Euroopan unionin neuvosto Bryssel, 17. heinäkuuta 2017 (OR. en) Toimielinten välinen asia: 2017/0119 (NLE) 11326/17 SCH-EVAL 203 VISA 280 COMIX 529 YHTEENVETO ASIAN KÄSITTELYSTÄ Lähettäjä: Neuvoston pääsihteeristö Päivämäärä: 17. heinäkuuta 2017 Vastaanottaja: Valtuuskunnat Ed. asiak. nro: 10809/17 + COR 1 Asia: Neuvoston täytäntöönpanopäätös suosituksen antamisesta Schengenin säännöstön soveltamisesta Maltalla yhteisen viisumipolitiikan alalla vuonna 2016 tehdyssä arvioinnissa havaittujen puutteiden korjaamiseksi Valtuuskunnille toimitetaan liitteessä neuvoston 3556. istunnossaan 17. ja 18. heinäkuuta 2017 hyväksymä neuvoston täytäntöönpanopäätös suosituksen antamisesta Schengenin säännöstön soveltamisesta Maltalla yhteisen viisumipolitiikan alalla vuonna 2016 tehdyssä arvioinnissa havaittujen puutteiden korjaamiseksi. Neuvoston 7. lokakuuta 2013 antaman asetuksen (EU) N:o 1053/2013 15 artiklan 3 kohdan mukaisesti tämä suositus toimitetaan Euroopan parlamentille ja kansallisille parlamenteille. 11326/17 1 DG D 1 A FI
LIITE Neuvoston täytäntöönpanopäätös SUOSITUKSEN antamisesta Schengenin säännöstön soveltamisesta Maltalla yhteisen viisumipolitiikan alalla vuonna 2016 tehdyssä arvioinnissa havaittujen puutteiden korjaamiseksi EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka ottaa huomioon arviointi- ja valvontamekanismin perustamisesta Schengenin säännöstön soveltamisen varmistamista varten ja toimeenpanevan komitean 16 päivänä syyskuuta 1998 pysyvän Schengenin arviointi- ja soveltamiskomitean perustamisesta tekemän päätöksen kumoamisesta 7 päivänä lokakuuta 2013 annetun neuvoston asetuksen (EU) N:o 1053/2013 1 ja erityisesti sen 15 artiklan, ottaa huomioon Euroopan komission ehdotuksen, sekä katsoo seuraavaa: (1) Tämän päätöksen tarkoituksena on suosittaa Maltalle toimia niiden puutteiden korjaamiseksi, jotka havaittiin yhteisen viisumipolitiikan alalla vuonna 2016 tehdyssä Schengen-arvioinnissa. Komission täytäntöönpanopäätöksellä C(2017) 1978 hyväksyttiin arvioinnista laadittu kertomus, joka sisältää havainnot ja arviot. Siinä luetellaan arvioinnin aikana havaitut parhaat käytänteet ja puutteet. 1 EUVL L 295, 6.11.2013, s. 27. 11326/17 2
(2) Koska on tärkeää noudattaa asianmukaisesti säännöksiä, jotka liittyvät päätökseen alueellisesti rajoitettujen viisumien soveltamisesta ja myöntämisestä, viisumitietojärjestelmään (VIS), tietosuojaan ja ulkopuolisten palveluntarjoajien valvontaan, olisi ensiksi pantava täytäntöön jäljempänä esitetyt suositukset 3, 5 8, 10, 14 19, 21, 27 31, 35, 39, 44, 46 ja 47. (3) Tämä suosituksen sisältävä päätös olisi toimitettava Euroopan parlamentille ja jäsenvaltioiden parlamenteille. Arvioidun jäsenvaltion on asetuksen (EU) N:o 1053/2013 16 artiklan 1 kohdan mukaan laadittava kolmen kuukauden kuluessa päätöksen hyväksymisestä toimintasuunnitelma arviointikertomuksessa mainittujen puutteiden korjaamiseksi ja toimitettava kyseinen suunnitelma komissiolle ja neuvostolle, SUOSITTAA SEURAAVAA: Maltan olisi Yleiset havainnot 1. parannettava ja järjestettävä uudelleen konsulaattien verkkosivustoilla olevia yleisölle tarkoitettuja tietoja niiden helppokäyttöisyyden lisäämiseksi; 2. harkittava kaiken yleisölle tarkoitetun, Alger hen ja Tunisiin liittyvän tiedon tarjoamista englanniksi, ranskaksi ja arabiaksi sekä ohjeistettava ulkopuolisia palveluntarjoajia tekemään samoin; 3. varmistettava, että ulkopuolisia palveluntarjoajia koskevien tarkastusten ja käyntien tulokset, mukaan lukien mahdolliset palveluntarjoajia koskevat valitukset, sekä jatkotoimet kirjataan asianmukaisesti; 4. otettava käyttöön menettely sellaisten tapausten käsittelyä varten, joissa Malta ei ole toimivaltainen jäsenvaltio, silloin kun hakemus on vastaanotettu ulkopuolisen palveluntarjoajan välityksellä; 5. varmistettava, että ulkopuoliset palveluntarjoajat eivät tallenna samoja henkilötietoja useampaan kertaan paikallisille tietokoneille ja palvelimille; 11326/17 3
6. varmistettava, että sormenjäljet kerätään vain kerran 59 kuukaudessa, ja tiedotettava tästä hakijoille; 7. varmistettava, että henkilöstö on tietoinen niistä edellytyksistä, joiden mukaisesti hakijalle olisi myönnettävä tai voidaan myöntää viisumi, joka on voimassa useamman jäsenvaltion mutta ei kaikkien jäsenvaltioiden alueella; Tietotekniset järjestelmät 8. vältettävä kaikkien viisumihakemuksen tietojen lähettämistä poliisille, sillä hakemuksista olisi lähetettävä vain ne tiedot, joiden katsotaan olevan tarpeen ja jotka riittävät SIS-tarkastusten tekemiseen; 9. automatisoitava haut SIS-järjestelmässä ja muissa tietokannoissa, jotta voidaan ehkäistä manuaalisista hauista mahdollisesti aiheutuvat virheet; 10. toteutettava välittömästi toimenpiteitä muuttaakseen kansallisen järjestelmän rajapintaa, jonka kautta kaikki konsulaatit eri puolilla maailmaa voivat hakea järjestelmästä minkä tahansa viisumihakemuksen, jotta viisumihakemuksia ei käsitellä vahingossa ja jotta voidaan suojata hakijoiden henkilötietoja; 11. käytettävä VIS Mail -järjestelmää konsuliyhteistyöhön liittyvässä viestinnässä ja erityisesti vaihdettaessa yksittäisiä hakijoita koskevia tietoja muiden jäsenvaltioiden konsulaattien kanssa; 12. mukautettava tietoteknistä järjestelmäänsä siten, että viisumitarrat tulostetaan suoraan järjestelmästä; 13. varmistettava, että tietotekniseen järjestelmään tallennetaan aina paikkansa pitävät ja kattavat tiedot kunkin viisumitarran tulostamisesta; 14. parannettava viisumeita koskevien jäännöstietojen poistamista sen varmistamiseksi, että tietojen säilytysaikaa noudatetaan asianmukaisesti ja että säilytysaika ei ylitä kaikkia viisumihakemuksia koskevaa viiden vuoden määräaikaa; 15. varmistettava, että ulkopuolisilla palveluntarjoajilla ei ole pääsyä tietotekniseen järjestelmään tallennettuihin hakemuksia koskeviin tietoihin enää sen jälkeen, kun hakemukset on toimitettu kyseiselle konsulaatille; 11326/17 4
16. varmistettava, että hakemusasiakirjakansio luodaan VIS-järjestelmään heti sen jälkeen kun on todettu, että hakemus voidaan ottaa käsiteltäväksi; 17. varmistettava, että kaikki hakemukset linkitetään järjestelmällisesti saman hakijan aiemmin jättämiin hakemuksiin; 18. varmistettava, että kaikkien yhdessä matkustavien henkilöiden hakemukset linkitetään järjestelmällisesti toisiinsa heti kun ne on luotu VIS-järjestelmässä; 19. varmistetaan, että tietoteknisessä järjestelmässä on mahdollista myöntää sellaisia viisumeja, jotka ovat voimassa usean jäsenvaltion mutta eivät kaikkien jäsenvaltioiden alueella; 20. harkitaan matkustusasiakirjojen luettelon sisällyttämistä tietotekniseen järjestelmään; Konsulaatti/viisumiyksikkö Alger ssa 21. varmistettava välittömästi, että yleisö voi säädöksessä tarkoitetulla tavalla ottaa yhteyttä ulkopuoliseen palveluntarjoajaan; 22. varmistettava, että yleisölle kerrotaan mahdollisuudesta, jonka mukaan kaikki hakijat voivat olla suoraan yhteydessä konsulaattiin; 23. ohjeistettava ulkopuolista palveluntarjoajaa päivittämään kaikki yleisölle tarjottavat tiedot sekä varmistamaan, että verkkosivuston ranskan- ja englanninkielisissä versioissa on samat tiedot ja että ne toimivat asianmukaisesti; 24. poistettava kauttakulkua koskeva tarkistuslista; 25. varmistettava, että viittaukset hakemusten tekemiseen ulkopuolisen palveluntarjoajan kautta Oranissa poistetaan sopimuksesta ja palveluntarjoajan yleisölle tarjoamista tiedoista; 26. pyydetään mahdollisesti muiden sellaisten jäsenvaltioiden kanssa, jotka käyttävät saman ulkopuolisen palveluntarjoajan tiloja palveluntarjoajaa asentamaan tiskien välille ääntä vaimentavat väliseinät yksityisyyden varmistamiseksi; 11326/17 5
27. neuvotaan ulkopuolista palveluntarjoajaa pidättymään luomasta useita tiedostoja, joissa kaikissa on hakijan valokuva; 28. kehotetaan ulkopuolista palveluntarjoajaa parantamaan työnkulkua ja laadunvarmistusta sekä vähentämään tilanteita, joissa palveluntarjoajan henkilöstön on käsin syötettävä samat tiedot (hakemuksen numero sekä hakijan alfanumeeriset tiedot), 29. varmistettava, että kaikki vaaditut tietoteknisen järjestelmän kentät täytetään järjestelmällisesti; 30. varmistettava, että hakemukset arvioidaan tapauskohtaisesti ja että erityistä huomiota kiinnitetään hakijan haluun palata, josta on osoituksena hänen sosioekonominen tilanteensa asuinmaassa; 31. sovellettava täysimääräisesti säännöksiä, jotka koskevat toistuvaisviisumien, mukaan lukien viisumisäännöstön 24 artiklan 2 kohdassa tarkoitettujen pitkään voimassa olevien viisumien, myöntämistä vilpittömässä mielessä toimiville hakijoille, jotka ovat osoittautuneet luotettaviksi ja rehelliseksi, samalla kun jatketaan ensimmäistä viisumia hakevien perusteellisempia tutkimuksia; 32. varmistettava, että konsulaatit ilmoittavat keskusviranomaiselle pikaisesti sellaisista tapauksista, joissa tiedoissa havaitaan korjausta edellyttäviä virheitä, jotta hakijoiden ei tarvitse tulla biometristen tunnisteiden keräämistä varten paikalle kahteen kertaan, kun ulkopuolinen palveluntarjoaja tai konsulaatti on kirjannut tiedot virheellisesti; 33. jäljennettävä se matkustusasiakirjan sivu, jolle viisumitarra on kiinnitetty, sen sijaan, että viisumitarraa koskevat tiedot tulostettaisiin paperiarkille, mikäli viisumitarrasta on jatkossakin tarkoitus ottaa jäljennös hakemusasiakirjakansioon; 34. harkittava virallisen varajärjestelmän perustamista konsulin suunniteltuja lyhytaikaisia tai suunnittelemattomia poissaoloja varten; 35. varmistettava, että ulkopuolinen palveluntarjoaja poistaa henkilötiedot heti sen jälkeen, kun ne on toimitettu konsulaatille; 36. varmistettava, että konsulaatti ja ulkopuolinen palveluntarjoaja käyttävät ainoastaan laillisesti sitovaa todistusasiakirjojen yhtenäistä luetteloa sekä yleisölle tarkoitetussa tiedottamisessa että sisäisesti; 11326/17 6
37. pyydettävä hakijalta ainoastaan yksi valokuva; Suurlähetystö/viisumiyksikkö Tunisissa 38. ohjeistettava ulkopuolista palveluntarjoajaa aina hyväksymään A4-muodossa olevat hakemuslomakkeet; 39. ohjeistettava ulkopuolista palveluntarjoajaa hyväksymään puutteellisesti täytetyt hakemukset sekä hakemukset, jotka on jätetty alle 15 vuorokautta ennen suunnitellun matkan päivämäärää, sillä hakemuksen jättämiselle ei ole vahvistettu vähimmäismääräaikaa. Ulkopuolinen palveluntarjoaja voi ilmoittaa hakijoille, että puuttuvat asiakirjat tai liian lyhyt käsittelyaika saattavat vaikuttaa päätöksen lopputulokseen, mutta ulkopuolisella palveluntarjoajalla ei ole toimivaltaa neuvoa hakijoita olemaan jättämättä hakemusta; 40. varmistettava, että ulkopuolinen palveluntarjoaja ilmoittaa järjestelmällisesti konsulaatille hakijoiden tekemistä valituksista; 41. tarkistettava vaadittuja todistusasiakirjoja koskevat tarkistuslistat; poistettava kauttakulkuviisumia koskeva tarkistuslista; harkittava uudelleen vaatimusta, jonka mukaan kaikilla liikematkailijoilla on oltava maltalaisen isännän antama ylläpitositoumus, sekä ilmoitettava selkeästi, että ylläpitositoumus on matkan tarkoituksesta riippumatta vaihtoehtoinen keino osoittaa oleskelukustannusten kattamiseen riittävien varojen olemassaolo, mikäli hakijalla ei ole riittävästi omia varoja; varmistettava, että päiväkohtainen vähimmäisviitemäärä vastaa Schengenin rajasäännöstön 39 artiklan 1 kohdan c alakohdassa tarkoitettua määrää sekä käytännössä sovellettua määrää; 42. harkittava suurlähetystön toimistojen ja viisumiyksikön tilanjaon uudelleen organisointia; vältettävä hakemusten ja matkustusasiakirjojen kuljettamista rakennuksen julkisten osien läpi; sijoitettava verkkolaitteisto sellaiseen tilaan, jota ei käytetä säännöllisesti toimistona; 11326/17 7
43. toteutettava toimenpiteitä kaapeleiden peittämiseksi tai poistamiseksi hakijan puolella tiskiä, etteivät tahattomat tai tahalliset häiriöt keskeytä työntekoa ja katkaise sähköisiä yhteyksiä; 44. tarkistettava viisumihakemusten käsittelyn kulkua; lopetettava käsin kirjoitettujen muistiinpanojen käyttö hakemusta koskevien tietojen kirjaamiseen ja välittämiseen, sillä ne katoavat helposti; harkittava uudelleen käytäntöä, jossa matkustusasiakirja erotetaan hakemusasiakirjakansiosta ennen päätöksen tekemistä; varmistettava, että paperimuodossa olevan hakemuslomakkeen oikeanpuoleiseen sarakkeeseen merkitään asianmukaisesti, onko viisumi myönnetty vai evätty (jos tämän sarakkeen käyttöä on tarkoitus jatkaa); harkittava uudelleen käytäntöä, jossa jäljennös kieltävästä päätöksestä tallennetaan erillään hakemusasiakirjakansiosta; 45. varmistettava, että paikallinen henkilöstö vahvistaa manuaalisella tai sähköisellä allekirjoituksella, että tarrat on luovutettu; 46. varmistettava, että silloin kun kaikki jäsenvaltiot eivät tunnusta matkustusasiakirjaa, myönnetään sellaisia viisumeja, jotka ovat voimassa ainoastaan niiden jäsenvaltioiden alueella, jotka tunnustavat kyseisen matkustusasiakirjan; 47. noudatettava täysimääräisesti viisumisäännöstöä ja muita keskeisiä säännöksiä aina, kun hakija aikoo oleskella jäsenvaltioiden alueella enintään 90 päivää minkä tahansa 180 päivän jakson aikana, sekä pidättäydyttävä tällaisissa tapauksissa myöntämästä kansallisia viisumeja pitkäaikaista oleskelua varten. Tehty Brysselissä Neuvoston puolesta Puheenjohtaja 11326/17 8