimies pyytää lukitsemaan työntekijällä käytössä olevien ohjelmien käyttöoikeudet, sähköpostin ja kulkuoikeudet ensimmäisestä poissaolopäivästä alkaen tunnuspyyntölomakkeella tai IDM-tilauksella. o ennen työntekijän työhön paluuta esimiehen on pyydettävä ohjelmien käyttöoikeuksien, sähköpostin ja kulkuoikeuksien avaamista Tietokone Toimikortti Tietokone jää työntekijän poissaolon ajaksi hänen työpisteeseensä. Terveydenhuollon ammattihenkilön toimikortti (esim. sairaanhoitaja, lääkäri, fysioterapeutti) on työntekijän oma ja hän pitää sen sekä PIN- ja PUK-koodit itsellään. Itä-Savon sairaanhoitopiirin toimikortti (esim. osastonsihteeri, laitoshuoltaja, huoltoteknikko) toimitetaan kirjaamoon säilytettäväksi sisäisessä postissa, PIN- ja PUK-koodit työntekijä pitää itsellään. o esimies pyytää lähettämään toimikortin työyksikköön sisäisessä postissa tai työntekijä voi noutaa toimikorttinsa viikkoa ennen työhön paluuta Varakortti toimitetaan aina kirjaamoon Avaimet Puhelin Avaimet jätetään esimiehelle poissaolon ajaksi. Tavallinen puhelin jää esimiehelle tai työpisteeseen säilytettäväksi. Jos puhelin siirtyy poissaolon ajaksi sijaisen käyttöön, esimies ilmoittaa käyttäjän muutoksesta tekniseen huoltoon Jukka Laukkaselle p. 2878. Älypuhelin o jos puhelin siirtyy sijaisen käyttöön poissaolon ajaksi, se toimitetaan tyhjennettynä omista tiedoista Fujitsun lähitukeen F2/2 kerros, o jos ei siirry sijaisen käyttöön, jätetään poissaolon ajaksi työpisteeseen Sisäiseen puhelinluetteloon tulevat muutokset ilmoitetaan sähköpostilla osoitteeseen puhelinvaihde@isshp.fi Verotusoikeudellisen puhelinetuuden keskeytyksestä esimies ilmoittaa ESS;n kautta tapahtumalla Muut.
Sisäinen ohje 4 1.3. Lyhytaikaiset poissaolot, alle 2 kuukautta Vapaan anominen Työntekijä anoo ESSissä poissaolon ja esimies hyväksyy sen. Toimikortti Terveydenhuollon ammattihenkilön, esim. sairaanhoitaja, lääkäri, fysioterapeutti, toimikortti on työntekijän oma ja hän pitää sen sekä PINja PUK-koodit itsellään Itä-Savon sairaanhoitopiirin toimikortti, esim. osastonsihteeri, laitoshuoltaja, huoltoteknikko, toimitetaan yli 5 viikon poissaolon ajaksi kirjaamoon säilytettäväksi sisäisessä postissa, PIN- ja PUK-koodit työntekijä pitää itsellään o Esimies pyytää lähettämään toimikortin työyksikköön sisäisessä postissa tai työntekijä voi noutaa toimikorttinsa viikkoa ennen työhön paluuta Varakortti toimitetaan kirjaamoon Sähköpostin automaattinen vastaus Työntekijä laittaa sähköpostiinsa automaattisen vastauksen (poissaoloviestin) poissaolonsa ajaksi 2. Yksikön toimintaan liittyvät muutokset 2.1. Osaston paikkamäärä muuttuu Laitoshuoltoon ilmoitus merja.sairanen@isshp.fi tieto hyvissä ajoin etukäteen milloin muutos tapahtuu, vaikuttaa lomien/työjärjestelyjen suunnitteluun, vaikuttaako jonkun toisen yksikön toimintaan ja paikkamääriin Medi-IT:lle ja Tietohallintoon ilmoitus hyvissä ajoin ennen muutosta sovellustuki@medi-it.fi ja tietohallinto@isshp.fi vaikuttaa potilastietojärjestelmien taustatietoihin vaikuttaa Hyvis sähköiseen asiointiin Osastonsihteeriyksikköön ilmoitus jaana.kankkunen@isshp.fi ja anne-maarit.tuovinen@isshp.fi Ilmoitus heti kun muutos on tiedossa Ravintohuoltoon ilmoitus tuija.nykanen@isshp.fi tai arja.nokelainen@isshp.fi Intranettiin tiedote kohtaan Ajankohtaista
Sisäinen ohje 5 2.2. Yksikkö toimii väliaikaisesti eri paikassa Arkistoon ilmoitus jarkko.juuti@isshp.fi tai satu.bilund@isshp.fi postin toimittamiseksi oikeaan paikkaan Fujitsun käyttötukeen ilmoitus tuki@isshp.fi viimeistään 5 arkipäivää ennen toiminnan siirtoa uuteen yksikköön mahdollisimman tarkka selvitys muutoksessa siirtyvistä tietoteknisistä laitteista Kiinteistöhuoltoon ilmoitus hannu.kosonen@isshp.fi ja ari.jaaskelainen@isshp.fi Laitoshuoltoon ilmoitus merja.sairanen@isshp.fi hyvissä ajoin etukäteen, vaikuttaa lomien/ työjärjestelyjen suunnitteluun, vaikuttaako jonkun toisen yksikön toimintaan Lääkehuoltoon ilmoitus riitta.miettunen@isshp.fi ja apteekki@isshp.fi. tieto tarvitaan lääkkeiden toimittamiseksi oikeaan paikkaan Medi-IT:lle ja Tietohallintoon ilmoitus hyvissä ajoin ennen muutosta sovellustuki@medi-it.fi ja tietohallinto@isshp.fi vaikuttaa potilastietojärjestelmien taustatietoihin vaikuttaa Hyvis sähköiseen asiointiin Osastonsihteeriyksikköön ilmoitus jaana.kankkunen@isshp.fi ja anne-maarit.tuovinen@isshp.fi Ilmoitus heti kun muutos on tiedossa Ravintohuoltoon ilmoitus tuija.nykanen@isshp.fi tai arja.nokelainen@isshp.fi Intranettiin tiedote kohtaan Ajankohtaista
Sisäinen ohje 6 2.3. Yksikön toiminta on sulussa Arkistoon ilmoitus jarkko.juuti@isshp.fi tai satu.bilund@isshp.fi mihin yksikköön saapuva posti viedään sulun aikana Kiinteistöhuoltoon ilmoitus hannu.kosonen@isshp.fi ja ari.jaaskelainen@isshp.fi huoltojen ja korjauksien teko sulun aikana, ovien lukitseminen kulunvalvonnan kautta Laitoshuoltoon ilmoitus merja.sairanen@isshp.fi tieto hyvissä ajoin etukäteen sulkuajankohta, mihin toiseen yksikköön potilaita siirtyy, vaikuttaa lomien/työjärjestelyjen suunnitteluun, vaikuttaako jonkun toisen yksikön toimintaan Lääkehuoltoon ilmoitus riitta.miettunen@isshp.fi ja apteekki@isshp.fi tieto tarvitaan, ettei mahdollisia sulun jälkeen toimitettavia tilauksia toimiteta vääränä ajankohtana Medi-IT:lle ja Tietohallintoon ilmoitus hyvissä ajoin ennen muutosta sovellustuki@medi-it.fi ja tietohallinto@isshp.fi vaikuttaa potilastietojärjestelmien taustatietoihin vaikuttaa Hyvis sähköiseen asiointiin Osastonsihteeriyksikköön ilmoitus jaana.kankkunen@isshp.fi ja anne-maarit.tuovinen@isshp.fi Ilmoitus heti kun muutos on tiedossa Ravintohuoltoon ilmoitus tuija.nykanen@isshp.fi tai arja.nokelainen@isshp.fi Intranettiin tiedote kohtaan Ajankohtaista
Sisäinen ohje 7 2.4. Yksikön toiminta loppuu kokonaan Arkistoon ilmoitus jarkko.juuti@isshp.fi tai satu.bilund@isshp.fi tieto mihin yksikköön saapuva posti viedään Fujitsun käyttötukeen ilmoitus tuki@isshp.fi viimeistään 5 arkipäivää ennen toiminnan loppua tietoteknisten laitteiden pois hakua varten. Kiinteistöhuoltoon ilmoitus hannu.kosonen@isshp.fi ja ari.jaaskelainen@isshp.fi ovien sulkeminen ja ilmastoinnin/jäähdytyksen ohjaus Laitoshuoltoon ilmoitus merja.sairanen@isshp.fi tieto hyvissä ajoin etukäteen lopetusajankohta, mihin toiseen yksikköön potilaita siirtyy, vaikuttaa lomien/työjärjestelyjen suunnitteluun, vaikuttaako jonkun toisen yksikön toimintaan ja paikkamääriin, tuleeko tiloihin muuta toimintaa tai remonttia Lääkehuoltoon ilmoitus riitta.miettunen@isshp.fi ja apteekki@isshp.fi Medi-IT:lle ja Tietohallintoon ilmoitus hyvissä ajoin ennen muutosta sovellustuki@medi-it.fi ja tietohallinto@isshp.fi vaikuttaa potilastietojärjestelmien taustatietoihin vaikuttaa Hyvis sähköiseen asiointiin Osastonsihteeriyksikköön ilmoitus jaana.kankkunen@isshp.fi ja anne-maarit.tuovinen@isshp.fi Ilmoitus heti kun muutos on tiedossa Ravintohuoltoon ilmoitus tuija.nykanen@isshp.fi tai arja.nokelainen@isshp.fi Intranettiin tiedote