Sä hkö pöstisä ä nnö t

Transkriptio

1 Sä hkö pöstisä ä nnö t Tampereen yliopisto Yliopistopalvelut / tietohallinto Rehtorin päätös Sisällysluettelo 1 Soveltamisala Sähköpostiosoitteet Kirjesalaisuus suojaa sähköpostia Sähköpostin käyttö Velvollisuus huolehtia tietoturvallisuudesta Vastuu sähköpostikiintiön seurannasta Vastuu viestin perillemenosta Massapostitus on luvanvaraista Sähköpostin käsittely käyttövaltuuden päättyessä Työ- ja organisaatiosähköpostin käyttö Postin käsittelyä ohjaavat säädökset Siirtokielto Kuittausvelvoite Hallintolain mukainen edelleenlähettämisvelvoite Organisaatio-osoitteen käyttövelvoite Sähköpostista huolehtiminen poissaolojen aikana Sähköpostista huolehtiminen työsuhteen päättyessä Organisaatio-osoitteesta huolehtiminen Työosoitteen käyttö yksityiseen viestintään Yliopiston oikeus hakea ja avata työosoitteeseen tulleita ja sieltä lähetettyjä viestejä Salauksen käyttö Palvelutuotanto ja ylläpito Ylläpito voi puuttua sähköpostin kulkuun Yliopiston hallinnassa olevaan sähköpostipalveluun saapuvat viestit suodatetaan Sähköpostin vastaanottaminen lakkaa, kun käyttövaltuus päättyy... 7 Sivu 1

2 7 Muita määräyksiä Sähköpostisäännöistä poikkeaminen Valvonta Voimaantulo... 8 Sivu 2

3 1 Soveltamisala Sähköpostisäännöt koskevat kaikkien yliopiston tarjoamien sähköpostipalvelujen käyttöä. Näissä säännöissä henkilökunnalla tarkoitetaan koko henkilökuntaa ja heihin rinnastettavia henkilöitä (esimerkiksi apurahalla työskentelevät tutkijat sekä emeritus- ja emerita-professorit) sekä yliopiston yksiköitä. 2 Sähköpostiosoitteet Sähköpostiosoitteet ovat joko organisaatio-osoitteita, henkilökohtaisia osoitteita tai postituslistaosoitteita. Henkilökohtaiset osoitteet ovat joko työosoitteita tai opiskeluosoitteita. Työosoitetta käytetään omien työtehtävien hoitamiseen. Organisaatio-osoitetta käytetään asiointipalveluissa ja sellaisessa viestinnässä, jossa halutaan korostaa organisaation roolia. Organisaatio-osoitteella on oltava vastuuhenkilö. Asiakkaita ohjataan ottamaan aina yhteyttä sopivan organisaatio-osoitteen kautta. Organisaatio-osoitteen käyttö henkilökohtaiseen viestintään on kielletty. Yliopiston ja opiskelijan väliseen viestintään käytetään opiskeluosoitetta. Jos opiskelija on myös työssä yliopistossa, hänen tulee käyttää työasioiden hoitamiseen työosoitettaan tai organisaatioosoitetta. Postituslistaa käytetään ryhmäviestintään. Sillä tulee olla vastuuhenkilö, jonka tehtävänä on listan mahdollinen moderointi, säännöllinen ylläpito ja tarpeettoman listan poistaminen. Henkilökohtaisessa viestinnässä tulee käyttää vain henkilökohtaisia osoitteita. Opiskelija voi ohjata opiskeluosoitteeseensa tulevan sähköpostinsa haluamaansa osoitteeseen. Yliopisto päättää sähköpostiosoitteista ja niiden muodosta. Nämä on määritelty sähköpostin palvelukuvauksessa. Yliopisto voi julkaista sähköpostiosoitteita yliopiston ulkopuolelle. Opiskelija voi kieltää sähköpostiosoitteensa julkaisemisen oman yliopiston ulkopuolelle. Henkilökuntaan kuuluva voi pyytää estämään työsähköpostiosoitteensa julkaisemisen oman yliopiston ulkopuolelle ainoastaan perustellusta syystä. 3 Kirjesalaisuus suojaa sähköpostia Yliopisto käsittelee henkilökohtaisiin osoitteisiin tulleita ja niistä lähetettyjä viestejä kirjesalaisuutta kunnioittaen yksityisinä viesteinä. Työosoitteisiin tulleiden ja niistä lähettyjen viestien kohdalla kirjesalaisuudesta voidaan poiketa kohdassa 5.10 kuvatulla tavalla. Mikäli henkilö saa toiselle tarkoitetun sähköpostiviestin, hänellä on vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto niin viestin sisällöstä kuin olemassaolostakin. Väärään osoitteeseen tulleen työsähköpostin käsittelysäännöt ovat kohdassa 5.4. Sivu 3

4 Kaikki muut väärään osoitteeseen tulleet viestit tulee palauttaa lähettäjälle ja poistaa omasta sähköpostilaatikosta. Lähetys- ja palautusvelvollisuudet eivät koske haittaohjelmaviestejä eivätkä roskapostia. 4 Sähköpostin käyttö 4.1 Velvollisuus huolehtia tietoturvallisuudesta Sähköpostin käyttäjän tulee harkita, millaisen tiedon lähettämiseen sähköposti soveltuu. Sähköposti rinnastuu turvallisuudeltaan postikorttiin. Käyttäjän tulee myös harkita millaisen tiedon säilyttämiseen ja missä määrin sähköpostilaatikkoa voi käyttää. 4.2 Vastuu sähköpostikiintiön seurannasta Sähköpostin käyttäjän tulee seurata postilaatikolle varatun tilan riittävyyttä. Tilan täyttyminen voi estää postin vastaanottamisen. 4.3 Vastuu viestin perillemenosta Jos viestin perillemeno on erityisen tärkeää, on syytä lähettää viesti hyvissä ajoin ennen mahdollista määräaikaa ja pyytää vastaanottajaa kuittaamaan viestin saapuminen. 4.4 Massapostitus on luvanvaraista Yliopiston toiminnan kannalta perustellut (esim. tutkimus, yliopiston palvelujen markkinointi) massapostitukset ovat mahdollisia ja niiden toteuttamisesta tulee sopia tietohallinnon kanssa etukäteen. 4.5 Sähköpostin käsittely käyttövaltuuden päättyessä Sähköpostiosoitteen käyttövaltuus on määräaikainen. Käyttäjän tulee ottaa talteen tarvitsemansa viestit liitetiedostoineen ennen käyttövaltuuden päättymistä. Käyttövaltuuden päätyttyä sähköpostiosoite poistetaan postituslistoilta. Kun käyttövaltuus päättyy työsuhteen päättyessä, työntekijän tulee selvittää sähköpostinsa kohdassa 5.7 kuvatulla tavalla. Sivu 4

5 5 Työ- ja organisaatiosähköpostin käyttö 5.1 Postin käsittelyä ohjaavat säädökset Työhön liittyvän sähköpostin käsittelyä yliopistossa ohjaavat Suomen lainsäädäntö, yliopiston arkistonmuodostussuunnitelma ja muut yliopiston antamat tiedon käsittelyä koskevat ohjeet. 5.2 Siirtokielto Organisaatio- tai työsähköpostiviestien siirto tai automaattinen ohjaaminen yliopiston tarjoaman sähköpostipalvelun ulkopuolelle on kiellettyä tietoturvan, tietosuojan ja tiedon hallinnan varmistamiseksi ja voi olla esimerkiksi henkilötietolain vastaista. Perustellusta syystä voidaan myöntää lupa siirtää tai ohjata posti nimettyyn palveluun (ks. kohta 7.1). Ulkopuolista sähköpostipalvelua, jota yliopisto ei ole hyväksynyt, ei saa käyttää yliopistoon liittyviin työtehtäviin. Ulkopuolisen sähköpostipalvelun käyttöä yliopiston verkosta voidaan pakottavista syistä rajoittaa teknisesti, esimerkiksi jos sen muodostama tietoturvariski yliopistolle nousee liian suureksi. 5.3 Kuittausvelvoite Jos saapuneessa viestissä on kuittauspyyntö tai kyseessä on sähköinen asiointi 1, tulee viestin käsittelijän lähettää sen lähettäjälle kuittausviesti viipymättä. 5.4 Hallintolain mukainen edelleenlähettämisvelvoite Yliopiston tai sen työntekijän toimivaltaan kuulumaton, erehdyksestä lähetetty hallintotehtäviä koskeva sähköpostiviesti on hallintolain (434/2003) 21 :n mukaisesti siirrettävä toimivaltaiseksi katsotulle viranomaiselle tai taholle ja siirrosta on ilmoitettava viestin lähettäjälle. Ellei siirto ole mahdollinen, viesti tulee palauttaa lähettäjälle ja hävittää yliopiston sähköpostijärjestelmästä. 5.5 Organisaatio-osoitteen käyttövelvoite Mikäli työosoitteeseen vastaanotettu viesti on hakemus tms. julkisiin hallintotehtäviin liittyvä asia, tulee viesti ja asian käsittely siirtää organisaatio-osoitteelle. 5.6 Sähköpostista huolehtiminen poissaolojen aikana Henkilökohtaisesta sähköpostiosoitteesta tulee huolehtia erillisen ohjeistuksen mukaisesti myös poissaolojen aikana. 1 Sähköisellä asioinnilla tarkoitetaan asian sähköistä vireillepanoa ja sen täydentämistä, käsittelyä (ml. ratkaisu) ja päätöksen. Sivu 5

6 Jos automaattista poissaoloviestiä käytetään, tulee siinä neuvoa lähettäjää ottamaan yhteyttä ensisijaisesti sopivaan organisaatio-osoitteeseen. 5.7 Sähköpostista huolehtiminen työsuhteen päättyessä Työsuhteen päättyessä työntekijän tulee ottaa talteen tarvitsemansa yksityisviestit ja sopia esimiehen kanssa työhön liittyvien viestien siirrosta yliopiston haltuun. Jos työntekijä lopettaa tehtäviensä hoitamisen ennen työsuhteen päättymistä, voi työntekijä tai hänen esimiehensä pyytää estämään sähköpostin vastaanoton välittömästi. 5.8 Organisaatio-osoitteesta huolehtiminen Vastuuhenkilön tulee varmistaa organisaatio-osoitteeseen saapuvien viestien säännöllinen ja asianmukainen käsittely ja arkistonmuodostussuunnitelman noudattaminen, myös omien poissaolojensa aikana. Organisaatio-osoitteeseen tulleet sähköpostiviestit kuuluvat työnantajalle. Saapuneisiin viesteihin on vastattava viipymättä. Vastauksesta tulee ilmetä, että se on vastaus organisaatio-osoitteeseen tulleeseen viestiin. 5.9 Työosoitteen käyttö yksityiseen viestintään Yliopiston antamaa sähköpostiosoitetta voi käyttää yksityisiin tarkoituksiin, kunhan noudattaa yliopiston ITpalvelujen käyttösäännöissä asetettuja rajoituksia. Työntekijä voi suojata yksityisyyttään erottamalla yksityiset viestit selvästi työsähköpostiviesteistä. Tämä koskee sekä saapuvia että lähteviä viestejä. Jos henkilö on sekä opiskelija että henkilökuntaa, tulee näihin rooleihin liittyvä viestintä hoitaa kyseiseen rooliin liittyvällä sähköpostiosoitteella. Työntekijän lähettämästä työsähköpostiviestistä tulee tarvittaessa selvästi ilmetä, onko viesti lähetetty työtehtävään liittyvänä kannanottona vai henkilön yksityisenä mielipiteenä Yliopiston oikeus hakea ja avata työosoitteeseen tulleita ja sieltä lähetettyjä viestejä Yliopisto voi hakea ja avata työntekijän sähköpostin erillisen ohjeen määrittelemissä tapauksissa ja tavalla Salauksen käyttö Käytettävien salausohjelmien tulee organisaatio- ja työsähköpostiviestien osalta olla yliopiston hyväksymiä ja käyttöönottamia. Salattu sähköpostiliikenne tulee tallettaa selväkielisessä muodossa turvalliseen paikkaan tai tarvittaessa salata uudelleen niin, että se on kaikkien asian käsittelijöiden käytettävissä. Sivu 6

7 Jos lähetetään erikseen salattuja liitetiedostoja, niiden avaamiseen tarvittavat salasanat tai avaimet tulee toimittaa vastaanottajalle muulla viestivälineellä, esimerkiksi tekstiviestinä varmistettuun puhelinnumeroon. Salassa pidettävien tietojen lähettämistä sähköpostilla tulee välttää. Jos se kuitenkin on välttämätöntä, ne pitää lähettää salattuina. Tarkempia ohjeita tietojen luokittelusta ja käsittelystä annetaan erikseen. 6 Palvelutuotanto ja ylläpito 6.1 Ylläpito voi puuttua sähköpostin kulkuun Puuttumisen syy voi olla sähköpostijärjestelmän palvelutason tai turvallisuuden takaaminen. Puuttuminen, käytön valvonta ja lokitietojen kerääminen ja säilyttäminen on ohjeistettu erikseen. 6.2 Yliopiston hallinnassa olevaan sähköpostipalveluun saapuvat viestit suodatetaan Kaikki sähköpostiliikenne tarkistetaan automaattisen sisällöllisen analyysin avulla ja haittaohjelmia sisältävät viestit ja liitetiedostot poistetaan automaattisesti, suoritettavaa koodia sisältävät liitteet poistetaan automaattisesti, haitallisten, suurten tai monilukuisten liitetiedostojen välittämistä voidaan rajoittaa. Lisäksi merkitään tai voidaan ilmoittamatta tuhota viestit, jotka saapuvat tunnetuista roskapostia välittävistä palvelimista tai luokitellaan roskapostiksi automaattisen sisältöanalyysin perusteella. Yliopiston käyttämät ulkopuoliset sähköpostipalveluntarjoajat noudattavat sähköpostin suodatuksessa omia käytäntöjään sähköpostiviestinnän turvaamiseksi. 6.3 Sähköpostin vastaanottaminen lakkaa, kun käyttövaltuus päättyy Yliopisto ei ota vastaan henkilölle lähetettyjä viestejä, vaan ilmoittaa automaattisesti lähettäjälle osoitteen toimimattomuudesta. Samalla kaikki mahdolliset sähköpostiosoitteeseen liitetyt viestien uudelleenohjaukset lakkaavat toimimasta. Sivu 7

8 7 Muita määräyksiä 7.1 Sähköpostisäännöistä poikkeaminen Lupa sähköpostisäännöistä poikkeavaan toimintaan voidaan myöntää vain kirjallisen hakemuksen perusteella ja perustellusta syystä. Luvan poikkeamaan voi myöntää tietohallintojohtaja. Luvassa voi olla ehtoja, rajoituksia ja lisävastuita. 7.2 Valvonta Sähköpostisääntöjen valvonnasta vastaavat tietohallinto ja työnjohdollisesti esimiehet kukin osaltaan. Sääntöjen rikkomustapauksissa menetellään IT-palvelujen käyttösäännöissä säädetyllä tavalla. 7.3 Voimaantulo Nämä sähköpostisäännöt tulevat voimaan ja korvaavat aiemmat vastaavat säännöt. Sivu 8