Suomi.fi-palvelutietovaranto Kaikki oleellinen julkishallinnon palveluista yhdessä paikassa PTV-sisällöntuotannon teemakoulutus Palvelujen kuvaamisen aloittaminen ja pohjakuvausten hyödyntäminen 25.08.2017 Tämä koulutus nauhoitetaan
Sisältö PTV-teemakoulutus Palvelujen kuvaamisen aloittaminen ja pohjakuvausten hyödyntäminen Koulutuksen tavoitteena on antaa kuulijalle pohjatiedot PTV-tietojen tuottamiseen ryhtymiseksi hyviä käytäntöjä PTV:n käyttöönottoon valmistautumiseen esimerkkejä palvelujen kuvaamisesta erityisesti silloin, kun käytössä on palvelun pohjakuvaus tietoa siitä, mistä saa tukea ja lisätietoa PTV-tietojen tuottamiseen liittyvissä kysymyksissä 2
PTV:n käytön aloittaminen ja valmistautuminen
Käyttöönottoprosessin vaiheet 1. Mikä on PTV? 2. Organisoituminen Perehdy PTV:n mahdollisuuksiin, tietomalliin, hyötyihin ja tehtäviin Määrittele PTV-vastuutaho Aseta tavoitteet, resursoi ja aikatauluta projekti Liity PTV-käyttäjäksi ja hyväksy käyttöehdot 3. Palveluiden tunnistaminen ja määrittely Selvitä nykytila Tunnista palvelut Varmista tietomallin pakolliset tiedot 4. PTV-tietojen tuottaminen 5. Ylläpito Priorisoi palvelut Tuota palvelutiedot PTV:hen Huolehdi tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta Ylläpitäjä saa automaattiset muistutukset tietojen päivittämisestä 4
Mitä tarkoitetaan PTV-tietosisällöillä ASIOINTIKANAVA Verkkoasiointi Tietojen ylläpito ja hallinta ASIOINTIKANAVA Verkkosivu ORGANISAATIO Vastaa palvelusta ja/tai tuottaa palvelua Vastaa asiointikanavista (esim. kunta tai virasto) PTV-pääkäyttäjä PALVELU Palvelun kuvaus, ehdot ja kriteerit, toimintaohjeet ASIOINTIKANAVA Tulostettava lomake PTV-tietojen ylläpitäjä /virasto ASIOINTIKANAVA Puhelinasiointi ASIOINTIKANAVA Palvelupiste ORGANISAATIO Tuottaa palvelua ja/tai vastaa asiointikanavista (esim. kuntayhtymä, yksityinen palveluntuottaja, yhdistys, toinen kunta/virasto) PTV-pääkäyttäjä PTV-tietojen ylläpitäjä Jokainen palvelu ja jokainen asiointikanava kuvataan vain kerran. Palveluihin liitetään tarvittavat asiointikanavat. Jokaisen asiointikanavan on kuuluttava ainakin yhteen palveluun. Jokaiseen palveluun täytyy kuulua ainakin yksi asiointikanava. Organisaatiotieto on luotu jo valmiiksi. Voit täydentää sitä tarvittaessa. Organisaatio on PTV:ssä ainoastaan taustatieto. 5
Palvelu on erotettava asiointikanavista Palvelun kuvaus kertoo mihin asiakkaan tarpeeseen palvelu vastaa kenelle palvelu on suunnattu miten asiakas voi palvelun saada. Kuvaa palvelu selkeästi ja asiakkaan kannalta ymmärrettävästi. Käytä yleiskieltä, vältä hallinnollisia termejä. Kuvaa asiakkaan saamaa palvelua, älä palvelua järjestävää organisaatiota tai sen tehtäviä. PTV ei ole luettelo organisaation tehtävistä. Asiointikanavan kuvaus kertoo miten asiakas voi asioida kyseisessä asiointikanavassa ratkaistakseen tilanteensa ja täyttääkseen jonkin velvollisuutensa mitä erityispiirteitä asiointikanavaan liittyy. 6
Valmistautuminen PTV-tietojen tuottamiseen Selvitä mitkä ovat organisaation tuottamat palvelut kansalaisille, yrityksille ja viranomaisille. Miten näitä palveluja pääsee käyttämään ja mitkä ovat niiden asiointikanavat? Tee työdokumentiksi lista palveluista ja asiointikanavista esim. Exceliin tai seinätaululle. Kuka organisaatiossanne omistaa kunkin palvelun ja mistä löytyvät palvelujen tämänhetkiset kuvaukset? Onko kuvaukset tehty asiakkaan näkökulmasta? Voiko niitä hyödyntää suoraan PTV:ssä? Ovatko kaikki PTV-tietomallin edellyttämät tiedot saatavilla? Mistä puuttuvat tiedot löytyvät ja kuka ne hankkii? Onko palveluketjuissa ulkopuolisia yhteistyökumppaneita? Miten sovitte työnjaosta PTV-tietojen tuottamisessa ja ylläpidossa? Vaiheista käyttöönotto Aloita kokeillen ja tee ensin selkeimmät kuvaukset. Opi tekemisen kautta. Kuntien kannattaa aloittaa pohjakuvauksellisista palveluista. Vastuuta tuottaminen ja ylläpito. Ilmoittaudu koulutuksiin tai varaa oma työpaja-aika esuomi.fissä. PTV:hen ei kuvata organisaation tehtäviä, vaan palvelut, joilla on asiakkaita. 7
Palvelun pohjakuvaus Kuntien käyttöön on laadittu palvelujen pohjakuvauksia. Pohjakuvauksia on tällä hetkellä olemassa kuntien lakisääteisille tai muuten yleisesti tuotetuille palveluille. Pohjakuvaukset on tuotettu niin, että yksi pohjakuvaus vastaa yhtä palvelua. Kunta voi kuitenkin halutessaan jättää pohjakuvauksen käyttämättä ja kuvata palvelun kokonaan itse. Pohjakuvauksiin on määritelty kunnan lakisääteisten palvelujen sisältö lyhyesti siten kuin se laissa määritellään. Kunta kuvaa kuitenkin myös itse palvelun paikalliset tiedot palvelun kuvaukseen. Pohjakuvaukset on valmiiksi metatiedotettu luokituksilla ja asiasanoilla. Pohjakuvausten metatiedot periytyvät pohjakuvauksiin kytketyille palveluille. Pohjakuvauksen mukana tulevia metatietoja ei voi poistaa, mutta niitä voi tarvittaessa lisätä harkitusti. Pohjakuvauksen tekstisisältöjä ei voi muuttaa. Pohjakuvauksia ylläpidetään keskitetysti VRK:lla esim. lakimuutosten, metatietomuutosten sekä kuvausten poistojen ja lisäysten osalta. Tällä hetkellä käytössä olevat pohjakuvaukset löydät PTV-käyttöliittymästä lisää uusi palvelu toiminnon alta PTV-käyttöliittymän etusivulta hakemalla sisältötyypillä pohjakuvaus esuomi.fistä Pohjakuvausten omalta sivulta esuomi.fistä Excel-tiedostona ladattavista aineistoista 8
Näin luon uuden palvelun hyödyntäen pohjakuvausta 1. Valitse Lisää uusi palvelu. 2. Valitse liitä pohjakuvaus. 3. Hae ja liitä pohjakuvaus. 9 9
Näin muokkaan pohjakuvauksellisen palvelun luonnosta 2. Valitse sisältötyypiksi palvelukuvaus. 1. Valitse vähintään luonnostilaiset. 4. Hae kunnan palvelut. 3. Organisaatiokenttään kunnan nimi. 6. Valitse muokkaa. 5. Valitse palvelu, jota haluat täydentää 10
Saat luokitukset ja asiasanat pohjakuvauksen mukana PTV:ssä sisällön kuvailuun käytetään Luokitustietoja (kohderyhmät, palveluluokat ja tilanneluokat) sekä Asiasanoittamista. Jos hyödynnät palvelun kuvaamisessa pohjakuvausta, saa palvelujen metatiedot, eli luokitukset ja asiasanat, pohjakuvauksen mukana automaattisesti. Pohjakuvauksesta tulevia metatietoja ei voi poistaa, mutta voit halutessasi lisätä niitä. Asiasanat ja luokitukset auttavat käyttäjiä löytämään tarvitsemansa palvelut tehokkaasti ja nopeasti. Ilman systemaattisia metatietoja tämä ei onnistu. Luokitusten ja asiakäsitteiden ero Luokituksessa ryhmitellään ja nimetään laaja aihekokonaisuus ja palvelut sijoitetaan näihin luokkiin. Asiasanat kokoaa yhden tai samankaltaisen asian eri ilmaisutavat yhteen. Asiasana (esim. vuorohoito) viittaa pienempään asiasisältöön kuin luokka (esim. lasten päivähoito). Katso esuomi.fistä PTV-metatietokoulutuksen materiaali ja videotallenne Ilmoittaudu PTV-metatietokoulutukseen täällä. PTV:n hyödyntämät luokat ja asiasanat tulevat Fintosta. Finto on suomalainen sanasto- ja ontologiapalvelu. Palveluluokat: http://finto.fi/ptvl/fi/ (hierarkia-välilehti) Asiasanat: https://finto.fi/koko/fi/. 11
Kaikille palveluille ei ole valmista pohjakuvausta Palvelukuvausten tuottamisessa kannattaa aloittaa niistä palveluista, joille on olemassa pohjakuvaus. Tavoitteena on, että organisaatiot kuvaavat kaikki palvelunsa PTV:hen, vaikka kaikille palveluille ei löydy pohjakuvausta. Valtionhallinnon organisaatioille ei toistaiseksi ole pohjakuvauksia. Jos pohjakuvausta ei ole, organisaatiot voivat itse ratkaista, miten nämä palvelut kuvataan. Kuvaukset täytyy kuitenkin laatia PTV-tietomallin ja -toimituspolitiikan puitteissa. Huomaa, että kaikki pohjakuvaukset eivät ole lakisääteisistä palveluista ja että kaikista lakisääteisistä tehtävistä ei ole olemassa pohjakuvausta! Palvelut tulee nimetä ja kuvata kansantajuisesti niiden kohderyhmän (kansalainen tai yksityishenkilö, yrittäjä tai yritys, toinen viranomainen) näkökulmasta. Hallinnollista erityissanastoa tulee välttää. Lukijan tulee osata toimia itsenäisesti kuvaustekstien perusteella. Tekstien tulee toimia eri yhteyksissä. Katso esuomi.fistä PTV:n Kirjoitus- ja tyyliohjeet Toimituspolitiikka HUOM! Jos huomaat muutostarpeita pohjakuvauksiin, ota yhteyttä PTV-tukeen osoitteella ptv-tuki@vrk.fi tai käytä palautelomaketta. 12
Esimerkkejä palvelujen kuvaamisesta
Palvelutiedot Palvelun kuvaus PALVELU ASIOINTIKANAVAT Verkkoasiointi Mikä verkkoasiointikanava on ja mitä sillä voi tehdä? [Palvelun pohjakuvaus] Erota palvelu ja asiointikanava(t) toisistaan. Kirjoita kokonaisia lauseita. Tarkastele palvelua asiakkaan näkökulmasta. Mihin asiakkaalla (kansalainen, yritys, viranomainen) on oikeus? Onko asiakkaalla jotain velvollisuuksia? Mihin asiakkaan tarpeeseen palvelu vastaa? Mitä palvelusta voi kertoa yleisellä tasolla kuvaamatta kanavia (verkkosivuja, verkkoasiointikanavia tai palvelupisteitä), joissa palvelua tarjotaan? Ehdot ja kriteerit Kuka palvelua voi käyttää, onko käytössä rajauksia (esim. kotikunta, ikä, kansalaisuus, status)? Onko käyttäjän valmisteltava palvelun käyttämistä jotenkin (esim. hankittava jotain tietoja tai dokumentteja)? Toimintaohjeet Miten asiakas saa palvelun? Mitä asiointikanavia hän voi käyttää ja miten? Onko palvelun saadakseen noudatettava jotakin prosessia? Verkkosivu Mikä verkkosivu on ja mitä siellä voi tehdä? Puhelinasiointi Mikä puhelinasiointikanava on ja minkä parissa siellä voi asioida? Tulostettava lomake Mikä lomake on ja mitä sillä voi tehdä? Palvelupiste Mikä palvelupiste on ja mitä siellä voi tehdä? ORGANISAATIO Vaikka eri palvelut käyttävät samoja asiointikanavia, kukin asiointikanava kuvataan vain kerran. Kerran kuvattua asiointikanavaa voi hyödyntää niin monessa palvelussa, kuin on tarpeen. Yhdellä palvelulla voi olla useita vastuu- tai tuottajaorganisaatioita. Luokitukset ja asiasanat Vastuutaho ja tuottajatiedot Taho, joka palvelusta vastaa ja/tai palvelua tuottaa 14
Esimerkki 1: Kahdella palvelulla samat asiointikanavat. Ei pohjakuvausta. Huom! Esimerkeissä on osin lyhennetyt tekstit. PALVELU ASIOINTIKANAVAT PALVELU Päätöksentekoon ja lainvalmisteluun osallistuminen Kansalainen voi vaikuttaa päätöksentekoon esimerkiksi antamalla lausunnon johonkin valmistelussa olevaan asiaan tai osallistumalla kansalaiskeskusteluun eri tavoin. Viranomainen voi pyytää kansalaisten näkemyksiä kuulemalla heitä eri menetelmin. Kuulemisella tarkoitetaan kansalaisten ja tärkeimpien sidosryhmien näkemysten, tietojen ja kokemusten hankkimista valmisteilla olevasta asiasta. Lainvalmistelijat pyytävät keskeisiltä sidosryhmiltä kuten erilaisilta etujärjestöiltä lausuntoja osana lainvalmisteluprosessia. Ministeriöt, virastot, kunnat ja muut julkishallinnon organisaatiot voivat tehdä lausuntopyynnön liittyen valmistelussa olevaan asiaan. Kansalainen voi myös kertoa näkemyksensä vapaamuotoisemmin esimerkiksi osallistumalla viranomaisen aloittamaan keskusteluun tai vastaamalla kyselyihin. Ehdot ja kriteerit Kaikilla kiinnostuneilla kansalaisilla on mahdollisuus antaa lausunto tai osallistua kansalaiskeskusteluun. Myös erilaiset etujärjestöt voivat antaa kirjallisia lausuntoja säädösehdotuksista tai antaa mielipiteensä yhteiskunnallisiin asioihin. Toimintaohjeet Kansalainen voi jättää lausunnon sähköisesti Lausuntopalvelu.fissä tai lähettämällä sen organisaation kirjaamoon postitse tai sähköpostitse. Kansalainen voi osallistua kansalaiskeskusteluun tai aloittaa itse keskustelun haluamastaan aiheesta sähköisesti Otakantaa.fiverkkopalvelussa. Kansalainen voi myös osallistua keskustelutilaisuuksiin, verkkokeskusteluihin ja kyselyihin, joita kunnat, ministeriöt ja erilaiset julkishallinnon organisaatiot järjestävät valmisteilla oleviin hankkeisiin liittyen. Otakantaa.fi-verkkoasiointikanava Otakantaa.fi on kansalaisten, järjestöjen ja viranomaisten keskinäistä vuoropuhelua ja osallistumista tehostava verkkopalvelu. Palvelu helpottaa kansalaisvaikuttamista ja tiedonsaantia sekä lisää päätösten valmistelun ja päätöksenteon läpinäkyvyyttä ja parantaa niiden laatua. Lausuntopalvelu.fi-verkkoasiointikanava Lausuntopalvelu.fi tarjoaa mahdollisuuden pyytää ja antaa lausuntoja sähköisesti. Kaikki julkishallinnon viranomaiset voivat julkaista lausuntopyyntöjä palvelussa. Lausuntoja saavat antaa kaikki organisaatiot ja kansalaiset. ORGANISAATIO Oikeusministeriö Lausuntojen pyytäminen ja kansalaisten kuuleminen Viranomaiset voivat osallistaa sidosryhmiä hankkeiden valmisteluun tai heidän näkemyksiään voidaan kuulla esimerkiksi lausuntokierrosten, kuulemistilaisuuksien tai keskustelufoorumien välityksellä. Sidosryhmiä ovat muun muassa viranomaiset, asiantuntijat, järjestöt, yritykset ja kansalaiset. Lainvalmistelijan on pyydettävä lausuntoja kansalaisilta ja keskeisiltä sidosryhmiltä osana jokaista lainvalmisteluprosessia.[--] Ehdot ja kriteerit Kuulemishankkeen voi avata kuka tahansa organisaation edustaja. Toimintaohjeet Säädösvalmistelussa sidosryhmiä ja kansalaisia pyydetään antamaan kirjallinen lausunto valmistelun tuloksena syntyneistä säädösehdotuksista. Lausuntopyyntö lähetetään keskeisille, tiedossa oleville sidosryhmille. Se myös julkaistaan organisaatiosta ja lausuntopyynnöstä riippuen Lausuntopalvelu.fi-palvelussa ja/tai organisaation verkkosivuilla, jotta kaikilla kiinnostuneilla on tilaisuus antaa lausuntonsa. [--] Kansalaisten kuulemisen ja osallistamisen hankkeeseen kannattaa aloittaa jo valmisteluvaiheessa. Tämä voidaan toteuttaa avoimina tai kohdennettuina keskustelutilaisuuksina, sosiaalisen median avulla, kyselylomakkeella tai verkkokeskusteluna Otakantaa.fipalvelussa. 15
Esimerkki 2: Perusopetus Useita asiointikanavia. Pohjakuvaus. Perusopetus Perusopetus on opetussuunnitelman mukaista maksutonta yleisopetusta, joka tukee oppilaiden kasvua ihmisinä ja yhteiskunnan jäseninä sekä opettaa tarpeellisia tietoja ja taitoja. Se tuottaa kaikille saman jatko-opintokelpoisuuden toisen asteen koulutukseen. Oppivelvollisia ovat Suomessa vakinaisesti asuvat lapset sinä vuonna, jona he täyttävät seitsemän vuotta.[--] Kunta on velvollinen järjestämään perusopetusta kaikille sen alueella asuville oppivelvollisille. Mikkelin kaupungissa on 23 peruskoulua, joista 5 on yhtenäiskoulua, 2 yläkoulua ja 16 alakoulua. Kullekin koululle on määritelty oppilasalue, jonka mukaisesti oppilaan lähikoulu määräytyy. Asuinkunta osoittaa oppivelvolliselle koulupaikan ns. lähikoulussa. Lähikoulu ei välttämättä ole lähin koulu. Oppivelvollinen voi pyrkiä myös muuhun kuin kunnan osoittamaan kouluun, mutta subjektiivista oikeutta päästä tähän kouluun hänellä ei ole. Koululaisen oma koulu on pääsääntöisesti oppilasalueen lähikoulu. Toimintaohjeet Huom! Esimerkeissä on osin lyhennetyt tekstit. PALVELU Koulunsa aloittaville oppilaille lähetetään kirje kotiin, jossa kerrotaan mikä on lapsen lähikoulu.1. luokalle ilmoittaudutaan tammikuun aikana. Oppivelvollinen voi hakea myös muuhun kuin kunnan osoittamaan kouluun, mutta subjektiivista oikeutta päästä tähän kouluun hänellä ei ole. Hakemus osoitetaan sen koulun rehtorille jonne halutaan. Tällöin Mikkelin kaupunki ei järjestä eikä maksa koulukuljetusta. Muille luokille ja kesken lukuvuotta Mikkeliin muuttava oppilas ottaa ensisijaisesti yhteyttä oppilasalueensa lähikoulun rehtoriin. Perusopetuksen oppilas, oppilaan vanhempi ja opettajat voivat käyttää viestimiseen Wilma-verkkoasiointikanavaa. Palvelun pohjakuvaus ORGANISAATIO Mikkelin kaupunki ASIOINTIKANAVAT Wilma-verkkoasiointikanava Mikkelissä huoltajien, opettajien ja oppilaiden viestinnän välineenä käytetään Wilmaa. Palvelupiste: Lähikoulu Tulostettava hakemus vieraan oppilasalueen kouluun 16
Organisaatiot Asiointikanavat Palvelut Organisaatiot Case: Yksityinen päiväkotihoito Yksityiselle päiväkotihoidolle on olemassa palvelun pohjakuvaus. Kunta kuvaa palvelun. Kunta kuvaa omat verkkoasiointikanavansa lomakkeensa puhelinkanavansa. Kunta voi tehdä verkkosivukanavan sivustaan, jolla yksityiset päivähoitoyrittäjät ja palvelupisteet luetellaan. Jos kyseessä on ostopalveluna tuotettu yksityinen päiväkotihoito, kunta voi merkitä sen palvelun toteutustapa ja tuottaja -kohdassa ohjeiden mukaisesti. PTV-käyttöoikeudet ovat laajentuneet 7/2017 ja yksityiset päiväkotiyrittäjät ja - yhdistykset voivat liittyä organisaatioiksi PTV:hen ja kuvata asiointikanavansa itse. Kunta kuvaa silti palvelun. Yksityisen päiväkotihoidon palveluseteli-hakemus Päivähoidon palveluohjaus puhelimitse Kunta 1 Yksityinen päiväkotihoito Päiväkoti xyz 1 xyz - päiväkotien yhteinen hakupalvelu ORGANISAATIO Päiväkotiyhdistys xyz Päiväkoti xyz 2 Yksityinen päiväkotihoito Kunta 2 Päiväkoti 3 Päivähoidon hakulomake ORGANISAATIO Yksityinen päiväkotiyhdistys Yksityisen päiväkotihoidon palvelusetelihakemus Päivähoidon palveluohjaus puhelimitse 17
Case: Maatalouslomitus Palvelun kuvaa kunta tai usean kunnan yhteinen maataloustoimi. Kuntien yhteinen maataloustoimi luodaan omaksi organisaatiokseen. Maatalouslomitukselle on tarjolla valmis pohjakuvaus. Tietoa yhteiskäyttöisistä asiointikanavista esuomi.fissä. Palvelulle valitaan kohdassa "Alue, jolla palvelu on käytettävissä kaikki kunnat, joissa palvelu on tarjolla. Kuvauksessa voidaan kertoa vielä sanallisesti, että Mökkilän, Lahtelan, Kokkoperän ja Tuulisen kunnissa maatalouslomituksesta vastaa Mökkilän seudun maataloustoimi tms. Mela*) on kuvannut lomakkeet ja verkkoasiointikanavat Lomakkeet ovat Melan Maatalousyrittäjän vuosilomahakemus ja Ilmoitus maatalousyrityksen tiedoista vuosiloman hakemista varten. Verkkoasiointi on Melan Lomitusnetti. Palvelun kuvannut kunta tai yhteinen maataloustoimi liittää omaan palveluunsa Melan lomakkeet ja verkkoasiointikanavat ja niiden lisäksi omat maatalouslomitukseen liittyvät kanavansa, esimerkiksi puhelinkanava maatalouslomittajalle verkkosivu, jossa on kuvattu maatalouslomittajien yhteystiedot palvelupiste ja/tai puhelinkanava, josta saa lisätietoa. Jos kyseessä on usean kunnan yhteinen palvelu, jonka on kuvannut näiden kuntien yhteinen maataloustoimi, se informoi kuntia siitä, että se on kuvannut maatalouslomituksen näiden kuntien osalta PTV:hen. *) Mela = Maatalousyrittäjien eläkelaitos Maatalousyrittäjällä on oikeus hakemuksesta saada vuosilomalomitusta, sijaisapua ja maksullista lomittaja-apua. Oikeus lomituspalveluihin on kotieläintilallisilla, mutta ei kasvinviljelijöillä. Lomituspalvelu mahdollistaa maatalousyrittäjän vuosiloman. Lomituspalvelua voi saada lisäksi sairauden, tapaturman tai työkyvyttömyyden perusteella. Maatalousyrittäjällä on oikeus saada lomittajan apua myös esimerkiksi kuntoutuksen, sairaan lapsen hoidon, raskauden ja synnytyksen takia. Maatalouslomittaja on kunnan palkkaama työntekijä, joka yrittäjän sijaisena tilapäisesti huolehtii maatalousyrityksen välttämättömistä kotieläinten hoitotöistä. Maatalousyrittäjä voi myös hankkia lomituksen itse, jolloin korvaus lomituskustannuksista maksetaan palvelun tuottajalle. 18
Case: Usean kunnan yhteinen rakennusvalvonta Rakennuslupa ja Purkamislupa Hyödynnä valmista pohjakuvausta Palvelun kuvaa palvelun vastuutaho, joka on joko ns. isäntäkunta tai usean kunnan yhteinen rakennusvalvonta, jos se on virallinen organisaatio. Jos kuntien yhteinen rakennusvalvonta on virallinen oma organisaationsa, se luodaan joko omaksi PTV-organisaatiokseen (edellyttää liittymistä ja käyttöehtojen hyväksymistä) tai lisätään isäntäkunnan alaorganisaatioksi, jos se on osa kunnan organisaatiota eikä sillä ole muita omistajia. Tämä organisaatio merkitään palvelujen vastuutahoksi. Palvelulle valitaan kohdassa "Alue, jolla palvelu on käytettävissä kaikki kunnat, joissa palvelu on tarjolla. Palvelun kuvauksessa ja tiivistelmässä kerrotaan, että Mökkilän, Lahtelan, Kokkoperän ja Tuulisen kunnissa rakennusluvista vastaa Mökkilän seudun rakennusvalvonta tms. Jos kyseessä on usean kunnan yhteinen palvelu, jonka on kuvannut niiden yhteinen rakennusvalvonta, se informoi kuntia siitä, että se on kuvannut rakennusluvat näiden kuntien osalta PTV:hen. Ympäristöhallinto tulee kuvaamaan tulostettavia rakennusvalvontalomakkeita PTV:hen. Solita Oy on kuvannut jo Lupapiste-verkkoasiointikanavan PTV:hen. Tietoa yhteiskäyttöisistä asiointikanavista esuomi.fissä. Palvelun kuvannut kunta tai yhteinen rakennusvalvonta voi liittää omaan palveluunsa Lupapiste-verkkoasiointikanavan, ympäristöhallinnon lomakkeet ja niiden lisäksi omat rakennusvalvontaan liittyvät kanavansa (muut lomakkeet, puhelinasioinnin, palvelupisteet). 19
Organisaatio Asiointikanavat Palvelut Organisaatiot Case: Rakennuslupa ja Purkamislupa Usean kunnan yhteinen rakennusvalvonta Organisaatio, joka tuottaa palvelun kunnille 1,2,3 ja 4 Kunta 1 Kunta 2 Kunta 3 Kunta 4 ALUEELLINEN KATTAVUUS liittyy PTV:hen joko omana pääorganisaationaan tai lisätään isäntäkunnan alaorganisaatioksi merkitään vastuutahoksi ja tuottajatahoksi Rakennuslupa Purkamislupa kuvaa ne palvelut, joita se tuottaa tai joista se vastaa kuvaa omat asiointikanavansa. Kukin palvelu ja asiointikanava kuvataan vain kerran. Rakennusvalvonnan palvelupiste Purkamislupalomake Lupapisteverkkoasiointikanava Yhteistyökunnat valitaan palvelun tietoihin kohdassa "Alue, jolla palvelu on käytettävissä. Puhelinpalvelu ORGANISAATIO Jos käytössä on valtakunnallinen kanava, kuten Lupapiste, se liitetään palveluille kanavaksi. ORGANISAATIO Mökkilän seudun rakennusvalvonta (vastuu- ja tuottajaorganisaatio) Solita Oy (kanavan tuottajaorg.) 20
Kunnan palvelua tuottaa usean kunnan omistama yhtiö tai muu yhtiö Case: Jätehuolto Kunnat ja yhtiö voivat keskenään sopia palvelutietojen kuvaamisesta ja ylläpidosta. Kuntien on hyvä varmistaa, että sen lakisääteistä tehtävää hoitava yhtiö liittyy PTV:hen ja kuvaa (palvelut ja) asiointikanavat. Jatkossa kunnan kannattaa varmistaa, että tästä sovitaan myös kunnan ja yhtiön välisissä sopimuksissa. Yhtiön tulee liittyä PTV:hen ja kuvattava itse omien asiointikanaviensa tiedot. Valmista pohjakuvausta kannattaa hyödyntää palvelun kuvaamisessa. Palvelun kuvaa kukin kunta erikseen TAI yhtiö kaikkien kuntien puolesta. Jos palvelussa on kunnittaisia eroja, yhtiö voi kuvata palvelun erikseen joka kunnalle. Kun kunta kuvaa itse palvelun, kunta merkitään palvelun vastuutahoksi. tuottajaksi merkitään yhtiö ja tuotantotavaksi ostopalvelut. Kun yhtiö kuvaa palvelun, yhtiö merkitään palvelun vastuutahoksi ja tuottajaksi merkitään yhtiö. Palvelu merkitään itse tuotetuksi. kohdassa "Alue, jolla palvelu on käytettävissä merkitään kaikki kunnat, joissa palvelu on saatavilla. palvelun kuvaustekstissä tulee sanallisesti kertoa, että yhtiö hoitaa palvelut tietyissä kunnissa. 21
Organisaatio Asiointikanavat Palvelut Organisaatiot Case: Jätehuolto Kunnan palvelua tuottaa usean kunnan omistama yhtiö tai muu yhtiö Kunta Jokainen kunta kuvaa itse tai yhtiö kuvaa palvelun. Jätehuoltoyhtiö liittyy PTV:hen ja kuvaa itse omat asiointikanavansa. Jätehuolto Jätteenkuljetus Vastuukuntia voi olla useita, jos jäteyhtiön osakkaana on useita kuntia. Kierrätyskeskus Jäteastian tyhjentämisvälin harventamishakemus Jätekimpan muodostamishakemus Kohdassa "Alue, jolla palvelu on käytettävissä palvelulle merkitään kunnat, joissa palvelu on saatavilla. Jätehuollon ja jätteenkuljetuksen puhelinpalvelu ORGANISAATIO Metsäsairila Oy (tuottaja-organisaatio) 22
Kunnan (usean kunnan) palvelua tuottaa yhtiö Case: Terveydenhuolto Kunnat ja yhtiö voivat keskenään sopia palvelujen kuvaamisesta. Alla on esitetty vaihtoehtoja. Yhtiö voi liittyä PTV:hen. Kunnan on selvitettävä, onko sen lakisääteistä tehtävää hoitavalla yhtiöllä mahdollisuus ja resurssit liittyä PTV:hen ja kuvata vähintään omat asiointikanavansa. Jatkossa kunnan kannattaa varmistaa, että tästä sovitaan kunnan ja yhtiön välisissä sopimuksissa. Jos yhtiö ei halua liittyä PTV:hen, mutta operoi kunnan tiloissa tai tarjoaa kuntalaisille asiointikanavia, voi kunta kuvata omissa nimissään palvelupisteen ja muutkin yrityksen asiointikanavat. Kunta voi kirjoittaa palvelupisteen kuvaukseen, että tiloissa operoi yritys. Huomaa, että kunta ei saa missään tapauksessa luoda yritystä organisaatioksi PTV:hen! Jos yhtiöllä on omia asiointikanavia kuten verkkoasiointia, sen tulee liittyä PTV:hen ja kuvata kanavansa itse. Kun yhtiö tuottaa palvelua yhdelle tai usealle kunnalle, palvelun kuvaa kukin kunta erikseen TAI yksi kunta kaikkien puolesta ja merkitsee palvelun alueelliseen kattavuuteen muut kunnat TAI yhtiö kaikkien kuntien puolesta. Jos palvelussa on kunnittaisia eroja, yhtiö voi kuvata palvelun erikseen joka kunnalle. Kun kunta kuvaa itse palvelun, kunta merkitään palvelun vastuutahoksi. tuottajaksi merkitään yhtiö ja tuotantotavaksi ostopalvelut. Kun yhtiö kuvaa palvelun, yhtiö merkitään palvelun vastuutahoksi ja tuottajaksi. Palvelu merkitään itse tuotetuksi. Kohdassa Alue, jolla palvelu on käytettävissä" merkitään kaikki kunnat, joissa palvelu on saatavilla. palvelun kuvaustekstissä tulee sanallisesti kertoa, että yhtiö hoitaa palvelut mainituissa kunnissa. 23
Case: Pelastuslaitokset Katso myös pelastuslaitoksille 5.4.2017 lähetetty ohje esuomi.fistä. Alueellinen pelastuslaitos tuottaa usean kunnan lakisääteiset pelastustoimen tehtävät. Kunnat vastaavat maassamme pelastustoimesta yhteistoiminnassa valtioneuvoston määräämällä alueella. Suomessa on 22 pelastustoimen aluetta. Pelastustoimen tehtävien hoitamista varten alueen pelastustoimella on pelastuslaitos. Pelastustoiminnalle on olemassa pohjakuvauksia Pelastustoimeen liittyvien palvelujen vastuutaho ja tuottaja on pelastuslaitos. Kunnat merkitään palvelun tietoihin kohdassa Alue, jolla palvelu on käytettävissä". Palvelun ja kanavat kuvaa pelastuslaitos, vaikka järjestämisvastuu on kunnilla. Pelastusalueen kuntien on huolehdittava, että pelastuslaitos liittyy PTV:hen organisaationa ja kuvaa nämä palvelut ja asiointikanavat. 24
Esimerkki palvelujen ja palvelupisteen liitoksesta Palvelut Asiointikanavat ja liitostiedot Perusopetus vastuuorganisaatio: Mikkelin kaupunki verkkoasiointi: Wilma tulostettavat lomakkeet: perusopetuksen lomakkeet LIITOS- TIEDOT palveluaika: ma-pe 8.00-16.15 maksullisuus: - verkkosivu: Anttolan koulun kotisivu ja blogi sähköposti: koulun sähköpostiosoite puhelin: koulun puhelinnumero Sisäliikuntapalvelut vastuuorganisaatio: Mikkelin kaupunki verkkoasiointi: Timmi-tilavaraus tulostettavat lomakkeet: tilavarauksen lomakkeet LIITOS- TIEDOT palveluaika: maksullisuus: verkkosivu: Liikuntapalvelujen verkkosivu sähköposti:?? puhelin: Liikuntapalvelujen puhelin palvelupiste: Anttolan yhtenäiskoulu vastuuorganisaatio: Mikkelin kaupunki Kansalaisopisto vastuuorganisaatio: Mikkelin kaupunki verkkoasiointi: Kurssitarjonta ja ilmoittautuminen verkkosivut: Kansalaisopiston verkkosivu + Facebook puhelinasiointi: Kansalaisopiston puhelin LIITOS- TIEDOT palveluaika: maksullisuus: 25
Alaorganisaatio vs. pääorganisaatio Organisaation voi liittää kunnan alaorganisaatioksi vain silloin, jos se on kunnan organisaation osa tai kunnan täysin omistama yhtiö. Jos organisaatiolla on useita omistajia, sen täytyy aina liittyä itsenäisesti PTV-tietojen tuottajaksi, jolloin siitä tulee oma pääorganisaationsa. Liittyminen edellyttää käyttöehtojen hyväksymistä. 26
Liittyminen Palvelutietovarannon käyttäjäksi Jos organisaationne ei vielä ole liittynyt PTV-tietojen tuottajaksi, liity pian! Liittymistä haetaan esuomi.fi-sivustolla olevalla lomakkeella https://esuomi.fi/palveluntarjoajille/palvelutietovaranto/kayttoonotto/liittymisohje/ Liittyminen edellyttää käyttöehtojen hyväksymistä Liittymishakemukseen liitetään allekirjoitettuna ja skannattuna käyttöehtojen hyväksymislomake VRK myöntää organisaation pääkäyttäjän käyttöoikeudet ja käyttäjätunnukset Tunnukset ovat henkilökohtaisia. Jokainen tunnuksen saanut hyväksyy myös henkilökohtaisen käyttöehdon. Tee kuvaukset suoraan Tuotanto-PTV:hen luonnostilaisina ja julkaise sitä mukaa kun ne ovat valmiita! 27
Mistä saan tukea ja lisätietoja
Tukea saa monesta kanavasta https://esuomi.fi/palveluntarjoajille/palvelutietovaranto/kayttoonotto/ptv-koulutukset-ja-materiaali/ Sähköposti: ptvtuki@vrk.fi Uutiskirje PTVkoulutukset, klinikat ja työpajat Esuomi.fi https://esuomi.fi/palveluntarjoajille/palvelutietovaranto/ Palautelomake Käyttöohjeet Videot Tekninen dokumentaatio UKK https://response.questback.com/vestrekisterikeskus/ptvpalaute 29
Koulutukset, työpajat ja klinikat Koulutusten kuvaukset ja ilmoittautumiset löytyvät PTV-koulutusten pääsivulta esuomi.fissä. PTV-klinikat perjantaisin Pidämme perjantaisin PTV-klinikkaa PTV-tietojen ja palvelujen hahmottamisen tueksi sekä käyttöliittymän käytön tueksi. Klinikalle ei tarvitse ilmoittautua ja mukaan voi tulla pysyvällä Skype-linkillä: Suomenkielinen klinikka perjantaisin klo 9-10 ja syyskuusta alkaen myös tiistaisin klo 13-14 Liity Skype-kokoukseen tai osallistu puhelimella +358925393102, neuvottelutunnus: 39101261 Ruotsinkielinen klinikka tiistaisin klo 10-11 Liity Skype-kokoukseen tai osallistu puhelimella +358925393102, neuvottelutunnus: 35339049 30
Hyödyllisiä linkkejä Lisätietoja ja ohjeita Liittymisohje ja käyttöehdot (linkki) Käyttöliittymän käyttöohjeet (linkki) Toimituspolitiikka (linkki) Arkkitehtuuriin ja rajapintoihin liittyvä dokumentaatio ja linjaukset (linkki) Käyttöliittymän ominaisuudet, versiotiedotteet ja julkaisuaikataulut (linkki) Tietoa PTV:n kieliversioista (linkki) PTV:n käyttöönottoja tukevat koulutukset (linkki) Käyttöönottoprojektin työsuunnitelmapohja (linkki) Lista yhteiskäyttöisistä asiointikanavista (linkki) PTV:n käyttöönottotiimi VRK:lla Yhteydenotot: ptv-tuki@vrk.fi Palautelomake: linkki (käyttöliittymän kehitysideat ja virheet, käyttöönottoja koskeva palaute) Huomaa myös! 12-5-2017-tilannetietoa-jakuvaamisohjeitamaaseutupalveluista ym Palvelujen kuvaaminen monituottajatilanteissa - teemakoulutuksen materiaali ja videotallenne. 31
Kirjautuminen Tuotanto-PTV:hen Tuotanto-PTV:hen kirjaudutaan osoitteessa https://palvelutietovaranto.suomi.fi/ Käyttäjätunnuksena toimii sähköpostiosoite Salasanan saat käyttäjätunnusten myöntämisen yhteydessä erillisessä sähköpostissa. Ohje salasanan vaihtamiseksi sekä Käyttöliittymän ohjeet löytyvät esuomi.fistä. PTV-käyttöliittymä on saatavilla myös ruotsin- ja englanninkielisenä ja tietoja voi tuottaa suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. 32
PTV:n ylläpitokäyttöliittymä Käyttöliittymän ohjeet Käyttöliittymän ohjeet löytyvät esuomi.fistä. Tarkemmin käyttöliittymää käydään läpi PTV-pääkäyttäjäkoulutuksessa. Ilmoittaudu pääkäyttäjäkoulutukseen PTV:n koulutussivulla esuomi.fissä. 33
Kiitos! Yhteydenotot: ptv-tuki@vrk.fi Lisätietoja esuomi.fissä: http://esuomi.fi/palveluntarjoajille/palvelutietovaranto/