1 Linnea2-konsortion ohjausryhmän kokous Aika: to 17.9.2009 klo 10:10-13:40 Paikka: Helsinki, Yliopistonkatu 1, Kansalliskirjasto, Fabianian auditorio Osallistujat: Esittelijä: Sihteeri: Poissa: Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto (kohta 3.2 ) Helena Hämynen, Joensuun yliopiston kirjasto, puheenjohtaja Vuokko Palonen, Tritonia Kaisa Sinikara, Helsingin yliopisto Annu Jauhiainen, Kansalliskirjasto Nanna Jokinen, Kansalliskirjasto Tiina Järvinen, Maanpuolustuskorkeakoulun kirjasto Pentti Vattulainen, Varastokirjasto Kuno Öhrman, Hanken 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10:10. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous laillisesti kokoon kutsutuksi. Kokouksen alussa paikalla oli puheenjohtaja ja kaksi varsinaista jäsentä. Kristiina Hormia-Poutanen saapui hieman myöhemmin. Koska päätösvaltaisuus vaatii puheenjohtajan sekä neljä varsinaista jäsentä, oltiin varauduttu päätöksiä vaativissa asioissa olemaan puhelimitse yhteydessä Kuno Öhrmaniin. Tähän ei kuitenkaan tullut tarvetta. 3. Tiedotusasioita 3.1 IGeLU2009 Edellisellä viikolla Helsingissä pidetyn kansainvälisen Ex Libris -käyttäjäryhmän IGeLUn (http://igelu2009.org/) ohjelmasta vastasi kansainvälinen suunnitteluryhmä ja käytännön järjestelyistä Kansalliskirjasto yhdessä kongressitoimiston kanssa. Työtä kongressin eteen tehtiin vuoden ajan paljon ja on hienoa, että myös kiitoksia on tullut jälkeenpäin suuressa määrin. Osallistujajoukko oli laaja, n. 470 osallistujaa 37 maasta. Ex Libriksen henkilökunnasta osallistui lähes 40. Ensi vuonna IGeLU järjestetään Belgiassa Ghentissä elo-syyskuun vaihteessa ja vuonna 2011 Israelissa Haifassa yhdessä Ex Libris System Seminaarin kanssa. Verkostoituminen ja kokemusten vaihto on yleensä tämänkaltaisten tapaamisten tärkeintä antia. Ex Libriksen URM-suunnitelmista kerrottiin, että v. 2011 lopussa siitä on tulossa beta-versio ja seuraavana vuonna oltaisiin tuotannossa. Kirjastonjohtajia toivotaan mukaan osallistumaan, jotta he saisivat paremmin tietoa järjestelmien tulevasta kehityksestä. Mainittiin, että 4.11.2009 järjestetään Triangeli-päivät (http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/tapahtumat/1252566950606.html) Helsingissä ja paikalle yritetään saada Ex Libriksen asiantuntija puhumaan URM:sta. 3.2 Neuvottelut Ex Libriksen kanssa IGeLUn yhteydessä pidettiin kolme erillistä palaveria Kansalliskirjaston ja Ex Libriksen johdon kesken. Tukeen liittyen puhuttiin Voyager-tuen laadusta, johon emme ole olleet tyytyväisiä. Aleph-tuki tulee Hampurista tai Israelista, MetaLib-tuki tulee Bostonista tai Israelista, Voyagertuki tulee Chicagosta ja tasossa ja vasteajoissa on eroja. Vaadittiin oikeanlaisia vastauksia järkevässä aikataulussa. Yhtenä aiheena palavereissa oli Oracle ja kuka hoitaa Oraclemuutokset tietokantojen yhdistyessä. Esim. Joensuun ja Kuopion tietokantoja yhdistettäessä
2 (Josku) asiaa palloteltiin ja siitä koitui kirjastoille hankaluuksia. Nyt toimintatapoja on tarkoitus suoraviivaistaa. Yhdistyvien tietokantojen tukimaksuista puhuttiin myös paljon. Näyttää siltä, että isoja alennuksia tukimaksuihin ei ole odotettavissa, mutta neuvottelut asiasta ovat vielä kesken. Aleph-lisenssin laajentamisesta muille sektoreille on puhuttu jo pitkään ja nyt alkaa selvitä miten se kannattaisi tehdä. 4. Konsortioiden yhteistyö Yhteisen kirjastojärjestelmäkonsortion kariuduttua tavoitteena on kehittää kahden erillisen konsortion yhteistyötä. Johtajien yhteistyön lisäämiseksi on ehdotettu sektoreiden/konsortioiden yhteisten johtajatapaamisten jatkamista. Asiantuntijayhteistyön kehittämistä varten nimettiin 17.8.2009 työryhmä tekemään ehdotusta jatkosta. Työryhmä kokoontui 31.8.2009. Kansalliskirjastossa on laadittu kuvaus kirjastosektoreiden yhteisistä tilaisuuksista ja erilaisista yhteistyöryhmistä ja työryhmistä. Tavoitteena on kehittää yhteistyötä niin, että löydetään yhteistyöfoorumeita ja keskustelumahdollisuuksia ilman, että ryhmien ja tapahtumien määrä lisääntyy. Ryhmien tehtäväkentän ja tapahtumien näkökulman tulee olla laaja, niin että se käsittää kirjastojen teknisen infrastruktuurin sekä palvelut kokonaisuutena eikä rajoitu jollekin osa-alueelle tai jonkin sovelluksen tai järjestelmän tai yksittäisen palvelun piiriin. Yhteistyön kehittämistä käsitellään Linnea2-ohjausryhmän ja AMKIT-konsortion johtoryhmän yhteiskokouksessa heti tämän ohjausryhmän kokouksen jälkeen. Keskustellaan sekä johtajatason että asiantuntijatason yhteistyön kehittämisestä, tavoitteena digitaalisen kirjaston kokonaiskuvan luominen ja säilyttäminen. Valmistellaan asiaa konsortioiden johto/ohjausryhmien yhteiskokousta varten. Asiantuntijayhteistyön kehittämistä miettineen työryhmän lyhytaikaisen työn tulos jäi laihaksi, mikä oli tässä tilanteessa ymmärrettävää. Uusia ratkaisuja ei tahdo löytyä, käytiinhän konsortioiden yhdistämiseksi jo työläät valmistelut. Kansalliskirjaston tekemä kooste kirjastosektoreiden yhteisistä tilaisuuksista ja työryhmistä herätti huomaamaan, että niitä on todella paljon. Lisäksi koosteesta puuttuivat sellaiset ryhmät, joihin Kansalliskirjasto ei ole juurikaan sidoksissa, esimerkkinä mainittiin informaatiolukutaitoverkosto ja STKS:n työryhmät. Vuokko Palonen oli koosteen pohjalta hahmotellut rakennekaavion siitä, miten asiat jakaantuvat johtajille ja asiantuntijoille ja miten eri ryhmät leikkaavat toisiaan. Kommentoitiin, että yliopistoissa pitäisi vahvistaa kirjaston osuutta kehysorganisaation kehittämisessä. Käytiin läpi koostetta ja tehtiin siihen lisäyksiä ja muutosehdotuksia iltapäivän kokousta valmistellen. 5. Lindan tilanne ja kehittäminen Aleph-LINDAn kehittämisessä on edistytty monella rintamalla. Käyttöönottovaiheen virheitä on korjattu, Lindan laadun kehittämisestä on tehty suunnitelmia (ks. seur. kohta) ja on laadittu suunnitelmia kansallisesta yhteisluettelosta. Annu Jauhiainen esittelee Kansalliskirjastossa tehtyjä parannuksia/korjauksia Aleph-Lindaan sekä suunnitelmia jatkokehittämisestä kohti kansallista yhteisluetteloa. Kesän aikana on saatu aikaan melko paljon korjauksia Aleph-Lindassa. Esim. väärinyhdistyneiden tietueiden purkuohjelma on näillä hetkillä käsitellyt 100 % kaikista. Mm. Fennican ja Helkan aineistojen lataaminen Lindaan on seuraavana tehtävälistalla. Arne Hedman on tulossa 9.10.2009 pidettävään Linnea2-yleiskokoukseen kertomaan Lindan tilanteesta ja hänelle kannattaisi toimittaa aiheeseen liittyviä kysymyksiä etukäteen. Kansalliskirjastossa keskitytään tämän ja ensi vuoden aikana Lindan sisällön laadun parantamiseen ja ohessa
3 valmistellaan lisenssin laajentamista. Toiveissa on (mutta vielä täysin auki), että amk:t tulisivat mukaan Lindaan vuonna 2011 ja yleiset kirjastot vuonna 2012. Puhuttiin siitä, miten miten KDK (Kansallinen digitaalinen kirjasto) -asiakasliittymä ja Lindayhteisluettelo kytkeytyvät toisiinsa. Palveluilla on eri kohderyhmät; KDK:n asiakasliittymä palvelee loppukäyttäjiä ja taustajärjestelmät eli yhteisluettelo kirjastoja. Tavoitteena on sisällöltään korkealaatuinen, vapaasti käytettävissä oleva yhteisluettelo, jonka lisäksi ei lopulta tarvittaisi metadataa paikallistietokannoissa lainkaan. URM suunnitelmissa puhutaan globaalista metadatavarannosta, meidän yhteisluettelomme olisi kuitenkin ainakin aluksi kansallinen. Uuden asiakasliittymän valmistumisen jälkeen odotetaan selkenevän, mikä on paikallistietokantojen suhde siihen tosin tätä keskustelua pitäisi jo nyt käydä. Luottamuksen lisääminen toisten tekemään luettelointiin on keskeisessä asemassa kansallista yhteisluetteloa ajatellen. Lindan yhteiset pelisäännöt päivitetään lähiaikoina vastaamaan Aleph-aikakautta; Voyager UC - ohjelmiston aikana yhteisistä menettelytavoista on lipsuttu, koska yhteisluettelo toimi eri tavalla kuin nyt. Sisällönkuvailun tilanne tuntuu olevan tällä hetkellä kaaoksessa. Kuitenkin auktoriteetit ovat kirjastojen kilpailuvaltti Googlea vastaan. 6. Lindan laaturyhmän toimintasuunnitelma Lindan laaturyhmä on pitänyt ensimmäisen kokouksensa 20.8.2009. Ryhmän puheenjohtajaksi valittiin Pirjo Vatanen Jyväskylän yliopiston kirjastosta ja sihteeriksi Nina Hyvönen Kansalliskirjastosta. Ryhmä määritteli tehtävikseen seuraavat: yhteisluettelon tehtävän määrittäminen ja kehittäminen yhteisluettelon sisällöllinen kehittäminen ja mahdolliset tekniset edellytykset luetteloinnin tasot sekä yhteisluettelon ja kirjastoluetteloiden suhde kirjastojen yhteistyön tavat ja laatu Linnea2-luettelointiryhmän tehtävänä on miettiä luettelointiin liittyviä yksityiskohtia, kun taas Lindan laaturyhmän tehtävänä nähtiin lisäksi mm. luottamuksen lisääminen toisten tekemään työhön ja luetteloinnin tärkeyteen ylipäätään sekä yhteistyön tarpeeseen. Koordinoiva rooli nousi selkeästi esille ryhmän tavoitteena. Todettiin myös, että olisi hyvä teettää pro graduja ryhmän tehtäviin liittyen, esimerkiksi yhteistietokannoista tehtävään tiedonhakuun liittyvistä kysymyksistä. Ryhmän jäsenet ovat jo olleet yhteydessä Tampereen yliopistoon sekä Åbo Akademiin asian tiimoilta. Ryhmä on laatimassa toimintasuunnitelmaa, joka esitellään Linnea2-yleiskokouksessa 9.10.2009. Keskustellaan Lindan laaturyhmän linjauksista ja annetaan ohjeita työskentelylle. Lindan laaturyhmän kokoonpano on tämä: Pirjo Vatanen, Jyväskylän yliopiston kirjasto (pj) Irmeli Koskimies, Sibelius Akatemian kirjasto Sari Pajula, Eduskunnan kirjasto Elisa Orrman, Kansallisarkisto Liisa Björkqvist, Varastokirjasto Anneli Partanen, Helsingin yliopiston kirjasto Paula Manninen, Tampereen yliopiston kirjasto Päivi Wendelius, Oulun yliopiston kirjasto Lisäksi Kansalliskirjastosta mukana ovat Arne Hedman ja Annu Jauhiainen, sekä sihteerinä Nina Hyvönen. Ehdotettiin, että tutkimusyhteistyössä kelpuutettaisiin muitakin opinnäytteitä kuin graduja, esim. kandidaatintyöt. Myös ammattikorkeakouluissa kaivataan tutkimusaiheita opetukseen.
4 7. Lindan kustannushyötyanalyysi Kansalliskirjastossa on tehty valmistelevaa selvitystä Lindan kustannushyötyanalyysiä varten. Selvityksessä on laskettu Kansalliskirjastossa Lindaan käytetyn henkilötyön kustannukset kaikkine sivukuluineen (ml. tilakustannukset) sekä atk-ylläpitokustannukset (ohjelmisto- ja laitteistokustannukset). Kokonaiskustannuksiin tulee sen lisäksi laskea myös kirjastojen kustannukset. Lindan hyödyt voidaan helposti luetella, mutta erityisen ongelmallista on määritellä se, miten ne muutetaan euroiksi. Yksi esimerkki selvitettävistä asioista on se, mitä maksaisi tiedonhaku, jos Lindaa ei olisi. Hyötyjä selvitellessä voisi asiaa kysyä myös käyttäjiltä. Ohjausryhmä on todennut edellisessä kokouksessaan 31.8.2009, että tässä Lindan siirtymävaiheessa olisi parasta siirtää kustannushyötyanalyysin teko ensi vuodelle, jolloin Lindan siirtymävaihe on ohi ja sekä kustannukset ja hyödyt voidaan arvioida enemmän normaalissa tilanteessa. Kansalliskirjasto esittää Lindan kustannushyötyanalyysin siirtämistä ensi vuodelle, jolloin Lindan siirtymävaiheen arvioidaan olevan jo ohi ja sekä kustannuksista että hyödyistä saadaan normaalitilanteen mukainen analyysi. Viedään asia päätettäväksi yleiskokoukseen. Lindan laaturyhmä tulee keskustelemaan kustannushyötyanalyysista, mutta jatkossa laskelma voitaisiin mahdollisesti hoitaa konsulttityönä. Kansalliskirjasto on teettänyt vastaavia maksullisia selvityksiä Kauppakorkeakoululla, se voisi olla yksi mahdollisuus. Kansalliskirjasto on jo lasketut omat kustannuksensa, mutta ne on tarkistettava, koska ne on laskettu alkuvuodesta. Mainittiin erillisenä asiana Lindan tekijänoikeudet ja että niihin liittyvä selvittely on työn alla. (Lounastauko klo 12:00-12:50.) 8. Relais-tilanne Relais-sopimuksen allekirjoittamista on lykännyt ennen kaikkea epäselvyys NCIP-tuesta. On haluttu saada varmempaa tietoa siitä, miten hyvin Voyager toimii yhteen Relaisin kanssa. IGeLUkonferenssin yhteydessä keskusteltiin asiasta Ex Libriksen Product Managerin kanssa. Hän kertoi NCIP-parannuksista versiossa 7.2., joka valmistunee maalis-huhtikuussa ja otettaneen meillä käyttöön kesällä 2010. Lisäksi tarvitsemme Voyagerin InterCirc-modulin, josta on nyt pyydetty tarjous Ex Librikseltä. Ohjausryhmältä toivotaan kannanottoa Relais-käyttöönottoaikatauluun: aloitetaanko implementointi vuoden 2009 loppupuolella vai odotetaanko siihen saakka, kunnes NCIP-tuen uudet piirteet on testattu ja meillä käytettävissä. Kirjastoista päin on kantautunut toive, että sopimus pitäisi allekirjoittaa tänä vuonna jotta maksu voitaisiin myös maksaa tänä vuonna. Sopimuksen aikaansaaminen on kestänyt jo liian pitkään. Olisi kyllä arveluttavaa kirjoittaa sopimus ennen kuin olemme voineet kunnolla testata Voyagerin ja Relaisin yhteensopivuutta, missä tarvitaan NCIP-standardin tukea. Voyagerin NCIP-tuki on toistaiseksi aika puutteellinen, mutta tiedetään mm. isoilla amerikkalaisilla kirjastoilla olevan samoja vaatimuksia Ex Libriksen suuntaan kuin meillä ja tämä antaisi tietynlaista turvaa. Kuitenkin todettiin, että Kansalliskirjastossa Relais-käyttöönottoon tarvittaisiin samaa teknistä resurssia kuin yhteisluettelotöihin; kannattaako nyt supistaa yhteisluettelon resurssia kun monta asiaa on vielä kesken? Mahdollisesti tarvittavan päällekkäistyön määrää NCIP-tuen puutteista johtuen ei voida tietää ennen kuin Relais-järjestelmä on saatu oikeasti käyttöön; esim. asiakas- ja lainaustietojen siirtyminen on epävarmaa. Kaukopalveluryhmän pitäisi päästä toteamaan
5 millaisena prosessina kaukopalvelu Relaisin avulla toimii, mutta kuvausta on vaikea tehdä kun ei ole mahdollisuutta vielä testata oikeassa ympäristössä. Todettiin, että kirjastojen pitäisi pystyä siirtämään tarkoitukseen varatut rahat suhteellisen helposti ensi vuoden puolelle. Testaamiseen tai pilotointiin ei ole vielä pyydetty ilmoittautumisia kirjastoista, eikä myöskään hankintaan ole pyydetty vakavia ilmoittautumisia, koska on odotettu puuttuvia NCIP-piirteitä. Jos Voyagerin versio 7.2 voitaisiin saada meille testipalvelimenne mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, testit voisi aloittaa heti. Tosin ei tiedetä miten syvällistä testausta olisi mahdollista tehdä ennen sopimuksen allekirjoittamista. Puhuttiin vielä siitä, miten Suomen kaukolainaluvut ovat laskeneet hälyttävän jyrkästi verrattuna esim. Tanskaan, jossa luvut nousevat koko ajan ja jossa kaukopalvelun kehittämiseen on panostettu. Päädyttiin siihen, että asiasta keskustellaan vielä yleiskokouksessa ja esitetään, että testattaisiin ennen sopimuksen allekirjoittamista. Yleiskokoukselle pitää tehdä selkeä kooste siitä mitkä ovat tämänhetkiset ongelmat ja selkeä perustelu miksi nyt kannattaisi menetellä esitetyllä tavalla. Olisi hyvä myös löytää maailmalta esimerkki toimivasta Relais-implementaatiosta. 9. Linnea2-konsortion ja -ohjausryhmän jatko Linnea2-ohjausryhmän toimikautta jatkettiin vuoden 2009 loppuun saakka siinä vaiheessa, kun uskottiin uuden yhteisen konsortion aloittavan vuoden 2010 alussa. Kun suunnitelma yhteisestä konsortiosta ei toteudukaan, on syntynyt ajatus konsortion ja yliopistokirjastojen neuvoston yhteistyöstä. Yhteistyötä ja mahdollista yhdistymistä selvitellään vuoden 2009 lopussa ja 2010 alkupuolella. Selvittelyn ajaksi on järkevää jatkaa nykyisen ohjausryhmän toimikautta seuraavaan yleiskokoukseen eli huhtikuulle 2010 saakka. Linnea2-ohjausryhmä esittää yleiskokoukselle 9.10.2009 nykyisen ohjausryhmän toimikauden jatkamista maalis- tai huhtikuussa pidettävään yleiskokoukseen saakka. Todettiin yhteistyöasian olevan neuvoston asialistalla huomisessa kokouksessa. Jos yhteistyötä syntyy, nykyinen Linnea2-ohjausryhmän kokoonpano tarvitsisi jatkoaikaa. Tätä tullaan ehdottamaan yleiskokoukselle. Voidaan myös tiedustella mahdollisia halukkaita uusia jäseniä tai muita ehdotuksia. 10. Kustannustenjakomallin muutokset v. 2010 Konsortion nykyinen kustannustenjakomalli hyväksyttiin syksyllä 2005 pitkällisen valmistelun jälkeen. Siihen ollaan oltu periaatteessa tyytyväisiä. Ainoa kritiikkiä herättänyt asia on laskennan perustana oleva kokonaishenkilötyömäärä. Voyagerin käyttäjämääriä kuvaisi paremmin kirjastoammatillisen henkilökunnan määrä. Esitetään yleiskokoukselle, että kustannustenjakomalli säilytetään ennallaan sillä muutoksella, että kokonaishenkilötyövuosien määrä korvataan kirjastoammatillisen henkilökunnan henkilötyövuosilla. On syytä muistuttaa yleiskokouksessa mihin kustannustenjakomalli kokonaisuudessaan perustuu. Vaihtoehtoina kannattaa tässä vaiheessa pitää joko mallin säilyttäminen ennallaan, tai ainoastaan tuolla pienellä esityksen mukaisella muutoksella. Nyt ei haluta lähteä aivan uusia malleja luomaan, kun aihetta on juuri puitu turhaan konsortioiden yhdistymistä valmistelevissa työryhmissä. Yleiskokoukseen tarvitaan kirjastokohtaiset laskelmat. Suurimmalle osalle tuolla pienellä muutoksella ei olisi juuri lainkaan vaikutusta.
6 11. Muut asiat 11.1 CSC-sopimukset CSc-sopimuksiin liittyvät asiat otetaan esille yleiskokouksessa. Tähän liittyy mm. KDK-hanke ja sen mahdollinen osallistuminen palvelimen käyttöön ja kustannuksiin. 11.2 Voyager-tukimaksut Muistutettiin, että Voyager-tukimaksulaskut tulevat vuoden vaihteessa. 12. Seuraavan kokouksen ajankohta Sovitaan ohjausryhmän seuraava kokousaika yleiskokouksen jälkeen. 13. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13:40. Vakuudeksi Helena Hämynen puheenjohtaja Nanna Jokinen sihteeri