Museo 2015-hanke Mikael Vakkari, Projektipäällikkö, Museo 2015-hanke
Museo 2015 Museo 2015 on Museoviraston, Valtion taidemuseon ja Suomen Museoliiton yhteinen hanke, joka toteutetaan vuosina 2011 2015 laajassa yhteistyössä museoiden kanssa Alkuvaiheeseen myönnetty rahoitusta 220000 Jatkorahoitusta haettu ministeriöltä vuoteen 2015 asti Tavoitteena museoiden yhteinen kokoelmahallinnan kokonaisarkkitehtuuri: kokoelmahallinnan prosessien, välineiden ja työtapojen yhtenäistäminen ja valmistautuminen uuden yhteisen kokoelmahallintajärjestelmän käyttöönottoon
Hankkeen tavoitteet Museoiden kokoelmahallinnan kokonaisarkkitehtuuri ja arkkitehtuurin hallintamalli Kokonaisarkkitehtuurityöryhmä (Riitta Autere) Museoiden kokoelmahallinnan prosessien ja työtapojen yhtenäistäminen Luettelointityöryhmä (Leena Furu) Yhteisen keskitetyn kokoelmahallintajärjestelmän hankinta ja käyttöönotto Etenemismalli perustuu CSC:n selvitykseen Nykytilan parannus yhteensopivuutta tehostamalla ja vaiheittainen siirtyminen uuteen järjestelmään Museoiden KDK-tuen vakiinnuttaminen ja keskittäminen Yhteinen asiakasliittymänäkymä MUISTI Tavoitteena museoiden kokoelmahallinnan yhteinen infrastruktuuri, jolla kyetään vastaamaan myös tulevaisuuden tarpeisiin
Hankkeen organisaatio Johtoryhmä Edustus Museovirastosta, Valtion taidemuseosta ja Suomen museoliitosta Mikael Vakkari, projektipäällikkö Riitta Autere, arkkitehtuurikoordinaattori Leena Furu, luettelointikoordinaattori Eero Heikkinen, IT-suunnittelija Katri Vuola, suunnittelija Museoiden henkilökunta osallistuu työryhmiin ja asiantuntijarinkeihin Yhteistyö mm. OKM:n rahoitusta saaneiden digitointihankkeiden kanssa Luettelointiryhmä, kokonaisarkkitehtuuriryhmä, muut ryhmät Käytössä yhteinen työskentelyalusta
Kokoelmahallinnan nykytilanne museoissa Useita eri kokoelmahallintajärjestelmiä Järjestelmissä oleva data ei ole yhdenmukaista Yhteensopivuusongelmat ja erilliset palvelut ja käytännöt Yhden järjestelmän käyttö ei takaa osaamista muihin järjestelmiin Kirjavat luettelointikäytännöt ja prosessit Ei yhtenäisiä ja yhteisiä kuvailusääntöjä Ei standardiformaattia Erilaisia järjestelmäkohtaisia ohjeita Ei varsinaista valmiutta koko kenttää koskevien yhteisten päätösten tekemiseen Vrt. KDK, Europeana Ei yhteistä näkemystä kehittämissuunnasta ja tulevaisuuden tavoitetilasta Tiedon käyttö, siirto ja linkitys ja yhteisten palvelujen kehittäminen vaikeaa, digitaalisen kokoelmahallinnan osaaminen pirstoutunutta ja ylläpito ja kehittäminen kallista Kytkentä ulkoisiin järjestelmiin ja palveluihin vaati erillisiä ratkaisuja, jotka eivät ole yhdenmukaisia tai yhteensopivia
KDK:sta opittua Palvelujen kehittäminen on järkeväpää keskittää ja tehdä yhdessä Erillisillä formaateilla ei voida siirtää dataa ulkoisiin järjestelmiin ilman työlästä konversiotyötä, rajapintoja ja yhteistä siirtoformaattia Rajapinnat osittain valmiit ja siirtoformaatti testattu ja käyttöönotettu (LIDO) Jatkossa tilanne muuttuu monimutkaiseksi, kun uusia järjestelmiä liitetään mukaan asiakasliittymään ja erillisiä samoja palveluja, jotka on kehitetty eri tekniikoilla pitää integroida ja yhdenmukaistaa Tiedon jakelu ja taustajärjestelmien objekteihin viittaaminen edellyttää sektorin laajuisten yhtenäisten pysyvät tunnisteiden käyttöönottoa Yksittäisillä museoilla ei tyypillisesti ole resursseja kehittää ja ylläpitää useita eri palveluja tai toteuttaa rajapintoja tai tyhjentävää yhdenmukaista LIDOmäppäystä Museoiden MUISTI-asiakasliittymän ylläpito, kehittäminen ja normalisointisäännöt edellyttävät resursseja
Toimintaympäristön muutos museosektorilla Museoiden tarpeellisuutta mitataan osaltaan kokoelma-aineistojen näkyvyydessä, saavutettavuudessa, monipuolisessa käytössä, palveluissa ja lisäarvossa, jota ne tuottavat kansalaisille Omatoimisuus: asiakkaat hakevat tietoa eri tavalla kuin ennen, odotukset ovat korkeammalla ja rinnakkaiset palvelut kovatasoisia Näyttely ei ole ainoa ikkuna museoaineistoon Kaikki kytkeytyy kaikkeen: museot eivät enää pelkästään tuota sisältöjä yksin vaan verkossa olevat tiedot linkittyvät muihin palveluihin Siirrettävyys, yhteensopivuus ja uudelleenkäyttö korostuu Aineistojen yhdistäminen ja yhteensovittaminen tuonut esiin käytäntöjen kirjon ja puutteet sektorilla Resursoinnin epävarmuus tulevaisuudessa Tarve museoiden organisoitumiselle ja kyvylle tehdä yhteisiä päätöksiä kasvaa
Hankkeen tavoitteet tarkemmin Yhtenäiset luettelointisäännöt, prosessit ja koulutus Luettelointirstandardit (SPECTRUM) Yhteinen standardiformaatti, yhteiset kentät sisällönkuvailulle Metadataformaatti Yhteiset ja kansainvälistä hakua tukevat sanastot ja luokitukset Kytkentä ontologioihin ja kieltenvälisen tiedonhaun menetelmiin (CLIR) Auktoriteettitietokannat Kytkentä KDK-kokonaisarkkitehtuuriin Standardirajapinnat Siirtoformaatti (LIDO) Pysyvät tunnisteet Keskitetyt kokoelmahallinnan IT-palvelut Yhteinen kokoelmahallintajärjestelmä Kehittäminen yhteisillä resursseilla ja yhteisellä päätöksenteolla
Museo 2015 on kokonaisuus Kyse ei vaan järjestelmäratkaisuista vaan hankkeessa luodaan museoille yhtenäistä kokoelmahallinnan arkkitehtuuria Kokoelmahallinnan arkkitehtuuriin kuuluvat kuvaukset järjestelmistä, toimijoista, prosesseista, vastuista, kokoelmahallintaan liittyvistä standardeista ja toimintaohjeista jne. Nykytilan kuvaus ja näkemys kehittämistarpeista ja tulevaisuuden tarpeiden ennakoinnista ovat osa arkkitehtuuria Arkkitehtuurin hallintamalli ottaa kantaa resursointiin, kehittämiseen ja kokonaisuuden hallintaan museosektorilla Yhteisen kokoelmahallinnan arkkitehtuurin luominen edellyttää laajaa ja organisoitua yhteistyötä museosektorilla Mahdollistaa museoiden osaamisen, resurssien, asiantuntijuuden ja kokoelmien strategisen työnjaon
Yhteinen järjestelmä miksi? Aineiston saatavuus, saavutettavuus ja käytettävyys paranee Yhtenäiset käytännöt parantavat museoiden digitaalisen aineiston laatua Yhteinen standardiformaatti yhtenäisyys Koulutus ja perehdyttäminen on yhenäistä ja tehokasta IT-resurssit voidaan keskittää Paremmat ja tasapuolisemmat palvelut ylläpito, tuki ja kehittäminen Museojärjestelmien kehittämistarpeet ja museoiden vaatimukset yhteneviä Vahvempi neuvotteluasema järjestelmätoimittajien kanssa Museot voivat keskittyä ydintoimintaan Järjestelmän kehittäminen on ajantasaista ja seuraa kansainvälistä kehitystä Tarvitaan vain yhdet rajapinnat - taloudellisuus Uudet asiakaspalvelumuodot, käytännöt ja menetelmät toteutuvat kaikilla museoilla samoilla päivityksillä, tasapuolisesti ja yhtenäisesti Vaikuttavuus: tieto saadaan loppukäyttäjälle ja linkitettyä ulkoisiin palveluihin tehokkaasti
Museosektorin kokoelmahallinnan tulevaisuus Museoiden kokoelmahallinnan kehittäminen Ajantasaisesti myös museojärjestelmien tulee olla moderneja ja helppokäyttöisiä Yhdenmukaisesti samat järjestelmät, ei erillisiä yhteensopimattomia ratkaisuja Yhtenäisesti yhteiset toimintatavat ja prosessit Yhdessä huomioitava koko sektorin tarpeet ja huolehdittava koulutuksesta ja tasapuolisuudesta Tasavertaisesti kaikille käyttäjille tarjottava samantasoiset järjestelmät Keskitetysti tarjotaan osaaminen, yhteiset järjestelmät, ylläpito ja kehitys tasapuolisesti kaikille Taloudellisesti ei järkevää maksaa samoista ratkaisuista eri tekniikoilla Museoiden digitaalisten palvelujen kehittäminen Ei reagoida ja oteta käyttöön vanhaa, kehitetään uutta proaktiivisuus Muuttuvan ympäristön ja asiakkaiden tarpeet huomioiden asiakaslähtöisyys Keskitetään palvelujen kehittäminen niin, että ne ovat saatavilla kaikille taloudellisuus Museoiden tietovarantojen laaja käytettävyys ja vaikuttavuus Vuonna 2015 museoilla on käytössä yhteiset kokoelmahallinnan prosessit, jolla tuotetaan standardimuotoista yhtenäistä dataa yhteisellä järjestelmällä
Hankkeen aikataulu Työryhmien nimittäminen, hankkeen järjestäytyminen 2011 Luettelointityö, sanastotyöryhmä 2011 2015 Kokonaisarkkitehtuurin perusmalli, strategiset ja periaatekuvaukset, nykytilanteen kartoitus ja esitykset tavoitetilasta ja hallintamallista 2011 2012 Hallintamalli, ylläpito ja kehittäminen 2013 2015 Museoiden keskitetty KDK-tuki yhteinen näkymä MUISTI Toteutetaan koko hankkeen ajan Pilottimuseoiden ja 2. aallon museoiden tuki 2012 Museoaineistot tuotantoon 2013 Uusi yhteinen kokoelmahallintajärjestelmä Vaatimusmäärittely 2012 Hankinta ja kilpailutus 2013 Pilotointi 2014 Käyttöönotto ja tuotanto 2015 Palveluintegraatio, rajapintatyö, tekninen kehitys ja käyttöönoton tuki 2013 Aineiston konversiovalmistelut ja -työ ja migraatio 2013 Käytettävyys ja koulutus 2014
Keskustelua, kysymyksiä? Mikael Vakkari, projektipäällikkö mikael.vakkari@nba.fi