1(1)
2(1) Työsopimussuhteisten tehtävien rekrytointiprosessit Henkilöstöpalvelut Kh 25.3.2013 (Päivitetty 1.8.2014) Tarkistettu kh XX.5.2017
3(1) Työsopimussuhteisten tehtävien rekrytointiprosessit Työsopimussuhteisten tehtävien hakumenettelystä ei ole lainsäädännössä tai työehtosopimuksissa määräyksiä. Työnantaja saa niistä vapaasti päättää (virkasuhteisten täyttöä ohjeistaa viranhaltijalaki). Salon kaupungin hallintosäännössä on määritetty, että kaupunginhallitus antaa työsopimussuhteisten hakumenettelyä ja täyttöä koskevan erillisen ohjeen (HS 54 ). Tässä ohjeistuksessa on kaupunginhallituksen 25.3.2013 vahvistamat työsopimussuhteisten tehtävien hakumenettelyyn ja tehtävien täyttöön liittyvät määräykset ja kaupunginhallituksen xx.5.2017 päättämät tarkistukset, jotka koskevat 1.6.2017 voimaan tulleen hallintosäännön edellyttämää tarkistusta. Tämä ohjeistus kumoaa kaikki aiemmin annetut ohjeet rekrytointimenettelystä Ennen rekrytointiprosessin aloittamista tulee kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin/ määräyksiin Täyttölupa tehtävän täyttöön tulee olla Kaupunginhallituksen päätös 16.6.2014, jossa on linjattu ne toiminnat ja tehtävät sekä akuutit kriisitilanteet, joissa on oikeus rekrytoida apulaiskaupunginjohtajan tai kaupunkikehityspäällikön luvalla. Muihin tehtäviin täyttölupa pitää hakea henkilöstöjaostolta. Palvelualueilla saattaa olla omia sisäisiä ohjeistuksia rekrytoinnista. Huomioi myös mahdolliset delegointipäätökset. Velvollisuus tarjota lisätyötä osa-aikaiselle työntekijälle Työsopimuslaki velvoittaa työnantajan tarjoamaan lisätyötä jo palveluksessa olevalle osa-aikaiselle työntekijälle ennen uusien työntekijöiden palkkaamista. Jos työnantaja tarvitsee lisää työntekijöitä sellaiseen tehtävään, johon osa-aikainen työntekijä on sopiva, pitää työtä tarjota hänelle. Sisäinen siirto On mahdollista siirtää vakinainen työsopimussuhteinen henkilö avoinna olevaan vakinaiseen työsopimussuhteiseen tehtävään. Niissä tehtävissä, joissa rekrytointia voidaan kaupunginhallituksen päätöksen ja täyttölupaohjeiden mukaan suorittaa, siirron/siirtojen myötä vapautuva vakanssi laitetaan avoimeen hakuun, talousarviomäärärahojen riittäessä. Mikäli siirtojen myötä avoimeksi jäävä tehtävä ei ole rekrytointioikeuden piirissä, tehtävä tulee jättää täyttämättä tai hakea henkilöstöjaostolta täyttölupa. Uudelleensijoituksen mahdollisuus Palvelualueiden ja työyksiköiden on selvitettävä mahdollisuus täyttää tehtävä uudelleensijoitusta odottavien joukosta. Tällöin esimies ottaa yhteyttä ensin oman palvelualueensa hallintopäällikköön, joka keskitetysti asioi henkilöstösuunnittelijan kanssa. Mikäli uudelleensijoituksen johdosta joudutaan uudelleensijoitettavan henkilön entiseen tehtävään rekrytoimaan henkilö, se voidaan tehdä ilman henkilöstöjaoston erillistä päätöstä, mikäli talousarviomäärärahat riittävät. Uusi tehtävä, joka on hyväksytty talousarvion henkilöstösuunnitelmassa Työsopimussuhteisia tehtäviä ei perusteta, mutta niistä on talousarvion vahvistamisen jälkeen silti tehtävä erillinen päätös. Perustamispäätös sisältää talousarvion laadinnan yhteydessä valmistellut Tva- tehtäväkuvauksen, tehtävän perustietolomakkeen sekä henkilöstösuunnitelmassa esitetyt ao. tehtävän perustelut. Perustamispäätöksen tekee se
4(1) viranomainen, joka hallintosäännön 55 mukaan päättää palvelussuhteeseen ottamisesta. Talousarvioprosessissa käsitellyt perustietolomakkeen asiasisällöt sitovat palvelualuetta. Tämän ohjeen määräykset koskevat myös hanke- ja projektityöntekijöitä. A) Vakituiset ja yli vuoden määräaikaiset työsopimussuhteiset tehtävät julkinen haku Kuntarekry.fi ja te-palvelut.fi sivustoilla Julkinen hakumenettely koskee kaikkia avoimeksi tulevia vakinaisia työsopimussuhteisia tehtäviä, pois lukien ne täytöt, joihin rekrytointikieltoa koskeva kaupunginhallituksen päätös antaa sisäisen täytön mahdollisuuden. yli vuoden määräaikaisia työsopimussuhteisia tehtäviä. Kaikkiin vakinaisiin ja yli vuoden määräaikaisiin tehtäviin (myös sijaisuudet) on haettava henkilöä julkisella haulla (Kuntarekry-sivustolla, kotisivulla sekä ilmoitustaululla). Rekrytoinnissa huomioitavaa: Julkinen rekrytointimenettely (Kuntarekry), hakuaika vähintään 14 päivää. Kuulutetaan julkisella ilmoitustaululla, lehti-ilmoitus vain tarvittaessa. Koeaika enintään 6 kk Maatalouslomittajien työhöntulotarkastus suoritetaan laajempana terveystarkastuksena työkyvyn arvioimiseksi. Todistus sopivuudesta on oltava esimiehen käytettävissä kolmen kuukauden kuluessa työsuhteen alkamisesta. Muiden osalta noudatetaan normaalia työhöntulotarkastusta ja todistus tulee toimittaa 30 päivän kuluessa. Mikäli henkilö ei ole lääkärin lausunnon mukaan sopiva tehtävään, työsuhteen päättäminen tulee suorittaa koeaikapurun periaatteiden mukaisesti. Ohje löytyy Santrasta. Valmisteluvaihe Palvelualue: Laatii ilmoitustekstin (kts. malli ohjeen lopussa, rekrytointiyksikkö auttaa) Toimittaa sen sähköpostitse rekrytointiyksikköön (rekrytointi@salo.fi). Tekstin pitää olla rekrytointiyksikössä vähintään kolme työpäivää ennen hakuajan alkamista. Palvelualueen harkinnan ja tarpeen mukaan ilmoitus voidaan julkaista kunnan virallisessa ilmoituslehdessä, lyhennelmä ilmoitustekstistä kirjaamoon keskiviikkoon mennessä, jos halutaan, että ilmoitus julkaistaan sunnuntain lehdessä. muussa mahdollisessa hakukanavassa esim. tietyt ammattilehdet tai internetsivustot, ilmoitus pitää toimittaa rekrytoivan yksikön toimesta, Salon kaupungin graafisen ilmeen mukaisesti. Ilmoituspohjat saa viestintäyksiköstä.
5(1) Kirjaamo: Tekee Dynasty-avauksen ja ilmoittaa asianumeron rekrytointiyksikölle ja palvelualueen yhteyshenkilölle. Huolehtii ilmoituksen kotisivulle (www.salo.fi/rekrytointi) sekä tarvittaessa lyhennelmän kaupungin viralliseen ilmoituslehteen. Tallentaa kuulutuksen Dynastyyn ja tulostaa sen ilmoitustaululle sekä toimittaa tarvittaessa (palvelualueen harkinta/pyyntö) viralliseen ilmoituslehteen Huom! Kirjaamo ei toimita ilmoituksia ammattilehtiin. Tarvittaessa rekrytoiva yksikkö voi ottaa yhteyttä viestintäpalveluihin. Rekrytointiyksikkö: Tekee ilmoituksen Kuntarekry.fi ja te-palvelut.fi sivuille. www.salo.fi/rekrytointi -sivulla linkki Kuntarekryyn, jossa näkyvillä Salon kaupungin avoimena olevat työpaikat Haku käynnissä Kirjaamo, infopiste, palvelualue: Leimaa mahdollisesti saapuneet paperihakemukset (pääsääntönä sähköinen haku) ja toimittaa ne rekrytointiyksikölle Kuntarekry järjestelmään syötettäväksi. Rekrytointiyksikkö: Kirjaa ja skannaa paperiset hakemukset Kuntarekry järjestelmään ja säilyttää hakemukset valitusajan päättymiseen asti. Merkitsee hakijoiden kelpoisuudet. Kelpoisuuden on täytyttävä ennen työsuhteen alkamista ja työsopimuksen laatimista. Vastuu kelpoisuuden oikeellisuudesta on rekrytoivalla esimiehellä. Vastaa väliaikatiedusteluihin hakutilanteesta. Haku päättyy Rekrytointiyksikkö: Tiedottaa esimiestä, kun kaikki hakemukset ovat järjestelmässä esimiehen tarkasteltavina.
6(1) Kirjaamo Poistaa kuulutuksen ilmoitustaululta ja toimittaa sen päätearkistoon (Kuntarekry.fi ja te-palvelut.fi sivuilla oleva ilmoitus poistuu automaattisesti hakuajan päätyttyä). Palvelualue / rekrytoivan yksikön esimies Kutsuu valitsemansa henkilöt haastatteluun (tai rekrytointiyksikkö kutsuu) ja haastattelee heidät. Päätös rekrytoitavasta henkilöstä tehdään hallintosäännön mukaisesti. Päätös on tehtävä ehdollisena lääkärintodistuksen sekä mahdollisen rikosrekisteriotteen toimittamisen johdosta. Samassa päätöksessä vahvistetaan palkka hallintosäännön 55 :n sekä talousarvion laadintaohjeiden mukaisesti. Valinnasta tehdään viranhaltijapäätös Dynastyssa (julkisessa haussa olevat tehtävät täytettävä Dynasty-päätöksellä). Toimistopalveluilta saa apua tarvittaessa Dynastyn käyttöön. Päätökseen tulee kirjata myös varalle valitut. Allekirjoitettu viranhaltijapäätös tulee toimittaa sähköisesti rekrytointiyksikköön päätöksen edelleen lähettämistä varten Mikäli esimiehellä on käytössä konekielinen allekirjoitus, tulee viranhaltijapäätös jättää keskeneräiseksi, jotta rekrytointiyksikkö voi täydentää muutoksenhaku-sivun tiedon. Täydentämisen jälkeen rekrytointiyksikkö lähettää viestin esimiehelle päätöksen allekirjoittamista ja valmis-tilan merkitsemistä varten. Toimenpiteiden jälkeen esimies ilmoittaa rekrytointiyksikölle, että päätös on valmis-tilassa ja allekirjoitettu. Ottaa yhteyttä valittuun henkilöön ja ilmoittaa valinnasta. Viimeistään palvelussuhteen alkaessa, mutta mahdollisuuksien mukaan jo aikaisemmin esimies laatii kanssa ESS7:ssä työsopimuksen. Rekrytointiyksikkö avustaa työsopimuksen teossa pyydettäessä. Työsopimus tulostetaan kahtena kappaleena. Työntekijä ja työnantajan edustaja allekirjoittavat molemmat työsopimuskappaleet. Toinen kappale toimitetaan henkilöstöhallintoon henkilöstösihteerille. Toinen on työntekijän kappale. Esimies/työyksikkö ei säilytä paperisia työsopimuskappaleita tai niiden kopioita, sähköinen versio löytyy ESS7:stä. Rekrytointiyksikkö Lähettää valintapäätöksen oikaisuvaatimusohjeineen sähköisesti tiedoksi hakijoille,
7(1) jotka ovat sähköisen tiedonvälityksen hyväksyneet, muille kirjeenä. Vie hakijalistan kyseisen rekrytoinnin yhteyteen Dynastyssa. B) Vuoden tai alle vuoden määräaikaiset työsopimussuhteiset tehtävät Esimiehellä on lupa palkata sijainen enintään vuoden mittaiseen sijaisuuteen ilman hakumenettelyä, mikäli täyttölupa- ja määrärahaedellytykset täyttyvät. Jos julkinen hakumenettely halutaan tehdä, toteutetaan se kohdan A mukaisesti (= Vakituiset tai yli vuoden määräaikaiset työsopimussuhteiset tehtävät). Rekrytoinnissa huomioitavaa Erillistä sisäistä hakua ei suoriteta. Ei edellytetä julkista hakumenettelyä, valinnasta päättävä harkitsee rekrytointitavan, vaihtoehdot ovat: julkinen hakumenettely (Kuntarekry) ei julkinen hakumenettely: keikkakalenteri (Kuntarekry) älytekstiviesti (Kuntarekry) tai suora valintamenettely. Jos käytetään julkista hakumenettelyä, suoritetaan se kohdan A mukaisesti. Mikäli henkilö valitaan ilman julkista hakumenettelyä, laaditaan valitun kanssa ainoastaan työsopimus. Koeaika on puolet määräaikaisuuden pituudesta, enintään 6 kk. Määräaikaisten työsopimussuhteisten terveystarkastuksissa noudatetaan työterveyshuollon toimintasuunnitelman periaatteita.
8(1) Kuulutus Asianumero: xxx/01.01.01.xx/201x Salon kaupungin palvelualue/yksikkö on haettavana xxx työsuhde/työsuhteet (vakanssinumero). Tehtäväkuvaus (täydennä) Ensisijainen sijoituspaikka on (täydennä) Kelpoisuusvaatimuksena on (täydennä) Työsuhde täytetään ehdollisena, kunnes valittu on esittänyt valitsevalle viranomaiselle lain 504/2002 (laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä) mukaisen rekisteriotteen ja hyväksyttävän lääkärintodistuksen terveydentilastaan 30 päivän kuluessa valitsemispäätöksen tiedoksisaannista. (poista tarpeeton) Palkkaus (täydennä) Työsuhteessa noudatetaan kuuden kuukauden koeaikaa. Salon kaupunki on savuton työnantaja. Lisätietoja tehtävästä antaa (täydennä) Pyydämme jättämään sähköisen hakemuksen osoitteessa www.salo.fi/rekrytointi. Jos tarvitset apua hakemuksen jättämiseen, ota yhteys rekrytointiyksikköön rekrytointi@salo.fi, p. xxxxxxxxx. Mahdollinen paperihakemus lähetetään osoitteeseen Salon kaupunki / kirjaamo, PL 77, 24101 SALO. Kuoreen merkintä Hakemus / tehtävä. Myös paperihakemukset tallennetaan Kuntarekry- järjestelmään. Hakemuksia ei palauteta. Hakuaika päättyy xx.xx.201x klo 12.00. Nähtävänä: xx.xx.201x Salon kaupungin ilmoitustaulu, www.salo.fi/rekrytointi www.kuntarekry.fi ja www.te-palvelut.fi
9(1) Yllä olevat tiedot ovat vähimmäistiedot, jotka hakuilmoituksessa tulee olla.