Jäsenrekisteri Kuksa toiminnan tueksi Lounais-Suomen Partiopiiri 20.1.2015 Jyri-Petteri Paloposki ja Leena Hongell jyri-petteri.paloposki@partio.fi leena.hongell@partio.fi
Tänään Aloitamme lyhyellä alustuksella, jossa käydään läpi muutamia tärkeitä uusia ja vanhoja asioita jäsenrekisteristä läpi Sen jälkeen jatkamme käymällä Kuksan toimintoja läpi kokeilemalla itse Kalvot ja lisätietoa löytyy osoitteesta http://www.l-sp.fi/kuksa Tavoitteena on, että tämän päivän jälkeen osaat hyödyntää Kuksaa jäsenrekisterin lisäksi muutoinkin lippukunnan toiminnan tukena. Toimintaa tukemassa: Kuksa 2
Nopea osaamiskartoitus Oletko ollut aiemmin Kuksa-/jrekkoulutuksessa? Jäsenen lisäys? Ilmoitta(utu)minen tapahtumaan? Tapahtuman lisäys? Poiminta? Ryhmät? Toimintaa tukemassa: Kuksa 3
Miksi Kuksa? Kuksa korvasi kesän aikana ikääntyneen ja kalliin vanhan jäsenrekisteri Polun. Tukee paremmin lippukunnan toimintaa: Käyttäjä pääsee näkemään ja korjaamaan itse omat tietonsa Partiolainen pääsee itse ilmoittautumaan tapahtumiin Useammalla henkilöllä lippukunnassa on omat käyttöoikeudet: Koulutusvastaava, jäsenrekisterihoitaja, lpkj, ryhmien johtajat, Kuksa tukee partio-ohjelman seuraamista Mahdollistaa myös partio-cv:n hakemisen esimerkiksi työnhakuja varten. Uusia jäseniä voidaan pyytää ilmoittautumaan ilmoittautumislomakkeen kautta, jolloin säästetään jäsenrekisterinhoitajan vaivaa Lyhyesti: Helpompi, halvempi, parempi! Toimintaa tukemassa: Kuksa 4
Käyttöoikeudet Käyttöoikeuksia on monen tasoisia. Piirissä ja keskusjärjestössä on omat oikeutensa, mutta lippukunnassa: Sihteeri, jäsenrekisterihoitaja: laajimmat oikeudet lähes kaikkien tietojen muuttamiseen LPKJ, LPKJA, taloudenhoitaja Koulutus- ja ohjelmavastaavat Akela, sampo, luotsi, vast. akela, vast. sampo, vast. luotsi Lista löytyy Kuksan käyttöohjeiden viimeiseltä sivulta. Toimintaa tukemassa: Kuksa 5
Tärkeitä asioita jäsenyydestä Kaksi kohtaa jäsentiedoissa on erityisen tärkeitä yhdistyslaki velvoittaa lippukunnan hallitusta pitämään ne ajan tasalla: Jäsenen koko nimi eli myös toiset nimet. Kotikunta huomaa, ettei välttämättä ole sama kuin asuinkunta (esim. opiskelija), eli syytä varmistaa jäseneltä itseltään! Muistattehan myös, että yhdistyslain mukaan uudet jäsenet sekä vanhojen eroamiset on hyväksyttävä sääntöjen mukaan, käytännössä aina lippukunnan hallituksessa! Toimintaa tukemassa: Kuksa 6
Jäsenen siirtyminen Jos jäsen on jo toisessa lippukunnassa (esim. liittyy mukaan opiskelupaikkakunnan lippukunnan toimintaan) eli ns. toinen lippukunta -jäsenyys: Älä lisää jäsentä uutena jäsenenä, vaan hae hänet hakutoiminnolla ja lisää hänelle uusi jäsenyys omaan lippukuntaasi Jos jäsen haluaa erota, riippumatta siitä onko hän siirtymässä toiseen lippukuntaan vai haluaako erota kokonaan: Älä merkitse jäsentä Poistettu-tilaan, vaan merkitse vain jäsenyys päättyneeksi! Toimintaa tukemassa: Kuksa 7
Huoltajalle lähtevä viesti Hei, teidät on lisätty huoltajaksi henkilölle Testi Henkilö Suomen Partiolaiset-Finlands Scouter ry:n jäsenrekisteriin, Kuksaan. Päivittääksenne lapsenne/lastenne yhteystietoja voitte rekisteröityä järjestelmään osoitteessa: https://kuksa.partio.fi Tarvitsette rekisteröitymiseen tätä sähköpostiosoitettanne sekä huoltajanumeroanne (kohtaan jäsennumero). Huoltajanumeronne on 00000000. Partioon voi liittyä myös aikuisena. Mikäli olette kiinnostunut uudesta harrastuksesta ja vapaaehtoistyöstä, niin olette lämpimästi tervetullut mukaan! www.partio.fi/liity Ystävällisin terveisin
Jäsenkortti Jäsenkorttia ei saa enää muovisena, vaan sen korvaa Kuksasta tulostettava versio sekä myöhemmin mahdollisesti mobiilisovellus Syynä suuret kustannukset ja huonosti niitä vastaava hyöty Mahdollisuus tilata Kuksan kautta postitse paperituloste, jos ei itsellä tulostusmahdollisuutta Toimintaa tukemassa: Kuksa 9
Ja sitten itse asiaan!
PartioID:n luominen
12
13
14
15
16
17
18
19
Etusivu
Etusivu 21
Etusivu 22
Etusivu 23
Etusivu 24
Etusivu 25
Etusivu 26
Etusivu 27
Etusivu 28
Etusivu 29
Etusivu 30
Lippukunta
Lippukunta 32
Lippukunta 33
Lippukunta 34
Lippukunta 35
36
a 37
a 38
a 39
a 40
a 41
a 42
a 43
a 44
45
46
a 47
Lippukunnan pestit 48
Henkilön lisääminen
Käyttäjän lisääminen 50
Käyttäjän lisääminen 51
Käyttäjän lisääminen 52
Käyttäjän lisääminen 53
Käyttäjän lisääminen 54
Käyttäjän lisääminen 55
Käyttäjän lisääminen 56
Käyttäjän lisääminen 57
Käyttäjän lisääminen 58
Käyttäjän lisääminen 59
Käyttäjän lisääminen 60
Käyttäjän lisääminen 61
Käyttäjän lisääminen 62
Käyttäjän lisääminen 63
Käyttäjän lisääminen 64
Henkilön lisääminen: Jäsenyys
Jäsenyyden lisääminen 66
Jäsenyyden lisääminen 67
Jäsenyyden lisääminen 68
Huoltajan määrittäminen 69
Huoltajan määrittäminen 70
Huoltajan määrittäminen 71
Huoltajan määrittäminen 72
Henkilön tiedot
Jäsenyyden lisääminen 74
Jäsenyyden lisääminen 75
Jäsenyyden lisääminen 76
Jäsenyyden lisääminen 77
Jäsenyyden lisääminen 78
Jäsenyyden lisääminen 79
Jäsenyyden lisääminen 80
Jäsenyyden lisääminen 81
Jäsenyyden lisääminen 82
Jäsenyyden lisääminen 83
Jäsenyyden lisääminen 84
Huoltajan määrittäminen 85
Huoltajan määrittäminen 86
Huoltajan määrittäminen 87
Osallistumiset 88
Osallistumiset 89
Osallistumiset 90
Osallistumiset 91
Osallistumiset 92
Osallistumiset 93
Sähköpostiviesti ryhmälle 94
Ryhmät
Ryhmät Lippukunnan ryhmät on suositeltavaa määritellä Kuksaan ja lisätä ryhmään kuuluvat jäsenet ryhmään. Ryhmien kautta voidaan ryhmäläisille ja huoltajille lähettää vaivattomasti sähköpostitiedotteita. Ryhmille voi (ja on suositeltavaa) luoda toimintasuunnitelmat Kuksaan, tästä lisää kohta. 96
Osallistumiset 97
Osallistumiset 98
Osallistumiset 99
Osallistumiset 10
Osallistumiset 10
Ryhmän jäsenet 10
Ryhmän jäsenet 10
Ryhmän jäsenen lisäys 10
Ryhmän toimintasuunnitelma Ryhmille voi (ja on suositeltavaa) luoda toimintasuunnitelmat Kuksaan Kukin ryhmänjohtaja voi itse luoda ja ylläpitää toimintasuunnitelmaa, jossa näkyvät kokoukset, retket ja muut tapahtumat niissä suoritettavat aktiviteetit kunkin ryhmäläisen suorittamat merkit Käyttämällä ryhmätoiminnallisuutta lippukunnan johto voi helpommin seurata lippukunnan toimintaa ja luoda vuosiselostetiedot täsmällisinä Kukin ryhmänjohtaja voi itse luoda ja ylläpitää toimintasuunnitelmaa, merkitä ketkä olivat paikalla ja kuka suoritti mitäkin. 10
Ryhmän toimintasuunnitelma 10
Ryhmän toimintasuunnitelma 10
Ryhmän toimintasuunnitelma 10
Ryhmän aktiviteetit 10
Ryhmän aktiviteetit 11
Ryhmän aktiviteetit 11
Ryhmän aktiviteetit 11
Ryhmän osallistumiset 11
Ryhmän osallistumiset 11
Ryhmän osallistumiset 11
Ryhmän osallistumiset 11
Ryhmän merkit 11
Ryhmän merkit 11
Ryhmän merkit 11
Ryhmän merkit 12
Sähköpostiviesti ryhmälle 12
Sähköpostiviesti ryhmälle 12
Sähköpostiviesti ryhmälle 12
Sähköpostiviesti ryhmälle 12
Tapahtumat
Tapahtumat Lippukunta voi luoda omat tapahtumansa Kuksaan ja kerätä ilmoittautumiset Kuksan kautta Ikärajat, jäsenmaksuvaatimukset ja huoltajan tekemä alaikäisen ilmoittaminen onnistuvat helposti Tapahtumiin voidaan lisätä tarvittavia lisätietoja vastattavaksi ja ottaa ulos raportteja osallistujista Tapahtumassa järjestettävät koulutukset voidaan merkitä helposti osallistujille. 12
Lippukunta 12
Lippukunta 12
Lippukunta 12
Lippukunta 13
Lippukunta 13
Lippukunta 13
Lippukunta 13
Lippukunta 13
Lippukunta 13
Lippukunta 13
13
13
Tapahtuman koulutukset 13
Tapahtuman koulutukset 14
Tapahtuman koulutukset 14
Tapahtuman koulutukset 14
Tapahtuman koulutukset 14
Lippukunta 14
Tapahtumien laskutus
14
14
14
14
15
15
Poiminta
Lippukunta 15
Uusien jäsenten poiminta Tiettynä aikavälinä lisättyjen jäsenten poiminta: Poista ylälaidasta Hae vain voimassaolevat jäsenyydet Jäsenyys-kohdasta: Jäsenorganisaatio: lippukunta Jäsenyyden alkupvm: 01.11.201429.11.2014 Toimintaa tukemassa: Kuksa 15
Eronneiden jäsenten poiminta Tiettynä aikavälinä eronneiden jäsenten poiminta: Poista ylälaidasta Hae vain voimassaolevat jäsenyydet Yleiset-kohdasta: Jäsenyys-kohdasta: Poimi myös passiivisista Jäsenorganisaatio: lippukunta Jäsenyyden päättymispvm: 01.11.2014-29.11.2014 Toimintaa tukemassa: Kuksa 15
Käyttöoikeudet
Käyttöoikeudet Käyttöoikeuksien kautta käyttäjä voi tarkistaa mitä käyttöoikeuksia mikäkin käyttäjän pesti tuo järjestelmään 15
Lippukunta 15
Ohjaustiedot Järjestelmän sisäiseen toimintaan liittyvät asetukset ovat ohjaustiedoissa. Keskusjärjestötasolla toimintoja on paljonkin, mutta jo lippukuntatasolla pääsee esimerkiksi: Lisäämään lippukunnan omat pestit Määrittämään lippukunnan omia tai tarvitsemia koulutuksia (merikoulutus Arkki, EA 1, ) Ohjaustietoja voi muuttaa jäsenrekisterinhoitajan lisäksi esimerkiksi koulutusvastaava (koulutustietojen osalta) 15
Ohjaustiedot 16
Ohjaustiedot: Omat koulutukset 16