TOIMINTASUUNNITELMA 1.7.2016-30.6.2017 13.4.2016 MPI FINLAND CHAPTER
YLEISTÄ MPI Finland on kansainvälisen Meeting Professionals International MPI -järjestön Suomen osasto. MPI Finlandin tarkoituksena on tarjota noin 100-henkiselle jäsenistölleen mahdollisuuksia ammatilliseen kehittymiseen erilaisten koulutus- ja verkostoitumistilaisuuksien kautta sekä edistää kokemusten vaihtoa alan ammattilaisten kesken. Toiminnassamme on mukana jäseniä useilta eri toimialoilta niin pienistä yrityksistä kuin suurista kansainvälisesti tunnetuista konserneista. MPI Finland pyrkii toiminnallaan kohottamaan tapahtuma-alan yleistä arvostusta. MPI Finlandin toimintaa koordinoi nimetty hallitus, jonka kokoonpano hyväksytään vuosittain sääntömääräisessä kevätkokouksessa. Yhdistyksen toiminnan suuntaviivat rakentuvat Yhdistyslaista (26.5.1989/503), Meeting Professionals International MPI -yhdistyksen toimintaperiaatteista ja säädöksistä sekä in omista säännöistä. Visiomme: MPI Finlandin tulee toimia aktiivisesti ja aloitteellisesti, jotta kokoukset ja tapahtumat muodostuvat tärkeäksi strategiseksi menestystekijäksi organisaatioissa. Missiomme: MPI Finlandin tulee olla johtava maailmanlaajuinen jäsenjärjestö, joka vaikuttaa vahvasti kokous- ja tapahtuma-alan muokkaantumiseen. TOIMIKAUSI Tämä toimintasuunnitelma koskee yhdistyksen toimikautta 1.7.2016-30.6.2017. TOIMIKAUDEN PÄÄTAVOITTEET Jäsenmäärän kasvattaminen 120 jäseneen ylläpitäen tapahtumanjärjestäjien ja palveluiden tarjoajien suhteen tasaisena. Koulutustilaisuuksien kokonaistyytyväisyyden ylläpitäminen KA 3:n tasolla (asteikolla 1-4) Yhdistyksen medianäkyvyyden lisääminen Yhdistys järjestää yhden suuren näkyvyyden tapahtuma toimikauden aikana 1 P a g e
JÄSENISTÖ (Membership) Yhdistyksen tavoitteena on kasvattaa jäsenmäärä 120 henkilöön hallituskauden loppuun mennessä. Päävastuu yhdistyksen jäsenistöstä sekä jäsenhankinnasta on VP of Membershipillä. Jäsenistömme jakautuu neljään segmenttiin: Suppliers: kokous- tai tapahtumapalvelujen tarjoajat, kuten hotellit, kokous- ja kongressipaikat, lentoyhtiöt, ohjelmatoimistot jne. Planners: palvelujen ostajat eli järjestöjen ja yritysten kokouksista, kongresseista ja tapahtumista suunnittelusta ja/tai toteutuksesta vastaavat henkilöt Opiskelijat Alan oppilaitosten edustajat Uusjäsenhankinnassa pääsegmenttimme tulevana toimikautena ovat Corporate planners, B2B business (planners) Event agencies (suppliers) Opiskelijat ja oppilaitokset Jäsenten tyytyväisyyttä yhdistyksen toimintaan seurataan kerran vuodessa toteutettavalla in omalla jäsentyytyväisyyskyselyllä. Oman kyselymme lisäksi myös kansainvälinen MPI-organisaatio toteuttaa kerran vuodessa globaalin jäsentutkimuksen. MPI Global lanseeraa uuden jäsenmallin keväällä 2016 ja tarkoituksena on hyödyntää mallia maholisimman tehokkaasti myös Suomessa. Toimikaudelle 1.7.2016-30.6.2017 on suunnitellut toimeenpiteet: Jäsenhankinta MPI Finlandin LinkedIn-ryhmän kautta Osallistuminen messuille ja tapahtumiin Jäsenillalliset (10-15 henkilölle järjestetyt rekry-illat, sponsorointimahdolisuus) Jäsenrekrytointi sosiaalisen median kautta Kutsuminen tapahtumiin Cold and warm calls jäsenille Tarkoituksena on investoida enemmän markkinointiin, kuten jäsenillallisiin ja somemarkkinointiin. Voimme tehdä pienen boostin omille kampanjoille Twitterissä ja Facebookissa. YHTEISTYÖKUMPPANIHANKINTA (Sponsorship) Noin kolmannes yhdistyksen tuloista saadaan tulevana toimikautena yhteistyökumppanihankinnan kautta. Kumppanisopimukset ovat voimassa yhden kalenterivuoden. Olemassa 2 P a g e
olevilla kumppaneilla on mahdollisuus uusia vastaavan tasoinen kumppanuus seuraavalle vuodelle ennen muita kumppaneita. Päävastuu yhdistyksen yhteistyökumppanitoiminnasta on VP of Sponsorshipillä. Yhdistys on rakentanut neljä eritasoista kumppanipakettia, joiden lisäksi myös kumppanuuksien palveluräätälöinnit ovat mahdollisia. Kumppanipaketit ovat: Tapahtumakohtainen kumppanimarkkinointi Standard Partner Premium Partner Strategic Partner Tulevana hallituskautena kumppanihankinnan päätavoitteena on säilyttää nykyiset kumppanuudet sekä lisätä erityisesti tapahtumakohtaisia kumppanuuksia. Vuodelle 2016 solmitut kumppanuudet ovat tällä hetkellä: Helsinki Convention & Events Bureau Visit Espoo MagnumLive Messukeskus Ventoniemi Sokos Hotels Radisson Blue Hotels & Resorts Finnflorist Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Cvent KOULUTUSTOIMINTA (Education) Euroopan Chaptereita koskevien toimintaperiaatteiden ja säädösten mukaan paikallisen Chapterin tulee järjestää toimintakaudella 5-6 erilaista koulutustilaisuutta. Yhdistys on suunnitellut toimikaudelle 1.7.2016-30.6.2017 yhteensä kaksitoista erilaista koulutustilaisuutta tai tapahtumaa, joiden tarkoituksena on tarjota jäsenistölle koulutus- ja verkostoitumismahdollisuuksia sekä edistää yhdistyksen tunnettuutta toimialalla sekä potentiaalisten jäsenten keskuudessa. Päävastuu yhdistyksen koulutustoiminnasta on VP of Educationeilla (3 hlöä) tukenaan, Director of Communication & Education. Edellisellä kaudella aloitettua vapaaehtoistoimikuntaa suositellaan muodostettavaksi jälleen, mutta mahdollisesti vasta kauden loppupuolella. Täältä saa hyvin koulutettua uusia VP of Educationeita. Toimikaudelle 1.7.2016-30.6.2017 suunnitellut tilaisuudet: 3 P a g e
Kahdeksan koulutustilaisuutta (neljä syksyllä ja neljä keväällä) Kaksi get together -tilaisuutta (yksi syksyllä ja yksi keväällä) Kaksi messuosallistumista (yksi syksyllä ja yksi keväällä) Koulutustoiminnan päätavoitteet toimikaudelle 1.7.2016-30.6.2017: Koulutustilaisuuksien sisältötyytyväisyyden ylläpitäminen hyvällä tasolla kolme (asteikolla 1-4, jossa 1 = heikko, 4 = erittäin tyytyväinen) Lisätä erilaisia verkostoitumismahdollisuuksia, esim. verkostoitumislounaat Edistää yhteistyötä muiden alan järjestöjen kanssa yhteistapahtuman toteuttamisella Toteuttaa 2-3 koulutustilaisuutta, joissa on mielenkiintoinen kansainvälinen puhuja Kasvattaa koulutusbudjettia myös ei-jäsenille suunnatuilla maksullisilla tilaisuuksilla Järjestää tilaisuus poliittisten päättäjien kanssa alan edistämisen vuoksi Näkyvyyden lisäämiseksi järjestetään yksi educceista hallituksen yhteisvoimin teemalla; tekninen pläjäys Kasvatetaan yhteistyötä pohjoismaisten ja hollantilaisen chaptereiden kanssa Yhdistyksen ajankohtainen koulutuskalenteri on nähtävissä yhdistyksen www-sivuilla jo puoli vuotta ennen toteuttamista Kansainvälinen koulutustoiminta Yhdistys kannustaa kaikkia jäseniään osallistumaan myös globaaleihin koulutusmahdollisuuksiin. Tulevalla toimikaudella mainostettavia kansainvälisiä tapahtumia ovat esimerkiksi: 29.11-1.12.2016 IBTM World, Barcelona 5. - 7.3.2017 European Meetings and Events Conference EMEC, Granada 16. - 18.5.2017 IMEX 2017, Frankfurt 9. - 12.7.2017 World Education Conference, WEC, Las Vegas VIESTINTÄ (Communication) Yhdistyksen ensisijaiset viestintä- ja tiedotuskanavat ovat yhdistyksen www-sivut sekä sähköiset uutiskirjeet. Pääkanavia tuetaan sosiaalisen median välineillä viestin ja sen kohderyhmän mukaan: Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram. Yhdistyksen viestinnän perustana toimii yhdistyksen viestintästrategia sekä viestinnän vuosikello. Viestintästrategiassa määritetään yhdistyksen viestintätoimintojen tavoitteet, kohderyhmät sekä kanavat, kun taas viestinnän vuosikellosta ilmenee eri viestintätoimintojen aikataulutus, viestikärjet, kohderyhmät, vastuuhenkilöt sekä kanavat. Päävastuu yhdistyksen viestinnästä on VP of Communicationilla. 4 P a g e
Viestinnän päätavoitteet toimikaudelle 1.7.2016-30.6.2017: Kasvattaa yhdistyksen medianäkyvyyttä yhdessä VP of Median kanssa Uutisoida monipuolisista ja jäseniä kiinnostavista asioista yhdistyksen pääkanavissa (www ja uutiskirjeet, mutta tukea vahvasti toimintaa myös sosiaalisessa mediassa) Kansainvälisten etujen aktiivisempi esilletuominen, vähintään yksi nosto per uutiskirje Jäsenkokemusten jakaminen (testimonial-tyyliset videot, joita voi käyttää myös jäsenmarkkinoinnissa) Kasvattaa some-seurauksia sekä aktivoida jäsenet jakamaan tietoa ja mielipiteitä yhdistyksen some-kanavissa (erityisesti keskittyen Facebookiin ja LinkedIniin) Uutiskirjeen visuaalisen ilmeen parantaminen ammattimaisen kokonaisuuden varmistamiseksi MEDIA (Media) Päävastuu yhdistyksen mediasuhteista on VP of Medialla. VP Media ja VP Communication tekevät aktiivista yhteistyötä medianäkyvyyden kasvattamiseksi Viestinnän päätavoitteet toimikaudelle 1.7.2016-30.6.2017: Yhdistyksen medianäkyvyyden lisääminen Sisällön aktiivinen tuottaminen yhdistyksen www-sivuille sekä some-kanaviin median huomion kiinnittämiseksi, mm. blogin muodossa. KEHITYS (Development) Päävastuu yhdistyksen kehitystoiminnasta yhteistyössä koko hallituksen kanssa VP of Developmentilla. Toimikaudelle 1.7.2016-30.6.2017 määritetyt kehitystoimenpiteet ovat jatkoa keväällä 2016 aloitetulle kehitystyölle yhdistyksen jäsenten tarvekartoituksesta ja aktivoittamisesta: Yhdistyksen toiminnan tärkeimmäksi kehittämiskohdaksi valittiin hallituksen kokouksessa syksyllä 2015 pitkäaikaisten ja pitkään alalla olleiden jäsenten tarpeiden kartoitus ja aktivointi osallistumaan yhdistyksen toimintaan aktiivisemmin. Tarpeiden kartoitus toteutetaan kyselytutkimuksella ja syventävillä haastatteluilla keväällä 2016. Tutkimuksen toteuttaa Laurea-ammattikorkeakoulun opiskelija Anu Luoma. Tutkimuksen ohella opiskelija tuottaa raportin, jossa hän esittelee kehittämisehdotuksia hallitukselle saatujen vastausten perusteella. Kehittämistyötä tulisi jatkaa syksyllä 2016 saatujen kehittämisehdotusten mukaisesti esimerkiksi järjestämällä pitkäaikaisille ja pitkään alalla olleille jäsenille keskustelutilai- 5 P a g e
suuksia, joissa heillä on mahdollisuus oppia ja jakaa tietoa samantasoisten kollegoiden kanssa. Tavoitteena on parantaa ko. jäsenten tyytyväisyyttä ja osallistumisaktiivisuutta. Muut toimikauden kehitysprojektit määritetään hallituksen keskuudessa muun muassa jäsenkyselystä saatuja tietoja hyödyntäen. YHDISTYKSEN TALOUS (Finance) on voittoa tavoittelematon yhdistys. Päävastuu yhdistyksen talouden seuraamisesta on VP of Financella. Budjettiesityksen mukaisesti yhdistyksen tulot toimikaudella 1.7.2016-30.6.2017 rakentuvat kolmesta tulolähteestä: jäsenmaksujen palautuksista kansainväliseltä MPI:ltä (rebats) yhteistyökumppanihankinnasta koulutustapahtumien osallistumismaksuista. Budjettiesityksen mukaisesti yhdistyksen menot toimikaudella 1.7.2016-30.6.2017 syntyvät pääsääntöisesti: koulutus- ja verkostoitumistilaisuuksien järjestämiskuluista viestintä- ja web-alustakuluista hallinnollisista kuluista Yhdistyksen talousarvio toimikaudelle 1.7.2016-30.6.2017 on tämän toimintasuunnitelman liitteenä. HALLITUKSEN JÄSENTEN JA TOIMINNANTARKASTAJIEN PALKKIOT Hallituksen jäsenet toimivat kaudella 1.7.2016-30.6.2017 tehtävissään vapaaehtoisesti, eikä heille makseta palkkioita. Toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja toimivat kaudella 1.7.2016-30.6.2017 vapaaehtoisesti. toiminnantarkastajalle ehdotetaan annettavaksi kiitokseksi vapaaehtoisuudesta 250 euron lahjakortti ja varatoiminnantarkastajalle 150 euron lahjakortti. HALLITUKSEN KOKOONPANO Yhdistyksen sääntöjen 6 mukaan Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vähintään neljä ja enintään kaksitoista jäsentä. Hallituksen jäsenet valitaan vuodeksi kerrallaan. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. 6 P a g e
Kansainvälisten säännösten mukaan jokaisen Chapterin hallituksessa tulee olla vähintään: President President Elect Past President VP Education VP Membership VP Communication VP Finance Yhdistyksen toiminnalle ja toimikaudelle 1.7.2016-30.6.2017 asetettuihin tavoitteisiin perustuen, nykyinen hallitus on suunnitellut hallitusjäsenten lukumääräksi 12 henkilöä seuraavissa rooleissa: President President Elect + VP Membership Past President + VP Finance VP Education x 3 hlöä VP Communication VP Development x 2 hlöä VP Sponsorship VP Media Director of Communications & Education Liite 1. Yhdistyksen talousarvio 1.7.2016-30.6.2017 7 P a g e