Yritysten tutkimus- ja kehittämistoiminnan rahoitus Hyväksyttävät kustannukset ja projektiseuranta Rahoitusehdot: Yritysten tutkimus- ja kehitystoiminnan rahoitus 23.11.2017 DM 1812160 v.6 Copyright Tekes
Projektin vastuullinen johtaja: Lue rahoituspäätös ja rahoitus- ja mahdolliset erityisehdot huolellisesti läpi, jotta osaat toimia niiden mukaisesti Käy päätös ja ehdot läpi taloushallinnon/tilitoimiston kanssa ja toimita päätös ja ehdot myös tilintarkastajalle tiedoksi Anna valtuutus raportointia ja tilitystä varten niille henkilöille, jotka tulevat toimimaan projektin asioissa Tekesin asiointipalvelussa Apua saat neuvontapalvelusta puh. 029 505 5051 Ohje raportointiin asioinnissa Lähetä rahoituspäätöksen hyväksymisilmoitus Tekesiin asiointipalvelun kautta Järjestä projektikirjanpito ja työajan seuranta heti, kun projekti on käynnistynyt
Projektikirjanpito Rahoituksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että projektista aiheutuneet kustannukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja kustannustilitykseen voidaan todentaa. Työajanseuranta on osa projektikirjanpitoa (katso seuraava dia) Projektin asiakirjat ja muu projektin valvonnan ja tarkastuksen kannalta tarpeellinen aineisto (sisältää henkilökohtaisesti pidetyn työajanseurannan) on säilytettävä vähintään kymmenen vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä.
Projektin työaika Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tehdystä työstä (esimerkkilomake Tekesin verkkosivuilla) Projektituntien lisäksi on seurattava myös kokonaistyöaikaa, jos henkilöön ei sovelleta työaikalakia tai henkilölle ei ole määritelty työaikaa Tehdyt työtunnit on kohdistettava niille päiville, joina työ on tehty Projektin vastuullisen johtajan tai työntekijän esimiehen on vahvistettava työtunnit vähintään kerran kuukaudessa Vahvistamisesta on jäätävä merkintä seurantajärjestelmään Työajanseurantaan liittyvä aineisto, tuntikohtaiset seurantaraportit sekä vahvistetut kuukausittaiset yhteenvedot on säilytettävä kymmenen vuoden ajan projektin viimeisen maksuerän maksamisesta Tekesillä on oikeus jättää rahapalkat osittain tai kokonaan hyväksymättä, jos työajanseurantaa ei ole järjestetty yleisten ehtojen mukaisesti
Tilitysten yleiset periaatteet Päivitetty projektisuunnitelma on osa rahoituspäätöstä ja toimii pohjana kustannusten hyväksymiselle Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisestä ja vastaa siitä, että tilitettävät kustannukset kohdistuvat projektiin, ovat projektisuunnitelman mukaisia ja syntyneet rahoituspäätöksessä mainittuna kestoaikana Hyväksyttävien kustannusten tulee olla nettomääräisiä ja arvonlisäverottomia ja rahoituksen saajan kirjanpidossa Menojen pitää olla maksettu rahana ennen tilitystä Projektille ei voi kohdistaa menoa, joka perustuu ennen projektijakson alkua tehtyyn tilaukseen paitsi silloin, kun tilaukseen liittyy projektin käynnistymiseen kytketty purkamismahdollisuus Tositteita ei tarvitse toimittaa. Tekes pyytää tarvittaessa lisätietoja kustannuksiin liittyen
Rahapalkat Maksetut ennakonpidätyksenalaiset rahapalkat projektin teholliselta työajalta, enintään 11 kk/vuosi/hlö Työntekijä pitää itse työajanseurantaa päiväkohtaisesti, tuntitasolla Palkkoja tilitettäessä liitteenä oltava palkkaerittelylomake (Y4) Projektista sama palkka kuin muusta vastaavan tasoisesta työstä projektin aikana (maksettu palkka kohdistuu kokonaistyöaikaan, projektiin kuuluva osuus tilitetään Tekesille) Yrityksen johdon ja hallinnon palkat ovat yleiskustannuksia Harkinnan mukaan voidaan hyväksyä suorina kustannuksina, jos tehty työ kohdistuu suoraan projektille Palkkaerittely (Tekesin lomake Y4)
Henkilösivukustannukset Kustannusarvion mukainen prosenttiosuus tehollisen työajan rahapalkoista, enintään 50 % Jos henkilölle ei makseta loma-ajan palkkaa, hsk on 30% Tekesillä on oikeus puuttua kustannusarviossa hyväksyttyjen henkilösivukustannusten määrään sellaisten työsuhteiden yhteydessä, joissa palkoista ei makseta samoja hskkustannuksia kuin tavanomaisissa työsuhteissa työsuhde, johon ei sovelleta työaikalakia (johtavassa asemassa olevat osakkaat) ulkomailta Suomeen tulevat ja ulkomailla työskentelevät henkilöt Henkilösivukustannuksia ovat mm. palkalliset poissaolot: loma-ajan ja sairausajan sekä arkipyhien palkat + lomaraha sosiaaliturvan kustannukset muut työvoimakustannukset (esim. luontoisedut, rekrytointikustannukset, henkilöstökoulutus)
Yleiskustannukset Kustannusarvion mukainen prosenttiosuus palkka- ja henkilösivukustannusten summasta Yleiskustannusluonteisia kustannuksia ei hyväksytä tilityksen suorina kustannuksina tietotekniikka-, toimisto- ja toimitilakustannukset ja niihin liittyvät poistot sekä teollisoikeuksien vuosimaksut johdon ja hallinnon palkat Henkilökunnan määrään perustuvat vakiokertoimet alle 10 henkilöä 10 % alle 20 henkilöä 20 % 20-49 henkilöä 30 % 50 henkilöä tai enemmän 50 % Tekes voi tarkistuttaa todelliset yleiskustannukset
Matkakustannukset Verohallinnon ohjeen mukaisista verovapaista matkakustannuksista: matkat, kilometrikorvaukset, päivärahat ja majoitukset Matkakustannukset hyväksytään enintään vuosittain annettavan verohallinnon päätöksen mukaisesti Yrityksen oman auton kulut kuuluvat yleiskustannuksiin
Aineet ja tarvikkeet Yrityksen ulkopuolelta ostettavat aineet ja tarvikkeet laskutuksen mukaisina Vain projektille kohdistuva osuus Varastosta otto omakustannushintaisena
Laitekustannukset Pääsääntöisesti projektin käytössä; vain projektille kohdistuva osuus Ostot Kertakuluksi kirjatut (taloudellinen vaikutusaika < 3 v.) laitteet, ohjelmistot tai muut käyttöoikeudet ja pienhankinnat Jos projektin kestoaika laitteen taloudellista vaikutusaikaa lyhyempi, hankintamenosta hyväksytään projektin kestoajalta kertyvien poistojen osuus Poistot Projektin käytössä olevien laitteiden poisto-osuus hyväksytään suunnitelman mukaisina kirjanpidossa olevina poistoina Vuokrat Projektin ajalle kohdistuva osuus vuokrauskustannuksista Pilvipalvelut kuuluvat vuokrakustannuksiin Vuokriin sisältyviä hallinto-, rahoitus-, korjaus ja huolto- ym. kuluja ei hyväksytä. Mikäli em. eriä ei voida eritellä, vuokrasopimuksen aiheuttamista menoista voidaan hyväksyä enintään 50 %
Laitepoistot Esim. projektin kestoaika tammi - joulukuu 2016 laite otettu projektin käyttöön maaliskuussa 2016 laitteen hankintahinta (ilman alv) 24.000 sumupoistot 5 vuodelle = 4.800 /vuosi = 400 / kk laite on 60 prosenttisesti projektin käytössä Tekesille tilitettävä osuus maalis - joulukuu 2016 (10 x 400 ) x 60 % = 2.400
Laitevuokrat Esim. projektiaika tammi - joulukuu 2016 laite vuokrattu syyskuussa 2016 vuokraerä 6.000 (ilman alv) = 1.000 /kk, ajalta syyskuu 2016 - helmikuu 2017 rahoituslaitoksen laskuun sisältyy rahoitus-, ym. kuluja, joita ei voida eritellä - Tekes hyväksyy 50 % menoista Tekesille tilitettävä osuus syys - joulukuulta 2016 4.000 x 50 % = 2.000
Ostetut palvelut Yrityksen ulkopuolelta ostettavat suunnittelu- ja tutkimustyöt sekä selvitykset laskutuksen mukaisina Projektin tilintarkastus, tiedonhankinta-, teollisoikeuksien haku- ja lisenssin ostomenot voidaan sisällyttää ostopalvelukustannuksiin Meno, joka perustuu ennen projektin alkua tehtyyn tilaukseen, voidaan hyväksyä vain, jos tilaukseen liittyy projektin käynnistymiseen kytketty purkamismahdollisuus Lahjoitukset ja stipendit sekä yritysten rahoitusosuudet Tekesin julkisen tutkimuksen hankkeisiin eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia EU-määritelmän mukaisten suurten yritysten teollisoikeuksiin liittyviä kustannuksia ei hyväksytä Työkorvaukset tilitetään kohdassa Ostetut palvelut pk-yrityksiltä Työajanseurantaa on pidettävä
Ostetut palvelut eritellään tilityksessä Ostetut palvelut kotimaisilta pk-yrityksiltä alle 250 henkilön yritykset Ostetut palvelut kotimaisilta tutkimuslaitoksilta yliopistot, ammattikorkeakoulut ja julkiset (ei yksityiset) tutkimuslaitokset Ostetut palvelut konsernin sisältä ja intressiyhtiöiltä hyväksytään ilman katetta (oma erillinen kustannustilitys liitteeksi) Ostetut palvelut muilta kotimaisilta yrityksiltä / yhteisöiltä ostot kotimaisilta yli 250 henkilön yrityksiltä yhteisöiltä Ostetut palvelut yhteismarkkina-alueelta (EU ja Sveitsin valaliitto) Ostetut palvelut yhteismarkkina-alueen ulkopuolelta IPR-suojauskustannukset
Intressiyhtiö Jos toisen yrityksen koko osakepääomasta tai vastaavasta omasta pääomasta vähintään 20 prosenttia on välittömästi tai välillisesti toisen yrityksen omistuksessa tai hallinnassa -> intressiyritys Tekes voi katsoa yritykset intressiyrityksiksi myös, jos toinen yritys voi käyttää määräysvaltaa toisessa yrityksessä tai muulla tavoin vaikuttaa siihen, mistä toinen yritys tekee hankintoja esim. hallituksen jäsenyyden, vastuuhenkilöiden, perheenjäsenten tai työntekijänä ja/tai rahoittajana toimimisen kautta Tilitettäessä ostopalveluja konsernin sisältä tai muilta intressiyhtiöiltä Kultakin intressiyritykseltä oltava oma tilitys kustannustilityslomakkeilla (Y3, Y4+Y5) ja lopputilitykseen omat erilliset määrämuotoiset tilintarkastajan tarkastusraportit, jotka liitetään rahoituksen saajan tilitykseen
Konserni- ja intressiostot Katteettomat kustannukset tilitetään samoin perustein kuin rahoituspäätöksen saaja (noudatettava rahoituksen yleisiä ehtoja) Projektikirjanpito ja työajanseuranta järjestettävä yleisten ehtojen mukaisesti Palkkojen oltava maksettuja (ks. palkanmaksuvelvoitteet yleisistä ehdoista) Yleiskustannusprosenttina yrityksen henkilökunnan määrään perustuva vakiokerroin Rahoituspäätösosapuolen maksettava intressiyhtiön lasku Jos myyjän (konserni-/intressiyhtiön) lasku on summaltaan pienempi kuin tilitys, hyväksytään kustannukset laskun mukaisesti Vastuullisen johtajan vakuutuksen allekirjoittaa intressiyrityksessä henkilö, jolla on virallinen nimenkirjoitusoikeus. Rahoituspäätöksen saajan loppuraporttiin liitettävä erillinen, riippumattoman tilintarkastajan määrämuotoinen tarkastusraportti konserni-/intressiyhtiön kustannuksista (määrämuotoinen tarkastusraporttipohja, http://www.tekes.fi/asiointi/lomakkeet/)
Ostot ulkomaisilta konserni- ja intressiyhtiöiltä Tekes voi hyväksyä projektin kustannuksiksi myös ostoja ulkomaisilta konserni- ja intressiyhtiöiltä sekä ulkomailla sijaitsevassa toimipisteessä syntyneitä kustannuksia Oltava maininta rahoituspäätöksen erityisehdoissa Kustannusten hyväksyminen poikkeaa kotimaisista konserni- ja intressiostoista seuraavissa kohdissa: Välittömät kustannukset lukuun ottamatta henkilösivukustannuksia Yleiskustannuksia ei hyväksytä Valuuttamääräisissä laskuissa käytetään laskun maksupäivän kurssia Lopputilityksen yhteydessä on ulkomaisen yhtiön ulkopuolisen auktorisoidun tilintarkastajan annettava määrämuotoinen tarkastusraportti, jossa hän vahvistaa tilitettyjen kustannusten olevan hankkeesta aiheutuneita kirjanpidon menoja (vaadittaessa suomeksi tai ruotsiksi, englannin kielinen noudettavissa Tekesin englannin kielisiltä nettisivuilta)
Hankintamenettelyt Kun rahoituksen saaja on julkinen hankintayksikkö tai jos yritys saa hankintaan yli 50 % Tekesin myöntämää ja muuta julkista tukea, rahoituksen saajan on noudatettava lakia julkisista hankinnoista (1397/2016) Hankinta on kilpailutettava julkisena hankintana, kun se arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on 60.000 euroa tai enemmän. (Ennen 1.1.2017 tehtyjen hankintojen kilpailutusraja on 30.000 euroa) Jos julkinen hankintayksikkö on tehnyt hankinnan vastoin hankintasäännöksiä, hankinta ei ole projektille hyväksyttävä kustannus Yrityksellä avustusosuus kilpailuttamattomaan hankintaan voi olla enintään 50 % Kilpailutus on osoitettava liittämällä tilitykseen kopio hankintailmoituksesta, joka on julkaistu HILMAssa (hankintailmoitukset.fi) tai esittämällä perusteet suorahankinnalle Lisätietoja hankintalaista Tekesin verkkosivuilla
Onko projektisi rahoitus lainaa? Tekesin lainoja hallinnoi Valtiokonttori Lainaennakkona maksetaan enintään 30 % Enintään 80 % lainasta voidaan maksaa ennen lopputilitystä Jos lopputilityksessä ilmenee, että lainaa on maksettu liikaa hyväksyttyihin kustannuksiin nähden, Valtiokonttori laskuttaa liikaa maksetun osuuden Valtiokonttorin yhteystiedot www.valtiokonttori.fi Laina-asiakkaiden ohjeet Valtiokonttorin nettisivuilla Sähköinen asiointipalvelu laina-asiakkaille Palvelunumero 029 550 2530 yritysluotot@valtiokonttori.fi
Projektin tilintarkastajan tarkastusraportti Loppuraportti pitää tehdä 4 kuukauden kuluessa projektin päättymisestä ja se koskee projektin koko kestoaikaa ja kaikkia tilitettyjä kustannuksia Lopputilitykseen liitetään riippumattoman tilintarkastajan määrämuotoinen tarkastusraportti löytyy Tekesin verkkosivuilta Tilintarkastaja kiinnittää erityistä huomiota, että projektikirjanpito ja työajanseuranta on toteutettu rahoituspäätöksen yleisten ehtojen mukaisesti ja että jäljitettävyysketju on aukoton Tarkastusraportin kustannus voidaan hyväksyä projektille Tekesiin toimitettava tilityksen liitteenä laskukopio ja maksutosite
Raportointi asiointipalvelussa Projektin eteneminen raportoidaan Tekesin asiointipalvelussa Raportti koostuu kahdesta osasta, jotka toimitetaan erillisinä toimintoina sisältöraportti projektin etenemisestä kustannustilitys projektille kohdennetuista kustannuksista sekä raportin että tilityksen voi lähettää ainoastaan vastuullinen johtaja Työajanseurantaa ja laskukopioita ei lähetetä Tekesiin ellei niin ole erikseen sovittu työtuntierittelyt viedään yhteenvetona palkkaerittelylomakkeelle Y4 palkkaerittelylomake täytetään aina kun palkkoja tilitetään Palkkaerittelylomakkeen lisäksi lopputilitykseen liitetään tilintarkastajan tarkastusraportti Lomakkeet löytyvät Tekesin verkkosivuilta Ohjeita raportointiin löydät Tekesin verkkosivuilta
Projektimuutokset Muutoksesta etukäteen kirjallinen hakemus perusteluineen Tekesille Yleisimpiä projektimuutoksia: Kustannuslajimuutokset Aikataulumuutokset Raportointipäivän siirto Projektin vastuullisen johtajan vaihtaminen Merkittävät muutokset projektisuunnitelmassa Muutos pankkitilitiedoissa Muutoshakemuslomake löytyy Tekesin verkkosivuilta http://www.tekes.fi/asiointi/lomakkeet/ Lähetetään Tekesiin suojatulla sähköpostiyhteydellä https://asiointi.tekes.fi/suojaposti
Maksatuksen keskeytys ja/tai takaisinperintä Jos maksatuksen kannalta tarpeellisia tietoja ei ole toimitettu tai ne ovat virheellisiä Jos rahoitusta on käytetty rahoituspäätöksen vastaisesti Jos rahoitusperusteet ovat oleellisesti muuttuneet Esimerkkejä: projektisuunnitelmasta poikkeaminen ilman Tekesin lupaa, Tekes-lainoihin liittyvät lainarästit, verovelat, taloudellisen aseman oleellinen heikkeneminen, oman pääoman menettäminen kokonaan, yrityssaneeraukseen hakeutuminen Tekesillä on oikeus asiakasta kuultuaan Keskeyttää/lopettaa rahoituksen maksaminen Periä takaisin maksettu rahoitus tai sen osa korkoineen
Korkoa takaisinperittävälle summalle Rahoitusehtojen mukaisesti palautettavalle tai takaisinperittävälle määrälle lasketaan korkoa rahoituksen maksupäivästä alkaen Lainaennakosta aiheutuvasta ylimaksatuksen takaisinperinnästä ei peritä lisäkorkoa Tekes toimittaa asiakkaalle laskun avustuksen takaisinperinnästä Lainan takaisinperinnästä laskun asiakkaalle toimittaa Valtiokonttori
Ota huomioon myös: Kaikki projektisuunnitelman mukaiset kustannukset raportoidaan ja tilitetään Tekesille Jos kustannusarvion kustannuslajikohtaiset enimmäismäärät olennaisesti ylittyvät, kustannusarvioon on haettava muutos (katso Projektimuutokset, dia 24) Kustannukset hyväksytään projektille lopullisesti vasta sen jälkeen kun tilintarkastajan tarkastusraportti on toimitettu Loppuraportin ja -tilityksen hyväksymisen jälkeen projektille ei voi enää esittää kustannuksia Projektin aikana tehdystä työstä aiheutunut lasku voidaan maksaa projektin jo päätyttyä Muistathan säilyttää projektin asiakirjat ja muun aineiston kymmenen vuotta projektin viimeisestä maksuerästä mahdollista tarkastusta varten