1 KEHITYSVAMMAISTEN PALVELUJEN HYVÄT KÄYTÄNNÖT OHJEET KÄYTÄNNÖN KUVAAMISEKSI Kehitysvammaliitto / Hyvät käytännöt -projekti
2 Tuotetaan käytännöstä tietoa yhdessä Käytännön kuvaamisen tarkoituksena on koota ja tuottaa tietoa käytännöstä siten, että siihen tutustuvat saavat käsityksen käytännön tavoitteista, toteuttamisesta ja tarkoituksesta. Kuvauksen avulla muut alan toimijat voivat arvioida käytännön soveltuvuutta palveluihinsa. Tavoitteena on, että kuvaus sisältää riittävästi tietoa käytännöstä: tarkoitus, toteutuksen eri vaiheet, edellytykset ja käytetyt välineet ja menetelmät, on helposti luettavissa ja omaksuttavissa: selkeä, jäsennelty ja tiivis, kertoo, miten käytäntö täyttää hyvän käytännön tunnuspiirteet, kannustaa ja ohjaa muita soveltamaan käytäntöä omaan toimintaansa, sisältää toteuttajien yhteystiedot. Varaa aikaa Kuvauksen tekemiseen kannattaa käyttää aikaa, jotta se onnistuu vakuuttamaan arvioijat ja muut käytäntöön tutustuvat henkilöt. Hyvä kuvaus auttaa myös muita soveltamaan käytäntöä ja vältyt näin turhilta yhteydenotoilta. Yhteydenotot ovat antoisampia, kun toinen osapuoli on jo omaksunut perustiedot käytännöstä. Kuvausta voi hyödyntää myös muuten kuin hyvien käytäntöjen esittelyssä: sitä voi käyttää uusien työntekijöiden perehdytyksessä tai oman toiminnan esittelyssä. Jotkut käytännöt ovat sellaisia, että niiden kuvaukset kannattaa liittää esimerkiksi laatukäsikirjaan. Aluksi kuvaus arviointia varten Ensimmäisessä vaiheessa tuotamme yhdessä kuvauksen, jota käytetään käytäntöä arvioitaessa. Arvioinnin tarkoituksena on selvittää, kuinka käytäntö täyttää hyvän käytännön tunnuspiirteet, millainen tarve käytännön levittämiselle on ja miten käytäntö soveltuu toteutettavaksi muissa organisaatioissa. Lisäksi arvioinnissa pohditaan käytännön vahvuuksia ja parantamisalueita. Kuvauksen ja arvioinnin yhteydessä syntyy tietoa, jota voidaan hyödyntää käytännön soveltamisessa muualle sekä käytännön kehittämisessä yhä paremmaksi. Ennen kuvaamista Tutustu aluksi kaikkeen käytäntöön liittyvään materiaaliin, joita sinulla on käytettävissäsi (esim. työohjeet, asiakaspalautteet, asiakaskyselyraportit, käytetyt välineet, kirjallisuus, siitä kirjoitetut artikkelit). Pohdi sitten mitä haluat käytännöstä kertoa ja miksi haluat esitellä käytännön. Tämä auttaa sinua jäsentämään käytäntöön liittyviä tietoja ja kokemuksiasi ja kuvaaminen sujuu paremmin. Tutustu myös aiemmin tehtyihin kuvauksiin. Voit saada niistä vinkkejä oman kuvauksesi tekemiseen. Tämä auttaa ymmärtämään millaisia asioita käytännöistä voi ja kannattaa kertoa kuvauksessa. Tee kuvaus lomakkeelle Käytännön kuvaus tehdään erilliselle lomakkeelle. Lomakkeen ohjeissa on kerrottu, mitä tietoja lomakkeessa on hyvä kertoa, jotta lukija saa käsityksen käytännöstänne. Lomake ja ohjeet auttavat sinua kirjoittamaan ja jäsentämään tietoja käytännöstänne. Tekstin on hyvä olla mahdollisimman selkeää ja napakkaa. Hyvän käytännön kuvaus, kuten itse käytäntökin on aina omannäköisensä. Käytännöt vaihtelevat esimerkiksi laajuuden, käytön, siihen osallistuvien ja toimintamuotojen mukaan. Pieni käytäntö vaatii vähemmän kuvaamista kuin laaja. Noudata kuitenkin kuvauslomakkeen otsikointia ja jäsennystä. Esiteltäviin käytäntöihin tutustuminen on vaivattomampaa, kun niiden ulkoasu ja jäsennys ovat samanlaiset.
3 Kuvauksen eteneminen Kokoa tiedot - Kirjoita - Jäsennä - Tarkista - Pyydä kommentteja - Muokkaa - Lähetä Aloita kuvaaminen Varaa käytännön kuvaamiseen aikaa ja kerää käytäntöön liittyvää materiaalia saatavillesi. Varaa esille myös Kehitysvammaliittoon aiemmin lähetetty alustava kirjallinen ehdotus, jos olet tehnyt sellaisen. Kuvaus onnistuu yhteistyöllä Kirjoita ensin alustava kuvaus, johon kokoat vastauksia kuvauslomakkeen esittely -kohdassa esitettyihin kysymyksiin. Palaa tekstiin myöhemmin ja pyri jäsentämään ja huolittelemaan tekstiä. tarkista, että kaikkia asiat, jotka haluat käytännöstä kertoa, on esitetty. Tarkista kieliasu. Kuvaaminen kannattaa tehdä yhteistyössä kollegoiden kanssa. Pyydä kuvauksesta kommentteja käytäntöön perehtyneiltä kollegoiltasi ja pohtikaa yhdessä kattaako kuvaus kaiken oleellisen kuvattavasta käytännöstä ja onko kuvauksessa jotain, jonka voisi poistaa (toistoa, käytäntöön liittymättömiä asioita). Tee tarvittavat muokkaukset. Lähetä kuvaus Kuvattuasi kaikki mielestäsi oleelliset asiat, lähetä kuvaus meille (mari.rajaniemi@famr.fi). Luemme kuvauksen ja pyydämme tarvittavia lisätietoja ja täydennystä kuvaukseen. Kuvaus toimitetaan arvioitavaksi kun olemme yhdessä todenneet sen valmiiksi. Valmis kuvaus julkaistaan Vernerissä Kun arvioinnissa on todettu, että käytäntönne on hyvä (eli täyttää hyvän käytännön tunnuspiirteet) ja sen levittämiselle on olemassa tarve, jatkamme yhdessä käytännön kuvaamista tarvittavalla tavalla. Voimme esimerkiksi täydentää tekstiä tai lisätä sen yhteyteen valokuvia tai videon. Kuvausta täydennetään myös arvioinnissa syntyneillä arvioilla käytännön vahvuuksista ja parantamisalueista sekä käytännön soveltamiseen liittyvillä suosituksilla. Valmis kuvaus julkaistaan Vernerin Hyvät käytännöt -sivuilla (www.verneri.net/hyvatkaytannot). Ota yhteyttä! Hyvät käytännöt -projektin henkilökunta ohjaa käytännön kuvaamista. Kerromme mitä asioita kannattaa kuvata ja miten ja autamme kuvauksen viimeistelyssä. Lisäksi kirjoitamme jutun käytännöstä Hyvät käytännöt -sivulle. Voit ottaa yhteyttä meihin, jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset apua kuvaamisessa. Autamme mielellämme! Yhteystiedot: Mari Rajaniemi Hyvät käytännöt -projekti Kehitysvammaliitto ry Viljatie 4 A, 00700 Helsinki p. (09) 3480 9265, gsm. (0400) 701 418 fax + (09) 385 3398 sähköposti: etunimi.sukunimi@famr.fi
4 Kuvauslomakkeen esittely Olet saanut kuvausohjeiden yhteydessä erillisen lomakkeen, jolle kuvaus voidaan tehdä. Alla on vinkkejä ja ohjeita käytännön kuvaamiseen. Suositeltava pituus kuvaukselle on 2-5 sivua. KÄYTÄNNÖN NIMI Onko käytännöllä jokin vakiintunut nimi? Jos ei, voit antaa sille jonkin lyhyen sitä kuvaavan nimen. 1. Käytännön tavoite ja idea lyhyesti Esittele käytäntö ja sen idea muutamalla sanalla (max 3 lausetta). Mihin tarpeeseen käytäntö on luotu? Mitä sillä tavoitellaan? Tarkoituksena on, että lukija saa nopeasti käsityksen siitä, mistä käytännössä on kyse. 2. Käytännön arviointia Miten palvelun käyttäjät osallistuvat / ovat osallistuneet käytännön suunnitteluun, kehittämiseen toteuttamiseen ja/tai arviointiin? Mitä hyvää käytäntö tuottaa? Mistä tiedätte, että käytäntö on hyvä? Miten sen toimivuutta ja vaikutuksia on todennettu? Millä tavalla käytäntö täyttää hyvän käytännön tunnuspiirteet? Miksi käytäntöä tulisi sinusta levittää? Tarkoituksena on perustella ja kuvata sitä, millä tavoin juuri tämä käytäntö on hyvä sekä sitä miksi muidenkin kannattaisi ottaa se käyttöön. Kuvauksen luotettavuutta lisää, jos voit esitellä lyhyesti myös sen millä tavalla käytännön laatua, toimivuutta, vaikutuksia on arvioitu ja millaisia tuloksia on saatu. Onko esim. kerätty asiakaspalautetta tai onko arvioinnissa, raporteissa tms. havaittu, että jokin asia selvästi muuttunut käytännön myötä. 3. Taustaa Missä käytäntö on käytössä? Kauanko se on ollut käytössä? Miten käytännön aloittamiseen päädyttiin? Missä käytäntö on kehitetty / syntynyt? Tarkoitus on kertoa käytännön käyttöönotosta ja sen muotoutumisesta nykyisenlaiseksi. Onko tehty kehittämistä, hankittu koulutusta vai onko käytäntö syntynyt työtä tekemällä? Millaisessa tilanteessa käytäntöä on kehitetty ja käytetty? Tavoitteena on auttaa lukijaa vertaamaan omaa tilannettaan teidän tilanteeseen. 4. Käytäntöön osallistuvat henkilöt / tahot Ketkä osallistuvat käytäntöön? (esim. työntekijät, asiakkaat, yhteistyökumppanit, johto, muut yksiköt, palveluntuottajat jne.) Mitä he tekevät osallistuessaan? Tarkoitus on kertoa tiiviisti keitä kaikkia käytäntö koskee ja kuinka paljon henkilöstöresursseja ja osaamista se edellyttää. Se auttaa lukijaa hahmottamaan keitä kaikkia hänen omassa organisaatiossaan tulisi osallistaa samanlaiseen käytäntöön.
5 5. Käytännön toteuttamisen ja vaiheiden kuvaaminen Kuvaa käytännön toteuttaminen vaihe vaiheelta. Voit esittää sen esimerkiksi kaaviona, jota täydennät tekstillä. Voit kirjoittaa tarinan, joka kertoo käytännöstä (asiakas-case). Voit myös ottaa valokuvia käytännön eri vaiheista ja kertoa sen jälkeen jokaisesta kuvasta mitä siinä tapahtuu. Käytännön toteuttamisen voi kuvata myös videokuvana, mikäli siihen on mahdollisuus. Muistathan valo- ja videokuvausten yhteydessä selvittää mahdolliset tekijänoikeus-, tietosuoja- ja lupa-asiat. Pyri esittämään käytännön eteneminen tiiviisti. Lisätietoja kohdassa voit antaa lisätietoja. Tarkoituksena on neuvoa käytäntöön tutustuvia lukijoita, kuinka heidän tulisi toimia, mikäli he haluavat toimia samoin kuin tässä käytännössä toimitaan. Mitä kaikkea tehdään? Miksi toimitaan juuri niin kuin toimitaan? Miten edetään? Ketkä kaikki ovat mukana? Pohdi, millainen kuvaustapa sopisi parhaiten teidän käytäntönne kuvaamiseen. Esimerkkejä kuvaustavoista A) Tarinamainen kuvaus etenemisestä: Käytäntöä voi ajatella myös eräänlaisena tarinana, 1. jolla on alku: jokin tarve, ongelma tai tavoite 2. joka etenee eri vaiheiden kautta kohti loppuratkaisua: mitä tapahtuu matkalla kohti loppuratkaisua. Millaisia vaiheita on? 3. jolla on loppu, jossa ongelma on ratkaistu, tarve tyydytetty ja tavoite saavutettu. Tarinassa kerrotaan henkilöistä: asiakkaista, työntekijöistä, läheisistä, yhteistyökumppaneista ja kaikista muista, jotka osallistuvat käytäntöön. Käytä ajattelun herättäjänä jotain todellista tilannetta. B) Kaaviokuvaus etenemisestä: Vaihe 1 (Alku) kuka tekee? missä tekee? mitä tekee? milloin? miten? mitä välineitä? mitä tietoa? mitä osaamista? Vaihe 2 ( sitten) kuka tekee? missä tekee? mitä tekee? milloin? miten? mitä välineitä? mitä tietoa? mitä osaamista? Vaihe n. kuka tekee? missä tekee? mitä tekee? milloin? miten? mitä välineitä? mitä tietoa? mitä osaamista? Lopputulos millainen?
6 6. Kuvaa lyhyesti organisaatiota ja/tai yksikköä, jossa käytäntöä on toteutettu Kuinka paljon organisaatiollanne on asiakkaita ja työntekijöitä? Millä alueella organisaationne toimii? Missä käytäntöä toteuttava(t) toimipiste sijaitsee? Mitä palveluita organisaationne tarjoaa? Miten tehtävänne ja tavoitteenne on määritelty? Miten käytäntö tukee näitä tavoitteita? 7. Muuta huomioitavaa Täydennä käytännön kuvaaminen -kohdan tietoja tarvittaessa. Mitä muuta käytännön toteuttamisessa tulee ottaa huomioon? tarvittavat resurssit (tilat, talous, henkilöstö, osaaminen, välineet) hyödynnettävät menetelmät edellytykset työntekijöiltä ja/tai asiakkailta 8. Yhteystiedot: organisaation nimi osoite www-sivu yhteyshenkilön nimi ja työnimike (henkilö, jolta voi pyytää lisätietoja) yhteyshenkilön puhelinnumero ja sähköpostiosoite Liitteet: Listaa tähän mahdolliset liitteet, kuten käytännöstä aiemmin tehdyt kuvaukset, esitteet, esitykset tai siitä kirjoitetut artikkelit.