Energiatuki-rahoitus Hyväksyttävät kustannukset ja projektiseuranta Rahoitusehdot: Energiatuki 24.10.2017 DM 1817111 v.4 Copyright Tekes
Projektin vastuullinen johtaja: Lue rahoituspäätös ja rahoitus- ja mahdolliset erityisehdot huolellisesti läpi, jotta osaat toimia niiden mukaisesti Käy päätös ja ehdot läpi taloushallinnon/tilitoimiston kanssa ja toimita päätös ja ehdot tiedoksi myös tilintarkastajalle Valtuuta Tekesin asiointipalvelussa ne henkilöt, joiden tulee päästä toimimaan palvelussa projektin asioissa Apua saat neuvontapalvelusta puh. 029 505 5051 Ohje raportointiin asioinnissa Lähetä rahoituspäätöksen hyväksymisilmoitus Tekesiin asiointipalvelun kautta Järjestä projektikirjanpito ja työajan seuranta heti, kun projekti on käynnistynyt
Projektikirjanpito Rahoituksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että projektista aiheutuneet kustannukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja kustannustilitykseen voidaan todentaa. Työajanseuranta on osa projektikirjanpitoa (katso seuraava dia) Projektin asiakirjat ja muu projektin valvonnan ja tarkastuksen kannalta tarpeellinen aineisto (sisältää henkilökohtaisesti pidetyn työajanseurannan) on säilytettävä vähintään kymmenen vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä.
Projektin työaika Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tehdystä työstä (esimerkkilomake Tekesin verkkosivuilla) Projektituntien lisäksi on seurattava myös kokonaistyöaikaa, jos henkilöön ei sovelleta työaikalakia tai henkilölle ei ole määritelty työaikaa Tehdyt työtunnit on kohdistettava niille päiville, joina työ on tehty Projektin vastuullisen johtajan tai työntekijän esimiehen on vahvistettava työtunnit vähintään kerran kuukaudessa Vahvistamisesta on jäätävä merkintä seurantajärjestelmään Työajanseurantaan liittyvä aineisto, tuntikohtaiset seurantaraportit sekä vahvistetut kuukausittaiset yhteenvedot on säilytettävä kymmenen vuoden ajan projektin viimeisen maksuerän maksamisesta Tekesillä on oikeus jättää rahapalkat osittain tai kokonaan hyväksymättä, jos työajanseurantaa ei ole järjestetty yleisten ehtojen mukaisesti
Tilitysten yleiset periaatteet Päivitetty projektisuunnitelma on osa rahoituspäätöstä ja toimii pohjana kustannusten hyväksymiselle Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisestä ja vastaa siitä, että tilitettävät kustannukset kohdistuvat projektiin, ovat projektisuunnitelman mukaisia ja syntyneet rahoituspäätöksessä mainittuna kestoaikana Hyväksyttävien kustannusten tulee olla rahoituksen saajan kirjanpidossa ja menojen tulee olla maksettuja, kun ne tilitetään Tekesille Kustannusten tulee olla nettomääräisiä ja arvonlisäverottomia. ALV ei ole hyväksyttävä kustannus siinäkään tapauksessa, että yritys ei ole alv-velvollinen Projektille ei voi kohdistaa menoa, joka perustuu ennen projektijakson alkua tehtyyn tilaukseen paitsi silloin, kun tilaukseen liittyy projektin käynnistymiseen kytketty purkamismahdollisuus Jos ostoja tehdään konserni- tai intressiyhtiöltä, myyjän on tehtävä oma katteeton tilityksensä rahoitusehtojen mukaisesti Tositteita ei tarvitse toimittaa lukuun ottamatta niitä hankkeita, joissa ei toimiteta rahoitusehdoissa kohdassa 6 tarkoitettua tilintarkastajan tarkastusraporttia
Tilintarkastajan raportti Lopputilitykseen liitetään mukaan määrämuotoinen tilintarkastajan tarkastusraportti, joka löytyy Tekesin verkkosivuilta Tilintarkastajan tarkastusraportin voi korvata enintään viiden ostotositteen projekteissa pääkirjanotteella projektikirjanpidosta, kopiolla ostojen laskuista sekä maksukuitilla tai tiliotteella, josta näkee, että lasku on maksettu Jäljennösten laskukopioista ja tiliotteista/maksutositteista tulee olla oikeiksi todistettuja Tarkastusraportti tulee toimittaa aina, kun projektille tilitetään rahapalkkoja tai ostoja konsernin sisältä tai intressiyritykseltä Konserni- ja intressiyrityksen tulee toimittaa tilintarkastajan tarkastusraportti aina
Investointi- vai selvityshanke? Energiatukea myönnetään kahdenlaisille projekteille: investointihankkeille ja selvityshankkeille Rahoitusehdoista selviää yksityiskohtaisella tasolla kustannusten hyväksyttävyys eri hanketyypeissä Eri tyyppisissä hankkeissa tarvitaan erilaista raportointia sekä sitä tukevaa dokumentaatiota
Investointihanke Investointihanke raportoidaan vain yhdellä lopputilityksellä ja -raportilla ellei erityisehdolla ole toisin päätetty Liitä raporttiin Tuen saajan edustajan tai valvojan lausunto siitä, että tilityksen kohteena oleva laitteisto on asennettu ja käyttöönotettu Selvitys tuen kohteena olevan omaisuuden vakuuttamisesta vahingon varalta Selvitys projektin kokonaisrahoituksesta Vaikuttavuusarviointilomake: Arvio energiatuen vaikutuksista (vain loppuraportin yhteydessä) Jos yritys ei toimita tilintarkastajan tarkastusraporttia, tarvitaan lisäksi: Leasing- tai osamaksukustannuksia sisältävissä hankkeissa Kopio leasing- tai osamaksusopimuksesta Rahoitusyhtiön antama selvitys investoinnin maksamisesta
Selvityshanke Liitä raporttiin Vaikuttavuusarviointilomake: Arvio energiatuen vaikutuksista (vain loppuraportin yhteydessä) Huomaathan Ennen lopputilitystä asiakkaan tulee toimittaa Motiva Oy:lle kohdekohtaiset katselmusraportit ja yhteenvetotaulukot (paataulu.xls tai kuntataulu.xls) rahoituksen ehdot sivu 7, Raportointi: Selvityshankkeet lomakkeiden lähettämisohje Tekesin Energiatuen sivuilla
Rahapalkat Maksetut ennakonpidätyksenalaiset rahapalkat projektin teholliselta työajalta, enintään 11 kk/vuosi/hlö Työntekijä pitää itse työajanseurantaa päiväkohtaisesti, tuntitasolla Palkkoja tilitettäessä liitteenä oltava palkkaerittelylomake (Y4) Projektista sama palkka kuin muusta vastaavan tasoisesta työstä projektin aikana (maksettu palkka kohdistuu kokonaistyöaikaan, projektiin kuuluva osuus tilitetään Tekesille) Yrityksen johdon ja hallinnon palkat ovat yleiskustannuksia Harkinnan mukaan voidaan hyväksyä suorina kustannuksina, jos tehty työ kohdistuu suoraan projektille Palkkaerittely (Tekesin lomake Y4)
Henkilösivukustannukset Kustannusarvion mukainen prosenttiosuus tehollisen työajan rahapalkoista, enintään 50 % Jos henkilölle ei makseta loma-ajan palkkaa, hsk on 30% Tekesillä on oikeus puuttua kustannusarviossa hyväksyttyjen henkilösivukustannusten määrään sellaisten työsuhteiden yhteydessä, joissa palkoista ei makseta samoja hskkustannuksia kuin tavanomaisissa työsuhteissa työsuhde, johon ei sovelleta työaikalakia (johtavassa asemassa olevat osakkaat) ulkomailta Suomeen tulevat ja ulkomailla työskentelevät henkilöt Henkilösivukustannuksia ovat mm. palkalliset poissaolot: loma-ajan ja sairausajan sekä arkipyhien palkat + lomaraha sosiaaliturvan kustannukset muut työvoimakustannukset (esim. luontoisedut, rekrytointikustannukset, henkilöstökoulutus)
Yleiskustannukset Investointihankkeissa yleiskustannuksia ei hyväksytä Selvityshankkeissa yleiskustannuksia voidaan hyväksyä enintään 10 % Kustannusarvion mukainen prosenttiosuus palkka- ja henkilösivukustannusten summasta Yleiskustannusluonteisia kustannuksia ei hyväksytä tilityksen suorina kustannuksina tietotekniikka-, toimisto- ja toimitilakustannukset ja niihin liittyvät poistot sekä teollisoikeuksien vuosimaksut johdon ja hallinnon palkat Tekes voi tarkistuttaa todelliset yleiskustannukset
Matkakustannukset Investointihankkeissa yrityksen omia matkakustannuksia ei hyväksytä Selvityshankkeissa verovapaista matkakustannuksista voidaan hyväksyä verohallinnon ohjeen mukaan: matkat, kilometrikorvaukset, päivärahat ja majoitukset Matkakustannukset hyväksytään enintään vuosittain annettavan verohallinnon päätöksen mukaisesti Yrityksen oman auton kulut kuuluvat yleiskustannuksiin
Aineet ja tarvikkeet Yrityksen ulkopuolelta ostettavat aineet ja tarvikkeet laskutuksen mukaisina Vain projektille kohdistuva osuus Varastosta otto omakustannushintaisena
Laiteostot Investointihankkeissa rakennusten, koneiden ja laitteiden hankinnasta ja asennuksesta sekä niiden muutosja korjaustöistä aiheutuvat kustannukset välittömästi investointiin liittyvien maa-alueiden hankinta (enintään kymmenen prosenttia hankkeen hyväksyttävistä kokonaiskustannuksista) sähköjohtojen rakentamisesta ja jakeluverkonhaltijan sähkön tuotannolta veloittamasta liittymismaksusta aiheutuvat kustannukset rakennettavan kaukolämpölaitoksen kaukolämpöverkkoon liittämiseksi tarvittavan runkoputken rakentamiskustannukset uutta teknologiaa sisältävässä verkkohankkeessa kaukolämpöverkon rakentamisesta aiheutuvat, uuteen teknologiaan liittyvät kustannukset Osamaksu- ja leasing-sopimuksessa menoina voidaan hyväksyä enintään hankinnan ostohintaa vastaavat kustannukset Menoiksi ei hyväksytä hallinto-, rahoitus-, vakuutus-, korjaus- tai huoltokustannuksia taikka muita vastaavia kustannuksia
Laiteostot Selvityshankkeissa laite-, tarvike- ja ohjelmistokustannukset Projektille kohdistuvat kustannukset todellisten nettohankintahintojen mukaan siltä osin kuin ne voidaan todentaa luotettavasti laskuista ja varastokirjanpidosta Jos pelkästään hankkeen toteuttamiseen käytetyillä koneilla, laitteilla tai ohjelmistoilla ei ole jäännösarvoa, ne hyväksytään todellisten nettohankintakustannusten mukaan. Muussa tapauksessa hyväksytään vain kohtuullisiksi katsottavat käyttökustannukset, vuokra tai leasingmaksut Henkilökohtaisten tietokoneiden, matkapuhelinten ja muiden yleiskustannuksiin sisältyvien välineiden hankintamenoja ei voida sisällyttää laiteostoihin
Ostetut palvelut Investointihankkeet Investointihankkeissa hyväksyttäviä kustannuksia ovat valmistelu- ja suunnittelukustannukset rakennusteknisistä töistä ja rakennustöiden valvonnasta aiheutuneet kustannukset raivaus- ja maanrakennusteknisistä töistä aiheutuneet kustannukset käyttöönotosta ja käyttöönoton edellyttämästä käyttöhenkilökunnan koulutuksesta aiheutuneet kustannukset projektin tiedottamisesta aiheutuneet kohtuulliset kustannukset Investoinnin seurannasta aiheutuneet kustannukset enintään vuoden ajalta investoinnin käyttöönotosta, jos se on perusteltua hankkeeseen liittyvien erityispiirteiden vuoksi tai muusta erityisestä syystä projektin tilintarkastuksesta aiheutuneet kustannukset
Ostetut palvelut Selvityshankkeet Selvityshankkeissa hyväksyttäviä kustannuksia ovat hankkeen aiheuttamat välittömät kustannukset muun muassa konsultti- ja asiantuntijapalveluista ja tietohallintopalveluista aiheutuneet kustannukset käännös- ja tulkkauskustannukset projektin tiedottamisesta ja tulosten julkistamisesta aiheutuneet kohtuulliset kustannukset projektin tilintarkastuksesta aiheutuneet kustannukset
Ostetut palvelut Ulkopuolelta ostettavat palvelut voidaan hyväksyä projektisuunnitelman ja laskutuksen mukaisina. Ostopalvelukustannuksiin voidaan sisällyttää projektista aiheutuvina menoina muun muassa tiedonhankinta lisenssinosto pois lukien projektissa tarvittavat ohjelmistot teollisoikeuksien haku pk-yrityksille 1 Projektissa tarvittavat ohjelmistot hyväksytään kohdassa laiteostot. 1 Pk-yritysten projektissa syntyneiden teollisoikeuksien hankkimiseen, suojaamiseen ja voimaansaattamiseen liittyvien kustannusten osalta rahoitukseen sisältyvä tuki voi olla enintään 50 prosenttia.
Ostetut palvelut eritellään tilityksessä Ostetut palvelut kotimaisilta pk-yrityksiltä alle 250 henkilön yritykset Ostetut palvelut kotimaisilta tutkimuslaitoksilta yliopistot, ammattikorkeakoulut ja julkiset (ei yksityiset) tutkimuslaitokset Ostetut palvelut konsernin sisältä ja intressiyhtiöiltä hyväksytään ilman katetta (oma erillinen kustannustilitys liitteeksi) Ostetut palvelut muilta kotimaisilta yrityksiltä / yhteisöiltä ostot kotimaisilta yli 250 henkilön yrityksiltä yhteisöiltä Ostetut palvelut yhteismarkkina-alueelta (EU ja Sveitsin valaliitto) Ostetut palvelut yhteismarkkina-alueen ulkopuolelta IPR-suojauskustannukset
Intressiyhtiö Jos toisen yrityksen koko osakepääomasta tai vastaavasta omasta pääomasta vähintään 20 prosenttia on välittömästi tai välillisesti toisen yrityksen omistuksessa tai hallinnassa -> intressiyritys Tekes voi katsoa yritykset intressiyrityksiksi myös, jos toinen yritys voi käyttää määräysvaltaa toisessa yrityksessä tai muulla tavoin vaikuttaa siihen, mistä toinen yritys tekee hankintoja esim. hallituksen jäsenyyden, vastuuhenkilöiden, perheenjäsenten tai työntekijänä ja/tai rahoittajana toimimisen kautta Tilitettäessä ostopalveluja konsernin sisältä tai muilta intressiyhtiöiltä Kultakin intressiyritykseltä oltava oma tilitys kustannustilityslomakkeilla (Y3, Y4+Y5) ja lopputilitykseen omat erilliset määrämuotoiset tilintarkastajan tarkastusraportit, jotka liitetään rahoituksen saajan tilitykseen
Konserni- ja intressiostot Katteettomat kustannukset tilitetään samoin perustein kuin rahoituspäätöksen saaja (noudatettava rahoituksen yleisiä ehtoja) Projektikirjanpito ja työajanseuranta järjestettävä yleisten ehtojen mukaisesti Palkkojen oltava maksettuja (ks. palkanmaksuvelvoitteet yleisistä ehdoista) Yleiskustannusprosenttina yrityksen henkilökunnan määrään perustuva vakiokerroin Rahoituspäätösosapuolen maksettava intressiyhtiön lasku Jos myyjän (konserni-/intressiyhtiön) lasku on summaltaan pienempi kuin tilitys, hyväksytään kustannukset laskun mukaisesti Vastuullisen johtajan vakuutuksen allekirjoittaa intressiyrityksessä henkilö, jolla on virallinen nimenkirjoitusoikeus. Rahoituspäätöksen saajan loppuraporttiin liitettävä erillinen, riippumattoman tilintarkastajan määrämuotoinen tarkastusraportti konserni-/intressiyhtiön kustannuksista (määrämuotoinen tarkastusraporttipohja, http://www.tekes.fi/asiointi/lomakkeet/)
Ostot ulkomaisilta konserni- ja intressiyhtiöiltä Tekes voi hyväksyä projektin kustannuksiksi myös ostoja ulkomaisilta konserni- ja intressiyhtiöiltä sekä ulkomailla sijaitsevassa toimipisteessä syntyneitä kustannuksia Oltava maininta rahoituspäätöksen erityisehdoissa Kustannusten hyväksyminen poikkeaa kotimaisista konserni- ja intressiostoista seuraavissa kohdissa: Välittömät kustannukset lukuun ottamatta henkilösivukustannuksia Yleiskustannuksia ei hyväksytä Valuuttamääräisissä laskuissa käytetään laskun maksupäivän kurssia Lopputilityksen yhteydessä on ulkomaisen yhtiön ulkopuolisen auktorisoidun tilintarkastajan annettava määrämuotoinen tarkastusraportti, jossa hän vahvistaa tilitettyjen kustannusten olevan hankkeesta aiheutuneita kirjanpidon menoja (vaadittaessa suomeksi tai ruotsiksi)
Hankintamenettelyt Kun rahoituksen saaja on julkinen hankintayksikkö tai jos yritys saa hankintaan yli 50 % Tekesin myöntämää ja muuta julkista tukea, rahoituksen saajan on noudatettava lakia julkisista hankinnoista (1397/2016) Hankinta on kilpailutettava julkisena hankintana, kun se arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on 60.000 euroa tai enemmän. (Ennen 1.1.2017 tehtyjen hankintojen kilpailutusraja on 30.000 euroa) Jos julkinen hankintayksikkö on tehnyt hankinnan vastoin hankintasäännöksiä, hankinta ei ole projektille hyväksyttävä kustannus Yrityksellä avustusosuus kilpailuttamattomaan hankintaan voi olla enintään 50 % Kilpailutus on osoitettava liittämällä tilitykseen kopio hankintailmoituksesta, joka on julkaistu HILMAssa (hankintailmoitukset.fi) tai esittämällä perusteet suorahankinnalle Lisätietoja hankintalaista Tekesin verkkosivuilla
Projektimuutokset Muutoksesta etukäteen kirjallinen hakemus perusteluineen Tekesille Yleisimpiä projektimuutoksia: Kustannuslajimuutokset Aikataulumuutokset Raportointipäivän siirto Projektin vastuullisen johtajan vaihtaminen Merkittävät muutokset projektisuunnitelmassa Muutos pankkitilitiedoissa Muutoshakemuslomake löytyy Tekesin verkkosivuilta http://www.tekes.fi/asiointi/lomakkeet/ Lähetetään Tekesiin suojatulla sähköpostiyhteydellä https://asiointi.tekes.fi/suojaposti
Maksatuksen keskeytys ja/tai takaisinperintä Jos rahoitusta on maksettu liikaa lopullisesti hyväksyttyihin kustannuksiin nähden Jos maksatuksen kannalta tarpeellisia tietoja ei ole toimitettu tai ne ovat virheellisiä Jos rahoitusta on käytetty rahoituspäätöksen vastaisesti Jos rahoitusperusteet ovat oleellisesti muuttuneet Esimerkkejä: projektisuunnitelmasta poikkeaminen ilman Tekesin lupaa, Tekes-lainoihin liittyvät lainarästit, verovelat, taloudellisen aseman oleellinen heikkeneminen, oman pääoman menettäminen kokonaan, yrityssaneeraukseen hakeutuminen Tekesillä on oikeus asiakasta kuultuaan Keskeyttää/lopettaa rahoituksen maksaminen Periä takaisin maksettu rahoitus tai sen osa korkoineen
Korkoa takaisinperittävälle summalle Rahoitusehtojen mukaisesti palautettavalle tai takaisinperittävälle määrälle lasketaan korkoa rahoituksen maksupäivästä alkaen Lainaennakosta aiheutuvasta ylimaksatuksen takaisinperinnästä ei peritä lisäkorkoa Tekes toimittaa asiakkaalle laskun avustuksen takaisinperinnästä Lainan takaisinperinnästä laskun asiakkaalle toimittaa Valtiokonttori
Ota huomioon myös: Kaikki projektisuunnitelman mukaiset kustannukset raportoidaan ja tilitetään Tekesille Jos kustannusarvion kustannuslajikohtaiset enimmäismäärät olennaisesti ylittyvät, kustannusarvioon on haettava muutos (katso Projektimuutokset, dia 25) Kustannukset hyväksytään projektille lopullisesti vasta sen jälkeen kun tilintarkastajan tarkastusraportti on toimitettu Loppuraportin ja -tilityksen hyväksymisen jälkeen projektille ei voi enää esittää kustannuksia Projektin aikana tehdystä työstä aiheutunut lasku voidaan maksaa projektin jo päätyttyä Muistathan säilyttää projektin asiakirjat ja muun aineiston kymmenen vuotta projektin viimeisestä maksuerästä mahdollista tarkastusta varten